ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 4 Kontrollutvalget i Rennesøy INNKALLES TIL MØTE 19. november 2010 kl. 08.30 i Kommunestyresalen SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste 24/10 Orientering om budsjett 2011 og økonomiplan 2011-2014 25/10 Rapport om selskapskontroll av Stavangerregionen Havn IKS 26/10 Bestilling selskapskontroll: Brannvesenet Sør-Rogaland IKS 27/10 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 28/10 Kontrollutvalgets årsplan 2011 29/10 Oversikt over status prosjekter og kontroller 30/10 Godkjenning av protokoll 19.11.10 EVENTUELT MELDINGER Periode: 18. september 2010-19. november 2010 Nr. Referatsakstittel 11/10 Kontrollutvalgets innstillingsrett til kommunestyret 12/10 Tertialrapport 2. tertial med budsjettreguleringer Rådmann og økonomisjef er invitert til å orientere om budsjett og økonomiplan. Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 97 65 91 evt. 414 46 180, eller på e- post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Rennesøy, 11. november 2010 Jostein Eiane Leder av kontrollutvalget Per Kåre Vatland Sekretariatet
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800299 : E: 151 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Rennesøy 19.11.2010 24 /2010 ORIENTERING OM BUDSJETT 2011 OG ØKONOMIPLAN 2011-2014 Bakgrunn Kontrollutvalget pleier å få en orientering om budsjettet og økonomiplanen på det siste møtet i året. Kontrollutvalget deltar ikke i selve behandlingsprosessen av budsjettet og økonomiplanen. Men som en del av kontrollutvalgets tilsyn er det viktig å følge med i planleggingen av kommunens drift for de neste årene. Rådmannen og økonomisjefen er invitert til å orientere om budsjettet og økonomiplanen. De vil også kort kommentere siste økonomirapport som ligger ved som meldingssak. Saksutredning Som vanlig har vi invitert rådmannen og økonomisjefen til å komme og orientere om budsjettet for 2010 og økonomiplanen 2010-2014. Rådmannen vil som nevnt også kort kommentere tertialrapporten. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar rådmannens presentasjon av budsjett 2011 og økonomiplan 2011-2014 til orientering SANDNES, 02.11.2010 Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: Budsjettet og økonomiplan blir sendt ut fra kommunen Saksliste Neste sak 2
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200900047 : E: 216 &58 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Rennesøy 19.11.2010 25 /2010 RAPPORT OM SELSKAPSKONTROLL AV STAVANGERREGIONEN HAVN IKS Bakgrunn Kontrollutvalget i Rennesøy vedtok på sitt møte 20.11.2008 å gjennomføre selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Stavangerregionen Havn IKS. Bestilling ble initiert av kontrollutvalget i Stavanger som representerer største eier. Formålet med selskapskontrollen var å føre kontroll med forvaltningen av eierinteressene i Stavangerregionen Havn IKS (eierskapskontroll), og analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Bestillingen bygget på følgende problemstillinger: 1. Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? 2. Hvordan foregår transaksjoner mellom nærstående parter og hvordan prises de? 3. Hvilke incentivordninger er etablert og fungerer disse etter sin hensikt? 4. Hvordan følger selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet? 5. Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? 6. Hvilken betydning får ny havnelov for selskapets muligheter til å gi ut utbytte til eierne, i motsetning til dagens regel om selvkost og bruk av overskudd til havnemessige formål? 7. Hvordan fungerer selskapets samarbeid med deleide selskaper på havneområdet? Har selskapet fattet nødvendige vedtak mht endret trafikkmønster? Saksframstilling Rogaland Revisjon IKS har utarbeidet rapporten, som nå legges fram for kontrollutvalget til behandling. Revisor har ved utarbeidelsen av rapporten benyttet informasjon fra styret og daglig leder samt åpne kilder, herunder foretaksregisteret mv. I tillegg har de benyttet egen kunnskap om eierkommunenes oppfølging av selskaper. I tillegg er det innhentet svar på spørreskjema fra daglig leder, og egenerklæring fra samlet styre. Revisjonen peker i rapporten på at styret har sørget for en forsvarlig forvaltning av selskapet i tråd med lover og regler. Men de bemerker at selskapet ikke utarbeider økonomiplan, jfr. IKSlovens 20. Styret har heller ikke foretatt skriftlig egenvurdering ennå. I følge revisjonen ble det ikke foretatt spesiell risikovurdering knyttet til det store kjøpet i Risavika Havn. Selskapet driver etter revisjonens oppfatning i tråd med kommunestyrets vedtak og intensjoner. Selskapet har et uavklart forhold mht. skatt, som fortsatt er under vurdering. Det er også noe 3
usikkerhet i forhold til virkningen av nye forskrifter til den nye havneloven, som kan påvirke inntektene til selskapet. Revisjonen har intet å bemerke når det gjelder selskapets rutiner og praksis i forhold til lov om offentlige anskaffelser, lov om offentlighet, håndtering av etikk, arbeidsmiljø og miljøvern. Det er inngått skriftlige forretningsmessige avtaler mellom morselskap og datterselskaper for leie av areal, kaier og bygninger mv. som bygger på omsetningsbasert leie. Revisjonen finner at prinsippet er tilfredsstillende, da det ikke foreligger markedspriser som det kan sammenlignes med. De viser også til at det ikke er fare for forskjellsbehandling av eierne, da disse er de samme i alle selskapene. For det tilknyttede selskapet Risavika Havn AS er det inngått leieavtale på andre forhold. I følge rapporten gjelder ikke de samme lovkravene her som for nærstående selskaper. Revisjonen stiller spørsmål med om denne avtalen burde vært mer i tråd med avtalene for datterselskapene (dvs mer omsetningsbasert), i alle fall foreløpig til ferjeaktiviteten hadde tatt seg opp. I rapporten tar revisor også opp spørsmålet om utbytte til eierne, men viser til at det er en del uavklarte forhold på området. Når det gjelder eiernes oppfølging av selskapet viser rapporten til at alle unntatt Rennesøy kommune har utarbeidet eierskapsmeldinger med generell eierstrategi. Kommunene har ikke utarbeidet noe eget regelverk om eierstrategien for selskapet. Revisjonen kommer med følgende anbefalinger overfor selskapet og eierne: Revisjonens anbefalinger til selskapet: Selskapet bør utarbeide en