Møte nr. 1/2017 30. mai 2017 MØTEUTSKRIFT Arkivkode 4/1 08 Journalnr. 2017/18060-18 Til stede: Kontrollutvalget: Andre: Arvid Mathisen, leder Mona Aune, nestleder Bodil Rabben Majala, medlem Vefik IKS: Knut-Åge Amundsen, Forvaltningsrevisor Cecilie Berg Huemer, Regnskapsrevisor KUSEK IKS: Rådgiver / sekretær: Aslak A. Gaup Måsøy kommune: Rådmann Lill Torbjørg Leirbakken, økonomisjef Ingrid Majala under sakene 02/17 t.o.m. 08/17 Tid: Tirsdag 30. mai 2017 kl. 11.00 14:30 Sted: Måsøy Rådhus, møterom ved kantina Saksliste: Sak 01/2017 Referatsaker Sak 02/2017 Årsregnskap og årsmelding Måsøy kommune 2016 Kontrollutvalgets uttalelse Sak 03/2017 Oppstart av forvaltningsprosjektet «Bruk av overtid» Sak 04/2017 Rapport av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Saksbehandling av enkeltvedtak» Sak 05/2017 Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Sak 06/2017 Sak 07/2017 Sak 08/2017 Særregnskap og årsberetning 2016 Måsøy Industrieiendom KF kontrollutvalgets uttalelse Særregnskap og årsberetning 2016 Havøysund Havnevesen Måsøy KF kontrollutvalgets uttalelse Særregnskap og årsberetning 2016 Måsøy i Vekst KF kontrollutvalgets uttalelse Sak 09/2017 Møte- og aktivitetsplan 2017 Sak 10/2017 Strategiplan for 2017 regnskapsrevisjon Sak 11/2017 Oppstart av obligatorisk eierskapskontroll Selskapskontroll Måsøy kommune Leder Arvid Mathisen åpnet møtet og ønsket velkommen. Møtet begynte ca. kl. 12.00 fordi veien over til Havøysund var stengt i en time pga. bilberging. Innkallingen bør komme tidligere. Sakslisten med sakene 01/2017 t.o.m.11/2017 ble godkjent enstemmig. Protokoll fra møte 1-2017 i kontrollutvalget den 30. mai 2017. Side 1 av 10
Bodil Rabben Majala erklærte seg inhabil til å behandle sakene 02/17, 06/17, 07/17, 08/17 og 10/17 da hun er i slekt med økonomisjef i kommunen. Disse sakene ble behandlet etter hverandre, slik at sak 03/17, 04/17 og 05/17 behandles etter disse sakene. Sak 01/17 Referater Følgende referater forelå: 1. Melding om vedtak i kommunestyret - Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 2. Melding om vedtak i kommunestyret -Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2017-2020. 3. Melding om vedtak i kommunestyret -Vedrørende brøyting av kommunale veier 2016-2021 4. Melding om vedtak i kommunestyret - Redegjørelse v/rådmannen om kommunens saksprosess i forbindelse med utbedring av Storvannsveien og anlegg av nytt vann og avløp i samme vei. Sekretariatets forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Referatsaker tas til orientering Sak 02/17 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2016 - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Innledningsvis møtte rådmann og økonomisjef og orienterte og svarte på spørsmål om Måsøy kommunens årsregnskap og årsmelding for 2016. I tillegg har revisor supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon. Formannskapet, jfr. kontrollutvalgsforskriften 7: Kontrollutvalgets uttalelse om Måsøy kommunes årsregnskap og årsmelding for 2016 Kontrollutvalget har i møte 30. mai 2017 behandlet Måsøy kommunes årsregnskap for 2016. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte, reviderte årsregnskapet, rådmannens årsberetning av 31. mars 2017 og revisjonsberetningen av 15. april 2017. Rådmannen, i tillegg til revisor, har supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon. Måsøy kommunes årsregnskap for 2016 viser kr 96 670 648,26 til fordeling og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 12 721 394,36. Kontrollutvalget har for øvrig merket seg at : Investeringsregnskapet viser vesentlig budsjettavvik Side 2 av 10
