Organisasjonsveiledning for tillitsvalgte i Hageselskapet
Innholdsfortegnelse 1. Fakta om Det norske hageselskap 2. Vedtekter 3. Organisasjonsoppbygging 4. Drift av fylkesavdelinger 5. Drift av lokallag 6. Markedsføring og profilering 7. Nettportalen 8. Rapportering og tidsfrister 9. Hedersbevisninger og diplomer 10. Skjemaer og maler
1. FAKTA OM DET NORSKE HAGESELSKAP Visjon: Det norske hageselskap skal arbeide for å bedre menneskers livskvalitet gjennom grønne opplevelser. Mål: Det norske hageselskap skal være den selvfølgeligste kunnskaps-, informasjons- og interesseorganisasjon for alle med interesse for hage og grønt nærmiljø i Norge. Strategi: Det norske hageselskap skal benytte inspirasjon, motivasjon og informasjon som virkemiddel i sitt arbeid. Vi skal primært nå våre mål gjennom effektivt og målrettet arbeid i egen organisasjon, samt å tilby grøntfaglige tjenester til det offentlige og institusjoner. Det norske hageselskap er en landsomfattende, frittstående og ideell kultur- og miljøorganisasjon som er åpen for alle. (Se 2. vedtekter) Vi ble etablert i 1884 under navnet Selskabet Havedyrkningens Venner. I 1939 ble navnet endret til Det norske hageselskap, og i dag benytter vi Hageselskapet som navn i dagligtale sentralt, på fylkesnivå (Hageselskapet Hordaland), og på lokallags nivå (Hageselskapet Alta). Hageselskapet har 19 fylkesavdelinger ca 380 lokallag og ca 26.000 medlemmer. Administrasjonen er lokalisert i Oslo. Hageselskapet er utgiver av Norges største hagetidsskrift, Norsk Hagetidend, som første gang ble utgitt i 1885. H.M. Dronning Sonja er organisasjonens høye beskytter.
2. VEDTEKTER I tillegg til Hageselskapets sentrale vedtekter er det utarbeidet retningsgivende normalvedtekter for fylker og lag. Fylkenes vedtekter skal godkjennes av landsstyret og lagenes av den respektive fylkesavdeling. Det er lagt vekt på å lage vedtektene for fylker og lag informative slik at de kan benyttes som veiledere i den daglige drift. 2b. DE SENTRALE VEDTEKTER Vedtekter for Det norske hageselskap Vedtatt av representantskapet 9.6.2001 med redaksjonelle endringer vedtatt 8.6.2002, og med endring vedtatt av representantskapet 9.6.07, 9.6.12 og 14.6.2014 1 Formål Det norske hageselskap er en landsomfattende, frittstående og ideell kultur- og miljøorganisasjon som er åpen for alle. Det norske hageselskaps formål er å fremme hageglede, bærekraftig hagekultur og landskapspleie, samt grønne omgivelsers positive helseeffekt for det enkelte menneske, familien og samfunnet. 2 Arbeidsområde Det norske hageselskap skal: 1 holde nær kontakt og utvikle samarbeid med regionale avdelinger og bidra til god utvikling i organisasjonen for at regionale avdelinger og lokallag skal kunne skape gode og trivelige arenaer for fremme av hagesaken. 2 bidra til at Hageselskapets regionale avdelinger og lokallag oppdateres på resultater og erfaringer fra forskning i det grønne arbeidsområdet. 3 Medlemskap Medlemmer av Det norske hageselskap er alle som har betalt kontingenten. Alle tillitsvalgte i organisasjonen må være medlemmer. Landsstyret kan etablere differensierte medlemskapsformer. Æresmedlemmer: Personer som har gjort en særdeles fremragende innsats for hagesaken og organisasjonen gjennom praktisk eller vitenskapelig arbeid, kan utnevnes til æresmedlemmer. Æresmedlemmer utnevnes av landsstyret. Antallet æresmedlemmer kan høyst være 20.
4 Organisasjonsoppbygging Det norske hageselskaps organisasjon består av. 1. Lokale lag. Vedtektene for disse skal godkjennes av den avdeling som lokallaget er tilsluttet. 2. Regionale avdelinger. De geografiske grenser og vedtektene skal godkjennes av landsstyret. 3. Landsstyret ( 8 og 9). 4. Representantskapet ( 5). 5 Representantskapet Representantskapet er Det norske hageselskaps høyeste myndighet. Det er sammensatt av 1. Representantskapets ordfører og varaordfører som velges hvert år. 2. Landsstyret ( 8). 3. 2 representanter fra hvert fylke pr 01.01.2002. Dersom det innen ett fylke etableres flere regionavdelinger, kan disse samlet ha 2 representanter. Dersom 2 regionavdelinger som i utgangspunktet har 2 representanter hver slås sammen, kan den nye regionavdelingen ha 4 representanter. 6 Representantskapsmøtet Ordinært representantskapsmøte holdes hvert år innen 15. mai. Møtet gjøres kjent i Norsk Hagetidend og på Det norske hageselskaps nettsider minst tre måneder før det skal holdes. Representantskapet får innkalling fra ordføreren. Minst tre uker før møtet skal saksliste, landsstyrets årsrapport og revidert årsregnskap, samt retningsgivende budsjett for kommende år være distribuert til representantskapet. Representantskapet skal: 1. Velge to representanter (ikke blant landsstyrets medlemmer) som sammen med ordføreren skal undertegne protokollen. 2. Behandle landsstyrets årsrapport. 3. Behandle revidert årsregnskap. 4. Behandle landsstyrets forslag til strategiske føringer og retningsgivende budsjett for kommende år.
