INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET. Tid / sted: Onsdag 8. februar 2017 kl i møterom Tingtun.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Eirik Skogstad Nilsen (leder), Henning Helliesen (nestleder), Edita Schultz (medlem), Bjarne Birketvedt (medlem), Bente Hennestad (medlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid / sted: Onsdag 8. februar 2017 kl. 16.00-18.00 i møterom Tingtun. SAKSLISTE SAK 01/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 15.11.17 SAK 02/17 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN/ÅRSPLAN FOR 2017 SAK 03/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2016 SAK 04/17 GODKJENNING AV PROSJEKTPLAN FR - MOBBING FASTE POSTER Nytt fra revisor: Informasjon om interimrevisjon Nytt fra sekretær: EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER Ref. 01/17 Kommunerevisjonen Vest, brev vedr. sammenslåingsprosess Ref. 02/17 Adv. Gard Erik Garlie brev med krav om omgjøring av vedtak Melhus, 3. februar 2017 Eirik Skogstad Nilsen Leder Willy Gill Utvalgssekretær Inhabilitet og forfall bes meldt til Willy Gill, tlf. 90 95 62 46 / willy.gill@asekretariat.no Kopi sendt til: Ordfører, rådmann, revisor. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 01/17 Møtedato: 08.02.17 Saksbehandler: Willy Gill SAK 01/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 15.11.16 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 15.11.16 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 15.11.16 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 15.11.16 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/16 Dato: 15.11.16 kl. 16.00 17.30. Sted: Rådhuset, formannskapssalen. MØTEBOK Tilstede: Eirik Skogstad Nilsen, leder Bente Hennestad, medlem Henning Helliesen, nestleder Bjarne Benestvedt, medlem Edita Schultz, medlem Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommuneadministrasjonen: Rune Stokke, Jon Buestad (tilstede under orienteringen) Kommunerevisjonen Vest v/ Marianne Gustavsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE ORIENTERING Helse/omsorg: Organisering, oppgaver, planverk, målsettinger, resultatoppnåelse, utfordringer, evt. øvrige forhold administrasjonen ønsker å orientere om. SAK 13/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 11.10.16 SAK 14/16 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN/ÅRSPLAN FOR 2017 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Informasjon om planlegging og interimrevisjon Nytt fra sekretær: EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER Ref. 08/16 Kommunestyret, utskrift vedtak Plan for selskapskontroll Ref. 09/16 Kommunestyret, utskrift vedtak Plan for forvaltningsrevisjon Ref. 10/16 Kommunestyret, utskrift vedtak Sammenslåing revisjonsenheter Underskrift: Eirik Skogstad Nilsen Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 3

Møtebok 15.11.16 Lindesnes kontrollutvalg ORIENTERING Helse/omsorg: Organisering, oppgaver, planverk, målsettinger, resultatoppnåelse, utfordringer, evt. øvrige forhold administrasjonen ønsker å orientere om. Administrasjonen presenterte sektoren og svarte på spørsmål fra utvalget. Konklusjon: Kontrollutvalget takket for orienteringen. Utvalget ønsker å få ytterligere orienteringer om saksbehandlingen i sektoren og om den kommunale delen av NAV i et senere møte. SAK 13/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 11.10.16 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 11.10.16 godkjennes med rettelse av prosjektnummer i sak 12 fra 18/19 til 17/18. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 11.10.16 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 11.10.16 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 11.10.16 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 14/16 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN/ÅRSPLAN FOR 2017 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget skifter møtedag til onsdager. 2. Neste møte avholdes i utgangspunktet 08.02.17, evt. 15.02.17. 3. Møteplan for resten av 2017 fastsettes på neste møte. 4

Møtebok 15.11.16 Lindesnes kontrollutvalg Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Bakgrunn for saken: Normalt sett er det behov for rundt 5 møter i kontrollutvalget årlig. Min anbefaling er at det settes opp 3 møter våren 2017 og to møter høsten 2017. Ved behov kan det selvfølgelig avholdes flere møter. Tidspunkt for behandling av årsregnskapet 2016 er ennå ikke avklart. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet skal foreligge før formannskapets behandling. Det vil kunne bli behov for å endre på kontrollutvalgets møte i mai for å få det til å passe med formannskapets og kommunestyrets behandling av årsregnskapet. Årsplanen angir planlagt aktivitet i kontrollutvalget med saker og orienteringer gjennom året. Det er tanken at årsplanen skal være et arbeidsdokument som endres etter behov. For øvrig anbefaler jeg at det allerede nå tenkes på hvilke tema det ønskes orientering om på møtene. Den overordnede analysen kan brukes som grunnlag for å velge tema for orienteringer. Øvrige temaer som kontrollutvalget er opptatt av kan selvfølgelig også settes opp. Basert på tidligere erfaringer foreslås følgende som kontrollutvalgets årsplan for 2017: Dag/tidspunkt Saker Orienteringer Tirsdag Interimrevisjon Tirsdag Årsmelding KU Tirsdag Årsregnskap 2016 Årsmelding/årsregnskap Tirsdag Budsjett 2018 Planlegging av revisjonen Tirsdag Oppfølging årsregnskap 2016, årsplan KU 2018, Forvaltningsrevisjon Forslag til vedtak: Forslag til årsplan 2017 for kontrollutvalget vedtas. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Informasjon om planlegging og interimrevisjon: Revisor orienterte om planlegging av oppdraget, herunder risikofaktorer, innsatsområder, vesentlighetsgrenser etc. 5

