STEINKJER KOMMUNE Kontrollutvalget lom5e1 jrmdela 11.5 -sekretariat for loptrollutualeqe SAKSPROTOKOLL SAK 018/12 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONS PROSJEKT I STEINKJER KOMMUNE 2011-2015 Saks an Kontrollutval et Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv 23.04.2012 Svein-Arne M rvold 018/12 412-1702-5.3 Kontrollutvalgets vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2015. 2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2015 oversendes kommunestyret for videre behandling. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret slutter seg til det framlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2015. 2. Kommunestyret vedtar slik prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden 2012-2015: 1. Oppvekst og forebygging med vekt på spesialundervisning 2. Økonomisk styring, budsjettprosess og intern kontroll 3. Vedlikehold 4. INVEST 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden.
SAKSBEHANDLING/SAKSGANG: Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2015. 2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2015 oversendes kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret slutter seg til det framlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2015. 2. Kommunestyret vedtar slik prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden 2012-2015: 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. Behandling: Forslag i møtet Endret pkt. 2 i innstillingen til kommunestyret: Kommunestyret vedtar slik prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden 2012-2015: 1. Oppvekst og forebygging med vekt på spesialundervisning 2. Økonomisk styring, budsjettprosess og intern kontroll 3. Vedlikehold 4. INVEST Avstemming Enstemmig Endelig vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2015. 2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2015 oversendes kommunestyret for videre behandling. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret slutter seg til det framlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2015. 2. Kommunestyret vedtar slik prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden 2012-2015: 1. Oppvekst og forebygging med vekt på spesialundervisning 2. Økonomisk styring, budsjettprosess og intern kontroll 3. Vedlikehold 4.INVEST 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden.
Saksopplysninger Kontrollutvalget skal iht. kommunelovens 77 4. ledd påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen. Forvaltningsrevisjon er systematiske undersøkelser for å avdekke hvorvidt, og i hvilken grad, lov og kommunale vedtak blir etterlevd. Evalueringer av måloppnåelse, kommunens organisering og/eller hvor godt de tilgjenglige ressursene utnyttes kan også gjennomføres som forvaltningsrevisjon. Det kan også vurderes i hvilken grad tjenestene treffer målgruppene, hvordan brukerne opplever tjenestene, hvorvidt de kommunale tjenestene tilfredsstiller gitte krav til omfang og kvalitet, og omfanget av tjenesteproduksjon mot medgåtte ressurser. I tillegg kan det vurderes hvilke muligheter og begrensninger som ligger innen kommunens nåværende organisasjon og organisasj onskultur. Forvaltningsrevisjon kan også være viktig grunnlagsinformasjon ved kommunestyrets evalueringer av tidligere og eventuelle ny vedtak. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres etter en plan vedtatt av kommunestyre selv. Det vises her til kontrollutvalgsforskriften 9 og 10, hvor det bl.a. heter: "Kontrollutvalget skal minst &t gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller ftlkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller ffikestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden." og "Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller ftlkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter." Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhetsområder. For å kunne prioritere mellom områder i kommunen hvor det identifiseres risiko for avvik, må en først ta stilling til hvilket eller hvilke perspektiver en velger å se kommunen fra. Da dette er verdivalg som ikke kan avgjøres på faglig grunnlag er det derfor viktig at forvaltningsrevisjon er godt forankret i kommunestyret. Listen nedenfor er eksempler på perspektiver som kan benyttes for å bedømme vesentlighet. Brukerperspektiv Politiske perspektiv Samfunnsperspektiv Økonomisk perspektiv Medarbeidernes perspektiv Omdømmeperspektiv Miljøperspektiv Kontrollutvalget ba i sak 27/11 i møtet den 7.11.2011 revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse og Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2011 2015.
