Adresse: Indre Østfold Regionråd, Spydeberg kommune, Stasjonsgata 35, 1820 Spydeberg Telefon sentralbord: 69 83 35 00, Leder: Knut Espeland, mobil + 4792634860 Sekretær: Alf S. Johansen, mobil + 4791337013, alf@indreregion.no Hjemmeside: www.indreregion.no MØTEINNKALLING Det innkalles med dette til møte i Indre Østfold Regionråd Fredag 19.april 2013 Klokken 09.00-14.00. i Marker kommune, Kommunestyresalen Vennligst meld fra til sekretariatet hvis du ikke kan komme: alf@indreregion.no Saksliste: Sak 10/2013 Protokoll fra regionrådets møte 8. februar 2013 Sak 11/2013 Eierskapsmelding Fornyet behandling Sak 12/2013 Regional Transportplan, Handlingsplan 2014-2017-høringsuttalelse Sak 13/2013 Organisering av regionrådets sekretariatsfunksjon Sak 14/2013 Brannsamarbeid Indre Østfold Sak 15/2013 Statens Biltilsyns vegstasjon i Indre Østfold uttalelse Sak 16/2013 Partnerskap for regional utvikling, fokus og arbeidsgruppe Sak 17/2013 Orientering fra leder av det regionale ungdomsrådet Sak 18/2013 Busstilbud langs E18, Värmland-Østfold Sak 19/2013 Etablering av IKEA i Vestby Sak 20/2013 Høyhastighetsutredningen Oslo-Stockholm, fase 2-orientering om status Sak 21/2013 Follobanen og Østre Linje, resultatet fra meklingen og veien videre Sak 22/2013 Eventuelt Støtte til 8. mai arrangement og lignende saker Separat vedlegg: Meklingsprotokoll 27.02.2013 Grensekomiteens søknad av 14.11.2012 med kart 16.04.2013 Knut Espeland Leder Saksdokumenter 19. april 2013
2 Møtedato: 19.04.2013 Saksnummer:10/2013 Sakstittel: Protokoll fra regionrådets møte 8. februar 2013 Saksbehandler: Alf S. Johansen Forslag til beslutning: Protokollen fra 8. februar 2013 godkjennes. PROTOKOLL Regionrådets møte 08.02.2013, Trøgstad kommunehus Medlemmer av Regionrådet 2011-2015 Aremark kommune Askim Kommune Askim Kommune Askim kommune Eidsberg Kommune Eidsberg Kommune Eidsberg Kommune Hobøl Kommune Hobøl Kommune Hobøl Kommune Marker Kommune Marker kommune Marker Kommune Rømskog Kommune Rømskog kommune Skiptvet Kommune Spydeberg Kommune Spydeberg Kommune Trøgstad Kommune Trøgstad Kommune Trøgstad Kommune Østfold Fylkeskommune IØ Regionråd IØ Ungdomsråd Navn - Frammøtte Jon Fredrik Olsen Synnøve Rambek Thor Hals Lars Holene Erik Unaas Kjetil Igletjern Tom-Arne Tørfoss Bjørn Sjøvold Håvard Osflaten Olav Breivik Barbro Kvaal Runar Kaspo Eva Enkerud Jeanette M. Jansson Anne Kirsti Johnsen Anne Grethe Larsen Knut Espeland Sigmund Lereim Ole Andre Myhrvold Tor Melvold Tor-Anders Olsen Britt Holta Alf S. Johansen Vegard Finnes
3 Knut Espeland ønsket velkommen til møtet. Det var ingen kommentarer til innkallingen. Erik Unaas og Kjetil Igletjern meldte inn saker til eventuelt. Thor Hals ba om et minutts stillhet i forbindelse med at regionrådsmedlem Joar Kløverud har gått bort. Han orienterte også om at Lars Holene var valgt som nytt medlem fra Askim kommune. Sak 01/2013 Protokoll fra regionrådsmøtet 16. november 2012 Beslutning: Protokollen godkjennes. Sak 02/2013 Budsjettjustering regionrådets budsjett for 2013 Tilleggsforslag fra Jon Fredrik Olsen til innstillingens punkt 2 «med sikte på at sekretariatsfunksjonen blir avklart i regionrådets møte 19. april.» Beslutning: 1. Regionrådets budsjett for 2013 justeres i henhold til forslaget ovenfor med inntekter/utgifter kroner 454.000. Arbeidsutvalget jobber videre i samarbeid med rådmannsgruppen i Indre Østfold for å finne en finansieringsløsning for 2013. 2. Regionrådet tar arbeidsutvalgets organisering av virksomheten for 2013 til orientering. med sikte på at sekretariatsfunksjonen blir avklart i regionrådets møte 19. april. Sak 03/2013 Saken ble utsatt Sak 04/2013 Saken ble utsatt Orientering om status på Follobanen/Østre Linje og resultatet fra meklingen Status på høyhastighetsutredningen Oslo- Stockholm, fase 2 Sak 05/2013 Momarken Festivalen 6-7 juli 2013 Prosjektleder Aud Marit Eriksen og prosjektmedarbeider Marianne Heen orienterte om prosjektet. Sak 06/2013 Utfordringer og muligheter i Indre Østfold sett fra Statens Vegvesen ved ny leder for Østfolds veiavdeling Avdelingsdirektør Roar Midtbø Jensen orienterte. Han fremmet et ønske om at kommunene vedtar lange og enkle reguleringsplaner om gir muligheter for å fjerne vegetasjon, utvide veiskuldre og rette ut farlige kurver, anlegge enkle holdeplasser med videre. Sak 07/2013 Orientering om status og framdrift for Indre Østfold IKS Styreleder Einar Evensen orienterte om status og at Kjersti Berg Sandvik er ansatt som fungerende daglig leder.
