samarbeidsavtale I løpet av de to første landsbydagene skal studentgruppene utarbeide en samarbeidsavtale. På de følgende sidene finner du et forslag. Før du leser utkastet, vær oppmerksom på følgende: Utkastet er basert på erfaringer tidligere prosjektstudenter har gjort med gruppearbeid, der det blant annet er gjort forsøk på å rette på en del feilutviklinger. Utkastet er ganske detaljert. Dette er gjort bevisst for å få deg engasjert i problemstillingene som skjuler seg bak. Du og gruppen din kan forandre på hvert eneste ord og avsnitt i avtalen. Det kan strykes og suppleres. Det viktigste er at gruppen kommer fram til en avtale som dere står samlet om. Når det gjelder tiltak ved evt. mislighold av avtalen er det imidlertid ikke anledning til formelt å ekskludere et medlem fra gruppen. Det er landsbylederens fakultet som avgjør spørsmålet om eksklusjon. Før dette kan bli en realitet skal det være forsøkt veiledning og mekling i regi av landsbylederen. Med denne begrensningen er avtalen som gruppen er samlet om bindende for gruppen. Det kreves imidlertid at dere kommer fram til en skriftlig overenskomst om hvordan dere vil utforme samarbeidet dere imellom. Dvs. i praksis kan pkt. 2 i avtalen ikke forandres. Overholdelse av denne overenskomsten er tenkt som grunnlag for levering av prosjektoppgaven. Ønsker dere å stryke eller erstatte/supplere pkt. 9 i avtalen med andre elementer enn de som er foreslått her, er dette mulig, men vær oppmerksom på at både gruppens og den enkeltes interesser skal ivaretas på en rimelig måte. Rutiner angående evt. konfliktsituasjoner bør med fordel avklares på forhånd. Er dere i tvil eller uenige om løsningen dere kommer fram til; ta tidlig kontakt med landsbyleder eller læringsassistent. Ønsker dere «å sette tak» slik det framgår av pkt. 4 og 5, anbefales det å sette taket ikke for lavt mange er gjerne litt for strenge med sine gode forsetter. Skulle det likevel vise seg at de avtalte «takene» er for lave, er det etter utkastet nedenfor lagt inn mulighet for reformulering av avtalen (se pkt.11). 92
forslag til samarbeidsavtale mellom: 1......... 2...... 3...... 4...... 5...... Avtalen kan også omfatte læringsassistenter og landsbyleder om ønskelig. 1 Målet for samarbeidet a) Målet for samarbeidet i vår gruppe er skriving og innlevering av en felles prosjektoppgave. Foreløpig tittel for oppgaven lyder..... I gruppen ønsker vi å fremme læring, samhold og trivsel mellom de enkelte medlemmene, og det skal legges et grunnlag for gjensidig faglig utveksling og samarbeid også i den senere studietiden. b) Vi er enige om at rettferdig arbeidsfordeling i gruppen er svært viktig for å oppnå dette målet. Rettferdig 93
arbeidsfordeling er en forutsetning for gruppens arbeid fordi gruppen skal få en felles karakter på prosjektoppgaven. Gjennom denne avtalen ønsker vi å trekke opp en ytre ramme for samarbeidet slik at det kan fungere etter hensikten. 2 Betydning av denne avtalen Overholdelse av denne avtalen danner grunnlag for levering av prosjektoppgaven. At den er blitt overholdt av det enkelte gruppemedlemmet, attesteres ved underskrift fra alle gruppemedlemmene med følgende setning: «Gruppemedlemmet N.N. har overholdt avtalen om samarbeid som medlemmene i prosjektgruppen har inngått seg imellom.» Denne attestasjonen legges ved prosjektoppgaven. Orientering om karakter for en prosjektoppgave, som mangler denne attestasjonen, kan bli utsatt inn til attestasjonen foreligger. 3 Møtetidspunkt og -sted Vi er enige om å møtes kontinuerlig i prosjektperioden. Vi forplikter oss til å møtes som det framgår av møteplanen nedenfor. Møtene skal finne sted minst én gang pr. uke. Møtested:... Ukedag, klokkeslett:... Om nødvendig kan det avtales ytterligere møter. Dette fastholdes i møteprotokollen (se pkt.8). 4 Oppmøte a) Oppmøte skal være presist. Gruppedeltagere som kommer for sent noteres i møteprotokollen. b) Vi er imidlertid enige om følgende toleransegrense for forsinkelser:... minutter pr. møte. Gruppen setter et tak for antall ganger det tillates å komme for sent tilsvarende... antall ganger i forhold til... antall møter. Gruppemedlemmer som nærmer seg denne grensen, skal gjøres oppmerksom på dette av fungerende gruppeleder. c) Dersom man kommer for sent pga. omstendigheter man ikke kan gjøres ansvarlig for (sykdom, dødsfall etc.), aksepteres dette. 5 Fravær a) Fravær skal varsles minst en dag i forveien til fungerende gruppeleder og det skal noteres i møteprotokollen. b) Vi setter et tak ved... antall fravær i forhold til... antall møter. Om noen nærmer seg denne grensen, skal han/hun gjøres oppmerksom på dette av fungerende gruppeleder. 94