Møtebok 15.11.16 Lindesnes kontrollutvalg Nytt fra sekretær: Planlegging neste møte: Etter at møtedato for neste møte er fastsatt, bestilles planlagt presentasjon av Oppvekst- og kultursektoren. EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER Ref. 08/16 Kommunestyret, utskrift vedtak Plan for selskapskontroll Ref. 09/16 Kommunestyret, utskrift vedtak Plan for forvaltningsrevisjon Ref. 10/16 Kommunestyret, utskrift vedtak Sammenslåing revisjonsenheter Konklusjon: Referatene ble tatt til orientering. 6

Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 02/17 Møtedato: 08.02.17 Saksbehandler: Willy Gill SAK 02/17 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN/ÅRSPLAN FOR 2017 Vedlegg: Bakgrunn for saken: Normalt sett er det behov for rundt 5 møter i kontrollutvalget årlig. Min anbefaling er at det settes opp 3 møter våren 2017 og to møter høsten 2017. Ved behov kan det selvfølgelig avholdes flere møter. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet skal foreligge før formannskapets behandling 20. april. I samråd med leder og administrasjonen foreslås det møte 19. april. I samme møte er det avtalt orientering/presentasjon av oppvekst/kultur. Årsplanen angir planlagt aktivitet i kontrollutvalget med saker og orienteringer gjennom året. Det er tanken at årsplanen skal være et arbeidsdokument som endres etter behov. For øvrig anbefaler jeg at det allerede nå tenkes på hvilke tema det ønskes orientering om på møtene. Den overordnede analysen kan brukes som grunnlag for å velge tema for orienteringer. Øvrige temaer som kontrollutvalget er opptatt av kan selvfølgelig også settes opp. Basert på tidligere erfaringer foreslås følgende som kontrollutvalgets årsplan for 2017: Dag/tidspunkt Saker Onsdag 8.2 Interimrevisjon, årsmelding KU, årsplan KU, prosjektplan FR Mobbing Orienteringer Onsdag 19.4 Årsregnskap 2016 Oppvekst- og kulturetaten, Årsmelding/årsregnskap 2016 Onsdag 7.6 Onsdag 20.9 Budsjett 2018 Planlegging av revisjonsarbeidet Onsdag 29.11 Oppfølging årsregnskap 2016, årsplan KU 2018, rapport FR Mobbing Rapport FR Mobbing Forslag til vedtak: Forslag til årsplan 2017 for kontrollutvalget vedtas med møter følgende datoer: 8.2, 19.4, 7.6, 20.9 og 29.11 7

Måned Kommune styre POLITISK MØTEPLAN 2017 1. HALVÅR Formann skap Teknisk utvalg Levekårsutvalg Fellesråd Eldre og Funksjonshemmede AMU Arbeidsmiljø utvalg BU Barne- og ungdomsråd Januar 12.? 26. 24. 10. Februar 16. 14. 14. 13. 7. 28. Mars 2.? 30. April Mai Juni 27. OKtemamøte 11. HOtemamøte 22. Kl.16.00 Budsjett rev. 16. 14. 14. 13. 28. 20. 4. 25. Man.15. Budsjettrev. 1. Budsjett rev. Man.15. Budsjettrev. Man.15. Budsjettrev. 15. 9. 9. 20. 20. 19. 20. Vinterferie uke 8: 20.-26. febr. Måned Kommune styre Formann skap 2. HALVÅR Teknisk utvalg Levekårsutvalg Fellesråd Eldre og Funksjonshemmede AMU Arbeidsmiljø utvalg BU Barne- og ungdomsråd August 24. 29. 29. September 7. TEKtemamøte 21. Budsjettrev 19. Budsjettrev. 19. Budsjettrev 18. 26. 5. Oktober 26. Budsjettrev. Budsjettpres. 19. Budsjettrev. 31. Budsjetthøring 31. Budsjetthøring 30. Budsjetthøring 31. Budsjetthøring 24. November Desember 23. 14. Kl. 16.00 Budsjett vedtak Høstferie uke 40: 2.-8. okt. 2. Kl.09.00 heldagsmøte 30. Budsjettinnstilling 21. 5. 5. 4. 12. 8

