Brukermanual versjon 3.1 1 HEY-HO LET S GO AVALDSNESGT. 95A 4014 STAVANGER POST@HEY-HO.NO HEY-HO.NO
Hvorfor Let s Go Present? Kan jeg ikke fortsette å lage mine presentasjoner i Powerpoint, som før? Selvfølgelig kan du det. Men Let s Go Present har en rekke fordeler som de gode, gamle presentasjonsverktøyene ikke har. Du skal heller ikke installere noe du jobber direkte i nettleseren. Alt er online og oppdatert 24/7/365, og presentasjonen tilpasses dessuten automatisk oppløsning på nettleseren. Og ikke minst: Let s Go Present fungerer like godt på pc, mac og nettbrett. Veien til en lekker presentasjon som begeistrer blir helt enkelt kortere med Let s Go Present. Mer oppdaterte presentasjoner Presentasjonen din framstår som mer oppdatert med Let s Go Present. Ikke bare rent visuelt, men også gjennom oppdaterte fakta. Hver gang den som laget presentasjonen (administrator) endrer sine slides, eller legger inn nye fakta i sin presentasjon, endres også disse automatisk i din presentasjon, hvis du har benyttet deler av administrators presentasjon. Lett å lære, lett å redigere, lett å dele Let s Go Present er enkelt og logisk, og lages og redigeres etter dra-ogslipp -prinsippet. Det er også enkelt å implementere visuelle elementer som grafer, bilder og film i presentasjonen, som du henter i eget online film- og billedgalleri eller legge inn nettadresser til Youtube- eller Vimeo-filmer. Men først: Velg mellom ulike forhåndsproduserte designmaler (i tråd med selskapets profil), og finn malen som ivaretar ditt behov. Ferdige presentasjoner kan eksporteres som weblenke, som ZIP-fil for lokal visning uten behov for nett-tilgang, som PDF og er lette å dele (egen lenke). Seksjonering kunsten å gjøre komplekse presentasjoner enklere Den lange komplekse presentasjonen kan være en kunst å sy sammen. Og ikke rent sjelden også kompleks å navigere i. Let s Go Present lar deg derimot seksjonere de overordnede budskapene, slik at du ved ett tastetrykk (høyre piltast) kan gå videre, eller tilbake (venstre piltast), når det er behov for det. Du kan med andre ord kjapt hoppe over uaktuelle seksjoner. Eller, når det er behov for det, raskt erstatte enkeltseksjoner med nye. På de neste sidene vil du få en rask innføring i hvor enkelt det er å lage presentasjoner i Let s Go Present. 2
Før du går i gang les dette! Nettleser Let s Go Present er optimalisert for Chrome nettleser, men fungerer også med noen begrensninger i Safari og Firefox. Vi anbefaler at Chrome brukes for størst kompatibilitet. Last ned og installer Chrome-nettleseren her: http://www.google.com/chrome/ IKKE Internet Explorer Let s Go Present fungerer ikke i denne utdaterte nettleseren. Skjermoppløsning Bør settes til minimum 1024x768 på maskinen som skal benyttes til presentasjonen. Høyere oppløsning er anbefalt for best brukeropplevelse. Citrix NB! Citrix MÅ være avlogget for at Let s Go Present skal fungere. Bruk av Citrix med Let s Go Present kan resultere i overskriving av filer og presentasjoner. Innlogging hvordan får jeg konto? Du må ha egen konto for å kunne logge inn i administrasjonssystemet. Send forespørsel til melinda.baerheim@altibox.no Du vil deretter få en e-post som viser hvordan du lager ditt eget passord mailadressen er brukernavnet ditt. Logg inn her: http://present.altibox.no/ Det er også her du går inn og klikker Glemt passord, hvis det er problemet. Endringer av sider eller seksjoner Har du innspill til endring av sider eller seksjoner eller andre tilbakemeldinger til selskapspresentasjonen kan dette meldes til melinda.baerheim@altibox.no Teknisk support For teknisk support, send e-post til letsgopresent@hey-ho.no 3
