Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Hitra kommune Møtedato/tid: 09.05.2016 kl 12:45-18:25 Møtested: Jøsnøya og rådhuset, Fillan Møtende medlemmer: Bjørg Reitan Bjørgvik Gunnar Andresen Olav Athammer Marianne Østensen (vara for Lindis Heggvik Aune) Forfall: Johannes Håvik Lindis Heggvik Aune Arkivsak: 16/77 Andre møtende: Dag Robert Bjørshol, til stede i sak 11 May Hårstad Lien, Hitra kommune, til stede i sak 12 og 13 Ann Katharine Gardner, Revisjon Midt-Norge IKS, til stede i sak 12 og 13 Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS, til stede i sak 14 Torbjørn Brandt, Konsek Torbjørn Berglann, Konsek Sakene ble behandlet i denne rekkefølgen: 11,12,13,14,15, 16, 10, 17. Før den ordinære saksbehandlingen fikk kontrollutvalget omvisning og orientering om utbyggingen på Jøsnøya v/kommunalsjef Dag Robert Bjørshol. Sakliste: Saksnr. Sakstittel 10/16 Referatsaker 11/16 Orientering fra rådmannen 12/16 Kontrollutvalgets uttalelse om årsregnskap 2015 - Hitra kommune 13/16 Kontrollutvalgets uttalelse om Hitra storkjøkken KFs regnskap 14/16 Rapport fra forvaltningsrevisjon - Forebyggende arbeid for barn og unge i Hitra kommune 15/16 Henvendelse fra innbygger i forbindelse med konsesjonssøknad på landbrukseiendom 16/16 Aktuelt fra utvalgene/kontrollutvalgets spørretime 9.5.2016 17/16 Eventuelt
Sak 10/16 Referatsaker Kontrollutvalget i Hitra kommune 09.05.2016 10/16 Referatsakene tas til orientering. Følgende referatsaker ble lagt fram: 1. Rapport fra selskapskontroll av HAMOS forvaltning IKS 2. Protokoll fra representantskap i Konsek IKS 3. Protokoll fra representantskapsmøte i Revisjon Midt-Norge IKS 4. Rapportering av timeforbruk revisjonen og sekretariatet 5. Jan Fridthjof Bernt: En SMS kan være et saksdokument Referatsakene tas til orientering. Sak 11/16 Orientering fra rådmannen Kontrollutvalget i Hitra kommune 09.05.2016 11/16. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Rådmannen orienterte utvalget om kommunens håndtering av boplikten. Utvalget diskuterte saken. Kontrollutvalget mener det er viktig at kommunestyret er orientert om den manglende administrative oppfølgingen av fritak fra boplikten ved behandling av konsesjon på landbrukseiendommer. Utvalget anbefaler derfor at kommunestyret ber rådmannen om å gi en orientering om hvordan slike fritak håndteres. Følgende omforente forslag til vedtak ble lagt fram i møtet: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å be rådmannen om en orientering om den administrative oppfølgingen av boplikt ved behandling av konsesjon på landbrukseiendommer. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å be rådmannen om en orientering om den administrative oppfølgingen av boplikt ved behandling av konsesjon på landbrukseiendommer.
Sak 12/16 Kontrollutvalgets uttalelse om årsregnskap 2015 - Hitra kommune Kontrollutvalget i Hitra kommune 09.05.2016 12/16 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse om årsregnskap for 2015. 2. Uttalelsen sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Økonomisjefen orienterte om hovedtrekkene i årsregnskapet. Revisjonen la fram arbeidet med revisjonsberetningen. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse om årsregnskap for 2015. 2. Uttalelsen sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Sak 13/16 Kontrollutvalgets uttalelse om Hitra storkjøkken KFs regnskap Kontrollutvalget i Hitra kommune 09.05.2016 13/16 1. Kontrollutvalget vedtar forslaget til uttalelse om årsregnskapet for Hitra storkjøkken KF. 2. Uttalelsen sendes til kommunestyret med kopi til formannskapet. Økonomisjefen orienterte om hovedtrekkene i årsregnskapet. Revisjonen la fram arbeidet med revisjonsberetningen. 1. Kontrollutvalget vedtar forslaget til uttalelse om årsregnskapet for Hitra storkjøkken KF. 2. Uttalelsen sendes til kommunestyret med kopi til formannskapet.
Sak 14/16 Rapport fra forvaltningsrevisjon - Forebyggende arbeid for barn og unge i Hitra kommune Kontrollutvalget i Hitra kommune 09.05.2016 14/16 1. Kommunestyret ber rådmannen om å følge revisjonens anbefalinger. 2. Rådmannen bes vurdere om det er mulig å bedre ressursutnyttelsen gjennom økt bruk av arbeidsløypa. 3. Kommunestyret ønsker at rådmannen legger fram en sak om den konkrete oppfølgingen av rapporten innen 31.12.2016. 4. Kommunestyret tar rapporten for øvrig til orientering. Revisjonen orienterte om rapporten. 1. Kommunestyret ber rådmannen om å følge revisjonens anbefalinger. 2. Rådmannen bes vurdere om det er mulig å bedre ressursutnyttelsen gjennom økt bruk av arbeidsløypa. 3. Kommunestyret ønsker at rådmannen legger fram en sak om den konkrete oppfølgingen av rapporten innen 31.12.2016. 4. Kommunestyret tar rapporten for øvrig til orientering. Sak 15/16 Henvendelse fra innbygger i forbindelse med konsesjonssøknad på landbrukseiendom Kontrollutvalget i Hitra kommune 09.05.2016 15/16. Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om saksutredningen av sak TEK 120/15 og sak TEK 40/16 i kontrollutvalgets neste møte. Olav Athammer ba om å få vurdert sin habilitet fordi han deltok i behandlingen av saken som medlem av teknisk komite høsten 2015. Han ble kjent inhabil etter forvaltningsloven 6e og fratrådte møtet. Sekretariatet redegjorde for saken, utvalget diskuterte saken og videre framgangsmåte. Kontrollutvalget vedtok å gi konsesjonssøker talerett for å komme med en saksopplysning. Konsesjonssøker opplyste at det finnes korrespondanse mellom Fylkesmannen og kommunen der det framgår at jordsøker ikke er part i saken.
Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om saksutredningen av sak TEK 120/15 og sak TEK 40/16 i kontrollutvalgets neste møte. Olav Athammer tiltrådte møtet. Møtet teller nå 4 personer. Sak 16/16 Aktuelt fra utvalgene/kontrollutvalgets spørretime 9.5.2016 Kontrollutvalget i Hitra kommune 09.05.2016 16/16 Saken legges fram uten innstilling. Utvalget diskuterte aktuelle saker. Ingen vedtak fattet. Sak 17/16 Eventuelt Kontrollutvalget i Hitra kommune 09.05.2016 17/16 Saken legges fram uten innstilling. Følgende møteplan ble foreslått for høsten: 12. september 24. oktober 5. desember Kontrollutvalget ønsker å ha neste møte på Strand oppvekstsenter. Følgende møteplan gjelder for høsten: 12. september 24. oktober 5. desember Protokollen ble lest og godkjent i møtet.