Rapport fra tilsyn med Studieforbundet FUNKIS, 21. juni 2016

Rapport fra tilsyn med Studieforbundet FUNKIS, 21. juni 2016

MANDAT 3 Mandat Studieforbundet FUNKIS mottar tilskudd over Kunnskapsdepartementets budsjett kap. 254 post 70. Vox gjennomfører tilsyn med tilskuddsmottakere, jf lov om voksenopplæring 11. Vox varslet i brev 19.05.2016 om at vi ville gjennomføre tilsyn med Studieforbundet FUNKIS. Vi ba om å få tilsendt følgende dokumenter innen 13.6.2016: Komplett sett av skjema som brukes i forbindelse med kursvirksomheten; innmelding, ferdigmelding og lignende Veiledningsmateriell som studieforbundet bruker ovenfor lokale arrangører Detaljert resultatregnskap og balanse spesifisert på konto for 2015/saldobalanser Vedtekter Innkalling og referat fra årsmøte i 2015 Innkalling og referat fra styremøter i 2015 Skriftlige rutinebeskrivelser Skriftlige internkontrollrutiner Vox gjorde oppmerksom på at regnskap, rapporter og andre relevante dokumenter for tilskuddsåret 2015 skulle være tilgjengelig ved tilsynet. Tilsynet ble gjennomført i FUNKIS sine lokaler i Oslo 21.06.2016. Fra FUNKIS møtte generalsekretær Marianne Ween og styreleder Kjell Gaarder. Fra Vox, seksjon for forvaltningsutvikling, møtte seniorrådgiverne Torbjørn Bergane, Ane Hege Nøstvold og Sigrun Røstad. Innledningsvis orienterte Sigrun Røstad om Vox mandat for og organisering av tilsynsvirksomheten, målet med tilsyn og status for endelig rapport. Marianne Ween orienterte kort om Studieforbundet FUNKIS og la vekt på deres tenkning om tilretteleggingstilskuddet. I etterkant av tilsynet ba Vox i brev 16.08.2016 om utfyllende opplysninger på seks punkter, inklusive dokumentasjon for stikkprøver av 30 rapporterte kurs i 2015. Vox påpekte i oversendt utkast til tilsynsrapport rutiner og praksis som bør endres. Studieforbundet FUNKIS kommenterte i brev 09.12.16 rapportutkastet. Merknadene er tatt inn under de respektive kapitlene. Nye opplysninger og iverksatte tiltak er lagt til grunn for de endelige konklusjonene i rapporten. Oslo, 17.01.2017

INNHOLD 4 Innhold Mandat... 3 Innhold... 4 1. Tidligere tilsyn... 5 2. Studieforbundet FUNKIS... 6 3. Regnskap og økonomi... 7 3.1 Studieforbundets økonomiske stilling:... 7 3.2 Revisor:... 7 3.3 Overordnet analyse av relevante regnskapsposter:... 7 4. Rutiner knyttet til saksbehandling av kurs... 10 5. Rutiner og praksis for intern kontroll... 15 6. Stikkprøver i etterkant av tilsynet... 17 7. Oppsummering og vurdering... 21

INNHOLD 5 1.Tidligere tilsyn Vox gjennomførte tilsyn ved Funksjonshemmedes studieforbund (skiftet navn til Studieforbundet FUNKIS i mai 2012) 19. mars 2012. Vi viser til konklusjon under pkt 16 Oppfølging og vurdering i Rapport fra tilsyn med Funksjonshemmedes studieforbund, 19. mars 2012: «Vox finner at Funksjonshemmedes studieforbunds virksomhet i all vesentlighet er i tråd med kravene i lov og forskrift. Vox pålegger imidlertid studieforbundet å utarbeide skriftlige rutinebeskrivelser og skriftlige internkontrollrutiner. Dette sendes Vox, senest innen 1.oktober 2012. Jf. lov om voksenopplæring 12. Vox pålegger også Funksjonshemmedes studieforbund å vurdere om hvorvidt tilskuddet fra Vox blir brukt i henhold til lov, forskrift og forutsetninger i tilsagnsbrev, når deler av tilskuddet blir plassert i et Likviditetsfond, hvor det er knyttet risiko til investeringen. Dette sendes Vox, senest innen 1. september 2012.» Studieforbundet FUNKIS informerte i e-post til Vox 9.august 2012 om at de har avsluttet innskuddet i Likviditetskontoen og at de har overført overskuddslikviditeten til en særvilkårskonto med høyere rente. FUNKIS oversendte i brev 25.september 2012 «Rutinebeskrivelser for intern kontroll ved innmelding og ferdigmelding av kurs», vedlagt oppgaver ved revisjon av studieforbund og eksempel på brev om stikkprøvekontroller. Vox ba i e-post 15. oktober 2012 om at oversendte internkontrollrutiner utdypes og at det utarbeides internkontrollrutiner som inkluderer regnskapsfører og fullmakter. Vox meldte i brev 13. november 2012 at mottatte rutinebeskrivelser tas til etterretning.

INNHOLD 6 2. Studieforbundet FUNKIS Av lov om voksenopplæring 5 framgår at studieforbund må oppfylle følgende vilkår: a) Opplæring som hovedformål, og ellers ha et ideelt formål b) Det må ha betegnelsen studieforbund i navnet c) Det må ha en demokratisk oppbygning d) Det må ha virksomhet over hele landet, herunder en regional organisasjonsmessig forankring e) Studieforbundets kursvirksomhet må utgjøre minimum 40 000 timer f) Studieforbundet må ha minimum 2 medlemsorganisasjoner Studieforbundet FUNKIS har kontor i Oslo. Studieforbundet har fem ansatte tilsvarende 4,6 årsverk, inkludert generalsekretær i 100% stilling. Etter årsmøtet i 2015 hadde Studieforbundet FUNKIS 76 medlemsorganisasjoner. Antall medlemmer er nær fordoblet fra 2007. Medlemsorganisasjonene har representasjon i årsmøtet i forhold til rapportert studieaktivitet. Det innebærer at fem organisasjoner har mer enn én delegat. Studieforbundet FUNKIS har 16 regionale ledd som er selvstendige organisasjonsledd med møte- og talerett i årsmøtet. FUNKIS har ingen egne ansatte i de regionale leddene og det overføres ikke driftsmidler til regionene. I 2015 innrapporterte FUNKIS 6 645 kurs med 147 105 kurstimer og 55 093 deltakere. I forhold til 2014 økte antall kurs med 10,4 prosent og antall kurstimer med 12,1 prosent, mens rapportert deltakertall gikk ned med 8,8 prosent. I følge SSB statistikk er vel 60 prosent av den innrapporterte aktiviteten for 2015 knyttet til helse-, sosial- og idrettsfag. Under tilsynet stilte Vox spørsmål om antall deltakere i årsmøtet 2015 i forhold til totalt antall delegater. FUNKIS opplyste at mange små medlemsorganisasjoner ikke har ressurser til å delta i årsmøtet. De uttrykte tilfredshet med et oppmøte i årsmøtet på ca 50 % av medlemsorganisasjonene. Vurdering Studieforbundet FUNKIS tilfredsstiller kravene til gokjenning som studieforbund, jf Lov om voksenopplæring 5.

