Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune Arkivsak: Møtedato/tid: 05.12.2014, kl. 08:30 Møtested: Sentrumsbygget, store møterom Møtedeltakere: Atle-Ingar Kjelstad, leder Odd Aa, nestleder Karin Bjørkhaug Tove Hilstad Stig Olsen Forfall: - Andre møtende: Petter Lindseth, Meldal kommune Torbjørn Berglann, Konsek Kopi: Ordfører, rådmann, Meldal kommune, revisjon Midt-Norge IKS, Kjell Næssvold og Arve Gausen, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/torbjærn Berglann på telefon 400 67 058, eller e-post:torbjorn.berglann @konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 30.11.2014 Atle-Ingar Kjelstad (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Berglann Rådgiver, Konsek 1

Sakliste 032/14 033/14 034/14 035/14 036/14 037/14 038/14 039/14 Referatsaker Ny behandling av risiko- og vesentlighetsanalyse i forbindelse med plan for selskapskontroll Utkast til plan for selskapskontroll 2015-16 Møteplan 1. halvår 2015 Aktuelt fra utvalgene Oppfølging av politiske vedtak Eventuelt Godkjenning av møteprotokoll 2

Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 05.12.2014 Saksnr 032/14 Torbjørn Berglann 033, &17 14/144-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2015 Evaluering av interkommunale barneverntjenester - informasjon til kommunene Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2015 2. Informasjon om Fylkesmannen i Sør-Trøndelags kommende evaluering av interkommunale barnevernstjenester 3

P R O G R A M NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 4-5 februar 2015 Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermo Hovedtemaer: Kommunelovutvalget > Kommunereform > Informasjonssikkerhet > Evaluering av kontrollutvalg og sekretariater > Korrupsjon > Grå økonomi > Målgruppe Ledere/medlemmer av kontrollutvalg, kontrollutvalgssekretærer, revisorer og andre som e interessert i tilsyn og kontroll i kommunesektoren Følg konferansen på Twitter: #ku15nkrf www.twitter.com/nkrf 4

Onsdag 4. februar Møteleder: Daglig leder Ole Kristian Rogndokken, Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) 09.00 Registrering og kaffe/rundstykke / utstilling 10.00 Velkommen u 10.10 Åpning u 10.30 Møteleder Ole Kristian Rogndokken, daglig leder, Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) Riksrevisor Per-Kristian Foss Kommunelovutvalget statusrapport u Utvalgsmedlem Nina Neset, daglig leder, Romerike Revisjon IKS 11.30 Lunsj / utstilling 12.45 Kommunereform ekspertutvalgets sluttrapport u Ekspertutvalgets leder Signy Irene Vabo, professor, Høgskolen i Oslo og Akershus 13.30 Pause / utstilling 13.50 Kommentarer til ekspertutvalgets rapport u u Dr. polit. Jan Erling Klausen, forsker, Norsk institutt for by- og regionforskning (NIBR) Professor Nils Aarsæther, UiT Norges arktiske universitet 14.40 Pause / utstilling 15.00 Annonseres senere 15.40 Pause / utstilling 16.00 Null CTRL: Så lett går det galt! 17.00 I en prisbelønt artikkelserie har Dagbladets reportere avdekket hvordan sviktende datasikkerhet rammer oss hjemme, på jobb og i det offentlige rom. u 19.30 Reportasjeleder Espen Sandli, Dagbladet Middag 5 på vakt for fellesskapets verdier u

Torsdag 5. februar u 09.00 Møteleder: Møteleder Sverre Bugge Midthjell, leder, NKRFs selskapskontroll- og kontrollutvalgskomite og rådgiver, KonSek Midt-Norge IKS Velkommen u 09.05 Møteleder Sverre Bugge Midthjell, leder, NKRFs selskapskontroll- og kontrollutvalgskomite og rådgiver, KonSek Midt-Norge IKS KMDs evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater u Director Birte Bjørkelo, Deloitte AS 10.00 Pause / utsjekking / utstilling 10.30 Paneldebatt om resultatene fra KMDs evaluering Panel: u Roar Thun (Ap), kontrollutvalgsleder, Ski kommune og styreleder i Follo interkommunale kontrollutvalgssekrtariat (FIKS) u Torgun M. Bakken, daglig leder, Glåmdal sekretariat IKS u Orrvar Dalby, daglig leder, Vestfold Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat (VIKS) 11.30 Lunsj / utstilling 12.45 Korrupsjon Foredragsholder annonseres senere 13.30 Pause / utstilling 13.50 Grå økonomi Aftenposten setter i en serie reportasjer søkelyset på kobling mellom hvit og svart økonomi. Norske skattekroner sluses inn i prosjekter der underleverandører driver svart og svindler med moms, skatt og avgifter. u 14.45 Kåseri u 15.15 Journalist Siri Gedde-Dahl, Aftenposten Annonseres senere Avslutning u Styreleder Per Olav Nilsen, Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) 15.20 6 på vakt for fellesskapets verdier u

GENERELL INFO NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 4-5 februar 2015 Påmelding Påmeldingsfrist: 18. desember 2014. Bindende påmelding skal skje via NKRFs nettsider Faktura vil bli tilsendt etter påmeldingsfristens utløp. Det tas forbehold om endringer i programmet. Konferansepriser* Deltakelse inkl. helpensjon: Kr 6 200 (ikke-medlemmer: Kr 6 600) Dagpakke (lunsj mm): Kr 5 100 (ikke-medlemmer: Kr 5 500) Prisene inkluderer dokumentasjon, lunsj, drikke til måltidene og servering i pausene. Ekstra overnatting m/frokost fra 3. - 4. februar 2015: Kr 1 300. *) Deltakere fra kontrollutvalg i kommuner/fylkeskommuner hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris. Konferansehotellet Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermoen Ved behov vil også Comfort Hotel RunWay, som ligger vegg i vegg med konferansehotellet, bli benyttet til overnatting. Forhåndsgodkjenning 13 timer i forhold til NKRFs regler for obligatorisk etter- og videreutdanning. Norges Kommunerevisorforbund Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo Telefon 23 23 97 00, post@nkrf.no, www.nkrf.no www.twitter.com/nkrf (#ku15nkrf) 7 faglig arena nettverksbygging inspirasjon erling@erlingsdesign.no / 17.11.2014 Avbestilling må skje skriftlig. Det vil ved avbestillinger etter påmeldingsfristens utløp kreves et gebyr på kr 500 til dekning av administrasjonsutgifter. Ved avbestilling senere enn en uke før konferansestart belastes 50 % av konferanseavgiften. Avbestilling ved legitimert sykdom behandles særskilt. Avmelding på konferansedagen, eller ev. uteblivelse, medfører full konferanseavgift. Ved hotellreservasjon kommer i tillegg ev. ansvaret overfor hotellet. Deltakelse kan ved behov overføres til en annen kollega. Velkommen på onferanse! k Avbestillingsbetingelser

