Roller og styring 2018 Innhold: 1. Arbeid i styret 2. Tillitsvalgte 2017 (endres etter valget) 3. Arbeidsprogram 2018-2019 4. Veiledning tillitsvalgte 5. Statutter i Samlaget (ikke vedlagt) 6. Forfallister og oppgavefordeling / tiltak 2018 1
Arbeid i styret 2018 Strukturere arbeidet i styret og andre tillitsvalgte Styret velges på ombudsmøtet som avholden første uken i desember. Valgordningen sikrer at det alltid er kontinuitet i styrets sammensetning. Retningslinjer for tillitsvalgtes arbeid er i tillegg til denne redegjørelse regulert i instruksen for den enkelte tillitsvalgte, den 2-årige handlingsplanen og samlagets forfallsliste. Forhold til ungdomsutvalget Ungdomsutvalget er underordnet Samlagsstyret og leder rapporterer på hvert styremøte. Konstituering Etter ombudsmøtet gjennomføres konstituering av styret og andre tillitsvalgte innen 10 dager. Møtedag og sted legges inn i forfallslisten. Alle tillitsvalgte fra ombudsmøtet innkalles og har «møteplikt». Faste saker på møtet: Konstituering gjennomgang av referat fra ombudsmøtet Gjennomgang av instruksene for alle tillitsvalgte Gjennomgang av handlingsplanen som ble vedtatt på ombudsmøtet og drøfte hvilke konsekvenser denne har for styrets arbeid fram mot neste ombudsmøte, herunder: o Fordele eventuelle oppgaver til enkeltpersoner og sette behandlingsmåte og tidsfrist for disse o Nedsette eventuelle arbeidsutvalg som skal arbeide med spesielle saker Gjennomgang av forfallslisten Fastsette møteplan for året: styret, ungdomsutvalget og evt andre Styremøter Innkalling bør skje en uke før møtet i h t møteplan. Forslag til sakliste skal følge innkallingen. Innmelding av saker bør skje senest 3 dager før møtet. Faste saker på styremøtene Godkjenning av referat fra siste styremøte Forfallslisten Rapport fra ungdomsutvalget og utdanningskontakten Økonomi Dagsaktuelle saker Normalt sendes det ikke ut sakspapirer til styremøtene. Det skrives referat fra styremøtene som innen 14 dager legges ut på samlagets nettsider. Referatet underskrives av sekretæren og det legges ut på samlagets sider. Referatet godkjennes av styret på neste styremøte og oppdateres dersom det er endringer. 2
Tillitsvalgte 2017 (revideres etter ombudsmøtet 17) Funksjon Navn Styret Leder Harald Valved Medlem / Nestleder Svein Sæterøy Medlem Reidar Ahdell Medlem Øystein Solbakken Medlem / Sekr Rune Halås Rangnes Leder Ungdomsutvalg Veronika Høgset Utdanningskontakt Anne Reiten 1. Varamedlem Torleif Sagstad 2. Varamedlem Malin Sæterøy 3. varamedlem Helge Roar Åndal Ungdomsutvalg Leder Veronica Høgset Medlem Kato Sætre Medlem Amalie Haugen Medlem Jørn Ole Skiri 1. Varamedlem Dick Brevik 2. Varamedlem Hans Nygård IT-kontakt Revisjon Uttakskomite Leder Medlem Rekrutt / Junior Medlem Senior Medlem Veteran Valgkomite Leder Reidar Mittet Atle Moen Finn Arne Høstmark Harald Valved Ludvig A Sagstad Tolaas Jan Erik Frilund Helge Roar Åndal Hans Nygård Helge Roar Åndal Ole Ståle Sandnes Leder representerer på Skyttertinget med Nestleder som vara. 3
