KONTROLLUTVALGET I GRUE KOMMUNE Kontrollutvalgets medlemmer Ordfører Revisor Kopi av innkallingen sendes: Kopi av innkallingen uten vedlegg sendes: Hele sakslisten med vedlegg legges på Odd Holen leder Per Arne Dahl nestleder Berit Telle Ordfører Niels F. Rolsdorph Hedmark Revisjon IKS v./oppdr.ansv. regnsk.rev. Julie Bronken/ oppdr.ansv.forv.rev. Lina Høgås Rådmann Turid Bjerkestrand Daglig leder i Hedmark Revisjon IKS, Morten Alm Birkelid Varamedlemmene (til orientering). Varamedlemmene møter ikke uten nærmere innkalling. www.gs-iks.no og på kommunens hjemmeside. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Sted Grue rådhus, formannskapssalen Tid Tirsdag 2.9.14 kl. 09.00 Sekretær Sekretariatsleder Torgun M. Bakken (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf. 62 80 81 60/977 36 379, ev.torgunm.bakken@gs-iks.no ) Invitert til sak Ordfører Niels Rolsdorph til sak 31/14. Innkalt til sak Rådmann Turid Bjerkestrand til sakene 33/14-35/14. Rådgiver Solveig Furuberg til sak 40/14 Solør barneverntjeneste v/? til sak 32/14. SAKSLISTE Sak nr. Sak Ca tid for behandl. 30/14 Referater, orienteringer og diskusjoner. 09.00 31/14 Samtale med ordføreren. 09.30 32/14 Kommunens arbeid med fosterhjem (utsatt sak) 10.15 33/14 Rapport forvaltningsrevisjon, Brukerperspektiv og tillitsskapende 11.00 forvaltning. lunsj 12.00 34/14 Samtale med rådmannen. 12.30 35/14 Oppfølging av nummerert brev nr. 2, regnskapsår 2013/01. 13.00 36/14 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. 13.15 37/14 Engasjementsbrev Grue kommune. 13.30 38/14 Statusrapport iht. oppdragsavtalen 2014 - Hedmark Revisjon IKS. 13.45 39/14 Revisjonsstrategien for 2014 Hedmark Revisjon IKS. 14.15 40/14 Informasjon om kommunens IKT og informasjonssikkerhet. 14.45 41/14 Oppfølging av selskapskontroll i GIV IKS. 15.30 42/14 Eventuelt. 15.45 Odd Holen (sign.) kontrollutvalgets leder Kongsvinger, 22.8.14 Torgun M. Bakken sekretariatsleder Glåmdal sekretariat IKS Kontrollutvalgssekretariat for kommunene Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes
30/2014 Referater, orienteringer og diskusjoner. 2.9.14 Referater/vedlegg 1. Postjournal 2014 for kontrollutvalget i Grue, med jnr. 50/14 xx (deles ut i møtet) 2. av KS-sak 030/14 Reglement for kontrollutvalget - revidering. 3. av KS-sak 029/14 Revidert plan for selskapskontroll. 4. Kontrollutvalgets tiltaksplan for 2014. 5. Oversikt over oppfølging av kontrollutvalgets vedtak 2014, sist redigert Diverse tilsynsrapporter 1. Arbeidstilsynet. Tilsyn Grue kommune bofellesskap for enslige mindreårige flyktninger, datert 10.6.14. Fagstoff (sendes ut i neste møte) Orienteringer/diskusjoner Gjensidig orientering fra kontrollutvalgsmedlemmene. Kontrollutvalgets tiltaksplan for 2014. Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til orientering. 2
31/2014 Samtale med ordføreren. 2.9.14 Ingen. Kontrollutvalget inviterer ordfører Niels F. Rolsdorph til en samtale hvor vi kan diskutere generelle problemstillinger i Grue kommune. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til orientering. 3
32/2014 Informasjon fra enhetene kommunens arbeid med fosterhjem-utsatt sak. 2.9.14 Ingen. Kommunens kontrollutvalg skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med hele den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget består av politikere, valgt av kommunestyret, og det har et eget sekretariat (Glåmdal sekretariat IKS), som er kontrollutvalgets utøvende organ. For å kunne utøve sitt tilsyn, er det viktig at kontrollutvalget har god kjennskap til kommunens virksomhet, og i den forbindelsen ønsker de bl.a. en orientering om de forskjellige enhetene og tjenestene i kommunen. Kontrollutvalget har i tiltaksplanen for 2014 sagt at de ønsker en orientering om kommunens arbeid med fosterhjem. Grue kommune deltar i et vertskommunesamarbeid med Våler og Åsnes om barneverntjenesten. Vertskommunen er Åsnes kommune. Det er kontrollutvalget i vertskommunen som har tilsynsmyndigheten for vertskommunesamarbeid, men øvrige kontrollutvalg kan få samme informasjon som samarbeidskommunen får om virksomheten. Det handler altså kun om informasjon. Kontrollutvalget takker for informasjonen og tar saken til orientering. 4
