Saksbehandler: Kristine Tveit Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/3810. Kommunestyret

SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kristine Tveit Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/3810 Sign: Dato: Utvalg: Kommunestyret 17.11.2015 REFERATLISTA KOMMUNESTYRET 17.11.2015 1. Notat m/vedlegg fra økonomisjefen av 30.09.2015: Finansrapport 2. tertial 2015 2. Møteprotokoll fra kontrollutvalget 17.06.2015 3. Møteprotokoll fra kontrollutvalget 26.08.2015 4. Møteprotokoll fra kontrollutvalget 30.09.2015 5. Brev fra kommunal- og moderniseringsministeren av 28.10.2015: Videre arbeid med kommunereformen 6. Administrativ oppfølging av politiske saker kommunestyret per 3. kvartal. Oversikt over saker som ikke er ferdige

Arkivkode Arkivsaksnr./Løpenr. Dato 251 12/169 46146/15 30.09.2015 Finansrapport 2. tertial 2015 Fra: Til: Økonomisjef Morten Sørensen Rådmann Sigurd Eikje RAPPORT VEDR KARMØY KOMMUNES FINANSFORVALTNING PER 31.08.2015 Finansrapporten er utarbeidet med utgangspunkt i rapporter fra våre forvaltere DnB NOR Kapitalforvaltning og Eika Kapitalforvaltning ASA samt rapporter fra våre egne plasseringer i SKAGEN-fond, PLUSS-fond, Holberg-fond og Pareto fond. Videre vises det til vår likviditets- og låneoversikt, samt kontrollrapport utarbeidet av revisjonsfirmaet Deloitte AS (vedlagt). Kommentarene nedenfor er basert på situasjonen ved utgangen av august. Samlet grafisk oversikt viser utvikling sammenlignet med fordelt budsjett, hva vi ville ha oppnådd hvis vi hadde satt pengene inn i vår hovedbank til avtalt rente, og hvordan utviklingen ble i 2014. PLASSERING AV LIKVIDITET Per august 2015 var verdiene av plasseringer i finansmarkedet på kr 419.768.327, mens verdiene var på kroner 410.133.517 ved inngangen på året. Det ble ikke foretatt noen endringer i porteføljen i andre tertial. Samlet verdistigning i første tertial var på kroner 10.222.414, mens det var en nedgang i andre tertial på kroner 587.604. Netto avkastning per august 2015 er på 2,35 % mot 5,01 % på tilsvarende tidspunkt i 2014. Plasseringene har ulik risiko på en skala fra 1 til 10, hvor 10 er høyeste risiko. Det var en jevnt stigende utvikling på Oslo Børs fram til medio april 2015, mens det har vært en tilsvarende negativ utvikling fra da og fram til og med august. Spesielt bratt nedadgående kurve skjedde i august måned. Dette skyldes i første rekke devaluering og svært usikker utvikling i Kinas økonomi og fallende oljepriser. Nedenfor følger en nærmere spesifisering av de enkelte plasseringene våre ved utgangen av august. Gjennomsnittlig veid risiko på våre plasseringer i 2. tertial 2015 var på 3,1. Det vil si at vi har en gjennomsnittlig lav til moderat risiko på våre plasseringer.

Forvalter: DnB NOR Kapitalforvaltning Verdien av plasseringene gjennom DnB NOR Kapitalforvaltning per 31.08.2015 var på kroner 166.532.399. Avkastningen på plasseringer per august i 2015 er på pluss 2,92 % mot 4,28 % i 2014 og 5,99 % i 2013. Pengene er plassert både i pengemarkedsfond og obligasjonsfond med lav risiko og i aksjefond med relativ høy risiko. I DnB NOR har vi nå pengene plassert i 7 forskjellige fond med følgende saldo per 31.08.2015 og resultat: DnB NOR Norge Selektiv (III) Kr 16.080.398 Avkastning 2,74 % risiko 7 DnB NOR Global (IV) Kr 26.091.410 Avkastning 10,05 % risiko 5 DnB NOR Likviditet 20 (V) Kr 35.385.850 Avkastning 1,00 % risiko 1 DnB NOR Obligasjon 20 (IV) Kr 41.749.984 Avkastning 1,20 % risiko 1 DnB NOR Obligasjon (III) Kr 42.298.076 Avkastning 1,50 % risiko 1 DnB NOR Asia Kr 1.970.311 Avkastning 2,56 % risiko 6 DnB NOR Nordic Technology Kr 2.956.370 Avkastning 15,18 % risiko 7 Fondene har forskjellig sammensetning slik at vi står bedre rustet ved endringer i finansmarkedet. Plasseringene har en gjennomsnittlig risiko på 2,6. Forvalter: Eika Kapitalforvaltning AS Verdien av plasseringene gjennom Eika Kapitalforvaltning per 31.08.2015 var på kroner 160.122.833. Avkastningen på plasseringer per august 2015 er på pluss 1,27 % mot 2,91 % i 2014 og 3,08 % i 2013. Pengene er plassert i aksjefond, obligasjonsfond og rentepapirer. I Eika Kapitalforvaltning har vi pengene plassert i 3 forskjellige fond. Fondene har følgende saldo per 31.08.2015 og resultat: Eika Kapitalforv. (rentepapirer) Kr 131.491.619 Avkastning 1,03 % risiko 3 Eika Norge Kr 14.359.214 Avkastning 1,83 % risiko 7 Eika Kreditt Kr 14.271.999 Avkastning 2,88 % risiko 5 Plasseringene har en gjennomsnittlig risiko på 3,5. Egen forvaltning: SKAGEN-fond, Pluss Utland Etisk, Holberg Norge, Holberg Norden, Pareto Høyrente og Pareto Kreditt Verdien av plasseringer i SKAGEN-fond, Holberg-fond, Pluss Utland Etisk og Pareto - fond, per 31.08.2015 var på kroner 93.113.095. Avkastningen på egne plasseringer per 2