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Innvalgstelefon Saksbehandler 73 19 93 68 Torbjørn Løvaas Oppvekst- og utdanningsavdelingen Vår dato 04.11.2 Deres da HITRA KOMMUNE Vår 2014/ -Deres- 77-621 Adresseliste Gr,idering Evaluering av interkommunale informasjon til kommunene barneverntjenester i Sør-Trøndelag - Høsten 2009 tok Fylkesmannen, på bakgrunn av en henvendelse fra KS, et initiativ for å stimulere kommunene til å vurdere etablering interkommunale barneverntjenester. Dette tiltaket ble kalt Fylkesinitiativet, og målsettingen var å få robuste og mindre sårbare barneverntjenester i fylket. Det ble ut fra dette besluttet å etablere et prosjekt som skulle sørge for en evaluering. Vi etablerte samarbeid med RKBU (Regionalt kunnskapssenter for barn og unges, psykisk helse og barnevern, Midt-Norge) i utformingen av prosjektbeskrivelse. Prosjektbeskrivelsen beskriver bakgrunn for prosjektet, kort oversikt over situasjonen i Sør-Trøndelag på barnevernfeltet, bemanningsnormer, KS sitt utviklingsnettverk og henvisninger til noen tidligere evalueringer av interkommunalt barnevernsamarbeid. Målsetting for evalueringsprosjektet er å; «gi et godt grunnlag for kunnskapsbaserte prosesser og beslutninger ved etablering og drift av interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag...bidra til forståelse av utfordringer og suksesskriterier..., bidra til videreutvikling og forbedring av eksisterende interkommunale tjenester.» Resultatet av undersøkelsen er også tenkt å være et relevant innspill i den kommende kommunereformen. Målgruppe for evalueringen er satt til å være politisk ledelse og øverste administrative nivå i kommunene, barneverntjenesten selv med samarbeidspartnerne og brukere av barneverntjenesten. Resultatet av undersøkelsen vil også være interessant for KS og Fylkesmannen mv. Fylkesmannen viser for øvrig til tidligere brev i saken. Prosjektbeskrivelsen har 16 punkt som tar for seg moment som vi vil at undersøkelsen skal fange opp. Her vises det til prosjektbeskrivelsen som ligger vedlagt. Disse 16 punktene er et resultat av forslag til ramme for prosjektet Fylkesmannen la fram for kommunene gjennom en høringsrunde i april og mai 2014. For å få en håndterbar prosess, var det ikke mulig å fange opp alle momentene kommunene spilte inn. Vi prioriterte det vi oppfattet som utgangspunktet for oppstart av prosjektet, å evaluere etableringen av interkommunale barneverntjenester for å oppnå robuste og mindre sårbare tjenester. Embetsledelse og administrasjonsstab Kommunal- og samordningsstab E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Justis- og Landbruk og Miljøvern- Oppvekst- og Sosial- og beredskapsavdeling bygdeutvikling avdeling utdanningsavdeling helseavdeling Telefaks 73 19 93 01 Organisasjonsnummer: 974764350 Internett: 8 www.fylkesmannen.no/st

2 Oppdraget ble lagt ut på Doffin, med svarfrist 08.08.2014 kl. 12.00. Alle tilbyderne fylte vilkårene som var satt. I konkurransegrunnlaget går det fram hva tilbudene skulle inneholde og vår vektleggingen av de ulike momentene. Tilbyderne var i alfabetisk rekkefølge; Deloitte AS, Nordlandsforskning, NTNU Samfunnsforskning AS og Telemarksforskning. AS, Oxford Research To av tilbudene ble vurdert som spesielt interessante. Vi valgte å tildele oppdraget til Telemarksforskning. Bakgrunnen for dette var deres lange erfaring og mange prosjekter på feltet, og at de har gjennomført tilsvarende undersøkelser mot interkommunale tjenester. Vi vektla at dette var viktig kunnskap å ha ved gjennomføring av vår undersøkelse. Denne kunnskapen mener vi også gjenspeilte seg i forslag til gjennomføringsmodell. Kontrakt med Telemarksforskning ble underskrevet fredag 31.10.2014. På dette kontraktsmøtet ble det slått fast at begge parter ser seg tjent med at prosjektet gjennomføres raskere enn den tidsrammen som ble satt. En ønsket prosjektgjennomføring er at sluttrapporten foreligger i første kvartal 2016. Den formelle tidsfristen for sluttrapporten er imidlertid innen utgangen av januar 2017. De involverte kommuner vil nå bli kontaktet av Telemarksforskning direkte. Det legges opp til intervju av ledere og ansatte i barneverntjenesten, kommuneledelse og barneverntjenestens samarbeidspartnere. Kartleggingen vil benytte både møter med intervju og nettbaserte spørreundersøkelser. Telemarksforskning vil også ta opp med den enkelte barneverntjeneste om muligheten for å gjennomføre brukerundersøkelser. Fylkesmannen har drøftet med Telemarksforskning om at det kan være aktuelt legge fram midlertidige funn fra kartleggingen høsten 2015, og å presentere rapporten når denne foreligger. å hele Vi ber om at kommunen orienterer aktuelle instanser i egen kommune om undersøkelsen, og muligheten for å bli kontaktet i sakens anledning. Ved videre spørsmål om prosjektet kan Jostein Krutvik eller Torbjørn Løvaas hos Fylkesmannen i Sør-Trøndelag kontaktes. Med hilsen Torbjørn Løvaas seniorrådgiver Jostein Krutvik (e.f.) assisterende utdanningsdirektør Dette dokumentet Vedlegg: er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Prosjektbeskrivelse Konkurransegrunnlag Kopi: Bufetat Region Midt-Norge, postboks 2233, 3103 Tønsberg. Telemarksforskning Boks 4 3833 BØ I TELEMARK 9

