MØTEBOK Side 1 av 10 Sak nr : RS-42/07: VEDTEKTER OG SAMARBEIDSAVTALE OM VNK OG RS-47/07 REGIONSTYRET OPPFØLGING ETTER KOMMUNE STYREBEHANDLINGEN Det vises til sak R-30/07.d.å. der Regionrådet gikk gjennom utkast til vedtekter / samarbeidsavtale vedr VNK og regionstyret samt et økonomigrunnlag for fastsettelse av kommunetilskuddene. Regionrådet fattet følgende vedtak: Regionrådet vil tilrå overfor kommunestyrene å fatte følgende vedtak: 1. styret NN slutter seg til det framlagte utkast til vedtekter og samarbeidsavtale om (VNK) og regionstyret for perioden 01.07.07. til 31.12.11, men der det tidligere avtalte kommunetilskuddet for 2007 opprettholdes. 2. styre NN sin intensjon ved behandlingen av disse vedtektene er av valdreskommunenes samlede årlige tilskudd til VNK i perioden 2008-11 fastsettes til 3,8 mill.kr. uten indeksregulering. Beløpet fordeles på de seks respektive kommuner i hht folkemengden pr. 01.01.2008. 3. styre NN gir regionstyret fullmakt til å samordne evt mindre avvik mellom kommunene ved den kommunale behandling. I denne sak vil det bli orientert om kommunestyrebehandlingen og lagt opp til stillingtagen til endelig utforming. Dette i hht pkt. 3 i ovenstående vedtak, som alle kommunestyrene har sagt seg enige i. styrebehandlingen.//. Vedtekter / samarbeidsavtale og økonominotat fra behandlingen av sak RS-30/07 samt saksframstillingene fra kommunestyrebehandlingen følger vedlagt. (Fra Øystre Slidre foreligger så langt bare rådmannens forslag). Nedenfor er det skilt mellom omtalen av kommunetilskuddet og andre momenter. tilskuddet Vestre Slidre og Etnedal har fullt ut sluttet seg til Regionrådets tilrådning. Det samme har Nord-Aurdal og Vang, men begge med følgende presisering: Valdreskommunenes samlede tilskudd til VNK i perioden 2008-2011 fastsettes etter en nærmere vurdering som en del av kommunestyre-
MØTEBOK Side 2 av 10 nes behandling av budsjett 2008 / rullering av økonomiplaner for 2008-11. Vedr. det økonomiske har Sør-Aurdal i pkt. 2 foreslått at nivået på kommunetilskuddene fastsettes nærmere senere, og er enig i fast beløp over 4 år og fordeling etter folketall pr. 01.01.2008. Øystre Slidre skal behandle saken den 30.08.d.å., og rådmannen har her innstilt på at fastsettelsen av bevilgningene 2008-2011 tas opp i tilknytning til økonomiplanen for perioden. Ut fra det ovenstående har 2 av kommunene gått inn for forslaget på 3,8 mill.kr, 2 kommuner har vedtatt det samme med det tillegg at dette bør fastlegges som en del av kommunenes behandling av økonomiplane 2008-2011, mens 2 av kommunene ikke har tatt stilling til beløpet og bare vist til at dette må behandles senere. Regionsjefen orienterte rådmannsutvalget om økonominotatet, som var vedlagt Regionrådets behandling i sak R-30/07. I det flere av kommunene har påpekt den sterke økningen fra forrige