REGNSKAP OG ØKONOMI 7 KAP 3 3.Regnskap og økonomi 3.1 Studieforbundets økonomiske stilling: Studieforbundet FUNKIS har avtale med ekstern regnskapsfører. Det er underskudd i driften i 2015 på kr. 170.065. Etter finansinntekter er årsresultatet - kr. 42 818. Ved utgangen av 2015 hadde studieforbundet en egenkapital på kr. 5 026 760, som gir en egenkapitalandel på ca 52 prosent. Studieforbundet opplyste at de har som mål å ha en egenkapital som vil dekke ca ett års drift. Målet er dessuten å ha et årsresultat i 0. FUNKIS hadde et stort underskudd i 2013. På spørsmål fra Vox om forvaltning av egenkapitalen, ble det opplyst om bruk av særvilkårskonto i DNB og plassering i pensjonsfond. Vurdering: Vox anser at Studieforbundets økonomiske stilling er god, tatt i betraktning inndekningen av underskuddet i 2013. Målet om en egenkapital som tilsvarer ca. ett års drift og forvaltningen av denne tas til etterretning. 3.2 Revisor: Studieforbundet skiftet revisor i 2008 etter anbud fra tre firmaer. Det har ikke vært merknader/forbehold i revisorrapporten. Generalsekretæren opplyste under tilsynet om at det avholdes møte med revisor i slutten av året, før regnskapet avleveres. Vurdering: Vox tar til etterretning at revisjonsberetningen de siste årene er uten forbehold/merknader og at det ikke foreligger nummerte brev til styret fra revisor. 3.3 Overordnet analyse av relevante regnskapsposter: Studieforbundets gjelds- og regnskapsposter: Under tilsynet stilte Vox spørsmål om det i løpet av året forelå lån til ansatte. Daglig leder redegjorde for at det gis muligheter, men at det pr. i dag ikke er utlånt midler. I kommentarene 09.12.16 opplyses at det ikke gis lån til ansatte i Studieforbundet FUNKIS. Mindre forskuddsutbetaling av lønn godkjennes av generalsekretæren og innfris på neste lønnsutbetaling. Vurdering: Vox tar informasjonen til etterretning. Studieforbundets inntekter: For 2015 mottok Studieforbundet FUNKIS kr. 1 500 000 i grunntilskudd, kr. 13 279 344 i opplæringstilskudd og kr. 20 719 997 i tilretteleggingstilskudd, totalt kr. 35 499 341, over kap 254 post 70. Samlet utgjør tilskuddet 91 prosent av driftsinntektene. FUNKIS mottok i 2015 tilskudd fra Extrastiftelsen på kr. 1 448 676. Inntekter for øvrig er medlemskontingenter og kursavgifter. Tilskuddet fra Vox overføres til en brukskonto med tilknyttet kort.

REGNSKAP OG ØKONOMI 8 KAP 3 I brev 16.08.2016 ba Vox om en redegjørelse for den praktiske håndteringen av Mastercard knyttet til brukskontoen som tilskuddet fra Vox overføres til. FUNKIS opplyser i sitt svar at ansvaret for kortet er knyttet til generalsekretæren personlig for bruk på reiser/oppdrag. Faktura belastes brukskonto i FUNKIS etter at regnskapsfører har kontrollert bilag. Vox viser til «Rutiner for generalsekretæren 2014» om at generalsekretæren disponerer alle konti samt bedrifts-visakort, Remakort og Mastercard. Generalsekretæren attesterer og konterer for utbetaling som foretas av ekstern regnskapsfører. Vurdering: Vox anser at studieforbundets virksomhet i all hovedsak er avhengig av tilskuddet som bevilges over kap 254 post 70. Det er ingen avvik mellom studieforbundets samlede tilskudd over kap 254 post 70 i 2015 og tilskuddsbeløpet som er inntektsført i regnskapet. Vox forutsetter at rutinen med at statstilskuddet overføres til brukskonto tilknyttet debetkort opphører. Vox anbefaler at tilskuddsbeløpet fra Vox i egen note spesifiseres på de tre tilskuddskomponentene under kap 254 post 70. Vox ber om en avklaring på rutinen for attestasjon av utgifter generert av generalsekretæren, herunder reiseregninger og fakturaer ved bruk av kreditkort. Studieforbundets kostnader: På spørsmål fra Vox, opplyste generalsekretæren at alle driftskostnadene er knyttet til opplæringsvirksomhet. Tilskuddet fra Extrastiftelsen er gitt til konkrete utviklingsprosjekter og beløpet er spesifisert i regnskapet. Vurdering: Vox forstår at Studieforbundets virksomhet er knyttet til voksenopplæring, og at kostnadene er relevante for denne virksomheten. Studieforbundets disponering av midler til studieaktivitet: Studieforbundet inntektsfører midler fra Vox i sin helhet på tidspunktet de mottas. Tilskudd til kursarrangører utbetales løpende. Av inntektsført beløp til opplæring og tilrettelegging, totalt kr. 33.999.341, har studieforbundet utbetalt kr 25.880.105. Tildelte opplærings- og tilretteleggingsmidler er disponert i regnskapsåret, men ikke fullstendig utbetalt pr 31.12.2015, og utbetales i januar påfølgende år. Studieforbundet har for 2015, i tillegg til grunntilskuddet på kr. 1 500 000, beholdt kr. 1 022 136 846 av opplæringstilskuddet (7,7 prosent) og kr. 1 838 832 av tilretteleggingstilskuddet (8,9 prosent). Av totale midler mottatt fra Vox i 2015 er kr. 4.360.968 (12,3 prosent) benyttet til administrasjon og drift i studieforbundet sentralt. På spørsmål fra Vox om hvordan den interne andelen av opplæringstilskuddet og tilretteleggingstilskuddet fastsettes, orienterte generalsekretæren om at behovet behandles under budsjettarbeidet på styreseminar i november og besluttes når tilskuddsbrevet fra Vox foreligger. Under tilsynet fikk Vox utdelt budsjett 2016 for tilretteleggingstilskuddet, som viser hvordan beløpet som beholdes i studieforbundet sentralt anvendes på konkrete aktiviteter.