i Sør-Trøndelag Fylkesmannen Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim 73 19 91 01 73 19 90 00, Telefaks Sentralbord: Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Vår dato 10.05.2014 Deres dato Innvalgstelefon Saksbehandler 73 19 93 68 Torbjørn Løvaas Oppvekst- og utdanningsavdelingen ved svar) barneverntjenester av interkommunale Evaluering Vår ref. (bes oppgitt 2014/177-621 Deres ref. Prosjektbeskrivelse Bakgrunn som skal evaluere til et prosjekt Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har tatt initiativ i fylket (og samarbeidende barneverntjenester erfaringene med interkommunale kommer bl.a. som kommuner i Nord-Trøndelag og Hedmark). Dette initiativet til evaluering av ønske om å bruke skjønnsmidler følge av kommunenes en målsetting som ble lagt da interkommunale barneverntjenester, for en mer robust Fylkesmannen i 2010 startet opp "Fylkesinitiativ barneverntjeneste". 6. november var et vedtak fra KS fylkesmøte Bakgrunnen for «Fylkesinitiativet» oppfordret til å sette i gang en prosess for å få til et 2009. Der ble Fylkesmannen reorganisert og forsterket barnevern i Sør-Trøndelag gjennom etablering av (i Vedtaket er nå fulgt opp av Fylkesmannen formelle samarbeidsløsninger. en mer robust og mindre for å få etablert samarbeid med KS og kommunene) samarbeid. Fylkesmannen har også sårbare tjeneste gjennom interkommunalt tjenester. I 2010 til oppstart av flere interkommunale tidligere gitt skjønnsmidler til etablering av slike i større grad å stimulere ønsket Fylkesmannen av muligheter for disse. interkommunale tjenester, og ikke bare til utredning av Fylkesmannen å utarbeide et felles NIVI Analyse fikk i oppdrag av kommunene og kunnskapsgrunnlag for å drøfte organiseringen regionsamarbeid i kommunene. Rapporten, Fylkesinitiativ for økt samarbeid om barnevern i Sør-Trøndelag, fra februar 2010 gir en samlet oversikt over samarbeid og erfaringer fra interkommunal utfordringer for barneverntjenesten, oversikt over aktuelle løsningsmodeller. Rapporten presenterer seks veivalg ved for evalueringen interkommunal organisering og kan danne et godt bakteppe (NIVI-rapport 2010:1, se vedlegg). de senere har økt betraktelig samarbeid på barnevernområdet Interkommunalt barnevernsamarbeid kommuner i interkommunalt år i Norge. Antall deltagende av 2012, eller 43 % av landets 429 har økt fra 83 i 2008 til 183 ved utgangen kommuner (SSB 2013). i Sør Trøndelag barneverntjenester Interkommunale deltar i interkommunalt (80 %) i Sør-Trøndelag 20 av 25 kommuner barneverntjenester i 7 interkommunale Disse er organisert barnevernsamarbeid. kommuner. 4 av tjenestene består bare av som består av fra 2-7 samarbeidende med kommuner fra kommuner i Sør-Trøndelag, mens de andre 3 har samarbeid andre fylker (Nord-Trøndelag og Hedmark). - Embetsledelse og administrasjonsstab Kommunal- og samordningsstab Justis- og Landbruk og Miljøvern- Oppvekst- og Sosial- og beredskapsavdeling bygdeutvikling avdeling utdanningsavdeling helseavdeling Telefaks 73 19 93 01 Organisasjonsnummer: 974764350 10 E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: www.fylkesmannen.no/st

2 Disse interkommunale tjenester har eksistert i fra 2-11 år, siden fylkets første interkommunal ordning ble etablert med Hemne og Snillfjord som forsøksordning i 2003 (se tabellen fra Fylkesmann i Sør-Trøndelag). Barneverntjeneste Vertskommune Fosen barnevemtjeneste Rissa Bamevernstjenesten i Hemne og Snillfiord Hemne Rissa, Leksvik, Osen, Roan, Mjord, Bjugn, Ørland Hemne, Snillfjord Forsøk i perioden 2003 til 2008, fast etter dette Frøya og Hitra bame- og familietjeneste Frøya Frøya, Hitra 01.06.2011 Barnevemtjenesten for Oppdal og Rennebu Oppdal Oppdal, Rennebu 01.01.2010 Bameverntjenesten i Holtålen, Røros og Os Røros Røros, Holtålen og Os i Østerdalen 01.01.2008 Barneverntjenesten i Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun Orkdal Agdenes, Meldal, Skaun, Orkdal Orkdal og Meldal ble samrnenslått 01.04.2005, Agdenes kom med fra 01.10.2008, Skaun fra 01.01.2011 Værnesregionen barneverntjeneste Stjørdal Stjørdal, Frosta, Meråker, Tydal, Selbu Forsøk 2005 til 2008 Permanent fra 01.07.2009 01.04.2012 Tjenestene i Sør-Trøndelag er organisert etter vertskommunemodellen (Kommuneloven 28). I denne modellen, er en av kommunene vert for de andre, med arbeidsgiveransvar og administrasjon av de interkommunale barneverntjenestene på vegne av samarbeidskommunene. NIVI rapporten inneholder en kort beskrivelse av de 5 eldste interkommunale tjenestene. Interkommunal barnevernvakt i Trondheim Det er etablert en interkommunal barnevernvakt i Trondheim (BVV). Tiltaket er lokalisert i politihuset i Trondheim og dekker i tillegg til Trondheim, Værnesregionen barneverntjeneste, Orkdal interkommunale barneverntjeneste og Malvik, Melhus og Klæbu kommuner. BVV holder åpne hele døgnet og kan kontaktes utenom normal arbeidstid. Ved at BVV omfatter kun en del av barneverntjenestens arbeidsoppgaver faller den utenfor Evalueringsprosjektets intensjon. Det interkommunale barnevernsamarbeidet Barnevernvakta i Trondheim vil derfor ikke være en del av evalueringen. Bemanningsnormer for barneverntjenester Det finnes i dag ingen godkjente normer for bemanning i barneverntjenesten. Statistikk fra KOSTRA for 2013 viser at antall årsverk i de 7 interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag varierer fra 6-28 årsverk. Antall ansatte per 1000 barn i alderen 0-22 år varierer fra 2,4-4,0 (SSB 2014). Barnevernpanelet (2011) anbefalte etablering av en veiledende norm for personalressurser i det kommunale barnevernet med 5 fagårsverk som minimum bemanning. NIVI rapporten inneholder følgende anbefalinger fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag for å sikre robust og mindre sårbare tjenester. 11

