Fylkesmannen i Sogn og Fjordane

Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Rapport frå tilsyn med helsestasjonstenester for barn 0-6 år i Førde kommune Adressa til verksemda: Postboks 338, 6802 Førde Tidsrom for tilsynet: 21.01.2013 18.06.2013 Kontaktperson i verksemda: fagleiar Førde helsestasjon, Lillian Vassbotten Samandrag Statens helsetilsyn har bestemt at det i 2013 skal gjennomførast landsomfattande tilsyn med helsestasjonstenester for barn 0-6 år. Vi har gjennomført tilsyn med Førde kommune som del av dette tilsynet. Tilsynet vart gjennomført som systemrevisjon. Vi såg særleg på om kommunen gjennom systematisk styring og internkontroll sikrar at alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år får forsvarlege helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normer slik det går fram av nasjonale faglege retningslinjer og rettleiarar helsestasjonstenesta bidreg til at barn/familiar med spesielle behov mottek eit heilskapleg tenestetilbod helsestasjonstenesta tilbyr tenestetilbod til barn og foreldre tilpassa eigen språkbakgrunn helsestasjonstenesta gir fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebyggje feilernæring Rapporten gjer greie for funn på områda som det er ført tilsyn med. Det vart funne tre avvik: Avvik 1 Førde kommune sikrar ikkje alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år forsvarlege helsekontrollar. Avvik 2 Førde kommune sikrar ikkje at helsestasjonstenesta bidreg til at barn/ familiar med spesielle behov får eit koordinert og heilskapleg tenestetilbod. Avvik 3 Førde kommune sikrar ikkje at helsestasjonstenesta gjev fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebyggje feilernæring. Dato: 18.06.2013 Anne Eli Wangen revisjonsleiar Linda Svori revisor

Innhald Samandrag... 1 1. Innleiing... 4 2. Omtale av verksemda - spesielle forhold... 4 3. Gjennomføring... 5 4. Kva tilsynet omfatta... 5 5. Funn... 6 6. Regelverk... 8 7. Dokumentunderlag... 8 8. Deltakarar ved tilsynet... 10

1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Førde kommune i perioden 21.01.2013-18.06.13. Tilsynet er del av eit landsomfattande tilsyn med helsestasjonstenester for barn 0-6 år i 2013, og går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane dette året. Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med helse og omsorgstenestene med heimel i lov om statlig tilsyn med helse og omsorgstjenesten m.m (helsetilsynslova) 2. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøke om: kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på betringspotensial. 2. Omtale av verksemda spesielle forhold Førde kommune har 12559 innbyggjarar. I 2012 var det fødd 171 barn i kommunen. Førde helsestasjon er organisert som del av tenesteeining Helse og Barn. Einingsleiar Helse og Barn rapporterer til kommunalsjef Helse og sosial. Helsesøster som er fagleiar ved helsestasjonen rapporterer til einingsleiar Helse og Barn. Fagleiar ved helsestasjonen har det administrative og faglege ansvaret for verksemda. I tillegg til administrative oppgåver i 60% stilling, arbeider fagleiar som 20% jordmor og 20% helsesøster. Helsestasjonen har i alt 11,45 årsverk. Det er tilsett 12 helsesøstrer som deler 7,8 helsesøsterårsverk. 1,08 årsverk er mellombelse stillingar eller prosjekt. Fire av helsesøstrene er vikarar. To av vikarane er sjukepleiarar i helsesøster-stillingar. I tillegg til fagleiar i 20% stilling som jordmor har helsestasjonen tilsett to jordmødrer, den eine i 60% stilling og den andre i 20% stilling. Det er også tilsett PMTO- terapeut i 50% stilling. Psykolog i 100% stilling er knytt til eininga Barn og helse. To sekretærar arbeider i 75% stilling og 67,5% stilling. Den eine sekretærstillinga er delt mellom helsestasjonen og barnevern. Legeressursane ved helsestasjonen er 17,5 timar per veke delt på tre helsestasjonslegar. Legane er organisert under tenesteeining Legeteneste og rehabilitering. Kommunal fysioterapeut har tidlegare hatt fast tid ved helsestasjonen. Helsestasjonen tilviser no til kommunal fysioterapeut eller privat fysioterapeut. Stillinga som einingsleiar Helse og

