MØTEINNKALLING Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Arkivsak: 09/5023-2 Møtested: Elgeseter gt 10, 1 etg - møterom St. Olav Eiendom Møtedato: 25.06.2009, kl 12:00-15:00 Sak 14/09 IKT rapport mai 2009 SAKSLISTE 15/09 IKT budsjett 2010 i nytt universitetssykehus 16/09 Økonomisk rapportering 1.kvartal 2009 17/09 Budsjett bygningsteknisk drift 2010 18/09 Overlevering til Sameiet - Bevegelsessenteret 19/09 Godkjenning av møteprotokoll 25.06.2009-1 -
Sak 14/09 Sak 14/09 IKT rapport mai 2009 Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsaksnr.: 09/1750-2 Arkiv: 025 Innstilling IKT rapport for mai 2009 tas til etterretning. Side 2 av 17
Sak 14/09 VEDLEGG IKT statusrapport mai 2009 Side 3 av 17
Sak 15/09 Sak 15/09 IKT budsjett 2010 i nytt universitetssykehus Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsaksnr.: 09/4910-1 Arkiv: 119 Innstilling IKT-gruppens forslag til budsjett for drift, forvaltning og utvikling av IKT i nytt universitetssykehus godkjennes. Forslaget oversendes eierne for innarbeidelse og endelig budsjettbehandling. Side 4 av 17
Sak 15/09 VEDLEGG Forslag til IKT budsjett 2010 i nytt universitetssykehus Side 5 av 17
Sak 16/09 Sak 16/09 Økonomisk rapportering 1.kvartal 2009 Saksbehandler: Kjell-Ivar Svaan Arkivsaksnr.: 09/4913-1 Arkiv: 025 Innstilling Saken tas til orientering. Side 6 av 17
Sak 16/09 VEDLEGG Sameieregnskap 31.03.2009 Kommentarer til regnskap Side 7 av 17
Sak 17/09 Sak 17/09 Budsjett bygningsteknisk drift 2010 Saksbehandler: Kjell-Ivar Svaan Arkivsaksnr.: 09/4912-1 Arkiv: 119 Innstilling Kostnadsbudsjett for Sameiet St. Olav Hospital/NTNU for 2010 godkjennes slik det er foreslått. Forslaget oversendes eierne for innarbeidelse og endelig budsjettbehandling. Side 8 av 17
Sak 17/09 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: 1. Driftsbudsjett sameiet 2010 og langtidsbudsjett 2011-2012. 2. Beregnede årskostnader 2010. 3. Budsjett vedlikehold 2010 FAKTISKE OPPLYSNINGER Sameiets budsjett omfatter kostnadsbudsjett for 2010 og langtidsbudsjett for 2011 og 2012. Budsjettet er basert på sameiets budsjett for 2009, regnskap for 2008 og regnskap hittil i år, hvor årskostnadsanalyse og erfaringstall er lagt til grunn. Målsetningen med årskostnadsanalysen er at bygningene og de tekniske installasjonene skal ha den mest gunstige sammensetningen av FDVUkostnader (Forvaltning, Drift, Vedlikehold, Utvikling) over byggets levetid. Budsjettet omfatter også kostnader knyttet til drift og vedlikehold av heis, rørpostanlegg, UPS, AGV, adgangskortkontrollsystem, SD-anlegg og tøyautomater. I budsjettet for 2010 inngår også beløp for periodisk vedlikehold. Beregnede årskostnader til vedlikehold og utvikling framgår av vedlegg 2. Grunnlaget for årets vedlikeholdsbudsjett (vedlegg 3) er utarbeidet av St. Olavs Driftsservice. Vedlikeholdsbudsjettet for 2010 er lavere enn det som framgår av årskostnadsanalysen. Kostnadene vil være lavere de første driftsår bl.a pga 3-års garantitid og et lavere behov for vedlikehold på nye bygg. Eierne må påregne at vedlikeholdskostnadene vil øke på sikt. St. Olav Eiendom holder særskilt oversikt over kostnadene til rørpost, UPS og AGV, da NTNU s andel av disse skal dekkes av St. Olavs Hospitals universitetstilskudd jfr. avtale av 3.7.08 (samarbeid om universitetsklinikkfunksjonene). Beløpet tas inn i Sameiets årsmelding. Forslag til budsjett 2010/vedtatt budsjett 2009 Alle tall er oppgitt i 1000-kroner Budsjett 2010 Budsjett 2009 Endring Forvaltningskostnader 15 428 8 010 7 418 Driftskostnader 105 146 71 235 33 911 Periodisk vedlikehold 17 638 16 721 917 Driftsbudsjett i 2009 kroner 138 212 95 966 42 246 3 % antatt prisstigning 4 146-4 146 Sum Driftsbudsjett 142 358 95 966 46 392 Driftskostnadene utgjør totalt 142,4 mill kr. for 2010. Dette innebærer en økning på 46,4 mill. kr. i forhold til budsjett for 2010. Side 9 av 17