4 Sak 08/2013 Arealregnskapet og regional utviklingsavtale Østfold Fylkeskommune ved Knut Halvard Ramtvedt og Linda Duffy orienterte og nevnte blant annet at regelverket for RPF (Regional Partnerskapsavtale) snart er klart. Prosjektene vi styres av en styringsgruppe bestående av 3 fylkespolitikere og 4 kommunepolitikere(en fra hver region). Det ble også orientert om sammenhengen mellom LUK, RPF og arealregnskapet. Det ble understreket at man har gått bort fra ideen om en arealpott for Indre Østfold. Nå ligger fokuset på krav om arealeffektivitet for alle kommuner. Når det gjelder LUK så går 90% av midlene til Indre Østfold, Ramtvedt understreket de gode erfaringene fra Transinform prosjektet og ønsket at LUK kan bygge videre på disse. Totalt er det 6,6 millioner kroner som skal brukes gjennom LUK i Østfold i 2013. Det ble også understreket at fylkeskommunen forventet at kommunene samarbeider om funksjonslokaliseringer og næringsområder som også ligger i Strategisk Næringsplan 2010-2013. Sak 09/2013 Eventuelt Høyskoletilbud ved LUN i Askim Jørn Bjørkli fra LUN orienterte om etablering av høyskoletilbud i Askim. Man satser på 300 studenter i 2013. Ny Giv Marianne Løvli og Hildegunn Eikrem orienterte om Ny Giv i Østfold. Alle kommunene er med. Det er rundt 80 elever som får dette tilbudet i Indre Østfold(10% av elevgruppa) og 90 % av de involverte elevene har fått høyere snittkarakterer etter at tiltaket er satt i verk. Eierskapsprosjektet Prosjektleder Åsmund Kobbevik organiserte om prosjektets organisering. Rådmennene er styringsgruppe og Synnøve Rambek understreket behovet for å dra ordføreren med i prosjektarbeidet. Prosjektet vil fremme forslag om satser for styrehonorar til regionrådet 19. april. Endring av møtedatoer i April 2013 o Neste regionrådsmøte settes til 19. april. o Møte i representantskapene settes til 30. april. Andre saker ble utsatt Spydeberg, 11. februar 2013 Alf S. Johansen Sekretær
5 Møtedato: 19.04.2013 Saksnummer:11/2013 Sakstittel: Eierskapsmelding Fornyet behandling Saksbehandler: Åsmund Kobbevik Vedlegg: Utfyllende momenter til Interkommunal eierskapsmelding for Indre Østfold. Arbeidsgruppens rapport 18.03.2013 (se nedenfor). Interkommunal eierskapsmelding for Indre Østfold ble vedtatt i Regionrådet februar 2010. Behandlingen i kommunestyrene har gitt eierskapsmeldingen ulik status. Man har derfor sett behov for utfyllende kommentarer til eierstyringsprinsippene. Høsten 2012 ble det avholdt et interkommunalt møte mellomordfører/rådmenn (11/9 Askim Brannstasjon) hvor det ble nedsatt en arbeidsgruppe som skulle skape en felles forståelse rundt sentrale punkter i meldingen: Styresammensetning, maktfordeling i representantskapet, eiermøter, prinsipper for økonomisk fordelingsnøkkel, samt prinsipper for valgkomitearbeid. Arbeidsgruppen har selv tilføyd ytterligere punkter til mandatet, og leveringen foreligger nå i dokumentet «Utfyllende momenter til Interkommunal eierskapsmelding for Indre Østfold». Regionrådet ble informert om status i arbeidet 8 februar i år, og konklusjonen ble at prosjektet vil fremme forslag om satser for styrehonorar til regionrådet 19. april,. Se foreslåtte satser under pkt. XIII i vedlagte dokument (nedenfor) Som det ble konkludert på forrige Regionrådsmøte, skal ordførere/rådmenn drøfte arbeidsgruppas forslag og komme med en samlet anbefaling før dokumentet realitetsbehandles i Regionrådet. Arbeidsgruppens notat tas derfor til foreløpig orientering, med anledning til oppklarende spørsmål og innspill til den videre behandlingen. Forslag til Beslutning: 1. Regionrådet slutter seg til arbeidsgruppens anbefaling om styrehonorar, og tilråder selskapene å følge opp anbefalingen. 2. Dokumentet fra arbeidsgruppen datert 18.03.2013 tas til foreløpig orientering. 3. Endelig justering av Interkommunal eierskapsmelding behandles i neste Regionrådsmøte.
6 Utfyllende momenter til Interkommunal eierskapsmelding for Indre Østfold Arbeidsgruppens utkast 18.03.13
7 Momenter til felles eierskapsmelding Interkommunal eierskapsmelding for Indre Østfold ble vedtatt i Regionrådet februar 2010. Meldingen har vært gjenstand for diskusjon, og man har sett at det er behov for utfyllende kommentarer til eierstyringsprinsippene. Regionrådet har derfor besluttet å legge ved dette notat til eierskapsmeldingen. I. Maktfordeling i representantskapet Et grunnleggende prinsipp for stemmefordelingen i selskapet knyttes til de forpliktelser eierne har i selskapet: store forpliktelser skal gi stor innflytelse. Prinsippet kommer til uttrykk i selskapsavtalen for Indre Østfold Lokalmedisinske Kompetansesenter IKS hvor Askim og Eidsberg har 2 stemmer hver, de øvrige kommunene 1. Hver kommune har to representanter, men stemmefordelingen er ulik. For kommuner med 1 stemme er ordføreren stemmeberettiget. Balansen mellom store og små kommuner opprettholdes ved at de to store kommunene ikke har flertall alene. II. Representantskapslederens rolle Representantskapslederen skal lede representantskapsmøtene Representantskapslederen skal møte styreleder og daglig leder for å o følge opp dialogen mellom eierne og selskapet o planlegge eiermøter, herunder å vurdere hvilke saker som skal behandles o drøfte eier- og selskapsstrategier o sikre gjennomføring og oppfølging av evaluering av selskapsstyringen Representantskapets leder velger leder av valgkomiteen for styreutnevnelse Representantskapets lederverv i IKSene fordeles av et ordførermøte i begynnelsen av hver valgperiode. Det skal være balanse i fordelingen av ledervervene mellom kommunene Representantskapslederens vara er også vara til ledervervet III. Eiermøter Eiermøte er en overordnet møteplass mellom selskapet og eierne uten formell beslutningsmyndighet. Eiermøtet kan være et formøte til representantskapsmøtet. Til eiermøtet inviteres o Representantskapets medlemmer med administrativ bisitter o Styret o Daglig leder Eiermøtene benyttes til å innhente styringssignaler fra eierne før saker av stor betydning skal behandles og føres frem til beslutning. Møtene kan også bli benyttet til å informere eierne om virksomheten og/eller endringer i selskapets rammebetingelser. Agenda for eiermøtene avgjøres i møter mellom representantskapets leder, styreleder og daglig leder. Representantskapets leder har ansvar for å innhente signaler fra eierkommunene.
