Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Frøya kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Frøya kommune Arkivsak: 13/159 Møtedato/tid: 27.11.2013, kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, kommunestyresalen Møtedeltakere: Johan G. Foss, leder Jarl Arthur Dyrvik Kirsten Dragsnes Johan Eldar Wingan Lars Nordgård Forfall: Ingen. Andre møtende: Rådmannen m.flere fra administrasjonen, Kjell Næssvold Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS. Kopi: Varamedlemmer, ordfører, postmottak Frøya kommune, postmottak RMN og Arve Gausen RMN. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 20.11.13 Johan G. Foss (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

Sakliste 049/13 050/13 051/13 052/13 053/13 054/13 055/13 056/13 057/13 058/13 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 16.10.13. Referatsaker til kontrollutvalgets møte 27.11.2013 Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget om virksomheten ved Sistranda skole. Salg av båten Flafi - ny behandling i kontrollutvalget. Oppfølging av tilsynsrapport fra fylkesmannen Frøya kommune som barnehagemyndighet. Status revisjon av kommunesregnskap Frøya kommune 2013 per 27.11.13. Nytt fra utvalgene - orienteringer fra KU-medlemmer i møtet 27.11.13. Bruk av revisjonsressurser 2014 - prioritering. Møteplan kontrollutvalget 1.halvår 2014. Eventuelt. 2

Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 16.10.13. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.11.2013 Saksnr 049/13 Arvid Hanssen 13/159-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Vedlegg Korrigert møteprotokoll kontrollutvalget i Frøya kommune 16.10.2013 Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget, men legges også med som vedlegg til saken. Som det fremgår av side 1 i protokollen ble det foretatt en korrigering den 30.10.13. 3

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato/tid: 16.10.2013 kl. 09:00 14:15 Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Møtende medlemmer: Johan G. Foss, leder Kirsten Dragsnes Jarl Arthur Dyrvik Johan Eldar Wingan Lars Nordgård Forfall: Ingen. Møtende varamedlemmer: Ingen. Andre møtende: Arvid Hanssen, KonSek Midt-norge IKS Saker til behandling: 042/13-048/13 Arkivsak: 13/142 Saksliste 042/13 043/13 044/13 045/13 046/13 047/13 048/13 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget 04.09.2013 Referatsaker til kontrollutvalgets møte 16.10.2013. Skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget knyttet til virksomheten ved Sistranda skole. Salg av båten FLAFI - tilbakemelding fra rådmannen. Forslag til økonomiplan 2014-2017 og budsjett 2014 for kontrollutvalget. Nytt fra utvalgene - orienteringer fra KU-medlemmer i møtet 16.10.13. Eventuelt. 4

Sak 042/13 - Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget 04.09.2013 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 16.10.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 043/13 - Referatsaker til kontrollutvalgets møte 16.10.2013. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 16.10.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Protokoll Følgende referatsaker ble presentert: 1. Kommunestyrets behandling av sak 94/13 Retningslinjer for høringer i kontrollutvalget i Frøya kommune. Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt i møtet 26.9.13. 2. Orientering fra samling for kontrollutvalg i Trondheim 15.10.13. Leder for kontrollutvalget deltok. 3. Retningslinjer for ansettelser i Frøya kommune og smørbrødliste ved utlysing av stillinger.( Vedlagt innkallingen) Vedrørende pkt 2: Leder orienterte grundig fra samlingen for kontrollutvalg som KonSek arrangerte i Trondheim i 15.10.13. Utvalget ønsker at foredraget Regnskap hva ligger i tallene, kan holdes for hele kontrollutvalget, eventuelt også for kommunestyret, dersom dette er ønskelig. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Referatsakene tas til orientering. 5

Sak 044/13 - Skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget knyttet til virksomheten ved Sistranda skole. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 16.10.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Saken tas til orientering. 2. Sekretariatet fremmer ny sak til kontrollutvalgets møte den 27.11.13. Rådmannen innkalles ifm behandlingen av saken. Protokoll Det var på forhånd klart at rådmannen ikke hadde anledning til å delta på møtet. Det var derfor kun lagt opp til en foreløpig gjennomgang av tilsendte dokumenter. Kontrollutvalget ba om at resultater av nasjonale prøver de siste 3 år ved Sistranda skole legges frem av rådmannen i neste møte. (Sammenligning med andre/gjenomsnittstall må fremgå.) Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Saken tas til orientering. 2. Sekretariatet fremmer ny sak til kontrollutvalgets møte den 27.11.13. Rådmannen innkalles ifm behandlingen av saken. Sak 045/13 - Salg av båten FLAFI - tilbakemelding fra rådmannen. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 16.10.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget konstaterer at kommunens retningslinjer ikke er fulgt i forbindelse med salg av båten Flafi. 2. For å ha mulighet til å stille spørsmål til rådmannen fremmes ny sak til kontrollutvalgets møte 27.11.13, knyttet til rådmannens behandling av salget. Rådmannen innkalles til møtet. 3. Kontrollutvalget er tilfreds med at rådmannen har satt i gang en prosess med henblikk på å forbedre rutinene for salg av eiendom og verdigjenstander i Frøya kommune. Protokoll Det var på forhånd klart at rådmannen ikke hadde anledning til å delta på møtet og det var derfor lagt opp til en foreløpig gjennomgang av tilsendte dokumenter. Sekretariatet ble bedt om å innhente eventuelle ytterligere opplysninger som kan bidra til å belyse saken, før behandlingen i neste møte. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 6

