Vedlegg 3 RAMMEAVTALE OM LEVERING AV Blikkenslager og takvedlikehold Tjenester med tilhørende materiell MELLOM Ski kommune Oppdragsgiver Og Leverandør
AVTALEDOKUMENT Det er i dag inngått avtale om levering av murer og flis, tjenester med tilhørende materiell, mellom og Oppdragsgiver: Ski kommune Postadresse: Postboks 3010 Postnr.: 1402 Leverandør: Postadresse: Poststed: Ski Organisasjonsnr.: 960 507 878 Telefonnr.: 64 87 87 00 Telefaksnr.: 64 87 87 70 Organisasjonsnr.: Telefonnr.: Postnr.: Poststed: Telefaksnr.: Avtalen mellom partene omfatter følgende kontraktsdokumenter i rangert rekkefølge. Ved eventuell motstrid er det dokumentet med høyest rang som har forrang. (1) Dette avtaledokumentet, med: o Spesielle kontraktsbestemmelser o Generelle kontraktsbestemmelser o Eventuelle vedlegg (2) Konkurransegrunnlag (3) Tilbud fra leverandør, datert xx.xx.xxxx Dette avtaledokument med eventuelle vedlegg er utferdiget i to eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt signerte eksemplar. Dato: Sted: Dato: Sted: Ski kommune Leverandør 2
1.1 Spesielle kontraktsbestemmelser Partene og deres representanter Partene i denne avtalen er Ski kommune, heretter benevnt oppdragsgiver og xxxxxxx, heretter benevnt leverandør. Kontaktpersoner Navn e-postadresse telefon kontor/mobil For oppdragsgiver Drift Avtalen For leverandøren Drift Avtale Beskrivelse av oppdraget Leverandøren skal levere tjenester i henhold til konkurransegrunnlaget og tilbud. Arbeidets organisering Fast bemanning for Ski kommune er xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Alle bestillinger sendes til: Kontaktperson ved daglige serviceoppdrag er Oppdragets/avtalens omfang og varighet Det henvises til kravspesifikasjonen i konkurransegrunnlaget. Rammeavtalen påbegynnes snarest etter signering t o m 28.02.2014 med opsjon på 1+1 år. Priser Det henvises til leverandørens prisskjema i forbindelse med tilbudet. Alle priser er oppgitt i norske kroner (NOK) ekskl. mva. Timeprisen inkluderer alle utgifter til reise, kost og logi. Prisene på materiell og produkter inkluderer transport. Kilometergodtgjørelse utenfor Ski kommunes grenser aksepteres ikke. Andre kostnader i forbindelse med oppdraget enn de som er nevnt ovenfor, dekkes av oppdragsgiver dersom de er godkjent av denne før de påløper. 3
Prisendring Prisene kan endres i den utstrekning reglene for offentlige avgifter eller skatter endres med virkning for Leverandørens vederlag eller kostnader. Utover oven angitte mulighet for endring er prisene faste frem til opsjonsutløsen. Ved utløsing av opsjon kan prisene endres 1 gang per år dog maksimalt oppad med tilsvarende økning som Konsumentprisindeksen. Endringen må dokumenteres og godkjennes av Oppdragsgiver. Prisendring skal varsles med 2 måneders frist. Dersom oppdragsgiver ikke godtar endringen, og partene gjennom forhandling ikke blir enige, utløser det mulighet for begge parter til å avslutte samarbeidet. Avtalen skal da sies opp av en av partene. 1.2 Generelle kontraktsbestemmelser Gjennomføring av bistanden Bistanden skal gjennomføres i samsvar med avtalen og skal utføres profesjonelt, effektivt, og med høy faglig standard. Leverandøren skal lojalt samarbeide med Oppdragsgiver, og ivareta Oppdragsgivers interesser. Henvendelser fra Oppdragsgiver skal besvares uten ugrunnet opphold. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Leverandøren forstår eller bør forstå kan få betydning for avtalens gjennomføring, herunder eventuelle forventede forsinkelser. Skifte av nøkkelpersonell Skifte av nøkkelpersonell skal godkjennes av Oppdragsgiver. Samtykke til skifte av nøkkelpersonell kan ikke nektes uten saklig grunn. Skifte av kontaktpersoner Skifte av kontaktpersoner skal informeres respektive part om skriftlig så snart som mulig etter endring. Oppfølging Statusmøter skal holdes minimum 1 gang per år. Kontaktperson for avtalen og driften skal være deltagere på disse møter, øvrige deltakere er avhengig av møtets innehold. Det skal skrives referat fra disse statusmøter. Dersom leverandør har kontor i geografisk nærhet til kommunen skal møtene avholdes annethvert år hos oppdragsgiver og annet hvert år hos leverandør dersom ikke annet avtales. Første gangs statusmøte avholdes hos Oppdragsgiver. Den som har møtet innkaller og lager agenda og den andre part skriver referat. Et stående punkt på disse møter refererer til kravspesifikasjonen under punkt 4.3 Annet: Det forventes at Leverandøren tar opp mulighet til mer kostnadseffektive tjenester og/eller materialer dersom Leverandøren opplever at det kan være mulig. Det blir et stående punkt på årlig statusmøte. Statistikk: Statistikk skal leveres til innkjøpsrådgiver per 30.6. og 31.12 og akkumulert hvert år. Den skal vise kjøp fordelt på: - type tjenester i timer og kroner og totalt - materialer i antall og kroner, sum produktgruppe og totalt fordelt på eiendom, boligkontoret og totalt Ski kommune 4