Ut fra overnevnte og revisjonsberetningen av 15. april 2017 har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap og årsmelding for 2016. Kontrollutvalgets uttalelse om Måsøy kommunes årsregnskap og årsmelding for 2016 Kontrollutvalget har i møte 30. mai 2017 behandlet Måsøy kommunes årsregnskap for 2016. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte, reviderte årsregnskapet, rådmannens årsberetning av 31. mars 2017 og revisjonsberetningen av 15. april 2017. Måsøy kommunes årsregnskap for 2016 viser kr 96 670 648,26 til fordeling og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 12 721 394,36. Kontrollutvalget har for øvrig merket seg at : Investeringsregnskapet viser vesentlig budsjettavvik Ut fra overnevnte og revisjonsberetningen av 15. april 2017 har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap og årsmelding for 2016. Sak 03/17 OPPSTART AV FORVALTNINGSPROSJEKTET «BRUK AV OVERTID» Kontrollutvalget slutter seg til opplysningene og anbefalingene i vedlagte saksdokument fra kommunerevisjonen, og vedtar oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Bruk av overtid». Kontrollutvalget vedtar følgende problemstillinger for forvaltningsprosjektet «Bruk av overtid»: 1. Kontrollutvalget vedtar følgende problemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Bruk av overtid»: 1. Hvordan er Måsøy kommunes bruk av overtid? 2. Er Måsøy kommunes bruk av overtid i tråd med regelverket? 2. Kontrollutvalget overlater til revisjonen å utarbeide underproblemstillinger og eventuelle tilleggsproblemstillinger i tilknytning til de nevnte hovedproblemstillingene. Kontrollutvalget slutter seg til opplysningene og anbefalingene i vedlagte saksdokument fra kommunerevisjonen, og vedtar oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Bruk av overtid». Side 3 av 10
Kontrollutvalget vedtar følgende problemstillinger for forvaltningsprosjektet «Bruk av overtid»: 1. Kontrollutvalget vedtar følgende problemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Bruk av overtid»: 1. Hvordan er Måsøy kommunes bruk av overtid? 2. Er Måsøy kommunes bruk av overtid i tråd med regelverket? 2. Kontrollutvalget overlater til revisjonen å utarbeide underproblemstillinger og eventuelle tilleggsproblemstillinger i tilknytning til de nevnte hovedproblemstillingene SAK 04/17 RAPPORT AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «SAKSBEHANDLING AV ENKELTVEDTAK» 1. Kontrollutvalget viser til rapporten «Saksbehandling av enkeltvedtak» utarbeidet av Vest- Finnmark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalget tar opplysningene og konklusjonen i rapporten til orientering og slutter seg til anbefalingene som gis i den. 2. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar opplysningene og konklusjonen i forvaltningsrevisjonsrapporten «Saksbehandling av enkeltvedtak» til orientering, og slutter seg til rapportens anbefalinger. Kommunestyret ber administrasjonssjef sørge for oppfølgning av rapportens anbefalinger, herunder: Kommunen bør sende ut foreløpige svar dersom et enkeltvedtak ikke kan fattes innen én måned Kommunen utarbeider opplæringsprogram for nytilsatte saksbehandlere Kommunen skriftliggjør rutiner og prosedyrer på overordnet nivå for å sikre lik kvalitet i saksbehandlingen Kommunen utarbeider og tar i bruk maler for underretning om enkeltvedtak Revisjonen bemerket at rapportens punkt 2 ikke står i rapporten, men at det i kulepunkt 2 står det «Grunngir enkeltvedtak i tråd med forvaltningslovens bestemmelser, herunder gjengir innholdet i bestemmelsen som vedtaket bygger på.» Revisjonen er ellers enig i at kulepunkt 2 slik sekretariatet tilråding også er del av funn i rapporten. Sekretariatets tilrådning med revisjonens forslag til vedtak slik det fremkommer i rapporten ble enstemmig vedtatt. 1 Kontrollutvalget viser til rapporten «Saksbehandling av enkeltvedtak» utarbeidet av Vest- Finnmark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalget tar opplysningene og konklusjonen i rapporten til orientering og slutter seg til anbefalingene som gis i den. 2 Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar opplysningene og konklusjonen i forvaltningsrevisjonsrapporten Side 4 av 10