august 2015 er på pluss 3,22 % mot 5,50 % i 2014 og 8,78 % i 2013. Dette er plasseringer i aksjefond, obligasjonsfond og rentefond med middels til høyere risiko. Sammensettingen av egen portefølje per 31.08.2015 er slik: SKAGEN Avkastning Kr 45.131.348 Avkastning 0,84 % risiko 2 SKAGEN Global Kr 9.222.611 Avkastning 7,15 % risiko 6 SKAGEN Kon-Tiki Kr 6.314.715 Avkastning -6,02 % risiko 6 PLUSS UTLAND Etisk Kr 7.801.397 Avkastning 15,91 % risiko 5 HOLBERG Norge Kr 6.217.721 Avkastning 2,48 % risiko 7 HOLBERG Norden Kr 8.465.954 Avkastning 15,72 % risiko 7 Pareto Høyrente Kr 5.096.550 Avkastning 0,42 % risiko 2 Pareto Kreditt Kr 4.862.798 Avkastning -1,44 % risiko 2 Plasseringene har en gjennomsnittlig risiko på 3,6. ANDRE FINANSINNTEKTER KLP Pensjonsfond Verdien av plasseringen i KLP Pensjonsfond per 31.08.2015 var på kroner 294.399. Avkastningen på plasseringen per august 2015 er på 0,90 % mot 2,89 % i 2014 og 1,51 % i 2013. Risiko er 2. Bankinnskudd Som likviditetsoversikten viser så hadde vi samlet kroner 161.809.258 på konsernkonto per 31.08.2015 for løpende drift. Rentene på pengene er i henhold til bankavtale og er koblet mot 3 mnd NIBOR rente med justering. Haugaland Kraft I tråd med tidligere avtale med Haugaland Kraft så får kommunen renteinntekter på lån til selskapet. Disse inntektene blir normalt utbetalt i desember måned og ses i sammenheng med utbytte fra selskapet som utbetales i juni. LÅN Eika Kapitalforvaltning Kommunens lånegjeld var per 31.08.2015 på kroner 1.847.620.340. Den gjennomsnittlige lånerenten per august var på 2,47 % mot 3,20 % i august 2014 og 3,28 % i august 2013. Andel flytende rente var på 26,8 % etter justeringer for rentebytteavtaler (renteswap). 3

Gjenværende vektet renteløpetid (durasjon) på de kommunale innlånene er nå på 2,4 år. Dette er i tråd med finansreglementets punkt 14 F som sier at vi skal ha en gjennomsnittlig varighet på låneporteføljen på inntil 5 år. Hittil i 2015 er det tatt opp Startlån fra Husbanken på kroner 17,2 millioner av budsjettert kroner 20 millioner. Årets budsjetterte låneopptak for egne investeringer er på kroner 172.770.000 og budsjetterte avdrag er på kroner 69.770.000. Netto låneopptak for egne lån i 2015 blir dermed kroner 103.000.000. Dette ble tatt opp som 5-års fastrentelån 26. februar 2015. SLUTTKOMMENTAR Avkastningen på plassert likviditet per april viser at vi har fått inn 0,3 millioner kroner mer enn periodisert budsjett (se grafikk). Dersom midlene hadde vært plassert i tråd med inngått bankavtale og ikke i markedet hadde vi hatt 2,4 millioner kroner mindre i avkastning. Børsene per august 2015 har samlet sett hatt en svært variabel utvikling, fra veldig bra fram til medio april, for så å ha en fallende utvikling ut august. Utsiktene for resten av 2015 er imidlertid svært usikkert. Børsene har falt videre i september, men historisk så er november og desember gode måneder. Det er håp om stabilisering i verdensøkonomien mot slutten av året og dermed en forsiktig oppgang i finansmarkedet. Lånegjelden nærmer seg raskt 2 milliarder kroner. Heldigvis er rentenivået lavt og det kan se ut som om en økning ikke vil skje med det aller første. Det er godt nytt for kommuneregnskapet. Et økende rentenivå vil kunne bli en stor utfordring for budsjettbalansen når den tid kommer. 4

Møte nr. 5/15 KARMØY KONTROLLUTVALG PROTOKOLL Onsdag 26. august 2015 ble det avholdt møte i Karmøy kontrollutvalg under ledelse av utvalgets nestleder Ernst Morgan Endresen. MØTESTED: Karmøy Rådhus, møterom 309 MØTESTART/MØTESLUTT: kl. 17.30 kl. 19.30 MØTENDE MEDLEMMER: Ernst Morgan Endresen (H), Gunn Elise Aarsand Dale (A), Eli M. Rovik (Frp), Kenneth Lodden (FrP) og Jakob Eng (KrF) MØTENDE VARAMEDLEMMER: Tove Storesund Gaard ( A) FORFALL: IKKE MØTT VARAMEDLEM: FRA SEKRETARIATET MØTTE: FRA REVISJONEN MØTTE: ANDRE SOM MØTTE: MERKNADER TIL INNKALLING: MERKNADER TIL SAKSLISTE: Simon Næsse (A) og Brit Astrid Grønning (H), Leif Bjarne Naley (A) Daglig leder/utvalgssekretær Toril Hallsjø, Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS Revisor Else Holst-Larsen, Deloitte AS, Haugesund Forvaltn.revisor Marianne Kulstad, Deloitte, Bergen i sak 27/15 Oppvekst- og kultursjef Ørjan Røed og PPT-leder Kjetil Andreas Hansen i sak 27/15 (til kl. 18.15) Ingen Sakene tatt opp i følgende rekkefølge: sak 23, 27, 24 til 26 og 28/15 FØLGENDE SAKER BLE BEHANDLET: 23/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 17.06.15 Sekretariatets innstilling: Protokollen fra møte i kontrollutvalget 17.06.15 godkjennes. Behandling i kontrollutvalget 26.08.15: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til protokollen. Enstemmig vedtak i kontrollutvalget 26.08.15: Protokollen fra møte i kontrollutvalget 17.06.15 godkjennes. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 1

