1 Kommentar til notat fra Halla Holmarsdottir, LUIs FoU-utvalgsmøte 15.mai 2013 Olav Eikeland, Prodekan FoU, LUI, 2013-06-12 Onsdag 8.mai 2013 meldte professor Holmarsdottir fra IST følgende sak til LUIs FoU-utvalgsmøte som fant sted den påfølgende onsdagen, 15.mai: FoU-strategiske midler 2013 (prosessen og informasjon). Saken ble meldt uten sakspapirer eller forslag til vedtak. Den oversendte overskriften ble av undertegnede som utvalgsleder satt opp på dagsorden som sak nr. 5 uten ytterligere spørsmål eller forberedelse. Holmarsdottir og undertegnede hadde ikke anledning til å snakke sammen om saken før møtet i utvalget. Da sak 5 kom opp på møtet 15.mai ble ordet straks gitt til Holmarsdottir for at hun kunne innlede til diskusjon på saken. Istedenfor en innledning til drøfting ble det imidlertid delt ut et ferdigforfattet notat over bordet som Holmarsdottir ønsket vedlagt som protokolltilførsel. Siden innholdet var ukjent tok utvalget noen minutter til en førstegangs gjennomlesing av notatet. Innholdet i en protokolltilførsel står normalt ikke til diskusjon i møtet, så det ble kun levert et par korte kommentarer fra andre møtedeltakere om at manglende informasjon er et system-problem. Undertegnede påpekte at innholdet i notatet var av en slik karakter at om det ble stående ville det kreve en skriftlig imøtegåelse fra meg. Notatet er ikke trukket tilbake. Kommentar fra undertegnede leveres derfor herved. Kommentaren fra undertegnede vil følge denne protokolltilførselssaken som vedlegg. Først en kort kommentar til hvordan saken er fremmet og presentert for FoU-utvalget. A. En protokolltilførsel er ikke alene og i seg selv en sak som kan fremmes for seg for utvalget. En protokolltilførsel er vanligvis en kommentar fra et mindretall til vedtak i en sak som er drøftet i et folkevalgt eller styrende organ eller i forhandlingsmøter mellom to eller flere parter. Protokolltilførsler skal normalt forfattes og skrives i møtet som korte begrunnelser eller kommentar i etterkant til det som foregår eller har foregått i samme møte i tilknytning til en bestemt sak. I det aktuelle tilfellet foreligger det imidlertid ingen vedtak, vedtaksforslag eller saksdrøfting i utvalget overhodet, bare en overlevering av et forhåndsskrevet dokument som protokolltilførsel uten at det foreligger noen protokoll (sak til drøfting / vedtak) som kan tilføres ytterligere kommentarer. Siden notatet ikke ble avvist som protokolltilførsel i møtet, og siden det ikke er trukket tilbake, vedlegges det referatet fra mai-møtet i utvalget. Måten
2 det aktuelle skrivet er produsert og fremlagt på i FoU-utvalget krever imidlertid en formalisering av prosedyrene for melding av saker til utvalgsmøtene, en tydeliggjøring av hva en protokolltilførsel er og hvordan slike kan og ikke kan benyttes. Dette kommer som egne saker til LUIs FoU-utvalg. Innholdet i Holmarsdottirs notat er flerleddet. Jeg kommenterer ytterligere 3 punkter hver for seg. 1. Notatet innledes med en skarp kritikk av undertegnede for ikke å ha informert de vitenskapelige ansatte ved LUI umiddelbart etter at HiOAs sentrale FoU-utvalg torsdag 13.desember 2012 hadde gjort et prinsipielt vedtak om å gjøre om mange små utlysninger i 2012 til en større utlysning i 2013 som skulle gå til sterke forskningsgrupper på HiOA. Flere forhold har bidratt til at informasjon ikke kunne gå ut til alle på LUI umiddelbart etter dette møtet. Spesifikke kriterier for hvem som kunne søke og øvrige krav til søknadene når det gjelder innhold og behandling var ikke oppe til drøfting på desembermøtet. Det var uklart hvor stor vekt som skulle legges på publiseringsprofil hos søkergruppenes medlemmer opp mot andre kriterier som profesjons- og praksisrelevans, forankring i institutt og i generell strategi o.l. Det var i desember 2012 heller ikke klart nøyaktig når detaljene i utlysningen ville bli klare og utlysningen bekjentgjort, men underforstått var forventningen at dette skulle skje så snart som mulig i 2013. Godkjent referat fra desembermøtet i det sentrale FoU-utvalget forelå på E-post til utvalgsmedlemmene fredag 11.januar 2013. I møtet 24.januar var denne saken ikke på dagsordenen. Detaljene i utlysningen ble deretter drøftet og vedtatt i HiOAs sentrale FoU-utvalgsmøte torsdag 21.februar (jfr. møtereferat). Den konkrete utlysningsteksten ble sendt