«Saksbehandling av enkeltvedtak» til orientering, og slutter seg til rapportens anbefalinger. Kommunestyret ber administrasjonssjef sørge for oppfølgning av rapportens anbefalinger, herunder: Kommunen bør sende ut foreløpige svar dersom et enkeltvedtak ikke kan fattes innen én måned Kommunen Grunngir enkeltvedtak i tråd med forvaltningslovens bestemmelser, herunder gjengir innholdet i bestemmelsen som vedtaket bygger på Kommunen utarbeider opplæringsprogram for nytilsatte saksbehandlere Kommunen skriftliggjør rutiner og prosedyrer på overordnet nivå for å sikre lik kvalitet i saksbehandlingen Kommunen utarbeider og tar i bruk maler for underretning om enkeltvedtak SAK 6/17 SÆRREGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2016 MÅSØY INDUSTRIEIENDOM KF - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Bodil Rabben Majala erklærte seg inhabil til å behandle saken da hun er i slekt med økonomisjef i kommunen, jfr. fvl. 6, pkt. b). Kontrollutvalgets uttalelse om Måsøy Industrieiendom KF s særregnskap og årsberetning for 2016: Kontrollutvalget har i møte den 30. mai 2017 behandlet Måsøy Industrieiendom KF s særregnskap for 2016. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte særregnskapet og årsberetning, og revisors beretning av 11. april 2017. Kontrollutvalget har merket seg at Måsøy Industrieiendom KF s særregnskap for 2016 viser et netto driftsresultat på kr 123 878,89 og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 33 469,89. Revisors beretning er en beretning med avvik fra normalberetning som følge av forbehold for at årsberetningen ikke inneholder redegjørelse for tiltak som er iverksett, og tiltak som planlegges igangsatt for å sikre en betryggende kontroll og en høy etisk standard, slik kommuneloven krever. Ut fra ovennevnte og revisors beretning av 11. april 2017 har kontrollutvalget ikke merknader til Måsøy Industrieiendom KF s særregnskap og årsberetning for 2016. Side 5 av 10
Kontrollutvalgets uttalelse om Måsøy Industrieiendom KF s særregnskap og årsberetning for 2016: Kontrollutvalget har i møte den 30. mai 2017 behandlet Måsøy Industrieiendom KF s særregnskap for 2016. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte særregnskapet og årsberetning, og revisors beretning av 11. april 2017. Kontrollutvalget har merket seg at Måsøy Industrieiendom KF s særregnskap for 2016 viser et netto driftsresultat på kr 123 878,89 og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 33 469,89. Revisors beretning er en beretning med avvik fra normalberetning som følge av forbehold for at årsberetningen ikke inneholder redegjørelse for tiltak som er iverksett, og tiltak som planlegges igangsatt for å sikre en betryggende kontroll og en høy etisk standard, slik kommuneloven krever. Ut fra ovennevnte og revisors beretning av 11. april 2017 har kontrollutvalget ikke merknader til Måsøy Industrieiendom KF s særregnskap og årsberetning for 2016. SAK 07/17 SÆRREGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2016 HAVØYSUND HAVNEVESEN MÅSØY KF - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Bodil Rabben Majala erklærte seg inhabil til å behandle saken da hun er i slekt med økonomisjef i kommunen, jfr. fvl. 6, pkt. b). Kontrollutvalgets uttalelse om Havøysund Havnevesen Måsøy KF s særregnskap og årsberetning for 2016 Kontrollutvalget har i møte den 30. mai 2017 behandlet Havøysund Havnevesen Måsøy KF s særregnskap for 2016. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte særregnskapet og årsberetning, og revisors beretning av 5. april 2017. Kontrollutvalget har merket seg at Havøysund Havnevesen Måsøy KF s særregnskap for 2016 viser et netto driftsresultat på kr 1 033 708,- og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 682 877,-. Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. Revisors beretning er normalberetning Ut over ovennevnte og revisors beretning av 5. april 2017 har kontrollutvalget ikke merknader til Havøysund Havnevesen Måsøy KF s særregnskap og årsberetning for 2016. Side 6 av 10