økonomiplan for morselskapet (IKS et). Dette er et lovkrav iht. IKS-lovens 20. Det bør vurderes om en økonomiplan skal utarbeides for hele konsernet. Styret bør foreta en skriftlig egenvurdering. Selskapet bør foreta risikovurderinger ved store kjøp i andre selskaper. Selskapet bør arbeide for en mulig endring av leieavtalen for utenriksterminalen i Risavika. Revisjonens anbefalinger til eierne: Kommunene bør utarbeide en eierskapsstrategi for selskapet. Det anses mest praktisk at denne eierskapsstrategien utarbeides i et samarbeid med alle eierkommunene. Rennesøy kommune bør utarbeide eierskapsmelding med generelle eierstrategier og med årlig eiermøte i kommunestyret om kommunens samlede eierskap. Kommunene bør ha en obligatorisk opplæring av folkevalgte eierrepresentanter. Det samme gjelder også for styreforhold i selskaper. Kommunene bør benytte en valgkomité for styreutnevnelse i selskapet. Valgkomité gjelder i utgangspunktet for hver kommune. Men en samordnet valgkomité med de andre eierkommunene kan vurderes dersom dette er praktisk. Forskrift om kontrollutvalg 15 fastslår at et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, alltid skal gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Rapporten er kommentert av styret i selskapet, samt av eierne ved representantskapet i eierkommunene. Styret i selskapet tar i sin kommentar opp spørsmålet om risikovurderingen ved oppføring av ny utenriksterminal. Styret viser til at beslutningen om ny utenriksterminal i Risavika henger sammen med salget av utenriksterminalen i Sandvigå. De viser videre til at det i forkant av byggingen ble gjort grundige vurderinger av både økonomi og risikoelementer ved investeringen. Styret peker også på at som offentlig havn har havneselskapet ansvar for å bygge opp den nødvendige infrastruktur, som en ikke kan vurdere utelukkende ut fra bedriftsøkonomiske kriterier. Styret la i vurderingen også til grunn 4
soliditeten i selskapet og kom derfor fram til at etableringen ikke ville innebære negative konsekvenser for selskapet. Styret avslutter med å vise til at det på beslutningstidspunktet var god trafikk og optimisme i markedet, men at de to aktørene uventet valgt å legge ned rutene samtidig. I ettertid er det startet opp ny rute, og det forventes økning i trafikken fra terminalen. Representantskapet sier i sin kommentar til anbefalingene til eier: Kommunene Sola, Stavanger og Randaberg er deltakere i en administrativ eierskapsgruppe på Jæren. Gruppen har påbegynt arbeidet med å utarbeide forslag til felles eierstrategier for selskap som inngår i kommunenes selskapsporteføljer. Arbeidet koordineres med samtlige eierkommuner. Forslag til felles eierstrategier vil fremmes for de respektive by- og kommunestyrene for endelig godkjenning. Stavangerregionen Havn IKS vil prioriteres i dette arbeidet. Rennesøy kommune vil på sikt utarbeide en eierskapsmelding som muliggjør en behandling av kommunens samlede eierskap i kommunestyret. Eierkommunene tar sikte på å gjennomføre opplæringstiltak for medlemmer av både styre og eierorgan. Opplæringstiltakene vil bl.a. gjennomføres som en del av folkevalgtopplæringen. Et differensiert opplæringstilbud som er tilpasset ulike målgrupper bør vektlegges framfor en samlet obligatorisk opplæring. Prinsipper og retningslinjer for oppnevning av styremedlemmer vil bl.a. vurderes ved revideringen av kommunenes eierskapsmeldinger og vedtekter/selskapsavtale. Sola sin eierrepresentant vil i tillegg ha med følgende: Representantskapet bør kunne få seg forelagt en redegjørelse/orientering fra styret/administrasjonen mht. leie av arealer til utenriksterminalen og spesielt punktet som går på betydelig leieprisøkning når driften skulle tilsi det motsatte. Det vises for øvrig til rapporten. Det finnes ikke tilsvarende krav for oppfølging av selskapskontroller som for forvaltningsrevisjon. Det er likevel naturlig å følge opp anbefalingene overfor eierne (kommunene) innen siste møtet i nåværende kontrollutvalgsperiode. Da flere eierkommuner er involvert, er det etter sekretariatets syn nødvendig med en romslig frist for tilbakemelding Kontrollutvalget innstiller direkte til kommunestyret i denne saken. Forslag til VEDTAK: 1. Kommunestyret i Rennesøy tar den framlagte selskapskontrollen av Stavangerregionen Havn IKS til etterretning. 2. Kontrollutvalget følger opp anbefalingene i forhold til eierne innen siste møtet i nåværende kontrollutvalgsperiode. SANDNES, 04.11.2010 Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Rapport selskapskontroll av Stavangerregionen Havn IKS Saksliste Neste sak Forrige sak 5
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201000075 : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Rennesøy 19.11.2010 26 /2010 BESTILLING SELSKAPSKONTROLL: BRANNVESENET SØR- ROGALAND IKS Bakgrunn: I tråd med etablert praksis i distriktet har kontrollutvalget i Stavanger, som representerer den største eieren i selskapet, tatt initiativ til å bestille selskapskontroll av Brannvesenet Sør- Rogaland IKS. Dette ble gjort på kontrollutvalgets møte den 15. juni. Sak om bestilling av selskapskontroll legges nå fram i alle eierkommunene basert på revisors utkast til kontrollmandat, slik at kontrollutvalgene kan velge om de vil være med på kontrollen. Brannvesenet Sør-Rogaland IKS eies av kommunene Stavanger, Sandnes, Sola, Randaberg, Gjesdal, Time, Klepp, Rennesøy og Kvitsøy. Rennesøys eierdel i selskapet er på 1,3 %. Saksutredning: Da kontrollutvalget i Stavanger vedtok å sette i gang bestillingsprosessen, var utgangspunktet deres at kontrollen skulle gjennomføres i tråd med følgende hovedmomenter: Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? o Driver selskapet i tråd med kommunestyrets vedtak/intensjoner? o Sørger styret for god forvaltning av eierinteressene? o Overholdes inngåtte avtaler (vedtekter/selskapsavtaler m.m.)? o Er rapporteringen til eierne tilfredsstillende og i tråd med evt. vedtatte eierskapsmeldinger? Overholdes Lov om offentlige anskaffelser (dersom selskapet er underlagt denne)? Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Revisor foreslår i sitt utkast til kontrollmandat for gjennomføring av selskapskontrollen at formålet skal være å gjennomføre kontroll med forvaltningen av eierinteressene i Brannvesenet Sør-Rogaland IKS (eierskapskontroll) og en analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Ut fra dette formålet, foreslår revisor at det ses nærmere på følgende problemstillinger: 1. Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? 2. Er selskapets budsjettrutiner og regnskapsrapportering tilfredsstillende? 3. Hvor kostnadseffektivt drives selskapet, for eksempel sett i forhold til tiden før etableringen og i forhold til andre brannselskaper? 4. Blir de enkelte eierkommunene belastet selskapets kostnader på en tilfredsstillende måte? 5. Hvordan følger selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet? 6. Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Revisor foreslår i sitt utkast til kontrollmandat at det også gjennomføres en forvaltningsrevisjon i selskapet (primært pkt. 2, 3 og 4). Kontrollutvalget i Stavanger presiserte at det var viktig med 6