Sak 17/09 Økningen skyldes i hovedsak at driftskostnadene for bygg i fase 2 vil ha full årsvirkning i 2010, mens de i 2009 bare har virkning deler av året. Gastrosenterets øst- og nordfløy ble overtatt mars 2009, Bevegelsessenteret er planlagt overtatt juli 2009, Akutt- hjerte og lungesenteret og Gastrosenterets midtfløy forventes overtatt desember 2009. Det er antatt 3 prosent prisstigning fra 2009 til 2010. Forvaltning Forvaltning omfatter i hovedsak kjøp av tjenester fra St. Olavs Driftsservice og gjelder internkontroll, oppdatering av FDV-dokumentasjon og drift/forvaltning av EDB-basert FDV- system. St. Olav Eiendom har forvaltning for hele sameiets bygningsmasse. Kostnader i budsjettet er estimert, men blir belastet netto uten påslag etter medgåtte timer etter forvaltningsavtalen. Kostnadsposten omfatter også 3-parts vurderinger i forbindelse med reklamasjoner. Disse kostnadene søkes dekket fra Helse Midt-Norge som en del av utbyggingsprosjektet. Forsikringsbeløp er økt ut over forventet konsumprisendring basert på informasjon fra forsikringsmegler. Drift Drift omfatter i hovedsak kjøp av tjenester fra St. Olavs Driftsservice for drift av bygningsmassen. I sameiets totale budsjett er også medtatt kjøp av tjenester i forbindelse med medvirkning og erfaringsoverføring fra Allmenn teknikk til Helsebygg Midt-Norge vedrørende systemvalg og drift-/vedlikehold av de tekniske fagene bygg, elektro og VVS. Kjøp av tjenester omfatter også tjenester vedrørende verifikasjon av levert kvalitet for alle fag i forbindelse med overtakelsesprosessen samt håndtering av reklamasjoner, feil og mangler for overtatte bygg. Kostnadene fordeles på eierne ihht den totale eierbrøk. Drift-Utearealer Helsebygg har i notat av 20.8.2008 gitt en beskrivelse av utearealer omfang og ressursbehov. For sykehusparken går garantiperioden f.o.m 2008- t.o.m.2012. Totalt anslås 6500-7000 timer for vedlikehold av utearealet for sentra i fase1 og sykehusparken. Fram til 2012 antas sameiets kostnader å være i størrelsesorden 0,7-1,0 mill.kr. årlig. Etter 2012 øker denne posten vesentlig. Energi Energibudsjettet er basert på årsregnskap 2008 og utvikling hittil i 2009. Renhold Det er ønskelig å formalisere en renholdsavtale og derfor planlegges en kartlegging av renholdskostnadene for å sikre korrekt fordeling. Det legges til grunn at eierne også i 2010 utfører renhold av egne arealer/fellesarealer. Det forutsettes at renholdskostnadene fremdeles holdes utenfor sameiets budsjett og regnskap inntil opprydding er gjennomført. Side 10 av 17
Sak 17/09 Vedlikeholds- og utviklingskostnader Vedlikehold omfatter normalt periodisk vedlikehold og utskiftinger. Kostnadsbudsjettet for 2010 omfatter i hovedsak bare det periodiske vedlikeholdet. Eierne må i tillegg dekke utlegg til utskiftinger, ombygginger, offentlige krav/pålegg og oppgraderinger etter hvert som behov oppstår. Dette er normalt investeringer og inngår ikke i driftsbudsjettet. Eierne må innarbeide dette i sine respektive budsjetter utenfor sameiet. Beregnede årskostnader til vedlikehold og utvikling framgår av vedlegg 2. Årets spesifiserte vedlikeholdsbudsjett framgår av vedlegg 3. HMS Krav/pålegg Pågående utbedringer som følge av tilsynskrav i Kvinne-Barn senter, Laboratoriesenter og Nevrosenter er behandlet som reklamasjonssak og søkes dekket av Helse Midt-Norge over prosjektets margin. Kostnadene er ikke tatt med i Sameiets budsjett. Feil og mangler Reklamasjonsoppfølging