REGNSKAP OG ØKONOMI 9 KAP 3 Vurdering: Kunnskapsdepartementet åpner i Rundskriv F-16-10, pkt. 4 for at studieforbundene kan benytte en mindre del av opplæringstilskuddet til administrasjon. Det foreligger ikke tilsvarende hjemmel for å beholde en andel av tilretteleggingstilskuddet. Vox ser dette i sammenheng med hensikten med dette tilskuddet, jf. Forskrift 7 (6) «Statstilskuddet skal bidra til å redusere deltakernes opplæringskostnader» og 7 (6) siste punktum; «Tilretteleggingstilskuddet skal brukes til å fjerne hindringer for deltaking i opplæring». Studieforbundet FUNKIS anses å benytte en ikke urimelig andel av opplæringstilskuddet sentralt. Framlagt budsjett for bruk av tilretteleggingstilskuddet til aktiviteter i studieforbundet sentralt anses ikke å være i samsvar med hensikten med denne tilskuddskomponenten. Aktivitetene sentralt reflekterer organisatorisk tilrettelegging som ikke er relatert til enkeltpersoners deltakelse i opplæring. Vox ber om at Studieforbundet FUNKIS sin praksis med å beholde en andel av tilretteleggingstilskuddet til aktiviteter i studieforbundet sentralt opphører fra 01.01.2017. Kommentarer fra FUNKIS 09.12.16: Studieforbundet Funkis varslet i e-post 08.12.16 Vox om at tilskudd utbetales til ny konto med særvilkår. Tilskuddsbeløpet fra Vox vil fra 2016 i egen note i regnskapet spesifiseres på de tre tilskuddskomponentene under kap 254 post 70. Generalsekretærens utgifter blir nå attestert av HMS-ansvarlig før utlegg blir refundert. FUNKIS vil tilse at tilretteleggingstilskudd kun går til registrert kursvirksomhet fra og med 2016, samt en administrasjonsandel. Konklusjon: Vox tar de tiltakene Studieforbundet FUNKIS har iverksatt med bakgrunn i ovenstående anbefalinger og krav fra Vox til etterretning. Vi er imidlertid usikker på om beslutningen om ikke å beholde en andel av tilretteleggingstilskuddet til aktiviteter i studieforbundet sentralt fra 2016 fullt ut tilfredsstiller vårt krav om opphør. Dette knyttes til opplysningen om «.. samt en administrasjonsandel», og ses i lys av at andelen som ble beholdt sentralt i 2015 utgjorde kr. 1 838 832. Vox ber derfor om en særskilt rapportering på anvendelsen av rammen for tilretteleggingstilskuddet i 2016 innen 01.03.2017.

RUTINER KNYTTET TIL SAKSBEHANDLING AV KURS 10 KAP 4 4.Rutiner knyttet til saksbehandling av kurs Forskrift 18. desember 2009 nr 1661: 9 (1) Studieforbundene har ansvar for å rapportere korrekt antall kurstimer. Det er en forutsetning at samlinger som arrangeres ved elektronisk kommunikasjon, har samme omfang som tilsvarende antall kurstimer i fysiske samlinger. Tid til selvstudium skal ikke inngå i innrapportert timetall. Grunnlaget for rapporteringen skal dokumenteres. 8 (4) Beregning av statstilskudd til studieforbund Tilretteleggingstilskuddet gis som et tillegg til opplæringstilskuddet. Tilretteleggingstilskudd fastsettes på grunnlag av antall kurstimer gjennomført av deltagere med dokumentert behov for særskilt tilrettelegging av undervisningen. Det skal foreligge materiale som redegjør for grunnlaget for at det trengs særskilt tilrettelegging av undervisningen. Under tilsynet redegjorde generalsekretæren for rutinene knyttet til saksbehandling av kursvirksomheten under kap 254 post 70. FUNKIS benytter KursAdmin til å håndtere studieaktiviteten, fra søknad og registrering til sluttrapportering av gjennomførte kurs. Alle kursarrangørene har en personlig innloggings-id til KursAdmin. 95 prosent av all registrering skjer nå via KursAdmin. Vox hadde notert seg at FUNKIS har høyere deltakerantall pr. kurs enn gjennomsnittet for studieforbund. Dette ble forklart med at de vektlegger læringsfellesskapet og anbefaler minst tre deltakere som normal, med unntak av bl.a. førerhundkurs. FUNKIS uttrykte ønske om forskriftsendring mht minimum antall deltakere. Studieplan og godkjenning av kursomfang FUNKIS godkjenner alle studieplaner, både felles planer, organisasjonsspesifikke planer og evt. egne planer fra arrangør. Generalsekretæren redegjorde for at hver standard studieplan har et ID-nummer og at planene anses som temaplaner og at angitt rammetimetall kan ha et stort spenn. Kursarrangør velger studieplan og velger selv antall studietimer tilpasset målgruppen i kurset ved registrering i KursAdmin. FUNKIS foretar sjelden endringer i registrert timetall. Ved eventuelt behov for økt kursomfang, ble det opplyst at kursarrangør gjerne oppretter nytt kurs innenfor samme studieplan. Opplæringstilskudd Når kurset er avsluttet, sluttrapporterer kursarrangør via KursAdmin. Deltagere registreres med navn, kjønn og kurs-id. Frammøteregistreringen inneholder datoer for kursstart og slutt, antall timer og frammøteprosent for hver deltaker. Studieforbundet utbetalte i 2015 kr. 100 i opplæringstilskudd pr time. For kurs uten kostnader/uten lærer utbetales maks kr. 400 per kurs. Satsene fastsettes for ett år. Tilretteleggingstilskudd (TRT) Studieforbundet opplyste at de benytter tilretteleggingstilskudd til 91 prosent av rapporterte kurs/studietimer. De formidler denne tilskuddskomponenten todelt; et timetilskudd på kr. 40 for generell tilrettelegging og hoveddelen på grunnlag av ekstra tilretteleggingstilskudd.

RUTINER KNYTTET TIL SAKSBEHANDLING AV KURS 11 KAP 4 FUNKIS har sammenstilt medlemsorganisasjonenes beskrivelse av sine målgruppers tilretteleggingsbehov (Hefte Dokumentasjon av behov for TRT). Disse opplyses å danne grunnlag for å utbetale TRT-timetilskudd etter en avkryssing ved kursinnmelding. Med unntak av kurs for tillitsvalgte og ledere i organisasjonene, utbetales det ekstra timetilskuddet til alle kurs. FUNKIS har utarbeidet veileder for bruk av tilretteleggingsskudd (utdelt i møtet), som tilsier at medlemsorganisasjonene prioriterer, lager rutiner for, vurderer og fordeler særlig TRT-tilskudd til kurs i alle sine organisasjonsledd. Veilederen sier at FUNKIS i tillegg krever egen begrunnelse fra studieansvarlig i organisasjonen sentralt ved angitte tilskuddsbeløp. Generalsekretæren opplyste i møtet om at deltakerne nå kan få dekket ekstra kostnader knyttet til kurs gjennom nav, bl.a. døvetolk. I tillegg benytter studieforbundet universelt utformede lokaler til kurs. Behovet for å dekke slike kostnader gjennom TRT opplyses å ha falt bort. Offentlige lokaler brukes i liten utstrekning. Vox spurte om begrunnelsen for at FUNKIS har valgt løsningen med TRT som generelt timetilskudd. FUNKIS syn er at alle medlemsorganisasjonene har dokumentert et behov for generell tilrettelegging, jf avkryssingsmuligheten. Vurdering: Studieforbundet har rutinebeskrivelser for kontroll ved innmelding og ferdigmelding av kurs. To ansatte kontrollerer og attesterer på utbetalingene av tilskudd, og ekstern regnskapsfører foretar utbetalingene i nettbank. Vox anser at rutinebeskrivelsene for kontroll og utbetaling er tilfredsstillende. Vox anbefaler at rutinebeskrivelsene presiserer hva som må sjekkes/kontrolleres i forbindelse å godkjenne nye studieplaner, og hvem som kan gjøre dette. Generelt tilretteleggingstilskudd: Vox har merket seg at studieforbundet utbetaler generelt TRT som timetilskudd til et stort antall rapporterte kurs/studietimer. Vox kan se at forskrift og rundskriv om bruk av tilretteleggingstilskuddet kan gi grunnlag for fortolkning. Voksenopplæringsloven av 1976 hadde i 24 bestemmelser om tiltak for særlige målgrupper, som i ny lov er erstattet med tilretteleggingstilskudd. Som beskrevet i Ot.prp.nr. 87 (2008-2009) er formålet med et tilretteleggingstilskudd å sette studieforbundene i stand til å motvirke hindringer for deltakelse i opplæring. I følge forskriften 8 (4) er tilretteleggingstilskuddet knyttet til «deltagere med dokumentert behov for særskilt tilrettelegging av undervisningen». Grunnlaget for at FUNKIS utbetaler TRT som generelt timetilskudd er at kursarrangør krysser av for å ha gjort seg kjent med medlemsorganisasjonens beskrivelse av diagnosegruppens behov for generell tilrettelegging. Vox oppfatter at enkelte