5. Velge: a) Ordfører og varaordfører. b) Leder til landsstyret ( 8). c) Styremedlemmer og varamedlem til landsstyret ( 8). d) Nestleder til landsstyret ( 8). e) Valgkomité på tre medlemmer som velges for tre år, hvorav en trer ut hvert år. Representantskapet skal vedta instruks for valgkomiteen. Valgene skal være skriftlige dersom det foreligger flere forslag til samme verv, eller når minst én representant krever det. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning. 6. Velge en statsautorisert eller registrert revisor. 7. Fastsette styrehonorar for landsstyret. 8. Behandle andre saker som landsstyret ønsker skal legges fram for representantskapet, eller som er kommet inn fra Det norske hageselskaps medlemmer, regionavdelinger eller lokallag. For at en sak skal kunne behandles, må den sendes til landsstyret minst to måneder før representantskapsmøtet skal holdes. Landsstyret legger den fram for representantskapet med forslag til vedtak. Landsstyrets medlemmer har ikke stemmerett under punktene 2, 3, 6 og 7. Representantskapet er beslutningsdyktig når det er innkalt etter vedtektene og minst halvparten av de som har stemmerett er til stede. Alle saker som behandles, bortsett fra vedtektsendringer ( 10), avgjøres ved alminnelig flertall. Ingen kan avgi mer enn én stemme eller avgi stemme ved fullmakt. Ved stemmelikhet avgjør ordførerens stemme, bortsett fra ved valg. 7 Ekstraordinært representantskapsmøte Ekstraordinært representantskapsmøte kan holdes når landsstyret finner det påkrevet, eller når en tredel av representantene krever det. Informasjon om ekstraordinært representantskapsmøte skjer på samme måte som for representantskapsmøte, minst 14 dager før møtet. I et slikt møte kan det ikke behandles andre saker enn de som er ført opp på sakslisten. 8 Landsstyret Landsstyret består av leder, nestleder og seks andre styremedlemmer. Leder, nestleder, fem styremedlemmer og ett varamedlem velges av representantskapet etter forslag fra en valgkomité på tre medlemmer. Det norske hageselskaps ansatte oppnevner selv ett styremedlem med personlig varamedlem. Valg- og oppnevningsperioden er to år for lederen og alle styremedlemmene. Nestleder velges blant de valgte styremedlemmene for ett år. Av de fem valgte styremedlemmene er tre og to på valg hvert annet år, første gangen etter loddtrekning. Vedtak i landsstyret blir gjort med alminnelig stemmeflertall. Ved stemmelikhet avgjør møtelederens stemme. For at et vedtak skal være gyldig, må minst fem ha stemt. Hageselskapets direktør har møterett og møteplikt på landsstyrets møter og fungerer som landsstyrets sekretær. Det norske hageselskaps medlemmer, regionale avdelinger eller lokallag kan fremme saker for landsstyret.
9 Landsstyrets oppgaver Landsstyret skal: 1. Lede virksomheten i samsvar med vedtektene og representantskapsvedtak. 2. Vedta virksomhetsplan og budsjett for kommende år. 3. Ansette direktør. Representantskapets ordfører deltar med stemmerett. 4. Sette ned utvalg med gitt mandat ved behov. Hvis utvalget skal arbeide med lønns- eller personalsaker, skal de ansattes representant delta. 10 Vedtektsendringer Forslag til endring i vedtektene må sendes til landsstyret innen 1. januar. Forslag skal behandles av landsstyret og deretter gjøres kjent for styrene i regionavdelingene og lokallagene senest to måneder før forslaget legges fram på representantskapsmøtet. Vedtak om vedtektsendring krever aksept fra minst 2/3 av de avgitte stemmer. På ekstraordinært representantskapsmøte må det ikke gjøres vedtak om endring i vedtektene, dersom det ikke har vært behandlet på et ordinært representantskapsmøte. 11 Oppløsning Forslag om oppløsning av Det norske hageselskap må offentliggjøres i Norsk Hagetidend minst seks måneder før det legges fram på representantskapsmøtet. I tilfelle forslaget oppnår 2/3 flertall, skal det forelegges neste års ordinære representantskapsmøte til endelig avgjørelse. Det kreves også da 2/3 flertall for å være gyldig. Er oppløsning vedtatt, bestemmer representantskapet hvordan Det norske hageselskaps midler skal brukes innenfor formålet i 1. 2C. NORMALVEDTEKTER FOR FYLKESAVDELINGENE. (region)stiftet: Vedtektene vedtatt: Godkjent: Hageselskapets normalvedtekter har som mål å sikre de formelle krav til demokratisk styring av organisasjonen, og en forsvarlig forvaltning av økonomien. De skal også bidra til å styrke fellesskapspreget i organisasjonens enkelte ledd. Lokale tilpasninger utover dette vil som hovedregel bli akseptert.