Barn har vore vakant frå mars 2011 til april 2013. I denne perioden har fagleiar hatt utvida ansvar og rapportert direkte til kommunalsjef. Førde helsestasjon nyttar journalsystemet WinMed 3. Helsestasjonen arbeider med å legge inn eigne skriftlege rutinar og prosedyrar i kommunen sitt elektroniske styringssystem. Kommunen har målsetting om at tenesteeininga skal gjennomføre årlege systematiske risikovurderingar av verksemda si. Arbeidet skal starte i 2013. Førde kommune er i gang med prosjekt Modellkommuneforsøket. Prosjektet gjeld utvikling av gode modellar for heilskapleg og systematisk oppfølgjing av barn i alder 0-6 år med psykisk sjuke og/eller rusmisbrukande foreldre. Ulike kommunale tenester og spesialisthelsetenester deltek. Prosjektet tek sikte på å utarbeide ein samarbeidsmodell for målgruppa 0-6 år, samt utarbeide ei handbok for tverrfagleg samarbeid. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar: Revisjonsvarsel blei sendt ut 21.01.2013. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Opningsmøte blei halde 06.05.2013. Intervju 12 personar blei intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte blei halde 07.05.2013. 4. Kva tilsynet omfatta Tilsynet omfatta kommunen si helsestasjonsteneste til barn 0-6 år. Vi undersøkte om kommunen sikrar alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år forsvarlege helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normer slik det går fram av nasjonale faglege retningslinjer og rettleiarar. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praktiske tiltak syter for at helsekontrollane følgjer program i samsvar med nasjonale retningslinjer og faglege rettleiarar som understøttar måla for fagleg forsvarleg praksis. Vidare undersøkte vi om kommunen hadde tilstrekkeleg personell til å kunne tilby fagleg forsvarlege helsekontrollar, og om helsekontrollane vart gjennomført av personell med nødvendig fagleg kompetanse til å fange opp teikn på omsorgssvikt, utviklingsforstyrringar og sjukdom. Vi såg også på om journalføringa sikra kontinuitet i helseundersøkinga, og om personvernet til barn og foreldre vart ivareteke. Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta bidreg til at barn/ familiar med spesielle behov mottek eit heilskapleg tenestetilbod. Vi undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praksis syter for at helsestasjonstenesta bidreg til samhandling om og koordinering av helsehjelp mellom fastlege og helsestasjonen for barn som treng legetenester for behandling av sjukdom eller funksjonssvikt. Vidare såg vi på om helsestasjonen bidreg til å sikre barn sine behov for nødvendig fysioterapiutgreiing og behandling. Vi såg også på om helsestasjonen bidreg til samhandling og koordinering for barn og foreldre som har behov for helse-, omsorg- og sosiale tenester frå fleire einingar.