33/2014 Rapport forvaltningsrevisjon Brukerperspektiv, tillitsskapende forvaltning. 2.9.14 1. Rapport forvaltningsrevisjon, datert 5
34/2014 Samtale med rådmannen. 2.9.14 Kontrollutvalget inviterer rådmann Turid Bjerkestrand til en samtale hvor vi kan diskutere generelle problemstillinger i Grue kommune. Kontrollutvalget ber også om at rådmannen orienterer om saker som han anser som relevante for kontrollutvalgets arbeid. I tillegg er det visse faste punkter som gjennomgås i samtalen med rådmannen. Det er sagt følgende i kontrollutvalgets årsplan: Rapporteringer fra rådmannen. o Kontrollutvalget vil i hvert møte ha en rapportering fra rådmannen om den økonomiske situasjonen i kommunen. o Rådmannens rapportering av oppfølging av FSK- og KS-saker (hvert kvartal). o Eventuelle anmeldelser og varslinger siden forrige møte. Kontrollutvalget ønsker også en orientering om følgende saker: Leasingbiler, grønne og hvite skilter. Har det blitt orden på dette nå? Intern kontroll med beboermidlene. Pasientmidler. Tanker om beredskap. Beredskapsplan for Grue kommune. Strømbrudd. Mobildekning? Hva gjør kommunen med det? Rutiner for etterutdanning av ansatte, krav om «plikttjeneste» i ettertid? Annet? Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til orientering. 6
35/2014 Oppfølging av nummerert brev nr. 2 Regnskapsår 2013/01 Grue kommune. 2.9.14 1. Nummerert brev fra Glåmdal revisjon IKS, datert 15.4.14. 2. Svar fra rådmannen 30.4.14. Kontrollutvalget fikk i forrige møte nummerert brev nr. 2, regnskapsår 2013/01, til behandling. Dette inneholdt bemerkning knyttet til Manglende betaling av minimumsavdrag Forholdet var også tatt med i revisjonsberetningen. Sekretariatsleder ba i brev av 29.4.14 om rådmannens kommentarer til brevet. Rådmannen skrev i sin tilbakemelding at hun var klar over problemstillingen, men hun sier at Grue kommune ikke har likviditet til å betale beløpet. Hun ba også om at forholdet ble vurdert på nytt iht. de opplysningene som hun kom med i brevet. Saken skulle så diskuteres på nytt med Hedmark Revisjon IKS i et møte 10.6.14, og kontrollutvalget fattet derfor følgende vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse foreløpig til orientering og tar opp igjen i saken i neste møte. Sekretariatsleder hadde en samtale med Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Julie Brinken og utøvende revisor Terje Harstad 19.8.14. De orienterte om at de hadde hatt en samtale med rådmannen som nevnt ovenfor. Rådmannen har gjort forsøk på å få dekket inn for lite innbetalte avdrag, men har ikke lykkes med det. Hun sier at det ikke finnes midler i kommunen til å dekke dette. Revisjonen sier at tidligere for mye innbetalte avdrag ikke kan avregnes mot for lite betalt avdrag. For lite betalt i gjeldsavdrag utgjør kr 8 477 831,46, som er et vesentlig beløp. Slik situasjonen står nå, så vil kommunen få nummerert brev og forbehold i revisjonsberetningen inntil regnskapet er riktig. Det er opp til kommunestyret å bestemme hvordan de vil forholde seg til denne situasjonen. Kontrollutvalget vil oppfordre kommunestyret til å finne inndekking av for lite innbetalt avdrag. Kontrollutvalget sender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber rådmannen legge fram sak med forslag til inndekking av for lite betalt avdrag på kr 8 477 831,46 7
8
36/2014 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæringer for 2014. 2.9.14 1. Uavhengighetserklæring for Grue kommune for 2014, oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Julie Bronken. Ifølge forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år legge fram en skriftlig egenevaluering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Det har skjedd en endring i oppdragsansvaret for regnskapsrevisjon i Grue kommune for 2014, og vi legger derfor fram oppdragsansvarlig revisor Julie Brinken sin uavhengighetsvurdering. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering for Grue kommune for 2014 til orientering. Kontrollutvalgets enstemmige vedtak 9