spesielt fokus på etikk, arbeidsmiljø og miljøvern (jfr. punkt 6 i bestillingen), men vedtok bestillingen i tråd med kontrollmandatet. Kontrollutvalget må ta stilling til dette ved bestilling av prosjektet, samt om det er andre problemstillinger en ønsker å se nærmere på. Slik mandatutkastet presenteres har det et samlet arbeidsforbruk på 300 timer, som fordeles mellom eierkommunene i henhold til eierandel. Rennesøy kommune sin del av kostnadene blir 10 timer. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Rennesøy bestiller selskapskontroll i Brannvesenet Sør-Rogaland IKS i tråd med det utkastet til kontrollmandat som foreligger, med de eventuelle endringer som kom fram i møtet. SANDNES, 02.11.2010 Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Utkast til kontrollmandat Brannvesenet Sør-Rogaland Saksliste Neste sak Forrige sak 7
Tilbake Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Eierkommunene i Brannvesenet Sør-Rogaland IKS Enhet: Selskapskontroll Sak: Kontrollmandat - Brannvesenet Sør-Rogaland IKS Utarbeidet dato/sign.: 11.10.2010/RE Gjennomgått dato/sign.: År: 2010 Side: 8 av 29 Bakgrunn Fra 1. juli 2004 er kommunene blitt pålagt å utføre selskapskontroll av egne selskaper, jf. kommunelovens 77.5. Bestillerfunksjonen er i loven lagt til kontrollutvalget i kommunene. De store eierkommunene har tatt med selskapskontroll av Brannvesenet Sør-Rogaland IKS i plan for selskapskontroll for innværende bystyre-/kommunestyreperiode. Brannvesenet Sør- Rogaland IKS eies av kommunene Stavanger (51,9 %), Sandnes (24,1 %), Sola (8,6 %), Randaberg (3,8 %), Gjesdal (3,3 %), Time (3,3 %), Klepp (3,2 %), Rennesøy (1,3 %) og Kvitsøy (0,5 %). Brannvesenet Sør-Rogaland IKS ble stiftet 22.04.04 ved en overføring og sammenslåing av deltakerkommunenes brannvesen til det nye selskapet. Brannvesenet Sør-Rogaland IKS har ansvaret for alle lovpålagte oppgaver innenfor brannvesen i eierkommunene. Selskapet har ansvaret for brann- og redningsberedskap og for brannforebyggende og kontrollerende oppgaver i kommunene. Feiervesenet skal utføre feiing og tilsyn med røykkanaler og fyringsanlegg og drive med motivasjons- og informasjonstiltak om brannfaren ved fyring. Selskapet har også ansvaret for interkommunal nødsentral for brann med 18 kommuner i Sør-Rogaland samt Sirdal i Vest Agder. Under selskapet ligger dessuten IUA (interkommunalt utvalg for akutt forurensning) med de samme 18 kommuner. Spørsmålet om selskapskontroll tas opp med kontrollutvalgene i alle eierkommunene med sikte på å foreta en samordnet gjennomgang. Formål Det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i Brannvesenet Sør-Rogaland IKS (eierskapskontroll), og en analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med kontrollen, er det formulert følgende problemstillinger: 1. Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? 2. Er selskapets budsjettrutiner og regnskapsapportering tilfredsstillende? 3. Hvor kostnadseffektivt drives selskapet, f.eks. sett i forhold til tiden før etableringen og i forhold til andre brannselskaper? 4. Blir de enkelte eierkommunene belastet selskapets kostnader på en tilfredsstillende måte? 5. Hvordan følger selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet? 6. Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? 8
Tilbake Kontrollkriterier Kontrollkriterier er elementer som inneholder krav eller forventninger, og som vi bruker for å vurdere funnene i våre undersøkelser. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. Ved denne selskapskontrollen tas det utgangspunkt i følgende kilder: Vedtak og føringer o.l. gitt av kommunene om eierstrategi for selskapet Lov om interkommunale selskaper Brannvernloven med forskrifter Selskapsavtalen for Brannvesenet Sør-Rogaland IKS Annet - Eventuelt Metodevalg Metodisk vil vi benytte intervjuer, dokumentgranskning og analyser. analyse av kommunenes vedtak, intensjoner og forventninger med selskapet intervju med ledelsen i selskapet gjennomgang av selskapets strategidokument eller lignende analyse av de tre siste årsregnskap analyse av kommunenes kostnader til brannvern nå sammenlignet med årene forut for etableringen av selskapet vurdering av selskapets kostnadsfordeling på de enkelte eierkommunene sammenligning/benchmarking med tilsvarende selskaper (ved tilgjengelig materiale) gjennomgang av lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet på et overordnet nivå gjennomgang av etikk, arbeidsmiljø og miljøvern på et overordnet nivå Omfang Selskapskontrollen vil bli gjennomført av forvaltningsrevisor Rune Eskeland, under ledelse av fagansvarlig for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Bernt Mæland og revisjonsdirektør Cicel T. Aarrestad. Samlet tidsanslag til planlegging, kartlegging, analyser og rapportering er 300 timer, hvilket forutsetter at det foretas en del avgrensninger underveis. Fordelingen på eierne vil være etter eierandel, men hvor det for alle kommunene legges et minimum antall timer til analyse av de enkelte kommuner sine vedtak og selskapsoppfølging. Slik: Stavanger 150, Sandnes 65, Sola 25, Øvrige eiere 10 timer hver. Kontrollen gjennomføres i 2011. 9