Møte nr. 5/15 24/15 REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER 26.08.15 41. Statusoversikt pr. august 2015 42. Kommunestyrevedtak 16.06.15, sak 51/15 anbud på revisjonstjenester 2016-20 43. KS Bedrift Offentlige innkjøp blir litt enklere fra 1. juli 44. Kommunal- og mod.dept. prinsipputtalelse KUs rett til å være til stede og referere 45. FM rapport fra tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i Karmøy, datert 14.07.15 Behandling i kontrollutvalget 26.08.15: Utvalgssekretær gikk i gjennom sakene og utvalget hadde ingen merknader. Enstemmig vedtak i kontrollutvalget 26.08.15: Referatsakene 41-45 blir tatt til orientering. 25/15 REVISORS UAVHENGIGHETSERKLÆRING FOR 2015 Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar den framlagte uavhengighetserklæring av 15.08.15 fra oppdragsansvarlig revisor Else Holst-Larsen, Deloitte AS til orientering. Behandling i kontrollutvalget 26.08.15: Revisor utdypet innholdet i erklæringen. Utvalget hadde ingen merknader. Enstemmig vedtak i kontrollutvalget 26.08.15: Kontrollutvalget tar den framlagte uavhengighetserklæring av 15.08.15 fra oppdragsansvarlig revisor Else Holst-Larsen, Deloitte AS til orientering. 26/15 BUDSJETT FOR 2016 KONTROLL OG TILSYN Sekretariatets innstilling: Karmøy kontrollutvalg fremmer forslag om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Karmøy kommune med en totalramme på kr 1.639.000 eksl. mva for 2016 fordelt med følgende: Kontrollutvalget kr 222.000 Kjøp av sekretærtjenester kr 337.000 Kjøp av revisjonstjenester kr 1.080.000 Behandling i kontrollutvalget 26.08.15: Utvalgssekretær gjorde rede for tallene. Utvalget hadde ingen merknader til budsjettforslaget. Enstemmig vedtak i kontrollutvalget 26.08.15 og innstilling til kommunestyret: Karmøy kontrollutvalg fremmer forslag om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Karmøy kommune med en totalramme på kr 1.639.000 eksl. mva for 2016 fordelt med følgende: Kontrollutvalget kr 222.000 Kjøp av sekretærtjenester kr 337.000 Kjøp av revisjonstjenester kr 1.080.000 Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 2

Møte nr. 5/15 27/15 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «SPESIALPEDAGOGISKE TILTAK OG PPT I KARMØY KOMMUNE» Sekretariatets innstilling: 1. Karmøy kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Spesialpedagogiske tiltak og PPT» fra Deloitte til orientering. 2. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging av rapportens anbefalinger, som er oppsummert i åtte punkter. 3. Rådmannen gir tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om oppfølging av rapporten innen 9 måneder etter kommunestyrets vedtak. Behandling i kontrollutvalget 26.08.15: Forvaltningsrevisor Marianne Kulstad, Deloitte as Bergen, gikk igjennom utvalgets bestilling (mandat), de metoder som var benyttet, rapportens hovedfunn og vurderinger, samt gjennomgang av rapportens åtte anbefalinger. Utvalget hadde spørsmål knyttet til kommunens økonomi og ressurser til svake elever, om samhandling mellom skole og PPT og om Overgangsprosjektet. Oppvekst- og kultursjef og PPT-leder svarte. Det ble framhevet at hjelp i dag settes inn tidligere enn før, da nesten alle barn er i barnehage, og hjelp er ikke skambelagt som flere tiår tilbake. Mange får også hjelp gjennom at styrer/lærer får veiledning fra PPT, uten at det fattes enkeltvedtak. Nestleder mente at rapporten viste at det stort sett så bra ut innen dette feltet med gode system, og at regelverk i stor grad følges, men at det også var noen forbedringspunkter. Administrasjonen viste til at de allerede var i gang med en del forbedringer, blant annet nye skjema. De mente de ikke ville ha problemer med å holde foreslått frist for tilbakemelding. Utvalget sluttet seg til innstillingen. Enstemmig vedtak i kontrollutvalget 26.08.15 og innstilling til kommunestyret: 1. Karmøy kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Spesialpedagogiske tiltak og PPT» fra Deloitte til orientering. 2. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging av rapportens anbefalinger, som er oppsummert i åtte punkter. 3. Rådmannen gir tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om oppfølging av rapporten innen 9 måneder etter kommunestyrets vedtak. 28/15 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGERTS ARBEID I INNEVÆRENDE PERIODE 2011-2015 Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sammenfatte de innspillene som har kommet fram i forkant av møtet og i møtet og legger fram referatet til neste møte i kontrollutvalget. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 3