c) Fravær pga. omstendigheter man ikke kan gjøres ansvarlig for (sykdom, dødsfall etc.), aksepteres. 6 Forberedelse Alle gruppemedlemmene forplikter seg til å møte forberedt til gruppemøtene slik det blir avtalt under møtene. Uforberedt oppmøte pga. omstendigheter man ikke kan gjøres ansvarlig for (sykdom, dødsfall etc.), kan aksepteres. 7 Gruppens ledelse Gruppens ledelse skal gå på omgang mellom gruppemedlemmene og være jevnt fordelt på disse over prosjektperioden. Fungerende gruppeleder er ansvarlig for a) å åpne og avslutte møtene og å lede gruppediskusjonen, b) å føre møteprotokoll og c) gjennomføring av oppgaver som er beskrevet under punktene 8, 9 og 10. 8 Møteprotokoll Vi er enige om at det skal skrives en kort protokoll i løpet av hvert gruppemøte. Denne inneholder a) møtetidspunkt, b) for sent fremmøte, fravær, uforberedt oppmøte iht. avtale fra forrige møte, c) kort beskrivelse av møtets innhold, d) hvilke arbeidsoppgaver vi er blitt enige om til neste gang og hvordan disse skal fordeles, og e) annet. Protokollen skal undertegnes av alle tilstedeværende gruppemedlemmer og den tas vare på av fungerende gruppeleder. Protokollen kan ikke forandres etter at den er blitt undertegnet. Protokollene tjener som grunnlag for attestasjon over overholdt samarbeidsavtale eller evt. tiltak ved mislighold (se pkt.10). I tilfelle tap av protokoll skal det derfor skrives ny protokoll fra hukommelsen. Også denne protokollen skal undertegnes av alle tilstedeværende gruppemedlemmene. 9 Mulige komplikasjoner i samarbeidet Vi er enige om at det bør ryddes opp i evt. komplikasjoner i gruppesamarbeidet så tidlig som mulig. Eventuell misnøye kan anonymt noteres i møteprotokollen under «annet». Fungerende gruppeleder avgjør i samråd med de andre om og når slike problemstillinger skal tas opp. Han/hun kan da kalle sammen til særskilt møte, og da gjelder møteplikt for alle innkalte gruppemedlemmene. Gruppelederen kan i samråd med gruppen invitere en ekstern samtaleleder til et slikt møte. 10 Eventuelle tiltak ved mislighold Vi er enige om at hyppig vesentlig forsinket, hyppig uforberedt oppmøte eller gjentatt ubegrunnet fravær slik det 95
er konkretisert under punktene 4, 5 og 6, er svært uheldig for samarbeidet. Ved mislighold av disse punktene er vi derfor enige om følgende tiltak: Et gruppemedlem som ikke overholder disse punktene skal først advares av fungerende gruppeleder. Er det gruppelederen selv som ikke følger opp disse punktene, kan advarselen komme fra et vanlig gruppemedlem. Advarselen skal formelt uttales med følgende formulering: «I følge møteprotokollene er du i ferd med å nå grensen iht. punkt... i vår avtale og gjøres herved oppmerksom på dette.» Advarselen skal skje skriftlig, den skal underskrives av fungerende gruppeleder og det aktuelle gruppemedlem, og den skal legges ved møteprotokollene. Er vedkommende ikke til å få tak i eller nekter han/hun å underskrive på advarselen, bevitnes dette skriftlig av to gruppemedlemmer. Uttalt og dokumentert advarsel er en forutsetning for at gruppen kan bestemme seg for ytterligere skritt. Det er viktig at gruppen/enkeltmedlemmene tidligst mulig kontakter landsbylederen/læringsassistentene slik at konflikter ikke utvikler seg over lang tid, og slik at tiltak for å løse konflikten kan settes inn så tidlig at de kan bli virksomme. Som neste skritt kan fungerende gruppeleder innkalle til krisemøte der landsbylederen/læringsassistentene deltar. Hensikten er å finne en løsning på konflikten gjennom samtale, veiledning, mekling og tiltak for at gruppen som samlet enhet kan levere et felles produkt, rapporter og en sluttpresentasjon. Det skal skrives et referat fra møtet som underskrives og gjøres kjent for alle gruppemedlemmene. Løses ikke konflikten, kan saken bringes inn til landsbylederens fakultet som avgjør hvorvidt noen skal ekskluderes. Den det gjelder skal varsles skriftlig om dette, og skal ha mulighet til å forklare seg skriftlig til fakultetet før det tar en avgjørelse. Ekskluderes en student, får vedkommende strykkarakter. Resten av gruppen vurderes som ellers. 11 Varighet, gyldighet og reformulering Denne avtalen er gyldig fra underskriftsdato inntil innlevering av prosjektoppgaven, eller så lenge en ønsker å være med i gruppen. Alle undertegnede har imidlertid rett til å be om én reformulering av avtalen. Det er imidlertid ikke adgang til å be om reformulering etter at et gruppemedlem er blitt advart iht. pkt.10. Trondheim, den / 2006 Underskrift 96