GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEINNKALLING Utvalg: Formannskap Møtested: Gratangen rådhus Møtedato: 11.06.2015 Tid: Fortløpende etter NFO Eventuelt forfall meldes til tlf. 77 02 18 00 Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling SAKLISTE Saksnr. Tittel 25/ 15 GODKJENNING AV FORMANNSKAPETS MØTEPROTOKOLL AV DEN 1.JU NI 26/15 ÅRSMELDING 2014 27/15 REGNSKAP 2014 28/15 REGNSKAPSRAPPORT JAN-FEB 2015 Gratangen kommune 09.06.2015 Lma 5o\v:\9 o< Ronny Grindstei Ordfører
Sak 25/15 GODKJENNING AV FORMANNSKAPETS MØTEPROTOKOLL AV DEN l.juni Saksbehandler: Lena Solvang Arkiv: 033 Arkivsaksnr. : 15/ 780 Saksnr.: Utvalg Møtedato 25/15 Formannskap 11.06.2015 Rådmannens innstilling: Formannskapets møteprotokoll av den 01.06.2015 godkjennes. Saksopplysninger: Som vedlegg til saken følger: Gratangen kommune, 09.06.2015 Elin Wilsgård rådmann Lena Solvang kontormedarbeider Side 2 av 8
Sak 26/15 ÅRsMELDmG 2014 Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: 200 Arkivsaksnr.: 15/779 Saksnr.: Utvalg Møtedato 26/15 Formannskap 1 1.06.2015 Rådmannens innstilling: Årsmelding for 2014 tas til orientering. Saksopplysninger: Rådmannen legger med dette frem årsmeldingen for 2014. Årsmeldingen er administrasjonens tilbakemelding til kommunestyret om hvordan fjoråret forløp i Gratangen kommune. Målet med utformingen av Årsmeldingen for 2014 er også at den er interessant for de som til daglig ikke arbeider i Gratangen kommune. I år består årsmeldingen av tre deler: 1. Årsrapporten som er den verbale delen som inneholder informasjon av oppnådde resultater, viktige hendelser og fremtidige utfordringer. 2. Årsberetningen som er en redegjørelse for den økonomiske virksomheten til Gratangen kommune gjennom året 2014. Her tas det inn opplysninger som er viktige for å kunne bedømme kommunens økonomiske resultat og stilling, samt andre forhold som er av vesentlig betydning for kommunen. 3. Årsmeldingene fra enhetene. Her er enhetenes egne beretninger og kommentarer til driflen i 2014 og hvilke utfordringer som enhetene har. Som vedlegg til saken følger: 0 Årsmelding 2014, - sendt per mail tidligere. 0 Regnskap 2014. - sendt per mail tidligere. 0 Revisjonsberetning R-2014 0 Kontrollutvalgets behandling R-2014- møte 10.06.15 Gratangen kommune, 08.06.2015 Elin Wilsgård rådmann Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 3av 8
Sør- Troms kommunerevisjon IKS 1 av3 SkénIand/Gratangen/Ibestad/Lavangen/Salangen/Bardu/Dywy Var dato Vår referanse Kontorsted Salangen 05-06-15 1919/15/0120 Saksbehandler Deres dato Deres referansc Til Kopi til _. -».e._, _ Kontrollutvalget E GRATA-NGEN K_a..rMf\/IUNE Kommunestyret 1 Gratangen kommune Formannskapet -,- fre".w_ ~ ~ Rådmannen ` REVISORS BERETNING 'l p...,..4_;.. Uttalelse om årsregnskapet L ` f _".510!" 2015 Vi har revidert årsregnskapet for Gratangen kommune som viser kr 81 332 586 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 1 592 730. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2014, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Adm inistrasjonssjeferzs ansvar for årsregnskapet Administrasjonssjefen er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som administrasjonssjefen finner nødvendig for å muliggj øre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for kommunens utarbeidelse av et årsregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av kommunens interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon....._._. Postadresse Besøksadresse Telefon Telefaks Foretaksregisteret Sør-Troms kommunerevisjon lks Herredshuset, 9350 Sjøvegan 77 17 20 16 Ta kontakt 886 767 862 Postboks 77 E postadresse Mobil Bankkonto Kontoradresse Evenskjer 9355 Sjøvegan sjp@salangen.kommune.no 906 68 762 4760 16 52184 Po.boks 1399439 Evenskjer