Vedtak: 1. Kontrollutvalget konstaterer at kommunens retningslinjer ikke er fulgt i forbindelse med salg av båten Flafi. 2. For å ha mulighet til å stille spørsmål til rådmannen fremmes ny sak til kontrollutvalgets møte 27.11.13, knyttet til rådmannens behandling av salget. Rådmannen innkalles til møtet. 3. Kontrollutvalget er tilfreds med at rådmannen har satt i gang en prosess med henblikk på å forbedre rutinene for salg av eiendom og verdigjenstander i Frøya kommune. Sak 046/13 - Forslag til økonomiplan 2014-2017 og budsjett 2014 for kontrollutvalget. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 16.10.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2014 2017 og budsjett for 2014 med en netto ramme på kr 1.035.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Protokoll Kontrollutvalget ønsker å opprettholde budsjett-tallene fra 2013 på kontiene 1501 og 1600. Dette betyr en reduksjon av budsjettet for egen virksomhet på kr 3.000 (2%) fra 2013. Det totale budsjettet for 2014 får da en total ramme på kr 1.052.000, som betyr en økning på kr 67.000 (6,8%.) Budsjettet kan spesifiseres som følger: Kto Tekst Budsjett 2014 Budsjett 2013 0802 0803 0804 0990 1031 1202 1501 1600 1706 1950 Godtgjørelse leder Godtgjørelse folkevalgte (6 Møter Kr 820*5*6) Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Abonnement Annen forbruksmateriell Kurs, konferansen inkl overnatting Skyss, kostgodtgj. folkevalgt Transportutgifter, ikke oppg.pl (Bom/bill.etc) Kontingenter Sum kontrollutvalgets egen virksomhet 15.000 24.000 23.000 3.000 6.000 0 30.000 20.000 3.000 2.000 142.000 15.000 23.000 23.000 3.000 6.000 4.000 40.000 26.000 3.000 2.000 145.000 3750 3755 Kjøp tjenester Revisjon Midt-Norge IKS Kjøp tjenester KonSek Midt-Norge IKS Sum kjøp revisjon og sekretariatstjenester 662.000 248.000 910.000 632.000 208.000 840.000 1.052.000 985.000 SUM KONTROLLUTVALG, SEKRETARIAT OG REVISJON 7

Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt. Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2014 2017 og budsjett for 2014 med en netto ramme på kr 1.052.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2014 2017 og budsjett for 2014 med en netto ramme på kr 1.052.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Sak 047/13 - Nytt fra utvalgene - orienteringer fra KU-medlemmer i møtet 16.10.13. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 16.10.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Protokoll Kontrollutvalgets medlemmer orienterte. Ingen saker til oppfølging. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Sak 048/13 - Eventuelt. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 16.10.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Ingen saker ble tatt opp. 8

Referatsaker til kontrollutvalgets møte 27.11.2013 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.11.2013 Saksnr 050/13 Arvid Hanssen 13/159-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Referat i Adresseavisen om branntilsyn 25.10.13. NKRF i komitehøring på Stortinget einfo 13-07 Vedlegg2 Dropper høring i helsetur Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Oppslag Adresseavisen 25.10.13 vedrørende Branntilsyn (Vedlagt) 2. Manglende oppfølging av kommunestyrevedtak om utarbeiding av eierstrategi for Frøya kommune. 3. Norges kommunerevisorforbund (NKRF) i høring på Stortinget. (Vedlagt) 4. E-info fra NKRF om taushetsbelagte opplysninger oversendelse til ordfører. (Vedlagt) 5. Kontrollkomiteen i Trondheim sin sluttbehandling av sak vedrørende reisevirksomhet i regi av Sør-Trøndelag Pleie og omsorgsforum. Jf sak 18/13 behandlet i kontrollutvalget i Frøya kommune 8.5.13. (Publisering 14.10.13 er vedlagt) Kontrollutvalget kan om ønskelig behandle tilsynsrapport og kommunens oppfølging av rapporten på et senere møte. 9