RUTINER KNYTTET TIL SAKSBEHANDLING AV KURS 12 KAP 4 organisasjoners beskrivelse av gruppens behov for tilrettelegging i liten grad reflekterer deltakere med behov for særskilt tilrettelegging av undervisningen og ekstrakostnader knyttet til dette. På kurs Vox har kontrollert, er kostnadene i stor grad knyttet til reiser med offentlige transportmidler. Rundskriv F-16-10 åpner for at «dokumentasjonen kan gis samlet for hvert kurs, og at det ikke kreves spesifikasjon av behov på individnivå». Dette endrer ikke vilkåret om at tilretteleggingstilskuddet gjelder for deltakere i det enkelte kurs som har dokumentert behov for særskilt tilrettelagt undervisning. Vox vurderer at TRT som timetilskudd basert på en generell beskrivelse av en diagnosegruppes behov for generell tilrettelegging ikke er i samsvar med Lov om voksenopplæring av 2009. Vox ber om at Studieforbundet FUNKIS endrer sin praksis slik at dokumentasjonen av behovet for tilretteleggingstilskudd knyttes konkret til deltakelse på det enkelte kurs. Ekstra tilretteleggingstilskudd: Ut fra utdelt veileder og budsjett for TRT, oppfatter Vox at FUNKIS budsjetterer særlig TRT som rammebeløp for medlemsorganisasjonene og gir disse ansvaret for «å samlet vurdere behovet og fordele tilskudd til kurs i alle sine organisasjonsledd». I brev 16.08.2016 uttrykte Vox usikkerhet mht hvordan FUNKIS ivaretar sitt ansvar for internkontroll knyttet til at medlemsorganisasjonene er delegert disponeringen av tilretteleggingstilskuddet (forskrift 18.12.2009 nr.1661 9 (5)), og ba om en redegjørelse for dette. I sitt svar skriver FUNKIS at medlemsorganisasjonene ikke er delegert disponeringen av tilretteleggingstilskuddet. Hver enkelt kursarrangør med tilgang til KursAdmin kan søke ekstra TRT og søknadene behandles og innvilges av FUNKIS, etter anbefaling fra medlemsorganisasjonens sentralledd. Vox mener at svaret ikke reflekterer praksis slik den er beskrevet i veilederen. Vi forstår at selve utbetalingen skjer fra FUNKIS og ikke er delegert til medlemmene. Studieforbundet opplyste i møtet at ekstra TRT utbetales på grunnlag av kontroll av at kostnadene ved det enkelte kurs er høyere enn tilskuddet. Ved angitte tilskuddsbeløp bes i tillegg om begrunnelse fra sentral kursleder. Vox ba i e-post 29.09.2016 om å få tilsendt medlemsorganisasjonens anbefaling om ekstra TRT for fire kurs. I svaret 03.10.2016 opplyses at denne ordningen trådte i kraft i 2016 og ikke kunne framlegges for kurs i 2015. Vox mener at kontrollgrunnlaget for utbetaling av ekstra tilretteleggingstilskudd ikke er tilfredsstillende. I samsvar med forskrift og rundskriv mener vi at dokumentasjonen bør omfatte en beskrivelse av tilrettelegging av undervisningen ved det aktuelle kurset, hvor mange deltakere som er omfattet av denne og hvilke kostnader dette medfører. Utbetaling forutsettes skje ved kontroll av at ekstrakostnadene er relatert til formålet «særskilt tilrettelegging av undervisningen».

RUTINER KNYTTET TIL SAKSBEHANDLING AV KURS 13 KAP 4 Vox ber om at Studieforbundet FUNKIS endrer kontrollrutinene for utbetaling av ekstra tilretteleggingstilskudd. Utbetaling forutsettes å skje på grunnlag av dokumentert behov for tilrettelagt undervisning og studieforbundets kontroll av kostnadsbilag. Kommentarer fra FUNKIS 09.12.16: 1. Behovet for tilrettelegging må knyttes til det enkelte kurs. FUNKIS medgir at de ikke har lagt nok vekt på at behovet for tilrettelegging skal bekreftes for det enkelte kurs. De vil rette opp formuleringer i veiledninger, KursAdmin, papirsøknader og på sin nettside, slik at kursarrangør skal bekrefte at tilretteleggingen på det enkelte kurs er gjennomført i henhold til medlemsorganisasjonens TRT-dokumentasjon. Bekreftelsen vil fortsatt skje med avkryssing. 2. Kontrollrutiner for utbetaling av ekstra tilretteleggingstilskudd. Funkis minner om at de fra 2016 skjerpet kravet til rapport på kurs som mottar over kr.25.000 der dette utgjør mer enn 50% av kursutgiftene, samt alle kurs som mottar mer enn kr. 50.000. For 2016 angis denne rutinen å gjelde omlag 125 av de vel 560 kurs som har mottatt ekstra tilretteleggingstilskudd (pr 01.12.16). FUNKIS stiller spørsmål ved at Vox synes å kreve bilagskontroll som grunnlag for utbetaling av ekstra TRT-tilskudd, og mener dette vil påføre studieforbundet betydelig meradministrasjon. Konklusjon: 1) Dokumentasjon av behovet for tilrettelagt undervisning Med hensyn dokumentasjon av behovet for tilrettelagt undervisning som grunnlag for TRT-timetilskudd, anser Vox at de foreslåtte tiltakene ikke fullt ut imøtekommer vårt krav. Så lenge bekreftelsen kun innebærer en avkryssing knyttet til en generell beskrivelse av en diagnosegruppes behov for generell tilrettelegging, mener vi det reelt ikke innebærer en endring i tilgangen til tilretteleggingstilskudd. Vi gjentar vår påpekning av at enkelte organisasjoners beskrivelse av gruppens behov for tilrettelegging i liten grad reflekterer behovet for særskilt tilrettelagt undervisning. Studieforbundet sier at de utbetaler TRT-timetilskudd til hovedparten av rapporterte kurs/studietimer, unntatt kurs for tillitsvalgte og ledere. Vi stiller spørsmål ved om behovet for tilrettelagt opplæring er relevant for alle øvrige typer kurs som medlemsorganisasjonen tilbyr, selv om medlemmene kan defineres innenfor en diagnosegruppe. Innsendt stikkprøvemateriell for 30 kurs kan indikere dette. Dette viser dessuten at egen regel om ikke å utbetale høyere tilskudd enn rapporterte kostnader (ingen kurs skal gå overskudd, jf brev 09.12.16) ikke synes å gjelde TRTtimetilskudd. For flere av de kursene vi har gjennomgått er utbetalt opplæringstilskudd lavere enn timesatsen, mens TRT-timetilskudd er utbetalt over sats og er høyere enn det reduserte opplæringstilskuddet. Dersom praksis med å utbetale TRT-timetilskudd skal fortsette, må tilretteleggingen framgå av kursplan for det enkelte kurs og kursansvarlig må aktivt bekrefte hva slags tilrettelegging som gjelder for kurset.