1 NAVN OG FORMÅL Hageselskapet («regionavdelingen») er en del av Det norske hageselskap («Hageselskapet») og arbeider i samsvar med organisasjonens visjon, vedtekter og arbeidsplan. Regionavdelingen er en sammenslutning av Hageselskapets lokallag i regionen («lokallagene»). Endring av geografiske grenser skal behandles av regionens representantskapsmøte og godkjennes av Landsstyret. Regionavdelingen er en egen juridisk enhet. Det norske hageselskaps formål er å fremme hageglede, bærekraftig hagekultur og landskapspleie, samt grønne omgivelsers positive helseeffekt for det enkelte menneske, familien og samfunnet. 2 ARBEIDSOMRÅDE Regionavdelingen søker å nå sine mål ved å: 1. Holde nær kontakt og styrke samarbeidet mellom lokallagene i regionen, og med Hageselskapets administrasjon. 2. Samarbeide med regionale myndigheter og fagfolk som kan fremme Hageselskapets formål. 3. I samarbeid med lokallagene skaffe kyndig hjelp og rettledning, organisere kurs og planlegge foredrags- og diskusjonsmøter, hagevandringer, felles utferder m.m. 4. Arbeide for å opprette nye lokallag der det er naturlig grunnlag for slike. 5. Sette ned utvalg ved behov. 6. Profilere og markedsføre hagesaken og Hageselskapets visjon. 7. Bidra til å gjennomføre Hageselskapets Strategiske føringer. 8. Medvirke til at Hageselskapets enhetlige profilprogram følges. 9. Bidra til å bygge et positivt omdømme for Hageselskapet. 3 MEDLEMSKAP Hageselskapets lokallag i regionen er medlemmer. 4 REPRESENTANTSKAPET Representantskapet er regionavdelingens høyeste myndighet og er sammensatt av: 1. To representanter for hvert av lokallagene i regionen. 2. Styrets medlemmer. 5 REPRESENTANTSKAPSMØTET Ordinært representantskapsmøte skal holdes hvert år innen utgangen av november. Møtet skal gjøres kjent for lokallagene minst to måneder før det skal holdes. Innkalling, saksliste og alle saksdokumenter som regionavdelingens årsrapport, regnskap m.v. skal sendes representantene minst 14 dager før møtet.
Representantskapet skal: 1. Velge ordstyrer, referent og to personer til å underskrive protokollen. 2. Behandle regionavdelingens årsrapport. 3. Behandle regionavdelingens reviderte årsregnskap. 4. Behandle forslag til arbeidsplan og budsjett for det kommende år fra styret i regionavdelingen. 5. Velge: a) Leder. b) Styremedlemmer og varamedlemmer i samsvar med 8. c) Velge valgkomité på tre medlemmer. d) Velge en representant, i tillegg til lederen, til Det norske hageselskaps representantskaps møte i samsvar med 5 pkt. 3 i vedtektene for Hageselskapet. Valgene skal være skriftlige dersom det foreligger flere forslag til samme verv, eller når en representant krever det. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning. 6. Velge to revisorer med to års funksjonstid, eller en statsautorisert revisor for 2 år. 7. Behandle andre saker som er ført opp på den utsendte sakslisten. Saker som lokallag eller et lokallagsmedlem vil ha behandlet av representantskapet, må sendes til styret minst en måned før representantskapsmøtet holdes. Styret drøfter de saker som kommer inn og legger dem fram for representantskapet sammen med forslag til vedtak. Styret har ikke stemmerett under punktene 2, 3 og 6. Representantskapet er beslutningsdyktig når det er innkalt etter vedtektene. Når ikke annet er nevnt i vedtektene, avgjøres saker ved alminnelig flertall. Ingen kan avgi mer enn én stemme eller avgi stemme ved fullmakt. Ved stemmelikhet avgjør leders stemme, bortsett fra ved valg. 6 RAPPORTERING Godkjent årsrapport, regnskap og resultatene av valgene skal sendes Hageselskapets administrasjon straks etter representantskapsmøtet. Tilsvarende gjelder for rapporter fra de tilhørende lokallagene. 7 EKSTRAORDINÆRT REPRESENTANTSKAPSMØTE Ekstraordinært representantskapsmøte kan holdes når styret finner det påkrevet, eller når en tredel av lokallagene krever det. Innkalling til ekstraordinært representantskapsmøte må sendes ut skriftlig minst 14 dager før møtet. I slikt møte kan det ikke behandles andre saker enn de som er ført opp på sakslisten. 8 STYRET Styret i regionavdelingen består av leder og fire medlemmer. Inntil 2 varamedlemmer kan velges ved behov. Etter forslag fra valgkomiteen velger representantskapet først og ved særskilte valg: Leder for ett år og styremedlemmer for to år. Av de fire valgte styremedlemmer er to på valg hvert år (første gang etter loddtrekning). Styret velger hvert år et av styremedlemmene til nestleder. Styret velger selv om det vil nedsette et
