Møtesaksnummer 47/12. Saksnummer 2012/231. Dato. 31. august Kontaktperson. Siv Cathrine Høymork. Sak. Rådets arbeidsform

Transkript

1 Møtesaksnummer 47/12 Saksnummer 2012/231 Dato Kontaktperson Sak 31. august 2012 Siv Cathrine Høymork Rådets arbeidsform Rådets tidligere behandling Nasjonalt råd har tidligere behandlet flere saker om rådets arbeidsform (04/07, 16/07, 06/09, 4/11 og 21/11). Bakgrunn Sekretariatet har mottatt flere spørsmål og innspill om rådets arbeidsform. Disse behandles tematisk i dette saksframlegget. 1. Vararepresentasjon Sekretariatet har fått flere spørsmål om vararepresentasjon knyttet til enkeltrådsmedlemmer og har i brev av 7. mai i år bedt Helse- og omsorgsdepartementet om generelle føringer for hvordan spørsmål om vararepresentasjon skal vurderes. Departementet slår i sitt svar til rådet fast at rådsmedlemmer ikke skal representeres ved stedfortreder eller annen form for vararepresentant. Ved fravær utover seks måneder kan departementet forespørres om det ønsker å oppnevne et annet rådsmedlem for en avgrenset periode. 2. Habilitet - avgjørelsesmyndighet Bestemmelser om habilitet er hjemlet i forvaltningsloven, som i kapittel II paragraf 8, 1. og 2. ledd gir føringer for hvordan spørsmål om habilitet avgjøres: Tjenestemannen avgjør selv om han er ugild. Dersom en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller tjenestemannen ellers selv finner grunn til det, skal han forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnede til avgjørelse. I kollegiale organ treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om ugildhet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. post@kvalitetogprioritering.no 1 / 5

2 Rådet behandlet spørsmålet om habilitet særskilt i møtet (sak 23/07). I referatet fra møtet står det følgende: Habilitet vil bli innarbeidet som et fast punkt på rådets agenda i alle møter. Medlemmers tilknytning til egen organisasjon vil generelt sett ikke bli oppfattet som å gi grunnlag for inhabilitet. Rådet har til dels praktisert at hvert enkelt rådsmedlem selv har avgjort spørsmål knyttet til egen habilitet. Regjeringsadvokaten har på spørsmål fra sekretariatet uttrykt at rådet er å oppfatte som et kollegialt organ og følgelig skal avgjøre spørsmål om habilitet etter 2. ledd i bestemmelsen over. Det er altså de øvrige rådsmedlemmene som skal ta stilling til habilitet dersom rådsmedlemmer varsler og redegjør for en mulig interessekonflikt i enkeltsaker. 3. Habilitet praktisk håndtering ved inhabilitet Sekretariatet har blitt forespurt om det er nødvendig og hensiktsmessig at rådsmedlemmer ved inhabilitet i enkeltsaker faktisk forlater møterommet, eller om de vil kunne sitte blant tilhørerne under saksbehandlingen. Bakgrunnen er at et rådsmedlem erklærte seg inhabil under drøftingen av sak 35/12 (om rotavirusvaksine) i rådsmøtet fordi han tidligere hadde utført betalt konsulentoppdrag for en av de to tilbyderne av vaksine. Mens han selv satt i et annet rom under rådets behandling av saken, overvar representanter for det aktuelle firmaet rådets drøfting fra tilhørerplass. Rådsmøtene er dessuten åpne for enhver person som ønsker å overvære dem, og det er ikke lagt noen begrensninger på muligheten til å ta lyd- eller bildeopptak. Det er ikke grunnlag i lov eller sentrale forskrifter for å kreve at rådsmedlemmer ved inhabilitet forlater møterommet. Med tanke på framtidig behandling av andre rådssaker kan det tvert imot være ønskelig at rådsmedlemmer overværer drøftingene og vurderingene rådet gjør, selv om de ikke deltar i disse selv. I saken som dannet utgangspunktet for spørsmålet (sak 35/12 om rotavirusvaksine) ble alvorlighetskriteriet i prioriteringsforskriften diskutert inngående for første gang i denne rådsperioden. Det er verdifullt at flest mulig av rådsmedlemmer har førstehånds kjennskap til de avveiningene som ble gjort i denne saken, for å sikre en mest mulig forutsigbar og enhetlig vurdering i andre saker. Sekretariatet tilrår at rådsmedlemmer skal, dersom de vurderes som inhabile, fratre møtet, dvs forlate plassen ved møtebordet og ikke delta i post@kvalitetogprioritering.no 2 / 5