RUTINER KNYTTET TIL SAKSBEHANDLING AV KURS 14 KAP 4 2) Kontrollrutiner for utbetaling av ekstra tilretteleggingstilskudd Når det gjelder kontrollrutiner for utbetaling av tilretteleggingstilskudd, har Vox forståelse for at en sentral bilagskontroll kan oppfattes urimelig ressurskrevende med FUNKIS kursomfang. Vox er positiv til de rapporteringskrav som studieforbundet fra 2016 stiller til kurs som mottar over kr.25.000 i ekstra tilretteleggingstilskudd. Vi er opptatt av en god kvalitetssikring som viser at tilskudd kun utbetales på grunnlag av ekstrakostnader som er knyttet til den tilrettelagte opplæringen, og at tilretteleggingsbehovet framgår av kursprogrammet. Kontrollen må sikre at kostnader er rapportert korrekt i KursAdmin. Vår stikkprøvekontroll viser at rapporteringen ikke er konsekvent utført. Utbetalingsgrunnlaget må kunne kontrolleres mot bilag tilgjengelig hos kursarrangør. Sett i lys av at FUNKIS mottar hoveddelen av Kunnskapsdepartementets samlede tilretteleggingstilskudd, bør studieforbundet ha gode rutiner for hyppige stikkprøvekontroller.

RUTINER OG PRAKSIS FOR INTERN KONTROLL 15 KAP 5 5.Rutiner og praksis for intern kontroll Forskrift 18.12.2009 nr 1661: 9 (5): Studieforbundene har ansvar for at sine respektive organisasjonsledd og medlemsorganisasjoner har tilfredsstillende system for intern kontroll, og for at offentlig tilskudd brukes i samsvar med lov, forskrifter og forutsetninger i tilskuddsbrev. Dokumentasjon på rutiner for intern kontroll skal foreligge. 9 (8): Revisjon i studieforbund, medlemsorganisasjoner og regionale ledd skal utføres av statsautorisert eller registrert revisor. Revisor skal i tillegg til regnskapsrevisjonen avgi særskilt attestasjon om beregningsgrunnlaget for tilskudd, herunder kontrollere om kurs og deltakere er dokumentert i henhold til bestemmelsene i denne forskriften. Revisor skal bekrefte at han er kjent med vilkårene for tilskudd. Studieforbundet FUNKIS opplyste i tilsynet at de baserer sitt system med kursgjennomføring på tillit til medlemsorganisasjonene og lokale kursarrangører. Det ble videre opplyst at medlemsorganisasjonene har ulike rutiner for kursaktiviteten, spesielt mht bruk av tilretteleggingstilskuddet. De minste organisasjonene har ikke egen administrasjon. Studieforbundet ber normalt ikke om tilgang til kursregnskapene. Forhold som ikke kontrolleres er riktig arrangør og eier av kurs. Generalsekretæren anså at dette kan innebære en viss risiko, men opplyste at de erfaringsmessig får kjennskap til eventuelle mislighold gjennom intern varsling. Hun viste til en dårlig erfaring med politianmeldelse som resulterte i henleggelse etter lang tid. De tar nå heller kontakt med organisasjonen sentralt for intern håndtering og krav om tilbakebetaling av tilskudd. Revisor gjennomfører og dokumenterer stikkprøvekontroller i samsvar med krav i tilskuddsbrevet fra Vox. Kontrollen skjer opp mot regelverket bl.a. med tilgang til KursAdmin og kontakt til kursansvarlig og attesterer gjennomførte kontroller. Studieforbundet foretar egne stikkprøvekontroller knyttet til sluttrapporterte kurs. Vox fikk i etterkant av tilsynsmøtet tilsendt dokumentasjon på foretatt kontroll av aktivitet i 2015, hos én lokal organisasjon. I brev 16.08.2016 ba Vox om en redegjørelse for revisjonspraksis i de minste medlemsorganisasjonene som ikke har egen administrasjon og egne fylkesledd. I sitt svar opplyser FUNKIS at alle medlemsorganisasjoner mottar tilskudd fra BufDir og siterer BufDir sitt regelverk, pkt 6.2. Revisjon: «Organisasjoner som mottar driftstilskudd eller uttrappingstilskudd skal ha statsautorisert eller registrert revisor..». FUNKIS anser at de ikke har behov for ytterligere dokumentasjon fra organisasjonene. Ang. fylkes-/regionledd viser svaret til vedtektene 7.1: «Som revisor i fylkes- /regionledd velges to personer på årsmøtet. Disse skal ikke inneha verv i besluttende organer i organisasjonsledd eller ha nære relasjoner til noen som har det». Vox konstaterer at BufDir har samme krav til revisjon som forskrift om studieforbund og nettskoler, 9 (8). I brev 16.08.2016 uttrykte Vox usikkerhet om hvordan FUNKIS håndterer ulike typer avvik som avdekkes med bruk av offentlige tilskudd i samsvar med lov, forskrifter og