Sar-Tramskommunerevisjon IKS 2 av 3 Skånland/Gratangen/lbestad/Lavangen/Salangen/Bardu/Dyrøy Vår dato Vår referanse Kontorsted Salangen 05-06-15 1919/15/0120 Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Gratangen kommune per 31. desember 2014, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Uttalelser om øvrige forhold Konklusjon med forbehold om budsjettet Drifiregnskapet viser avvik på driflsutgifier og driftsinntekter i forhold til budsjett. Driftsinntektene har et avvik på kr 6 962 079 og driftsutgiftene kr 12 983 380 Når det gjelder investeringsregnskapet er avvikene henholdsvis kr 3 472 594 for inntektene og kr 6 871 068 for utgiftene. Konklusjon om budsjettet Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi, at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi, med unntak av forholdet som er omtalt í Grunnlag for konklusjon med forbehold " ovenfor, at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon med forbehold om registrering og dokumentasjon Flere poster i balansen er av gammel dato og er dårlig dokumentert. Etter vår vurdering er dette et brudd Bokføringslovens 11 om dokumentasjon av balansen. Jfr og Norsk bokføríngsstandard NBS 5 Dokumentasjon av balansen, som sier at formålet med å dokumentere balansen, er å underbygge balansepostenesfullstendighet, realitet og nøyaktighet, samt underbygge regnskapsmessige verdier. Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell infonnasjon, mener vi, med unntak av det som er nent. i konklusjon med forbehold om registrering og dokumentasjon, at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge.
Sør-T roms kommunerevisjon IKS 3 av 3 Skinland/Gratangen/Ibestad/Lavangen/Salangen/Bardu/Dymy Vår dato Vår refcranse Kontorsted Salangen 05-06-15 1919/15/0120 Andre forhold Noter er enda ikke fizllstendig ihht regelverket. Denne beretning erstatter avgitt beretning datert 16.04.15, som ble avgitt etter utløpet av forskriftenes frist for å avlegge revisjonsberetning. Fullstendig årsregnskap var på dette tidspunkt ikke utarbeidet av administrasjonssjefen og årsberetning var ikke utarbeidet. fi.q..s...«finn Roar Sørensen revisjonssj ef
Sak 27/15 REGNSKAP 2014 Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: 200 Arkivsaksnr. : 15/5 52 Saksnr.: Utvalg Møtedato 27/15 Formannskap l 1.06.2015 / Kommunestyre Rådmannens innstilling: Det framlagte regnskapet for 2014 godkjennes. Årets positive driftsresultat på kr 1 592 730 avsettes til disposisjonsfond Saksopplysninger: Drifts-regnskapet for 2014 er avlagt med et overskudd på kr 1 592 730. I henhold til revidert budsjett er det da avsatt kr 939 518 til disposisjonsfond. Regnskapsresultatet er da Kr. 1 592 730 bedre enn regulert budsjett. Resultatet kommer som følge av at utgiftene har vært under kontroll. Lønnsutgiftene er 1 mill kroner lavere enn regulert budsjett. Dette må sies å være god budsjettstyring. Tallene må forståes ut fra at også utgiftene ved sykefravær da er dekket. Motsatsen til slike utgifler er økte driftsinntekter overføringer med krav til motytelse? Både driftsinntekter og driftsutgifter er høyere enn regulert budsjett. Det skyldes i hovedtrekk sykepengerefusjon, andre salgs- og leieinntekter andre statlige overføringer og økte skatteinntekter. Rammetilskudd viser en mindreinntekt enn regulert budsjett. Det samme viser brukerbetalinger hvor storparten kommer av redusert vederlagsbetaling på Gratangsheimen (større bruk av kortids- og avlastningsplasser). Inkludert i driftsutgiftene