3 Disse er: Minimum 3 årsverk per barneverntjeneste Minimum 1,5 ansatte per 1000 barn i alder 0-22 år Maksimum 8 barnevernundersøkelser per ansatt Maksimum oppfølging av 13 barn i tiltak per ansatt NIVI foreslo disse veiledende dimensjoneringsnormer for interkommunale barneverntjenester: Minimum 5-6 årsverk for å sikre minste faglig kvalitet Minimum 10-20 årsverk for etablering av en helhetlig tjeneste med grunnlag for faglig spesialisering KS utviklingsnettverk for interkommunale barnevernsamarbeid Som en del av KS Effektiviseringsnettverkene ble det etablert i november 2011 et utviklingsnettverk for det interkommunale barnevernsamarbeidet (20112013). Nettverket som ble avsluttet høsten 2013 bestod av kommuner fra Troms, Nordland, Nord- og Sør-Trøndelag og Møre og Romsdal, blant disse var felles barneverntjeneste for Oppdal og Rennebu. I løpet av nettverksperioden utarbeidet hvert barnevernsamarbeid en analyse i hovedsak basert på KOSTRAtall og brukerundersøkelser. Analysen suppleres med annen relevant opplysning fra tjenesteområdet samt lokale forutsetninger/organisatoriske løsninger i kommunene. Det kan være aktuelt som en del av evalueringen av tjenestene i Sør-Trøndelag å ta kontakt med KS og/eller deltagende kommuner for å høre nærmere om erfaringene fra nettverket (KS, ved Turid Haugen, 26.03,14). Noen eksempler på litteratur/evalueringer av interkommunalt barnevern Deloitte (2012) har gjennomført en kartlegging av barnevernet i små kommuner (under 5000 innbyggere) på oppdrag fra KS. 90 % av kommunene som deltok i interkommunalt barnevernsamarbeid synes samarbeidet fungerer godt og har bidratt til en bedre barneverntjeneste. Viktige forutsetninger for et godt interkommunalt samarbeid er vilje til samarbeid, tydelige og definerte oppgaver og ansvarslinjer, og fungerende administrativt system på tvers av kommunene. Faktorer som skaper størst utfordringer for det interkommunale samarbeidet er manglende samhandling med andre tjenester i kommunen, ulik prioritering, og manglende kommunikasjon. Madsen & Salvesen (2014) har skrevet om ledelse av interkommunalt barnevern i en ny bok om barnevernledelse. Forfatterne påpeker følgende fordeler med interkommunale tjenester - større fagmiljø, stordriftsfordeler og kvalitet på tjenester. Mulige utfordringer er økte utgifter, ledelsesutfordringer som økte rapporteringskrav og lengre avstand til samarbeidspartnere (Kvello & Moe, red., 2014). Telemarksforskning i Bø har gjennomført flere evalueringer av interkommunale barneverntjenester i Norge. I en evaluering av 6 utvalgte tjenester på oppdrag fra Kommunal- og regionaldepartementet ble det konkludert med at samarbeidene har bidratt til å styrke fagmiljøene og forbedret kvaliteten på tjenestene. Effekten var størst i forhold til håndtering av tunge omsorgssaker. 10 12

4 faktorer som bidrar til godt interkommunalt (Brandtzæg 2006). samarbeid ble identifisert Trøndelag Forskning og Utvikling AS evaluerte en felles barneverntjeneste i Midtre Namdal. Det ble konkludert med at felles barneverntjeneste har gitt en klar styrking av tilbudet til brukerne. De viktigste suksessfaktorene var delegasjon til felles barnevernleder og etableringen av et større fagmiljø (Wendelborg AS 2008). Ressurssenter for omstilling i kommunene (RO) (2008) evaluerte barneverntjenesten i Midtre Trøndelag (Tydal, Selbu, Stjørdal og Meråker). Det ble konkludert med at en felles tjeneste var bedre rustet til å møte dagens og fremtidens utfordringer. Sårbarheten ble redusert og ansatte har nytte av et større fellesskap. Sterkere prioritering av forebyggende arbeid og mer strukturert samhandling med samarbeidspartnere ble etterlyst. Innhold i evalueringen Mål: Evalueringen skal gi et godt grunnlag for kunnskapsbaserte prosesser og beslutninger ved etablering og drift av interkommunale barneverntjenester i SørTrøndelag. Den skal kunne bidra til videreutvikling og forbedring av eksisterende interkommunale barneverntjenester. Den skal bidra til forståelse av utfordringer og suksesskriterier en interkommunal barneverntjeneste står overfor. Resultatet kan også være relevant for kommuner som etter hvert vurderer kommunesammenslåing. Målgruppe: Politisk og administrativ ledelse i kommunene Ledere og ansatte i barneverntjenesten Brukere av barneverntjenester (barn og foresatte) Barneverntjenestens samarbeidspartnere (for eksempel barnehager, skoler, helsestasjoner, PPT, Bufetat, politi og kommunal psykiatritjeneste) KS og andre med interesse for interkommunale barneverntjenester Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Metodejdatakilder: Anbudssøkere skal presentere en detaljert plan for evalueringsdesign, plan for datainnsamling og dataanalyse. Følgende momenter og problemstillinger skal inngå i evalueringen: Evalueringen skal ha en beskrivelse og analyse av alle (7) eksisterende interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag. Disse skal beskrives hver for seg, og det skal også gjøres en sammenligning og sammenfattende analyse på tvers av tjenestene. Den skal også inkludere en kort kunnskapsstatus om tidligere evalueringerfkartlegginger av interkommunalt barnevernsamarbeid i Norge. Utviklingen av barneverntjenesten (før og etter etablering av interkommunale tjenester) skal oppsummeres statistisk basert på tall fra 13