arbeidsutvalg og om styremedlemmene skal ha egne funksjoner som sekretær, kasserer, studieleder, mediekontakt m.v. Styret kan også velge å legge slike funksjoner utenfor styret, eventuelt ved kjøp av tjenester eller tilsetting. Funksjonstid for styreleder er normalt inntil seks år og for styremedlemmer normalt inntil åtte år. 9 STYRETS OPPGAVER Styret leder regionavdelingens arbeid og forvalter midlene i samsvar med vedtekter, arbeidsplan, budsjett og andre vedtak fattet av representantskapet. Vedtak i styret avgjøres ved alminnelig flertall. Ved stemmelikhet avgjør leders stemme. Et styrevedtak er gyldig når minst tre styremedlemmer har stemt. 10 VEDTEKTSENDRINGER Forslag til endringer i vedtektene kan fremmes av styret eller lokallag. Forslag skal sendes til styret minst tre måneder før representantskapsmøtet. Forslag om vedtektsendring skal gjøres kjent for styrene i lokallagene senest to måneder før det legges fram for representantskapet. Styret behandler innkomne forslag og legger de fram for representantskapet sammen med forslag til vedtak. Forslagene skal distribueres sammen med innkallingen. Vedtak om vedtektsendring krever aksept fra minst 2/3 av de avgitte stemmer. På ekstraordinært representantskapsmøte må det ikke gjøres endring i vedtektene, dersom det ikke har vært behandlet på et ordinært representantskapsmøte. Vedtektsendringer skal sendes Hageselskapets landsstyre for godkjenning. 11 OPPLØSNING/ENDRING AV GRENSER Forslag om oppløsning av regionavdelingen eller endring av geografiske grenser kan ikke foreslås uten at representantskapet i regionavdelingen gjør vedtak om det med minst 2/3 av de avgitte stemmer. Dersom representantskapet i regionavdelingen vedtar forslag om oppløsning eller endring av regionens grenser, skal dette oversendes landsstyret i Hageselskapet for godkjenning. Vedtaket krever 2/3 av de avgitte stemmer. Ved oppløsning av regionavdelingen forvalter landsstyret midlene til det er opprettet en eller flere nye regionavdelinger med godkjent styre og vedtekter. Blir det ikke opprettet ny regionenhet innen fem år, tilfaller eventuelle midler Det norske hageselskap. Vedtatt av representantskapet 14.06.2014
NORMALVEDTEKTER FOR (lokallag ) Stiftet: Vedtektene vedtatt: Godkjent: Hageselskapets normalvedtekter har som mål å sikre de formelle krav til demokratisk styring av organisasjonen og en forsvarlig forvaltning av økonomien. De skal også bidra til å styrke fellesskapspreget i organisasjonens enkelte ledd. Lokale tilpasninger utover dette vil som hovedregel bli akseptert. 1 NAVN OG FORMÅL («laget») er en del av Det norske hageselskap («Hageselskapet») gjennom («regionavdelingen»). Lagets formål er å fremme hageglede, hagekultur, landskapspleie og nærmiljøsaker i samsvar med Hageselskapets visjon, arbeidsplan og vedtekter. Laget er en egen juridisk enhet. Det norske hageselskaps formål er å fremme hageglede, bærekraftig hagekultur og landskapspleie, samt grønne omgivelsers positive helseeffekt for det enkelte menneske, familien og samfunnet. 2 ARBEIDSOMRÅDE Laget søker å oppnå sitt formål ved å: 1. Skape et trivelig hagemiljø for sine medlemmer. 2. Gi medlemmene faglig hjelp og inspirasjon ved foredrags- og diskusjonsmøter, hagevandringer, kurs, studieringer og utflukter. 3. Profilere og markedsføre hagesaken i nærmiljøet og gjennom lokale media. 4. Samarbeide med aktuelle organisasjoner og institusjoner. 5. Verve medlemmer. 6. Søke økonomisk støtte til sin virksomhet fra offentlige og private kilder, inntektsbringende arrangementer eller ved bidrag fra egne medlemmer m.v. 7. Bidra til å gjennomføre Hageselskapets strategiske føringer. 8. Medvirke til at Hageselskapets enhetlige profilprogram følges. 9. Bidra til å bygge et positivt omdømme for Hageselskapet. 3 MEDLEMSKAP