periode (2,7-3,8 mill.kr.) ble følgende forhold nevnt: Prisstigning 300 Tilskudd Valdres Næringshage AS 400 (tidl.vanu midler) Husleierefusjon fra NAK bortfalt 200 Møte- og ledergodtgjørelse 50-100 For øvrig ble det påvist at kommunetilskuddet til Regionrådet hadde avtatt gradvis fra ca 9 o/oo i 1992-94 til 5,3 o/oo i 2000-03, og 4,2 o/oo i 2004-07, og at 3,8 mill.kr. i 2008-11 utgjør ca. 5 o/oo. Det ble også påpekt de økte intensjoner etableringen av VNK innebærer for det regionale samarbeid. På den annen side ble det nevnt at tiltaksmidlene var økt vesentlig fra tidligere. Rådmennene var enige om at tilskuddet til VNK var en del av budsjettprosessen i den enkelte kommune, og ble enige om å foreslå et årlig bidrag til VNK på 3,5 mill.kr. årlig i 4 årsperioden. Andre momenter:
MØTEBOK Side 3 av 10 Sør-Aurdal har på side 2 i sin saksframstilling utover det økonomiske påpekt en del momenter til nærmere vurdering: a) Tidligere samarbeidsavtale hadde en formulering om at kommunene skal kunne utvikle seg etter sin egenart ( 2-formål). Så lenge det er 6 selvstendige kommuner som skal samarbeide, og det er flere ting som ikke omfattes av VNK, bør det vurderes om ikke denne formuleringen fortsatt bør være med i en eller annen form. b) Møtene i nåværende regionstyre og regionråd skal holdes for åpne dører (samarbeidsavtalens 3). Hvordan vil dette bli i VNKs organer? c) Nåværende regionråd er representantskap for Valdres kommunale renovasjon (samarbeidsavtalens 4). Hvem skal ha denne funksjonen under den nye organiseringen? d) De private aktører / næringslivet har en viktig funksjon i VNK. En har forstått det slik at forholdet mellom næringslivet og kommunene /regionstyret skal avtales gjennom partnerskapsavtaler. Hvis det blir slike avtaler, vil det bli uoversiktlig. Det bør derfor vurderes om ikke vedtektene / samarbeidsavtalen bør inneholde noen hovedpunkter om hvilke rettigheter / plikter næringslivet har i VNK. Hva skjer for eksempel ved nedlegginger eller vesentlige omorganiseringer i næringslivets organisasjoner? e) Vedr. 9 om økonomi, kommenteres nedenfor (i SAK sin saksframstilling. f) Det er forutsatt at vedtektene / samarbeidsavtalen skal gjelde for 4 år. Det er mye nytt som skal på plass i forbindelse med VNK, og det bør foretas en gjennomgang av vedtekter / samarbeidsavtale etter 2 år. Regionsjefen har forståelse for flere av disse momenter, men mener pkt. b) er det eneste som bør føre til endringer i avtaleteksten (som ingen andre har hatt merknader til). Det foreslås at 8 1. setning endres til: Det utarbeides en årlig møteplan for de ordinære møter i Valdresrådet, Utviklingsstyret og regionstyret, som alle holdes for åpne dører For øvrig bør styret i VNK ta initiativ til vedtektsendring om at VKRs representantskap bør bestå av de kommunevalgte representanter i Valdresrådet.