6 Nyheter Fredag 25. oktober 2013 Stor tilsynsaksjon med brannog redningstjenestene: Tilsynsaksjon: DSB har dokumentert lovbrudd hos mange av brannog redningsetatene i Midt-Norge. Arvid Hammernes er befal i brannvesenet og fagleder i teknisk etat i Frøya kommune. Johan Pettersen er befal i brannvesenet, og John Birger Johnsen er brannmannskap og tillitsvalgt Foto: KJELL A.OLSEN Her avdekket DSB lovbrudd: Agdenes brannvesen GBrøt loven: Plan overbrannverntiltak er mangelfull. Brannve- Hitra brannvesen GBrøt loven: Bemanningen og kompetansen er ikketilfredsstil- Holtålen, Røros, Os og Tydal interkommunale brannog redningsledelse GBrøt loven: Ikkeavsatt tilstrekkelig ressurser til ledelse og senet har ikkegjennomførtalle lovpålagte tilsyn de siste årene. Der tilsynene ikkeer fulgt opp, har brannvesenet ikkereagert. Det foreligger ikkeskriftlige tilbakemeldinger på tilsynsrapportene. Det påpekes også at brannvesenet ikkeskal bistå med å utarbeide dokumentasjon for eiere av særskilte brannobjekter. DSB påpeker også at kommunen bør søkesamarbeid med andre brannvesen. GBrøt loven: Funn på avvik av brannog redningsledelsens Fosen brann- ogredningstjeneste tak og brannvesenets myndighetsutøvelse vedtilsyn ikkeer tilfredsstillende. Det bryter med brannog eksplosjonsvernlovens paragrafer om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid og paragraf om etablering og drift av brannvesen. GBrøt loven: Tilsynet utført i2011 avdekket at bemanningen ikkevartilfredstillende. Frøya brannvesen GBrøt loven: I2012 ble det gjennomførtkun to av 47 tilsyn på særskilte brannobjekter.listen overbrannobjekter er heller ikkerevidert. Videre avdekket DSB at brannvesenet ikkehar reagerttilstrekkelig hvis ikketidligere avvik avdekket på tilsyn ikkeer fulgt opp, samt at tilsynene som er gjennomførtikkeer tilstrekkelige. Videre påpeker DSB at Frøyabrannvesen må søkesamarbeid med andre brannvesen. Gauldal brann og redning internkontrollsystem viser at myndighetsutøvelsen vedtilsyn ikkeer tilfredsstillende. Dette bryter med loversom omfatter helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, samt lovom etablering og drift av brannvesen. Innherred samkommune brann og redning GBrøt loven: DSB menerbemanning, plan overbrannverntil- Lierne, Røyrvik og Namsskogan brannvesen GBrøt loven: DSB skriverat det forebyggende arbeidet kommunene samarbeider om ikkehar tilfredsstillende risikoog sårbarhetsanalyse og plan for brannforebyggende tiltak. De avdekker også at myndighetsutøvelsen vedtilsyn ikketilfredsstiller krav fastsatt i, eller imedhold til lov. Meldal brannvesen GBrøt loven: Plan overbrannverntiltak og kommunenes myndighetsutøvelse vedtilsyn, er ikketilfredsstillende. Dette bryter med brannog eksplosjonsvernlovens paragrafer om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, samt paragraf om etablering og drift av brannvesen. GBrøt loven: Kommunens internkontrollsystem, som skal sikre Hemne og Aure brannvesen GBrøt loven: Kommunens risikoog sårbarhetsanalyse er fra GBrøt loven: Kommunenes risikoog sårbarhetsanalyse, myndighetsutøvelse vedtilsyn og mangelen på samarbeid er ikketilfredsstillende. En mangelfull risikoog sårbarhetsanalyse fører til at man ikkefår gjennomførtkartlagt risikopå en systematisk måte. Nærøy brannog redningsvesen GBrøt loven: Det foreligger ikkerisiko-og sårbarhetsanalyse og plan overbrannverntiltak. DSB skriver at brannvesenets reaksjonsmidler ikkeer brukt tilstrekkelig der avvik fratilsyn ikkeer fulgt opp. Videre er avvik hjemlet iplan- og bygningsloven, noe brannog redningsvesenet ikkehar myndighet til. at krav til brannforebyggende oppgaverfølges opp, er ikke tilfredsstillende. Dette gjelder plan overbrannverntiltak. Itillegg rådes Meldal til åsøkesamarbeid med flere kommuner. Meråker brannvesen 1998, og derfor foreldet. Har ikkegjennomførtalle lovpålagte tilsyn i2012.de hjemler videre avvik iplan- og bygningsloven, noe de ikkehar myndighet til. Meråker bør søkesamarbeid med andre kommuner,og planen overbranntiltak bør omfatte ulike satsingsområder. 10 lende. Plan overbrannverntiltak og myndighetsutøvlsen ved tilsyn er ikkegod nok. Kommunen må også søkesamarbeid med andre kommuner,påpeker DSB. Orkdal og Skaun brannog redningsvesen forebyggende personell. Det foreligger ikkerisiko- og sårbarhetsanalyse, eller skriftlig plan overbranntiltak. Videre peker DSB på at Orkdal og Skaun kommune bør etablere fullt samarbeid for best mulig åutnytte samlet kompetanse som er i regionen. Overhalla brannvesen GBrøt loven: Plan for forebyggende tiltak, myndighetsutøvelse vedtilsyn, informasjonstiltak og liten grad av samarbeid med andre kommuner om forebyggende oppgaver. Selbu brannvesen GBrøt loven: En ubesattstilling medfører at det er for liten kapasitet til ågjennomføre tilsyn med særskilte brannobjekter. Selbu brannvesen har ikkegjennomførtalle lovpålagte tilsyn de siste årene. De bør søkesamarbeid med andre kommuner. Risiko- og sårbarhetsanalysen er15 år gammel, og derfor foreldet. Det påpekes også at brannvesenet ikkeskal utforme branntekniskeløsninger ibyggesaker. Snillfjord brannog redningsvesen GBrøt loven: Risiko-og sårbarhetsanalysen er13 år gammel, og siden dette har det skjedd endringer irisikobildet. DSB anser at plan for brannverntiltak ikkeforeligger,noe som skal utarbeides årlig. Videre er ikkelovpålagte tilsyn med særskilte brannobjekter gjennomførti2012.kommunen må også søke samarbeid med andre kommuner. Vikna og Leka brannvesen GBrøt loven: Har ikkereagertder avvik ikkeer fulgt opp. Disse avvikene har de selv dokumentertvedtilsyn. Avvik er hjemlet i plan- og bygningsloven, tilsyn er ikkesystemrettet nok. Vikna og Leka må også søkesamarbeid med flere kommuner. De må også utarbeide ny risikoog sårbarhetsanalyse, skriver de. Kilde: Tilsynsrapporter fra Direktoratet for sikkerhet og beredskap