Medlemmer av laget er alle som har meldt seg inn og har betalt den fastsatte årskontingenten til Hageselskapet. Bare medlemmer kan velges inn i styret og/eller som representanter for laget. 4 ÅRSMØTET Årsmøtet er lagets høyeste myndighet og skal holdes hvert år. Tidspunktet for årsmøtet gjøres kjent for lagets medlemmer med minst seks ukers varsel. Innkalling med komplett saksliste og alle saksdokumenter som lagets årsrapport, regnskap m.v. distribueres til medlemmene minst 14 dager før møtet. Årsmøtet skal: 1. Velge ordstyrer, referent og to personer til å underskrive protokollen. 2. Behandle lagets årsrapport. 3. Behandle lagets reviderte årsregnskap. 4. Behandle lagets arbeidsplan og budsjett for det kommende år. 5. Velge: a) Leder. b) Medlemmer og varamedlemmer til styret i samsvar med 7, etter forslag fra en valgkomité på tre medlemmer. c) Velge valgkomité på tre medlemmer. d) Velge en representant, som sammen med lederen, er utsending til regionavdelingens representantskapsmøte. Valgene skal være skriftlige dersom det foreligger flere forslag til samme verv, eller når et medlem krever det. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning. 6. Velge revisor med to års funksjonstid. 7. Behandle andre alle saker som er oppført på sakslisten. Saker som et medlem vil ha behandlet på årsmøtet, må sendes til styret minst en måned før årsmøtet holdes. Styret behandler alle innkomne forslag og legger disse fram på årsmøtet sammen med forslag til vedtak. Styret har ikke stemmerett under punktene 2, 3 og 6. Bare saker som er oppført på sakslisten kan behandles. Ved stemmelikhet avgjør leders stemme, bortsett fra ved valg. Ingen kan avgi mer enn én stemme eller avgi stemme ved fullmakt. 5 EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE Ekstraordinært årsmøte kan holdes når styret finner det påkrevd, eller når en tredel av medlemmene krever det. Informasjon om ekstraordinært årsmøte skjer på samme måte som for årsmøte, minst 14 dager før møtet. I slikt møte kan det ikke behandles andre saker enn de som er ført opp på sakslisten. 6 RAPPORTERING Godkjent årsrapport, regnskap og resultatene av valgene på årsmøtet skal sendes regionavdelingen straks etter årsmøtet.
7 STYRET Styret består av leder og fire styremedlemmer. Inntil to varamedlemmer kan velges ved behov. Etter forslag fra valgkomiteen velger årsmøtet først og ved særskilte valg: Leder for ett år og styremedlemmer for to år. Av de fire valgte styremedlemmene er to på valg hvert år (første gang etter loddtrekning). Styret kan velge nestleder, sekretær, kasserer og studieleder blant styremedlemmene. Kasserer og studieleder kan velges utenfor styret. Funksjonstid for styreleder er normalt inntil seks år og for styremedlemmer normalt inntil åtte år. 8 STYRETS OPPGAVE Styret leder lagets arbeid og forvalter midlene i samsvar med vedtektene, arbeidsplan, budsjett og på grunnlag av andre vedtak fattet av årsmøtet. Det føres møtebok fra styremøtene der vedtak og avstemminger protokolleres. Lagets møtebok, årsmøtedokumenter og korrespondanse arkiveres i minimum fem år. Felleskommunikasjon med medlemmene og generell informasjon fra Hageselskapet eller regionavdelingen regnes i denne sammenheng ikke som korrespondanse. Kassereren fører regnskapet for laget. Vedtak i styret avgjøres ved alminnelig flertall. Ved stemmelikhet avgjør møteleders stemme. Et styrevedtak er gyldig når minst tre styremedlemmer har stemt. Minst en uke før hvert styremøte skal saksliste og alle saksdokumenter sendes til styrets medlemmer. Lagets medlemmer kan fremme saker for styret, som plikter å behandle sakene på sitt førstkommende styremøte. 9 VEDTEKTSENDRINGER Forslag til endringer i vedtektene kan fremmes av styret eller lagets medlemmer. Forslagene må være kommet inn til styret minst tre måneder før årsmøtet. Styret skal behandle alle innkomne forslag og legge de fram på årsmøtet sammen med styrets forslag til vedtak. Forslagene skal sendes ut sammen med innkallingen. Vedtak om vedtektsendring krever aksept fra minst 2/3 av de avgitte stemmer. På ekstraordinært årsmøte må det ikke gjøres vedtak om endring i vedtektene, dersom dette ikke har vært behandlet på et ordinært årsmøte. Vedtar årsmøtet endringsforslaget, skal dette oversendes regionavdelingen for godkjenning. 10 OPPLØSNING Forslag til oppløsning av laget legges fram av styret og varsles medlemmene skriftlig minst tre måneder før årsmøtet. Før slikt forslag kan fremmes, må saken forelegges regionavdelingen. Oppløsning av laget må behandles av årsmøtet og det kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Lag som ikke har hatt aktivitet ifølge vedtektene gjennom tre år kan oppløses av regionavdelingsstyret. Ved oppløsning av laget overlates midlene til regionavdelingen til forvaltning i minst fem år. Blir det i femårsperioden dannet et nytt