I møtet den 6.3.2012, sak 010/12, kom kontrollutvalget med innspill til revisor i arbeidet med planen. Revisors planforslag KomRev Trøndelag IKS har utarbeidet et forslag til plan for forvaltningsrevisjon, se vedlegg. Liste over aktuelle temaer med aktuelle problemstillinger i uprioritert rekkefølge er gitt i vedlegg. Revisor har gjennom arbeidet med planen foretatt en vurdering av hvilke områder det er knyttet risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke nærmere. Eksempler på risiko som er lagt til grunn ved revisors vurderinger: Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok Risiko for at lovpålagte krav ikke blir oppfylt Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt Risiko for at mål fastsatt av kommunestyret ikke blir fulgt Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende Risiko for at kommunens eierinteresser ikke forvaltes på en god måte (denne type risiko kan også gi grunnlag til forslag til selskapskontroller) I dette arbeidet har revisor bl.a. analysert og sammenlignet KOSTRA-tall med andre kommuner. I tillegg har revisor foretatt en gjennomgang av sentrale dokumenter og har tatt i betraktning erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjonsprosjekter. Det er ikke oppgitt hvor mange timer som er satt av til forvaltningsrevisjon for kommunen, men det antydes 1 prosjekt pr. år i løpet av planperioden. Det vises for øvrig til revisors forslag til Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015, med liste over aktuelle prosjekter. I tillegg til plan for forvaltningsrevisjon, kan også plan for selskapskontroll ha innvirkning på den totale tildelte tidsressurs. Vurdering Det er kommunestyret som gjør det endelige vedtak mht. prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Ut fra tilgjengelige ressurser vil det ikke være mulig å få gjennomført alle prosjektene i planperioden, og kontrollutvalget må derfor foreta en prioritering før saken oversendes kommunestyret. Det kan gjøres mindre endringer og tilføyelser i planforslaget. Planforslaget bør imidlertid sendes tilbake for en ny gjennomgang dersom kontrollutvalget fmner at et eller flere av perspektivene som nevnt ovenfor ikke er tilstrekkelig ivaretatt. Det bør tas høyde for at det vil kunne oppstå et endret behov for forvaltningsrevisjon på et eller flere områder. Det anbefales derfor at kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden.
MOTTATT 29 kars 2012-9rz-/972--9 Kan offentliggjøres iht offl. 3 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON RESULTATER FRA OVERORDNET ANALYSE 2012 2015 STEINKJER KOMMUNE- 2012
Innholdsfortegnelse 1 Innledning 3 1.1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon 3 1.2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon 3 1.3 Overordne analyse 3 1.3 Hvordan den overordende analysen er gjennomført - datainnsamling 4 1.4 Vurdering av risiko og vesentlighet 5 2 Resultater fra overordnet analyse: Utviklingstrekk og identifisering av risikofaktorer 5 2.1 Økonomi 6 2.2 Samarbeid med andre - INVEST 7 2.3 Rådmannen og rådmannens stab 7 2.5 Avdeling oppvekst 7 2.6 Avdeling helse 9 2.7 Avdeling omsorg 10 2.8 Avdeling utvikling 10 2.9 Resultater fra spørreundersøkelse til kommunestyrepolitikerne 11 3 Referanser 12 4 Forvaltningsrevisjoner i forrige periode 12 6 Forslag til tema for forvaltningsrevisjon 2012-2015 uprioritert liste 15 KOMREV TRØNDELAG IKS 2
1 Innledning Dette dokumentet viser hovedresultater fra en overordnet analyse av Steinkjer kommune, og som danner grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon for 2012-2015. Kapittel 5 inneholder forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 med prosjekter i uprioritert rekkefølge. Kontrollutvalget skal gjøre en prioritering av prosjekter før saken legges fram for behandling i kommunestyret. Listen over forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter inneholder flere prosjekter enn hva som normalt vil kunne gjennomføres i løpet av 4-årsperioden. Basert på erfaringstall tidligere år, blir det lagt fram ca 1 rapport i året for Steinkjer kommune. 1.1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er et viktig verktøy for å føre tilsyn og kontroll med kommuners og fylkeskommuners forvaltning og de resultater som oppnås. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon blir satt i gang for å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer. 1.2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon Ifølge forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, skal det minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Ifølge forskriften kan kommunestyret delegere til kontrollutvalget å gjennomføre endringer i planen i løpet av planperioden. Forvaltningsrevisjonsprosjekt i selskaper hvor kommunen har eierinteresser blir ikke omtalt i dette dokumentet, men omtales i en egen plan for selskapskontroll. 1.3 Overordne analyse Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet stor risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke nærmere. Eksempler på risiko kan være: Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok Risiko for at lovpålagte krav ikke blir oppfylt Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt Risiko for at kommunen ikke oppfyller mål fastsatt av kommunestyret Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende Risiko for at kommunens eierinteresser ikke forvaltes på en god måte (denne type risiko kan også gi grunnlag til forslag til selskapskontroller) KOMREV TRØNDELAG IKS 3
1.3 Hvordan den overordende analysen er gjennomført - datainnsamling Revisor har i lagt vekt på å sikre bred involvering i innhenting av informasjon for å gjennomføre en overordnet analyse. Hovedkilder for informasjon som har blitt benyttet for å kartlegge og identifisere risiko har vært følgende: Sentrale dokumenter for Steinkjer kommune og/eller dokumenter som omhandler kommunen er gjennomgått, se referanselista på side 12. Revisor har analysert Steinkjer kommunes nøkkeltall i KOSTRA-databasen. Vi har sett på utviklingen over tid og sammenliknet opp mot fylkesgjennomsnitt, landsgjennomsnitt, og kommunegruppene for Steinkjer (kommunegruppe 13). Vesenlige avvik i forhold til sammenliknbare kommuner eller store svingninger over tid, er faktorer vi har tatt hensyn i arbeidet med å identifisere risikoområder i kommunen. Vi viser til oversikt over utvalgte nøkkeltall for Steinkjer kommune på side 13 for 2010 og 2011 (2011-tall er foreløpige tall). Vi har gjennomført samtale med rådmann og ordfører om hvilke utfordringer og mulige risiko kommunen står overfor. Erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon ligger også til grunn for vurderinger av risikofaktorer. Et revisjonsteam har gjennomgått et spørreskjema som omhandler mulige risikofaktorer i kommunal sammenheng. I desember 2011 ble det sendt ut en nettbasert spørreundersøkelse til alle kommunestyrepolitikere i KomRev Trøndelags eierkommuner. Spørreundersøkelsen besto av en kombinasjon av standardiserte spørsmål og åpne spørsmål, hvor representantene kunne komme med egne vurderinger av risikoområder og innpill til hvor de mener det vil være behov for forvaltningsrevisjon. Vi har hatt problemer med den tekniske gjennomføringen av undersøkelsen, og for Steinkjer kommune er svarprosenten på om lag 30 prosent. Dette gjør at vi ikke kan trekke generelle slutninger om hvilke tema/områder kommunestyret samlet sett mener det er størst behov for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Vi velger likevel å presentere enkelte resultater fra undersøkelsen for Steinkjer. Disse er oppsummert i kapittel 2.9. Kontrollutvalget har underveis i arbeidet med overordnet analyse gitt vurderinger av mulige risikoområder i kommunen og kommet med forslag til tema/områder som bør undersøkes nærmere. I kontrollutvalgets møte den 06.03.2012 fikk kontrollutvalget framlagt et diskusjonsgrunnlag hvor revisor presenterte foreløpige resultater fra analysearbeidet. På bakgrunn av dette notatet, ga kontrollutvalgsmedlemmene vurdering av hva de mener er mest relevante prosjekter denne planperioden. KOMREV TRØNDELAG IKS 4
