Dok.dato: 06.03.2014 Vår Ref: 2013001950-2 Arkiv: N-047 RETNINGSLINER FOR BRUK AV PRØVETID SUND KOMMUNE Vedteke av kommunestyret sak 087/13 av 12.11.2013. Side 1 av 6
1. Retningslinjene sitt virkeområde 1.1. Føremålet med retningslinjene Føremålet med retningslinjene er å regulere bruk av prøvetid ved tilsettingar i Sund kommune. Retningslinjene skal bidra til å forhindre at nytilsette som ikkje fyller stillinga påfører organisasjonen økonomiske tap eller vedvarande arbeidsmiljøproblem. Det gir også den nytilsette anledning til å vurdere arbeidsgjevar, og eventuelt avslutte arbeidsforholdet med kort oppseiingstid. Prøvetid er ikkje ei mellombels tilsetting. 1.2. Omfanget av det som vert regulert Retningslinjene gjeld for alle tilsettingar i Sund kommune, som eit vedlegg til Sund kommune sitt Arbeidsreglement. 1.3. Kven retningslinjene gjeld for Retningslinjene gjeld for alle tilsette leiarar og andre medarbeidarar. Retningslinjene skal brukast i sin heilskap og skal ikkje selekterast. 2. Heimel og gyldigheit 2.1. Heimel Rammeverket for prøvetid er arbeidsmiljølova kapittel 15 av desse spesielt 15 6, 15 7 (3) og 15 11 (3) samt fastsetjingane i Hovudtariffavtala om oppseiingsfristar. 2.2. Gyldigheit Tilsettingar på prøvetid gjeld nytilsettingar i Sund kommune, og retningslinjene trer i kraft 01.01.2014. Retningslinjene gjeld inntil Rådmannen vedtar at dei skal endrast. 3. Avgrensingar 3.1. Kva retningslinjene ikkje gjeld for Ingen særskilte avgrensingar utover det som kjem fram i dei einskilde punkta i desse retningslinjene, Arbeidsreglementet, samt lover og forskrifter. 4. Innhald 4.1. Bruk av «Oppfølgingshefte for prøvetidstilsette» Sund kommune sitt «Oppfølgingshefte for prøvetidstilsette» er eit verktøy som skal brukast ved alle prøvetidstilsettingar. Heftet skal brukast i introduksjonen, samtalar og utvikling undervegs i prøvetida, samt ved avvikling av prøvetida. Rådmannen, kommunalsjefar og leiar av stab og fellestenestene vil kunne foreta kontroll av hefta ved alle verksemder. «Oppfølgingshefte for prøvetidstilsette» skal oppbevarast slik at berre leirar har tilgang til dokumentet. Etter prøvetida skal heftet i si heilheit leverast personalkontoret for makulering. Side 2 av 6
4.1.1. Bruk av samtaledelen. Samtale delen er lagt opp med tre samtalar som skal gjennomførast. Det er lagt inn nokre hjelpeord i samtalemalen som er tenkt brukt som rettleiing for både leiar og den tilsette. Dersom det er grunn til uro frå leiar si side kring den tilsette sin måte å utføre oppgåver på, oppførsel, serviceinnstilling, lojalitet må dette bli tatt opp som tema på samtale to. Tema må då vere med igjen i samtale tre. Om alt går bra når ein tar samtale to kan ein nytte samtale tre til ei rask oppsummering av prøvetida. 4.2. Skriftleggjering Avtale om prøvetid er berre gyldig dersom den er gjort skriftlig. Munnlege avtaler gjeld ikkje, sjølv om det føreligg ein intensjon om å gjere den skriftleg. Utlysningsteksten skal innehalde opplysningar om at Sund kommune praktiserer prøvetid. Når prøvetida er slutt, vil ein prøvetidstilsett automatisk gå over til å bli ordinært tilsett dersom det ikkje blir gjort konkrete skriftlege grep før prøvetida går ut. 4.3. Varigheit av prøvetida Prøvetida har ei varigheit på seks (6) månader. 4.4. Forlenging av prøvetida Prøvetida kan forlengast utover seks månader dersom arbeidstakar ved tilsetting er skriftleg orientert om at arbeidsgjevar har høve til dette. Det skal ligge føre eit skriftleg varsel frå leiar innan prøvetida går ut, dersom arbeidsgjevar ønskjer å forlenge prøvetida. Forlenging av prøvetida kan berre gjerast i dei tilfella kor arbeidstakar har vore fråverande i prøvetida, og dette fråveret ikkje har grunn i tilhøve som skuldast arbeidsgjevar. Prøvetida kan ikkje forlengast meir enn den tida arbeidstakar har vore fråverande. 4.5. Oppseiingstid i prøvetida I prøvetida har den prøvetidstilsette ei oppseiingstid på fjorten (14) dagar. Oppseiinga skal vere skriftleg. 4.6. Pliktene til arbeidsgjevar i prøvetida Arbeidsgjevar plikter å gi den tilsette rettleiing og eventuell opplæring. Det skal leggast til rette for at den prøvetidstilsette får reell anledning til å utøve arbeidet sitt, og introduserast for arbeidsplassen og nye kollegaer på ein god måte. Arbeidsgjevar sine krav og forventningar til arbeidstakar må kommuniserast tydelig. Disse skal følgje stillinga sitt grunnpreg og vere oppnåeleg for arbeidstakaren. Arbeidsgjevar må snarast mogleg ta opp med arbeidstakar eventuelle problem som oppstår og sikre dokumentasjon knytt til dette. Side 3 av 6