Møte nr. 5/15 Behandling i kontrollutvalget 26.08.15: Sekretær hadde ikke mottatt tilbakemeldinger på utsendt skjema. Skjemaet ble gjennomgått i møtet og sekretær noterte ned innspill. Det ble gitt mye skryt til sekretariat og revisjonsselskapet. Videre at utvalget gav gode muligheter for innsikt i kommunens etater og selskaper. Som følge av det ikke forelå noe skriftlig fra medlemmene og at to faste medlemmer ikke var til stede, tas saken opp igjen på neste møte. Enstemmig vedtak i kontrollutvalget 26.08.15: Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sammenfatte de innspillene som har kommet fram i forkant av møtet og i møtet og legger fram referatet til neste møte i kontrollutvalget. Eventuelt Neste møte Møtedato er onsdag 30. september og er det siste i denne valgperioden. Jakob Eng og Eli M. Rovik meldte forfall og varamedlem vil bli innkalt. De benyttet anledningen til å takke sekretær, revisor og de andre medlemmene for en fin tid sammen. Eng framhevet særlig den positive tonen i utvalget. Sekretariatet orienterte om at sak om valg av ny revisor og sak om oversendelse fra formannskapet om Karmøy kommunes bruk av EU-midler vil bli satt på sakslisten. Karmøy, 26. august 2015 Ernst Morgan Endresen (sign.) Nestleder Toril Hallsjø (sign.) utvalgssekretær Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 4

Møte nr. 6/15 KARMØY KONTROLLUTVALG PROTOKOLL Onsdag 30. september 2015 ble det avholdt møte i Karmøy kontrollutvalg under ledelse av utvalgets leder Simon Næsse. MØTESTED: Karmøy Rådhus, møterom 309 MØTESTART/MØTESLUTT: kl. 17.30 kl. 20.05 MØTENDE MEDLEMMER: MØTENDE VARAMEDLEMMER: FORFALL: FRA SEKRETARIATET MØTTE: FRA REVISJONEN MØTTE: ANDRE SOM MØTTE: Simon Næsse (A), Ernst Morgan Endresen (H), Brit Astrid Grønning (H), Gunn Elise Aarsand Dale (A) og Kenneth Lodden (FrP) Cecilie Soo Juell (FrP) og Berit Toskedal Kvilhaug (Krf) Eli M. Rovik (Frp) og Jakob Eng (KrF) Daglig leder/utvalgssekretær Toril Hallsjø, Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS Revisor Else Holst-Larsen, Deloitte AS, Haugesund. Hun deltok ikke under behandlingen av sak 33/15 Rådmann Sigurd Eikje og i oppvekst- og kultursjefs fravær stedfortreder/spes.rådgiver Linda Velle Sjøen i sak 31/15 (til kl. 19.15) FRA PRESSEN MØTTE: Redaktør Øystein Merkesvik, Karmøynytt, sak 31/15 MERKNADER TIL INNKALLING: MERKNADER TIL SAKSLISTE: Ingen Sak 31/15 ble tatt opp som første sak, deretter ble sakslisten fulgt. FØLGENDE SAKER BLE BEHANDLET: 29/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 26.08.15 Sekretariatets innstilling: Protokollen fra møte i kontrollutvalget 26.08.15 godkjennes. Behandling i kontrollutvalget 30.09.15: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til protokollen. Enstemmig vedtak i kontrollutvalget 30.09.15: Protokollen fra møte i kontrollutvalget 26.08.15 godkjennes. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 1

Møte nr. 6/15 30/15 REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER 30.09.15 46. Statusoversikt pr. september 2015 47. Valg av kommuneutvalg for perioden 2015-2019 brev fra FKT og NKRF 48. Styreprotokoll Krisesenteret IKS Behandling i kontrollutvalget 30.09.15: Revisor orienterte om at arbeidet med forvaltningsrevisjon av barnevernet er godt i gang. Intervjuer er gjennomført og rapport vil foreligge i nov./des. Utvalget hadde ellers ingen merknader. Enstemmig vedtak i kontrollutvalget 30.09.15: Referatsakene 46-48 blir tatt til orientering. 31/15 KARMØY KOMMUNES BRUK AV EU-MIDLER Sekretariatets forslag: Kontrollutvalget drøfter saken. Behandling i kontrollutvalget 30.09.15: Utvalgsleder innledet og viste til ettersendt dokumentasjon. Han framhevet utvalgets mandat om å påse at kommunen følger regelverk, at den er målrettet, effektiv og etisk til beste for kommunens innbyggere. Rådmannen innledet med å beklage måten bestillingen i sin tid var blitt presentert for formannskapet, med altfor mye dokumentasjon. Saken burde vært kortere beskrevet, men tanken hadde vært å vise de krav til dokumentasjon som EU krever. Stedfortreder for oppvekst- og kultursjefen/spes.rådgiver Linda Velle Sjøen orienterte om formålet med prosjektene (som kompetanseheving og bedre kulturforståelse), om søknadsprosedyre, rapporteringsplikter (midtveis- og sluttrapport), budsjettkrav, krav om bruk av eksterne konsulenter (veiledere), krav om reise/besøk til deltakerlandene og videreformidling av kunnskap i etterkant av prosjektene. Karmøy kommune var blitt framhevet som et forbilde for andre kommuner og hadde gjennom mange år opparbeidet seg et godt nettverk og erfaring. Utvalget hadde spørsmål underveis i orienteringen. Disse gjaldt bl.a. prosedyre for valg av konsulent, reise og opphold utenlands. Rådmannen gikk god for at regelverk var fulgt, og mente slike prosjekt var positive, men at de skulle være faglige og målrettede. Kommunens reisereglement var nå nylig gjennomgått og revidert for bedre klargjøring av praksis. Utvalget drøftet om det var behov, på bakgrunn av formannskapets forespørsel, å bestille regnskapsrevisjon for et begrenset antall timer, men ble enig om at det ville være unødig bruk av ressurser. Revisor opplyste at de kunne påta seg oppdraget, men utvalget måtte være tydelig ved en bestilling. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 2