ut til kommentar fra utvalgsmedlemmene 25.februar med frist for tilbakemeldinger 28.februar. Den endelige og offentlige utlysningen gikk ut offisielt til HiOA fra den sentrale FoU-administrasjonen 1.mars 2013. Samme dag gikk utlysningen videre til alle på LUI fra undertegnede og fra FoU-administrasjonen. Selv om det er vanskelig å dokumentere, har det generelle vedtaket i FoU-utvalgets desembermøte vært formidlet uformelt i forskjellige sammenhenger i Fakultetsledelsen og i FoU-administrasjonen i perioden fra desembermøtet til 1.mars, slik at man ikke var ukjent med den generelle overgangen fra mange småutlysninger i 2012 til større samlede utlysninger i 2013 da utlysningen kom 1.mars. Samtidig er det klart at man ikke uten videre kan regne med at slik uformell informasjon når ut til alle på fakultetene. Spredning av informasjon og rett tidspunkt for å gjøre informasjon offentlig er en konstant utfordring som vi gjerne både kan og bør diskutere hvordan kan forbedres både på HiOA og LUI. Det er
3 imidlertid ikke klart i dette konkrete tilfellet når og hvordan informasjon skulle gått ut bredt før detaljene i utlysningen var klargjort i slutten av februar og før offisiell utlysning 1.mars. Holmarsdottir hevder i sitt notat at ved andre fakulteter fikk de vitenskapelige ansatte informasjon om den kommende utlysningen av strategimidler via sine representanter i FoUutvalget etter FoU-utvalgets møte i desember 2012. Det er selvsagt mulig. Samtidig er det ikke dokumentert av Holmarsdottir når, hvordan, til hvem og hvor bredt en slik informasjon skal ha blitt gitt ved andre fakulteter (og selv om det skulle vise seg å ha vært tilfellet at prodekaner på andre fakulteter har gått ut bredt med uformell informasjon før offisiell utlysning, eller t.o.m. før godkjent referat for desembermøtet forelå den 11.januar, så er det ikke gitt at dette er riktig framgangsmåte). FoU-prodekanene ved SAM og HF har på direkte spørsmål fra undertegnede om dette, ikke kunnet gi noe presist svar på hva som ble informert når til hvem og hvordan. På FoU-administrasjonen ved HiOA sitt informasjonsmøte 8.mars om saken, ble det i følge flere tilstedeværende fremmet kritikk fra mange personer og mange fakulteter mot manglende informasjon og korte tidsfrister. Situasjonen var med andre ord i hovedsak den samme som på LUI. Konklusjonen er allikevel at informasjonsutfordringen må tas på alvor. Jeg ønsker velkommen en diskusjon om hvordan informasjonsarbeidet kan forbedres. Det er heller ikke vanskelig å være enig i at tidsfristene generelt, og spesielt i dette tilfellet hvor påsken kom i perioden fra utlysning til leveringsfrist, er for korte. Jeg har selv gjentatte ganger påpekt dette som kritikkverdig i møtene i det sentrale FoU-utvalget. 2. Undertegnede får også kritikk av Holmarsdottir for ikke å ha vært pådriver for at FoUgruppene på LUI skulle søke strategimidlene. Også her er det enkelt å være enig på et generelt nivå i at beredskapen i forhold til utlysninger både kan og bør forbedres og at prodekan for FoU har et sentralt ansvar for dette. Samtidig må det sies at selve FoUorganiseringen på LUI har vært under omlegging og oppbygging siden fusjonen 1.august 2011. Ved årsskiftet 2012-2013 ble de gamle gruppene i Pilestredet avsluttet og nye har vært under oppbygging på instituttene frem til dags dato. Nye gruppeledere samt ny gruppestruktur og nye medlemmer har først blitt fullt klarlagt etter utlysningstidspunktet for strategimidler 1.mars. Som prodekan for FoU hadde jeg flere møter med koordinatorene for de gamle FoU-gruppene ved LUI fra 1.februar våren 2012, men dette har falt bort i løpet av høsten 2012 hvor uklarheten omkring FoU-organisering var sterkest. Det er meningen at disse møtene skal gjenopptas når ny FoU-organisasjon og gruppeledelse kommer på plass,