lokallag innen samme område, kan regionavdelingsstyret bestemme at dette laget får overta midlene når vedtektene er godkjent. Vedtatt av representantskapet 14.06.2014 3. ORGANISASJONSOPPBYGGING REPRESENTANTSKAPET Representantskapet er organisasjonens høyeste myndighet, og er sammensatt av representantskapets ordfører og varaordførere, landsstyret og 2 representanter for hver fylkesavdeling som velges på fylkenes årsmøter. Representantskapet møtes hvert år i begynnelsen av juni og behandler blant annet fjorårets regnskap og årsrapport, samt budsjett, arbeidsplan og valg for det kommende året. LANDSSTYRET Landsstyret styrer Hageselskapet mellom representantskapsmøtene iht. vedtektene og vedtak fattet av representantskapet. Landsstyret ansetter Hageselskapets direktør. Landsstyret består av leder, nestleder og 5 styremedlemmer som velges av representantskapet etter innstilling fra valgkomiteen, samt en representant for de ansatte og en oppnevnt av Landsbruks- og matdepartementet totalt 9 medlemmer. ADMINISTRASJONEN Administrasjonens overordnede oppgave er å arbeide for å virkeliggjøre Hageselskapets visjon, mål og strategi gjennom å gjennomføre de vedtak som blir fattet i representantskapet og styret. I administrasjonen er der følgende avdelinger: Staben daglig ledelse, økonomi, regnskap, marked og kommunikasjon. Forlag utgiver av Norsk Hagetidend og bøker. Fag ansvarlig for de faglige medlemstilbud, kurs og veiledningstilbudet til det offentlige og institusjoner. Organisasjon ansvarlig for å støtte og videreutvikle den frivillige organisasjon. Har også ansvaret for medlemsregisteret og kontakten med medlemmene. Den frivillige organisasjonen består av: FYLKESAVDELINGER Fylkesavdelingen ledes av et fylkesstyre med leder og normalt 4 til 6 medlemmer. Styret velges på det årlige representantskapsmøte hvor det møter representanter for alle lokallagene i fylket. Fylkesavdelingen er bindeleddet mellom administrasjonen og lokallagene. Det skal være et serviceorgan som bistår lokallagene og koordinerer og leder virksomheten i fylket. LOKALLAG Lokallaget ledes av et styre med leder og normalt 4 til 6 medlemmer. Lokallaget er Hageselskapets viktigste ledd i kontakten med medlemmene. Lokallaget skal tilby sine medlemmer aktiviteter, som kurs, foredrag, hagebesøk etc. og markedsføre Hageselskapet som en kilde til kunnskap og sosialt felleskap i sine lokalmiljø.
ORGANISASJONEN Representantskapet Landsstyret Hageselskapets øverste organ, ordfører, varaordfører, 2 representanter fra hvert fylke og styre 9 medlemmer Hageselskapet sentralt 19 fylkesavdelinger 13 ansatte fordelt på avdeling fag, organisasjon, forlag og stab Ledes av et valgt fylkesstyre 380 lokallag Ledes av et valgt lokalstyre 25 000 medlemmer
4. DRIFT AV FYLKESAVDELINGER Fylkesleddet kan betegnes som limet i organisasjonen. Som nevnt under punkt 3 er fylkesavdelingen bindeleddet mellom administrasjonen sentralt og lokkallagene, hvor det vesentligste av aktivitetstilbudet til medlemmene foregår. Det skal være et serviceorgan, som bistår lokallagene og koordinerer og leder virksomheten i fylket. I mange fylker benytter fylkesavdelingen seg av tilbud om gratis kontorplass i Fylkesmannens landbruksavdeling. Dette er ofte kombinert med at man ansetter en sekretær i 20 % stilling, lønnet av tilbakeføringsmidler fra Hageselskapet sentralt. Det er eget styret (pkt. 4b) i hvert fylke med egne vedtekter (pkt. 2.) godkjent av landsstyret, og egne budsjetter og arbeidsplaner vedtatt av representantskapet i fylket. Fylkesstyrets ansvar er todelt. Det skal: - Vurdere situasjonen i fylket fortløpende og ta de nødvendige beslutninger for å sikre en positiv drift og utvikling. - Utføre de konkrete arbeidsoppgaver som påligger en fylkesavdeling: Avholde årsmøte iht vedtektene. Drive virksomheten i fylket etter budsjett og arbeidsplan vedtatt på årsmøtet. Holde lokallagene oppdatert på info fra sentralt hold. Bistå lagenes styrer i deres arbeid. Etablere nye lokallag der dette er relevant. Revitalisere eller nedlegge sovende lag. Følge opp de beslutninger og vedtak som fattes i representantskapet og landsstyret. Avholde minst et felles møte for lagene i tillegg til representantskapsmøtet. Koordinere og lede arbeidet med fylkets programårbok Hva skjer. Vedlikeholde fylkets hjemmeside på internett. Opprette og vedlikeholde lister over foredragsholdere og besøkshager som lagene kan benytte i sine aktiviteter. Arrangere fellesarrangementer der hvor dette er relevant. Skaffe inntekter gjennom lokale prosjekter eller sponsorstøtte. Arbeide for hagesaken overfor kommunale - og fylkeskommunale myndigheter. Drive aktivt informasjonsarbeid gjennom lokal presse/radio og TV. Samarbeide med andre organisasjoner. Oppgaver som går utover de vanlige sekretæroppgaver må fordels på styremedlemmene som arbeidskollegium, i tillegg til at styret er et beslutningsorgan. 