Meeting Book: Lillesand kontrollutvalg (30.10.2017) Lillesand kontrollutvalg Date: 2017-10-30T12:00:00 Location: LIBIR IKS, Birkelandsveien 167,4790 Lillesand Note:
Saksliste Møteinnkalling 5/17 Godkjenning av møteinnkalling 30.10.17 3 Møteprotokoll 5/17 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17 4 Saker til behandling 25/17 Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2017 Lillesand kommune 17 26/17 Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Lillesand kommune 18 27/17 Orientering fra revisjonen 30.10.17 21 28/17 Referatsaker 30.10.17 22 29/17 Eventuelt 30.10.17 25
5/17 Godkjenning av møteinnkalling 30.10.17-17/00011-28 Godkjenning av møteinnkalling 30.10.17 : Godkjenning av møteinnkalling 30.10.17 Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/00011-28 Alexander Etsy Jensen Saksgang Lillesand kontrollutvalg 30.10.2017 Godkjenning av møteinnkalling 30.10.17 Møteinnkalling 30.10.17 godkjennes. Vedlegg: Møteinnkalling 30.10.17 1
5/17 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17-17/00011-29 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17 : Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17 Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/00011-29 Alexander Etsy Jensen Saksgang Lillesand kontrollutvalg 30.10.2017 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17 Protokoll fra møte 18.09.17 godkjennes. Vedlegg: Protokoll 18.09.17 1
5/17 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17-17/00011-29 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17 : Protokoll Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 Møteprotokoll Lillesand kontrollutvalg Dato: Sted: Arkivsak: 18.09.2017 kl. 13:00 Rådhuset. møterom ved personalkantinen 17/00011 Til stede: Bjørn Melbye (AP), Astrid Schmidt (SV), Ingebjørg Ribe Rudihagen (KRF), Jon Røthe (AP) Møtende varamedlemmer: Forfall: Lars Gunnar Nag (H) Varaene kunne ikke møte. Andre: Daglig leder, ansv. Forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke Ass. daglig leder og ansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes Forvaltningsrevisor Magnus Bjarte Solsvik Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 4/17 17/00011-21 Godkjenning av møteinnkalling 18.09.17 3 Møteprotokoll 4/17 17/00011-22 Godkjenning av protokoll fra møte 02.05.17 4 Saker til behandling 18/17 16/13990-6 Forvaltningsrevisjon - Sosialtjenesten i Lillesand kommune 5 19/17 17/13748-2 Prosjektplan: Selskapskontroll i LIBIR IKS 7 1
5/17 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17-17/00011-29 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17 : Protokoll Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 20/17 17/13712-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 - Lillesand kommune 8 21/17 17/13756-1 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2017 Lillesand kommune 9 22/17 17/00017-7 Orientering fra revisjonen 18.09.17 10 23/17 17/00024-7 Referatsaker 18.09.17 11 24/17 17/00031-7 Eventuelt 18.09.17 12 Lillesand, 18.09.2017 Leder Bjørn Melbye Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2
5/17 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17-17/00011-29 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17 : Protokoll Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 Møteinnkalling 4/17 Godkjenning av møteinnkalling 18.09.17 Behandlet av 1 Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 Møteinnkalling 18.09.17 godkjennes. Møtebehandling Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Møteinnkalling 18.09.17 godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3 Saksnr 4/17
5/17 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17-17/00011-29 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17 : Protokoll Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 Møteprotokoll 4/17 Godkjenning av protokoll fra møte 02.05.17 Behandlet av 1 Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 Protokoll fra møte 02.05.17 godkjennes. Møtebehandling Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Protokoll fra møte 02.05.17 godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4 Saksnr 4/17