1.4 Vurdering av risiko og vesentlighet Data som er samlet inn blir systematisk vurdert i forhold til risiko. Risikovurdering er sammensatt av både vurdering av konsekvens dersom risikofaktoren inntreffer og sannsynligheten for at den inntreffer. I vurderingen av risiko må det tas hensyn til eventuelle risikoreduserende tiltak, som eksempelvis kommunen selv har satt i verk for å redusere avvik. For å kunne prioritere mellom områder i kommunen hvor det identifiseres risiko for avvik, må kontrollutvalget vurdere hvilke områder som er vesentlige. Vesentlighet, det vil si hva som har størst (negativ) betydning kan vurderes ut fra ulike perspektiver, eksempelvis: brukerperspektiv politisk perspektiv samfunnsperspektiv økonomisk perspektiv medarbeidernes perspektiv omdømmeperspektiv miljømessig Ifølge Kontrollutvalgsboken, utgitt av Kommunal- og regionaldepartementet i 2011, vil vesentlighet innenfor regnskapsrevisjon være knyttet til konkrete beløpstørrelser, mens vurdering av vesentlighet innen forvaltningsrevisjon i mindre grad kan fastsettes etter objektive kriterier. Ofte vil vurdering av vesentlighet være skjønnsmessig hvor man må veie ulike forhold opp mot hverandre. Revisor har i forbindelse med analysearbeidet diskutert risiko- og vesentlighet med kontrollutvalget. Videre er det kontrollutvalget som gjør den endelige prioritering av prosjekter som bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i 2012-1015, før saken legges fram for kommunestyret. 2 Resultater fra overordnet analyse: Utviklingstrekk og identifisering av risikofaktorer Kapittelet beskriver sentrale utfordringer, utviklingstrekk og mulige risikoområder innen de ulike avdelingene og forhold som går på tvers av avdelingene/tjenesteområdene. Forslag til vinklinger til forvaltningsrevisjon er fremhevet i fet skrift i kulepunkter. I 2011 ble den administrative organiseringen i Steinkjer kommune endret. Fortsatt har kommune en 3-nivå-modell, men antallet avdelinger er nå redusert til fire: Oppvekst, Helse, Omsorg og Utvikling, i tillegg til rådmannens stab. Figuren viser hvordan budsjetterte netto driftsutgifter (2012) er fordelt på de ulike avdelingene. KOMREV TRØNDELAG IKS 5
Fordeling av netto driftsutgifter. Årsbudsjett 2012 E Rådmannen (113 mill) Oppvekst (347 mill) Omsorg (256 mill) Helse (155 mill) Samfunnsutvikling (143 mill) 2.1 Økonomi I økonomiplanen blir den økonomiske driftsrammen beskrevet som stram. Det fremgår også at enkelte avdelinger og enheter har utfordringer med å tilpasse aktivitetsnivået til budsjettrammen. Steinkjer kommune har de siste årene hatt relativt mange budsjettrevideringer i løpet av året. Kommunestyret ga i mai 2011 i forbindelse med sak om budsjettrevisjon, er rekke føringer, blant annet: "Etter få måneders drift må det konstateres at kommunens økonomi er i betydelig ubalanse. Dette skvldes både svik i inntekter og økte utgifter. Ubalansen er i all hovedsak av varig karater, og skyldes i stor grad utenforliggende forhold. Situasjonen stiller store krav til varig omstilling av kommunens virksomhet." I 2010 gjennomførte KomRev Trøndelag forvaltningsrevisjon med tema økonomistyring. I rapporten ble det identifisert forhold kommunen kan endre for å lykkes enda bedre med økonomistyringen. Stikkord her er bedre system, struktur og oversikt. En oppfølging av dette prosjektet kan være å vurdere økonomistyring og rapportering på mer detaljert nivå innad i utvalgte avdelinger og/eller virksomheter. Den enkelte enhet har i utgangspunket ansvar for sin egen økonomi innenfor budsjettrammen. Utvalget av avdelinger og/eller enheter må ses i sammenheng med eventuelle merforbruk i løpet av perioden (2012-2015). Annen vinkling er å vurdere kvaliteten i budsjettprosessen nærmere. KOSTRA-tall viser at gjeldsgraden for Steinkjer kommune er noe lavere enn gjennomsnittet for landet utenom Oslo og fylkesgjennomsnittet (gjeld i prosent av brutto driftsinntekter). Regnskapet for 2011 er avlagt, med foreløpig ikke vedtatt, og viser et positivt netto driftsresultat på 26,7 millioner kroner. > Mulig vinkling til forvaltningsrevisjon kan være økonomisk styring i enkelte enheter og/eller avdelinger. Utvalget av avdelinger og/eller enheter bør ses i sammenheng med eventuelle merforbruk i løpet av perioden (2012-2015). Annen KOMREV TRØNDELAG IKS 6