ligger avskrivninger som er kr 4 700 706 høyere enn regulert budsjett. Regnskapets brutto driftsresultat er helt i balanse med regulert budsjett. Netto driftsresultat er på kr 1 597 082 som er kr 219 120 lavere enn regulert budsjett. Når alle regnskapsmessige disposisjoner er foretatt, viser regnskapet et mindreforbruk/overskudd på kr 1 592 730. Det er viktig å påpeke at i regnskapsresultatet er det et positivt premieavvik på kr. 3 331 435, regulert budsjett på kr 3 100 000. For Gratangen kommune på lik linje med en rekke andre kommuner, så ville årsresultatet vært negativt uten premieavviket. For utfyllende opplysninger og kommentarer vises det til Årsmelding 2014. Investeringsregnskapet gjøres opp i balanse. Dette er mulig ved bruk av avsetninger, bruk av lån, salg av aksjer, bruka av tidligere års udisponerte og ubrukte lånemidler. Gjennomførte investeringer viser høyere tall enn regulert budsjett. Pågående investeringer fra tidligere år er ikke med i de (nye) investeringene som er i regulert budsjett. Investeringene gjennomføres i balanse. For utfyllende opplysninger og kommentarer vises det til Årsmelding 2014 Side 4 av 8
Sak 27/15 Som vedlegg til saken følger: 0 Regnskap 2014- sendt per mail tidligere. 0 Revisjonsberetning regnskap 2014 - ligger som vedlegg på sak 26/15 Gratangen kommune, 08.06.2015 Elin Wilsgård rådmann Karl Fredrik Normann enhetsleder/råd giver Side 5 av 8
Sak 28/15 REGNSKAPSRAPPORT JAN-FEB 2015 Saksbehandlerz Karl Fredrik Normann Arkiv: 200 Arkivsaksnr.: 15/441 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/15 Formannskap 13.04.2015 22/15 Formannskap 01.06.2015 28/15 Formannskap 11.06.2015 / Formannskap Râdmannens innstilling: Økonomirapport 1/2015 tas til orientering. Saksopplysninger: Økonomirapport 1/2015 er utarbeidet med tall pr utgangen av mai utgangen av mai 2015. Hovedinntrykket er at driften går som planlagt. For flertallet av enhetene er forbruket i tråd med regulert budsjett. Fortsatt så er periodiseringen ikke god nok. Det jobbes med forbedringer av oppsettet slik at tallene som framkommer skal være korrekte. Driftsinntektene viser i tabellen (se nedenfor) en nedgang fra periodisert budsjett også sammenlignet med tilsvarende periode i 2014. Rammetilskudd er høyere enn revidert budsjett, men lavere enn for tilsvarende periode i 2014. Rammetilskuddet for 2015 er lavere pga av rammetrekk for privat skole. Periodiserte tall for rammetilskudd er ikke korrekte. Skatteinntektene er høyere enn for tilsvarende periode i 2014. Periodiserte tall viser nedgang. Skattetallene for mai er ikke med i r-2015. Andre statlige overføringer viser mindreinntekt sålangt i 2015 sammenlignet med både revidert budsjett og r-2014. Her vil inntekter komme inni regnskapet senere i året og det er forventet at budsjettmålene nås. Brukerbetalinger er lavere enn budsjett og r-2014. Her er det etterslep på vederlagsbetaling og barnehage! sfo. Det er forventet at etterslep på inntekter retter seg opp i løpet av året. Kommende økonomirapporter vil følge opp dette. Driftsutgifter Driftsutgiftene viser samlet et mindre forbruk enn tilsvarende periode i 2014. I forhold til periodisert budsjett viser utgiftene et større forbruk. Lønnsforbruket er over periodisert budsjett og også over tilsvarende periode i 2014. Det er poster for vikarer, ekstrahjelp og overtid som viser overforbruk, men også fast lønn. Denne utviklingen må følges nøye opp. Øvrige driftsutgifter er i utakt med periodisert budsjett, men her er det periodiseringen som ikke er tilstrekkelig. Sammenlignet med tilsvarende periode i 2014 så ligger forbruket en del lavere hittil i 201 5. Side 6 av 8