Nyheter Fredag 25. oktober 2013 7 17 av 23 brøt loven Direktoratets tilsynsaksjon avdekket lovbrudd hos de fleste brannvesenene i Trøndelag. På Frøya vurderer de samarbeid for åfå orden på problemene. direktør for brannog rednings- soner som skal rykke ut når det sen og John Birger Johnsen, som avdeling i DSB. brenner,men som har mulighe- jobber beredskap i det lokale Har man avvik, øker faren ten til å planlegge tilsyn lang tid brannvesenet, støtter ham på for at det skal begynne å brenne.på forhånd,fortsetter hun. dette. Men de mener det er nødhensikten med brannvesenets Flere brannvesen kan hente vendig at brannvesenets beredforebyggende arbeid er jo net- fordeler med sammenslåing og- skapsfunksjon har tilhold på topp å forebygge brann, sier så nårdet kommer til beredskap, Frøya, til tross for at de ikke har med for eksempel å ha felles like stor fagkompetanse som teknisk etat i Frøya kommune. hun. Frøya: Brannvesenet på Frøya I mange av tilsynsrapportene brannsjef,mener DSB. fulltidsbrannvesen. Selv har de Han forteller at de også vurer bare ett av mange brannvesen Vi er ikke ute etter å spare som jobber for det lokale brannderer samarbeid med Hitra vises det til at kommunene bør som har fått beskjed fra Direksamarbeide. penger,men ønsker å få bedre vesenet sivile jobber,og rykker kommune når det kommer til toratet for samfunnssikkerhet og Vi ser særlig i Sør- og Nord- kvalitet i tjenestene. Samtidig ut år alarmen går. beredskap (DSB) om å rette opp i branntilsyn. Trøndelag at de små miljøene gjør det vel ikke kommunene Men det at vi ikke har like forhold som ikke er i henhold til gjør tydeligere feil, mens de noe at de sparer penger,men forgod kompetanse som fulltids185 brøt loven på landsbasis lovverket. Tilsynet på Frøya er bare ett av større brannvesenene kommer oss er ikke økonomi et spørsmål.brannvesen skyldes at det ikke Frøya brannvesen hadde kun er plasser å oppdrive for de i delgjennomført tilsyn i to av 47 så- mange der DSB har avdekketav- bedre ut av det,legger hun til. tidsbrannvesenet som ønsker å vik. Totalt har 17 av de 23 brannkalte særskilte brannobjekter. Sårbart på Frøya På Frøya erkjenner de at det ta kurs.av 20 ansatte i vårt delvesenene i Trøndelag fått bedet er bygninger og områder Ønsker sammenslåing skjed om å utarbeide en forplik- Hun viser til at flere kommuner forebyggende arbeidet er sår- tidsbrannvesen har kun tre hvor brann kan skade viktige utdanning som kulturhistoriske bygninger, tende handlingsplan for å rette kun har en deltidsstilling som er bart, ettersom det er en stilling godkjent avsatt til det forebyggende ar- som fylles av én person. deltidsmannskap,sier Johansamt steder hvor brannfaren el- opp avvikene. På landsbasis ble det avdekketbeidet, som er besatt av en per- Idet brannforebyggende ar- sen, som er tillitsvalgt i Frøya ler konsekvensene av brann er særlig stor.blantflereavvikdsb avvik i185 av de totalt 232 tilsy- son med mange andre oppgaver beidet er det aktuelt å innlede brannvesen. samarbeid,så vi får et større fagavdekket på Frøya, var også en nene. Disse tilsynene var rettet i kommunen. Ut fra det som kom frem i miljø,sier Hammernes. utdatert liste over slike særskilte mot brannvesenets forebyglorns BJERKAN926 01 376 Hans kolleger,johan Petter- lorns.bjerkan@adresseavisen.no gende arbeid, noe enkelte kom- denne tilsynsrunden ser vi at brannobjekter. Selv mener Frøya brannvesen muner har delegert til interkom- mange kommuner har for lite fokus på det forebyggende at systemavvikene skyldes en munale samarbeid. brannvernet. Etablerer man ubesatt fulltidsstilling i hele fjor. større miljø i samarbeid over Vedkommende hadde per- -Brannfaren øker Hensikten med brannvesenets misjon i hele fjor,og har nå sagt Tilsynsaksjonen har vart i to år, kommunegrensene, kan man få opp jobben. Vi er nå i en anset- og flere av avvikene kan derfor fulltidsstillinger med helt annen forebyggende arbeid er jo nettopp telsesprosess, sier Arvid Ham- nå være rettet opp nå.resultatet oppmerksomhet rundt faget, åforebygge brann. mernes,som er blant befalene iav tilsynet bekymrer likevel sier hun. Frøya brannvesen og fagleder i Anne Rygh Pedersen,avdelings- Dette er ikke snakk om per- ANNE RYGH PEDERSEN, avdelingsdirektør for brannog redningsavdeling i DSB Vikna og Leka brannvesen Nærøy brannog redningsvesen Namsskogan Godkjent! Røyrvik Lierne, Røyrvik og Namsskogan brannvesen Ingen avvik eller anmerkninger: GNamsos brannog redningsvesen GTrøndelag brannog redningstjeneste Namsos brannvesenhøylandet FlatFlatFlatFlatangerFlatangerFlatanger Flatanger Namsos OverOverOverhallhallhallhalla Overhalla Grong rong ogrong og Høylandet orong o Lier Lierne brann- obranbran og redningsvesen Namdalseid Snåsa SnåsaSnåsa Inntrøndelag brannvesen. (Steinkjer, Verran, Snåsa, Inderøy, Osen og Namdalseid) Steinkjer Verran Frøya brannvesen Agdenes brannvesen Inderøy Bjugn Verdal Levanger Hitra brannvesen Rissa Leksvik Frosta Snillfjord brannog redningsvesen Hemne og Aure brannvesen Innherred samkommune brann og redning. Stjørdal brannog redningstjeneste stestesteste (Levanger, Verdal og Frosta) StjøStjøStjørdalrdalrdal Stjørdal Trondheim Malvik Hemne Orkdal og Skaun brannog redningsvesen Orkdal Skaun Meldal Meld Melhus Meråker ker Meråker brannvesen esennvesbrannvnv Trøndelag brannog redningstjeneste Trondheim, Malvik, Klæbu, Rissa og Leksvik Selbu lbu brannvesenlbu brannvesen esen brannvesen SelbuSelbu Selbu Tyda Tydal Meldal brannvesen Rennebu Renn ebu Midtre Gauldal Trøndelag brannog redningstjeneste Oppdal og Rennebu Gauldal brann og redning Os Midtre Gauldal Oppdal og Melhus Brannvesenet har brutt loven Holtålen Har fått anmerkning(er) Røros Flatanger brannvesen GAnmerkninger: Grong Flatanger brannvesen esenenesenesenesenesen Overhalla brannvesen Fosen brannosen og redningstjeneste Anmerkninger: Ikke avdekket avvik Holtålen, Røros, Os og Tydal interkommunale brannog redningsledelse grafikk@adresseavisen.no / Foto: Kjell A. Olsen 11 Selv om DSB ikkebetegner det som avvik påpeker de at brannog redningsvesenet ikkeskal tilbykurs eller andre tjenester som medfører ulovlig kryssubsidiering, noe som strider med EØS-avtalen. De påpeker også at Flatanger brannvesen ikkeskal bistå eier og brukere av særskilte brannobjekter med åutarbeide dokumentasjon. De rådes også til åutvide samarbeidet til flere kommuner. Grong og Høylandet brannog redningsvesen GAnmerkninger: DSB har ikkeavdekket avvik hos brannvesenet igrong og Høylandet. De mener likevel de bør etablere samarbeid med flere kommuner for åsikre kvalitet og stabilitet. De skriver også at deres planverk istørre grad bør omfatte tiltak på ulikesatsningsområder.de mener også at deres reaksjonsmidler ikkehar blitt brukt tilstrekkelig når avvik ikkehar blitt fulgt opp, samt at avvik har blitt hjemlet iplan- og bygningsloven, noe de ikkehar myndighet til. Inn-Trøndelag brannvesen GAnmerkninger: Avvik blir hjemlet iplan- og bygningsloven, noe brannvesenet ikkehar myndighet til. Det påpekes også at plan for forebyggende brannverntiltalk skal omfatte tiltak for åredusere kartlagt risikoog informasjons- og motivasjonstiltak, samt målsetninger for det forebyggende arbeidet. InnTrøndelag brannvesen er et interkommunalt samarbeid mellom Steinkjer,Verran, Snåsa, Inderøy,Osen og Namdalseid. Stjørdal brannog redningstjeneste GAnmerkning: DSB avdekket ingen avvik istjørdal, men mener de bør etablere samarbeid med andre kommuner for åutnytte kompetansen som er i regionen.