8 Styreleder kaller inn til eiermøtene. IV. Eierstrategi Eierskapsmeldingens pkt II H. omhandler eierstrategi. Eierstrategien for enkeltselskapene har, sammen med selskapsavtalen, status som selskapets styringsdokument. Eierstrategienes varighet tilsvarer kommunestyreperioden og skal således revideres hvert 4. år. Når det står at «Representantskapet vedtar den felles eierstrategien, etter behandling i hver eierkommune.», siktes det til at dokumentet først skal ha vært på høring i kommunestyret. V. Saker til behandling Selskapet skal i god tid (minimum en uke) sende ut saksdokumenter som er utførlige nok til at eierne kan ta stilling til alle saker som behandles. Saker skal sendes til postmottak i eierkommunene med kopi til representantskapsmedlemmene. Selskapet skal legge vekt på likebehandling av eierne ved at alle får samme informasjon. Det forventes at selskapet tar opp med eierne vesentlige saker av prinsipiell art. Spørsmål om lokalisering av virksomheten eller virksomhetens tjenester regnes som prinsipielt viktig. VI. Informasjon til de folkevalgte I hver kommunestyreperiode skal daglig leder og styreleder møte i kommunestyrene til sine eiere og orientere om virksomheten. VII. Faglige og administrative møteplasser For hvert selskap bør det opprettes faglige og administrative møteplasser med eierkommunene for å o drøfte selskapets rolle som tjenesteleverandør og evt. kompetanseplanlegger o diskutere saker i grensesnittet mellom selskapet og kommunens virksomheter o utvikle og ivareta bestillerkompetansen i eierkommunene o sikre partenes innflytelse i utviklingsarbeid Hver kommuneadministrasjon skal oppnevne en ansatt som kontaktperson for selskapet. Kontaktpersonen skal følge opp samarbeidssaker av administrativ eller faglig art. VIII. Prinsipper for valgkomitearbeid Representantskapet for selskapet oppnevner valgkomite i første ordinære representantskapsmøte i ny valgperiode Valgkomiteen skal foreslå representanter til styret Bruk av valgkomite skal sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med eiers formål med selskapet
9 Sammensetning av styre bør gjøres ut ifra at styret er et kollegialt organ og bør velges ut ifra formelle krav til kompetanse og selskapets egenart. Valgkomiteen skal levere et begrunnet forslag om styre som grunnlag for beslutning i eierorganet Styremedlemmene velges for 2 år av gangen IX. Styrets sammensetning Antall og sammensetning av styremedlemmer skal vurderes med tanke på eiers behov for å realisere sine mål og sikre selskapets interesser I eierskapsmeldingens pkt II C. omtales behovet for kompetanse i styret. Dette er å forstå slik at styret samlet skal ha erfaring og innsikt fra de fagområdene som omtales i eierskapsmeldingens pkt II C. Antall representanter og vararepresentanter må være nedfelt i hver selskapsavtale Vararepresentanter må oppgis i numerisk rekkefølge Styret selv vurderer om 1. vara blir invitert til styremøtene for å sikre kompetanse og kontinuitet X. Evaluering av selskapsstyring Representantskapet, styret og daglig leder skal årlig evaluere selskapsstyringen etter bestemte maler. XI. Ordførerens fullmakter Dersom ordfører velges til valgkomiteen, vil han få som oppgave å foreslå representanter til styret. I henhold til lov om interkommunale selskaper, lov av 29. januar 1999 nr. 6 (IKS), paragraf 6, er det kommunestyret selv som avgjør hvilke representanter som skal møte i representantskapet. Medlemmene som velges til representantskapet er personlige medlemmer, og det tillates ikke at andre møter etter fullmakt. Dette innebærer at ordføreren ikke kan peke ut andre vararepresentanter enn de som er valgt av kommunestyret. Kommunene anbefales derfor å sørge for tilstrekkelig antall varamedlemmer slik at deltakelsen i representantskapet sikres. XII. Revisor De interkommunale selskapene i Indre Østfold bør bruke Indre Østfold Kommunerevisjon IKS som revisor. XIII. Samordning av godtgjørelse Styregodtgjørelsen skal reflektere styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet.
10 Styreverv i IKSer kan vurderes i forhold til strafferettslig og/eller økonomisk ansvar og bør godtgjøres etter det. Styreleder skal godgjøres særskilt i forhold til styremedlemmene. Tjenestemenn honoreres på lik linje som politikere. Styrene kan ikke fastsette sin egen godtgjøring. Representantskapet bestemmer godtgjøringen ved å plassere selskapet på det nivå som ligger i eierskapsmeldingen. Nivå Godtgjøring Styreleder: Kroner 40.000 per år 1 Styremedlemmer: Kroner 2.400 per møte Styreleder: Kroner 25.000 2 Styremedlemmer: Kroner 1.800 per møte Styreleder: Kroner 15.000 3 Styremedlemmer: Kroner 1.200 per møte Eventuelle økte satser for honorering omfatter midlertidige, særskilte hensyn, som for eksempel arbeidsintense perioder Satser for godtgjøring er på grunnlag av 2012-tall. Justering av godtgjørelse indeksreguleres i samsvar med lønns- og prisvekst XIV. Lønnsstrategi Selskapet skal utforme lønns- og insentivordninger slik at de fremmer verdiskapningen, og skal være rimelige. Hovedprinsippet bør være at selskapene følger kommunal lønnsstrategi. XV. Prinsipper for økonomisk fordelingsnøkkel På grunnlag av forskjellige prinsipper kan det lages ulike modeller for finansiering av interkommunale selskaper og samarbeid. Ved gjennomgang av selskapsavtaler eller nyetablering av selskap, skal man, ut ifra tjenesteform og praktiske hensyn, ta utgangspunkt i de hovedlinjer som ligger her: Prinsipp Kommentar A. Kostnader fordelt etter innbyggertall B. Kostnader fordelt etter innbyggertall, men fordelt på intervallet med synkende beløp med økende innbyggertall Differensieringen av pris avhengig av innbyggertall har innbygget en fordeling av grunnkostnader for kommunene. C. Likt grunnbeløp for alle deltakende kommuner Grunnbeløpet bør speile administrative grunnkostnader som ikke er avhengig av kommunestørrelse. D. Differensiert grunnbeløp for alle deltakende kommuner Grunnbeløpet må ta høyde for kriterier i rammetilskuddet som slår svært ulikt ut for de enkelte kommunene. E. Etter uttak av tjenester Uttak av tjenester betales til fulle av den enkelte kommune, inkludert overheadkostnader.