RUTINER OG PRAKSIS FOR INTERN KONTROLL 16 KAP 5 forutsetninger i tilskuddsbrev, og ba om en redegjørelse for dette. I sitt svar bekrefter generalsekretæren samme praksis som ble omtalt i tilsynsmøtet. Vurdering: Studieforbundet FUNKIS har nedfelte rutiner for internkontroll knyttet til bruk av voksenopplæringsmidler. Vox ber om at følgende punkter inntas i og presiseres i internrutinene: Rutiner for studieforbundets egen stikkprøvekontroll bør omtale bl.a. hyppighet, hvordan man velger stikkprøver og dokumentasjon av gjennomført kontroll. Rutiner for håndtering av ulike typer avvik bør inkluderes i internrutinene. Vox anbefaler rutinemessig å politianmelde mislighold med bruk av offentlig tilskudd. Studieforbundet FUNKIS bes sørge for at kravet til revisjon i fylkes-/regionledd oppfyller forskriften 9 (8). Kommentarer fra FUNKIS 09.12.16 til foreløpig tilsynsrapport: Studieforbundet foretar egne stikkprøvekontroller etter behov. Vanligvis utløst av bekymringsmelding eller ved at de velger ut en organisasjon eller en kurstype der de vil undersøke om praksis tilfredsstiller kriteriene. Studieforbundet politianmelder all feil bruk av midler som kan ha gitt personlig vinning. Noen av FUNKIS fylkeslag har økonomi med omsetning på under kr. 50.000. De fleste fylkesledd og mindre medlemsorganisasjoner mottar kun kurstilskudd, slik at bruk av statlige midler kontrolleres gjennom KursAdmin. Det anses urimelig at disse skal benytte en stor del av omsetningen til offentlig revisjon. Kun få fylkesledd foretar tilskuddsberegning- og utbetaling. FUNKIS ber Vox vurdere om det kan være hensiktsmessig å avklare kravet til registrert eller autorisert revisjon for regionledd som ikke formidler voksenopplæringstilskudd. Konklusjon: Vox tar til etterretning at FUNKIS gjennomfører egne stikkprøvekontroller. Rutinene bør omtale bl.a. hyppighet, hvordan man velger stikkprøver og dokumentasjon av gjennomført kontroll. Rutiner for håndtering av ulike typer avvik bør inkluderes i internrutinene. Vox anbefaler rutinemessig å politianmelde mislighold med bruk av offentlig tilskudd. Vox konstaterer at BufDir har samme krav til revisjon som forskrift om studieforbund og nettskoler, 9 (8). Vi har forståelse for at kravet om offentlig revisjon kan virke urimelig for regionledd som ikke formidler voksenopplæringstilskudd og har en lav omsetning. Vox vil ta opp denne problematikken med Kunnskapsdepartementet.

STIKKPRØVER I ETTERKANT AV TILSYNET 17 KAP 6 6.Stikkprøver i etterkant av tilsynet Vox plukket ut 30 kurs gjennomført i 2015, hvor vi i brev 16.08.2016 ba om å få tilsendt følgende dokumentasjon: Spesifikk studieplan Frammøtelister Utbetalt voksenopplæringstilskudd fordelt på opplæringstilskudd og tilretteleggingstilskudd For 10 av kursene ba vi i tillegg om bilag med spesifiserte kostnader (merket blå). Kursarrangør Kurs Id Timespenn studieplan Kurstittel Rapp. delt. Timer Totalt OTtilskudd TRT timetilsk Ekstra TRT Sum tilsk. Merknad HLF A Agder 195797 8-60 Tur Götakanalen 45 10+14 2400 960 15000 18360 15000 TRT utbet. fra org. HLF N Østerdal 183396 8-80 Hørselsboksen bruk 6 26 2600 1040-3640 LHL Kautokeino 181680 8-150 Hjerte/lungetrim 9 18 1800 720-2520 Deltakere jf 181679 LHL Verdal 190503 8-150 Varmebassengtrening 10 48 4800 1920-6720 Bilag viser at bassengleie er kr.16000. For lite utbetalt her? NBF Buskerud 202704 8-200 Fysisk aktivitet 2015 1 211 21100 8440-29540 Utbet. OT+TRT 11 t over studieplan. FUNKIS har korrigert til kr 400. NBF Oslo 202242 8-100 Musikk øving og spilling 2015 7 100 10000 4000-14000 Bilag gjelder lokalleie. Kursansvarlig? NBF Solvik kurss. 184669 8-100 Ipad gruppe 1 2 18 1800 720-2520 Bilag gjelder plenum jf 184667 + gruppe 2 og 3. Timetall for hele kurset? NBF V Agder 201487 8-200 Stavgang 1 68 1000 8520-9520 Redusert OT. Sats TRT?. FUNKIS har korrigert til kr 400. NDF Trondheim 201283 8-150 Tegnspråklig teater 7 125 1200 16300 22500 40000 Redusert OT, TRT over sats. Kurs i Tr.h, bilag for TRT gjelder kulturdager Sandefjord NRF Trondheim 195501 8-60 Studietur 2 London 11 50 5000 2000-7000 Samme datoer og bilag som 195505 DB 195459 8-100 Samling for de minste 4 20+7 2700 1080 3780 Motivasjonsgruppe DB Levanger 199384 8-60 diabetes 4 60 6000 2400 8400 HLF Nordland 197900 8-30 Tinnitus og rehabilit. 10 14 1400 560 1960 Kunsthistorie I kirkene HLF Oslo 170760 8-40 1/15 (4) 1 3+20 857 920-1777 Redusert OT LHL Hamar 175291 8-60 Tresløyd (5) 3 54 400 400 LHL Kautokeino 181679 8-150 Hjerte/lungetrim 9 40 4400 200 4600 Utbet. for 4 t. OT over rapporterte timer. Beregningsgrunnlag TRT? Deltakere jf 181680 LHL Oppegård 169641 8-150 Trim vinter/vår 2015 (9) 2 84 1803 3360 5163 Redusert OT Hobbyaktivitet og LHL Skedsmo 195504 8-60 mestring 8 36 2160 1440 3600 Redusert OT LPP Romerike 188521 8-40 Utvikling av likemenn 9 12 1200 480 1680 MH Nordland 197724 8-40 Brukermedvirkning 7 6+2 800 320 240 1360 NBF Evenessent 188312 8-120 Familie 7-12 gruppe 1 9 900 360 1260 NBF Hønen gård 173995 8-60 Musikk & samspill (8) 7 66 6600 2640 25000 34240 Studieplan er basert på gruppe 1 deltaker Utbet. OT/TRT 6 t over studieplan. Kostnader som grunnlag for ekstra TRT?