vinkling er å vurdere budsjettprosessen med fokus på forutsetninger som ligger til grunn for budsjettene. 2.2 Samarbeid med andre - INVEST INVEST er et formalisert samarbeid mellom Inderøy, Verran og Steinkjer som ble startet i 2003, og som i dag dekker områdene brannl, lønn og regnskap, skatteoppkreving, IKT samt Distriktsmedisinsk senter (DMS). Økonomitjenesten (lønn og regnskap) ble flyttet til Inderøy kommune i 2011. > Mulig vinkling til forvaltningsrevisjon kan være om hvordan kommunen når målsettinger gjennom INVEST-samarbeidet. Det er her rom for ulike avgrensinger. 2.3 Rådmannen og rådmannens stab I 2011 ble flere funksjoner flyttet til rådmannens stab, som nå omfatter Plan- og utredningstjenesten, Personaltjenesten, IKT- og kontor-støttetjenesten samt Økonomitjenesten. I forbindelse med datainnhentingen til den overordnede analysen, har det kommet konkrete innspill fra informanter at det er ønskelig med forvaltningsrevisjon med tema IKT. Steinkjer samarbeider gjennom INVEST også på dette området. Ifølge kommuneloven ( 23 nr 2) at rådmannen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover og forskrifter og overordnede instrukser og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Vi foreslår vinkling til prosjekt som omhandler system for sektorovergripende intern kontroll. > Kommunens systemer for sektorovergripende intern kontroll. Eksisterer det system og blir systemet fulgt? Prosjekt grenser opp mot prosjekt om økonomisk styring, som er omtalt i kapitel 2.1. > Mulig vinkling til forvaltningsrevisjon med tema IKT kan avgrenses til å omhandle ulike forhold, eksempelvis: utgiftsutvikling, innkjøp, oversikt over utstyr, brukerstøtte-funksjonen, og samarbeidet gjennom INVEST. 2.5 Avdeling oppvekst Avdeling oppvekst inkluderer stab, skoler, barnehager, kulturskolen, voksenopplæring og PPT. Forebygging og tidlig innsats er et gjennomgående tema i kommuneplanen/plansystemet. I Inn-Trøndelag Brannvesen er organisert som IKS, som er et selvstendig rettssubjekt. En eventuell forvaltningsrevisjon må ses i sammenheng med plan for selskapskontroll. KOMREV TRONDELAG IKS 7
Skoledriften i Steinkjer er relativt dyr når vi sammenlikner med gruppen av store kommuner (kommunegruppe 13), men synes i stor grad å være knyttet skolestrukturen. Korrigerte brutto driftsutgifter til grunnskole, skolelokaler og skoleskyss per elev var 89 000 i Steinkjer for 2010, mens tilsvarende tall for kommunegruppe 13 var 82 000. Foreløpige tall for 2011 viser tilsvarende forskjell (viser til tabell over nøkkeltall i KOSTRA på side 13). Videre er elevtall per skole vesentlig lavere i Steinkjer enn sammenliknbare kommuner (kommunegruppe 13). Andelen elever som får spesialundervisning er økende. I 2010 var andelen på 10 prosent i Steinkjer, mens landsgjennomsnittet utenom Oslo var på 8,2 prosent. Foreløpige tail for 2011 viser også at andelen for Steinkjer har økt til 10,7 prosent. PPT ble lagt til avdeling for oppvekst som egen tjenesteenhet i 2011. Det er lange ventelister og lang ventetid for å få hjelp hos PPT. I kommunes strategidokument fremgår det at et økende antall barn og unge sliter i sin skolehverdag. Det blir også pekt på at andelen "drop-out" fra ungdomskolen og videregående skole er høy og alvorlig. Resultater fra spørreundersøkelsen til politikerne viser at forebyggende arbeid for barn og unge samt tjenesteområdene PPT og barnevern, er områder hvor de spurte ser størst behov for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Vi gjør imidlertid oppmerksom på at svarprosenten for undersøkelsen er lav (på ca. 30 prosent), slik at vi ikke kan trekke generelle slutninger om hvilke tema/områder kommunestyret samlet sett mener det er størst behov for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Se kapittel 2.9 hvor vi oppsummerer de tydeligste resultatene fra undersøkelsen. Det har vært en økning i antallet minoritetsspråklige elever. Videre er undervisningen til denne elevgruppen lagt om, som innebærer en sterkere satsing på Steinkjer skole og Steinkjer ungdomsskole som mottaksenheter. Fra 2011 ble finansieringsordningen for private barnehager endret fra øremerkede tilskudd til staten til at kommunene betaler ut drifttilskudd til private barnehager, men med krav om økonomisk likebehandling mellom kommunale og private barnehager. Andelen private barnehager i Steinkjer er relativt høy. Kommunen har nylig