11 Eksempler på modeller Modell 1: 1. Likt grunnbeløp for alle deltakende kommuner 2. Øvrige kostnader fordelt etter innbyggertall Kommentarer: Grunnbeløpet bør speile administrative grunnkostnader som ikke er avhengig av kommunestørrelse. Modell 2: 1. Alle kostnader fordelt etter innbyggertall, men fordelt på intervallet med synkende beløp med økende innbyggertall som for eksempel a. De første 5 000 innbyggere, kr 5 pr innbygger b. Fra innbygger 5 000 10 000 kr 4 pr innbygger c. Fra innbygger 10 000 20 000 kr 3 pr innbygger d. Fra innbygger Over 20 000 kr 2 pr innbygger Kommentarer: Denne modellen med differensieringen av pris avhengig av innbyggertall har innbygget en fordeling av grunnkostnader for kommunene. Intervallene på antall innbyggere kan selvfølgelig endres. Eksempelet ovenfor er hentet fra selskapsavtalen til Østfold interkommunale Arkivselskap. Modell 3: 1. Likt grunnbeløp for alle deltakende kommuner 2. Kostnader til felles avtalte tjenester fordelt etter innbyggertall 3. Uttak av tjenester ut over «grunnpakken» betales til fulle av den enkelte kommune, inkludert overheadkostnader. Kommentarer: En variant av denne modellen benyttes i Helsehuset hvor uttak av døgntilbud på forsterkede sykehjemssenger belastes den enkelte kommune. Her er det imidlertid en sikringsbestemmelse som sier at hvis ikke døgnplassene er fullt ut belagt, skal den enkelte eierkommune gi et dekningsbidrag for tapet av inntekter i henhold til eierandel. Dette fordi det er felles oppslutning om å opprette det forsterkede døgntilbudet. For IØD vil de kommunene som tar ut tjenester ut over grunnpakken betale kostnadene i sin helhet inkludert overhead kostnader. Denne modellen gjør det mulig å gi et noe variert tilbud til deltakerkommunene avhengig av behov, og vil redusere interessekonflikter knyttet til ulikt tjenestebehov. Modell 4: 1. Differensiert grunnbeløp for alle deltakende kommuner 2. Øvrige kostnader til felles fordelt etter innbyggertall Kommentarer: Grunnbeløpet må ta høyde for kriterier i rammetilskuddet som slår svært ulikt ut for de enkelte
kommunene. Prinsippet kan for eksempel gjøre seg gjeldende ved tjenester til eldre: En kommune kan ha stor andel eldrebefolkning og får et høyere rammetilskudd, enn en kommune med lav andel eldrebefolkning. Tilskuddet tilsier at kommunen med høyere rammetilskudd vil relativt sett ha et større behov for tjenester, og det er dermed rimelig at grunnbeløpet gjenspeiler dette. Prinsippet kan også anvendes ved tilskudd til administrative tjenester hvor kommunene får et grunnbeløp uavhengig av kommunestørrelse. 12
13 Møtedato: 19.04.2013 Saksnummer: 12/2013 Sakstittel: Regional Transportplan- for Østfold mot 2050, handlingsprogram for fylkesveger og kollektivtransport 2014-2017 Vedlegg: Handlingsprogram for fylkesveger 2014-17 kan lastes ned fra følgende link: http://www.ostfold-f.kommune.no/stream_file.asp?ientityid=14914 Kart over fylkesveier i Østfold: http://www.ostfold-f.kommune.no/stream_file.asp?ientityid=12669 Saksopplysninger: Regional Transportplan ble for Østfold mot 2050(RTP) ble vedtatt av Østfold Fylkesting i juni 2012. Den bygger overordnede målsettinger og visjoner som ligger i Fylkesplanen, og 4 delmål om fremkommelighet, 0-visjonen, klima og universell utforming. Handlingsprogrammet gjelder perioden 2014-2017 og angir ressursbruk i forhold til investeringer, kollektivtrafikk og vedlikehold. For 2014 planlegger man å bruke 114 mill. kroner på investeringstiltak, herunder 20 mill. kroner til planlegging, hvorav 15 mill. til bypakker. Man budsjetterer videre 174 mill. kroner til vedlikehold og 275 mill. kroner til kollektivtrafikk. Beløpene er noenlunde de samme for de påfølgende år. Indre Østfold Regionråd uttalte seg til RTP i møte 17. april 2012. Noen av de viktigste punktene var følgende: 5. Indre Østfold Regionråd ønsker at tverrforbindelsene skal omfatte både jernbane Mysen- Sarpsborg og veiforbindelsene. 6. Ved nedleggelse av stasjoner langs Østre Linje må det tilbys adekvate matebussruter. 7. Forbindelsene mot Akershus 7.a. Indre Østfold Regionråd ønsker at veiforbindelsene fra E 18 og nordover mot Akershus gis et vedlikeholds-løft og at de sees i sammenheng med nasjonale transportkorridorer. Skulder-utvidelse vil på kort sikt kunne avhjelpe noe på framkommelighets-problemer i rushtrafikken. 7.b S 31 i kapitlet 4.2.1 Riksveier status foreslås følgende tilføyelse i avsnittet om Rv 111/Rv 22: «På RV 22 inn i Akershus mot Lillestrøm er det i dag store fremkommelighetsproblemer i rushtiden og lav veistandard».
14 8. FV 114/115 E6-Skiptvet-Askim utbedres noe på kort sikt. Planlegging av ny prioritert tverrforbindelse E6-Skiptvet-Askim som langsiktig tiltak igangsettes. 9.a. FV120 Moss-Elvestad Akershus grense omklassifiseres til RV og oppgraderes med veiskuldre 9.b. FV 21 Halden-Ørje-Rømskog-Akershus grense oppgraderes, og med veiskuldre Halden- Ørje. 10. RV 111/RV22 Sarpsborg-Rakkestad- Mysen oppgraderes. 11. Indre Østfold Regionråd er opptatt av at samtlige kommunesentra skal ha god og oppgradert veiforbindelse til transportkorridorene E6 og E18. 12. Indre Østfold Regionråd ønsker å støtte de prioriteringene som gjelder sykkel og myke trafikanter, inkludert ulykkesforebyggende tiltak 13. Alle tverrforbindelser fungerer også i stor grad som lokalveier hvor gående og syklende bidrar til usikkert trafikkbilde. Regionrådet ønsker å prioritere tiltak som øker sikkerheten for myke trafikanter 14. RV22 gjennom Trøgstad bør bygges ut som motorvei til Romerike som et «langsiktig tiltak» og som en del av en større ytre ring rundt Oslo. 15. Indre Østfold Regionråd ønsker at Fylkeskommunen ved neste rullering av RTP utarbeider forslag til en Indre Østfold pakke, med satsning på bedre busstilbud og kollektivtransport, sykkelveier og gangstier som en del av by og tettstedsutviklingen. 16. Gods- og logistikksatsingen som er tiltenkt noen av de regionale næringsområdene i Indre Østfold bør vurderes opp mot den felles strategien for Osloregionen. Det bør avsettes områder for en framtidig større godsterminal langs E 18 i Indre Østfold / Follo. Nå ble ikke alle disse punktene med i den RTP som ble vedtatt, men er like fullt en retningslinje for regionrådets prioriteringer. Saksbehandlers vurdering: Når det gjelder de punktene ovenfor som omhandler tverrforbindelser så er det spesielt punkt 8 og 9 som regionrådet bør påpeke i forhold til handlingsprogrammet. Punkt 10 er et statlig ansvar. Punkt 12 og 13 omhandler satsing på sykkel og myke trafikanter og er bra ivaretatt i handlingsprogrammet. Intensjonen om et sammenhengende transportnett for syklister er positivt. Dersom gang-/ og sykkelveien over Slitusletta (Fv 128) prioriteres får vi til et slikt sammenhengende transportnett fra Knapstad til Mysen (det trenger vi for sykkelpendlerne). Sykkelbyarbeidet bør også prioriteres høyt. Videre bør man støtte opp under ideen fra prosjektet Unionsleden som ønsker å utvikle et sammenhengende sykkelnett Moss/Rygge til Karlstad. Det vil også være logisk at en ny tverrforbindelse mellom E6 og E18 inneholder en sykkelvei. Deler av «gamleveien» kan utgjøre en slik sykkelvei. Fylkeskommunen skriver følgende på side 4, avsnitt 2.2.:
15 «Tverrforbindelsene utgjør en utfordring for å få en bedre tilknytning mellom E6 og E18. Rv 111/Rv 22 mellom Sarpsborg og Mysen er et statlig ansvar. Når det gjelder fylkesveger er følgende prioritert i rekkefølge for strekningsvise utbygginger/utbedringer i Regional transportplan mot 2050: Fv 120 Moss-Elvestad, Fv 115/114 Askim-Kalnes. Ved behandling av planen ble det vedtatt at spørsmålet om en ny tverrforbindelse som styrker forbindelsen mellom E6 og E18 bør drøftes i forbindelse med en eventuell bompengefinansiert transportpakke for Indre Østfold.» Høringsdokumentet angir usikkerhet knyttet til finansiering av sidevegstiltaket Vamma-Ringnesdalen på Fv 115 (i Askim) og antyder et spleiselag med E18 sidevegsmidler (side 4). Det er feil å betrakte dette som et sidevegstiltak. Dette anlegget ble prioritert som en del av E18-utbyggingen etter at avkjørselen til Spydeberg falt ut. Det er feil at kommunene i indre Østfold må dekke en stor del av overskridelsen på et anlegg som ikke skulle inngått som sidevegstiltak. Når det gjelder tverrforbindelsene Moss-Elvestad (Fv 120) og Askim-Kalnes (Fv 115/114) bør disse vies større oppmerksomhet i handlingsplanen. Fv 120 bør omklassifiseres til Riksvei og ansvaret overtas av staten. Konkret planlegging av den prioriterte tverrforbindelsenn Askim-Kalnes må settes i gang i denne handlingsplanperioden. Det bør avsettes et beløp i størrelsesorden 5 millioner kroner for slikt planarbeid i fireårsperioden. Planarbeidet bør komme i gang i løpet av 2014 og det bør derfor avsettes 2,5 mill. kroner i 2014 og tilsvarende i 2015. Det bør deretter tas sikte på etappevis utbygging i kommende handlingsplanperioder med bakgrunn i sammenhengende overordnede perioder. Vi er usikre på om bompengefinansiering i praksis er et reelt alternativ for tverrforbindelsene. Når det gjelder punkt 15 og 16 ovenfor så baseres de på det faktum at Indre Østfold er i utvikling og transformasjon med rask befolkningsvekst og økt trafikkvekst. Det bør avsettes midler til å planlegge en Indre Østfold pakke som legges inn ved rulleringen av neste RTP. 2 millioner kroner bør avsettes til planlegging av en slik pakke og arbeidet bør påbegynnes senest i 2015. Vi foreslår at det budsjetteres 1 million kroner i hvert av årene 2015 og 2016. Vi er bekymret for de økte vedlikeholdsutgiftene som høringsforslaget redegjør for (side 6) og forutsetter at anbudene legges ut og kunngjøres godt internasjonalt, ikke minst i Skandinavia. Kollektivtilbud til det nye sykehuset på Kalnes er enda ikke på plass. En ringbuss har vært antydet blant annet av fylkesrådmannen i Smaalenenes avis 23. mars i år. Vi etterlyser konkrete forslag og ønsker å se behovet for et bedre busstilbud mellom Askim og Rygge flyplass som en del av et slikt tilbud. Et initiativ er tatt fra Värmlandstrafikk for å etablere en ruteforbindelse over grensen. En slik forbindelse må minimum gå Årjäng-Askim, men Karlstad/Karlstad lufthavn-moss/rygge lufthavn bør kunne være endestasjoner i en korresponderende bussforbindelse. FLEXX som et overordnet konsept for bestillingstrafikk (side 16) bør videreutvikles og utvides. Dette er særlig aktuelt i Indre Østfold etter at flere stoppested langs Østfoldbanens Østre Linje ble nedlagt. Knutepunktutviklingen ved jernbanestasjonene (side 18) i Askim og Mysen bør prioriteres. Dette gjelder både buss og tog, samt parkeringsmulighetene for pendlere. Særlig aktuelt etter at flere stoppested langs Østfoldbanens Østre Linje ble nedlagt. Forslag til beslutning: Indre Østfold Regionråd viser til redegjørelsen ovenfor og ønsker å framheve følgende punkter som særdeles viktige:
1. Det bør igangsettes planlegging av en ny prioritert tverrforbindelse E6-Skiptvet-Askim(FV 115/114) hvor det avsettes 5 millioner kroner spesifikt til dette tiltaket. 2. Det må tas initiativ for å få FV 120 omklassifisert til riksvei. Det bør dessuten etappevis bygges bredere veiskuldre Moss-Elvestad, som gjør veien mer fremkommelig. 3. Det må utarbeides en framdriftsplan for oppgradering av FV 21 Halden-Ørje-Rømskog- Akershus grense, og med bredere veiskuldre Halden- Ørje. 4. Fylkesveier må ikke omklassifiseres til kommunale veier uten full økonomisk kompensasjon. 5. Det bør etableres et sammenhengende transportnett for syklister fra Rygge/Moss til Riksgrensen ved Ørje (kfr. prosjektet Unionsleden Moss-Karlstad). Her må det utarbeides en samlet plan og budsjetteres etappevise investeringer. Vi foreslår 1,0 mill. kroner avsatt til planleggingsmidler til dette formålet i løpet av fireårsperioden. 6. Det bør etableres en tilfredsstillende rutebusstilbud fra Indre Østfold til Kalnes. Dette bør sees i sammenheng med Värmlandstrafikk sitt initiativ om å etablere en grensekryssende ruteforbindelse Årjäng-Indre Østfold inklusive forbindelse mot flyplassene i Rygge og Karlstad. 16
17 Møtedato:19.04.2013 Saksnummer:13/2013 Sakstittel: Organisering av regionrådets sekretariatsfunksjon Saksbehandler: Alf S. Johansen Saksopplysninger: Det vises til regionrådets ønske fra 8. februar om å få saken opp til behandling 19. april, og fattet følgende beslutning under sak 02/2013: 1. Regionrådets budsjett for 2013 justeres i henhold til forslaget ovenfor med inntekter/utgifter kroner 454.000. Arbeidsutvalget jobber videre i samarbeid med rådmannsgruppen i Indre Østfold for å finne en finansieringsløsning for 2013. 2. Regionrådet tar arbeidsutvalgets organisering av virksomheten for 2013 til orientering. med sikte på at sekretariatsfunksjonen blir avklart i regionrådets møte 19. april. Det har vært gjennomført nye diskusjoner om saken i rådmannsgruppa den 15. februar og i arbeidsutvalget 3. april, hvor det var enighet om at ledelsen i regionrådet skal ta et møte med styreleder/daglig leder i Indre Østfold Utvikling IKS med sikte på en avklaring av funksjonens tilknytning til selskapet. Utfordringen er at selskapet fortsatt er i en oppstartingsfase og det er del brikker som skal på plass. Arbeidsutvalget ønsker å innarbeide et permanent forslag til organisering av sekretariatsfunksjonen ved budsjettbehandlingen for 2014/Handlingsplan for 2014-2015. Arbeidsutvalget vil be regionrådet om fullmakter til å videreføre sekretariatsfunksjonen på samme nivå som nå også for andre halvår 2013 ved at det stilles midler til disposisjon fra kommunene i størrelsesorden kroner 300.000 for andre halvår(6 kroner per innbygger). Disse midlene kommer i tillegg til det budsjettet som ble fastsatt 8. februar for første halvår. Saksbehandlers vurdering: Drift av regionråd gjøres forskjellig fra region til region. De 2 mest vanlige modellene er at regionrådets daglige leder/sekretariatsleder er ansatt i rådet som er organisert som et utviklingsselskap, Kommunelovens 27 (eksempel: Regionrådet for Øvre Romerike og Sunnmøre Regionråd). En annen vanlig ordning er en vertskommunemodell(eksempel: Follorådet). Alle disse regionrådene har 2 hele stillinger inkludert daglig leder. I tillegg har flere regionråd en rekke prosjektmedarbeidere som rapporterer til daglig leder og styringsgrupper for de enkelte prosjektene. Det er således uvanlig at et regionråd ikke har en fast daglig leder stilling. Regionrådet bør vurdere om det vil være hensiktsmessig å organisere sekretariatet direkte under Regionrådets ledelse(au) og ikke underlagt et annet styre og en annen ledelse.