Innhold Hovedverktøyene på presentasjonsoversikten 05 Lage ny presentasjon 06 Felles verktøy og funksjoner 09 Endre avsenderlogo for hele presentasjonen 04 Endre logo for seksjoner 11 Endre logo på sidenivå 11 Endre rekkefølgen på sidene 12 Seksjoner eller enkeltsider? 12 Hvordan redigerer jeg en enkeltside? 13 Endre bakgrunnsbilde/-film 19 Ny side eller seksjon 22 Endre rekkefølgen på seksjonene 23 Forhåndsvisning og kjøring av presentasjoner 24 Jobbe med andre på samme presentasjon 28 Dele presentasjoner med andre 29 Lage PDF av presentasjoner 30 Tips til bruk av grafer i Let s Go Present 31 Let s Go Present alltid oppdatert manual 32 Tilleggsfunksjoner kun for administratorer 33
Hovedverktøyene på presentasjonsoversikten for å forhåndsvise presentasjonen. for å duplisere hele presentasjonen, for å lage din egen versjon av den, basert på malpresentasjonen. for å slette hele presentasjonen. Du kan kun slette dine egne presentasjoner. Det er ikke mulig å slette administrators malpresentasjoner. for å lage PDF (Adobe Acrobat) av presentasjoner. for å dele en presentasjon med en kollega for å jobbe på samme prentasjon. for å sende presentasjonen som lenke til en kollega eller eksterne, eller eksportere hele presentasjonen for visning på Mac/PC, uten behov for nett-tilgang. 5
Lag ny presentasjon Du har to muligheter: a) Ta utgangspunkt i en eksisterende malpresentasjon (Hovedmalen for Altibox er Selskapspresentasjon 2017). b) Starte fra bunn, med tomme sider, men basert på tilgjengelige maler. 6
a) Ta utgangspunkt i en eksisterende malpresentasjon: 1. Velg ikonet for å duplisere en eksisterende presentasjon. 2. Skriv inn ønsket navn på din presentasjon og trykk Lagre. 3. Klikk på navnet for din presentasjon i presentasjonsoversikten. Du er nå i redigeringssmodus.! Presentasjonen er kun synlig for deg og personer med administrator-rettigheter. Det er kun administrator som kan sette en presentasjon som malpresentasjon, og på den måten gjøre den synlig og dupliserbar for resten av organisasjonen. 7
b) Lage ny presentasjon fra bunnen av: Fremgangsmåten er så godt som lik som når man tar utgangspunkt i en eksisterende presentasjon. 1. Velg Ny presentasjon. 2. Skriv inn navn på presentasjonen og trykk Lagre.! Herfra og ut er fremgangsmåten helt lik alternativ a) 8
Felles verktøy og funksjoner De neste sidene viser verktøy og funksjoner som gjelder alle presentasjoner, uavhengig av om du velger å duplisere en eksisterende presentasjon eller starter fra bunn av. Aktuelle verktøy på sideoversikt: Verktøyene har ulike funksjoner etter om de er plassert på presentasjonsnivå eller på seksjonsnivå. Presentasjonsnivå for å endre navn på presentasjonen din. for å forhåndsvise presentasjonen. for å duplisere hele presentasjonen. for å slette hele presentasjonen. for å dele en presentasjon med en kollega for å jobbe på samme presentasjon. for å endre status og dele presentasjonen med andre, samt laste ned hele presentasjonen som en ZIP-fil for visning uten behov for tilgang til internett. 9
Seksjonsnivå for å låse en slide eller seksjon (kun synlig for administratorer, les mer på side 35). for å endre navn på seksjonen. for å duplisere hele seksjonen. for å slette hele seksjonen. for å flytte seksjonen opp eller ned. for å ekspandere eller minimere valgt seksjon. 10