gjennomført budsjettjusteringer for barnehagedriften ved at kommune i sitt opprinnelige budsjett for 2012 ikke tok tilstrekkelig høyde for økningen i antall barnehagebarn. Innen tema grunnskole/barnehage forvaltningsrevisjon: og oppvekst kan det velges ulike vinklinger for Forebygging - eksempelvis om det er etablert rutiner for samhandling mellom barnehager, skole og PPT og andre instanser som sikrer tidlig innsats. Spesialundervisning og hvordan kommunen praktiserer tilpasset opplæring gjennom den ordinære undervisningen. Opplæringstilbudet til minoritetsspråklige elever, som kan omfatte undervisningstilbud og finansiering. KONIREvTRØNDELAG IKS 8
FORSLAG TIL PLAN FOR FORVALTNINGSREV1SJON - STEINKJER KOMMUNE Finansiering av barnehagedriften. 2.6 Avdeling helse Avdeling helse omfatter Legevakt og legetjenester, Barn og familie, Barnevern, Dag og døgnrehabilitering, Avlastning barn og unge, Arbeidssentralen, DMS og NAV (Sosialtjenesten). Oppsummert er samhandlingsreformen den viktigste endringen i rammebetingelsene for kommunen som helhet, og spesielt for avdelingene helse og omsorg. Samhandlingsreformen trådde i kraft 1.1.2012, hvor kommunene fikk økt ansvar for helsetjenester og medfinansiering av pasienter som blir utskrevet fra sykehus. Ny lov om folkehelse gir kommunene et mer formelt ansvar for forebyggende helsearbeid, og forebyggende arbeid er ikke begrenset til helsesektoren, men berører alle kommunens tjenesteområder. DMS Inn-Trøndelag er et samarbeidsprosjekt mellom Verran, Snåsa, Inderøy og Steinkjer kommune, Helse Nord-Trøndelag og Helse Midt-Norge, som er en måte å møte samhandlingsreformens utfordringer på. Ett av formålene med DMS Inn-Trøndelag er å bidra til bedre overgang mellom sykehus og hjem/ kommune for den enkelte pasient. Barneverntjenesten hører inn under Avdeling helse. Det har de siste årene vært en markant vekst både i antall barn med tiltak fra barnevernet og i utgiftsnivå. Fra 2008 til 2010 var utgiftsøkningen på 50 prosent målt i løpende kroner. Steinkjer kommune hadde i 2010 et vesentlig høyere utgiftsnivå målt i forhold til barnebefolkningen enn gjennomsnittet for landet og fylket, men var omtrent på nivå med Levanger og Inderøy. I årsrapporten beskrives en situasjon hvor alvorlighetsgraden i sakene er økende, og at arbeidsmengde og kompleksitet gjør at det er vanskelig å ivareta må-oppgavene i formelle saker. Helsetilsynet/Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med tjenesten i 2011, hvor det ble avdekket to avvik. Avvikene som ble avdekket var at kommunen ikke sikrer at undersøkelsene gjennomføres innen lovpålagte frister og at kommunen ikke sikrer at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tilstrekkelig grad. Det ble det gjennomført forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten i Steinkjer kommune i 2009. I mars 2011 vedtok kommunestyret strategi for oppfølging av unge sosialhjelpsmottakere, hvor hovedformålet er ar fiere skal i arbeid/aktivitet (sak 11/23)2. Mulige vinklinger for forvaltningsrevisjon kan være: > Samhandlingsreformen. Styringsinformasjon, etterlevelse/oppfølging av inngåtte avtaler, økonomisk ressursbruk, organisering av tjenesten i Steinkjer kommune og avklaring av ansvars- og oppgavefordeling vil kunne være tema for forvaltningsrevisjon. Det er naturlig at et slikt prosjekt eventuelt igangsettes i slutten av planperioden og at det eventuelt samkjøres med de andre kommunene i INVEST-samarbeidet. > Hvordan kommunen ivaretar folkehelseperspektivet 2 Arbeids- og velferdspolitikken i Steinkjer kommune. Arbeid, aktivitet og mestring for unge sosialhjeplsmottakere. Innstilling fra politisk arbeidsgruppe 4. mars 2011. KOMREV TRØNDELAG IKS 9