Møte nr. 6/15 Utvalget mente at på bakgrunn av gitt informasjon, forelå det ikke indikasjoner om lovbrudd eller brudd på retningslinjer. Utvalget ble enig om å stå samlet om utvalgsleders forslag til vedtak, men med et tillegg om at rådmannen må arbeide videre med å ha gode rutiner. Enstemmig vedtak i kontrollutvalget 30.09.15: Kontrollutvalget har gjennomgått saken ved dokumentasjon og redegjørelse fra rådmannen og finner ingen forhold som indikerer et behov for videre kontroll av kommunens bruk av EUmidler. Allikevel, på bakgrunn av formannskapets spørsmålstilling i saken, ber utvalget om at rådmannen fortsetter arbeidet med å ha gode rutiner, bl.a. ved innkjøp, for å sikre godt omdømme og tillit til kommunen. 32/15 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGERTS ARBEID I INNEVÆRENDE PERIODE 2011-2015 Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sammenfatte de innspill om evaluering av arbeidet med kontroll og tilsyn i perioden 2011-2015 som har framkommet og legge referatet fram for det nye kontrollutvalget i november. Behandling i kontrollutvalget 30.09.15: Evalueringen fra forrige periode og innspillene fra sist møte var blitt ettersendt. Skjemaet ble gjennomgått på nytt i møtet og sekretær noterte ned nye innspill. Enstemmig vedtak i kontrollutvalget 30.09.15: Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sammenfatte de innspill om evaluering av arbeidet med kontroll og tilsyn i perioden 2011-2015 som har framkommet og legge referatet fram for det nye kontrollutvalget i november. 32/15 VALG AV NY REVISOR FOR PERIODEN 2016-2020 Behandlet i lukket møte, jfr. kommuneloven 31.2. Vedlegg 3 og 4 unntatt offentlighet, jfr. OFL 23.3 Sekretariatets innstilling: Karmøy kommunestyre velger revisjonsselskapet xxxxxx som kommunen sin revisor fra 01.07.16 til 30.06.20, og med opsjon for kommunen til å forlenge avtalen med 2 år. Behandling i kontrollutvalget 30.09.15: Vedlegg 3 (tallmatrisen) og 4 (kommentardelen) ble delt ut og gjennomgått i møtet. Utvalgssekretær gjorde greie for de to innkomne anbudene. Utvalget støttet de vurderingene som sekretariatet hadde gjort, slik det kom fram i anbudsevalueringene i vedlegg 3 og 4. Etter vekting av anbudskriteriene kom anbud nr. 1 (KPMG AS) best ut. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 3

Møte nr. 6/15 Utvalget mente framstillingen gav et godt grunnlag for å velge det tilbudet som var «det økonomisk mest fordelaktige» for kommunen. Enstemmig vedtatt i kontrollutvalget 30.09.15 og innstilling til kommunestyret: Karmøy kommunestyre velger revisjonsselskapet KPMG AS som kommunen sin revisor fra 01.07.16 til 30.06.20, og med opsjon for kommunen til å forlenge avtalen med 2 år. Eventuelt Ingen saker ble meldt. Neste møte Møtedato er satt til onsdag 25. november og nytt kontrollutvalg for ny valgperiode vil bli innkalt. Foreløpige saker: bestilling av overordnet analyse, revisjonsplan, møteplan for 2016 Medlemmene og sekretær takket hverandre for godt samarbeid i perioden. Karmøy, 30. september 2015 Simon Næsse (sign.) Utvalgsleder Toril Hallsjø (sign.) utvalgssekretær Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 4

Statsråden Alle landets kommunestyrer Deres ref Vår ref Dato 15/4445 28.10.2015 Videre arbeid med kommunereformen Nå er det godt over ett år siden jeg inviterte alle kommuner til å delta i kommunereformen. Invitasjonen er forankret i et bredt flertall på Stortinget (Innst. 300 S (2013-2014)). Kommunene har fulgt opp invitasjonen. Mange har hatt gode lokale prosesser der både politikere, medarbeidere, innbyggere, frivillig sektor og næringslivet har vært involvert i diskusjoner om kommunens framtid. Nye kommunestyrer skal nå ta dette arbeidet videre. Jeg vil benytte anledningen til å gratulere alle dere som er valgt inn i kommunestyrer for de fire kommende årene. Å bli folkevalgt er en tillitserklæring fra innbyggerne i kommunen. Dere har et viktig arbeid foran dere, både som ombudsmenn og som ledere. Jeg gleder meg til å samarbeide med dere. En av de første, og viktigste, oppgavene dere står overfor er å bli kjent med kommunen. Hvordan opplever innbyggerne kommunen, hvilke utfordringer venter og hvordan kan kommune og lokalsamfunn møte disse utfordringene? Jeg ser denne oppgaven som en selvfølgelig del av det å utøve politisk lederskap og forvalte velgernes tillit. Kommunereformen er en god anledning til å gjøre denne jobben. Noen oppfatter kommunereformen som en systemendring og et komplisert politisk arbeid. Til syvende og sist handler den om to forhold. Det første er hvordan vi kan skape bedre velferdstjenester, der folk bor, nå og i framtiden. Det andre er hvordan vi kan utvikle en kommunesektor med kraft og handlingsrom. Postadresse: Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo Kontoradresse: Akersg. 59 Telefon: 22 24 90 90 Telefaks: 22 24 27 40 Org. nr.: 972 417 858