MØTEBOK Side 4 av 10 Vedr avtalemissige forhold til næringslivet som kan skifte over tid, og som for en del ennå ikke er forhandlet / inngått vil det være vanskelig å ta inn for mye i samarbeidsavtalen / vedtektene. Ønskeligheten av inngåelse av flerårige partnerskapsavtaler tilsier at samarbeidsavtaleperioden bør være 4 år. I saksframstillingen til Øystre Slidre kommunestyre har rådmannen også påpekt en del momenter, som kan bli aktuelle å kommentere. For øvrig har senere drøftelser resultert i at lederen av Uviklingsstyret som i vedtektene er titulert utviklingsleder bør omtales som styreleder. Regionsjefen vil overfor regionstyret fremme følgende FORSLAG TIL VEDTAK: 1. vil tilrå at kommunene fastsetter det årlige tilskuddsbeløp (x i avtaleutkastet) til til x kr. 2. vil for øvrig be om at det i teksten i vedtektene / samarbeidsavtalen gjøres følgende endringer: a) 8, 1. setning endres til: Det utarbeides en årlig møteplan for de ordinære møter i Valdresrådet, Utviklingsstyret og regionstyret, som alle holdes for åpne dører. b) Siste ord i 3 om Utviklingsstyret endres til styreleder i stedet for utviklingsleder. 3. Styret i VKR anmodes om å ta initiativ til at de politisk valgte medlemmer i Valdresrådet utgjør representantskapet i VKR.. I møtet ble Øystre Slidres vedtak referert, og i tillegg til rådmannens forslag ble det vedtatt et nytt punkt 4 som lød: styret gjev regionstyret fullmakt til å drøfte og evt innarbeide dei 9 punkta frå rådmannen. Det ble også drøftet hvorvidt det var politikere / rådmenn som skulle gi sin tilrådning på årlige tilskuddsbeløpet. Det ble etter dette foretatt en rask gjennomgang av de 9 punktene fra Øystre Slidre og enighet om å drøfte saken nærmere i neste regionsty-
MØTEBOK Side 5 av 10 remøte dette evt etter at organisasjonsutvalget har vurdert saken på nytt. VEDTAK I REGIONSTYRET : Saken utsettes til neste regionstyremøte... I forberedelsen til møte den 15.09. har saken også vært forelagt organisasjonsutvalget til vurdering, og i denne sammenheng ble både Sør-Aurdal og Øystre Slidre sine innspill drøftet. Sør-Aurdal sine innspill (a-f) er gjengitt på side 3 i saksframstillingen, og organisasjonsutvalgets vurderinger av disse punktene var: a) og d): Kan vurderes ved en framtidig vedtektsendring b): OK ihensyntas ved endring av 8.1 c): OK, styret i VKR anmodes om å ta initiativ til at de politiske valgte medlemmer i Valdresrådet utgjør representantskapet i VKR. e): Avklares ved Valdreskommunene sin behandling av økonomiplanene for 2008 f): Avvises avtaleperioden bør være 4 år, jfr fundament for partnerskapsavtaler mv. Øystre Slidre har gitt innspill på følgende 9 punkter i sin sak: 1. Hierarkiet mellom Valdresrådet, Utviklingsstyret og merkevarestyret går ikkje klart fram. Valdresrådet er det overordna organet, styret er underlagt dette. Merkevarestyret er igjen underlagt Utviklingsstyret. 2. Ordførarane sin representasjon i utv skal rullere etter ein fast rekkjefølgje (pkt 2 i kommunestyret sitt vedtak i sak 005/07), noe som ikkje går klart fram av vedtektene. Dette skal sikre representasjon frå alle kommunar i ein kommunevalperiode og lik representasjon mellom kommunane (over tid). 3. Det bør inn i vedtektene at møta i dei styrande organa er opne (jamfør kommunelova 31). 4. vert eit reint samarbeidsorgan mellom kommunane, i motsetning til parken der næringslivet er partnar. Det kunne difor vere naturleg å ta reglane om regionstyret ut i frå dette dokumentet. 5. Oppland fylkeskommune bør (berre) ha plass i regionstyret når det handsamar saker som gjeld bruk av parterskapsmiddel.