Sak 28/15 Driftsutgifter Lønnsutgifter 26386449 24157203 57977 991 25647405 Sosiale utgifter 5166241 5609703 13463 663 5348550 Kjøp av varer ogtj som inngår i tj.pri 7411609 7076767 16985 558 8041964 Kjøp av tjenester som erstatter tj.pl 5074371 6520850 15650 201 5765043 Overføringer 3967957 3184822 7 643870 4644078 Avskrivninger 0 401154 962 776 0 Fordelte utgifter 0-265458 -637 098 0 Sum driftsutgifter 48006626 46685041 112046 961 49447040 Finanstransaksj oner. Renteinntekteregnskapsføres ved årsslutt. Budsjettmålene vil ventelig nåe ved årsslutt. Renteutgifter er litt lavere enn periodisert budsjett, og med fortsatt lav rente, er det forventet at denne tendensen holder seg ut over året. Avdrag er så langt i år betalt i henhold til avdragsplan. For budsjett 2015 er det innbaktavdragsutsettelse som vil gi effekt i 2. halvår 2015. Brutto driftsresultat - flnansutgifter/finansinntekter og netto driftsresultat l Regnskap pr 31.05.2015 Reg. budsjett pr 31.05.2015 Oppnbudsjett 2015 Regnskap pr 01.05.2014 Brutto driftsresultat -656521 2080754 4 991 409-1598788 Finansinntekter Renteinntekter og utbytte 32903 470830 1 130000 35182 Gevinst på finansielle instrumenter 0 O - O Mottatte avdrag på utlån 0 4165 10000 10000 Sum eksterne finansinntekter 32903 474995 1 140000 45182 Finansutgifter Renteutgifter og Iåneomkostni nger 1016274 1154367 1269312 Tap påfinansielle instrumenterlon 0 O 2770500 0 Avdrag på lån 2994570 1459220 3 502 132 3463850 Utlån 0 4581 11000 0 Sum eksterne finansutgifter 4010844 2618168 6 283632 4733162 Resultat eksterne finanstransaksjor -3977941-2143173 -5 143 632-4687980 Nlotpost avskrivni nger 0 401155 962 776 0 Netto driftsresultat -4634462 338736 810 553-6286768 Regnskapsskjema lb pr 29.05.2015 Skjema 1B viser enhetenes rammer oppsatt slik skjema 1B skal rapportere. Tallene er netto driftsutgifter for de enkelte enhetene. De enhetene som har inntekter som kommer inn senere i året enn periodiseringen tilsier, får da høyere netto utgift enn det de egentlig skulle ha hatt. Denne forskjellen utjevner seg i løpet av året dersom budsjettmålene nås. Samlet så er enhetens netto driftsutgifter så langt i år over periodisert budsjett, men vesentlig lavere enn for samme periode i 2014. Det vises for øvrig til enhetenes egne rapporteringer som følger vedlagt. Side 7 av 8
Sak 28/15 10 Politikk 11 Fellesutgifter Se ntraladministrasjon Kirke- og kultur Helse G ratange n skole Gratangen barnehage NAV-G ratangen Bamevemtjenesten G ratangsheimen PU-tjenesten Hjemmetjenesten Te kniske tjenester Diverse bygninger Astafjord Skatt og innfordring Astafjord Kart- og Oppmåling Diverse prosjektregnskap Skatter og rammetilskudd Renter, avd rag, aksjeutbytte Til fordeling drift fral 1A Regnskap pr 31.05.2015 774342 2691533 2453289 1317851 2126416 5911711 2345544 2282105 887212 6365406 3796038 3372951 1799964 843209-114228 131136 998181-29062 0 37953567 Regu. bud pr 31.12.2015 703564 3163261 2643936 1175690 2296222 5770164 2785310 2112560 764196 5584064 3249942 3410204 2006371 388174-21 -31 40479-299995 -401155 35392935 Opprin. Bud. 2015 1 688 702 7 592 021 6 345 560 2 821 833 5 511 120 13 848 541 6685 006 5 070 239 1 834 129 13 401 956 7 799 919 8 184 675 4815 569 931 816 97 162-720 (ll) -962 776 84 945 472 Regnskap pr 31.05.2014 549942 3452581 2934518 1185788 2868681 6726497 2616780 1845385 593143 6706586 3506477 2826260 1981765 384947-147723 773598 834750 34613 0 39674588 Rådmannen anbefaler at økonomirapporten tas til orientering. Som vedlegg til saken følger: Økonomisk oversikt enheter fordelt på inntekter, lønnsutgifter, andre driftsutgifter og netto. Gratangen kommune, 04.06.2015 Elin Wilsgård rådmann Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 8 av 8