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800063 : E: 144 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Rennesøy 17.09.2010 18 /2010 19.11.2010 27 /2010 RULLERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Bakgrunn Etter forskrift om kontrollutvalg 10 har kontrollutvalget ansvar for å utarbeide og oppdatere plan for forvaltningsrevisjon. Da kommunestyret vedtok planen 13.11.08, gav de samtidig kontrollutvalget delegert fullmakt til å rullere planen. Kontrollutvalget skal orientere kommunestyret om rulleringen. Saksutredning Kontrollutvalget i Rennesøy prioriterte i sin opprinnelige plan 4 områder som utvalget på det tidspunktet vurderte som aktuelle. Disse 4 var: 1. Kommunale innkjøp på teknisk og plan (Er bestilt og rapporten ventes til siste møte i 2010) 2. Innholdet i barnehagetilbudet (Er bestil, leveres i 2011) 3. Kommunens arkivsystem 4. NAV-reform Kontrollutvalget venter på to rapporter som skal leveres i år. Det er selskapskontrollen i Stavangerregionen Havn IKS og forvaltningsrevisjonen Kommunale innkjøp på teknisk og plan. Til sammen utgjør disse bestillingen 135 timer, da er det igjen en rest på 15 timer. For 2011 har kontrollutvalget bestilt et prosjekt om innholdet i barnehager på 150 timer. Det er på trappene med selskapskontroll av Brannvesenet i Sør-Rogaland IKS, der bestilling trolig vil bli sak på siste møtet 19.11.10 (se nedenfor). Til sammen vil disse bestillingene binde opp rammen for neste år. Sekretariatet legger opp til at kontrollutvalget på møte i september 2011, bestiller en forvaltningsrevisjon samt en selskapskontroll som leveres i 2012. Da vil nyvalgt kontrollutvalg få god tid til å utarbeide nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, før de på slutten av året bestiller prosjekter for 2013. I vedlagt plan, vedlegg 1 (side 7 av 9), er det en oversikt over alle innspillene kontrollutvalget fikk i prosessen med utarbeidelse. Dette kan være ett utgangspunkt for prosessen. Kontrollutvalget bør fram mot møte tenke på framtidige prosjekter som kan være aktuelle. I den rullerte planen bør kontrollutvalget ha minst ett prosjekt som de prioriterer. Behandling i møtet 17.09.10: Da saken ble drøftet i møtet 17.09.10, foreslo lederen at kontrollutvalget tar inn gjennomgang av delegasjonsreglementet og finansreglementet som prosjekt. Det ble satt fram et nytt forslag 10
til vedtak: Kontrollutvalget arbeider videre med planen i neste møte. Nytt forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Andre opplysninger: Bestilling av selskapskontrollen i Brannvesenet Sør-Rogaland foreligger som egen sak til dette møtet. Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Rennesøy prioriterer følgende prosjekter for resten av planperioden: a. b. 2. Sekretariatet oppdaterer planen med ny prioritering, og sender rullert plan over til kommunestyret som orientering. SANDNES, 05.11.2010 Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon Saksliste Neste sak Forrige sak 11
Tilbake Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS RENNESØY KOMMUNE KONTROLLUTVALGET PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2008 2011 VEDTATT AV KOMMUNESTYRET I RENNESØY 13.11.2008 12
INNHOLD Tilbake 1. BAKGRUNN... 2. LOVHJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON... 3. RISIKO- OG VESENTLIGHETSVURDERINGER... 4. OVERORDNET ANALYSE AV RENNESØY KOMMUNE... 5. PRIORITERINGER AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTER FOR PERIODEN 2008-2011... 6. RAPPORTERING AV GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON... 7. OPPFØLGING AV VEDTATTE FORVALTNINGSREVISJONER... 8. RULLERING/OPPDATERING AV PLANEN... Vedlegg... I Oppsummering av innspill til plan for forvaltningsrevisjon... 18 13
Lovhjemmel for forvaltningsrevisjon Tilbake Bakgrunn Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner pålegger kontrollutvalget at det minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret selv 1, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Forskriften foreslår at planen rulleres årlig. Hovedgrunnen til dette er at kommunene står overfor store utfordringer, slik at risikoområder med behov for forvaltningsrevisjon endrer seg kontinuerlig. Kontrollutvalget kan imidlertid rullere planen sjeldnere dersom det ikke oppstår behov for en årlig rullering, se for øvrig planens kap. 8. Kommunestyret kan også pålegge kontrollutvalget å utføre forvaltningsrevisjonsprosjekter utenom planen/planens prioriteringer. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, jf. planens kap. 3. En slik analyse er utført av Rogaland Revisjon IKS, se kap. 4. Det er kontrollutvalget selv som har det nærmere ansvar for å påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon, jf. kommuneloven 77 nr. 4 annet punktum. I dette ligger at kontrollutvalget har en bestillerrolle i forbindelse med forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon ble første gang utarbeidet i 2005. Denne planen gjelder for kommunestyreperioden 2008 2011, eller til ny plan foreligger. Gjennomføring av årlig forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for kommunen. Forvaltningsrevisjon er hjemlet både i Kommuneloven, Forskrift om kontrollutvalg og Forskrift om revisjon. Kontrollutvalget skal i henhold til Kommuneloven påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Forskrift om kontrollutvalg gir nærmere regler om gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Her fastslås bl.a. plikten til å sørge for at det gjennomføres årlig forvaltningsrevisjon, samt krav om at det skal utarbeides en Plan for forvaltningsrevisjon for hver kommunestyreperiode. I tillegg finnes temaet nevnt i Forskrift om revisjon, hvor vi bl.a. finner en definisjon av hva en forvaltningsrevisjon er og skal inneholde. For utdrag av selve lovtekstene vises til vedlegg 3 Risiko- og vesentlighetsvurderinger Fig.1 Utgangspunktet for forvaltningsrevisjon: 1 Kontrollutvalget handler på vegne av kommunestyret, og er kun underlagt dette, ikke andre kommunale råd og utvalg. Dette skyldes at kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter alle kommunale utvalg så nær som kommunestyret. Det er derfor kun kommunestyret som kan fatte vedtak som er bindende for kontrollutvalget. 14