fase 2 i Sameiet STOH/NTNU ble behandlet i møte 6.3.09. Sameiestyret gjorde slikt vedtak: Sameiestyret inngår avtale som foreslått med Helsebygg Midt-Norge om overføring av ansvaret for oppfølgingen av restanser og reklamasjoner fra 01.04.09. Avtalen inngås med den forutsetning at restanser og kostnader som ikke kan henføres til entreprenør blir finansiert innenfor prosjektets samlede margin. Det utarbeides en oversikt over alle kjente restanser og innmeldte reklamasjoner pr. 01.04.09. Oversikten oversendes Helse Midt-Norge for behandling. Avtale med Helsebygg Midt-Norge er ennå ikke signert i påvente av behandling av denne oversendelsen. DRIFTSBUDSJETT 2010 I budsjettet for 2010 er det lagt til grunn en prisjustering av kostnadene med 3 % (antatt prisstigning) i forhold til budsjett for 2009. Sameiets totale driftsbudsjett utgjør etter tillagt forventet prisstigning: Alle tall er oppgitt i 1000-kroner Driftsbudsjett 2009 St. Olavs Hospital NTNU 142 358 108 538 33 820 KONKLUSJON Kostnadsbudsjett for 2010 legges med dette frem for godkjennelse. Side 11 av 17
Sak 18/09 Sak 18/09 Overlevering til Sameiet - Bevegelsessenteret Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsaksnr.: 09/4924-1 Arkiv: 030.33 Innstilling Sameiestyret gir sin tilslutning til å overta Bevegelsessenteret pr. 08.07.2009, basert på fremlagte forslag til protokoll for overlevering. Utbedringskostnader for anførte restanser i protokoll som fortsatt hefter ved overtakelse og som ikke kan henføres til entreprenør, forutsettes dekket av Helse Midt-Norge. Sameiet gjennomfører kontrollbefaringer frem til overlevering. Styret forutsetter at Helse Midt-Norge etablerer ordning for reklamasjonsoppfølging inntil avtale mellom Helse Midt-Norge og Sameiet er signert. Styrets leder gis fullmakt til å signere protokoll for overlevering på Sameiets vegne. Side 12 av 17
Sak 18/09 VEDLEGG Trykte vedlegg: Protokoll for overlevering Utrykte vedlegg: Tilsagnsbrev fra fagansvarlige Liste over restanser BAKGRUNN Bevegelsessenteret skal gi pasientene medisinsk og kirurgisk behandling innen ortopedi, revmatologi og plastikkirurgi. NTNUs Institutt for nevromedisin vil drive forskning og undervisning, sammen med Institutt for sirkulasjon og bildediagnostikk og Institutt for kreftforskning og molekylærmedisin. Høgskolen i Sør-Trøndelag får lokaler for radiografiutdanning. Senteret rommer også Nasjonalt kompetansesenter for ortopediske implantater. TRE FLØYER: Senteret har tre fløyer og er plassert mellom høyblokka (t.h.) og det rehabiliterte 1902-bygget (t.v.). Den gamle kjøkkenbygningen, midt i bildet, skal etter godkjente planer rives i første del av 2010, men dette er til vurdering hos Riksantikvaren. Helsebygg overleverer Bevegelsessenteret til sykehus og universitet 8. juli 2009, og innflyttingen starter 9. september (09.09.09). FAKTISKE OPPLYSNINGER Bevegelsessenteret er 16 000 kvadratmeter og består av tre fløyer: nord, vest og øst. Det er bruforbindelse med det rehabiliterte 1902-bygget, Kvinne-barn-senteret, samt Akutten-hjertelunge-senteret Side 13 av 17
Sak 18/09 Det ferdige bevegelsessenteret omfatter: 6. etasje: Sengetun ortopedi med traumatologi (vest og nord) Kontorer, møterom, undervisningsrom St. Olav, NTNU (vest og nord) Betongskall (nord) 5. etasje: Sengetun ortopedi med rekonstruktiv kirurgi og plastikkirurgi (vest og nord) Klinisk service fysioterapi Kontorer, møterom, undervisningsrom St. Olav, NTNU (vest og nord) 4. etasje: Sengetun ortopedi med elektiv kururgi (vest) Sengetun og mødresenter revmatologi (nord) Kontorer, møterom, undervisningsrom St. Olav, NTNU (vest og nord) 3. etasje: NTNU Institutt for nevromedisin NTNU