STIKKPRØVER I ETTERKANT AV TILSYNET 18 KAP 6 NBF Oslo 193734 8-100 Arbeidstrening synshemmet 1 72 7200 2880 10080 Studieplan basert på gruppe 1 deltaker NBF Solvik kurss 184667 8-100 Ipad plenum 5 13 1300 520 1820 Jf 184669. Timetallet? Beregningsgrunnlag NBF Troms 175981 8-60 Klatrekurs 2015 4 80 1200 6800 8000 OT/TRT jf timer? NBFU 189128 8-60 Nordisk leir 6 30 3000 1200 4200 Hva er opplæringen her? Planl./gjennomføre NDF Engerdal 195935 8-40 jubileumsfeiring 5 40 4000 1600 5600 Hva er opplæringen? NRF Levanger 192517 8-60 Bevegelse og trivsel (9) 5 33 1113 1320 2433 NRF Trondheim 195505 8-60 Studietur 1 London 11 50 5000 2000 7000 PEF Ung Psoriasis 194148 8-60 Opp og hopp din sopp (Ungdomskonferanse) Stikkprøvene som Vox har gjennomgått viser følgende: (22) 21 10 1000 400 70000 71400 Godkjenning av studieplan: Studieforbundet FUNKIS krever at innmelding av kurs bygger på forhåndsgodkjent studieplan, enten standard plan eller ny plan. Det er opp til lokal arrangør å fastsette varighet for det enkelte kurs innenfor timeintervallet i standard studieplaner. For de 30 kursene Vox ba om spesifikk studieplan på, fikk vi tilsendt felles studieplan eller organisasjonsspesifikk studieplan. Flere av planene er generelt utformet mht innhold og har et stort timespenn, fra 8 og opptil 200 timer. Samme datoer og bilag som 195501 Bilag gjelder reise- og opphold for deltakerne + honorarer Vurdering Vox mener at studieplaner med så stort timespenn i liten grad kan tjene som kontrollgrunnlag for kurs. Eksempelvis har vi funnet: Kurs 195501 og 195505 (Kulturhistorisk studietur til London) har samme studieplan med timespenn på 8-60. Begge kurs er godkjent med 50 timer og har samme møtedatoer. Bilag som grunnlag for ekstra TRT på kurs 195501 omfatter deltakere på begge kursene. En begrunnelse for her å dele totalt 22 deltakere på to kurs, kan ses i lys av at andre kurs av samme kategori har høyere deltakertall. Vox ser dette som ett kurs på 50 timer. Blant de 30 kursene er det tre tilfeller at tilskudd er utbetalt til flere timer enn maks rammetimetall i studieplanen. Frammøtelister: Det er et krav at frammøtelistene skal vise møtedatoer og deltagernes navn, fødselsår og bostedsadresse. Kravet er videre at godkjente deltakere skal være over 14 år og har minimum 75% frammøte. FUNKIS registrerer i KursAdmin antall timer med og uten lærer, nettimer, kjønn og frammøte pr møtedato for hver deltaker. Det opplyses at KursAdmin ikke er klargjort for å skrive ut en samlet frammøteliste. Vurdering Vox finner at det for de dokumenterte 30 kursene er samsvar mellom rapportert deltakerantall og deltakerregistrering mht fullføringskravet. Vox er, ut fra tilsendte rutinebeskrivelser og fullføringsregistreringen usikker på om deltakerregistreringen ivaretar kravet om å oppgi fødselsår og bostedsadresse.

STIKKPRØVER I ETTERKANT AV TILSYNET 19 KAP 6 Dokumentasjon på utbetalt tilskudd: I tillegg til spesifikasjon av utbetalt tilskudd (OT og TRT), ba Vox om å få tilsendt bilag som viser spesifiserte kostnader for 10 kurs. I etterkant ba vi om slik dokumentasjon for ytterligere tre kurs som har mottatt ekstra TRT. Funkis oppdaget i denne prosessen selv feil utbetalt tilskudd for to av de 10 kursene, kurs 202704 (fysisk aktivitet 2015) og 201487 (stavgang). De opplyser at hvert av kursene skal ha kr. 400 i tilskudd slik at de vil kreve kr. 38.260 tilbakebetalt. Vurdering Vox har merket seg at utbetalingen i fire av stikkprøvene ikke er i samsvar med studieplan eller rapporterte timer. Vi registrerer også at det er avvik i forhold til egne timesatser for OT og TRT. I forhold til rapporterte timer er opplæringstilskuddet redusert (grunnet manglende kostnadsdokumentasjon), men dette gjelder ikke TRTtimetilskuddet. I seks tilfeller er TRT-timetilskudd høyere enn opplæringstilskuddet. Dette påvirker ikke rapporterte timer som grunnlag for Vox beregning av tilskuddsramme. Det kan imidlertid påvirke bruk av tildelt tilskuddsramme for henholdsvis opplæringstilskudd og tilretteleggingstilskudd. Manglende etterlevelse og etterlevelseskontroll gjelder flg. kurs: 202704 (Fysisk aktivitet 2015): Utbetalt til 11 timer over maks timer i studieplanen. FUNKIS har korrigert utbetalingen etter tilsynet. 181679 (Hjerte/lungetrim): Utbetalt til 4 timer mer enn rapportert. 175981 (Klatrekurs): Utbetalt til 20 timer over maks timer i studieplanen. 190503 (Varmebassengtrening): Ekstra TRT for dokumentert bassengleie (kr. 16.000) er ikke utbetalt med kr. 6.720 som opplyst i vedlegg til e-post 19.09.16. 173995 (Musikk & samspill): Utbetalt til 6 timer over maks timer i studieplanen. Hva er grunnlaget for ekstra TRT? Vox vurderer at det er utbetalt for mye tilskudd for flg. kurs: 195501 og 195505 (Kulturhistorisk tur til London): Vi anser dette som ett kurs, jf pkt om studieplan. 50 timer er registrert dobbelt og kr. 7.000 er utbetalt for mye. 201283 Tegnspråklig teater: 125 timer. Ekstra TRT er utbetalt med kr. 22.500. Utgiftsdokumentasjonen gjelder i all hovedsak lønn til regissør for kurs i Trondheim og reise-/oppholdsutgifter med offentlig kommunikasjon for deltakere og deltakeravgifter på Døves kulturdager i Sandefjord. Det foreligger ikke spesifikk studieplan som innbefatter arrangementet i Sandefjord. Vox kan vanskelig se at utgifter for deltakerne kan relateres til formålet med TRT «særskilt tilrettelegging av undervisningen». 194148 Opp og hopp din sopp (Ungdomskonferanse): 10 timer. Ekstra TRT er utbetalt med kr. 70.000. Utgiftsdokumentasjonen gjelder i all hovedsak reise- og oppholdsutgifter med offentlig kommunikasjon for deltakere og honorarer. Vox kan vanskelig se at dette er utgifter som relateres til formålet med TRT «særskilt tilrettelegging av undervisningen». Dokumentasjon av behovet for tilretteleggingstilskudd: 29 av de 30 kursene i stikkprøvekontrollen har fått utbetalt TRT som timetilskudd med totalt kr 75.100.