18 De regionråd vi har vært i kontakt med og som har en selvstendig organisering oppgir gode erfaringer med det. Det samme gjelder fra de som har vertskommunemodellen, som også er en robust modell. Indre Østfold Regionråd er et eget rettssubjekt med eget organisasjonsnummer og egen økonomi og kan slik sett være arbeidsgiver for eget sekretariat. På den annen side kan man velge å legge funksjonen til Indre Østfold Utvikling IKS slik som man tidligere har vært inne på. Det er naturlig at man ved behandlingen av budsjett for 2014 foretar en permanent avklaring på organiseringen av sekretariatet. Forslag til beslutning: 1. Arbeidsutvalget innarbeider et permanent løsningsforslag vedørende sekretariatsfunksjonen i forbindelse med forslag til handlingsplan 2014-2015 og budsjett for 2014. 2. Arbeidsutvalget får fullmakter til å finne en praktisk løsning på sekretariatsfunksjonen for andre halvår 2013 innenfor en økt budsjettramme til totalt kroner 767.000, som økes ved at kommunene bidrar med 6 kroner per innbygger i tillegg til tidligere bevilgninger. Budsjettet for 2013 blir da som følger: Justert budsjettforslag 19.04.2013 Vedtatt 08.02.13 Forslag Forslag Bud 2013 Endring 2013 Justert bud. 2013 UTGIFTER NOK NOK NOK Husleie og kontorutgifter, telefon og data 0,00 0,00 0,00 Inventar 0,00 0,00 0,00 Overnatting, kjøring og reiseutgifter 15 000,00 0,00 15 000,00 Regnskap og revisjon 20 000,00 0,00 20 000,00 Tilskudd til andre, gaver 12 000,00 0,00 12 000,00 Profilering og markedsføring, Web 5 000,00 0,00 5 000,00 Regionrådsmøter, rådmannsmøter, andre møter 10 000,00 0,00 10 000,00 Indre Østfold ungdomsråd 10 000,00 0,00 10 000,00 Kjøp av andre eksterne tjenester, juridisk bistand 0,00 0,00 0,00 Bankgebyrer 1 000,00 0,00 1 000,00 Sekretariats tjenester første halvår 2013 381 000,00 0,00 381 000,00 Sekretariats tjenester andre halvår 2013 0,00 313 000,00 313 000,00 SUM Utgifter inklusive sekretariats-tjenester 454 000,00 313 000,00 767 000,00 INNTEKTER Medlemsavgift fra kommunene kr 1 per innbygger 51 000,00 0,00 51 000,00 Medlemsavgift fra kommunene grunntilskudd 90 000,00 0,00 90 000,00 Sum inntekter 141 000,00 0,00 141 000,00 Tilskudd til sekretariat 1. halvår (6 kr. per innbygger) 313 000,00 0,00 313 000,00 Tilskudd til sekretariat andre halvår (6 kr. per innbygger) 0,00 313 000,00 313 000,00 Sum inntekter 454 000,00 313 000,00 767 000,00 Resultat 0,00 0,00 0,00
19 Møtedato:19.04.2013 Saksnummer:14/2013 Sakstittel: Brannsamarbeid i Indre Østfold Saksbehandler: Alf S. Johansen Saksopplysninger: Det vil bli gitt en orientering i møtet på vegne av rådmannsgruppa. Det foreligger en avtale om felles brannsjef mellom Askim, Trøgstad, Spydeberg/Hobøl fra 14. mars i år som utløper 31.12.2014 med intensjon om felles brannvesen så snart som mulig. Saksbehandlers vurdering: Det er naturlig at den nylig inngåtte avtalen danner et utgangspunkt for det regionale samarbeidet. Rådmannsgruppen har også ønsket å innhente erfaringer fra andre regioner, og anbefaler det lages en felles framdriftsplan, for et gjennomføringsprosjekt og har vurdert det til å koste rundt 200.000 korner som anbefales fordelt på de samarbeidende kommuner etter innbyggertall. Det er naturlig at Askim kommune samordner det videre arbeidet med saken og at de kommuner som er klar for et felles brannvesen inngår en avtale om det så snart som mulig. Andre kommuner kan slutte seg til etter hvert som det vurderes som hensiktsmessig for den enkelte kommune. Forslag til beslutning: 1. Regionrådet vil anbefale at det så snart som mulig etableres et felles brannvesen i Indre Østfold for de kommuner som ønsker å delta med utgangspunkt i nåværende avtale om brannsjefsamarbeid og intensjon om felles brannvesen mellom Askim, Trøgstad, Spydeberg og Hobøl. 2. De kommuner som ønsker å avvente kan komme med senere. 3. Askim kommune bes samordne organisering av et gjennomføringsprosjekt som fremmes for regionrådet og kommunestyrene. 4. Kostnader med et gjennomføringsprosjekt fordeles på kommunene etter innbyggertall.
20 Møtedato:19.04.2013 Saksnummer:15/2013 Sakstittel: Statens Biltilsyns vegstasjon i Indre Østfold uttalelse Saksbehandler: Alf S. Johansen Vedlegg: Brev fra Statens Vegvesen datert 08.03.2013 til Eidsberg kommune(se nedenfor). Saksopplysninger: Statens Vegvesen har bestemt seg for å legge ned kjøreopplæringen for MC og tunge kjøretøyer som i dag utføres ved trafikkstasjonen i Eidsberg og flytte den til Sarpsborg, Hafslund trafikkstasjon med virking fra 1. januar 2014. Vurdering: Indre Østfold Regionråd bør si tydelig fra hva man mener om at kjøre-opplæringstilbudet i Indre Østfold svekkes. En region som er i sterk vekst og som allerede utgjør mer enn 50.000 innbyggere må ha krav på å kunne opprettholde undervisningstilbud som har eksistert i en årrekke. Det er heller ingenting som tilsier at det er kortere reisevei mellom Indre Østfold og Sarpsborg enn tidligere. Fra de fleste stedene i Indre Østfold går det et par timer å reise tur-retur Sarpsborg. Flytting av denne typen tilbud medfører dermed økt transport og belastning på veiene og er til stor ulempe for de som blir direkte berørt. Forslag til beslutning: Indre Østfold Regionråd reagerer på at Statens Vegvesen planlegger å redusere opplæringstilbudet til sjåfører ved trafikkstasjonen i Indre Østfold, og forventer at beslutningen omgjøres.