Som lokalpolitikere gikk dere ikke til valg på å forvalte systemer, men for å gi innbyggerne gode barnehager og skoler, gode helse- og omsorgstjenester og utvikle attraktive lokalsamfunn og sunn næringsutvikling. Kommunereformen er en mulighet til å diskutere hvordan vi skal få dette til, også i et 20-30 års perspektiv. Da trenger vi færre og større kommuner med sterkere fagmiljø og et velfungerende lokalt selvstyre. Jeg håper dere benytter muligheten til å ruste Kommune- Norge for framtiden. Kommunereformen oppdraget fra Stortinget Stortinget har sluttet seg til de overordnede målene for kommunereformen (Innst. 300 S (2013-2014)). Målet om gode og likeverdige tjenester til innbyggerne der de bor er grunnleggende for å sikre gode lokalsamfunn i hele landet. Vi ønsker å ta vare på og videreutvikle den norske og nordiske modellen med sterke velferdskommuner som har stort lokalt selvstyre. Reformen skal også styrke forutsetningene for en helhetlig samfunnsutvikling i alle deler av landet. Det vil si bedre styring av arealbruk, boligbygging, transport, næringsutvikling, samfunnssikkerhet og beredskap og miljø og klima. Et annet mål med reformen er å gjøre kommunene så økonomisk solide at de kan takle uforutsette hendelser, drive effektivt og løse oppgaver som ikke er lovpålagte. Kommunereformen skal også styrke lokaldemokratiet. Større kommuner kan ta ansvar for flere oppgaver. Det kan gi grunnlag for å redusere den statlige detaljstyringen. Vi ønsker kommuner som kan løse sine oppgaver selv og ikke er avhengige av nabokommuner for å løse lovpålagte oppgaver. Da Stortinget behandlet rammene for kommunereformen, understreket et bredt flertall at det er behov for endringer i dagens kommunestruktur. Mye er endret siden siste store endring av kommunestrukturen på begynnelsen av 1960-tallet: Kommunikasjonsmulighetene er bedret Næringsstrukturen er forandret Bosettingsmønsteret har endret seg som følge av tiår med sentralisering. Omfang av og innhold i offentlige tjenester er blitt flere og mer komplekse Kravene til fagkompetanse og tverrfaglig samarbeid har økt både i tjenesteytingen og forvaltningen Forventningene til innbyggere og næringsliv er noe helt annet enn for 50 år siden Kommunestrukturen fra 1960-tallet er verken tilpasset dagens eller morgendagens utfordringer. Kommunereformen handler ikke om å forandre Norge, men at Norge er forandret. I tiårene som kommer vil det bli færre i yrkesaktiv alder per pensjonist, og det blir flere med omsorgsbehov. Mange kommuner vil møte store utfordringer når de skal rekruttere Side 2

fagpersoner og spesialister til de mange oppgavene kommunene skal løse. I byområdene er dagens kommunegrenser mange steder en hindring for å kunne håndtere den sterke veksten og sikre en god areal- og samfunnsplanlegging. Erfaringene fra sammenslåinger som er gjennomført er gode, og viser at nye kommuner får en positiv utvikling, se Prop. 95 S (2013-2014) Kommuneproposisjonen 2015 (Vedlegg 1). Milepæler i reformen Da Stortinget behandlet Kommuneproposisjonen 2016 i juni viste flertallet til Innst. 300 S (2013-2014) der det het at "alle kommuner har utredningsplikt i kommunereforma". I Innst. 375 S (2014-2015) utdyper flertallet at de i begrepet utredningsplikt legger til grunn "at alle kommunar skal ta aktivt del i kommunereforma. Dette inneber blant anna å ha dialog med nabokommunar, utgreie og vurdere aktuelle alternativ for så å ta stilling til om og i så fall kva kommunar ein ønskjer å gå saman med innan 1. juli." Det er bred enighet på Stortinget om at det er behov for endringer i kommunestrukturen dersom vi skal nå våre nasjonale velferdsmål. Stortingsflertallet er klar på hva det forventer at kommunene skal gjøre i reformarbeidet. Forventningen strekker seg utover bare det å vurdere om kommunen kan fortsette alene også i tiårene framover. En grundig prosess med nabokommuner, der også innbyggere involveres, gjør at kommunestyrene vil ha et godt grunnlag til å fatte vedtak innen 1. juli 2016 om hvordan de skal møte framtidens utfordringer. Dette er hovedløpet i kommunereformen. Ved å følge det kan en ny kommune som hovedregel være klar til 1. januar 2020. Kommuner som ønsker at en sammenslåing skal tre i kraft allerede fra 1. januar 2018, bør fortrinnsvis gjøre vedtak om dette innen utgangen av 2015. Kommunestyrevedtakene skal sendes fylkesmannen, som skal vurdere om vedtakene er i tråd med målene for reformen og gi en tilrådning om kommunestrukturen i fylket, slik stortingsflertallet har bedt om. Departementet vil på bakgrunn av tilrådningen forberede en proposisjon for Stortinget, som legges frem våren 2017. Regjeringen vil også følge opp Innst. 333 S (2014-2015) om nye oppgaver til større kommuner og forslag om redusert statlig detaljstyring. Dette vil også legges frem for Stortinget våren 2017. Både regjeringen og stortingsflertallet har gitt uttrykk for at kommunereformen bygger på frivillighet og gode lokale prosesser. Unntak fra frivillighetsprinsippet kan likevel være aktuelt i helt spesielle situasjoner for at enkeltkommuner ikke skal kunne stanse endringer som er hensiktsmessige ut fra regionale hensyn (Innst. 300 S (2013-2014)). Verktøy og økonomiske virkemidler Kommunal- og moderniseringsdepartementet tilbyr ulike verktøy for kommunene i arbeidet med kommunereformen. I tillegg gir departementet økonomisk støtte til en prosessveileder i hvert fylkesmannsembete. Fylkesmennene har fått en viktig rolle i kommunereformen. De skal legge til rette og veilede kommunene. Side 3

