Møtereferat Styremøte Til stede Tor Henning, Einar, Jostein, Erling, Miriam, Kjersti, Oddrun, Bjørn Ivar, Erik, Rolf, Trond Ikke møtt Marit, Olav, Hans Fredrik Sted Karoline restaurant Nusfjord Dato 15.10.2015 Start - slutt 12:00-16:00 Saksliste: 47/15 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden 48/15 Godkjenning av referat forrige styremøte 49/15 Orientering om aktivitet 50/15 Orientering om økonomi 51/15 Strategi for videreføring diskusjon om veivalg og justeringer 52/15 Handlingsplan 2016 behandling 53-57/15 Behandling av søknader 58/15 Eventuelt Sak nr. 47/15 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjent Vedtak: Godkjent Sak nr. 48/15 Godkjenning av referat fra forrige styremøte Forslag til vedtak: Godkjent Vedtak: Godkjent
Sak nr. 49/15 Orientering om aktivitet Igangsetting av vedtatte prosjekter Jobb med prosjektrapport rederinæring Økonomi- oppfølging av finansiering tilbakeføring av midler Etablering av strategi og handlingsplan Forberedelser til programstatusvurdering Studietur knyttet til utvikling av reiselivsnæringen i Lofoten Funnet løsning i «skilsmisse-sak» innen reiseliv. Beslutninger i AU: ingen Administrativt igangsatte prosjekter: Ingen Sponsing: Ingen Forslag til vedtak: Styret tar informasjonen om aktivitet til orientering Vedtak: Styret tar informasjonen om aktivitet til orientering Sak nr. 50/15 Orientering om økonomi Noen hovedpunkter: 1. 1.894.000 disponibelt på konto per 09.10.2015 2. 155.000 er tilbakeført fra avsluttede prosjekter 3. Penger fra fylket har ankommet 4. Utbetalinger er gjort der dette har stått på vent Forslag til vedtak: Fremlegget om økonomi tas til orientering Vedtak: Fremlegget om økonomi ta til orientering Sak nr. 51/15 Strategi for videreføring diskusjon om veivalg og justeringer Om saken: Strategien for Flakstad Utvikling må nå betraktes i tre deler (nåværende, mellomfase og fremtidig). Det kompliserer jobben med å visualisere den så vi kan ha en god diskusjon om veivalg og prioriteringer. Til saken har jeg laget til sammen 5 ark på en powerpoint (vedlagt), hvor jeg har forsøkt å forenkle og visualisere tankene rundt veivalgene, slik jeg ser dem i dag. Jeg håper den skissen som legges frem også reflekterer de tanker som kom frem under forrige diskusjon rundt dette emnet. Den forutsetningen som legges til grunn for det videre arbeidet er at vi følger den innretningen programmet har per i dag, og at vi forsøker å jobbe oss gradvis over mot en mer spisset og kommersialisert modell. Dette er sikkert en krevende øvelse, og vil nokså sikkert kreve en del ressurser til ledelse og styring. Men det er en vei det er verd å gå, dersom det kan føre til en vellykket videreføring av omstillingsjobben. Når strategien er utformet har jeg i hovedsak forsøkt å fokusere på to ting: 2
1. På hvilke områder jobber vi i dag, og hvilke tjenester leverer vi i dag «billig» til våre omgivelser. 2. Hvilke av disse tjenesten og denne kompetansen vil ha kommersiell verdi for våre omgivelser i fremtiden? Hva kan vi gjøre nå for å øke denne verdien av disse tjenestene? En overordnet problemstilling er å sørge for at de forskjellige styringsdokumentene til FU snakker samme språk og peker i samme retning. Det er viktig når vi selv skal måle om/at vi går i riktig retning, for eksempel under en programstatusvurdering. Forslag til vedtak: Styret vedtar strategien slik den er foreslått av administrasjonen. Diskusjon under strategiseminar. Vedtak: Styret setter i gang en forstudie slik det er beskrevet på regionalomstilling.no. Administrasjonen får fullmakt til å velge konsulent og sette i gang arbeidet. Kostnadsramme for eksterne kostnader inntil 100.000. Sluttrapport behandles på første styremøte i 2016. Sak nr. 52/15 Handlingsplan for 2016 behandling Om saken: Hvert år skal styret i Flakstad Utvikling etablere en handlingsplan som skal fortelle noe om hvordan man skal jobbe med omstilling i det kommende året. Planen skal brytes ned på innsatsområder og på