3 diskusjon eller avstemning, men gis anledning til å følge drøftingene fra tilhørerplass. 4. Behov for å kunne bekjentgjøre vedtak før referatet er godkjent Det er av og til er behov for raskere å kunne bekjentgjøre vedtaksformuleringer før godkjent referat blir publisert på nett, noe som vanligvis skjer 3-4 uker etter møtet. Det gjelder særlig saker som har interesse i media, blant kommersielle aktører eller i interesseorganisasjoner. Eksempler er sakene om rotavirusvaksine (35/12), tidlig ultralyd (59/11) og sosial ulikhet i helse (7/12). Sekretariatet opplever økende pågang i etterkant av møtene av aktører som ønsker å få vite hva rådet faktisk vedtok, og det har vist seg uhensiktsmessig og nærmest litt unødig byråkratisk å skulle henvise til at det først blir bekjentgjort flere uker seinere for alle andre enn de som faktisk overvar møtet. Det er nesten alltid enighet om ordlyden i vedtakene ved avslutningen av hver sak, og vedtakene vises på skjerm under møtene. En sjelden gang, som i saken om sosial ulikhet i helse (7/12), gis sekretariatet i oppgave å utarbeide et forslag til vedtak i etterkant, som så godkjennes av rådsmedlemmene samtidig med at referatet godkjennes. Problemstillingen med behov for hurtig bekjentgjøring av vedtak er kjent også i andre styrer, råd og utvalg og kan løses på ulike vis. Enkelte folkevalgte organer har f. eks etablert en hurtigprotokoll, der samtlige vedtak formelt godkjennes pr e-post av samtlige medlemmer innen kort tid (timer). Det er av og til nødvendig å kunne bekjentgjøre vedtak nærmest umiddelbart etter møtene. Det tilrås at det ikke etableres arbeidskrevende e- post-rutiner, som belaster rådsmedlemmene unødvendig. Vedtak, slik de vises på skjerm under møtet, kan publiseres i form av en nyhetssak på rådets nettside rett etter møteslutt. Det forutsetter at det ved avslutningen av hver enkelt sak er entydig hva ordlyden i det endelige vedtaket er. Sekretariatet tilrår at rådet i størst mulig grad formulerer vedtakene ferdig i møtet. Om sekretariatet gis i oppgave å utforme den endelige ordlyden i vedtaket i etterkant, skal dette først publiseres sammen med et endelig godkjent referat. 5. Arbeidsutvalg Sekretariatet har blitt forespurt om det ville være hensiktsmessig at det ble opprettet et arbeidsutvalg med en noe bredere sammensetning blant rådets post@kvalitetogprioritering.no 3 / 5

4 medlemmer for forberedelse av møtene og utvelgelse av sakene. I dag har sekretariatet tre forberedende møter med rådets leder og nestleder i forkant av hvert rådsmøte. Også de øvrige to rådsmedlemmene fra Helsedirektoratet og rådgivere fra Helsedirektoratet møter vanligvis i disse forberedende møtene. Spørsmålet om opprettelse av arbeidsutvalg ble behandlet av rådet 11. juni 2007 (sak 16/07) om rådets arbeidsform. I saksframlegget den gang står det: En foreløpig vurdering er at rådet innledningsvis ikke etablerer seg med en slik ordning. Rådet vektlegger at sekretariatet gjennom kontakt med rådsmedlemmene bidrar til gode forankringsprosesser. På sikt kan det være aktuelt å etablere arbeidsutvalg eller alternativt underutvalg med ansvar for særlige områder. I saksdokumentene er det anført at en fordel med et arbeidsutvalg er at man sikrer god forankring av arbeidsprosesser, mens ulemper er økt byråkratisering og mulighet for ulike nivåer av medbestemmelse. Rådet vedtok i 2007 å ta saksframlegget om rådets arbeidsform til etterretning uten at det er referatsført noe spesifikt fra diskusjonen omkring arbeidsutvalg. Selv om rådet innledningsvis i 2007 valgte ikke å etablere seg med et arbeidsutvalg, åpnet man for en ny vurdering av dette ved en seinere anledning. Rådet fikk ny sammensetning fra 2011, og rundt halvparten av rådsmedlemmene er nye siden temaet ble drøftet sist. De samme argumenter både for og mot etablering av et arbeidsutvalg gjelder fremdeles, og sekretariatet tilrår at rådet igjen drøfter om det vil etablere et permanent arbeidsutvalg, eventuelt som en prøveordning. 6. Oversikt over pågående og kommende rådssaker Sekretariatet har laget en liste over saker som er vedtatt til behandling, en meget kort statusoppdatering for disse og en tentativ plan for når de vil bli behandlet. Også saker som sekretariatet er forespeilet at vil bli fremmet, er tatt med på lista. I årsrapportene kommer det fram at det er forholdsvis få saker fra primærhelsetjenesten, kommunesektoren og omsorgssektoren. Dette har vært påpekt ved behandlingen av årsrapporten, likeså at det er en målsetting at fordelingen av sakene også gjenspeiler sammensetningen av rådet. I 2011 var leder/sentral helseforvaltning/sekretariatet forslagsstiller i 70 % av sakene som ble behandlet i rådet. RHFene var forslagsstiller i 18 % av sakene, 10 % ble foreslått fra kommunehelsetjenesten og 3 % fra universitets- og høyskolesektoren. post@kvalitetogprioritering.no 4 / 5

5 Leders forslag til vedtak Nasjonalt råd drøftet i møte ulike forhold knyttet til rådets arbeidsform: Rådet tar Helse- og omsorgsdepartementets brev av august 2012 om vararepresentasjon til rådet til etterretning. Rådsmedlemmer skal ikke representeres ved stedfortreder eller annen form for vararepresentant. Spørsmål om inhabilitet avgjøres av rådet i overensstemmelse med forvaltningslovens paragraf 8, 2. ledd. Rådsmedlemmer som blir erklært inhabile, kan overvære rådets behandling av saken fra tilhørerplass, dersom de ønsker det. Sekretariatet gis anledning til å publisere vedtak fattet av rådet umiddelbart i etterkant av rådsmøtene på rådets nettside. Rådet ser det ikke som hensiktsmessig å ha et eget arbeidsutvalg utpekt av rådet. Rådet tar sekretariatets orientering om kommende rådssaker til etterretning. post@kvalitetogprioritering.no 5 / 5