5 KOSTRA og rapportering til fylkesmannen (for eksempel fristoverholdelse, antall meldinger som henlegges/undersøkes, antall undersøkelser som henlegges/settes inn tiltak, antall hjelpetiltak/omsorgstiltak osv.). Det er aktuelt med informasjonsinnhenting fra både eksisterende dokumenter og statistisk informasjon (KOSTRA/SSB og rapportering til fylkesmann/bld), og innhenting av erfaringer fra barnevernledere, ansatte og andre relevant informanter gjennom intervjuer (enkeltvis og grupper) og spørreundersøkelser. Andre aktuelle informanter er samarbeidspartnere, brukere (barn og foreldre), politisk/administrativ ledelse i kommunene og Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Erfaringer fra samarbeidspartnere (f. eks. skoler, barnehager, helsesøster, PPT, Bufetat, politi, kommunal psykiatritjeneste og NAV osv.) skal kartlegges. Hvordan oppleves samarbeidet med interkommunal barneverntjeneste i barnevernssaker (meldinger, undersøkelser, tiltak), men også samarbeid om forebyggende arbeid med barn og unge i kommunene (jf bvl 3-1)?. I hvilken grad bidrar samarbeidet til god samhandling i forhold til løsning av felles utfordringer? Hvilke rutiner for samhandling mellom interkommunal barneverntjeneste og samarbeidspartnere finnes? Erfaringer fra brukere bør innhentes på en måte som er rasjonell og pålitelig. Dette kan inkludere både gjennom nye spørreundersøkelser og tidligere gjennomførte undersøkelser. Flere interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag har gjennomført brukerundersøkelser tidligere. Oppdal/Rennebu, for eksempel, undersøkte brukertilfredshet i 2012. Anbudssøknaden skal presisere hvordan dette kan gjøres. Kommunenes målsettinger for etablering av interkommunal barneverntjeneste skal identifiseres (bl.a. fra samarbeidsavtaler) hvilken grad disse målsettingene har blitt nådd? Er målsettingen robuste tjenester, med mere faglighet, mindre sårbarhet og økt tilgjengelighet oppnådd? og i om Hvor godt forarbeid er gjort med tanke på å etablere en plan, et system og visjoner for en felles tjeneste? Det skal fokuseres på viktige vurderinger, beslutninger og veivalg som må gjøres før selve beslutningen om sammenslåingen tas, herunder f. eks. avklaring av deltakelse eller ikke deltakelse i vertskommunens lederteam og ulike utvalg. Andre vurderinger/beslutninger som gjelder økonomi/budsjett, rapportering, fagprogram/ikt, og kontorlokaler i samarbeidskommuner må også fanges opp. 14

6 Hvordan har etablering av interkommunale barneverntjenester påvirket tjenestens mulighet til å rekruttere og beholde kvalifiserte ledere og ansatte? Hvordan er bemanningen på de interkommunale barneverntjenestene sett i forhold til antall barn i alderen 0-22 år og i forhold til antall barnevernssaker per ansatt? Hvor stort fokus har det vært på lederoppgavene interkommunal tjeneste? i etableringen av en I hvilken grad har en interkommunal barneverntjeneste bidratt til styrking av fagmiljøet eller gitt mulighet for faglig spesialisering? Hva er hensiktsmessig organisering/arbeidsdeling mellom ansatte i en interkommunal tjeneste, bl.a. i forhold til generalistperspektiv, spesialisering og teamarbeid? 10.Hvor bevisst har man vært på å håndtere krevende oppgaver som å bygge en felles kultur for de ansatte i en ny tjeneste? 11.Hvordan har etableringen av interkommunale tjenester påvirket kommunenes økonomistyrings-perspektivet og forutsigbarhet, herunder kostnader til barneverntjenester og tidlig ressursinnsats som virker? I hvilken grad spiller kostnader inn ved vurdering av dimensjonering og valg av ulike tiltak? Hvordan påvirker kommuneøkonomien muligheter for levering av forsvarlige tjenester som sikrer "barnets beste"? Hvordan er kompetansen innen dette feltet for tjenesten? 12.Hvordan er organisering og styring av tjenesten, herunder forholdet mellom vertskommune og andre samarbeidskommuner? Har man hatt et bevisst forhold til hvordan tjenesten lokaliseres og organiseres for å gi best mulig grunnlag for god intern samhandling? 13.Hvordan fungerer interkommunal barneverntjeneste for samarbeidskommuner uten felles oppmøtested bl.a. i forhold til avstand mellom kontorene, endringsmuligheter og bruk av tid i bil? 14.Hvordan var oppstartsprosessen for interkommunal barneverntjeneste eksempel i forhold til økt saksmengde, etablering av nye rutiner og ivaretakelse av ansatte som får endret arbeidsforhold? 15.Hvordan er tilgjengeligheten til barneverntjenester kommuner som ikke er vertskommune? i de samarbeidende 16.Hvordan påvirker antall samarbeidende kommuner den interkommunale barneverntjenestens organisering og fungering? Er det forskjellige erfaringer med å være i samarbeid mellom 2 kommuner kontra 7 15 for

7 kommuner, og krever det helt andre forberedelser barneverntjenester? store interkommunale for å kunne lykkes i Tidsplan i juni 2014 med anbudsfrist Prosjektet legges ut på anbud tidlig august 2014 med valg av Gjennomgang av anbudene august/september, oppdragstaker innen 1.10.2014 Prosjekt har oppstart i siste kvartal 2014, senest 1.1.2015 Prosjektet avsluttes senest 1.1.2017 medio Utarbeidelse av prosjektbeskrivelsen er utarbeidet med bistand fra Regionalt kompetansesenter Prosjektbeskrivelsen Det medisinske fakultet ved for barn og unge (RVTS Midt-Norge), universitet (NTNU). Norges teknisk-naturvitenskapelig Vedlegg Langset, M. & Vinsand, G., 2010. Fylkesinitiativ i Sør-Trøndelag., NIVI-rapport 2010:1 for økt samarbeid om barnevern Referanser rapport., september 2011. 2011. Barnevernpanelets Barnevernpanelet, barnevern., av forsøk med interkommunale Brandtzæg, B., 2006. Evaluering Rapport nr 229, 2006. Telemarksforskning-Bø, Langset, M. & Vinsand, G., 2010. Fylkesinitiativ for økt samarbeid om barnevern i Sør-Trøndelag., NIVI-rapport 2010:1. barnevern., i H., 2014. Ledelse av interkommunalt Madsen, M. & Salvesen, Barnevernledelse, Oslo: Gyldendal Norsk forlag. Kvello, Ø & Moe, T. (red.), Ressurssenter for omstilling i kommunene (R0), 2008. Evaluering av i Midt-Trøndelag., november, 2008. Barneverntjenesten i Midtre Wendelborg, C., et al., 2008. Forsøk med felles barneverntjeneste Namdal, Sluttrapport, Trøndelag Forskning og Utvikling AS, 2008. Revidert 06.06.2014 16