NKRF i komitehøring på Stortinget NKRF deltok i dag, 12.11.2013, på en åpen høring i Stortingets kommunal- og forvaltningskomite. Kommunal- og forvaltningskomiteen holdt åpen høring i forbindelse med behandlingen av Statsbudsjettet 2014. NKRF, representert ved styreleder Per Olav Nilsen og daglig leder Ole Kristian Rogndokken, var blant deltakerne i dagens høring på Stortinget. I den korte tilmålte tiden valgte NKRF å fokusere på to temaer: kontrollutvalgenes arbeidsforhold og foreldelsesfristen for merverdiavgiftskompensasjon. Kontrollutvalgenes arbeidsforhold Regjeringen har varslet en kommunereform. Den vil sannsynligvis medføre endringer i både oppgavefordelingen mellom forvaltningsnivåene og i kommunestrukturen. For NKRF er det i denne forbindelse viktig å belyse hva dette kan bety for forvaltningen og tjenesteproduksjonen i kommunesektoren. Vi vet at store endringer påvirker organisasjoners evne til å levere tjenester, og på kort sikt øker risikoen for feil. I slike omstillingsprosesser er det derfor viktig at kontrollutvalgene tildeles ressurser til å gjennomføre forvaltningsrevisjoner rettet mot bruk av fellesskapets verdier. Dette innebærer å følge med på at prosessene gjennomføres etter kommunestyrets intensjoner og at innbyggerne får de tjenester de har krav på, samt unngå svakere rettssikkerhet. Kontrollutvalgene utgjør en vesentlig faktor for å opprettholde tilliten til lokaldemokratiet. Kostra-tallene viser at det er store variasjoner i tilgjengelige ressurser for kontrollutvalgene og deres sekretariat. Av kommuner med folketall under 10.000 har 118 brukt mindre enn 0,2 % av brutto driftsinntekter i gjennomsnitt de siste fem årene. Dette skal dekke både kontrollutvalgets egen aktivitet og revisjon av kommunen. Erfaringer fra vår kvalitetskontroll av egne medlemmer og tall fra «Forvaltningsrevisjonsregisteret», som NKRF har etablert sammen med KS, viser at en god del kontrollutvalg ikke gjennomfører årlig forvaltningsrevisjon. Dette er i strid med forskriften om kontrollutvalg. Få forvaltningsrevisjoner medfører at vesentlige tjenesteområder ikke blir underlagt kontroll. En gjennomgang av «Forvaltningsrevisjonsregisteret» viser for eksempel at i perioden 2010-2013 har bare 28 kommuner rapportert inn revisjoner av barnevernstjenesten. For kommunens beredskap er det bare rapportert inn 8 revisjoner i samme periode. Regelen om årlig forvaltningsrevisjon i kommunene må innskjerpes, og staten må sørge for at kravet overholdes. Det er ikke hensiktsmessig å angi en absolutt grenseverdi for hva som er forsvarlig bruk av ressurser. Til det er forholdene for ulike mellom kommunene. Videre er det selvsagt opp til de enkelte kommunestyrer å fastsette rammene for kommunens tilsynsaktivitet. NKRF mener imidlertid at et tilsynssystem som ikke fungerer etter hensikten vil bidra til å undergrave tilliten til kommunal sektor. Regelen om årlig forvaltningsrevisjon i kommunene må innskjerpes, og staten må sørge for at kravet overholdes. 12