Tilbake Bakgrunnen for forskriftens krav om at planen skal bygge på en overordnet analyse ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, er å gi informasjon om eventuelle områder hvor det er avdekket risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for kommunen. Målsettinger og risikovurderinger henger derfor nøye sammen. Risikovurderingen består i å identifisere relevante trusler for oppnåelse av kommunens målsettinger. Risiko betyr at det foreligger en mulighet for at målsettinger ikke oppfylles. Det skal også tas hensyn til kommunens egen internkontroll, som skal avdekke og motvirke risiko. Se for øvrig fig. 2 i kap. 5. Risiko kan skyldes både interne og eksterne forhold. Eksempel på eksterne forhold kan være lovgivning, endring i kommunens økonomi etc. Interne faktorer kan være sammenbrudd i ITsystemer, endringer i ledelsen som påvirker måten enkelte kontrollrutiner utføres på, rekrutteringsproblemer, omorganiseringer etc. Overordnet analyse av Rennesøy kommune Kontrollutvalget i Rennesøy ba på sitt møte den 20.09.07 om at det ble utarbeidet en overordnet analyse av kommunen. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det er mulig for kontrollutvalget å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette for at en skal kunne prioritere de beste og mest aktuelle prosjektene. Overordnet analyse har som mål å avdekke avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter og kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Et viktig element i analysen er å avdekke hvor det kan være risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Analysen skal identifisere hendelser som truer kommunens måloppnåelse, ved å avdekke hvor sannsynligheten er størst for avvik, og hvor konsekvensene er størst dersom avvik skjer. Den overordnede analysen er utarbeidet av kommunens revisor; Rogaland Revisjon IKS: Den overordnede analysen finnes i sin helhet som vedlegg 2 til planen. Den overordnede analysen oppsummer kommunens hovedutfordringer slik: Megatrender og økonomien tilsier - Presset på kommuneøkonomien antas å fortsette og må stimulere til økende kreativitet i forhold til effektivisering og alternative løsninger. - Kravet til bemanning øker, både mer spesialisert og kompetent personell, men også flere hender i arbeid innenfor de personaltunge sektorene spesielt. Kampen om arbeidskraften er hard og tiltakende. Tjenestekvaliteten tilsier - Rettighetsfesting og økende forventninger fra befolkningen legger ytterligere press på tjenestene. - Rennesøy kommune har god overordnet styring, og engasjerte medarbeidere, med et potensial for gjennomføring av planer og utvikling av gode styringssystemer. Befolkningsendringer tilsier - I henhold til SSB s befolkningsframskrivning vil antall barnehagebarn øke med 7% i årene framover. Kommunen vil da få et press påseg for utbygging av barnehage(r) - Skolesektoren er volummessig under enda større press, det samme med ungdomsgruppene i den tidsperioden vi har sett på. Kommunen opplever et stort volummessig press samtidig som innholdet i skolen er sterkt nasjonalt fokusert. - I de nærmeste årene vil kommunen ikke oppleve et stort press innen omsorgstjenestene. Her vil det komme et større trykk etter 2016. - Tekniske tjenester vidt definert er under stort press som følge av aktivitetsnivået i kommunen. Det er mange dispensasjonssaker 15
Tilbake Forvaltningsrevisjon kan gi impulser til årette politisk og administrativt fokus på de viktige områdene, de med forbedringspotensiale, men også til å understreke hva som er tilfredsstillende praksis. Det blir til sist en politisk vurdering fra kontrollutvalg og kommunestyre av hvilke ca 1-2 årlige prosjekter Rennesøy skal prioritere i valgperioden. Prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden 2008-2011 Prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden 2008 2012, bygger på flere kilder. 1. For det første har kontrollutvalget på grunnlag av egen kunnskap og erfaring med kommunens virksomhet. 2. Kontrollutvalget har også hatt dialog med kommunens administrative ledelse og sentrale politikere for å få innspill til mulige områder som bør vurderes i tilknytning til planen 3. I den overorda analysen kom revisjonen med innspill til områder de mener bør vurderes. Oppsummering av alle innspillene finnes i vedlegg 1. Fig. 2 Skjematisk framstilling av prosessen fram til kontrollutvalgets prioritering: Prioritering På bakgrunn av overordnet analyse og ut fra en samlet risiko- og vesentlighetsvurdering, vil kontrollutvalget prioritere følgende prosjekter og fokusområder i planperioden; i prioritert rekkefølge: 1. Kommunale innkjøp på teknisk og plan regelverk for offentlige anskaffelser. 2. Innholdet i barnehagetilbudet. 3. Kommunens arkivsystem. 4. NAV-reformen. Kontrollutvalgets budsjett tilsier at det gjennomføres ca 1 prosjekt årlig i planperioden. Se også pkt. 8 om rullering/oppdatering av planen. 16
Tilbake Rapportering av gjennomført forvaltningsrevisjon I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget pålagt ansvar for å rapportere til kommunestyret. Med mindre kommunestyret vedtar spesielle bestemmelser for når og hvordan denne rapporteringen skal foregå er det iflg. forskriften opp til kontrollutvalget å finne en hensiktsmessig form og frekvens på dette. Kontrollutvalget er kommunestyrets kontrollorgan, og handler på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget ønsker derfor at gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporter skal behandles av kommunestyret i Rennesøy når de er ferdigbehandlet i kontrollutvalget (se også tidligere fotnote 1). Vedtatt forvaltningsrevisjonsrapport oversendes det respektive sektorstyre for videre oppfølging. Oppfølging av vedtatte forvaltningsrevisjoner Forskrift om kontrollutvalg 12 slår fast at kontrollutvalget også har ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp, og at dette rapporteres til kommunestyret. Hensikten med oppfølgingen er at det er sentralt av hensyn til å sikre en lærende organisasjon at resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter blir fulgt opp. Merknader til forskriften fastslår derfor at kontrollutvalget skal se til at forvaltningen iverksetter tiltak for å rette opp påviste avvik/svakheter. Det er kommunens administrasjonssjef som har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets merknader, jf. kommuneloven 23 nr. 2. Det ligger ikke til kontrollutvalget å fastsette hvordan administrasjonen skal følge opp påviste avvik/svakheter i det konkrete tilfelle, det ansvaret påligger også administrasjonssjefen. Kontrollutvalget kan likevel påpeke om en mener administrasjonssjefens tilbakemelding ikke er tilfredsstillende. Kommunestyrets vedtak i forbindelse med behandling av forvaltningsrevisjonsrapport følges opp av kontrollutvalget innen den frist som er satt i hvert enkelte tilfelle, minimum 6 mnd. Resultatet av oppfølgingen videreformidles til kommunestyret. Rullering/oppdatering av planen Iflg. Forskrift om kontrollutvalg vil kontrollutvalgets myndighet til å foreta eventuelle endringer i den vedtatte planen bero på hvilke rammer kommunestyret har satt. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta nødvendige endringer i planperioden. Dette er først og fremst aktuelt dersom det skulle dukke opp nye aktuelle tema som ikke er nevnt og vurdert i planen. I tillegg vil kommunens utfordringer endre seg over tid, slik at risikoområder med behov for forvaltningsrevisjon også endrer seg kontinuerlig. Kommunestyret i Rennesøy har delegert til kontrollutvalget myndighet til å oppdatere Plan for forvaltningsrevisjon. Når kontrollutvalget foretar endringer/oppdatering av planen, sendes denne kommunestyret til orientering. 17