Ny behandling av risiko- og vesentlighetsanalyse i forbindelse med plan for selskapskontroll Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 05.12.2014 Saksnr 033/14 Torbjørn Berglann 216, &58, 14/31-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar den nye risiko- og vesentlighetsanalysen til orientering og foreslår at disse selskapene prioriteres i planen for selskapskontroll 2015-2016: 1. Hamos Forvaltning IKS 2. Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn AS 3. Meldal Næringssenter AS 4. Næringshagen i Orkdalsregionen 5. Rosenvik AS Vedlegg Oversikt enkeltselskap. Unntatt offentlighet Vesentligehetsanalyse - oversikt. Unntatt offentlighet jf. 23.4 Saksutredning I kontrollutvalgets møte 31.10.2014 behandlet utvalget vesentlighets- og risikoanalysen som ligger til grunn for plan for selskapskontroll 2015-2016. Kontrollutvalgets sekretariat innstilte på å prioritere Hamos forvaltning IKS, Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn AS og HMS Tjenesten Orkladal AS. Utvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar risiko-og vesentlighetsanalysen til orientering. 2. Sekretariatet bes om å fremme forslag til plan for selskapskontroll til neste møte. 3. Næringshagen i Okdalsregionen og Rosenvik AS prioriteres på 4. og 5.plass. Sekretariatet oppdaget i etterkant av møtet at deler av risiko- og vesentlighetsanalysen ikke var oppdatert da den ble lagt fram for utvalget. Analysen er nå oppdatert, og sekretariatet ønsker av den grunn å foreslå at Meldal Næringssenter AS kommer inn i stedet for HMS Tjenesten Orkladal AS. For at utvalget skal ha et best mulig informasjon beslutningsgrunnlag for plan for selskapskontroll, legges saken fram til ny behandling i utvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon 17

Sekretariatet ber kontrollutvalget vurdere om det ønsker å gjøre endringer i listen over selskapene som sekretariatet har foreslått for selskapskontroll. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar den nye risiko- og vesentlighetsanalysen til orientering. 18

Utkast til plan for selskapskontroll 2015-16 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 05.12.2014 Saksnr 034/14 Torbjørn Berglann 216, &58, 14/31-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger fram plan for selskapskontroll for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll 2015-2016. 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å gjøre omprioriteringer i planen dersom det skjer endringer i forutsetningene eller av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vedlegg Plan for selskapskontroll i Meldal kommune 2015-2016 - utkast Saksutredning Kontrollutvalget har gått gjennom sekretariatets risiko- og vesentlighetsanalyse for kommunens eierskap i to møter. Etter første gjennomgang tok utvalget analysen til orientering og ba om at ytterligere to selskap skulle prioriteres for selskapskontroll: Næringshagen i Orkladal AS og Rosenvik AS. På bakgrunn av analysen og innspill fra kontrollutvalget har sekretariatet laget et administrativt utkast til plan for selskapskontroll. I kommunene Orkdal, Melhus, Snillfjord og Selbu har kommunestyret under behandlingen av plan for selskapskontroll vedtatt å endre innstillingen fra kontrollutvalget. Kommunestyrene har prioritert selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS, som i utgangspunktet ikke var med blant de prioriterte selskapene. De fire kommunene representerer 26 % av eierkommunene. Ordføreren i Melhus kommune har sendt en henvendelse til ordførerne i kommunene Hemne, Agdenes, Skaun, Midtre Gauldal, Selbu, Frøya, Meldal, Snillfjord, Klæbu og Malvik og bedt disse kommunene gjøre det samme under kommunestyrets behandling av plan for selskapskontroll. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget anbefales å vedta planen slik den foreligger og oversende saken til kommunestyret med sekretariatets innstilling. Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i planen hvis det er nødvendig og hvis det er hensiktsmessig for samarbeidet om selskapskontroll med andre eiere. Sekretariatet foreslår også at utvalget får fullmakt til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 19

PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2015-2016 Meldal kommune Administrativt utkast 20

1 Om selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det gjennom selskapskontroll føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m.1kommunens interesser er i denne sammenhengen eierskap i aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA), interkommunale selskap (IKS), interkommunale samarbeid, samvirkeforetak og andre selskap med begrenset ansvar. I denne planen legger vi til grunn at selskapskontrollen også omfatter alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap, eller interesser med tydelig karakter av eierskap, som stiftelser og foreninger. Selskapskontroll kan gjennomføres som en enkel eierskapskontroll, eller som forvaltningsrevisjon i ett selskap Selskapskontroll som eierskapskontroll: I en eierskapskontroll undersøkes praktiseringen av kommunens eierstyring. Undersøkelsen kan inkludere kontroll med bruken av eierskapsstrategi, rutiner for deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene kommunen er eier i. Kontrollen kan ta utgangspunkt i oppfølgingen av ett eller flere selskap. Denne formen for selskapskontroll er obligatorisk og skal gjennomføres minst én gang i valgperioden. Selskapskontroll som forvaltningsrevisjon: Denne formen for selskapskontroll er rettet mot ett selskap, og hensikten er å belyse om selskapet drives i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I denne formen for selskapskontroll kan undersøkes om ressursene brukes slik eierne har vedtatt, om selskapet drives effektivt, om lover og regler etterleves, om forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, om resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets krav m.m.2 1.1 Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget skal utarbeide plan for selskapskontroll 3. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Gjennom slike vurderinger skal en forsøke å identifisere behovet for selskapskontroll i de ulike selskapene. Kontrollutvalget fremmer forslag om plan for selskapskontroll for kommunestyret. Den foreliggende planen er basert på en overordnet analyse som er gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 1.2 Gjennomføring Revisjon Midt-Norge IKS skal i henhold til den inngåtte selskapsavtalen gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 eierkommunene. 1.2.1 Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll og foreslår innretning på undersøkelsen. Bestillingen skjer med utgangspunkt i den vedtatte prioriteringsrekkefølgen i planen, men kan fravikes dersom forutsetningene endrer seg. 1.2.2 Innsyn Kommunens kontrollutvalg og revisor har rett til å kreve nødvendige opplysninger fra selskapets daglige leder, fra styret og den valgte revisor. I selskap som er heleid av kommuner og 1 Jf. kommuneloven 77 nr. 5. Jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13, og forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 7. 3 Jf forskrift om selskapskontroll i kommuner og fylkeskommuner 13. 2 21