Endre avsenderlogo for hele presentasjonen Let s Go Present er tilgjengelig for Altibox og alle partnere. Du kan selv sette avsenderlogo for hele presentasjonen, for en seksjon, eller for en enkeltside. For å endre avsenderlogo for hele presentasjonen: 1. Åpne din presentasjon. 2. I toppfeltet for presentasjonen, velg Altibox (default). 3. Velg ny avsenderlogo. Logoen settes automatisk for hele presentasjonen. Endre logo for seksjoner Dette gjør du ved å velge ønsket avsenderlogo i nedtrekksmenyen på seksjonsnivå. Endre logo på sidenivå Se side 15. 11
Endre rekkefølgen på sidene Ta musen over nedre del av den siden du vil bytte rekkefølge på. Når du får opp et flytteikon drar du den aktuelle siden til dit du vil plassere den og slipper musepekeren. Tips: Slipp den aktuelle siden mellom to andre sider. Seksjoner eller enkeltsider? Alle presentasjoner kan enten lages som enkeltsider eller som seksjoner. Fordelen ved å lage seksjoner spesielt i større presentasjoner er at man kan hoppe mellom framsiden til hver seksjon ved å bruke piltastene på tastaturet; Det kan være lurt å dele opp presentasjonen i seksjoner hvis man ønsker å kunne hoppe raskt mellom ulike tema. Enkeltsider fungerer best i små presentasjoner, der innholdet er hovedsakelig samme tema. 12
Hvordan redigerer jeg en enkeltside? 1. For å redigere en side, trykk på på siden du vil redigere. 2. Siden vil nå vises i redigeringsmodus. 3. I redigeringsmodus kan du: a) endre farge på tekst. b) endre overgang mellom sidene. c) endre avsenderlogo for den aktuelle siden. d) legge til interaktive Smart HotSpots. e) endre mal. f) redigere tekst og bakgrunnsgrafikk/-film. 4. Du kan også duplisere en side ved å trykke på eller slette en side ved å trykke på 13
a) Endre farge på tekst: Dette gjør du ved å klikke på. All tekst i sliden skifter da farge mellom sort og hvit. Denne funksjonen er spesielt godt egnet for å skape nødvendig kontrast mellom tekst og bakgrunnsbilder. b) Endre overgang mellom sidene: For å endre overgangen mellom sidene i presentasjonen, kan du enkelt velge aktuelle overganger fra nedtrekksmenyen Overgang. 14
c) Endre avsenderlogo for den aktuelle siden: En tilpasset avsenderidentitet, gjør at den aktuelle siden i større grad bidrar til å lenke avsender til det aktuelle teamet.! Du kan også velge - Ingen logo - nederst i listen om du ønsker en side uten avsender. Typisk er dette ønskelig for eksempelvis avslutningssider i presentasjoner med stor logo i sentrum av siden. 15
d) Hvordan legge til interaktive Smart HotSpots: Let s go Present støtter interaktive Smart Hotspots. Dette er klikkbare objekter som kan inneholde tekst, bilde/film eller tekst/bilde/film. Filmer kan lastes opp fra din maskin, velges fra Dropbox-galleriet, eller lenkes inn fra Vimeo eller Youtube. For å legge til en Smart Hotspot: 1. Ta musen over Smart Hotspot-ikonet. 2. Dra ikonet inn på siden, til ønsket sted. 3. Velg mal og trykk 4. Skriv inn tekst, velg bilde eller film, og trykk! Ved bruk av Vimeo- og Youtube-lenker som del av Smart Hotspots kreves det tilgang til internett for at filmene skal vises. Dette gjelder også for nedlastede presentasjoner (ZIP-filer). 16
e) Endre mal for enkeltside: Du kan når som helst endre mal for ønsket side. 1. Trykk på over en enkeltside. 2. Dette åpner malvelgeren. 3. Før musen over malen du vil bytte til. 4. Trykk Velg. 5. Trykk Lagre. Siden er nå endret med ny mal. 17
f) Redigering av innholdselementene: Dette gjør du enkelt på selve siden, ved å trykke på Slik kan du endre: 1. Tekster 2. Bakgrunner/film/grafikk 1. Endring av tekst Trykker du på ved teksten, får du opp innskrivingsfeltet, som vist til venstre. 18