4.7. Prestasjon Arbeidsgjevar kan ikkje forvente ei idealyting av ein nytilsett, men ein må kunne krevje at ytinga ligg på eit gjennomsnittsnivå. Til høgare krav ein har til stillinga, til raskare vil ein kunne forvente ei tilpassing. Prestasjon omhandlar også samhandlingsaspekt med brukar/kollega/leiar/andre knytt til kunnskap, ferdigheiter og haldningar/ etisk dugleik. 4.8. Oppseiing av ein prøvetidstilsett Prøvetid er ikkje ei mellombels tilsetting. Vurdering av den prøvetidstilsette skal følje kriteria; tilpassing til arbeidet, fagleg dyktighet eller pålitelegheit. Det må konkret og sterk dokumentasjon frå arbeidsgjevar til for å kunne sannsynleggjere ein mangel ved arbeidstakaren, og vidare godtgjere ei oppseiing (jf. AML 15-6). Ved oppseiing i prøvetida må arbeidsgjevar kunne vise til at det er gitt rettleiing og oppfølging og at arbeidstakar likevel ikkje har vist forbetring etter dette. Alminnelege samarbeidsproblem er ikkje grunnlag for oppseiing. Ein prøvetidstilsett kan ikkje krevje å stå i stillinga medan oppseiingssaka varer. Lokal arbeidsgivar plikter å melde frå til næraste overordna og personalkontoret i god tid før prøvetida sitt utløp dersom det ser ut til at ein prøvetidstilsett ikkje fyller stillinga. Side 4 av 6
OPPKLARANDE SPØRSMÅL PRØVETID AVKLARINGAR: Skal vi har prøvetid i årsvikariat? Skal oppfølgingshefte lagrast i websak? Kva viss prøvetida ikkje fungerer, står personal klar til å ta saka (oppseiinga)? Må det stå i utlysningsteksten at det er prøvetid? Kva viss den som vert tilsett kjem frå eit årsvikariat frå ein anna arbeidsplass i kommunen? Kva med vikarar i skulen som ikkje jobbar fullt skuleår, som f.eks. startar i februar og som truleg går over til ei anna stilling/skule i Sund kommune det påfølgande skuleåret? Kan ein forlenge prøvetida dersom det blir avvikla ferie i prøvetida? Kva viss arbeidsgivar ønskjer å avslutte arbeidsforholdet etter prøvetid og det er ein månad igjen av skuleåret, kan tilsettinga forlengast av praktiske grunnar? Kan vi vidareføre tiltak/ordningar sjølv om prøvetida formelt er over? Ja. Det skal praktiserast prøvetid for alle nye tilsettingar som varer meir enn seks månader. Oppfølgingshefte skal ikkje lagrast i websak. Det skal ligge i den fysiske personalmappa gjennom heile prøvetida og makulerast så snart prøvetida er over. Ja, med atterhald om at saka er dokumentert og følgt opp av lokal leiar. Minimumskavet er at ein har følgt oppfølgingshefte. Det er anbefalt at det står i utlysningsteksten, ref. Retningslinjer for bruk av prøvetid pkt. 4.2 Det skal ikkje praktiserast ny prøvetid, men vedkommande må føljast opp som nytilsett. Det skal ikkje praktiserast prøvetid ved tilsettingar som varer under 6 månader. Viss vedkomande tiltrer i februar, vil det ikkje vere prøvetid. Viss vedkomande går inn i ny stilling i august med varighet over seks månader, skal det vere prøvetid. Dersom feriefråværet har årsak hos arbeidsgivar har ein ikkje anledning til å forlenge prøvetida. I utgangspunktet blir ferie avtalt mellom arbeidsgivar og den tilsette og det er arbeidsgivar sin styringsrett som gjeld. Krev ein tilsett ferie etter Ferielova 7.1 er det derimot Ferielova som legg føringa og det står dermed utanfor arbeidsgivar sin kontroll. Desse tre vekene kan dermed gje grunnlag for forlenging av prøvetida. Nei. Viss arbeidsgivar ønskjer å avslutte arbeidsforholdet må det vere grunngitt med at tilsette ikkje fyller stillinga. Arbeidsgivar kan då ikkje tilsette vedkomande midlertidig etter utløp av prøvetida. Viss det er arbeidstakaren som ønskjer å avbryte tilsettinga i løpet av prøvetida, kan likevel ei forlenging/midletidig tilsetting la seg gjere. Ja, tiltak for å få den tilsette til å fungere godt i stillinga, kan og bør vidareførast. Side 5 av 6
Side 6 av 6