Tilsynet såg også på om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta tilbyr tenestetilbod til barn og foreldre tilpassa eigen språkbakgrunn. Vi undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praksis syter for at personellet på helsestasjonen kommuniserer med barnet og barnet sine omsorgspersonar gjennom tolk der det er nødvendig. Det siste tilsynstema handla om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta gjev fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebyggje feilernæring. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praktiske tiltak syter for at tilsette på helsestasjonen følgjer nasjonale faglege retningslinjer for førebygging av overvekt og fedme hjå barn og unge, og dei nasjonale retningslinjene for veging og måling i helsestasjonen. 5. Funn Avvik 1 Førde kommune sikrar ikkje alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år forsvarlege helsekontrollar. Avvik frå: helse- og omsorgstenestelova 3-2 nr. 1b, 4-1 og 4-2 jf. 12-5, internkontrollforskrifta 3 til 5 og lov om pasient og brukarrettar 6-1 Avviket er basert på følgjande: 1. Førde kommune har i følgje handlingsplan for 2012 og 2013 som mål å yte tenester i tråd med nasjonale retningslinjer og rettleiarar for helsestasjonstenesta. I følgje avviksmelding av 11.02.13 underskriven av leiande helsesøster har om lag 165 barn ikkje fått tilbod om konsultasjon ved 17-18 månader alder i 2012. Journalgjennomgangen synte at det ikkje var gjennomført konsultasjonar ved 18 månader alder. 2. Det vart opplyst at det ikkje vert gjennomført 17-18 månader konsultasjon i samsvar med rettleiar for kommunane sitt helsefremmande og førebyggjande arbeid i helsestasjons- og skulehelsetensta, IS - 1154. Kommuneleiinga har teke avgjerd om dette i samråd med leiande helsesøster. Det er ikkje innhenta råd frå lege, og det ligg ikkje ei medisinsk fagleg vurdering eller kvalitetsikring til grunn for avgjerda. 3. Det var ikkje dokumentert opplysningar om fastlege i alle journalane som tilsynet gjekk gjennom. 4. Helsestasjonen har utarbeidd skjema Oversikt over personell tilsett ved Førde helsestasjon pr. 05.04.13 og skjema Vår 2013 fordeling helsesøstrer som syner fordeling av ressursane ved helsestasjonen. Det er ikkje utarbeidd bemanningsplan på grunnlag av ei analyse av ressurssituasjonen og eventuelle utfordringar som er spesielle for helsestasjonsverksemda i kommunen. 5. Det er utarbeidd oversikt over arbeidsoppgåver på helsestasjonen for merkantil ressurs. Det er ikkje utarbeidd stillingsomtaler eller funksjonsskildringar for helsestasjonslege, skulelege, helsesøster og andre tilsette på helsestasjonen. 6. Kommunen har ikkje avklart kven som har det medisinskfaglege ansvaret for helsestasjonsverksemda. Det er ingen av legane som arbeider ved helsestasjonen som har fått tildelt ansvar med å vere medisinsk fagleg ansvarleg for helsestasjonsverksemda. 7. Det er ikkje utarbeidd sjekkliste for introduksjon og opplæring av nye legar /vikarar på helsestasjonen/skulehelsetenesta. 8. Helsestasjonslegane deltek ikkje i utarbeiding og kvalitetsikring av faglege rutinar og prosedyrar som vert nytta ved helsestasjonen.