4b. STYREARBEID I FYLKESAVDELINGENE Styret består av leder og fire medlemmer, med to varamedlemmer. Sistnevnte har møterett men ikke stemmerett.(se 8 i normalvedtekter for fylke/region) Styret velges av og på representantskapsmøtet. Det skal lede arbeidet i fylkesavdelingen iht. vedtektene, vedtatt budsjett og arbeidsplan, samt øvrige vedtak fattet på representantskapsmøtet. Styrets sammensetning er normalt leder, nestleder, kasserer, sekretær (hvis ikke ansatt i normal 20% stilling), studieleder.
Styreleder skal: 1. Ha totaloversikten og holde seg løpende orientert. 2. Delegere oppgaver i styret. 3. Kontrollere at oppgavene blir løst. 4. Sette agendaen og lede styremøtene. 5. Skape en god samarbeidsånd. 6. Representere laget utad, inklusiv Web-publisering. Nestleder skal: 1. Være styreleders stedfortreder. 2. Dekke de ansvarsområder som er hensiktsmessig i forhold til kompetanse og interesser. Sekretær skal: 1. Føre møteprotokoll. 2. Være ansvarlig for lagets korrespondanse. 3. Arkivere. 4. Overholde frister. 5. Koordinere arbeidet med programårboken Hva Skjer. Kasserer skal: 1. Ha ansvaret for bankkonti og kassabeholdningen. 2. Håndtere inn- og utbetalinger. 3. Ha oversikt over medlemslister. 4. Koordinere budsjettarbeidet. 5. Ha oversikt over lagets økonomi. Studieleder skal: 1. Ha kontakt med Studieforbundet natur og miljø. 2. Foreslå og markedsføre relevante kurs. 3. Gjennomføre og rapportere kursene til Studieforbundet. Vararepresentantene: 1. Kan være ressurspersoner som får spesielle oppgaver. NB! Det er lov å engasjere personer utenfor styret til spesielle oppgaver! 4c. STYREMØTER I PRAKSIS Konstituerende møte etter representantskapsmøtet. Sett opp møteplan med regelmesseige møter. Send ut innkalling og saksliste i god tid. Faste punkter på en saksliste kan være: Referat fra forrige møtet Godkjenning av sakslisten Økonomi (budsjettet) Aktiviteter (arbeidsplanen) Referatsaker (nytt fra administrasjonen) Eventuelt. Velg et praktisk og hyggelig møtested. Sett av tid til sosialt samvær før eller etter møtet.
Vær formell og effektiv under møtet. Disponer tiden og hold tidsskjemaet. Gi sekretæren gode arbeidsforhold. Formuler klare vedtak med evt. ansvarlig og tidsfrister. Nummerer sakene løpende under året, for eksempel sak 15/10. 4d. SUKSESSFAKTORER FOR GODT STYREARBEID Kontinuitet God ledelse System, orden og god dokumentasjon Felles forståelse for mål og midler God lagånd Høyt under taket og lov til å stille dumme spørsmål Tillit trygghet trivsel 4e. VALGKOMITÉEN Valgkomiteen velges av, og innstiller til, representantskapsmøtet. Valgkomiteen er suveren og bør starte sitt arbeid i god tid. Personer som er på valg må kontaktes for å få avklart om de tar gjenvalg. Foreslåtte kandidater må være forespurt. Styret har ansvar for å hjelpe valgkomiteen administrativt. Styreleder bør føle ansvar for å legge til rette for en arvtager.(kontinuitet) 4f. REPRESENTANTSKAPSMØTET Start planleggingen i god tid, og følg vedtektene nøye. Innkalling med saksdokumenter må sendes iht. vedtatte frister. Møteleder/ordstyrer bør velges utenfor styret. Årsrapporten leses høyt og det gis adgang til kommentarer fra deltakerne. Regnskapet skal være revidert, tilstrekkelig detaljert og bør presenteres i en oppstilling sammen med budsjettet og fjorårsresultatet for sammenligning. (ref. skjema 1) Alle inntekter og kostnader skal føres. (Ikke netto regnskap!) Arbeidsplanen presenteres og forklares. Budsjettet skal være tilstrekkelig detaljert og bør presenteres sammen med årets regnskap, og gjerne fjorårets budsjett for sammenligning. Valgkomiteen legger fram sin innstilling og ordstyrer gjennomfører valget iht. vedtektene. Andre saker som evt. er ført opp på sakslisten behandles til slutt. Etter at representantskapet er hevet, er det praktisk evt. å ta opp andre saker av felles interesse og å ha sosialt samvær.