4 noe de først i disse dager (primo juni 2013) er i ferd med. Med dette på plass vil det også være enklere for FoU-prodekan å være pådriver om ønskelig. Det er imidlertid ikke gitt hvordan en slik pådriverfunksjon bør utformes og praktiseres, hvilke grupper som evt. skal prioriteres etter hvilke kriterier i gitte utlysninger osv. Når det gjelder den aktuelle utlysningen var den f.eks. åpen selv for ad-hoc grupper opprettet for å søke om disse midlene. Generelt er det ikke vanskelig å være enig i at FoU-organisasjonen på LUI må opparbeide en høy beredskap i forhold til interne og eksterne utlysninger. En diskusjon om hvordan dette kan gjøres best, er velkommen (gjerne med prodekan som pådriver dersom det er ønskelig). 3. Holmarsdottirs notat inneholder for øvrig en rekke insinuerende og mistenkeliggjørende elementer rettet mot undertegnede personlig, og kan nærmest forstås som en mistillitserklæring. Insinuasjonen dreier seg om at undertegnede nærmest bevisst skulle ha tilbakeholdt opplysninger om den gjeldende utlysningen fordi jeg selv var søker og dermed ville ha personlig interesse av å utnytte tiden fra 12.desember til 1.mars til å skaffe meg et slags forsprang på andre søkere uten samme informasjon. Insinuasjonene i denne retning er imidlertid fullstendig grunnløse og uten holdepunkter i faktiske forhold. Jeg har ikke arbeidet med verken egne eller andres søknader om strategimidler, verken før eller etter utlysning 1.mars. Alle sider ved dette kunne vært oppklart ved et par enkle telefoner, ikke bare til undertegnede, men til FoU-administrasjonen ved LUI og de reelle søkerne på YFL som jeg mistenkes for å ha stått bak. Jeg viser her til skriftlige kommentarer fra LUIs FoUadministrasjon og fra YFL ved Eva Schwencke. Realiteten i dette er følgende: undertegnede var ikke søker, og jeg har i flere sammenhenger underveis understreket at det skulle jeg heller ikke være. Det har imidlertid hele tiden vært åpent for at FoU-utvalgets medlemmer qua fagpersoner kunne inkluderes som medlemmer i grupper bak søknader. I forhold til den aktuelle søknaden fra YFL ble jeg påkoblet som fagperson i aller siste fase (etter at hele søknaden var ferdig utformet på YFL) bl.a. fordi søknaden bygger direkte på en tidligere søknad til NFR fra 2011 (ReCarol), hvor jeg var påtenkt som prosjektleder, og for å styrke publiseringsprofilen. For øvrig har jeg overhodet ikke hatt noe å gjøre med utarbeidelse, oversendelse eller fremming av YFLs søknad om strategimidler, og jeg var på et tidlig tidspunkt forbeholden til oversendelse overhodet (jfr. E. Schwenckes kommentar). I oversendelsen av søknadene fra fakultet til FoU-administrasjonen sentralt, ble de innkomne søknadene ikke prioritert. De ble utelukkende vurdert i forhold til en minstestandard for oversendelse. YFLs søknad ble behandlet på samme måte som alle andre.
5 Holmarsdottir antyder også (med Khrono som kilde!) at behandlingen av søknadene i FoUutvalgets møte i april ble utsatt på grunn av inhabilitet hos to prodekaner, noe som også påpekes som kritikkverdig. Men dette er også feil! Hadde inhabilitet vært eneste innvending mot utvalgsbehandling, så hadde saken ikke blitt utsatt. De inhabile hadde i så fall måttet forlate møtet slik det allerede foreligger praksis for i utvalget. Saken ble utsatt fordi sakspapirene kom til utvalget for sent (dagen før møtet) og fordi innstillingen fra det eksterne vurderingsutvalget var utilstrekkelig. Så snart det var klart at det eksterne vurderingsutvalget hadde innstilt støtte til søknader hvor Ivan Harsløf (SAM) og undertegnede var involvert (men ikke søkere), meldte vi fra om vår inhabilitet til utvalget. At saken så ble utsatt av andre grunner, ga de inhabile medlemmene anledning til å innkalle sine varamedlemmer til realitetsbehandlingen i møtet 23.mai. Generelt vil jeg si at vi alle kan og bør organisere oss på måter som sikrer god informasjonsflyt. Mange eksempler og lang erfaring tyder på at tilstrekkelig informasjon i god tid og rett tid er svært viktig. Likeledes er det i alles interesse at det gis tilstrekkelig tid til utarbeidelse av søknader ved utlysning av midler. Som prodekan har man et betydelig medansvar for at disse forholdene forbedres der det er mulig. Her foreligger ingen uenighet med Holmarsdottir. Det er også mulig at informasjon om den angjeldende utlysning kunne ha vært formidlet tidligere og bedre. Men for å kunne avgjøre når, hvor, til hvem og hvordan hvilken informasjon kunne vært formidlet, må man gå betydelig mer konkret og detaljert inn i hele prosessen enn Holmarsdottir gjør i sitt notat. Når disse kritikkpunktene blandes sammen med en kraftig mistenkeliggjøring av enkeltpersoner uten hold i virkeligheten, blir det ekstra vanskelig å hente ut de viktigste saklige punktene. Insinuerende protokolltilførsler er neppe den rette formen for forfølgelse av slike saker.