per 30.6 (halvår) og 31.12 (halvår og totalt året). Statistikken skal sendes per e-post til kontaktpersoner oven angitt for drift og avtale senest innen 15.e i måned etter. Sosial dumping Leverandører og deres underleverandører plikter å ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Oppdragsgiver har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Leverandøren plikter å ha tilsvarende kontraktsbestemmelse i sine kontrakter med underleverandører og skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underleverandører for å påse at plikten overholdes. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktsummen, til det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca 2 ganger innsparingen for leverandøren. Leverandøren plikter på oppfordring å legge frem dokumentasjon på de lønns- og arbeidsvilkår, som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører/underleverandører. Dersom denne oppfordringen ikke blir imøtekommet, har oppdragsgiver rett til å heve kontrakten pga vesentlig mislighold. Fakturering/betalingsbetingelser Betalingsbetingelse er 30 dager fra fakturadato dersom ikke annet er avtalt Det vil ikke bli utbetalt forskudd. Betaling innebærer ingen godkjenning av leveransen. Kommunen skal ikke belastes fakturagebyr, ekspedisjonsgebyr, purregebyr o.l. Dersom forfalne beløp ikke betales i rett tid, kan leverandøren fakturere forsinkelsesrente i henhold til Lov om renter ved forsinket betaling m.m. av 17.12.1976. Fakturering skal skje månedlig. Avvikende intervaller må avtales mellom partene. Leverandører som overdrar fakturaer til tredjemann for innkreving, står fortsatt ansvarlig overfor kommunen ved eventuelle reklamasjoner og/eller regresskrav. For å kunne behandle innkomne fakturaer mest mulig effektivt og korrekt, er vi avhengig av følgende: - Vår fakturaadresse skal ikke benyttes til annet enn fakturaer og kreditnotaer - Fakturaen må merkes med vår referanse som er navn/ansattnr - Referansen må fremkomme i feltet Deres referanse eller i annet felt for merking av faktura i fakturaens hode. - Det er viktig at navnet på virksomhet eiendom fremkommer i adressefeltet som vist over. 5
- Fakturaer med opplysninger som er unntatt offentlighet skal ikke sendes til fakturamottak, men direkte til Ski kommune og den virksomhet det gjelder. Vi henstiller til våre leverandører om å oppdatere sine registre for adressering samt rutine for merking av faktura snarest. Eventuelle spørsmål vedrørende adresseendringer kan rettes til følgende e-post adresse: regnskapskontoret@ski.kommune.no Fakturaer og kreditnotaer i forbindelse med dette kontrakt sendes til: Ski kommune, Virksomhet eiendom c/o Fakturamottak Postboks 4443 8608 Mo i Rana, Vika Dersom leverandør ønsker å sende faktura elektronisk til fakturamottak skal følgende e-postadresse benyttes: 4443@invoicecenter.net Overdragelse av avtalen Kontraktspartene kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne avtalen. Risiko Leverandøren har risiko for alle dokumenter, beskrivelser og instrukser dersom disse skades eller ødelegges ved tilfeldig begivenhet mens de befinner seg i vedkommendes varetekt og utenfor oppdragsgivers lokaler. Rettigheter til resultatet Oppdragsgiver har full opphavs- og eiendomsrett til alt grunnlagsmateriale og til ethvert resultat av arbeid utført i henhold til denne avtale. Leverandøren kan ikke uten skriftlig samtykke fra oppdragsgiver påta seg nye oppdrag for annen arbeidsgiver dersom de nye oppgavene direkte bygger på denne avtalens resultater. Denne begrensningen gjelder i to år etter avtalens utløp. Taushetsplikt Forvaltningslovens (lov av 10. februar 1967) regler om taushetsplikt kommer til anvendelse for leverandøren (og eventuelle underleverandører) og deres personale. Leverandøren skal følge de regler som gjelder for oppdragsgivers personale i forbindelse med sikring av konfidensiell informasjon. Oppsigelse Avtalen kan sies opp fra begge parters side helt eller delvis, med 6 måneders varsel. Oppsigelsen skal være skriftlig og basert på saklig grunn. Force Majeure Dersom det inntreffer en ekstraordinær situasjon som etter vanlige kjøpsrettslige regler må regnes som force majeure, anses denne avtalen ikke som misligholdt så lenge force majeure-situasjonen vedvarer. Dersom force majeure-situasjonen varer eller antas å ville vare mer enn 60 dager, kan hver av partene si opp avtalen med 30 dagers varsel. 6