Foreldelsesfristen for merverdiavgiftskompensasjonen Ordningen med kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner og visse private og ideelle virksomheter, ble opprettet for å forhindre konkurransevridning som følge av merverdiavgiftssystemet. Ordningen har virket i mange år og synes i store trekk å virke etter hensikten. Imidlertid har vi sett noen uheldige sider knyttet til det å rette opp feil. Det sendes oppgave for merverdiavgiftskompensasjon hver andre måned. Dersom det avdekkes feil, noe som dessverre er uunngåelig, må krav fremmes sammen med neste periode. Feil som blir avdekket senere vil være foreldet. Vanlig foreldelsesfrist er tre år. I et konkret tilfelle fra i høst har Sogn og Fjordane fylkeskommune tapt ca. 12,5 millioner kroner på en feil oppstått hos Statens Vegvesen. I en uttalelse fra kontrollutvalget i Oslo vises det til at Oslo kommune har tapt 112 millioner kroner for perioden 2005-2008. Foreldelsesfristen for merverdiavgiftskompensasjon må settes slik at det gis rimelig tid til å foreta korreksjoner. Som eksemplene viser, fører den knappe foreldelsesfristen til at en rekke kommuner og fylkeskommuner taper penger på ordningen. Dette er utilsiktede virkninger, som i tillegg til å påføre kommuner og fylkeskommuner tap også kan medvirke til å redusere effekten av hele ordningen. Loven om merverdiavgiftskompensasjon ligger under Finansdepartementets ansvarsområde, men da kommunene lett blir den tapende part ønsket NKRF også å ta dette opp med Kommunal- og forvaltningskomiteen. Foreldelsesfristen for merverdiavgiftskompensasjon må settes slik at det gis rimelig tid til å foreta korreksjoner. 13

Norges Kommunerevisorforbund Ole Kristian Rogndokken Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Deres ref Vår ref Dato 13/2215-3 04.11.2013 Spørsmål om anvendelsen av kontrollutvalgsforskriften 19 når det dreier seg om taushetsbelagt informasjon Vi viser til deres brev av 16. september og 23. oktober 2013 med spørsmål om kontrollutvalgsforskriften 19 og forholdet til forvaltningsloven 13 når det dreier seg om taushetsbelagt informasjon. Slik departementet ser det, er ikke forvaltningsloven 13 til hinder for at ordføreren kan motta en kopi av innkalling og saksdokumentene til møtene i kontrollutvalget. Det fremgår av forvaltningsloven 13 bokstav b nr. 2 at taushetsplikten i 13 første ledd ikke er til hinder for at opplysningene brukes for det formål de er gitt for eller innhentet for. Det følger av forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner at innkalling og saksdokumenter til møter i kontrollutvalget skal sendes med kopi til aktuell ordfører. Det finnes således hjemmel i forskrift for å sende kopi av saksdokumentene til ordfører, og de innhentede opplysningene brukes dermed for det formål de er gitt eller innhentet for, jf. forvaltningsloven 13 bokstav b nr. 2. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Elisabeth Torkildsen rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Postadresse Kontoradresse NOpostmottak@krd.dep.no http://www.krd.dep.no/ Telefon* 22 24 90 90 Org no. 972 417 858 14 Saksbehandler