MØTEBOK Side 6 av 10 6. Dersom kommunane får delegert nye oppgåver er det desse som må ta stilling til om ein vil delegere oppgåvene til Valdresrådet. Difor bør 4,2. avsnitt, 4. strekpunkt endrast til eventuelle større oppgaver som delegeres til kommunesektoren frå stat / fylke og som frå stat / fylke og som kommunene ønsker å legge til Valdresrådet. 7. Det bør presiserast at det overordna ansvaret for å forvalte merkevaren ligg hjå utv (medan Merkevarestyret har eit sjølvstendig ansvar for den detaljerte og daglege forvaltninga dette ansvaret må definerast). Dette kan med fordel takast inn som nytt strekpunkt 8 4. 8. I dei regionale organa har rådmennene møte-, tale- og forslagsrett. Det ville truleg styrke forankringa i og tilknytinga til kommunane dersom ein vidareførte ei slik ordning i dei styrande organa i parken. 9. Valdres natur- og kulturpark skal betale møtegodtgjering til alle medlemmar av dei styrande organa med unntak av ordførarane. At ein utelet ordførarane gjer at parken ikkje møter dei reelle kostnadane med aktiviteten sin. Rådmannen meiner difor parken bør betale kommunane møtegodtgjering for dei møte ordførarane deltek på, på lik line med øvre medlemmar. Dette har også vore Øystre Slidre kommune sitt standpunkt tidlegare. og organisasjonsutvalgets vurdering av disse punktene er: 1-3, 6-7: OK, ihensyntas ved nedenforstående endring av 3,4,5 og 8 4: Kan vurderes ved en framtidig vedtektsendring 5: Avvises synspunktene går heller på økt medvirkning fra OFK 8: VNK er organisert i hht 27 i kommuneloven og det betyr at rådmannen har møte-, tale- og forslagsrett i VNKs organer. Hvorvidt dette skal synliggjøres i vedtektene er en annen ting, men dette er tatt inn i organisasjonsutvalgets forslag. 9: Avvises Valdresrådet hadde innspill på at lederen i Utviklingsstyret bør tituleres som Styreleder i stedet for utviklingsleder. Organisasjonsutvalget var enig i dette.
MØTEBOK Side 7 av 10 For øvrig ba Valdresrådet om at Utviklingsstyret vurderer OFKs rolle i VNK fram til Valdresrådets møte den 21.11.d.å. Både OFKs deltakelse i VNK og størrelsen på kommunetilskuddet må avklares før samarbeidsavtalen / vedtektene kan underskrives. Organisasjonsutvalgets forslag til vedtektsendringer: 3 1.ledd endres til: (VNK) har følgende organer: Valdresrådet som det overordna organ Jfr 4 Utviklingsstyret som er underlagt Valdresrådet jfr 5 Merkevarestyret som igjen er underlagt Utviklingsstyret jfr 6 I tillegg til VNKs organer opprettholdes regionstyret for å ivareta ansvaret for saker og utviklingstiltak av felles interesse mellom kommunene som ikke ivaretas av VNK. 3 Nytt 4. ledd Rådmennene har møte-, tale- og forslagrett i VNKs organer i hht 27 i kommuneloven. 3 2. ledd under Utviklingsstyret tilføyes:. etter fast rekkefølge., og endres således til: Vedrørende ordførerne blir disse valgt for 1 ½ år og rulleres etter fast rekkefølge slik at én av ordførerne går ut og én ny kommer inn i styret hvert halvår. De ordførerne som ikke er medlemmer er personlige varamedlemmer. 3 3. ledd under Utviklingsstyret her erstattes utviklingsleder med styreleder, slik at dette endres til: Utviklingsstyret konstituerer seg selv og bestemmer funksjonstid for leder og nestleder. Lederen for Utviklingsstyret tituleres styreleder. 4 2. avsnitt, 4. strekpunkt her strykes siste setning egner seg for regionalt samarbeid og erstattes med kommunene ønsker å legge til Valdresrådet