Tilbake Vedlegg Oppsummering av innspill til plan for forvaltningsrevisjon I prosessen med å utarbeide planen mottok kontrollutvalget følgende innspill til mulige prosjekter. Områder som kontrollutvalget tok opp 1. Byggeprosjekter Rehabilitering omfang og risiko delte anbud 2. Dispensasjoner etter Plan- og byggingslov Praksis rundt dispensasjoner 3. Tilrettelagt undervisning endring ressursbruk knytning til enhet: elev grupper Handlingsrom for administrasjon rettssikkerhet dokumentering 4. Kommunens arkivsystem Gjenfinning av saker 5. Innkjøp Se på praksis regelverk mv. konsulentbistand arkitekt Områder nevnt i overordnet analyse 1. Effektivitetsanalyser av konkrete sektorer med sikte på innsparinger eller økte inntekter 2. Attraktiv arbeidsgiver: Rekruttering, kompetanse, seniorpolitikk, pensjon mv. 3. Innholdet i skolen, herunder den store andel av spesialundervisning 4. Byggeboom i Rennesøy - sterkt press påbemanningen på alle ledd men gjerne mest påbygg og plan. Kommunens forutsetninger for å møte en eventuell utvikling, herunder regelverk og praksis for dispensasjoner. 5. Barnevernet - Kommunen har lavere kostnader og færre på tiltak enn andre. Finnes det personer med behov og rett på tiltak som ikke får dekket disse. 6. Kommunale byggeprosjekter kommunen står foran store byggeprosjekter og rehabiliteringer. Oppfølging av byggeprosjekt herunder prosjektstyring og regelverk for offentlige anskaffelser. 7. Pleie og omsorgssektoren: Høyt kostnadsnivå på institusjonsplasser. Hva er årsaken? 8. Anskaffelser. Noen år siden forrige prosjekt og svært viktig å ha jevnlig fokus på. 9. Cash management Fakturering, utbetalinger og innbetalinger 10. Innholdet i barnehagetilbudet. 11. Informasjons- og kommunikasjonsteknologi: Flere prosjekter mulige både ift datasikkerhet og personvern, men også utnyttelse av eksisterende systemer, og brukerdialogen. 18
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800100 : E: 146 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Rennesøy 19.11.2010 28 /2010 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN 2011 Bakgrunn Kontrollutvalgets årsplan 2011 er en overordnet plan som dekker alle aktivitetene til kontrollutvalget i året som kommer. Dette er ikke en plan kontrollutvalget er pålagt å lage, men den gir kontrollutvalget en bedre oversikt over oppgaver og saker som kommer det neste året. Planen nyttes også av kontrollutvalget til å informere kommunestyret om hvilke aktiviteter som planlegges for det kommende år. På den måten inngår planen i kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret. Saksutredning Planen er stort sett lik som i fjor. Planen består av en generell oversikt over oppgavene som kontrollutvalget har. I vedlegget er det en oversikt som viser saker fordelt på de ulike møtene. Planen er ikke et statisk dokument, men vil kunne endres underveis i året. Spesielt gjelder dette vedlegget som gir oversikt pr møte. Ut fra erfaringen vet vi at saker ofte må flyttes mellom møtene. Oversikten er heller ikke komplet, da nye saker kan komme til underveis. Som et ledd i kontrollutvalgets rapportering, oversendes planen til kommunestyret til orientering. Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget vedtar årsplanen 2011 for kontrollutvalget i Rennesøy med de endringer som kom frem i møtet. 2. Planen sendes til kommunestyret til orientering. SANDNES, 02.11.2010 Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Kontrollutvalgets årsplan 2011 Saksliste Neste sak Forrige sak 19
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Tilbake Arkivkode : E: 146 Saksnr. : 200800100 / 11 Årsplan 2011 Kontrollutvalget i Rennesøy Vedtatt i kontrollutvalget 19.11.10 20
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Tilbake Innledning Kommunestyret har det øverste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kommunestyret velger et kontrollutvalg som har det løpende ansvar for kontroll og tilsyn. Kontrollutvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Kontrollutvalget har et vidt mandat og kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge dette kan defineres som kontroll eller tilsyn. Men det er to viktige avgrensninger: 1. Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer. 2. Kontrollutvalget har ikke tilsynsansvar i forhold til kommunestyret. Kommunestyret skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget som til enhver tid dekker behovet. Rennesøy kommune har løst dette ved å gå inn i Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS. Som revisor har kommunen valgt å være med i det interkommunale revisjonsselskapet, Rogaland Revisjon IKS. Kontrollutvalgets mål er å være en aktiv og troverdig samarbeidspartner, som er med på å bidra til god forvaltningspraksis i Rennesøy kommune. Saksbehandling i kontrollutvalget Kontrollutvalget i Rennesøy har valgt å ha møtene for lukkede dører i tråd med hovedregelen i kommuneloven. Kontrollutvalget ønsker å ha mest mulig åpenhet om saksbehandlingen i utvalget. Derfor blir innkallinger av møter lagt ut på kommunens hjemmesider før møtene. Protokollen legges ut så snart denne blir klar etter møtet. Innkalling og protokoll blir også sendt til ordfører, rådmann. Kontrollutvalget vedtar sin møteplan for kommende år på nest siste møte. Møtene er tatt inn i kommunens møtekalender, og finnes på kommunens hjemmeside. Møte innkalles av kontrollutvalgssekretariatet i samråd med leder. Dagsorden forberedes i samarbeid mellom utvalgets leder og sekretariatet. Kontrollutvalgets oppgaver Oppgaver knyttet til regnskap og budsjett og internkontroll Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper er revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre uttale seg til kommunestyret om årsregnskapet. Formannskapet skal kjenne til uttalelsen før de avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Kontrollutvalget sitt tilsyn omfatter bl.a: Følge med i revisors arbeid. Revisor rapporterer to ganger i året: Ved presentasjon av sin planlegging og oppsummeringen av arbeidet i årsoppgjørsnotatet. Følge opp revisors merknader til regnskap og internkontroll. Følge med på kommunes økonomistyring og budsjettdisiplin i kommunen, ved å følge med i tertialrapporteringen. Behandling av kommunens og foretakets årsregnskap og revisjonsberetning. Følge opp eventuelle merknader fra revisor. 21