5/17 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17-17/00011-29 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17 : Protokoll Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 Saker til behandling 18/17 Forvaltningsrevisjon - Sosialtjenesten i Lillesand kommune Behandlet av 1 Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 Saksnr 18/17 Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Sosialtjenesten i Lillesand kommune» til etterretning. Kontrollutvalget innstiller bystyret til å gjøre følgende vedtak: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Sosialtjenesten i Lillesand kommune» til etterretning. Bystyret ber rådmannen følge opp revisjonens anbefalinger som fremgår av rapporten og slutte seg til kontrollutvalgets anbefalinger: - Kontrollutvalget anbefaler at NAV Lillesand vurderer dagens utforming av vedtak og i den anledning ser nærmere på hvordan innholdet kan gjøres mer tydelig overfor tjenestemottaker, herunder bruken av vurderinger, begrunnelser og skjønn. Internkontrollen innen sosialtjenesteområdet fremstår for kontrollutvalget som tilfredsstillende, men kan bære preg av å være i en etableringsfase på enkelte områder. Kontrollutvalget anbefaler derfor at NAV Lillesand fortsetter å sette internkontroll på dagsorden for å gjøre de ansatte mer bevisst på at en del av de aktivitetene de allerede gjør i hverdagen er internkontroll, og for å sørge for at internkontroll blir satt i et mer helhetlig system. Bystyret ber om at rådmannen gir kontrollutvalget en tilbakemelding innen utgangen av mars 2018 om hvordan anbefalingene blir fulgt opp. Møtebehandling På oppdrag fra Aust-Agder revisjon IKS la oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke og forvaltningsrevisor Magnus Bjarte Solsvik frem forvaltningsrevisjon Sosialtjenesten i Lillesand kommune og svarte på spørsmål fra utvalget. Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Sosialtjenesten i Lillesand kommune» til etterretning. Kontrollutvalget innstiller bystyret til å gjøre følgende vedtak: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Sosialtjenesten i Lillesand kommune» til etterretning. 5
5/17 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17-17/00011-29 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17 : Protokoll Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 Bystyret ber rådmannen følge opp revisjonens anbefalinger som fremgår av rapporten og slutte seg til kontrollutvalgets anbefalinger: - Kontrollutvalget anbefaler at NAV Lillesand vurderer dagens utforming av vedtak og i den anledning ser nærmere på hvordan innholdet kan gjøres mer tydelig overfor tjenestemottaker, herunder bruken av vurderinger, begrunnelser og skjønn. - Internkontrollen innen sosialtjenesteområdet fremstår for kontrollutvalget som tilfredsstillende, men kan bære preg av å være i en etableringsfase på enkelte områder. Kontrollutvalget anbefaler derfor at NAV Lillesand fortsetter å sette internkontroll på dagsorden for å gjøre de ansatte mer bevisst på at en del av de aktivitetene de allerede gjør i hverdagen er internkontroll, og for å sørge for at internkontroll blir satt i et mer helhetlig system. Bystyret ber om at rådmannen gir kontrollutvalget en tilbakemelding innen utgangen av mars 2018 om hvordan anbefalingene blir fulgt opp. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6
5/17 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17-17/00011-29 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17 : Protokoll Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 19/17 Prosjektplan: Selskapskontroll i LIBIR IKS Behandlet av 1 Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 Saksnr 19/17 Prosjektplan for selskapskontroll i Lillesand og Birkenes Interkommunale avfallsselskap IKS (LIBIR) vedtas slik den foreligger. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert gjennom prosjektets gang. Rapport til kontrollutvalget forventes innen første kvartal 2018. Møtebehandling På oppdrag fra Aust-Agder revisjon IKS la oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke frem prosjektplan for selskapskontroll i Lillesand og Birkenes Interkommunale avfallsselskap IKS (LIBIR) og svarte på spørsmål fra utvalget. Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Prosjektplan for selskapskontroll i Lillesand og Birkenes Interkommunale avfallsselskap IKS (LIBIR) vedtas slik den foreligger. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert gjennom prosjektets gang. Rapport til kontrollutvalget forventes innen første kvartal 2018. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7
5/17 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17-17/00011-29 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17 : Protokoll Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 20/17 Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 - Lillesand kommune Behandlet av 1 Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 Saksnr 20/17 Kontrollutvalget innstiller følgende til bystyret: Bystyret vedtar framlegg til budsjett for 2018 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Lillesand kommune med en ramme på kr. 1 211 000,Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet. Møtebehandling Sekretær Alexander Etsy Jensen la frem budsjett for kontroll og tilsyn 2017 i Lillesand kommune. Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Kontrollutvalget innstiller følgende til bystyret: Bystyret vedtar framlegg til budsjett for 2018 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Lillesand kommune med en ramme på kr. 1 211 000,Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8