fylkeskommuner i fellesskap har kommunen fullt innsyn 4. I selskap med andre eiere, og for selskapsformer som ikke er omfattet av loven må retten til innsyn sikres på andre måter: Selskapets vedtekter kan gi rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. I selskap uten en slik innsynsbestemmelse kan kontrollutvalget be om at selskapet frivillig tillater innsyn. Anmodningen kan gjøres samtidig med at kontrollutvalget fatter vedtak om selskapskontroll. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler og i selskap der det offentlige er dominerende på eiersiden. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre selskapskontrollen som forvaltningsrevisjon. For å sikre innsyn i selskap der kommunen har eierinteresser og der innsyn ikke er sikret gjennom lov eller vedtekter, bør eierrepresentanten bes om å fremme sak om vedtektsendring vedrørende innsyn ved neste generalforsamling. 1.2.3 Samarbeid om selskapskontroll I selskap der flere kommuner er eiere, og særlig der kommunene også har samme revisjonsselskap, kan det være hensiktsmessig å samarbeide om selskapskontroll. Dette gir bedre utnytting av ressursene til revisjonsarbeid og gir færre kontroller enn om hver kommune skulle ha en egen selskapskontroll, noe som er en fordel for selskapene. For at det skal være praktisk gjennomførbart å samarbeide om selskapskontroll kreves det at kommunenes prioriteringer samordnes, og at kontrollutvalgene gis fullmakt til å prioritere mellom aktuelle prosjekt, avhengig av hvilke prosjekter det finnes potensielle samarbeidspartnere til. 1.2.4 Ressurser Ressursene til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å bevilge ytterligere ressurser til formålet, tas av ressursene til forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to arbeidsområdene før bestilling av prosjekter. Det er hensiktsmessig at denne prioriteringen ligger til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer til kontrollutvalget om gjennomført selskapskontroll, kontrollutvalget legger rapportene fram for kommunestyret. I fellesprosjekter mellom flere kommuner kan revisjonen rapportere i én samlet rapport dersom det er hensiktsmessig. 4 Framstillingen er forenklet, se kommunelovens 80 første ledd, se også lov av 29.januar 1999 nr. 6 samt kommunelovens 27. 22

2 Prioriterte prosjekter i planperioden Kontrollutvalget behandlet i sak 25/14 vesentlighets- og risikoanalysen av selskapene som kommunen har eierinteresser i og følgende prioriteringsliste ble satt opp: Prioritering 1. Prosjekt HAMOS forvaltning IKS Involverte selskaper HAMOS IKS m/datterselskaper 2. Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn AS Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn AS 3. 4. Meldal miljøanlegg AS Næringshagen i Orkdalsregionen AS Rosenvik AS Meldal miljøanlegg AS Næringshagen i Orkdalsregionen AS Rosenvik AS 5. Involverte kommuner5 Snillfjord, Agdenes, Rindal, Rennebu, Hitra, Hemne, Meldal, Frøya, Skaun, Orkdal Orkdal, Skaun, Melhus, Hemne, Meldal, Snillfjord, Agdenes Meldal Orkdal, Meldal, Skaun, Snillfjord, Agdenes Orkdal, Oppdal, Meldal, Skaun, Rennebu 2.1 Utdyping av de enkelte prosjektene Med ressursene som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kan kontrollutvalget bestille i gjennomsnitt litt under ett prosjekt pr. år. Deltakelse i felles selskapskontroller vil øke antallet. Jo flere eierkommuner som deltar i fellesprosjekt, desto færre ressurser må den enkelte kommune stille til rådighet. For alle prosjektene som er satt opp foreslår utvalget å gjennomføre selskapskontrollen som forvaltningsrevisjon. De overordnede problemstillingene kan da omhandle selskapets ressursbruk, effektivitet, etterlevelse av lover og regler med mer. Det vil være nødvendig med en presisering av problemstillingene før bestilling av prosjektene. 2.1.1 Hamos forvaltning IKS Hamos IKS har ansvar for renovasjon for eierkommunene og utfører dermed en viktig samfunnsoppgave. I tillegg driver selskapet innenfor sin konsernstruktur en hel rekke andre oppgaver innenfor tilgrensende virksomhet, slik som kommersiell innsamling av næringsavfall, resirkulering og innkrevingsvirksomhet. Selskap som både driver monopolvirksomhet og kommersiell virksomhet skal holde de to delene av virksomheten adskilt, og dette vil trolig være ett tema for selskapskontrollen. Andre aktuelle spørsmål er hvorvidt den kommersielle virksomheten bidrar positivt til primærvirksomheten og hvorvidt virksomheten drives etter selskapets formål og eiernes intensjoner. Prosjektet vil trolig bare være aktuelt å sette i gang dersom en større andel av de øvrige eierne også prioriterer det. 2.1.2 Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn AS Bomvegselskap som dette administrerer høye beløp i form av avgifter fra bomvegene. Det arbeides for tiden med å opprette et regionalt bomvegselskap. En gjennomgang av styringen av bomvegselskapet kan samle erfaringer som kan være nyttig i den videre driften. Kontrollutvalget i fylkeskommunen har allerede initiert en selskapskontroll av samtlige bomvegselskap i fylket og invitert de øvrige eierne, deriblant Meldal kommune, til å delta. 5 Kommuner i kursiv har ikke Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. 23

2.1.3 Meldal miljøanlegg AS Selskapet skal aktivt arbeide for miljømessige gode løsninger for sluttbehandling av avfall og slam med en høyest mulig materialgjenvinning. Selskapet skal søke alternative bruksområder for sine anleggs- og avfallsressurser, spesielt innen fornybar energi og miljøteknologi. Selskapet skal bidra til at Meldal kommune når sine miljø- og klimamål. Samtidig skal selskapet redusere skader fra avfall på mennesker og naturmiljø og forbygge spredning av skadedyr og smitte. Selskapet har høye målsetninger på miljøområdet og det er aktuelt å undersøke om selskapet når disse. Det vil trolig også være av interesse å belyse selskapets håndtering av avfall og slam. 2.1.4 Næringshagen i Orkdalsregionen AS Næringshagen i Orkdalsregionen AS skal bidra til bedrifts- og næringsutvikling i Orkdalsregionen. Selskapet bygger opp et nettverk av bedrifter som ønsker å satse på innovasjon, nyskaping, internasjonalisering eller profilering. Selskapet tilbyr kurs og rådgiving, noe som er en viktig tjeneste for eierkommunene og for næringsutviklingen i Orkdalsregionen. Selskapet har gått med underskudd de to siste årene. 2.1.5 Rosenvik AS Selskapet er en viktig tilbyder innenfor attføring i Orkdalsregionen og utgjør en vesentlig investering for eierkommunene. Rammebetingelsene for arbeidsmarkedsbedrifter er endret de seinere årene og arbeidsmarkedstjenester er nå konkurranseutsatt. Bedriften har de siste årene måttet gå igjennom omstillinger på grunn av nedgang i salg, og har utvidet gjennom fusjon med andre vekstbedrifter i regionen. Et interessant tema for en selskapskontroll er omselskapet unngår at driften virker konkurransevridende6. 6 Jf. forskrift om arbeidsrettede tiltak m.v. 1-6. 24