> Hvordan kommunen når målsettingen om tidlig innsats og forebygging i sitt arbeid med barn og unge. > Måloppnåelse ift. kommunens arbeid med å få flere unge sosialhjelpsmottakere i arbeid/aktivitet 2.7 Avdeling omsorg Avdelingen består av tjenesteenhetene: Hjemmetjenesten Sør, Hjemmetjenesten Nord, Boliger for funksjonshemmede og Sykehjem. Avdelingen hadde i 2010 et for høyt aktivitetsnivå i forhold til tilgjengelige ressurser. SSBs befolkningsprognoser viser en svak befolkningsvekst, men hvor andelen eldre over 67 år framover vil øke. Ifølge kommunens strategidokument er det flere brukere med sammensatt sykdomshistorier, herunder rus/psykiatri-problematikk og økt antall med demenslidelser. Det fremgår også av strategidokumentet at kommunen ukentlige ca. 50 innbyggere på venteliste for å få mer omfattende omsorgstjenester (bli vurdert til et høyere omsorgsnivå). KOSTRA-tall viser at andel mottakere av hjemmetjenester 80 år og over ligger noe høyere enn landsgjennomsnittet utenom Oslo og kommunegruppen til Steinkjer (kommunegruppe 13), men at enhetskostnadene (utgifter til hjemmetjenester per bruker) ligger under gjennomsnittet for kommunegruppen. I likhet med Avdeling helse, preger samhandlingsreformen utfordringsbildet også for denne avdelingen. Mulige vinklinger for forvaltningsrevisjon kan være: > Samhandlingsreformen. (se forrige delkapittel) > Gjennomgang av tjenestetilbud innen rus/psykiatri 2.8 Avdeling utvikling Avdelingen ble omorganisert i 2011 og omfatter i dag enhetene: Renovasjon, Sentralkjøkken, Veg, Trafikk og park, Vann og avløp, Eiendom, Landbruk, Utbygging, Byggesak og oppmåling, Bibliotek, Kino og kulturarrangement, Flyktning og aktivitetstjenesten. Utbygging er en ny enhet i kommunen, hvor tjenesten tidligere ble ivaretatt gjennom et AS. Det ble gjennomført Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Steinkjerbygg AS i 2011. Videre pågår det selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Steinkjerhallen AS. Tjenesteenhetene: Bibliotek, Kino og kulturarrangement, Flyktning og aktivitetstjenesten ble lagt til avdelingen i 2011. Flyktning- og aktivitetstjenesten har et stort spenn i tjenestene. Aktivitørtjenesten gir tilbud kulturaktiviteter på kommunens institusjoner, mens flyktningtjenesten har ansvar for bosetting og integrering av mellom 30 og 50 nyankomne flyktninger årlig. KOSTRA tall viser at Steinkjer kommune sett over tid ikke har hatt unormal lang saksbehandlingstid hverken i byggesaker eller behandling av reguleringsplaner. KOMREV TRØNDELAG IKS 10
Forebygging er et gjennomgående tema i kommuneplanen. Dette gjelder også for vedlikehold, både knyttet til veg og bygg. I forbindelse med Strategidokumentet for 2012-2015 vedtok kommunestyret blant annet: "Investert kapital skal vedlikeholdes. Steinkjer kommune skal ha et nivå på vedlikeholdsbudsjettet for bygg, veger og anlegg som sikrer at verdiene ikke forringes". Vegplanen ble rullert i 2011, og gir føringer for satsing på vedlikehold og nyanlegg. Som en del av kommuneplanen er det satt mål for kommunes miljørabeid. Kommunestyret vedtok klima- og energiplan 24.03.2010. Det fremgår at kommunens klimaprestasjoner måles og presenteres i kommunens årsrapport innen 2013. Et av hovedmålene å redusere energibruk (mobil og stasjonær) i kommunal virksomhet med 25 prosent innen 2020, miljosertifisering av kommunale bedrifter og klimavennlig innkjøpspolitikk. Miljøutfordringene i kommunene er på overordnet nivå knyttet til naturforvaltning, kulturminneforvaltning, utvikling av gode nærmiljøer, kommunal avfallshåndtering og vannforsyning, forurensning fra transport, energipolitikk og beredskap mot olje- og kjemikalieforurensning. Mulige vinklinger for forvaltningsrevisjon kan være: > Gjennomgang av flyktning- og aktivitetstjenesten > Vurdere mål og resultater i miljoarbeidet > Vurdere hvordan kommunen når målsettinger om vedlikehold, for eksempel hvordan Eiendomsenheten jobber med systematisk veldikehold av bygg. Annen vinkling kan være hvordan hensynet til fremtidige drifts- og vedlikeholdsbehov blir ivaretatt i utbyggingssaker og anskaffelser. 2.9 Resultater fra spørreundersøkelse til kommunestyrepolitikerne Det har blitt sendt ut en nettbasert spørreundersøkelse til alle kommunestyrepolitikere i KomRev Trøndelags eierkommuner. Vi har hatt problemer med den tekniske gjennomføringen av undersøkelsen, og for Steinkjer kommune er svarprosenten på om lag 30 prosent. Dette gjør at vi ikke kan trekke generelle slutninger om hvilke tema/områder kommunestyret samlet sett mener det er størst behov for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Vi velger likevel å presentere enkelte resultater fra undersøkelsen for Steinkjer. Respondentene har fått spørsmål: "Hvor viktig er det å igangsette forvaltningsrevisjon innen følgende områder?" Deretter ble aktuelle tjenesteområder og tema listet opp hvor respondentene kunne krysse av fra en skala fra 1 til 6 (hvor 6 er svært viktig). Vi lister her opp de tjenesteområdene hvor over 50 prosent av respondentene har krysset av for 5 eller 6. Disse områdene/tema er: PPT Skole o Ordinært undervisningstilbud o Tilbud om spesialundervisning/tilpasset opplæring Omsorgstjenesten Barnevern Selskapskontroll Samferdsel Barnehager (økonomi) Oppfølging politiske vedtak KOMREV TRØNDELAG IKS 11