Kontrollutvalgets uttalelse om Havøysund Havnevesen KF s særregnskap og årsberetning for 2016: Kontrollutvalget har i møte den 30. mai 2017 behandlet Måsøy Industrieiendom KF s særregnskap for 2016. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte særregnskapet og årsberetning, og revisors beretning av 11. april 2017. Kontrollutvalget har merket seg at Måsøy Industrieiendom KF s særregnskap for 2016 viser et netto driftsresultat på kr 123 878,89 og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 33 469,89. Revisors beretning er en beretning med avvik fra normalberetning som følge av forbehold for at årsberetningen ikke inneholder redegjørelse for tiltak som er iverksett, og tiltak som planlegges igangsatt for å sikre en betryggende kontroll og en høy etisk standard, slik kommuneloven krever. Ut fra ovennevnte og revisors beretning av 11. april 2017 har kontrollutvalget ikke merknader til Måsøy Industrieiendom KF s særregnskap og årsberetning for 2016. SAK 8/17 SÆRREGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2016 MÅSØY I VEKST KF - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Bodil Rabben Majala erklærte seg inhabil til å behandle saken da hun er i slekt med økonomisjef i kommunen, jfr. fvl. 6, pkt. b). Sekretariatet tilrådning: Kontrollutvalgets uttalelse om Måsøy i Vekst KF s særregnskap og årsberetning for 2016 Kontrollutvalget har i møte den 30. mai 2017 behandlet Måsøy i Vekst KF s særregnskap for 2016. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte særregnskapet og årsberetning, og revisors beretning av 7. april 2017. Kontrollutvalget har merket seg at Måsøy i Vekst KF s særregnskap for 2016 viser et netto driftsresultat på kr 438 854,- og et regnskapsmessig resultat i balanse. Revisors beretning er en beretning med avvik fra normalberetning som følge av at: Side 7 av 10
Budsjettreguleringer ikke vises i oppstillingen av regnskapet Årsberetningen ikke fullt ut tilfredsstiller krav som stilles i kommunelovens 48 nr. 5. Ut over ovennevnte og revisors beretning av 7. april 2017 har kontrollutvalget ikke merknader til Måsøy i Vekst KF s særregnskap og årsberetning for 2016. Kontrollutvalgets uttalelse om Måsøy i Vekst KF s særregnskap og årsberetning for 2016 Kontrollutvalget har i møte den 30. mai 2017 behandlet Måsøy i Vekst KF s særregnskap for 2016. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte særregnskapet og årsberetning, og revisors beretning av 7. april 2017. Kontrollutvalget har merket seg at Måsøy i Vekst KF s særregnskap for 2016 viser et netto driftsresultat på kr 438 854,- og et regnskapsmessig resultat i balanse. Revisors beretning er en beretning med avvik fra normalberetning som følge av at: Budsjettreguleringer ikke vises i oppstillingen av regnskapet Årsberetningen ikke fullt ut tilfredsstiller krav som stilles i kommunelovens 48 nr. 5. Ut over ovennevnte og revisors beretning av 7. april 2017 har kontrollutvalget ikke merknader til Måsøy i Vekst KF s særregnskap og årsberetning for 2016. SAK 9/17 MØTE OG AKTIVITETSPLAN 2017 De siste årene har kontrollutvalget i Måsøy kommune avholdt 3 kontrollutvalgsmøter, hhv. 27. april, 10. juni og 15.november. På møtet 10. juni ble bare årsregnskap og årsmelding for Havøysund Havnevesen KF