3 Eierskap og eierstyring i Meldal kommune Meldal kommune utarbeidet en generell eierskapsstrategi i 2009. I tillegg har kommunen laget strategier for en del selskapene som kommunen har eierinteresser i. Tidligere gjennomførte selskapskontroller: 2014 Trønderenergi. Selskapskontroll som forvaltningsrevisjon. Felles kontroll med 19 andre eierkommuner. 2012 Meldal miljøanlegg AS og Meldal Næringssenter AS. Eierskapskontroll. 2007 Meldal ASVO. Selskapskontroll som forvaltningsrevisjon. Etter eierskapskontrollen av Meldal miljøanlegg AS og Meldal Næringssenter AS (2012) vedtok kommunestyret blant annet å be rådmannen sørge for å etablere et system som sikrer at rutinene for kommunale eierskap følges opp og at det gjennomføres årlig eiermøter. Etter selskapskontrollen av Trønderenergi (2014) ba kommunestyret formannskapet om å vurdere i hvilke organer kommunen skal drive eierstyring og hvordan hensynet til habilitetsregler og god eierstyring kan ivaretas best mulig. Oversikt over Meldal kommunes eierskap Orgnr 910568183 981556607 984847572 984060718 975936333 974404192 971375965 988799475 983089887 968383159 978650902 993595675 983409652 871492522 977036283 915484425 933836762 964878269 961245117 980417824 990223009 Selskapsnavn Biblioteksentralen SA Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn AS Dyrseth eiendom AS Grenda Eiendom AS Hamos Forvaltning IKS HMS Tjenesten Orkladal AS Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Meldal Miljøanlegg AS Meldal Næringssenter AS Midtnorsk Opplæring AS Museene i Sør-Trøndelag AS Næringshagen i Orkdalsregionen AS Orkla industrimuseum Revisjon Midt-Norge IKS Rosenvik AS Sentrumsbygget AS Torshus folkehøgskule Trøndelag Reiseliv AS TrønderEnergi AS Utbyggingsselskapet - Boliger i Meldal AS Type SA AS AS AS IKS AS IKS IKS AS AS AS AS AS Stiftelse IKS AS AS Stiftelse AS AS AS Eierandel Off.h.eid 0,00% Nei 17,24% Ja 6,75% Nei 33,33% Nei 8,10% Ja 18,92% Nei 1,65% Ja 3,60% Ja 34,00% Nei 52,00% Nei 0,63% Nei 2,78% Nei 4,38% Nei 0,00% Nei 3,60% Ja 11,43% Nei 50,00% Nei 0,00% Nei 0,00% Nei 4,97% Ja 50,00% Nei Oppgitt eierandel for foreninger, stiftelser og andre eierløse sammenslutninger representerer en beregnet størrelse på interessen i foretaket. Eierandel oppgitt til 0,0 % kan enten bety eierandel lavere enn 0,05 %, ukjent eierandel eller ikke faktisk eierskap. 25

Møteplan 1. halvår 2015 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 05.12.2014 Saksnr 035/14 Torbjørn Berglann 033 11/281-36 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for første halvår 2015: 28. januar 11. mars 6. mai 2. Kontrollutvalgets leder får fullmakt til å endre møtedatoer. Saksutredning Kontrollutvalget har budsjett til å gjennomføre tre møter i halvåret, noe det er tatt høyde for i forslaget til møteplan. Møteplanen er satt opp med onsdag som fast møtedag. Sekretariatet foreslår følgende møtedatoer i 2015: 11. februar o Kontrollutvalgets årsmelding 29. april o Rapport fra forvaltningsrevisjon o Uttalelse til kommunens årsregnskap 3. juni o Møteplan 2. halvår Kontrollutvalget har holdt enkelte møter utenfor rådhuset for å få informasjon om kommunens virksomhet og om selskap som kommunen har eierandeler i. En oversikt over aktuelle enheter og selskap følger vedlagt. Andre møter og arrangementer å ta hensyn til kan være: Trøndelagsmøtet 12.-13. januar Vinterferie 16.-20. februar NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 4.-5. februar FKT fagkonferanse 3-4. juni 26

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget avvikler tre møter våren 2015. Sekretariatet ber utvalget komme med forslag om alternative møtesteder, enten ved kommunens enheter, eller i selskap som kommunen har eierinteresser i. 27

Aktuelt fra utvalgene Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 05.12.2014 Saksnr 036/14 Torbjørn Berglann 033, &17 14/144-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksutredning Kontrollutvalgets medlemmer følger med på saker som er til behandling i de andre utvalgene, og videreformidler de som kan være av interesse for kontrollutvalget. 28

Oppfølging av politiske vedtak Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 05.12.2014 Saksnr 037/14 Torbjørn Berglann 033, &17 14/144-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Utvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Oktober 2014 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat legger fra tid til annen fram en oversikt over oppfølgingen av politiske vedtak i kommunen. Oversikten kan bestå av vedtak som er fattet av alle utvalg, også kontrollutvalget selv. Oversikten ble sist lagt fram 25. februar 2014, sak 4/14. Utseendet på oversikten som følger denne saken er endret, slik at saksgangen blir tydeligere. Det er rådmannens ansvar å følge opp sakene administrativt og kontrollutvalget ønsker å få en generell orientering om hvordan rådmannen sikrer at vedtakene blir fulgt opp. I tillegg ønsker utvalget å bli orientert om rådmannens oppfølging av sak 7/14. Rådmannen vil være til stede i møtet og redegjøre for dette. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler utvalget å ta rådmannens redegjørelse til orientering. 29

Sak Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2014-2015 Saksnr. KS 19/14 Saksnr. KU 1/14 Forklaring og kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget vedtar plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2014-2015 og oversender planen til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon for Meldal kommune 2014-2015. 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta begrunnede endringer i prioriteringene blant prosjektene som er nevnt i planen. 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å kunne bestille forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller i samarbeid med andre kontrollutvalg i kommuner under samme IKS-samarbeid, samt vurdere timeantall på bestillinger på forvaltningsrevisjon opp mot timeressurs til selskapskontroll. Kommunestyrets vedtak Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon for Meldal kommune 2014-2015. 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta begrunnede endringer i prioriteringene blant prosjektene som er nevnt i planen. 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å kunne bestille forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller i samarbeid med andre kontrollutvalg i kommuner under samme IKS-samarbeid, samt vurdere timeantall på bestillinger på forvaltningsrevisjon opp mot timeressurs til selskapskontroll. Oppfølging/status: Avsluttet Sak Vedtaksoppfølging i kontrollutvalget Saksnr. KS Saksnr. KU 4/14 Forklaring og kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar framlagt informasjon til etterretning. På bakgrunn av saksframstilling og kontrollutvalgets innspill i møtet vedtas plan for videre oppfølging. Kommunestyrets vedtak Oppfølging/status: Ingen oppfølging 30