Økonomioversikr Regnskapsskjema1 B 2015 pr utgangen av mai 2015 KFN Regnskapsskjema 1B lgratangenkommune» 2015 Bruker: KANO Klokken: 1 Program: Regnskapsskjema 13 pr utgangenav mai 2015 Regnskapr 31.05.2015 10 Politikk 774342 11 Fellesutgifter 2691533 Sentraladministrasion 2453289 Kirke- og kultur 1317851 Helse 2126416 Gratangen skole 5911711 Gratangen bame hage 2345544 NAV~Gratangen 2282105 Barneverntjenesten 887212 Gratangsheimen 6365406 PU-tjenesten 3796008 Hjemmetjenesten 3372951 Tekniske tjenester 1799964 Diverse bygninger 843209 Astafjord Skattog innfordring -114228 Astafjord Kart- og Oppmåling 131136 Diverse prosjektregnskap 998181 Skatterog ram metilskudd ~29062 Renter, avdrag, aksje utbytte O Til fordeling drift fral 1A 37953567 Regu.bud pr 31.12.2015 703564 3163261 2643936 1175690 2296222 5770164 2785310 2112560 764196 5584064 3249942 3410204 2006371 388174-21 -3 1 40479 ~299995-401155 35392935 Opprin. Bud.2015 Regnskappr 31.05.2014 1 688 702 549942 7 592 021 3452581 G 345 560 2934518 2 821 833 1185788 5 511 120 2868681 13 848 541 6726497 6 685 006 2616780 5 070 239 1845385 1834 129 593143 13 401 956 67C6586 7 799 919 35C6477 8 184 675 2826260 4 815 569 1981765 931 816 384947 - -147723-773598 97 162 834750-720 000 34613-962 776 0 34945 472 396745ssi
Økonomisk oversikt drift pr utgangaen av mai 2015 Økonomisk oversiktdrift pr utgangen av mai 2015 Driftsinntekter Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Rammetilskudd Andrestatlige overføringer Andre overføringer Skatt på inntekt og formue Eiendomsskatt Andre direkte og indirekte skatter Sum driftsinntekter Regnskap pr 31.05.2015 1289865 367 1970 5091085 30306975 970736 0 6019474 O 0 4T3501ü Reg. budsjett pr 31.05.2015 1525723 3558716 5663572 2 6489165 2 193 183 138775 8634165 416665 145831 48765795 Oppnbudsjen 2015 3 661 795 8 541 011 13 592 841 63 574 (ID 5 263 657 333 066 20 722 000 1 (DO 000 350 OED 117 038 370 Regnskap pr 01.05.2014 1485264 3440078 445867 3 1157038 1388892 297629 5613484 0 0 47848252 Driftsutgifter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i tj.pri Kjøp av tjenester som erstatter tj.pl Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter Sum driftsutgifter GOO C)() 26386449 5166241 741 1609 5074371 3967957 48115626 24157203 5609703 7076767 6520850 3184822 401154-265458 46685041 57 977 991 13 463 663 16 985 558 15 650 201 7 643 870 962 776-637 098 112 046 961 25647405 5348550 8041964 5765043 4644078 49447040 Brutto driftsresultat -656521 2080754 4991409-1598788 Finansinntekter Renteinntekter og utbytte 32903 470830 1130000 35182 Gevinst på finansielle instrumenter Mottatte avdrag på utlån Sum eksterne finansinntekter 32903 4165 474995 IOCXIO 11400(IJ IUID 45182 Finansutgifter Renteutgifter og Iåneomkostninger Tap på finansielle instrumenter (on Avdrag på lån Utlån Sum eksterne finansutgifter 1016274 2994570 4010844 1154367 1459220 458 1 2618168 27705CXJ 3502132 11013 628 632 1263312 348850 4733162 Resultat eksteme finanstransaksjor -3977941-2143173 -5 143 632-46879U Motpost avskrivninger Netto driftsresultat -4634462 401 155 338736 962 776 810 553-6286768 QQCD CJ (3 Interne finanstransaksjoner Bruk av tidligere års regnsk.m. minc Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Sum bruk av avsetninger 65700 657M 89028 89028 213 674 213 674 Overført til investeringsregnskapet Dekning av tidligere års regnsk.m. r Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond Sum avsetninger 426753 426753 1024227 1024227 Regnskapsmessig mer/mindreforbr 1011 1011-6151768