behandlet. Saker som vanligvis behandles på våren er bl.a kontrollutvalgets uttalelse om kommunens årsregnskap og årsmelding, særregnskap fra ulike KF er, kontrollutvalgets årsmelding og eventuelt oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekter og rapporter fra forvaltningsrevisjonsprosjekter. Saker som vanligvis behandles på høsten er forslag til kontrollutvalgets budsjett og eventuelt behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter og oppstart av andre forvaltningsrevisjonsprosjekter. Sekretariatet har ikke tilrådning til denne saken. Neste møte i kontrollutvalget er 9. november 2017. Side 8 av 10
SAK 10/17 STRATEGIPLAN FOR 2017 - REGNSKAPSREVISJON Revisjonen orienterte om strategien for regnskapsrevisjon 2017 og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Revisjonsstrategien for Måsøy kommune for revisjonsåret 2017 tas til orientering. Sekretariatet informerte om at denne saken kan lukkes ihht. Kommunelovens 31 nr. 5 og offentlighetslovens 24 første ledd. Kontrollutvalget foreslår at møtet lukkes ihht. kommuneloven 31 nr.5 og offentlighetslovens 24 første ledd. Bodil Rabben Majala erklærte seg inhabil og forlot møtet under behandling, da hun er mor til økonomisjef i kommunen. 1. Kontrollutvalget lukker møtet ihht. kommunelovens 31 nr 5 og offentlighetslovens 24 førte ledd. 2. Revisjonsstrategien for Måsøy kommune for revisjonsåret 2017 tas til orientering. Møtet ble igjen åpnet og Bodil Rabben Majala tiltrådte møtet for videre behandling av sak 11/17. SAK 11/17 OPPSTART AV OBLIGATORISK EIERSKAPSKONTROLL - SELSKAPSKONTROLL MÅSØY KOMMUNE Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Måsøy kommune for 2017-2020, og ber kontrollutvalgssekretariatet gjennomføre generell eierskapskontroll av Måsøy kommunes forvaltning av sine eierinteresser i selskap kommunen har eierskap i jfr. Bestemmelsene i kommunelovens 77 nr. 5 og nr. 7 samt kontrollutvalgsforskriften Kap. 6 13-15. Kontrollen utføres med utgangspunkt i følgende problemstillinger: o Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser i selskapet? - Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? - Synes rutinene å være tilfredsstillende, og blir de fulgt? o Hvordan utøves kommunes eierinteresser? - Er det i samsvar med KS eierforums anbefalinger for eierstyring? - Sikrer kommunen at lovpålagte oppgaver utført av kommunal eide selskap er i hht lov og forskrifter på bl.a VAR-området og revisjon? Sekretariatet gis fullmakt til å justere evt. tilføye problemstillinger ved behov. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Måsøy kommune for 2017-2020, og ber kontrollutvalgssekretariatet gjennomføre generell eierskapskontroll av Måsøy kommunes Side 9 av 10
forvaltning av sine eierinteresser i selskap kommunen har eierskap i jfr. Bestemmelsene i kommunelovens 77 nr. 5 og nr. 7 samt kontrollutvalgsforskriften Kap. 6 13-15. Kontrollen utføres med utgangspunkt i følgende problemstillinger: o Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser i selskapet? - Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? - Synes rutinene å være tilfredsstillende, og blir de fulgt? o Hvordan utøves kommunes eierinteresser? - Er det i samsvar med KS eierforums anbefalinger for eierstyring? - Sikrer kommunen at lovpålagte oppgaver utført av kommunal eide selskap er i hht lov og forskrifter på bl.a VAR-området og revisjon? Sekretariatet gis fullmakt til å justere evt. tilføye problemstillinger ved behov. Møtet hevet kl. 13.30. Godkjenning av protokoll ved signering: Vi bekrefter med våre underskrifter at protokollen er referert og ført i samsvar med det som fremkom i møtet........ Arvid Mathisen/sign. Bodil Rabben Majala/sign. Mona Aune/sign. leder nestleder medlem.. Aslak A. Gaup sekretær for kontrollutvalget Side 10 av 10