Dropper høring i helsetur-saken Kontrollkomiteen i Trondheim har innskjerpet kritikken av rådmannen og lederne som Publisert 14.10.2013, kl. 21:30Oppdatert 15.10.2013, kl. 06:50 Kontrollkomiteen i Trondheim behandlet mandag kveld den såkalte helsetur-saken. Saken fikk stor medieoppmerksomhet etter at 15 av kommunens helse- og omsorgsledere var med på en sponset ferie- og fagtur til Australia tidligere i vår. Til sammen 30 personer fra en rekke kommuner i fylket deltok på turen, som skjedde i regi av Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum. Helseledere har deltatt på reiser jorda rundt i regi av forumet i flere år. Alvorlig sak for Trondheim kommune Leder i kontrollkomiteen i Trondheim, Rolf Jarle Brøske, sier at komiteen har brukt svært lang tid på å diskutere saken, og at saken er kompleks og alvorlig for Trondheim kommune og for enkeltpersoner. Vi har besluttet å ikke gjennomføre høring i saken, men vi har innskjerpet kritikken av rådmannen og lederne som har deltatt på de såkalte helseleder-reisene, sier Brøske til NRK. Klar for å sette punktum Brøske sier saken har vært en stor belastning for kommunen og for enkeltpersoner. Dette har vært en lang og tung sak, som allerede har fått konsekvenser for enkelte av lederne som har vært involvert, sier Brøske. Nå mener han det er på tide å sette et punktum i saken. Vi har fått fakta på bordet, saken er godt belyst, revisjonen har gjort en god jobb og rådmannen har vært svært samarbeidsvillig og fremskaffet nødvendig dokumentasjon. Nå er vi klare for å sette et punktum for saken. Avventer endelig vedtak i bystyret Brøske sier han nå håper alle sider i saken er belyst og at de nå avventer endelig vedtak i bystyret i slutten av oktober. 15

Nå går saken til bystyret og jeg forventer at saken blir endelig vedtatt, forhåpentligvis med enstemmighet rundt den krasse kritikken som nå er innstilt fra kontrollkomiteen, sier han. Rådmann i Trondheim, Stein Ytterdahl, er enig med kontrollkomiteen i at det er sterkt kritikkverdig at en slik driftsform har fått lov å utvikle seg i SørTrøndelag pleie- og omsorgsforum: Når kontrollkomiteen skjerper kritikken, opplever jeg at de understreker lederansvaret. Og den kritikken forstår og aksepterer jeg. Vi kommer til å arbeide for å unngå at noe slikt skal skje igjen, sier Ytterdahl. 16

Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget om virksomheten ved Sistranda skole. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.11.2013 Saksnr 051/13 Arvid Hanssen 040 12/118-23 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Vedlegg Organisering av spesialundervisningen skoleåret 2013 _2_ Beredskap ved stort sykefravær i personalgruppa _2_ Saksutredning Kontrollutvalget har i flere møter hatt fokus på virksomheten ved Sistranda skole. Den 8.5.13, sak 21/13 Orientering om oppfølging av opplæringsloven ved Sistranda skole, vedtok kontrollutvalget følgende: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget er bekymret for læringsresultatene og læringsmiljøet ved Sistranda skole. 3. Kontrollutvalget ønsker i møtet i oktober å bli orientert om virkningen av de tiltak som nå settes i verk for å ivareta opplæringsloven og bedre læringsmiljøet på skolen. Rådmannen oversendte følgende 2 dokumenter som ble fremlagt i kontrollutvalgets møte i sak 44/13 den 16.10.13 og som også følger som vedlegg i denne saken: - Organisering av spesialundervisning skoleåret 2013-2014. Beredskap ved stort sykefravær hos ansatte ved skolen. Det var på forhånd klart at rådmannen ikke hadde anledning til å delta på møtet 16.10.13 og det var derfor kun lagt opp til en foreløpig gjennomgang av tilsendte dokumenter i det møtet. Følgende vedtak ble fattet sak 44/13: 1. Saken tas til orientering. 2. Sekretariatet fremmer ny sak til kontrollutvalgets møte den 27.11.13. Rådmannen innkalles ifm behandlingen av saken. Iflg. rutinene som er vedlagt registreres det nå i et eget avviksskjema, dersom spes.ped tilbudet går ut i sin helhet. Innholdet i skjemaet, og oversikt over 17

registreringsverktøy for timer til spesialundervisning og vikartjeneste, ble fremlagt i møte den 16.10.13. Dokumentasjon på at elever med rett til spesialundervisning får det de har krav på, stod sentralt ved kontrollutvalgets tidligere behandlinger av saken. Rådmannen og eventuelt andre representanter fra administrasjonen vil oppdatere kontrollutvalget om status ved Sistranda skole og presentere utviklingen av resultater ved skolen. Administrasjonen vil svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Tilsendte dokumenter viser at det administrativ jobbes aktiv med å kvalitetssikre at elever får undervisningen de har krav på. På bakgrunn av orienteringen i møtet og svar på spørsmål, må kontrollutvalget vurdere om det er behov for et annet vedtak enn det som er foreslått av sekretariatet. 18