Investeringer Økonomistyring 3 Referanser KOSTRÅ-tall 2008, 2009, 2010, SSB Rapport fra tilsyn med Undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn ved Steinkjer kommune, barneverntjenesten 2011. Helsetilsynet Årsbudsjettet 2012. Økonomiplan 2012-2015. Rådmannens forslag 27.oktober 2011. Strategidokument 2012-2015. Steinkjer kommune Årsberetning Steinkjer kommune 2010 Årsmelding for 2009 Kvalitetsmelding for skole 2011. Tiltaksplan for 2012 Kommunedelplan. Klima- og energi (2010-2013) Kommuneplan for Steinkjer (2010-2013) Arbeids- og velferdspolitikken i Steinkjer kommune. Arbeid, aktivitet og mestring for unge sosialhjeplsmottakere. Innstilling fra politisk arbeidsgruppe 4. mars 2011. 4 Forvaltningsrevisjoner i forrige periode Gjennomgang av barneverntjenesten 2009 Økonomistyring (2010) Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon. Steinkjerbygg AS (2011) Pågående prosjekt: Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon. Steinkjerhallen AS. KOMREV TRØNDELAG IKS 12
KOSRTRA- Utvalgte nøkkeltall, kommuner - nivå 1. 2010 og 2011 (2011- ureviderte tall). Kilde: SSB KOMREV TRØNDELAG IKS 13
PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON NORD-TRØNDELAGFYLKESKOMMUNE 5 Forslag til tema for forvaltningsrevisjon 2012-2015 uprioritert liste Økonomisk styring og budsjettprosess Økonomisk styring i enkelte enheter og avdelinger. Utvalget av avdelinger og/eller enheter bør ses i sammenheng med eventuelle merforbruk i løpet av perioden (2012-2015). Dette vil være en oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjon fra 2010. Annen vinkling er å vurdere budsjettprosessen, med fokus på forutsetninger som ligger til grunn for budsjettene. Samarbeid gjennom INVEST Hvordan kommunen når målsettinger gjennom INVEST-sarnarbeidet. Det er her rom for ulike avgrensinger, kan eksempelvis se på ulike tjenesteområder. IKT Intern kontroll Oppvekst og forebygging Finansiering av barneha edrift Samhandlingsreform folkehelse og TjenestetiIbud rus/psykiatri Flykning- og aktivitetstjenesten. Miljø Mulig vinkling til forvaltningsrevisjon med tema IKT kan avgrenses til å omhandle ulike forhold, eksempelvis utgiftsutvikling, innkjøp, oversikt over utstyr, brukerstøtte-funksjonen, og samarbeidet gjennom INVEST. Sektorovergripende intern kontroll med fokus på system og rutiner. Innenfor oppvekst og forebygging, et kan det velges ulike avgrensninger: Rutiner for samhandiing mellom ulike instanser som sikrer forebygging tidlig innsats Spesialundervisning og hvordan kommunen praktiserer tilpasset opplæring gjennom den ordinære undervisningen. Opplæringstilbudet til minoritetsspråklige elever, som kan omfatte undervisningstilbud og finansiering. Måloppnåelse ift. kommunens arbeid med å få flere unge sosialhjelpsmottakere i arbeid/aktivitet Gjennomgang finansiering av barnhagedriften. Styringsinformasjon, oppfølging av inngåtte avtaler, ressursbruk, iva retar folkehelseperspektivet. Gjennomgang av tjenestetilbudet inne rus og psykiatri, med mulighet for ulike vinklinger; organisering, ressursbruk, brukertilfredshet, målo nåelse o samarbeid med andre instanser. Gjennomgang av tjenestetilbudet med mulighet for ulike vinklinger; organisering, ressursbruk, brukertilfredshet, måloppnåelse og samarbeid med andre instanser. Vurdere mål og resultater i miljøarbeidet organisering og oppgavefordeling, og hvordan kommunen Vedlikehold Hvordan kommunen jobber med systematisk veldikehold av bygg og veg. Annen vinkling kan være hvordan hensynet til I fremtidige drifts- og vedlikeholdsbehov blir ivaretatt i utbyggingssaker og anskaffelser. 15