MØTEBOK Side 8 av 10 Hele strekpunkt 4 endres til: - følge opp utviklingssaker kommunene / næringslivet ønsker å løse regionalt evt større oppgaver som delegeres til kommunesektoren fa stat / fylke og som kommunene ønsker å legge til Valdresrådet. 5 Vedr. Utviklingsstyrets ansvar, så tilføyes følgende setning: Utviklingsstyret har det overordnede ansvaret for å forvalte merkevaren. 8 I første setning tas det inn presisering om at alle møtene holdes for åpne dører dette ved at 1. setning endres til: Det utarbeides en årlig møteplan for de ordinære møter i Valdresrådet, Utviklingsstyret og regionstyret, som alle avholdes for åpne dører. Vedr. kommunetilskuddets størrelse (jfr x i avtaleutkastet) vises det til omtalen på side 1 og 2 i saksframstillingen. Situasjonen er her at Regionrådet i sak R-30/07d.å. enstemmig foreslo at kommunetilskuddene ble fastsatt til 3,8 mill.kr. uten indeksregulering, mens rådmennene har blitt enige om å fremme forslag om 3,5 mill.kr. i sine saksframstillinger. Administrasjonssjefen har i eget vedlegg til sak R-30/04 gitt uttrykk for sitt forslag, og vil tilrå at regionstyret følger opp Regionrådets tilrådning. Uansett er det viktig at kommunene her fatter likelydende vedtak for kommunetilskuddet i 4 års perioden. Administrasjonssjefen vil fremme følgende FORSLAG TIL VEDTAK: 1. vil i samsvar med den enstemmige tilrådning fra Regionrådet i sak R-30/07 tilrå at kommunene fastsetter det årlige tilskuddsbeløp til til 3,8 mill.kr. i perioden 2008-2011. 2. slutter seg til organisasjonsutvalgets forslag til vedtektsendringer slik disse er formulert i saksframstillingen. 3. vil avvente Utviklingsstyrets behandling av OFKs deltakelse og kommunestyrenes fastsettelse av kommunetilskuddet før avtalen endelig kan undertegnes.
MØTEBOK Side 9 av 10 4. anmoder styret i Valdres Kommunale renovasjon (VKR) om å ta initiativ til vedtektsendring slik at de politiske valgte representanter i Valdresrådet utgjør representantskapet i selskapet... I regionstyrets møte den ble drøftelsene i stor grad konsentrert om de økonomiske tilskudd som rådmennene har foreslått å redusere dette til 3,5 mill.kr. årlig. Gro Lundby framlag følgende forslag til nytt pkt. 1: mener en sterkere satsing på utviklingsarbeidet gjennom VNK må gjennomføres i perioden 2008-2011. vil tilrå at kommunestyrene fastsetter tilskuddet for 2008 til 3,5 mill.kr. Intensjonen er at minimum dette beløpet bevilges årlig i perioden. Etter en prøveavstemming ble de 5-1 stemmer til fordel for dette. Eivind Brenna foreslo følgene tilleggspunkt til ovenstående forslag: Forutsatt at fylkeskommunen er med på å satse ekstra på VNK er det en målsetting å øke kommunetilskuddet til 3,8 mill.kr. pr år. Fra OFK ble det antydet at størrelsen på rammebeløpet på 2,5 mill.kr. til PA avtalen vil bli vurdert i OFKs budsjettprosess, og det ble også påpekt viktigheten av for øvrig å fremme forslag overfor OFK i RHP prosessen. Videre ble det vist til at Valdresrådet i sak V-15/07 hadde gitt Utviklingsstyret i oppdrag å vurdere OFK sin rolle i VNK og fremme forslag i Valdresrådets møte den 21.11.d.å. På dette grunnlag ble det enighet om å stryke punkt 3 i forslaget til vedtak. Som oppfølging av det ovenstående ble det fattet følgende VEDTAK: 1. mener en sterkere satsing på utviklingsarbeidet gjennom VNK må gjennomføres i perioden 2008-2011. vil tilrå at kommunestyrene fastsetter tilskuddet for 2008 til 3,5 mill.kr. Intensjonen er at minimum dette beløpet bevilges årlig i perioden.
10 MØTEBOK Side 10 av Forutsatt at fylkeskommunen er med på å satse ekstra på VNK er det en målsetting å øke kommunetilskuddet til 3,8 mill.kr. pr år. 2. slutter seg til organisasjonsutvalgets forslag til vedtektsendringer slik disse er formulert i saksframstillingen. 3. anmoder styret i Valdres Kommunale renovasjon (VKR) om å ta initiativ til vedtektsendring slik at de politiske valgte representanter i Valdresrådet utgjør representantskapet i selskapet.