Ansvar Leverandørens ansvar Leverandøren plikter å rette alle henvendelser angående dette oppdraget med tilhørende kontrakt, til oppdragsgiver slik angitt i de spesielle bestemmelsene. Videre plikter leverandøren å svare på henvendelser fra oppdragsgiver uten ugrunnet opphold. Leverandøren har ansvar for at kvaliteten på resultatet av oppdraget er i henhold til de krav det var rimelig å stille på grunnlag av forutsatt faglig dyktighet hos leverandøren. Leverandøren er ansvarlig for at oppdraget blir utført av de navngitte personer slik det fremkommer av leverandørens tilbud. Dersom en angitt person slutter i sin stilling hos leverandøren, sykemeldes eller tar ut permisjon i løpet av kontraktsperioden, plikter leverandøren straks å erstatte vedkommende med en annen med samme faglige kompetanse. Oppdragsgiver kan avvise bruk av ny person som ikke anses egnet til å utføre oppdraget. Nødvendig opplæring av ny person, bekostes av leverandøren og belastes ikke oppdragsgiver. Med opplæring forstås også den tid som går med til å sette seg inn i arbeidet. Leverandøren er ansvarlig for overskridelser av tids- og ressursrammer. Oppdragsgivers ansvar Oppdragsgiver plikter å rette alle henvendelser angående dette oppdraget med tilhørende kontrakt til leverandøren slik angitt i de spesielle bestemmelsene. Videre plikter oppdragsgiver å svare på henvendelser fra leverandøren innen ugrunnet opphold. Oppdragsgiver plikter å betale leverandøren til rett tid. Ved forespørsel om tilleggsfrist må oppdragsgiver gi sitt svar skriftlig. Dersom oppdragsgiver ikke gir sitt svar innen ti virkedager fra mottak av varsel om forsinkelse, anses tilleggsfristen for akseptert. Mislighold og sanksjoner Forsinkelse Det foreligger forsinkelse dersom oppdraget ikke gjennomføres innenfor de tidsfrister som gjelder for denne avtalen. Ved forsinkelse av ytelsen som ikke skyldes oppdragsgivers forhold eller forhold som er omfattet av force majeure, begynner en dagbot å løpe automatisk. Dagboten utgjør 0,15 % av den totale kostnadsramme for avtalen per kalenderdag forsinkelsen varer. Dagbøtene kan ikke overstige 15 % av kostnadsrammen for denne avtalen. Når dagbotperioden er utløpt, anses forsinkelsen som vesentlig mislighold. Mangel Det foreligger mangel dersom kontraktsarbeidet ikke blir utført i samsvar med kravene som er stilt i konkurransegrunnlaget og denne kontrakten, og dette skyldes forhold leverandøren svarer for. Mangel vil bli skriftlig varslet. To skriftlige varsler er å betrakte som et vesentlig mislighold. Retting Mangler skal rettes umiddelbart, dersom det er mulig. Arbeid i forbindelse med retting skal ikke faktureres oppdragsgiver. 7
Rettingen skal foretas innen en rimelig frist satt av oppdragsgiveren. Dersom retting ikke er foretatt innen fristen, kan oppdragsgiver kreve at leverandøren betaler de nødvendige merkostnadene som påløper ved at retting utføres av en annen leverandør. Prisavslag Dersom retting er umulig kan oppdragsgiver kreve prisavslag. Avslaget skal stå i forhold til det tapet oppdragsgiver er blitt påført som følge av mangelen. Heving En part har rett til å heve kontrakten dersom den andre parten vesentlig misligholder sine forpliktelser etter denne kontrakt. Det samme gjelder dersom det er klart at mislighold vil inntre. Før hevning skjer, skal det gis en rimelig frist til å rette på forholdet. Heving skal gjøres skriftlig. Likeledes kan en part heve kontrakten dersom den andre parten går konkurs, eller hvis han beviselig blir eller erkjenner å være insolvent, med mindre det uten ugrunnet opphold godtgjøres at oppdraget vil bli fullført i samsvar med kontrakten. Partene kan kreve erstatning for økonomisk tap som følger av at kontrakten heves. Likeledes kan oppdragsgiver kreve erstattet de utgiftene han påføres ved å måtte fullføre oppdraget ved å leie inn en annen konsulent. Erstatning Oppdragsgiveren kan kreve å få erstattet påregnelige tap som følge av feil og mangler. Oppdragsgiveren skal søke å forebygge og begrense skadevirkningene av leverandørens feil og mangler. Dersom oppdragsgiver på uaktsom eller forsettlig måte forsinker oppdragets gjennomføring, og derved påfører oppdragstaker en et dokumentert økonomisk tap, kan dette kreves erstattet. Kan deler av feilen henføres til oppdragsgivers forhold, eller har oppdragsgiver ved uaktsomhet medvirket til det økonomiske tapet, reduseres leverandørens ansvar forholdsmessig. Endringer/tillegg til avtalen Endringer i/tillegg til i denne avtalen må avtales særskilt. Lovvalg Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. Tvister Tvister mellom partene skal søkes løst i minnelighet. Tvister som ikke avgjøres i minnelighet, skal behandles ved de ordinære domstolene. Follo tingrett er verneting for tvister i forbindelse med kontraktsforholdet. 8