2. Endring av bakgrunnsbilde eller film: Let s Go Present har en egen integrert Media Managermodul. Modulen lar deg laste opp bilder og filmer i tilgjengelige mapper. Bilder kan redigeres, beskjæres og roteres. For opplasting av filmer må filformatet være.mp4. Du kan velge å laste opp egne elementer, eller du kan bruke godkjente elementer i mappestrukturen til Media Manager.! Det er kun administrator som per i dag kan opprette mapper.! Filmer må være i MP4-format. 1. Trykk på i høyre hjørne av en side for å komme inn i Media Manager (om du ikke allerede har gjort dette på foregående side). 2. For å laste opp innhold velger du først mappen du vil lagre innhold til. Dette gjøres ved å enkeltklikke mappen. 3. Velg Last opp, velg elementet du vil laste opp og trykk Åpne. Elementet lastes nå automatisk inn i valgt mappe. 4. Trykk på elementet du ønsker å laste inn på siden. 5. Velg Sett inn bilde for å laste valgt bilde inn i sidemalen. 6. Husk å trykke Lagre for å aktivere endringen. 19
Sette inn bilde som erstatning for film (for ipad/iphone) ipad og iphone har per i dag ikke støtte for å spille av filmer i bakgrunnen. Det er derfor utviklet støtte for å legge inn bilde som alternativ til filmer ved kjøring av presentasjoner på ipad og iphone. 1. Før musepekeren over av et bakgrunnsbilde. 2. Trykk på for å komme inn i Media Manager. 3. Velg bildet du vil bruke som erstatning for film. 4. Velg Sett inn bilde for å sette inn bildet i malen. 5. Husk å trykke Lagre for å aktivere endringen.! Bytte mellom film og bilde skjer automatisk etter hvilken nettleser og medieavspiller som benyttes for kjøring av presentasjonen. 20
Beskjære bilder i Media Manager Malene i Let s Go Present er optimalisert for et gitt sideforhold tilsvarende 16:9. Du kan imidlertid laste inn bilder i alle sideforhold. For at bilde skal passe perfekt i malen vil det noen ganger være behov for å tilpasse utsnittet på bildet. 1. Velg Beskjær bilde 2. Inne i beskjæringsverktøyet har du flere muligheter. Du kan justere den blå rammen opp og ned for å velge utsnitt, eller du kan flytte hele rammen ved å holde inne musepekeren og drar rammen til ønsket utsnitt. Du kan også zoome inn og ut, flytte elementet med piltastene, eller rotere bildet med roteringsknappene. 3. Når du er fornøyd med beskjæringen trykker du den grønne knappen Sett inn beskjært bilde. Bildet settes nå rett inn i sidemalen. 4. Husk å trykke Lagre for å aktivere endringen. 21
Ny side eller seksjon Klikk på Ny slide om du ønsker å legge til en ny side i presentasjonen. Valgmulighetene: 1. Ny slide fra mal: Før musen over ønsket mal og trykk Velg. 2. Ny slide fra presentasjonsbank: Du velger sider fra eksisterende presentasjoner. Ny side og ny seksjon settes nå automatisk inn i din presentasjon. 22
Vil du endre rekkefølgen på seksjonene? Dette gjør du ved å du trykke på pil opp eller ned. 23
Forhåndsvisning og kjøring av presentasjoner Du har to muligheter: a) Du kan forhåndsvise og kjøre presentasjonen direkte i nettleseren, med tilgang til internett. b) Eller laste ned presentasjonen før visning uten tilgang til internett (gjelder kun pc/mac, ikke ipad). 24
a) Forhåndsvise og kjøre presentasjonen direkte i nettleseren, med tilgang til internett: 1. Klikk på Forhåndsvis inne i din presentasjon. 2. For fullskjermsmodus, gjør du slik (i Chrome): -- Velg Visning i toppmenyen. -- Velg Start presentasjonsmodus i undermenyen. -- For å avslutte presentasjonsmodus, før musen til toppen av presentasjonen og velg Avslutt presentasjonsmodus fra samme meny. 3. For å navigere i presentasjonen bruk piltastene på tastaturet, swipe på ipad, eller trykk navigasjonsikonene (Nede i høyre hjørne av presentasjonen.) For å navigere mellom seksjoner bruker du pil venstre og høyre på navigasjonsikonet i forhåndsvisning av presentasjonen. For å navigere dypere ned i strukturen, bruker du pil opp/ned. Forhåndsvisning av hele presentasjonen klikk på side-oversikt ikonet og naviger deg fram til aktuell side med piltastene. Klikk på siden du ønsker å åpne i presentasjonen. 25