prosjekter der dette er mulig og hensiktsmessig. Den planen som ligger vedlagt her er å betrakte som en skisse som skal gi grunnlag for en diskusjon i styret og et vedtak hvor administrasjonen bes om å ferdigstille planen etter et sett med føringer. Den skissen som foreligger her er relativt lik planen fra i fjor i struktur og form. Følgende hovedendringer er gjort på den: 1. Det er lagt inn nye tall for måling av resultater 2. Planen er brutt ned på færre og større prosjekter og fremstår på den måten som ytterligere spisset 3. Planen vektlegger kommunens del av omstillingsarbeidet sterkere. Frem til nå er det benyttet relativt lite penger på kommunens del av omstillingsarbeidet til tross for at vi stadig har satt av penger til dette området. I år er det satt av en million til dette (i denne skissen), og det foreligger en plan for bruken av dem. 4. Det er laget en oppsummerende matrise som sammenfatter både innsatsområder og prosjekter. Denne skissen har dradd med deg en redigeringsfeil fra planen fra i fjor i rubrikken måleparametere. Meningen er å oppdatere disse når planen ferdigstilles. Planen kan fint behandles uten at disse er oppdatert. Litt tidsknapphet har gjort at dette ikke er oppdatert før behandling i styret. Forslag til vedtak: Planen vedtas slik den er fremlagt av administrasjonen. Diskusjon fra Programstatus/ styreseminar la større vekt på demografi/ kvinner og ba spesifikt om at antall prosjekter skulle målsettes, samt at antall bedriftsetableringer skulle målsettes. Det ble bedt om en revidering av måleparametere, hvor det også ble laget analyse av økonomiske nøkkeltall under rubrikken «robusthet». Administrasjonen utarbeider endelig Handlingsplan basert på innspill fra styret og oversender denne til kommunestyret innen 1. november. Vedtak: Ramme for handlingsplan som gjennomgått og diskutert i styremøtet vedtas. Administrasjonen fullfører prosessen og sender til kommunen for godkjenning innen 1. november. 3
Sak nr. 53/15 Behandling av prosjektsøknad fra Aurora Borealis AS Om saken: Se saksinnstilling Vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling. Sak nr. 54/15 Behandling av prosjektsøknad fra Normann Fiction AS Om saken: Se saksinnstilling Vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling. Sak nr. 55/15 Behandling av prosjektplan fra Flakstad kommune for prosjektet «Fremtidsrettet planverk som hjelpemiddel for næringsutvikling» Om saken: Et funksjonelt planverk som tillater administrativ behandling av søknader om tiltak i kommunen har lenge stått på næringslivet ønskeliste. Dette kom blant annet frem av prosjektet Næringsvennlig kommune, og kan blant annet betraktes i forlengelse av dette programmet. I et utviklings- og omstillingsperspektiv er det opplagt at dette tiltaket er et sentralt element, som også har stått på Flakstad Utviklings agenda helt siden arbeidet startet i 2011. Styret i FU har ved flere anledninger uttalt at omstillingsarbeidet vil fremstå som meget vellykket om man kan få gjort det som er nødvendig for å få satt spaden i jorden på industriområdet på Ramberg. Uttalelsen er spissformulert fordi tilsvarende problemstillinger eksisterer i flere andre områder. Derfor foreslås det at man betrakter dette som en samle-jobb og allokerer riktig med ressurser til denne jobben i siste del av omstillingsperioden, slik at man kan gjennomgå og oppgradere sentralt planverk i hele kommunen. Det er rimelig å forvente at dette vil utløse et ganske betydelig latent potensial for ekspansjon i lokal industri. Slik sett er dette kanskje det viktigste enkelt-tiltak som kan gjennomføres av FU. Kommunen har lenge hatt mangelfullt med ressurser til å gjøre denne jobben, og har forsøkt å «låne» slike resurser utenfor eget hus. Nå er man i en situasjon der kommunen har ny teknisk sjef og mulighet til å allokere et betydelig antall timer til en slik jobb fremover. Ved å tilføre kommunen nødvendige ekstra ressurser fra utsiden kan man da få forsert en jobb som er sentral for all næringsutvikling fremover. Utdatert og gammelt planverk som hindrer god administrativ behandling er et fellesproblem i alle kommuner i regionen. Det er dermed slik at gjennomføring av dette tiltaket vil stille Flakstad kommune litt i en særstilling i regionen, fordi de da vil være helt i fremste rekke og fremstå som betydelig mer næringsvennlig enn nabokommunene. 4