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Tilbake Gå gjennom kommunens skatteregnskap, skatteoppkrevers melding og kontrollrapport fra Skatteetatens kontrollavdeling. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. Oppgaven på området omfatter: I forbindelse med at ny plan for forvaltningsrevisjon skal lages etter valget: o Bestille overordnet analyse (for levering til første møtet i 2012) Bestille prosjekt ut fra gjeldende plan for forvaltningsrevisjon og gjeldende budsjett. o (for levering i 2012) Behandle rapporter fra gjennomføret forvaltningsrevisjoner etter hvert som disse blir ferdige. Følgende prosjekter er i bestilling: o o Innkjøp på teknisk og plan Innholdet i barnehagetilbudet Følge opp rapporter etter behov ca et halvt år etter behandling i kommunestyret. o Innkjøp på teknisk og plan Rapporter om forvaltningsrevisjon blir videresendt til kommunestyret for sluttbehandling. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret i disse sakene. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med hvordan kommunens interesser i selskaper blir forvaltet (eierskapskontroll som er obligatorisk). Kontrollutvalget skal videre utarbeide plan for selskapskontroller i interkommunale selskaper (IKS) og heleide aksjeselskaper. 2 I tråd med planen skal kontrollutvalget bestille og behandle rapporter om slike kontroller. De aktuelle selskapene for selskapskontroll eies hovedsaklig sammen med andre kommuner. For å få en effektiv ressursutnyttelse og av hensyn til selskapene, har kontrollutvalgene laget en praksis der den største eieren som oftest tar initiativet til å initiere kontrollene. Kontrollutvalgets oppgaver på dette området er: Følge med i rådmannens arbeid med utarbeidelse av eierstrategi. Vurdere bestilling av nye selskapskontroller dersom dette er aktuelt. o Rogaland Revisjon IKS Behandle rapporter på bestilte selskapskontroller: o o Brannvesenet Sør-Rogaland IKS Rogaland Revisjon IKS Følge opp selskapskontroller i tråd med kommunestyrets vedtak: o o IVAR IKS Stavangerregionen Havn IKS Rapporter om selskapskontroller blir videresendt til kommunestyret for sluttbehandling. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret i disse sakene. 2 Departementet antar at selskaper organisert etter kommunelovens 27 som er selvstendige rettssubjekter, også faller inn under bestemmelsen. 22
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Tilbake Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalget skal lage forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet er kontrollutvalgets eget. Det utarbeides av kontrollutvalget selv, og det er bare kontrollutvalget selv som kan gjøre endringer i utvalgets eget forslag før den politiske budsjettbehandlingen. Kontrollutvalget opptrer på vegne av kommunestyret og er direkte underordnet kommunestyret. Det er derfor av betydning for kommunestyret å være kjent med kontrollutvalgets vurdering av det økonomiske behov for kontroll- og tilsynsarbeidet. Kontrollutvalget sitt budsjettforslag skal følge med til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver på området er: Utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsyn for kommende år. Følge opp budsjett for inneværende år. Andre oppgaver som kontrollutvalget har planlagt i 2011 Orienteringer om kommunens drift på de enkelte områdene som et ledd i tilsynet med kommunens aktiviteter På alle møtene i kontrollutvalget settes det følgende faste punkter: o o o o Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra dette møte Meldinger Eventuelt Rennesøy, den 19. november 2010 Rennesøy kontrollutvalg Jostein Eiane Leder av kontrollutvalget 23
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Tilbake Vedlegg til årsplanen Møte 1: 25. mars 2011 1. Årsregnskap og årsmelding 2010 med revisjonsberetning for kommunen 2. Årsrapport 2010 fra skatteoppkrever med kontrollbrev 3. Oppfølging selskapskontroll: IVAR IKS 4. Rapport forvaltningsrevisjon Innkjøp på teknisk og plan 5. Bestilling selskapskontroll: Rogaland Revisjon IKS 6. Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn 31.12.2010 7. Kontrollutvalgets årsmelding 2010 8. Oppfølging av rapporten 85 - tilrådinger 9. Oversikt over status prosjekter og kontroller 10. Godkjenning av protokoll fra møtet 25.03.11. Møte 2: 10. juni 2011 1. Oppfølging selskapskontroll: Stavangerregionen Havn IKS 2. Orientering om kommunens tertialrapport 1. tertial 2010 3. Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 30.04.2010 4. Rapport selskapskontroll: Brannvesenet i Sør-Rogaland IKS 5. Bestilling av ny forvaltningsrevisjon: 6. Bestilling av overordnet analyse (til ny plan for forvaltningsrevisjon) 7. Oversikt over status prosjekter og kontroller 8. Godkjenning av protokoll fra møtet 10.06.11. Møte 3: 16. september 2011 1. Budsjett for kontroll og tilsyn 2012 2. Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 31.07.11 3. Rapport forvaltningsrevisjon: Innholdet i barnehagetilbudet 4. Rapport selskapskontroll: Rogaland Revisjon IKS 5. Revisors uavhengighet 6. Kontrollutvalgets oppsummering av arbeidet i perioden 7. Oversikt over status prosjekter og kontroller 8. Orientering om overordnet revisjonsstrategi 2011 9. Godkjenning av protokoll fra møtet 16.09.11. Møte 4: 25. november 2011 1. Opplæring av nye kontrollutvalgsmedlemmer 2. Orientering om budsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015 3. Oppfølging forvaltningsrevisjon: Innkjøp på teknisk og plan 4. Kontrollutvalgets møteplan 2012 5. Kontrollutvalgets årsplan 2012 6. Oversikt over status prosjekter og kontroller 7. Godkjenning av protokoll fra møtet 25.11.11. 24