b) Laste ned presentasjonen for visning uten tilgang til internett (gjelder kun PC/Mac, ikke ipad): 1. Klikk på inne i presentasjonen. 2. Velg Last ned (Zip) i menyen -- Zip-filen lastes nå ned til din PC eller Mac. -- Pakk ut Zip-filen, og lagre denne på ønsket sted. -- For å kjøre presentasjonen, dobbelklikk filen index.html i mappen du lastet ned.! Filmer lenket inn i Smart HotSpots krever tilgang til internett for å kunne spilles av. 26
3. For fullskjermsmodus, gjør du slik (i Chrome): -- Velg Visning i toppmenyen. -- Velg Start presentasjonsmodus i undermenyen. -- For å avslutte presentasjonsmodus, før musen til toppen av presentasjonen og velg Avslutt presentasjonsmodus fra samme meny. 4. For å navigere i presentasjonen bruk piltastene på tastaturet, swipe på ipad, eller trykk navigasjonsikonene (Nede i høyre hjørne av presentasjonen.) For å navigere mellom seksjoner bruker du pil venstre og høyre på navigasjonsikonet i forhåndsvisning av presentasjonen. For å navigere dypere ned i strukturen, bruker du pil opp/ned. Forhåndsvisning av hele presentasjonen klikk på side-oversikt ikonet og naviger deg fram til aktuell side med piltastene. Klikk på siden du ønsker å åpne i presentasjonen. 27
Jobbe med andre på samme presentasjon Noen ganger er det ønskelig å ta frem presentasjoner sammen med en eller flere kolleger. Let s Go Present har nå fått støtte for deling av presentasjoner til kolleger for samproduksjon på en og samme presentasjon.! Merk at du kun kan dele presentasjoner du selv har opprettet. 1. Trykk på på verktøypalletten. 2. Trykk i feltet Trykk her for å legge til brukere. Klikk på personen du vil dele med. Gjenta dette om du vil legge til flere personer. 3. Trykk så for å aktivere delingen. 4. Delingen er nå aktiv. De som har fått delt presentasjonen vil se en grønn mappe på den delte presentasjonen.! For å avslutte delingen av en presentasjon går man inn på aktuell presentasjon og velger deleikonet og trykker Fjern deling. 28
Dele presentasjoner med andre For å dele presentasjoner for online visning, gjør du slik: 1. Skru på status-ikonet (av/på) for å gjøre presentasjonen tilgjengelig for andre. 2. Grønt ikon betyr at delingen er aktivert. 3. Velg eller Avhengig av hvilken nettleser du bruker, kan det være aktuelt å kopiere lenken til presentasjonen manuelt. 4. Kopier lenken ved å følge instruksjonene i meldingsboksen. 5. Send lenken til mottaker på e-post.! Du kan når som helst deaktivere en delt lenke ved å skru av status-ikonet 29
Lage PDF-fil av presentasjoner Chrome har støtte for produksjon av PDF-filer direkte i nettleseren. 1. Åpne Chrome. 2. Trykk Print-ikonet i presentasjonsoversikten. 3. Velg Endre og velg Lagre som PDF. 4. Trykk på Lagre og velg hvor du vil lagre PDF-en. 5. Velg Arkiver.! Sider i presentasjonen med filmbakgrunner og animasjoner vil bli vist med hvit bakgrunn i PDF-filen. 30
Tips til bruk av grafer i Let s Go Present 1. Åpne Powerpoint-malen her: http://tinyurl.com/altibox-ppt-grafer 2. I Powerpoint velger du mal og legger inn ønsket innhold. 3. Eksporter grafen som et bilde. 4. Last bildet av grafen inn i din Let s Go Presentpresentasjon. 31
Let s Go Present alltid oppdatert manual For å laste ned alltid oppdatert manual for Let s Go Present: 1. Velg Hjelp fra toppmenyen. 2. Velg Last ned brukermanual. Manualen åpnes nå som en PDF-fil i nettleseren. 3. Høyreklikk med musen over PDF-filen og velg Lagre som for å lagre manualen lokalt til din maskin. 32