Arbeidsprogram Romsdal skyttersamlag 2018 2019 Bakgunn DFS går ikke på skinner. Vi sliter med rekruttering til skytesporten generelt og til tillitsverv, og vi er lite synlig i samfunnet. Økonomien er også anstrengt på flere områder. Vi har lenge konkludert med at vi skal gjøre noe med det. I Romsdal er vi 30 skytterlag. Bare 12 14 lag er aktive i regionen, 8-10 lag er aktive lokalt og 8-10 lag er lite aktive. Noen veldige bra anlegg. 6-7 utbygde utendørs elektronikkbaner og 6-7 gode innendørsanlegg. Kun ett lag (Kleive) har fast tilrettelagt feltarena. Vår formålsparagraf er sentral: Det frivillige Skyttervesens formål er å fremme god våpenkultur og praktiske skyteferdigheter, samt sikre tilgang til en desentralisert skytebanestruktur, til nytte for Forsvaret og samfunnet for«romsdal skyttersamlag vil utvikle seg i henhold til formålsparagrafen og etter 3 satsningsområder; Aktivitet, Bredde og Miljø Hensikt Hensikten med arbeidsprogrammet er å trekke opp retningslinjer for hvilke satsningsområder samlaget skal prioritere i perioden. Arbeidsprogrammet skal fremme formålene slik de er formulert i lovene til DFS, og de skal ivareta skytternes og skytterlagenes interesser. Behandling Styret legger fram arbeidsprogrammet for ombudsmøtet som vedtar programmet for to år. Programmet legges fram / rulleres hvert år. Programområdene Programområdene skal synliggjøre der samlaget skal ha spesiell fokus for å justere status innen lag og samlag. Hvilke områder trenger spesiell oppmerksomhet for å heve samlagets arbeid i forhold til formålsparagrafene. Programområdene skal vise samlagets interne og eksterne fokusområder i 2-års perioden. Programområde Tid Ansvarlig og Merknad involverte Samlagsstyrets arbeid: Strukturere styrearbeidet med arbeidsdeling og forfallsoversikter. Lage handlingsplan for samlagets arbeid Rekruttering / Ungdomsarbeid: Påvirke lagene til å markedsføre DFS og skytesporten lokalt ifm festivaler, martnaer og andre arrangement med kreative skyterelaterte aktiviteter. Nettsider Øke kvaliteten på nettsidene til samlaget slik at sidene blir en aktuell informasjonskanal, herunder resultatservice og premieregnskap. Ajourhold av informasjon på tillitsnett Baner vedlikehold og sikkerhet Øke fokus på formalisering av vedlikehold av elektroniske skiver og banesikkerhet både inne og ute Understreket navn er leder av arbeidsgruppen. Godkjent Ombudsmøtet 5. desember 2017 4
Statutter for samlagets skytinger Oppdaterte statutter for samlagsstevner, lagskytinger etc. finnes på samlagets nettsider. 5
Instrukser for tillitsverv i samlaget Oppdaterte instrukser er vedlagt slik: Rolle 1. Leder 2. Nestleder 3. Styremedlemer 4. Ungdomsleder 5. Utdanningskontakt 6. Banekontakt 7. Kasserer 8. Sekretær 6
BESKRIVELSE AV TILLITSVERV I ROMSDAL SKYTTERSAMLAG Navn: Skytterlag: Verv: Samlagsleder Beskrivelsen gjennomgås årlig i styret og det kontrolleres at oppgavene blir ivaretatt Beskrivelsen skal være tilgjengelig for alle skytterlag ANSVARSOMRÅDE OG ARBEIDSOPPGAVER: - lede den daglige aktiviteten i samlaget - være samlagets administrative kontakt mot Skytterkontoret og Skytterstyret, landsdels- og kretsstyre. - forberede og lede styremøter og andre møter i samlagets regi - forberede og innlede ombudsmøter - representere samlaget i Mørekretsen, Midt-Norge landsdel og på Skyttertinget - økonomi og budsjettansvarlig - attestasjon av inngående fakturaer og reiseregninger - sammen med kasserer, sekretær og utvalgsledere påse at samlagets krav mot andre blir fakturert og innfordret - informasjon til valgkomite og utvalg i samlaget - informasjon til lag og tillitsvalgte - utarbeide grunnlag for terminliste Henv.: - samlagets pressekontakt - utarbeide forslag til handlingsplan og mål for samlaget Nyvalgt samlagsleder deltar snarest mulig i DFS kurs for nye tillitsvalgte 7