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800048 : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Rennesøy 19.11.2010 29 /2010 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER Bakgrunn Oversikten er kontrollutvalgets styringsverktøy for å følge prosjekter og kontroller fra bestilling til rapportere er sluttbehandlet/ferdig fulgt opp. Oversikten er oppdatert fram til dette møtet. Saksframstilling I dette møtet foreligger rapporten om selskapskontrollen Stavangerregionen Havn IKS til behandling. Rapporten om forvaltningsrevisjonen Innkjøp på teknisk og plan som var forventet klar til dette møtet er blitt forsinket, og vil bli klar rundt nyttår. Rapporten blir oversendt til kontrollutvalget når den foreligger, og vil bli behandlet i møtet 25.mars. Kontrollutvalget har ytterligere en rapport i bestilling som er forventet klar våren 2011. Kontrollutvalget har en selskapskontroll IVAR IKS som skal følges opp våren 2011 Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Rennesøy tar oversikt over status prosjekter og kontroller november 2010 til orientering. SANDNES, 04.11.2010 Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Oversikt over status prosjekter og kontroller november 2010 Saksliste Neste sak Forrige sak 25
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Tilbake Kontrollutvalget i Rennesøy Arkivkode : E: 216 Saksnr. : 200800048 Oversikt over status prosjekter og kontroller november 2010 Prosjekter fra bestilling *) til behandling i kontrollutvalget Forvaltningsrevisjoner Vedtatt Estimert Antatt igangsatt tidsbruk ferdigstilt Merknader 1. Innholdet i barnehagetilbudet 09.04.10 150 timer 31.05.11 2. Innkjøp på teknisk og plan 27.03.09 100 timer 31.12.10 Rapport kommer på første møte i 2011 Selskapskontroller 1. Stavangerregionen Havn IKS. 20.11.08 10 timer 30.09.10 2. *) Prosjekter eller kontroller som skal bestilles i dette møtet er skrevet i kursiv. Prosjekter under politisk behandling eller til videre oppfølging. Forvaltningsrevisjoner Bestilt Behandlet 1. Behandlet i Kst Planlagt oppfølging Merknad Selskapskontroller 1. IVAR IKS 20.11.08 09.04.10 Kst: 29.04.10 Følges opp første møte 2011 Avsluttede prosjekter Forvaltningsrevisjoner 1. Rutiner på plan- og byggesaksområdet Bestilt Behandlet i KU 2. Overordnet analyse 20.09.07 11.09.08 Behandlet i KST Fulgt opp av K.utv. 29.11.07 12.06.09 Kst: 05.11.09 18.06.09 3. Randaberg interkommunale PPT 21.09.06 07.06.07 Kst: 16.10.08 11.09.08 Kommentar Vedlegg til plan for forv.revisjon, som ble behandlet i kst. 13.11.08 Behandlet i Kst etter k.utv. sin oppfølging Selskapskontroller 1. Finnfast AS 12.06.08 18.09.09 Kst:05.11.09 2. Lyse Energi AS 07.06.07 09.04.08 Kst: 24.04.08 12.06.08 26
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200900019 : E: 049 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Rennesøy 19.11.2010 30 /2010 GODKJENNING AV PROTOKOLL 19.11.10 Kontrollutvalget har i møtet 20.11.08 vedtatt at kontrollutvalget heretter vil godkjenne protokollen på slutten av hvert møte. Protokollen fra møte 19.11.10 ble i møtet gjennomgått i felleskap. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget godkjenner protokollen fra møtet 19.11.10. SANDNES, 01.11.2010 Per Kåre Vatland Rådgiver Saksliste Meldinger Forrige sak 27
MELDINGER Periode: 18. september 2010-19. november 2010 Nr. Referatsakstittel 11/10 Kontrollutvalgets innstillingsrett til kommunestyret 12/10 Tertialrapport 2. tertial med budsjettreguleringer Saksliste 28
einfo 10/25 Innstillingsrett for kontrollutvalget i saker hvor det rapporterer om resultatene av arbeidet sitt Saker kan fremmes for kommunestyret og andre folkevalgte organer på forskjellige måter, med forskjellige betegnelser og med forskjellig betydning for hvordan saken skal behandles. Tidligere blei ofte innstilling brukt om alle slags saksframstillinger til folkevalgte organer. I kommuneloven av 1992 er uttrykket innstilling imidlertid nyttet bare i noen få sammenhenger, nemlig om formannskapets innstillinger til kommunestyret i budsjettsaker og i lovens 78 nr. 3 og 4, som sier at kommunestyret skal velge revisjonsform og velge revisor etter innstilling fra kontrollutvalget. Vi legger til grunn at lovgiver har en mening med å nytte uttrykket på denne selektive måten, og at meningen er å markere at det knytter seg visse rettsvirkninger til innstillingsbegrepet. Man snakker derfor også om at den eller den instans har innstillingsrett. Et brev Kommunal- og regionaldepartementet har sendt 7. oktober 2010 til fylkesmannen i Østfold inneholder uttalelser om kontrollutvalgets innstillingsrett og om den rettslige betydningen av retten. Når det gjelder kontrollutvalgets rapporter til kommunestyret nytter loven ikke uttrykket innstilling, og man kunne derfor tro at slike rapporter ikke har status som innstillinger. Imidlertid uttaler departementet i brevet at det antar at kommuneloven 77 nr. 6 hjemler innstillingsrett for kontrollutvalget i saker hvor det rapporterer resultatene av sitt arbeid. Avslutningsvis uttaler departementet følgende om betydningen av innstillingsretten: I saker hvor kontrollutvalget er gitt innstillingsrett, vil det ikke være anledning for andre verken administrasjonssjef eller folkevalgte organer å avgi innstilling. Kontrollutvalgets enerett til å avgi innstilling er nødvendigvis ikke til hinder for at saken i tillegg forelegges andre folkevalgte organer. Departementet presiserer at slik foreleggelse skal være et supplement til kontrollutvalgets saksforberedelse. Det er ikke adgang til å erstatte kontrollutvalgets saksforberedelse på denne måten. Dersom en slik fremgangsmåte velges, må kontrollutvalgets innstilling og eventuelle vurderinger klart fremgå i saksdokumentene til kommunestyret. Oslo, 21. oktober 2010 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund Revisjon og tilsyn til beste for kommuner og fylkeskommuner Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 23 23 97 00 Org.nr.: 975 450 694 Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. E-post: post@nkrf.no Kontonr.: 1450.12.70424 0115 OSLO Web: www.nkrf.no