21
22
23 Møtedato:19.04.2013 Saksnummer:16/2013 Sakstittel: Partnerskap for regional utvikling, fokus og arbeidsgruppe Saksbehandler: Alf S. Johansen Vedlegg: Retningslinjer og søknadskjema( se nedenfor) Saksopplysninger: Som orientert om i regionrådets møte 8. februar d.å. er det nye partnerskapet for regional utvikling nå eetablert med en egen styringsgruppe for hele fylket. Fondet er på 5 millioner kroner for 2013 og det forutsettes at de enkelte prosjektdeltakerne til sammen bidrar med en tilsvarende sum. Søknadsfristen er 7. mai. Prosjekter kan enten initieres gjennom regionrådene eller fra grupper av kommuner. Forutsetninger: Det forutsettes minimum 50% medfinansiering av de enkelte prosjektene som delfinansieres gjennom ordningen. Søker er pliktig til å informere om økonomisk støtte fra andre partnere både i hovedprosjekt og delprosjekt (også annen støtte fra fylkeskommunen). Dersom bare deler av midlene brukes, forutsettes det at alle partnere finansierer sin andel i henhold til opprinnelig finansieringsplan. Midlene skal kun benyttes til utviklingsoppgaver ikke driftsoppgaver Midlene kan ikke benyttes til lønn til regionsrådssekretærene Alle omsøkte prosjekter skal beskrive bakgrunn, mål, organisering, framdrift, finansiering, budsjett og rapportering i tråd med gjeldende mal (vedlegg 4). Saksbehandlers vurdering: Regionrådets arbeidsutvalg har spilt inn flere ideer og 3 av disse er: 1. Et prosjekt for samarbeid om næringsutvikling i Indre Østfold gjennom rullering av den strategiske næringsplanen og utvikling av samarbeidsstrukturene for innovasjon og utvikling blant annet gjennom det nyetablerte Indre Østfold Utvikling IKS 2. Et prosjekt som knytter sammen Glommabuen (Nedre Øyern-Vamma) med de prosjektene som ligger oppstrøms og nedstrøms, samtidig som man fokuserer på hvordan utvikle og ta i bruk den ressursen som ligger i Glommabuens unike kulturhistorie og natur. Både folkehelse og reiseliv kan prioritere på tiltaket. Fossum strøkets befestninger kan være en del av et slikt prosjekt hvor også Høytorp fort spiller en sentral rolle. 3. Unionsleden Moss-Karlstad. Utvikling av aksen Moss-Karlstad med opplevelser innenfor sykkel, hest, vandring, fiske, padling etc. etablerer Unionsleden som et konsept og et reiselivsmål i internasjonal målestokk. Målsettingen er å utvikle en strategi og tiltak som kan
24 bidra til bærekraftig økonomisk utvikling, kultur og rekreasjon. Dette prosjektet vil bli lansert i 2014 gjennom en kobling til Interreg. Det er viktig at kommunene i Mosseregionen er aktive partnere på norsk side sammen med Indre Østfold kommunene. Det bør nedsettes en hurtigarbeidende gruppe som diskuterer disse forslagene og som er i stand til å skrive søknader på det 2 øverste tiltakene innenfor den nevnte fristen. Det er naturlig at Indre Østfold Utvikling er sekretariat for en slik arbeidsgruppe som bør settes sammen med ressurspersoner fra de aktuelle kommuner. For prosjekt 3 planlegges et Interregprosjekt, først et mindre forprosjekt som gjennomføres i løpet av 6-12 måneder med oppstart i 2013. Fra 2014 ønsker man å lansere et hovedprosjekt over 3 år med støttet fra Interreg. Da ønskes bistand fra Regionalt partnerskapsfond for å bidra til dekning av den norske egenandelen. Det er altså ikke nødvendig å forberede en prosjektsøknad på dette tiltaket innen fristen 7.mai i år. Prosjektet har vært drøftet med Østfold Fylkeskommune, Moss kommune og kommuner på svensk side. Askim og Säffle kommuner har sagt seg villig til å stå som prosjektsøkere(prosjekteiere). Det er derfor naturlig at disse kommunene er i spissen for utvikling av prosjektet i samarbeid med Grensekomiteen Värmland-Østfold som har initiert prosjektet og også ønsker å støtte opp under prosjektet i fortsettelsen. Forslag til beslutning: 1. Rådmannsgruppa nedsetter omgående en hurtigarbeidende arbeidsgruppe for å forberede søknader som beskrevet ovenfor. 2. Regionrådets arbeidsutvalg får fullmakt til å sende søknadene på vegne av regionrådet.
25
26 VEDLEGG Retningslinjer for Regionalt partnerskapsfond i Østfold 2013-2016 Østfold fylkeskommune oppretter et regionalt partnerskapsfond. Midler til fondet kan bevilges årlig av fylkestinget ut fra den økonomiske situasjonen, i første rekke basert på fjorårets regnskapstall og utbytte fra Østfold Energi. 1. Formål med fondet Fondet skal delfinansiere prosjekter som skal bidra til nytteeffekter og positiv utvikling for hele Østfoldsamfunnet. Prosjektenes målsetninger skal ta utgangspunkt i prioriteringene i gjeldende fylkesplan og fokusområder beskrevet i de aktuelle regionenes/ kommunenes planstrategier. Fondet skal bidra til å styrke partnerskapet mellom fylkeskommunen, regionene og kommunene i arbeidet for å nå omforent ønsket samfunnsutvikling. Fondet erstatter ikke de fylkesovergripende sektorprogrammene som Østfoldhelsa, Østfold kompetanseoffensiv og Reiselivsprogrammet. Fondet kan også delfinansiere mindre prosjekter, dersom disse bygger opp under omforente mål og strategier. Mindre prosjekter er dermed å regne som delprosjekter innenfor et større overordnet innsatsområde. 2. Beslutningsmyndighet Retningslinjene for innretning på, og forvaltning av dette fondet er vedtatt av fylkestinget i Østfold fylkeskommune 05.12.2012 (sak xxxx). Kun fylkestinget i Østfold fylkeskommune kan endre retningslinjene for dette fondet. Eventuelle endringer skal kun foretas i samråd med regionrådene i Østfold. Fondet forvaltes av en styringsgruppe bestående av: Fylkesordfører (leder av styringsgruppa), Østfold fylkeskommune Posisjonsleder, Østfold fylkeskommune Opposisjonsleder, Østfold fylkeskommune Ledere av regionrådene i Indre Østfold, Nedre Glomma, Mosseregionen og Halden Kun fondets styringsgruppe kan vedta bevilgninger fra fondet. Alle bevilgninger vedtas ved simpelt flertall. 3. Sekretariat Fylkesrådmannen er sekretariat for fondet. Sekretariatet har ansvaret for å sikre oppfølging og rapportering av fondet og prosjektene finansiert under dette. Sekretariatet skal også avgi sin anbefaling til styringsgruppa om alle prosjekter det søkes midler til. 4. Søkere Regionrådene i Østfold, andre grupper av kommuner samt Østfold fylkeskommune kan fremme søknader til fondet. 5. Rutiner Søknader om tildeling av midler skal foreligge hos sekretariatet senest 3 uker før de behandles i styringsgruppa. Sekretariatet skal utarbeide sin innstilling til søknaden for styringsgruppa senest 1 uke før søknaden behandles der. Sekretariatet skal påse at alle omsøkte prosjekter er i tråd med forutsetningene for ordningen. Sekretariatet skal påse at vedtatte prosjekter gjennomføres i tråd med vedtak og at de avgir årsrapporter og/eller sluttrapporter i tråd med kravene til ordningen
27 6. Forutsetninger Det forutsettes minimum 50% medfinansiering av de enkelte prosjektene som delfinansieres gjennom ordningen. Søker er pliktig til å informere om økonomisk støtte fra andre partnere både i hovedprosjekt og delprosjekt (også annen støtte fra fylkeskommunen). Dersom bare deler av midlene brukes, forutsettes det at alle partnere finansierer sin andel i henhold til opprinnelig finansieringsplan. Midlene skal kun benyttes til utviklingsoppgaver ikke driftsoppgaver Midlene kan ikke benyttes til lønn til regionsrådssekretærene Alle omsøkte prosjekter skal beskrive bakgrunn, mål, organisering, framdrift finansiering, budsjett og rapportering i tråd med gjeldende mal (vedlegg 4). 7. Rapportering Det skal utarbeides årsrapport og sluttrapport for det enkelte prosjekt som er finansiert gjennom fondet (vedlegg 2). Rapporteringen skal inneholde måloppnåelse og resultater, samt regnskap. Fylkeskommunen og fylkesrevisjonen har til enhver tid rett til innsyn i regnskap og bilag vedrørende bruk av tilskudd. Ved sluttrapportering skal prosjektets regnskap være attestert av offentlig godkjent revisor og inneholde både resultatregnskap og balanse Årsrapporten skal være sekretariatet i hende senest 1. februar, sluttrapport senest 3 måneder etter prosjektet er avsluttet. Sekretariatet videreformidler prosjektrapportene til styringsgruppa. Sekretariatet skal utarbeide årsrapport for ordningen og der beskrive status for vedtatte prosjekter og oversikt over fondets økonomi. Årsrapport for fondet skal foreligge senest 1.mars. Styringsgruppen rapporterer arbeidet med fondet til fylkesutvalget og regionrådene. Innhold og konkretisering Prosjekter som skal iverksettes skal innrettes mot prioriterte mål definert i gjeldende fylkesplan for de tre fokusområdene: levekår og folkehelse, verdiskaping og miljø, utvidet/ spesifisert med fokusområder i den regionale planstrategien. Innenfor denne rammen må søknaden være begrunnet i regionens/ kommunen(e)s planstrategi. For presisering av regionale strategier, se vedlegg 2. Sekretariatet kan i tillegg til å gi en vurdering av om søknaden bør få midler fra fondet, vurdere om det er andre fylkeskommunale, statlige eller internasjonale ordninger som er mer egnet til formålet. 50% av midlene bevilget fra fondet overføres til prosjektet ved oppstart, 25% overføres midtveis, og 25% i det revisorgodkjent regnskap er godkjent av styringsgruppen. Vedlegg: 1. Styringsgruppe 2. Regionale planstrategier 3. Mal for prosjektbeskrivelse 4. Mal for prosjektrapportering.