Det nettbaserte verktøyet NY KOMMUNE gir oversikt over relevante nøkkeltall og utviklingstrekk både for enkeltkommuner og for den nye kommunen. NY KOMMUNE ble oppdatert i oktober 2015. Veilederen Veien mot en ny kommune tar for seg de lokale prosessene frem til et vedtak om sammenslåing i kommunestyret. Veilederen bør brukes sammen med nettverktøyet NY KOMMUNE. I vår lanserte departementet en ny veileder for utvikling av lokaldemokratiet, som skal gi ideer og inspirasjon til god demokratisk praksis gjennom eksempler, relevante verktøy og utprøvde metoder fra kommuner som jobber godt med lokaldemokratiet. Samtidig ble det også lansert et debatthefte "Lokaldemokrati og kommunereform", som kan brukes i arbeidet med å utvikle lokaldemokratiet når kommuner skal slå seg sammen. Debattheftet vil bli sendt til alle kommuner i høst. Verktøyene, også debattheftet, er tilgjengelige på www.kommunereform.no. Regjeringen legger opp til at de økonomiske virkemidlene i reformperioden, det vil si der det blir fattet nasjonale vedtak innen 1.1.2018, skal være tydelige og forutsigbare for alle kommuner. Departementet vil gi støtte til kommunenes engangskostnader knyttet til sammenslåing. Støtten vil bli utbetalt etter en standardisert modell og differensieres etter antall kommuner og antall innbyggere i sammenslåingen (se tabell 1 nedenfor). Kommuner som slår seg sammen får også en reformstøtte som kan brukes til det kommunen selv mener er mest hensiktsmessig. Denne støtten er differensiert etter antall innbyggere i den nye kommunen (se tabell 2). Tabell 1. Modell for dekning av engangskostnader i reformperioden (kroner). Antall kommuner og innbyggere i sammenslåingen 0-19 999 innbyggere 20-49 999 innbyggere 50-99 999 innbyggere Over 100 000 innbyggere 2 kommuner 20 000 000 25 000 000 30 000 000 35 000 000 3 kommuner 30 000 000 35 000 000 40 000 000 45 000 000 4 kommuner 40 000 000 45 000 000 50 000 000 55 000 000 5 eller flere kommuner 50 000 000 55 000 000 60 000 000 65 000 000 Side 4

Tabell 2. Modell for reformstøtte i reformperioden (kroner). Antall innbyggere i sammenslåingen Reformstøtte 0-14 999 innbyggere 5 000 000 15 000-29 999 innbyggere 20 000 000 30 000-49 999 innbyggere 25 000 000 Over 50 000 innbyggere 30 000 000 Inndelingstilskuddet er en gunstig og langsiktig ordning som gjør at kommunene får god tid til å tilpasse seg nye rammebetingelser. Inndelingstilskuddet sikrer at den nye kommunen får beholde alle tilskudd i inntektssystemet, også regionale tilskudd som for eksempel småkommunetillegget, som om den fortsatt var to (eller flere) kommuner. Tilskuddet utbetales i 15 år etter sammenslåingen, før det trappes ned over 5 år. Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil i løpet av året sende ut et høringsforslag om nytt inntektssystem for kommunene. I dette arbeidet vil regjeringen legge vekt på at kommunene skal kunne videreutvikle velferdstilbudet i tråd med befolkningsendringene. Et nytt inntektssystem må fortsatt ta hensyn til at Norge har spredt bosetting. Regjeringen vil imidlertid vurdere endringer som innebærer at inntektssystemet ikke i samme grad som i dag kompenserer for at små kommuner frivillig velger å stå alene. Nytt inntektssystem vil tre i kraft fra 2017. Vi er opptatt av å gi kommune forutsigbarhet i kommunereformen. Derfor beregnes inndelingstilskuddet ut fra inntektssystemet i 2016 for alle kommuner som blir slått sammen i reformperioden. Endringer i inntektssystemet i perioden 2017-2019 vil med andre ord ikke påvirke størrelsen på inndelingstilskuddet for disse kommunene. I desember vil departementet komme med en ny veileder som tar for seg fasen etter at det er gjort nasjonalt vedtak om sammenslåing og fram til en ny kommune er etablert. Her vil vi redegjøre for prosess og saksgang i en sammenslåingsprosess; hvilke vedtak må fattes, hvilke organer må og kan opprettes med hvilke arbeidsoppgaver og fullmakter, funksjonstid, hvilke styringsdokumenter bør utarbeides med mer. Hensikten er å vise rammene dere kan arbeide innenfor når dere skal bygge en ny kommune. De fleste kommunestyrene har nå konstituert seg for de fire neste årene. Jeg regner med at arbeidet med kommunereformen for de aller fleste kommuner er over i en fase der utredningene er gjort. Nå er tiden inne for at de politiske initiativene og forhandlingene kan ta til for alvor. Arbeidet med kommunereformen innebærer at dere som folkevalgte har et ansvar utover å løse viktige oppgaver i inneværende periode. Ansvaret handler om å ruste kommunene for Side 5