Kommunestyret Starter kl. 18:00 Møterom Kommunestyresalen Formannskapet Starter kl. 16:00 Møterom Formannskapssalen Teknisk utvalg Starter kl. 16:00. Ved befaringer gjøres nærmere avtale Møterom Kommunestyresalen Levekårsutvalget Starter kl. 16:30 Møterom Formannskapssalen Lindesnes fellesråd for eldre og funksjonshemmede Starter kl.13:00 - møterom Tingtun Arbeidsmiljøutvalg Kl. 14:30 15:30 Møterom Formannskapssalen Ved særskilte behov kan det kalles inn til tidligere møtestart, men da skal det være vektige grunner! Innkalling til møtene blir sendt ut 1 uke før møtedato dvs. at absolutt frist for innlevering av saker til møte blir: Kommunestyre og Formannskap: Onsdagen før innkalling skal sendes ut. Hovedutvalgene: Tirsdag, kl.12:00 uka før møtene N.B! For Teknisk styre blir fristen fredag uken før ovennevnte, kl. 12:00 Barne- og ungdomsrådet Kl. 09:00-11:30 Møterom Formannskapssalen 9

Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 03/17 Møtedato: 08.02.17 Saksbehandler: Willy Gill SAK 03/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2016 Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2016 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som er basert på tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. 10

Lindesnes kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Forslag 24.01.17 Agder Sekretariat 11

Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 Innledning Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret, og skal utøve sitt arbeid ihht. kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. KAP. 1 Kontrollutvalgets oppgaver I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalget skal påse at: kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultatene av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. KAP. 2 Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal se etter at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Lindesnes kommune har benyttet samme revisjon i mange år, og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. Ansvarlig revisor har fremlagt som foreskrevet uavhengighetserklæring. Revisjon av kommuneregnskapet Kommuneregnskapet for 2015 ble behandlet i kontrollutvalget 3. mai 2016. Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: 1. Kontrollutvalget har behandlet Lindesnes kommunes regnskap for 2015. Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen, samt revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. 2. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Agder Sekretariat 2 12

Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 3. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetning datert 14. april 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til Lindesnes kommunes årsregnskap for 2015. KAP. 3 Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelser har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til kommunestyret (jf. forskriftens 12). Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019. Agder Sekretariat utarbeidet forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2019 med grunnlag i en Overordnet analyse som Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS hadde gjennomført. Kontrollutvalget behandlet planforslaget i møte den 03.05.16 og foreslo følgende prioritering av prosjekter: Prioritet Prosjektnummer, jf. OA Prosjektområde/beskrivelse 1. 17/18 Mobbing 2. 13 Barnevern 3. 7 Sykefravær 4. 23 Dispensasjoner fra reguleringsplaner 5. 6 Refusjoner 6. 25 Selvkost 7. 22 Pålagte tilsyn etter plan- og bygningsloven Kommunestyret behandlet planforslaget i møte den 20.10.16 og vedtok forslaget fra kontrollutvalget. Det kan forventes at 3 prosjekter vil bli gjennomført i løpet av valgperioden. KAP. 4 Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra 1.7.2004, er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll) og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller Agder Sekretariat 3 13

Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret. Planlegging av selskapskontroll. Revisjonen utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll 2016 2019. Kontrollutvalget behandlet planforslaget i møte den 03.05.16 og foreslo følgende prioritering av prosjekter: 1. Lindesnesregionens Medisinske Senter (LRMS) 2. DDV Drift 3. DDV Strategi Kommunestyret vedtok planforslaget fra kontrollutvalget. KAP. 5 Kontrollutvalgets medlemmer Kontrollutvalget har våren 2016 bestått av følgende faste medlemmer: Svein Lysestøl, leder (permisjon) Eirik Skogstad Nilsen, nestleder Henning Helliesen, medlem Edita Schultz, medlem Bente Hennestad, medlem Høsten 2016 har kontrollutvalget bestått av følgende faste medlemmer: Svein Lysestøl, leder (permisjon) Eirik Skogstad Nilsen, leder Henning Helliesen, nestleder Edita Schultz, medlem Bjarne Birketvedt, medlem Bente Hennestad, medlem KAP. 6 Møter og saker I løpet av 2016 har det vært avholdt 4 møter og blitt behandlet 14 saker. I tillegg kommer referatsaker og orienteringer. Utvalget har gjennom året fått følgende orienteringer/presentasjoner gjennom året: Dato Ansvarlig Tema 19.01.16 Administrasjonen Aktuelle saker, oppfølging 2014 regnskapet, oppfølging FR, intern kontroll, etiske retningslinjer, varsling- og varslingsrutiner. 03.05.16 Administrasjonen Revisjonen Presentasjon av årsregnskapet 2015 Plan for selskapskontroll 2016-2019 Overordnet analyse / Plan for forvaltningsrevisjon Revisjonen / Sekretariatet 15.11.16 Administrasjonen Helse/omsorg: Omorganisering, oppgaver, planverk, målsettinger, resultatoppnåelse, utfordringer etc. Agder Sekretariat 4 14

Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 KAP. 7 Øvrige saker Budsjett for kontroll og tilsyn 2017: Etter kontrollutvalgets forskrift 18 skal kontrollutvalget legge frem forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for Kontroll og Tilsyn i sitt møte den 11. oktober 2016 og oversendte det til kommunen i henhold til forskriften, som sier at forslaget skal følge med formannskapets forslag til kommunens budsjett ved kommunestyrebehandlingen. KAP. 8 Sekretær for kontrollutvalget Kontrollutvalgene i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom Agder Sekretariat, som er et selskap dannet etter 27 i kommuneloven. Selskapet har 2 ansatte. Agder Sekretariat 5 15

Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 04/17 Møtedato: 08.02.17 Saksbehandler: Willy Gill SAK 04/17 PROSJEKTPLAN FORVALTNINSGREVISJON MOBBING I SKOLENE I LINDESNES Vedlegg: Forslag til prosjektplan mobbing i skolene i Lindesnes Saksopplysninger: Kontrollutvalget bestilte dette prosjektet i møte den 11.10.16 under forutsetning av kommunestyrets godkjenning av plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019. Kontrollutvalgets vedtak lød som følger: 1. Kontrollutvalget bestiller gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Mobbing» i 2016/2017 under forutsetning av at kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2019. 2. Forslag til prosjektplan for prosjektet «Mobbing» fremlegges for kontrollutvalget til godkjenning. Hovedtema for prosjektet skal være skjult og digital mobbing. 3. Det bestilles ikke gjennomføring av selskapskontroll på nåværende tidspunkt. Kommunestyret gav sin tilslutning til planen i vedtak av 20.10.16. Kommunerevisjonen Vest har utarbeidet forslag til prosjektplan som nå legges frem for kontrollutvalget til godkjenning. Det viktigste med prosjektplanen er å angi hvilke problemstilling som prosjektet skal ta sikte på å besvare. Basert på kontrollutvalgets ønsker, har revisjonen foreslått følgende problemstilling: I hvilken grad arbeider skolene i Lindesnes kommune for å bekjempe skjult mobbing og digital mobbing? Revisjonen har også angitt følgende delspørsmål som kan være aktuelle i undersøkelsen: Hvordan defineres mobbing i skolene. Hvem avgjør om en elev blir mobbet. Hvilke tiltak iverksetter skolene for å forebygge, avdekke (oppdage) og håndtere skjult mobbing og digital mobbing. Hva er resultatet fra Elevundersøkelsen. Hvordan evalueres skolenes handlingsplan mot mobbing. For øvrig inneholder prosjektplanen nærmere beskrivelse av avgrensning, kriterier, metode og ressurser/tidsplan. 16

Når det gjelder ressursbruk, foreslås det å bruke inntil 250 timer som er de ressursene kontrollutvalget har til rådighet til gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2017. Som det fremgår av prosjektplanen tas det sikte på å legge frem endelig rapport i løpet av siste halvår 2017. Revisjonen vil være tilstede i møtet for å presentere prosjektplanen. Vurderinger: Det overordnede fokus med forvaltningsrevisjon er å bidra til forbedring. Skjult mobbing og digital mobbing er en veldig aktuell utfordring på ungdomstrinnet som kan ha store konsekvenser for enkeltelever. Dersom man gjennom dette prosjektet kan bidra til å øke kunnskapen om dette temaet, både når det gjelder status på skolens egen innsats på området og på forbedringspunkter, vil hensikten med prosjektet være oppnådd. Når rapport fra prosjektet foreligger, skal kontrollutvalget behandle denne og sende den videre med sin innstilling til kommunestyret som fatter endelig vedtak i saken. Forslag til vedtak: 1. Forslag til prosjektplan datert 17.01.17 med følgende problemstilling godkjennes: «I hvilken grad arbeider skolene i Lindesnes kommune for å bekjempe skjult mobbing og digital mobbing?» 2. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om prosjektet underveis i prosessen. 17

KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Deltakende kommuner: Audnedal, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Åseral Kontrollutvalget i Lindesnes v/agder Sekretariat Boks 120 4491 Kvinesdal Dato: Vår ref: 17.01.2017 15/17 F16-06-052 Prosjektplan forvaltningsrevisjon mobbing i skolene i Lindesnes Bakgrunn Under forutsetning av at kommunestyret godkjente kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2019, bestilte kontrollutvalget i møte 11.10.2016 en forvaltningsrevisjon med tema mobbing i skolen. Kommunestyret vedtok plan for forvaltningsrevisjon i møte 20.10.2016. Formål og problemstilling Formålet med prosjektet vil være å undersøke hvordan skolene i Lindesnes arbeider for å bekjempe skjult mobbing og digital mobbing. I bestillingen er det satt fokus på både digital mobbing og skjult mobbing. Dette er to mobbeformer som ofte henger sammen og vi ser det som nyttig å ha fokus på begge formene. Revisjonen foreslår følgende problemstilling for prosjektet: I hvilken grad arbeider skolene i Lindesnes kommune for å bekjempe skjult mobbing og digital mobbing? I undersøkelsen kan følgende spørsmål være aktuelle: Hvordan defineres mobbing i skolene. Hvem avgjør om en elev blir mobbet. Hvilke tiltak iverksetter skolene for å forebygge, avdekke (oppdage) og håndtere skjult mobbing og digital mobbing. Hva er resultatet fra Elevundersøkelsen. Hvordan evalueres skolenes handlingsplan mot mobbing. Avgrensning I undersøkelsen søker man å kartlegge hvordan skolene i Lindesnes kommune arbeider for å forebygge, oppdage og håndtere mobbing. Prosjektet avgrenses til fokus på skjult mobbing og digital mobbing. Det er ikke et mål i prosjektet å gi en fullstendig oversikt over alle tiltak de undersøkte skolene iverksetter vedrørende nevnte mobbeproblematikk. Fokus vil være på Hovedkontor Avdelingskontorer Flekkefjord Lyngdal Mandal Kirkegaten 50 Postboks 353 Postboks 905 4400 Flekkefjord 4577 Lyngdal 4509 Mandal Telefon 38 32 80 35/47 25 47 20 Telefon 38 33 41 90 / 92 Telefon 38 27 30 47 / 48 E-post: post@komrev-vest.no 18 Organisasjonsnummer: 974 783 169MVA

KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS tiltak skolene selv fremhever som sentrale i sitt arbeid for å bekjempe skjult mobbing og digital mobbing. Det vil ikke være en del av prosjektet å undersøke konkrete enkeltsaker knyttet til mobbing. Analyser, vurderinger, konklusjoner og anbefalinger vil bygge på den informasjon som mottas i arbeidet. Kriterier Revisjonskriteriene er de normer og standarder som er relevante for det området som skal undersøkes i en forvaltningsrevisjon. Kriteriene fastsettes vanligvis ut fra relevant lovverk, politiske vedtak, føringer, retningslinjer og anerkjent teori. Ved gjennomføringen av dette prosjektet kan følgende kilder til revisjonskriterier være aktuelle: Opplæringsloven med tilhørende forskrifter Anerkjent teori og forskning Kommunens mål, planer og føringer for arbeid med mobbing i skolene Ytterligere revisjonskriterier vil kunne bli lagt til under gjennomføringen av prosjektet. Metode Forvaltningsrevisjonen vil bli gjennomført i henhold til krav fastsatt i kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Revisjonen vil i hovedsak benytte seg av dokumentanalyse og intervjuer med aktuelle personer knyttet til skolene. På grunn av knappe ressurser til prosjektet er det begrenset hvor omfattende en kan klare å gjennomføre enkeltintervjuer. Når det gjelder involvering av enkeltelever ser vi for oss å benytte data fra elevundersøkelsen samt eventuelle elevundersøkelser gjennomført lokalt i regi av den enkelte skole. Ressurser og tidsplan Irene Loka er oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjonen. Prosjektets omfang anslås gjennomført innenfor et timeforbruk på inntil 250 timer. Avhengig av effektiv mottak av dokumentasjon tas det sikte på å legge frem endelig rapport i løpet av siste halvår i 2017. Med hilsen Sign. Irene Loka Revisjonssjef 19 2