5. DRIFT AV LOKALLAG Lokallagene har egne styrer (pkt.5), vedtekter godkjent av fylkesavdelingen (pkt. 6), og budsjetter og arbeidsplan vedtatt på årsmøtet. Lokallagene er medlemmenes viktigste kontakt med Hageselskapet i tillegg til Norsk Hagetidend og vårt nettsted. De viktigste oppgaver for lokallagsstyret er: Avholde årsmøte iht. vedtektene. Drive lokallaget etter budsjett og arbeidsplan vedtatt på årsmøtet. Arrangere aktiviteter som kurs, foredrag, hagevandringer og medlemsmøter i tråd med medlemmenes egne ønsker. Finne egnede og trivelige lokaler for medlemsmøtene. Skaffe inntekter gjennom lokale prosjekter eller sponsorstøtte. Vedlikeholde lagets hjemmeside på internett. Arbeide for hagesaken overfor de kommunale myndigheter. Drive aktivt informasjonsarbeid gjennom lokalpresse/radio og TV. Samarbeide med andre organisasjoner der det er naturlig. Samarbeide med nabo hagelag der dette kan være aktuelt for mer rasjonell drift og bedre tilbud til medlemmene. 5b. STYREARBEID I LOKALLAGET Styrets sammensetning er normalt: leder og fire styremedlemmer med to varamedlemmer. Sistnevnte har møterett men ikkestemmerett. Styret velges av og på årsmøtet. Det skal lede arbeidet i laget iht. vedtektene, vedtatt budsjett og arbeidsplan, samt øvrige vedtak fattet på årsmøtet. Styret velger nestleder, sekretær, kasserer og studieleder blant styremedlemmene. Styreleder skal: 1. Ha totaloversikten og holde seg løpende orientert. 2. Delegere oppgaver i styret. 3. Kontrollere at oppgavene blir løst. 4. Sette agendaen og lede styremøtene. 5. Skape en god samarbeidsånd. 6. Representere laget utad, inklusiv web-publisering. Nestleder skal: 1. Være styreleders stedfortreder. 2. Dekke de ansvarsområder som er hensiktsmessig i forhold til kompetanse og interesser. Sekretær skal: 1. Føre møteprotokoll. 2. Være ansvarlig for lagets korrespondanse og informasjon til 3. laget. 4. Arkivere. 5. Overholde frister. 6. Koordinere arbeidet med Hva Skjer. Kasserer skal:
1. Ha ansvaret for bankkonti og kassabeholdningen. 2. Håndtere inn- og utbetalinger. 3. Ha oversikt over medlemslister. 4. Koordinere budsjettarbeidet. 5. Ha oversikt over lagets økonomi. Studieleder skal: 1. Ha kontakt med Studieforbundet natur og miljø. 2. Foreslå og markedsføre relevante kurs. 3. Gjennomføre og rapportere kursene til Studieforbundet. Vararepresentantene: 1. Kan være ressurspersoner som får spesielle oppgaver. NB! Det er lov å engasjere personer utenfor styret til spesielle oppgaver! 5c. STYREMØTER I PRAKSIS Konstituerende møte etter årsmøtet. Sett opp møteplan med regelmessige møter. Send ut innkalling og saksliste i god tid. Faste punkter på en saksliste kan være: Referat fra forrige møtet Godkjenning av sakslisten Økonomi (budsjettet) Aktiviteter (arbeidsplanen) Referatsaker (nytt fra administrasjonen) Eventuelt. Velg et praktisk og hyggelig møtested. Sett av tid til sosialt samvær før eller etter møtet. Vær formell og effektiv under møtet. Disponer tiden og hold tidsskjemaet. Gi sekretæren gode arbeidsforhold. Formuler klare vedtak med evt. ansvarlig og tidsfrister. Nummerer sakene løpende under året, for eksempel sak 15/10. 5d. SUKSESSFAKTORER FOR GODT STYREARBEID Kontinuitet God ledelse System, orden og god dokumentasjon Felles forståelse for mål og midler God lagånd Høyt under taket og lov til å stille dumme spørsmål Tillit trygghet trivsel 5e. VALGKOMITEN Valgkomiteen velges av, og innstiller til, årsmøtet. Valgkomiteen er suveren. Personer som er på valg må kontaktes for å få avklart om de tar gjenvalg.