framtiden. Dette gir dere som tillitsvalgte og politiske ledere en unik mulighet til å forme framtidens Kommune-Norge. Jeg ønsker dere til lykke med arbeidet. Med hilsen Jan Tore Sanner Fylkesmannen i Oslo og Postboks 788 Stoa 4809 ARENDAL Akershus Fylkesmannen i Aust-Agder Postboks 788 Stoa 4809 ARENDAL Fylkesmannen i Buskerud Postboks 1604 3007 DRAMMEN Fylkesmannen i Finnmark Statens hus, Damsveien 1 9815 VADSØ Fylkesmannen i Hedmark Postboks 4034 2306 HAMAR Fylkesmannen i Hordaland Postboks 7310 5020 BERGEN Fylkesmannen i Møre og Fylkeshuset 6404 MOLDE Romsdal Fylkesmannen i Nordland Statens Hus, Moloveien 10 8002 BODØ Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Postboks 2600 7734 STEINKJER Fylkesmannen i Oppland Postboks 987 2626 LILLEHAMMER Fylkesmannen i Oslo og Postboks 8111 Dep 0032 OSLO Akershus Fylkesmannen i Rogaland Postboks 59 4001 STAVANGER Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Njøsavegen 2 6863 LEIKANGER Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710, Sluppen 7468 TRONDHEIM Fylkesmannen i Telemark Postboks 2603 3702 SKIEN Fylkesmannen i Troms Postboks 6105 9291 TROMSØ Fylkesmannen i Vest-Agder Postboks 513 Lundsiden 4605 KRISTIANSAND S Fylkesmannen i Vestfold Postboks 2076 3103 TØNSBERG Fylkesmannen i Østfold Postboks 325 1502 MOSS Kommunesektorens organisasjon Postboks 1378 Vika 0114 OSLO Side 6

Administrativ oppfølgingav sakerbehandleti kommunestyret2015 SaksnummerTittel Saksnr 13 SKOLEBRUKSPLAN 2015-2030 Tittel Sendestil overordnet utvalg Fristfor iverksetting Status/ Merknad Utrednsone2 og3. BehandlKstokt 2015.Rådmskalrapporterestatusi hvert fskmøte. PlanleggVormedalfullf 2015.UtredesamlokaliseringavSkungdsk,bibl, kult og idrett 14 KOMMUNEREFORMPÅHAUGALANDET - INNHOLDOGPROSESS 15 LOKALERFORMO-SENTERMEDLAR-TILBUD 52 GODTGJØRELSESREGLEMENT FORFOLKEVALGTE I KARMØY 61 EVENTUELT - KOMMUNESTYRET 16.06.2015 0-alternativet presenteres18.5 Utredn0-alt. Deretterkonkreteutredn om sammenslåingsaltmellom2 el flere komm,menførst prosessbeskrivelse. Endeligrealitetsbehjuni 2016,men folkeavstemmingfør det. Utrednsendespåhøringsenest1.3.2016,innstill fra rådm mai 2016.200' fra disppost. Ny sakom behovfor lokalertil lavterskeltilbudnår en vet mer. Forhandlingerom forlengetleieavtalehavnegt9 Ferdig.Reglementmåpubliseres+ stadfestesavnytt KST. 1) Århus:Ådlandskole.2) Stangeland:jubileumsbok.Komiteenjobber videremed dette. 3) Hansen:Kvaliteti skolen. 4) Kjærland:samarbeidmedNAVom arbeidspraksis.oppfølging:møtemellomkommunenognav5)sakom strekningsanalyseogorienteringfra SVVfor FSKi august.7) Oversendelsefra Thorheim:fv 47 ogreguleringsplanfor Rådhusgt- Åkra.FSK22.6. 8) Rådm: Kommunestruktur.9) Rådm:Sykefravær

SAKSPROTOKOLL - REFERATLISTA KOMMUNESTYRET 17.11.2015 Kommunestyret behandlet saken den 17.11.2015, saksnr. 92/15 Behandling: Alle referatsakene ble enstemmig tatt til etterretning. Vedtak: 1. Notat m/vedlegg fra økonomisjefen av 30.09.2015: Finansrapport 2. tertial 2015 Til etterretning. 2. Møteprotokoll fra kontrollutvalget 17.06.2015 Til etterretning. 3. Møteprotokoll fra kontrollutvalget 26.08.2015 Til etterretning. 4. Møteprotokoll fra kontrollutvalget 30.09.2015 Til etterretning. 5. Brev fra kommunal- og moderniseringsministeren av 28.10.2015: Videre arbeid med kommunereformen Til etterretning. 6. Administrativ oppfølging av politiske saker kommunestyret per 3. kvartal. Oversikt over saker som ikke er ferdige Til etterretning.