28 Styringsgruppe Vedlegg 1 Medlemmer Styringsgruppa består av: Fylkesordfører, Østfold fylkeskommune Posisjonsleder, Østfold fylkeskommune Opposisjonsleder, Østfold fylkeskommune Ledere av regionrådene i Indre Østfold, Nedre Glomma, Mosseregionen og Halden Fylkesordfører er leder. Fylkesrådmann er ansvarlig for sekretariatsfunksjon. Oppgaver Styringsgruppa ivaretar det løpende arbeidet med Regionalt partnerskapsfond. Styringsgruppa har alene vedtaksmyndighet for søknader til fondet. Alle bevilgninger avgjøres ved simpelt flertall. Styringsgruppa rapporterer til sine respektive oppdragsgivere. Styringsgruppa har normalt 2 møter i året, møteplan for 2013 fastlegges i første møte. Deretter blir møteplan fastlagt for det neste året i det siste møtet på høsten. Møteinnkallinger og saksliste sendes ut med minst en ukes varsel. Vedlegg 3 Mal for beskrivelse av prosjekter Prosjektnavn: Prosjektets formål: Resultatmål: Ivaretakelse av horisontale kriterier: Fylkesplanens prioriteringer: Hovedmål A: Levekår og Folkehelse B: Verdiskaping C: Miljø Strategier D:Kompetanseutvikling E:Fortetting, byutvikling og vern F:Transport og fysisk aktivitet Regionale planstrategier: Organisering: Prosjekteier Prosjektleder: Styringsgruppe: Styringsgruppe for Regionalt partnerskapsfond Prosjektgruppe: Referansegruppe: Revisor: Framdrift: Oppstart: Milepelsdatoer: Forventet sluttdato: Økonomioversikt: Dato Bilagsnummer Bilagstekst Debet(utgift) Kredit(inntekt) 1 Utgift A x 2 Tildelte midler fra Regionalt partnerskapsfond x 3 Egen finansiering x Sum 0,00 0,00
29 Vedlegg: Prosjektplan med aktivitetsplan, kostnadsbudsjett og finansieringsplan Rapporteringsmal for prosjekter Vedlegg 4 Innhold År og rapporteringsperiode (år/sluttrapport) Måloppnåelse Framdrift Økonomisk oversikt Regnskap Ved sluttrapportering skal regnskap attestert av offentlig godkjent revisor, inkludert resultatregnskap og balanse, være vedlagt. Økonomisk oversikt: Dato Bilagsnummer Bilagstekst Debet(utgift) Kredit(inntekt) 1 Utgift A x 2 Tildelte midler fra Regionalt partnerskapsfond x 3 Egen finansiering x Sum 0,00 0,00
30 Møtedato:19.04.2013 Saksnummer:17/2013 Sakstittel: Regionalt Ungdomsråd - orientering Saksbehandler: Alf S. Johansen Saksopplysninger: Leder av det regionale ungdomsrådet Vegard Finnes vil gi en orientering om arbeidet. Forslag til beslutning: Saken tas til orientering
31 Møtedato:19.04.2013 Saksnummer:18/2013 Sakstittel: Busstilbud Värmland-Indre Østfold Saksbehandler: Alf S. Johansen Vedlegg: Det blir gitt en orientering i møtet fra Värmlandstrafikk og Østfold Kollektivtrafikk. Saksopplysninger: Det vises til det forslaget som Värmlandstrafikk har spilt inn overfor Østfold Kollektivtransport om å etablere en bussrute Årjäng-Mysen med forbindelser til Karlstad. Grensekomiteen Värmland-Østfold har vært en pådriver bak dette initiativet. Det dreier seg om et forsøksprosjekt hvor man tenker seg at billett-inntektene etter 3 år vil dekke rundt 50 % av kostnadene. Første året ser man for seg at billett-inntektene dekker 20 % av kostnadene. Forslaget er basert på flere alternative muligheter, og man tenker seg korrespondanse med tog til fra Oslo. Det alternativet som det nå konkret handler om er et busstilbud som går med 16 daglige avganger Töcksfors-Mysen og 11 daglige avganger Årjäng-Mysen, hvor 10 avganger også korresponderer med Karlstad-ruta. Den tidligste avgangen fra Tøcksfors er 04.45, tidligste fra Årjäng 06.25 og seneste retur fra Mysen 21.55. Forslaget er åpent for justeringer og diskusjon, men Värmlandstrafik må ha et tydelig svar fra kommunene/østfold fylkeskommune, for å kunne etablere ruten med start januar 2014. Det er i dag nærmere 1000 pendlere Årjäng-Indre Østfold og totalt nærmere 6000 pendlere Värmland-Osloregionen(inkludert Indre Østfold, hvor blant annet 120 pendler fra Årjäng til Norturas anlegg i Eidsberg). Målsettingen er å gi flere av disse mulighetene til å reise kollektivt. I tillegg er det som kjent mange fra Norge som handler i Värmland. Det er også stadig flere fra Norge som jobber eller driver næringsvirksomhet i Sverige. Saksbehandlers vurdering: Det er i dag et utilfredsstillende kollektivtransport-tilbud mellom Norge og Sverige og mellom Värmland og Østfold. Det er få gode alternativer til bilen. Nå vurder også Timeekspressen å legge ned sine kommersielt baserte bussrute til fra Töcksfors. Slik bør det ikke fortsette dersom man ønsker en tettere integrasjon av økonomi og arbeidsmarked og dersom man ønsker å tenke på miljø og klima. I dag skjer den sterkt økende samhandlingen i all hovedsak med hjelp av privatbilen. Det ligger store muligheter for Østfold og Norge i å utvikle samarbeidet med Värmland på ulike fronter. Arbeidsmarked, handel og reiseliv er noen av de fokusområdene som kan utvikles. Det er interessant, men ikke unaturlig at Årjäng er den kommunen i Värmland med lavest arbeidsledighet. Det er også interessant at både Østfold og Värmland har flyplasser (Karlstad-Rygge) med