BESKRIVELSE AV TILLITSVERV I ROMSDAL SKYTTERSAMLAG Navn: Skytterlag: Verv: Styremedlem 1 - Nestleder Beskrivelsen gjennomgås årlig i styret og det kontrolleres at oppgavene blir ivaretatt Beskrivelsen skal være tilgjengelig for alle skytterlag ANSVARSOMRÅDE OG ARBEIDSOPPGAVER: Overta som samlagsleders funksjon om nødvendig Følge opp arbeidet i styret iht Roller og Styring Ansvar for ajourhold av samlagets statutter Kontrollere lagenes årsmeldinger og følge opp at de leverer inne fristen. Lage samlagets sammendrag av skyteresultater til samlagets årsmelding 8
BESKRIVELSE AV TILLITSVERV I ROMSDAL SKYTTERSAMLAG Navn: Skytterlag: Verv: Styremedlem 2 / Sekretær Beskrivelsen gjennomgås årlig i styret og det kontrolleres at oppgavene blir ivaretatt Beskrivelsen skal være tilgjengelig for alle skytterlag ANSVARSOMRÅDE OG ARBEIDSOPPGAVER: Føre protokoll fra styremøter og legge referatene ut på samlagets sider innen EN uke etter møtet Samlagets arkivar som ivaretar samlagets PC og alt arkivverdig materiale. Lage samlagets sammendrag til årsmelding i samarbeid med Styremedlem 2 / Nestleder Henv.: 9
BESKRIVELSE AV TILLITSVERV I ROMSDAL SKYTTERSAMLAG Navn: Skytterlag: Verv: Styremedlem 3 Beskrivelsen gjennomgås årlig i styret og det kontrolleres at oppgavene blir ivaretatt Beskrivelsen skal være tilgjengelig for alle skytterlag ANSVARSOMRÅDE OG ARBEIDSOPPGAVER: føre oppsyn og kontroll med samlagets premier og vandrepremier, herunder: o de som er tatt av samlaget og oppbeveres / lagres o de som er satt opp av samlaget og ta initiativ for nye behov I samarbeid med banekontakten gjennomføre kontroll av minst 5 skytebaner i samlaget hvert år Er samlagets stevneansvarlige på samlagsstevne bane Henv.: 10
BESKRIVELSE AV TILLITSVERV I ROMSDAL SKYTTERSAMLAG Navn: Skytterlag/krets: Verv: Ungdomsleder Beskrivelsen gjennomgås årlig i styret og det kontrolleres at oppgavene blir ivaretatt Beskrivelsen skal være tilgjengelig for alle skytterlag ANSVARSOMRÅDE OG ARBEIDSOPPGAVER: - fast medlem av samlagsstyret - lede ungdomsarbeidet i samlaget - være lagenes kontaktperson i ungdomsarbeid - forberede og lede møter i ungdomsutvalget - utarbeide aktivitetsplan for ungdomsarbeidet i samlaget - bidra til gjennomføring av samlinger og kurs vedr. ungdoms- og rekrutteringsarbeid - sørge for innbydelse til lagene vedr. deltakelse på samlinger, samt evt. ta ut deltakere - sørge for gjennomføring av vedtatte lagskytinger innen samlaget - i samarbeid med uttakingskomite sørge for uttak av samlagets representasjonsskyttere - sørge for rapportering av merkeoppnåelse, samt dele ut ferdighetsmerker - delta i samlagets budsjettarbeid - delta i samlagets utdanningsutvalg - representere samlaget i utvalgsmøter i Mørekretsen og i landsdelen - rapportere til samlagsstyret Henv.: Nyvalgt ungdomsleder deltar snarest mulig i DFS kurs for nye tillitsvalgte 11
BESKRIVELSE AV TILLITSVERV I ROMSDAL SKYTTERSAMLAG Navn: Skytterlag/krets: Verv: Utdanningskontakt Beskrivelsen gjennomgås årlig i styret og det kontrolleres at oppgavene blir ivaretatt Beskrivelsen skal være tilgjengelig for alle skytterlag ANSVARSOMRÅDE OG ARBEIDSOPPGAVER: Henv.: - fast medlem av samlagsstyret SKB 1.400 4-5 b) - koordinere samlagets utdanningsvirksomhet SKB 1.400 4-5 b) - inngå i utdanningsutvalg sammen med ungdomsleder HB Utd. Del II A og samlagsinstruktørene Oppgaver delegert/fastsatt av samlagsstyret: - lede utdanningsutvalget og føre møtebok for dette - samordne utdanningsaktiviteten med ungdomsutvalg og