5/17 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17-17/00011-29 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17 : Protokoll Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 21/17 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2017 Lillesand kommune Behandlet av 1 Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 Saksnr 21/17 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2017 for Lillesand kommune tas til orientering. Møtebehandling Ass. daglig leder og ansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes orienterte om overordnet revisjonsstrategi 2017 for Lillesand kommune og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2017 for Lillesand kommune tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9
5/17 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17-17/00011-29 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17 : Protokoll Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 22/17 Orientering fra revisjonen 18.09.17 Behandlet av 1 Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 Saksnr 22/17 Saken tas til orientering. Møtebehandling Aust-Agder revisjon IKS orienterte om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Ansvarlig regnskapsrevisor orienterte om løpende revisjon: - Refusjon ifbm. statlig finansiering av eldreomsorg. - Momskomp. - Begynt med løpende revisjon. - Dialog med Struktur 1 om muligheten for tidligere avleggelse av årsregnskapet. - Helsedirektoratet sin avgjørelse knyttet til Grimstad kommune Betydning for resten av Kommune-Norge? Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10
5/17 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17-17/00011-29 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17 : Protokoll Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 23/17 Referatsaker 18.09.17 Behandlet av 1 Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 Saksnr 23/17 Saken tas til orientering. Møtebehandling 1. Referatsaker: a. Oppfølging av rapport fra selskapskontroll av Kristiansandsregionen brann og redning IKS og forvaltningsrevisjon av feieravdelingen. 2. Innkommen/utgående post: a. Spørsmål fra ordfører om status i kontrollutvalgets oppfølging av avløpsforhold Fjelldal. 3. Saker behandlet i kommunestyret: a. Ingen saker behandlet i bystyret. 4. Neste møte 30.10.17 kl. 13:00 a. Samhandling, roller og ansvar (forutsatt at ny rådmann er på plass) Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 11
5/17 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17-17/00011-29 Godkjenning av protokoll fra møte 18.09.17 : Protokoll Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 24/17 Eventuelt 18.09.17 Behandlet av 1 Lillesand kontrollutvalg 18.09.2017 Klikk her for å skrive inn tekst. Møtebehandling Ingen saker ble behandlet under eventuelt. Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 12 Saksnr 24/17
25/17 Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2017 Lillesand kommune - 17/14695-1 Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2017 Lillesand kommune : Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2017 Lillesand kommune Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/14695-1 Alexander Etsy Jensen Saksgang Lillesand kontrollutvalg 30.10.2017 Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2017 Lillesand kommune Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandler ikke tertialrapportene fra rådmannen, bare årsregnskapet. Som et ledd i å sikre egenkontrollen knyttet til at kommunens økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak mv. (kommuneloven 77 punkt 4), vil det likevel være naturlig at kontrollutvalget holder seg oppdatert om den økonomiske situasjonen og utfordringer gjennom året. Det gjøres oppmerksom på at rådmannens tertialrapport ikke legges ved denne saken da denne er å finne i bystyresak 103/17 behandlet i møte 18.10.17. Økonomisjef John Ånon Jonassen stiller i møtet for å orientere i saken. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 1