9. Kommunen har ikkje system eller rutine for å gjennomføre risikovurdering av helsestasjonsverksemda. Det er ikkje gjennomført risikovurdering av kva konsekvensar avvik frå faglege retningslinjer kan innebere for barn 0-6 år. Avvik 2 Førde kommune sikrar ikkje at helsestasjonstenesta bidreg til at barn/ familiar med spesielle behov får eit koordinert og heilskapleg tenestetilbod. Avvik frå: helse- og omsorgstenestelova 3-4, 4-1 og internkontrollforskrifta 3-5 Avviket er basert på følgjande: 1. Det er ikkje utarbeidd skriftleg avtale om- eller prosedyrar som skildrar ansvar- og oppgåvedeling mellom helsestasjonen sine legar og fastlegane. Legane ved helsestasjonen vurderer vidare tilvising til fastlege i det enkelte tilfelle på grunnlag av fagleg skjønn. 2. Det vert ikkje alltid nytta skriftleg tilvising til fastlege. Helsestasjonslegane kan sjølve ta munnleg kontakt med fastlege, eller foreldre vert bedd om å ta kontakt med fastlege direkte. Opplysningar om dette vert dokumentert i fortløpande journal. 3. Kommunen har ikkje medisinskfagleg rådgjevar eller andre legar som har medisinskfagleg ansvar for helsestasjonsverksemda. 4. Førde kommune har oppretta koordinerande eining med eige koordinerande team for barn og unge. Leiande helsesøster og ein av helsestasjonslegane deltek i teamet. Kommunen har utarbeidd skriftlege rutinar for tilvising til koordinerande team for barn og unge og for arbeidet med individuell plan. Det er ikkje alle tilsette som er knytt til helsestasjonsverksemda som kjenner til koordinerande eining og kva som er kommunen sine rutinar for samhandling mellom helsestasjonen og koordinerande team for barn og unge. 5. Kommunen har skriftleg prosedyre og skjema for å melde avvik. I 2012 vart det meldt 6 avvik ved helsestasjonen. Kommuneleiinga har bedd om at helsestasjonen ikkje melder avvik som gjeld same tilhøve på eige skjema ved kvar hending, men melder slike avvik samla som eitt avvik. 6. Kommunen har ikkje system eller rutine for å gjennomføre risikovurderingar av helsestasjonsverksemda. Avvik 3 Førde kommune sikrar ikkje at helsestasjonstenesta gjev fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebygge feilernæring. Avvik frå: helse- og omsorgstenestelova 3-2 nr. 1b, 3-3, 4-2, jf. 12-5 og internkontrollforskrifta 3-5 Avviket er basert på følgjande: 1. Dei tilsette ved helsestasjonen er kjende med nasjonale faglege retningslinjer for førebygging av overvekt og fedme hjå barn og unge, og nasjonale retningslinjer for veging og måling i helsestasjonen. Det er ikkje utarbeidd skriftlege rutinar for bruk av retningslinjene, og retningslinjene er ikkje innarbeidde i praksis. 2. Kommunen har i sin handlingsplan som målsetting å følgje nasjonale retningslinjer. Barn med særlege ernæringsmessige behov vert ikkje følgt opp i tråd med retningslinjene. 3. Ansvarleg leiar ved helsestasjonen har ikkje regelmessig kontakt med aktuelle samarbeidspartar der det er fokus på ernæring og overvekstproblematikk.

4. Dei tilsette ved helsestasjonen har meldt avvik om at retningslinjene ikkje vert følgde, og kommuneleiinga er slik gjort kjend med at verksemda ikkje er i tråd med nye nasjonale krav. 5. Det er ikkje innhenta ei medisinsk fagleg vurdering for kommunen si prioritering. 6. Det er ikkje gjennomført risikovurdering som grunnlag for avgjerd om å ikkje implementere rettleiarane. 6. Regelverk Lovverk som blir lagt til grunn ved tilsynet er: lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m (helsetilsynsloven) lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m (helse- og omsorgstjenesteloven) lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven) lov av 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester (barnevernloven) lov av 02. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven) forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten forskrift av 03. april 2003 nr. 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal forskrift av 09. november 2012 nr. 1045 om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap forskrift av 23. november 1983 nr. 1779 om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste 7. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over då revisjonen blei førebudd: Oversikt over personell tilsett ved Førde helsestasjon Årsmelding 2012 tenesteeining Helse og Barn Organisasjonskart Førde kommune Administrativt delegasjonsreglement Førde kommune Delegasjon av ansvar til nivå under einingsleiar (fagleiar) Arbeidsoppgåver ved helsestasjonen merkantil ressurs Skjema Informasjon/brosjyrer/skjema til foreldre ved Førde helsestasjon 0-6 år Plan fagmøte haust 2012/vår 2013 måndag i partal kl. 13.00 Sjekkliste for opplæring av nytilsett helsesøster ved Førde helsestasjon Informasjonsfolder Gruppetilbod ved Førde helsestasjon Informasjonsfolder Velkommen til Førde helsestasjon 0-5 år Skjema/oversikt innhald i foreldremappa Plan Temagrupper for sped- og småbarnsforeldre ved Førde helsestasjon: Vår/haust 2012 Plan fagmøte vår 2012 måndag kl. 13.00 Skjema overføringsrapport frå jordmor til helsesøster Prosedyrar:

o Rutine for å sikre at alle nye brukarar av helsestasjon- og skulehelsetenesta som flytter til kommunen vert ynskt velkommen, og får informasjon om helsestasjs. Og skulehelsetenstetilbodet o Rutine ved manglande oppmøte på Førde helsestasjon o Rutine for tilvising av perosnar med behov for langvarige eller koordinerte tenster frå det offentlege hjelpeapparatet eller som har ein lovbestemt rett til individuell plan o Rutine ved tilvising av barn til spesialisthelsetjenesten o Rutine ved melding til barnevernstenesta o Skjema - bekymringsmelding til barnevernstenesta o Rutine ved bestilling av tolk o Rutine ved tilvising av barn til kommunal fysioterapeut frå Førde helsestasjon Samarbeidsrutinar mellom helsestasjon og barnehage o Skjema meldingsskjema frå barnehage til helsestsjon o Skjema meldingsskjema helsestsjon barnehage/barnehage helsestasjon o Skjema kartlegging med ASQ og Språk 4 Årsrapport Samarbeidsavtale helsestasjonen og tannhelsetenesta «Tener for livet» o Samtykkeskjema - tilvising til tannhelsetenesta frå helsestasjons- og skulehelsetensta o Skjema tilvising til tannhelsetenesta Møtereferat helsestasjonen og tannhelsetenesta 20.02.2013 Samarbeidsavtale mellom nasjonalt kompetansenettverk for sped- og småbarns psykiske helse, regionsenter for barn og unges psykiske helse (RBUP) helseregion øst og sør og Førde kommune Informasjonsfolder - Tverrfagleg samarbeid for barn og unge i Førde kommune oversikt over tverrfagleg ressursteam Prosjektdirektiv Modellkomuneprosjektet Førde kommune Sjekkliste framgangsmåte for handsaming av avvik Kopi av avviksmeldingar helsestasjonen 2012 Resultat frå brukarundersøking november/desember 2012 Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket: Journalgjennomgang av 67 elektroniske journalar i journalsystemet WindMed 3. I tillegg las vi gjennom 4 IP (papirversjon) til barn med behov for fleire tenester. Dokumentasjon som blei utdelt under tilsynet: Førde kommune handlingsplanar- økonomiplan Helse og barn 2012 2015 Handlingsplanar 2013-2016 Helse og Barn Eigenkontroll - Orden i eige hus, Dokument ajourført per 06.03.2013 Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen: brev av 21.01.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Førde kommune melding om tilsyn brev av 07.02.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Førde kommune endra dato for tilsynet brev av 12.02.2013 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Førde kommune brev med vedlegg av 08.04.2013 frå Førde kommune til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane brev med vedlegg frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Førde kommune program for tilsynet

8. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Liv Haugen Anita Løkkebø Cecilie Berge Trine Evebø Sissel Leth Olsen Inger Reinsnos Roy Båtevik Jill Kristin Ospehaug Lisbeth Strømsli Lillian Vassbotten Ove Mjåtveit Kurt Even Andersen Anne Kristin Nordeide Lillian Heggestad Jorunn Eldegard Ole John Østenstad helsesekretær helsesøster jordmor sjukepleiar i helsesøsterstilling helsestasjonslege helsesøster skulelege psykolog PMTO- terapeut/vernepleiar fagleiar/helsesøster/jordmor einingsleiar kommunalsjef helse og omsorg helsesøster sekretær helsesøster rådmann Frå tilsynsorganet deltok: Linda Svori, ass. fylkeslege, revisor Jacob Andersen, ass. fylkeslege, revisor Kristin Lowzow, seniorrådgiver, observatør, Statens helsestilsyn Anne Eli Wangen, fylkessjukepleiar, revisjonsleiar