samlagsinstruktører, og IT-kontakten vedr. IT-kurs - rapportere om utdanningsaktiviteten til styremøtene - ansvar for området "Utdanning" på samlagets nettside - på grunnlag av registrert behov i samlaget fremlegge forslag til terminliste/langtidsplan og budsjett for utdanningsaktiviteten - ansvar for kvalitetssikring av kurs (i samarbeid med samlagsinstruktørene) - stå for nødvendig kontakt med sentral utdanningsavdeling og andre samlags utdanningskontakter vedr. kurs - organisere og gjennomføre vedtatte kurs - gjennomføre samlagets rutine for behandling søknader Styret RS 37/11 2. sentrale instruktørkurs - sørge for korrekte bilag til kasserer - rapportere gjennomførte kurs til skytterkontoret og følge opp at vi får de aktuelle bidrag fra DFS - følge opp om det kan oppnås støtte fra andre kilder - ansvar for faglig oppfølging av lagsinstruktører (i samarbeid med samlagsinstruktørene) - holde oversikt over beholdning og tilstand samlagets utdanningsmateriell - når det synes aktuelt, ta kontakt med presse for dekning av kurs/samling - delta i Mørekretsens årsmøte, og andre møter/ samlinger/kurs etter behov - gjennomføre innhenting politiattest samlagets tillitsvalgte Styret RS 37/11 1. Nyvalgt utdanningskontakt deltar snarest mulig i DFS kurs for nye tillitsvalgte 12
BESKRIVELSE AV TILLITSVERV I ROMSDAL SKYTTERSAMLAG Navn: Skytterlag/krets: Verv: Banekontakt Beskrivelsen gjennomgås årlig i styret og det kontrolleres at oppgavene blir ivaretatt Beskrivelsen skal være tilgjengelig for alle skytterlag ANSVARSOMRÅDE OG ARBEIDSOPPGAVER: - føre tilsyn med skytebanene - ajourholde samlagets kartotek over baneanleggene - gjennomføre befaringer - være bindeledd mellom lag og Skytterkontoret i banesaker - være lagenes rådgiver i banesaker - rapportere til samlaget om virksomheten - lage og revidere plan for banekontaktens aktivitet Henv.: Nyvalgt banekontakt deltar snarest mulig i DFS sin opplæring for banekontakter 13
BESKRIVELSE AV TILLITSVERV I ROMSDAL SKYTTERSAMLAG Navn: Skytterlag/krets: Verv: Kasserer Beskrivelsen gjennomgås årlig i styret og det kontrolleres at oppgavene blir ivaretatt Beskrivelsen skal være tilgjengelig for alle skytterlag ANSVARSOMRÅDE OG ARBEIDSOPPGAVER: - føre samlagets regnskap iht. DFS regnskapsregler - kontroll av inngående fakturaer - betaling av inngående fakturaer - forestå fakturering for samlaget - forestå innfordring av samlagets krav - utarbeide budsjett sammen med formann, ungdomsleder og utdanningskontakt - presentere regnskap for styret når ønsket - fremlegge regnskapet til revisjon i rimelig tid før ombudsmøtet - fordele og utbetale statsbidrag til lagene Henv.: Nyvalgt kasserer deltar snarest mulig i DFS kurs for nye tillitsvalgte 14
Forfallsliste - oppgaver og tiltak 2018 TID GJØREMÅL UTFØRER MERKNAD Jan Styremøte - - Bestille medaljer og premier Kopi Kass og Sekr Feb Styremøte - Frist tingsaker Rapportere feltsktbidrag Mar Apr Rapport skoleskyting Styremøte - Start terminlistearbeid - Mai Jun Laguttak samlagsskyting Midt-Norsk /LS /LMS 20 Jul Aug Påmelding LS Styremøte - Nominasjon Nordisk junior Etteranmelding LS Sep Okt Styremøte - Planlegge ombudsmøtet Rapport dugleik / DN sktmed 15
Nov Des Årsmelding skyttertlag Rapport skogsløp m/ skyting Stevneguiden Styremøte - Ombudsmøtet - Ombudsmøte - - Samlagets Årsmelding Adresseendring lag og samlag Endring maillister (tillitsvalgte) Konstituerende styremøte - Skyttertidende endring - Premier 2014 16