26/17 Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Lillesand kommune - 17/14700-3 Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Lillesand kommune : Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Lillesand kommune Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/14700-3 Alexander Etsy Jensen Saksgang Lillesand kontrollutvalg 30.10.2017 Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Lillesand kommune Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Tidligere rådmann i Lillesand kommune Jan Henning Windegaard fratrådte sin stilling 30.09.17 da han gikk av med pensjon. Fra 01.10.17 er Guri Ulltveit-Moe ansatt som ny rådmann. I den forbindelse er det naturlig at det rettes et fokus på kontrollutvalgets rolle og viktigheten av et godt samspill med rådmann. I tillegg ba kontrollutvalget i møte 03.04.17 under sak 12/17 (Eventuelt) om å få forelagt en sak som omfatter samhandling, roller og ansvar mellom kontrollutvalg, sekretariat, revisjon, politisk- og administrativledelse når ny rådmann er på plass. Med det som bakgrunn er ny rådmann invitert til møte. Tidligere har kontrollutvalget satt samspillet mellom bystyret og kontrollutvalget på dagsorden, dette ble gjort i møte 29.02.16 sak 1/16. i den forbindelse møtte ordfører i møte. Saksopplysninger: Kontrollutvalget og rådmannen er partnere i kommunens egenkontrollarbeid. Både kontrollutvalget og rådmannen har ansvar for den kommunale egenkontrollen, og begge må sørge for et godt samarbeid. Gjennom et godt samarbeid kan kontrollutvalgets arbeid medvirke ikke bare til økt kontroll, men også til læring og forbedring i forvaltningen. En viktig forutsetning for godt samarbeid er å ha en gjensidig forståelse og respekt for hverandres roller. Figuren under viser at det fra bystyret går to styringslinjer. Den ene går fra bystyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Det ligger til administrasjonssjefen å sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende intern kontroll. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjennom kontrollutvalget. Kontrollutvalgets oppgave er å forestå det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen på bystyrets vegne. Figuren viser at kontrollutvalget skal ha tilsyn med politiske utvalg under bystyret (men ikke selve bystyret), med kommunens virksomhet ledet av administrasjonssjefen, med kommunale foretak, interkommunale selskaper og heleide kommunale aksjeselskaper, og med 1
26/17 Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Lillesand kommune - 17/14700-3 Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Lillesand kommune : Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Lillesand kommune kommunens interesser i aksjeselskaper med private eiere. I hovedsak bygger kontrollutvalget sitt tilsyn på de kontrollaktiviteter som blir utført og rapportert av revisor. Noen av tilsynsoppgavene kan også utføres av kontrollutvalgets eget sekretariat. Begge de to styringslinjene inngår i bystyrets totalansvar for den kommunale virksomheten. Videre viser tabellen under aktørene og deres oppgaver og hvor oppgavene er hjemlet i kommuneloven med forskrifter. Aktør - Kommunestyret Koml. 76 Rådmannen Koml. 23 - Kontrollutvalget Koml. 77 - Sekretariatet KU F 20 Revisjonen Koml. 78 Oppgave Det øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen Saker forsvarlig utredet Vedtak blir iverksatt Adm. i samsvar med lov, forskrift, instruks Adm. gjenstand for betryggende kontroll Det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Påse at det utføres: o regnskapsrevisjon o forvaltningsrevisjon o selskapskontroll Saker til KU forsvarlig utredet Vedtak fattet av KU blir iverksatt Utføre og rapportere RR og FR iht. god kommunal revisjonsskikk I forbindelse med utarbeidelsen av veilederen for kontrollutvalg kommer det frem av spørreundersøkelsen at forutsetningene for ett godt samarbeid er åpenhet, dialog, tillit, gjensidig informasjon og rolleforståelse. 2
26/17 Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Lillesand kommune - 17/14700-3 Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Lillesand kommune : Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Lillesand kommune Samhandling mellom kontrollutvalg og rådmann bør bygge på: - God dialog og rolleforståelse - God samhandling mellom administrasjonens og revisjonen (I praksis er det revisor som har den løpende samhandlingen med administrasjonen) - Rådmann deltar i kontrollutvalget når det er nødvendig - Kontrollutvalgets arbeid må oppfattes som nyttig - Viktigheten av at rådmann følger opp merknader og tiltak fra kontrollutvalget innen angitte frister - Kontrollutvalget viser respekt for kommunens administrasjon og ansatte Ny rådmann Guri Ulltveit-Moe stiller i møtet for å bidra til å etablere den gode dialogen som er nødvendig for å få et godt samspill mellom kontrollutvalget og administrasjonen. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet ønsker med denne saken å legge til rette for en god dialog mellom rådmann og kontrollutvalget i møtet og at det igjen skal føre til et godt samspill mellom administrasjonen og kontrollutvalget resten av denne valgperioden. Med tanke på at ny rådmann er tilsatt har sekretariatet lagt opp til at hovedfokuset i denne omgang skal være på kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen. Med tanke på at kontrollutvalget tidligere har invitert ordfører til en lignende sekvens, er det sekretariatets vurdering at det ikke er nødvendig å invitere ordfører i denne omgang, men ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalget og kan møte etter eget ønske. Sekretariatet er av den oppfatning at også kontrollutvalget bør lære og forbedre seg basert på egne erfaringer med kontrollutvalgsarbeidet. Kontrollutvalget bør derfor evaluere arbeidet årlig for å identifisere hvordan utvalget kan arbeide enda bedre. Denne evalueringen kan gjerne gjennomføres i forbindelse med at utvalget behandler kontrollutvalgets årsmelding og oppsummerer året som har gått. I denne sammenheng kan det være aktuelt å inviter samarbeidspartnere representert ved ordfører og rådmann til å komme med innspill til hvordan den samlede egenkontrollen kan forbedres i kommunen. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 3
27/17 Orientering fra revisjonen 30.10.17-17/00017-9 Orientering fra revisjonen 30.10.17 : Orientering fra revisjonen 30.10.17 Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/00017-9 Alexander Etsy Jensen Saksgang Lillesand kontrollutvalg 30.10.2017 Orientering fra revisjonen 30.10.17 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et ansvar for å se til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget gjennom året. Saksopplysninger: Aust-Agder revisjon IKS vil orientere om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 1
28/17 Referatsaker 30.10.17-17/00024-9 Referatsaker 30.10.17 : Referatsaker 30.10.17 Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/00024-9 Alexander Etsy Jensen Saksgang Lillesand kontrollutvalg 30.10.2017 Referatsaker 30.10.17 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Referatsaker: Ingen saker. 2. Innkommen/utgående post: a. Henvendelse fra Birkenes kontrollutvalg til de andre kommunene i barnevernssamarbeidet for Kristiansandsregionen med ønske om felles forvaltningsrevisjon 3. Saker behandlet i bystyret: Ingen saker. 4. Neste møte 11.12.17 kl. 13:00 Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 1
28/17 Referatsaker 30.10.17-17/00024-9 Referatsaker 30.10.17 : Henvendelse til de andre kommunene i barnevernssamarbeidet for Kristiansandsregionen med ønske om felles forvaltningsrevisjon Birkenes kommune Kontrollutvalget Vår dato Vår referanse Vår saksbehandler 19.10.2017 17/14911-2 Alexander Etsy Jensen Til Kristiansand kontrollutvalg, Søgne kontrollutvalg, Lillesand kontrollutvalg, Songdalen kontrollutvalg Kopi til Aust-Agder Revisjon IKS, Agder kommunerevisjon IKS Henvendelse til de andre kommunene i barnevernssamarbeidet for Kristiansandsregionen med ønske om felles forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Birkenes kommune behandlet i møte 27.10.17 sak 27/17-1b (Referatsaker). Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget beslutter å avvente bestilling av forvaltningsrevisjon barnevern i påvente av Fylkesmannens rapport til Kristiansand kommune. Birkenes kommune tar ett initiativ ovenfor de andre eierkommunene til Barnevernet for Kristiansandsregionen om å få til en felles forvaltningsrevisjon. Med denne henvendelsen ønsker kontrollutvalget i Birkenes kommune å ta et initiativ ovenfor de andre kommunene i barnevernssamarbeidet for Kristiansandsregionen med ønske om å få til en felles forvaltningsrevisjon. Sekretariatet er av den oppfatning at det kan være vanskelig å gjennomføre en forvaltningsrevisjon knyttet til barnevernsområdet uten at Kristiansand som vertskommune er med, både formelt og rent praktisk. Et vertskommunesamarbeid er en del av virksomheten til den kommunen som er vertskommune for samarbeidet. Kontrollutvalget i (verts)kommunen skal derfor etter de vanlige reglene i kommuneloven 77 føre løpende tilsyn også med den delen av virksomheten i kommunen som dreier seg om saker som er delegert fra de andre kommunene i samarbeidet. Kontrollutvalget i samarbeidskommunen skal ikke føre tilsyn med den interne driften i vertskommunen. Det følger imidlertid av reglene for samarbeidsavtalen at avtalen skal inneholde bestemmelser om underretning til deltakerne om vedtak som treffes i vertskommunen. Disse opplysningene har kontrollutvalget i samarbeidskommunen full innsynsrett i. På grunnlag av opplysningene kan kontrollutvalget for eksempel undersøke om samarbeidet skjer innenfor rammen av det som er avtalt. Opplysningene vil også være viktig for å kunne vurdere om samarbeidet er egnet til å realisere de målsetningene kommunestyret har satt for samarbeidet.