37/2014 Engasjementsbrev Grue kommune. 2.9.14 1. Engasjementsbrev, mottatt 15.5.14. Hensikten med et engasjementsbrev er å nedtegne vilkårene for oppdraget og kommunisere dette med oppdragsgiver, slik at det er en felles forståelse for arbeidsoppgaver og ansvarsdeling mellom revidert part og revisor på ulike områder. Det har vært noe ulik praksis for hvem som står som mottaker på et engasjementsbrev, men NKRFs revisjonskomité har anbefalt at et slikt brev sendes kontrollutvalget. Det er også anbefalt at engasjementsbrevet utarbeides hvert 4. år i starten av en ny valgperiode, eller ved endringer i kommunen eller hos revisor. Grue kommune har nå fått ny oppdragsansvarlig revisor (se sak 34/14), derfor sendes det nytt engasjementsbrev fra Hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget tar engasjementsbrev for Grue kommune til orientering. Kontrollutvalgets enstemmige vedtak 10
38/2014 Statusrapport iht. oppdragsavtalen 2014 - Hedmark Revisjon IKS. 2.9.14 1. Statusrapport pr.1. kvartal 2014. Kontrollutvalget behandlet i møtet 28.1.14, sak 5/14 oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS. Oppdragsavtalen inneholder bl.a. en oversikt over planlagt ressursbruk for revisjonen av Grue kommune. Statusrapporten gir informasjon om ressursbruken pr. 1. kvartal 2014. Rapportering i forhold til 2. kvartal blir lagt fram i oktobermøtet, Hedmark Revisjon IKS vil orientere om sin rapport. Kontrollutvalget tar statusrapport pr. 1. kvartal 2014 til orientering. Kontrollutvalgets enstemmige vedtak 11
39/2014 Revisjonsstrategien for 2014 Hedmark Revisjon IKS. 2.9.14 Engasjementsbrevet (sak 35/14) viser vilkårene for oppdraget og kommuniserer dette med oppdragsgiver, oppdragsavtalen har informasjon om ressursbruken på de ulike oppdragene (jf. sak 5/14 og rapportering i sak 36/14) i Grue kommune, mens revisjonsstrategien er en orientering om hvilke planer som Hedmark Revisjon IKS har for revidering av kommuneregnskapet i 2014. Disse planene legges først fram nå, fordi revisjonsåret avviker fra regnskapsåret, ved at revisjonsåret går fra 1.5-30.4 (revisjonsåret 2014 går fra 1.5.2014-30.4.2015). Rapportering i forhold til revisjonsstrategien legges fram når kommuneregnskapet blir behandlet, vanligvis i mai hvert år, men det vil også bli en interimsorientering i november 2014. Kontrollutvalget tar informasjonen om revisjonsstrategien for Grue kommune for 2014 til orientering. Kontrollutvalgets enstemmige vedtak. 12
40/2014 Informasjon fra enhetene kommunens arbeid med IKT- og informasjonssikkerhet. 2.9.14 Ingen. Kommunens kontrollutvalg skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med hele den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget består av politikere, valgt av kommunestyret, og det har et eget sekretariat (Glåmdal sekretariat IKS), som er kontrollutvalgets utøvende organ. For å kunne utøve sitt tilsyn, er det viktig at kontrollutvalget har god kjennskap til kommunens virksomhet, og i den forbindelsen ønsker de bl.a. en orientering om de forskjellige enhetene og tjenestene i kommunen. Kontrollutvalget har i tiltaksplanen for 2014 sagt at de ønsker en orientering om kommunens arbeid IKT- og informasjonssikkerhet. Vi har derfor bedt rådgiver Solveig Furuberg om å komme og orientere. Kontrollutvalget takker for informasjonen og tar saken til orientering. 13
41/2014 Oppfølging av selskapskontroll i GIV IKS. 2.9.14 1. Brev til representantskapets leder, datert 6.8.14. 2. Kontrollutvalget behandlet i forrige møte oppfølging av selskapskontroll i GIV IKS. Saken ble imidlertid ikke helt ferdig, da saken skulle diskuteres på et møte i representantskapet i GIV IKS i førsten av juni 2014. Kontrollutvalget vedtok da å ta saken foreløpig til orientering ved at saken skulle settes opp til ny behandling i møtet etter sommerferien. Sekretariatet har tilskrevet leder av representantskapet, Herdis Bragelien, og bedt om en tilbakemelding innen 21.8.14. Brevet ligger som vedlegg 1 til saken. Kontrollutvalget tar representantskapets tilbakemelding til orientering. 14
42/2014 Eventuelt. 2.9.14 15