Tilleggsfunksjoner for administratorer Brukere som har fått administratorstatus, har andre rettigheter og funksjoner enn vanlige brukere. Som Administrator kan du: a) Legge til og administrere nye brukere. b) Oppgradere vanlige brukere til å få administratorrettigheter. c) Sette presentasjoner som malpresentasjoner, slik at de blir tilgjengelige for alle brukere. d) Låse seksjoner, slik at vanlige brukere ikke kan redigere dem. e) Sende infomeldinger til brukere av Let s Go Present. 33
a) Legge til nye brukere: 1. Velg Admin i toppmenyen og Opprett bruker i undermenyen. 2. Skriv inn fullt navn, e-postadressen og hvilket firma eller avdeling den nye brukeren jobber i. 3. Velg så Administrator fra avkrysningsboksen, om du vil at brukeren skal ha administrasjonsrettigheter. 4. Trykk på Registrer for å registrere brukeren. Brukeren vil deretter få tilsendt en aktiveringslenke til den oppgitte e-postadressen. Brukeren kan nå registrere ønsket passord. Ved å klikke på Send, logges man automatisk inn i systemet. 34
b) For å endre rettigheter til bruker: Fra Admin og undermenyen Oversikt over brukere kan administrator endre rettigheter per bruker. 1. Trykk på Oppgrader for å oppgradere en vanlig bruker til Administrator. 2. Trykk på Nedgrader for å endre rettigheter fra Administrator til vanlig bruker. 35
c) Sett en presentasjon som mal for alle brukere: Standarden er at presentasjoner kun er synlige for brukeren som har laget presentasjonen. For å sette en presentasjon som malpresentasjon, og dermed gjøre den synlig og tilgjengelig for brukerne og hele organisasjonen; Klikk ikonet Sett som mal inne i presentasjonen. Brukere kan da duplisere denne, og benytte hele eller deler av denne i egne presentasjoner, basert på presentasjonsmalen. Privat visning presentasjonen er ikke satt som mal, men kun synlig for brukeren eller administratoren som har laget presentasjonen. Satt som mal presentasjonen er synlig for alle brukere av Let s Go Present. 36
d) Låse seksjoner eller sider: Som administrator kan du låse sider eller seksjoner for redigering. Låsingen påvirker ikke administrators muligheter til å redigere en side. for å låse en seksjon eller side for editering av vanlige brukere! Når en vanlig bruker dupliserer en presentasjon med låste slides eller seksjoner vil; 1) bruker ikke kunne endre henholdsvis side eller redigere/reorganisere/slette sider i en låst seksjon, og 2) låste sider vil alltid være oppdatert når endringer gjøres i presentasjonen de egentlig kom fra (som administrator eier). 37
e) Sende infomelding til brukere: Som administrator kan du sende pop-up-meldinger direkte inn i Let s Go Present, synlig for alle brukere. Dette er nyttig ved eksempelvis meldinger om planlagt nedetid, tillegg av nye funksjoner og oppdatert versjon av manualen. Meldingstjenesten har tre typer nivå, etter viktighetsgrad: 1) Standard (blå farge, enkel infomelding) 2) Notis (gul farge, viktig melding) 3) Alert (rød farge, spesielt viktig melding) Du kan velge om brukeren skal kunne lukke meldingen selv, eller om det er administrator som velger når meldingen skal lukkes. Du kan også velge om meldingen skal publiseres umiddelbart, eller tidsstyrt med til-og-fra dato. 38
Har du innspill til forbedringer eller nye funksjoner i Let s Go Present, vil vi veldig gjerne høre fra deg! Send oss en mail på letsgopresent@hey-ho.no Beste hilsener, Let s Go Present-teamet, Hey-Ho Let s Go 39 HEY-HO LET S GO AVALDSNESGT. 95A 4014 STAVANGER POST@HEY-HO.NO HEY-HO.NO