28/17 Referatsaker 30.10.17-17/00024-9 Referatsaker 30.10.17 : Henvendelse til de andre kommunene i barnevernssamarbeidet for Kristiansandsregionen med ønske om felles forvaltningsrevisjon Slik vi ser det vil de andre eierkommunen utenom Kristiansand som er vertskommune ha en begrenset adgang til innsyn og at man da heller ikke får adgang til all nødvendig informasjon i forbindelse med en forvaltningsrevisjon. I tillegg er vi av den oppfatning at en samordnet forvaltningsrevisjon vil kunne bidra til best mulig læring i alle deltakerkommunene og en hensiktsmessig ressursutnyttelse. Dette er viktig å koordinere kontrollutvalgenes eget kontrollarbeid for å unngå dobbeltarbeid, og for å unngå for stor belastning på Barnevernstjenesten for Kristiansandsregionen. Barnevern er et område som er beskrevet i overordnet analyse og prioritert i flere av deltakerkommunenes plan for forvaltningsrevisjon Konsekvensen av at barnevernet av ulike årsaker ikke i tilstrekkelig grad greier å følge opp de barn og familier som har behov for bistand kan potensielt gi alvorlige konsekvenser for det enkelte barn. Sannsynligheten for at disse konsekvensene inntrer vil være avhengig av barnevernets ressurser, bemanning, kompetanse og organisering. Det er krevende å slå sammen flere avdelinger fra ulike kommuner. Dette medfører økt kompetanse, men samtidig kan rutiner glippe, spesielt i en startfase. Det går blant annet frem av overordnet analyse for Kristiansand kommune at totalt sett vurderer revisjonen sannsynligheten og risikoen som høy. Dette i sammen med flere alvorlige saker knyttet til barnevernsområdet de senere årene, kan tilsi at det bør gjennomføres en forvaltningsrevisjon av dette området. Dersom de andre kommunene kan tenke seg å bli med på et felles prosjekt må man ta stilling til hvordan man skal gjennomføre prosjektet. Kontrollutvalgene må blant annet ta stilling til hvem som skal gjennomføre prosjektet, kostnadsfordeling og prosjektets innretning. Dette kan eventuelt sekretariatet komme tilbake til dersom kontrollutvalgene responderer positivt på denne henvendelsen, og koordinere i sammen med de to revisjonsenhetene. Kontrollutvalgene må få forelagt en modell for kostnadsfordeling og prosjektplan. Kontrollutvalget i Birkenes kommune håper med det på en positiv tilbakemelding og gjerne innen utgangen av november 2017. For kontrollutvalget i Birkenes kommune Alexander Etsy Jensen Rådgiver Tlf: 91 82 75 45 E-post: alexander.etsy.jensen@temark.no www.temark.no ----------------------------------------Temark Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS
29/17 Eventuelt 30.10.17-17/00031-9 Eventuelt 30.10.17 : Eventuelt 30.10.17 Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/00031-9 Alexander Etsy Jensen Saksgang Lillesand kontrollutvalg 30.10.2017 Eventuelt 30.10.17 Klikk her for å skrive inn tekst. 1