STIKKPRØVER I ETTERKANT AV TILSYNET 20 KAP 6 Fire av de 30 kursene har fått utbetalt ekstra TRT med i alt kr. 117 740 (+15 000 fra HLF). Vox ba om å få tilsendt utgiftsbilag for tre av disse, og i etterkant for ytterligere ett kurs. Ekstrakostnadene gjelder i stor utstrekning reise med offentlige transportmidler. Vi ba også om å få medlemsorganisasjonenes anbefaling om ekstra tilretteleggingstilskudd. Disse kunne ikke framskaffes ut fra at rutinen opplyses iverksatt først i 2016. Vurdering stikkprøver Vox peker på at Studieforbundet FUNKIS har mangelfull etterlevelse av egne regler knyttet til saksbehandling og kontroll av kurs. På bakgrunn av mottatt materiale, herunder studieplan, kan Vox vanskelig se hvordan flere av de 30 kursene oppfyller kravet om «særskilt tilrettelegging av undervisningen», jf pkt 3 i denne rapporten. På bakgrunn av mottatt utgiftsdokumentasjon for tre kurs, kan Vox vanskelig se at kostnadene er forbundet med «særskilt tilrettelegging av undervisningen» som kan utløse ekstra tilretteleggingstilskudd. Kommentarer fra FUNKIS 09.12.16: Opplæringstilskuddet skiller ikke mellom timer med og uten lærer. Opplæringstilskuddet avkortes i forhold til rapporterte kostnader slik at ingen kurs skal gå overskudd. FUNKIS kan øke tilskuddet til enkeltkurs. Kurs 201283: Døve må reise for å kunne delta på teaterkurs da tilbudet ikke finnes lokalt. Kurs 194148: Oversendt uttalelse fra leder i Norsk Forening for Osteogenesis Imperfecta (NFOI), som definerer behovet for tilrettelegging på OIs sentrale fagdag. Konklusjon stikkprøver: Tilsendt materiale underbygger at studieplaner med svært stort timespenn i liten grad kan tjene som kontrollgrunnlag for gjennomførte kurs. FUNKIS har mangelfull etterlevelse av egne regler knyttet til saksbehandling og kontroll av kurs. Utgiftsdokumentasjon for tre kurs som har mottatt ekstra tilretteleggingstilskudd gir grunn for tvil om kostnadene kan knyttes til kravet om «særskilt tilrettelegging av undervisningen», jf pkt 3 i denne rapporten.

OPPSUMMERING OG VURDERING 21 KAP 7 7.Oppsummering og vurdering Studieforbundet FUNKIS oppfyller kravene til studieforbund, jf Lov om voksenopplæring 5. Vilkårene for tilskudd til studieforbundet er oppfylt. Vox påpekte i oversendt utkast til tilsynsrapport rutiner og praksis som bør endres. Vox har tilpasset sine konklusjoner på bakgrunn av nye opplysninger og iverksatte tiltak i brev 09.12.16. 7.1 Økonomi endre rutinen med at statstilskuddet overføres til brukskonto tilknyttet debetkort. spesifisere statstilskuddet på de tre tilskuddskomponentene grunntilskudd, opplæringstilskudd og tilretteleggingstilskudd, i egen note i regnskapet rutinen for attestasjon av utgifter generert av generalsekretæren, herunder reiseregninger og fakturaer ved bruk av kort. praksis med å beholde en andel av tilretteleggingstilskuddet til aktiviteter i studieforbundet sentralt. Konklusjon Vox tar til etterretning at rutiner og praksis knyttet til økonomi er endret i tråd med påpekningene, jf kapittel 3, side 9. En særskilt rapportering på anvendelsen av rammen for tilretteleggingstilskuddet i 2016 bes sendt Vox innen 01.03.2017. 7.2 Interne rutiner og kontroll må omfatte hvem som kan godkjenne nye studieplaner, og hva som må sjekkes/kontrolleres i den forbindelse gjennomføring og dokumentasjon av stikkprøvekontroller i henhold til tilskuddsbrev (jf pkt 4) håndtering av ulike typer mislighold, herunder politianmeldelse (jf pkt 4) tiltak for å bedre etterlevelseskontrollen av studieforbundets regler og satser knyttet til saksbehandling av kurs at revisjonskravet, forskrift 9 (8), for de minste medlemsorganisasjonene etterleves i praksis Konklusjon Rutinebeskrivelsene bør presisere hva som må sjekkes/kontrolleres i forbindelse å godkjenne nye studieplaner, og hvem som kan gjøre dette. Rutiner for studieforbundets egen stikkprøvekontroll bør omtale bl.a. hyppighet, hvordan man velger stikkprøver og dokumentasjon av gjennomført kontroll. Rutinebeskrivelsene bør inkludere håndtering av ulike typer avvik. Mislighold med bruk av offentlig tilskudd bør rutinemessig politianmeldes. Iverksette tiltak for å bedre etterlevelseskontrollen ved saksbehandling av kurs. Kravet om offentlig revisjon kan virke urimelig for regionledd som ikke formidler voksenopplæringstilskudd og har en lav omsetning. Vox vil ta problematikken opp med Kunnskapsdepartementet.

OPPSUMMERING OG VURDERING 22 KAP 7 7.3 Tilretteleggingstilskudd Vox ba i utkast til tilsynsrapport om at: Studieforbundet FUNKIS endrer praksis slik at dokumentasjon av behovet for tilretteleggingstilskudd knyttes konkret til det enkelte kurs. Studieforbundet FUNKIS endrer kontrollrutinene for utbetaling av ekstra tilretteleggingstilskudd. Kommentarer fra FUNKIS, jf kapittel 4, side 14. Konklusjon Vox mener at tilretteleggingstilskudd gitt som timetilskudd, basert på beskrivelse av en diagnosegruppes generelle tilretteleggingsbehov, ikke er i samsvar med endringen i Voksenopplæringsloven av 2009, forskrift 7 (6) og 8 (4). Dersom praksis med å utbetale TRT-timetilskudd skal fortsette, må tilretteleggingen framgå av kursprogram for det enkelte kurs, og kursansvarlig må aktivt bekrefte hva tilretteleggingen for kurset gjelder. Sett i lys av at FUNKIS mottar hoveddelen av rammen for tilretteleggingstilskudd, forventes at studieforbundet innarbeider rutiner for hyppige stikkprøvekontroller av denne tilskuddskomponenten. Studieforbundet FUNKIS pålegges å endre rutinene for tilretteleggingstilskudd slik at utbetalingen er basert på at grunnlaget for tilretteleggingstilskudd som timetilskudd er knyttet konkret til det enkelte kurs at kravet om å dokumentere behovet for tilrettelegging av kurs må settes vesentlig lavere enn gjeldende grense på kr. 25.000 at relevante kostnader er korrekt rapportert i KursAdmin at tilretteleggingstilskuddet ikke kan overstige dokumenterte kostnader at grunnlaget for tilretteleggingstilskudd må kunne kontrolleres mot bilag tilgjengelig hos kursarrangør at studieforbundet gjennomfører hyppige stikkprøvekontroller av tilretteleggingstilskuddet Studieforbundet FUNKIS må innen 01.03.2017 oversende Vox en særskilt rapportering på anvendelsen av rammen for tilretteleggingstilskuddet i 2016. Studieforbundet må innen 01.05.2017 oversende Vox endrede rutiner for håndteringen av tilretteleggingstilskudd i tråd med våre påpekninger. Vox skal kunne kontrollere at endringene etterkommes i praksis. VEDTAK Dersom ovennevnte rapporteringer ikke etterkommer våre pålegg, vil Vox vurdere å fatte vedtak om å holde tilbake tilretteleggingstilskudd til Studieforbundet FUNKIS for andre halvår 2017. Varsel om mulig vedtak framgår av eget brev.

vox.no Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: 23 38 13 00, Telefaks: 23 38 13 01 vox.no postmottak@vox.no