Tiltaket er her beskrevet som ett prosjekt. Dette er gjort utelukkende for å vise hele denne jobben i sammenheng. Behandling av saken må imidlertid seksjonere opp dersom den skal kunne påbegynnes nå, fordi rammen for dette prosjektet er større enn de midler styret i FU har tilgjengelig for tildeling i 2015. Det er også slik at et prosjekt med en så stor ramme bør for-behandles av IN før det sluttbehandles av styret i FU. Faktorer som ligger til grunn for at tiltaket kommer nå: 1. Kommunen har riktige ressurser internt. 2. En prosjektleder med tilstrekkelig og riktig kompetanse (Siw Lothe) er tilgjengelig for midlertidig oppdrag fra FU nå. 3. Rett samarbeidsform for prosjektet er funnet mellom FU og kommunen. En måte å behandle saken på kan være å sette tiltaket i gang ved å vedta følgende tre arbeidsoppgaver (de første tre i total-tiltaket) og definere dette som en forstudie som skal klargjøre at man kan jobbe videre med selve planverket: 1. Skape rammer for de planer som skal fornyes 2. Forankring i kommune-styret 3. Allokering av interne ressurser Når man kommer dit vil man vite at det er mulig å få gjennomført resten av prosjektet. En slik tilnærming gir en start-bevilgning på 112.500 på et prosjekt med en totalramme på 225.000. Flakstad kommune som søker er utenfor EØS-regelverket. Viktig tiltak for prosjekter i havnene. Vi trenger et nytt møte mellom FU og kommunen for å skape en ny prosjektplan som reflekter det som skal gjøres. Kommunen har ikke kompetanse eller ressurser til å få gjennomført slike planer. Tor Henning - Opprette et prosjekt med en ramme på 850.000 med varighet på et år. Prosjektplanen utarbeides i et felles møte mellom FU og kommunen. Prosjektplanen oversendes styret og observatører. Administrasjonen skal sette opp hvordan dette skal finansieres over budsjettene i 2015 og 2016. Vedtak: Opprette et prosjekt med en ramme på 850.000 med varighet på et år. Prosjektplanen utarbeides i et felles møte mellom FU og kommunen. Prosjektplanen oversendes styret og observatører. Administrasjonen skal sette opp hvordan dette skal finansieres over budsjettene i 2015 og 2016. Sak nr. 56/15 Ny behandling av prosjektsøknad fra Harald Johansen på prosjektet «Prosjektering av oppgradering av gammel kai på Ramberg» med sak nr. 43/15 fra styremøte 31.08.2015 Om saken: Protokoll fra forrige styremøte Sak nr. 43/15 Søknad om støtte til prosjektet «Prosjektering av oppgradering av gammel kai på Ramberg» Forslag til vedtak: Søknaden støttes i tråd med administrasjonens innstilling Vedtak: Saken utsettes i påvente av kommunestyrets behandling og behandles per epost når vedtaket derfra er kjent. (Marit inhabil) 5
Saken er utsendt per epost slik som var avtalt men administrasjonen har ikke registrert at saken er behandlet og den legges derfor frem til ny behandling nå. Vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling. Vedtaket gjøres gyldig når Kystverket overdrar kaia til kommunen. Sak nr. 56/15 Behandling av prosjektsøknad fa Validus SUS Om saken: Se saksinnstilling Vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling. Sak nr. 57/15 Eventuelt Godkjenning av referat: ------------------------------- ------------------------------- -------------------------------- Tor Henning Jørgensen Einar Benjaminsen Erling Sandnes (styreleder) (styrets nestleder) ------------------------------- --------------------------------- -------------------------------- Miriam Berre Jostein Fredriksen Kjersti E. Tønnesen Busch -------------------------------- -------------------------------- Marit Stokvik Johansen Oddrun Olsen 6