Institutt for sirkulasjon og bildediagnostikk NTNU Institutt for kreftforskning og molekylær medisin: Kontorer, laboratorier, undervisningsrom (vest, nord, øst) Nasjonalt kompetansesenter for ortopediske implantater, St. Olav (vest) 2. etasje: Oppvåkning (vest) Dagkirurgi med dagkirurgisk hvile (nord) Operasjon (nord, øst) Inntakskontor (1902-bygget) 1. etasje: Poliklinikker ortopedi, revmatologi, plastikkirurgi (vest) Bildediagnostikk røntgen (vest) Ortopedisk verksted (vest) Dagbehandling revmatologi (vest) Ambulanseinngang (vest) Hovedinngang, resepsjon, kantine (nord) Prøvetaking (nord) Klinisk service varmebasseng (øst) Underetasje: Omkledning (vest og nord) Lagerrom, tekniske rom, renhold (vest, nord, øst) Pasientplasser 118 (92 senger) Operasjon 8 operasjonsstuer. Det gjøres elektive, akutte og dagkirurgiske inngrep. Noen akutte operasjoner Side 14 av 17
Sak 18/09 vil også foregå i Akutten. Én av stuene er avsatt til NTNU for undervisning og forskning. Bildediagnostikk 3 laboratorier for skjelettfotografering. Ett av disse benyttes til radiografiutdanning (HiST). Prosedyre for overtakelse Sameiet har så langt det har vært mulig fulgt overtakelsesprosedyrene med befaringer som beskrevet i Sambruksplanen. Restanser er ført i Helsebygg Midt-Norges system for håndtering av disse (Synergi). Det er pr. dato registrert ca. 1250 feil og mangler som skal rettes opp av Helsebygg Midt-Norge før overlevering. Følgende fag/entrepriser omfattes av denne overlevering: 1.1 020-2000 Byggentreprise fase 2, NCC Construction AS 1.2 020-3001 Rørtekniske anlegg, AF KLO 1.3 020-3002 Luftbehandlingsanlegg, AF ETØ 1.4 020-3005 Autoklaver BF2, Petter Tellefsen AS 1.5 020-3010 Spesialvaskemaskiner BF2, Miele Professional 1.6 020-3011 Destruksjonsmaskiner, Provant AS Vernacare Norge 1.7 020-4001 Elektrotekniske anlegg, AF ASV 1.8 330-4005 UPS, Metric 1.9 720-2008 Storkjøkkenutstyr, AE Storhushold AS 1.10 720-5002/B Infrastruktur for IKT, Telenor Norge AS 1.11 720-5005/B Sikringsanlegg, Bravida AS 1.12 720-5007/B Teknisk integrator, Siemens BT AS 1.13 720-6001/B Rørpostanlegg, Swisslog Collett 1.14 720-6002/B Avfallsanlegg, YIT Building Systems AS 1.15 720-6006/B AGV, Swisslog Collett DRØFTING Ved befaring i områdene er det ikke funnet avvik som er av en slik art at man ikke bør overta arbeidene, men følgende forhold bør sameiestyret være orientert om: Det er montert en rekke vinduer som ikke lar seg åpne. På disse er vrideren fjernet. Sameiet v/st. Olav Eiendom vil kreve at vinduene blir reparert eller skiftet ut slik at funksjonen opprettholdes. Helsebygg har som mål å overlevere uten feil og mangler. Det er i dag registrert om lag 1250 punkter som må utbedres. Vi må forutsette at Helsebygg når målet, men vil kontrollere at utbedringene gjennomføres helt frem til overlevering. Sameiet har en rekke personer som er fagansvarlige i forbindelse med overtakelsesprosessen. Vedlagt følger signerte tilsagnsbrev der de verifiserer at bygget kan overtas under forutsetning av at registrerte feil og mangler utbedres. Side 15 av 17
Sak 18/09 KONKLUSJON Det er fortsatt flere feil og mangler som ikke er utbedret, og disse rettes opp fortløpende av HBMN. Disse feil og mangler er ikke av en slik art at de hindrer en overtakelse. Sameiestyret anbefales å overta bygget, med de restanser som anføres i protokoll fra begge parter. Restansene forventes rettet opp av Helsebygg Midt-Norge før overtakelse. Side 16 av 17
Sak 19/09 Sak 19/09 Godkjenning av møteprotokoll 25.06.2009 Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsaksnr.: 09/420-4 Arkiv: 011 Innstilling Protokoll fra styrets møte 25.06.2009 godkjennes. Side 17 av 177