Organisering av spesialundervisningen skoleåret 2013 2014 U-trinn 8.trinn: Alle basisfagene er parallellagt, to hovedlærere, en spes.ped. lærer og en assistent. Ved evt fravær av spes.ped lærer, går elever med spes.ped inn i klassen og jobber med sitt opplegg. Antall elever på 8.trinn: 50, fordelt på to kontaktlærere. 9.trinn: Det er tredeling i alle basisfag, det gjør at det blir mindre grupper og spesialundervisningen ivaretas i gruppene. Det er tre hovedlærere, en spes.ped lærer og en assistent. Samme rutiner ved fravær som for 8.trinn. Antall elever på 9.trinn: 50 Fordelt på tre kontaktlærere. 10.trinn: Alle basisfagene er parallellagt, trinnet er tredelt i alle basisfag. Det er tre hovedlærere, og en assistent inn. I tillegg er det en spes.ped lærer på enkeltelev som har full oppdekning. Samme rutiner ved fravær som på 8. og 9.trinn. Antall elever p 10.trinn: 66 Fordelt på tre kontaktlærere. På ungdomstrinnet er det tre elever med full oppdekning, en til en, gjennom hele dagen. Dersom spes.ped tilbudet går ut i sin helhet registreres dette på eget skjema.(vedlagt utskrift) og brukes når det skal gis tilbake timer. Spes.ped timer er gitt i årstimer, dvs at tilbudet kan gis i bolker, eks som komprimerte kurs på områder som eleven sliter med. Har ikke fått innkjørt rutinene helt i forhold til at foresatte skal ha oversikt over evt timer som står som rest. Men målet er at dette også skal komme på plass i løpet av høsten. Da kan også heimen følge med på regnskapet over evt timer som faller ut og timer som eleven får tilbake. Naustprosjektet er et tilbud som gis til elever som har behov for praktiske oppgaver i opplæringen, i hovedsak til elever med enkeltvedtak, men også andre. Dette er praktisk opplæring i alternativ læringsarena. Naustprosjektet ivaretas av pedagog. Naustprosjektet tilbys to dager i uka, og kan gis til 10-12 elever i uka. De yngste elevene går på mellomtrinnet. Lyd og lys produksjon brukes som alternativ læringsarena for elev i dag. Dette er lagt inn som et tilbud som skal gå gjennom hele året. Det er ønskelig at skolen skal kunne legge dette inn som et fast tilbud, selvsagt styrt ut fra behov til enhver tid. Det jobbes for å få inn arbeidslivsfaget på u-trinn fra neste skoleår, dette er et mer praktisk fag, og vil erstatte språklig fordypning og fremmedspråk for de elever som har behov for å få en mer praktisk skolehverdag. Dette vil spesielt komme elever med enkeltvedtak til gode. I dag tilbys 5 ulike valgfag: Internasjonalt samarbeid, natur og miljø, fysisk aktivitet og helse, design og redesign, sal og scene. Gruppene er satt sammen på tvers av trinn. Valgfagene er praktisk rettet og er et godt pusterom for elever som trenger et avbrekk fra teorifagene. 19

Mellomtrinnet: Vi mangler spes.ped lærer i noen timer på 7.trinn, pga sykemelding. Dette blir i varetatt etter høstferien da assistent blir gjort om til lærer. Timer som er gått ut, gis tilbake i løpet av høsten. Det blir også ivaretatt noe spes.ped timer med bruk av alternativ opplæringsarena. Her er Midt-Norsk kompetansesenter inn som veiledere. Ellers kjøres samme organiseringen her som på u-trinn. Det er noe mer bruk av assistent i noen av timene pga, mangel på lærer, i noen timer løses dette med at lærer tar spes.ped, mens assistent er i klassen i denne tiden. På 6.trinn er norskfaget delt opp mot mat og helse, dvs her er det tettere voksenoppdekning, som da gjør at spes.ped kan ivaretas inn i klassen. 5.trinn: 21 elever, her vil det komme tilrådning om spes.ped timer i løpet av høsten. I skrivende stund er det ingen spes.ped timer tildelt elever i klassen. 6.trinn: 20 elever. Her er flere elever med spes.ped behov. Spes.ped gis i grupper, en elev har behov for en til en. 7.trinn: 28 elever, to grupper, to kontaktlærere. To elever har behov for en til en, i alle timer, foruten spes.ped timer knyttet mot fag. Småtrinnet: Tidlig innsatstimer Spes.ped timer ivaretatt 20

Beredskap ved stort sykefravær hos ansatte ved skolen Klasser kan bli slått sammen. Dette blir foretatt ut fra antall fraværende elever og ansatte. Vi deler inn i så mange grupper/klasser som mulig. Småtrinn: 1 4.trinn, 74 elever. Mellomtrinn: 5. 7.trinn, 67 elever. U.trinn: 8. 10.trinn, 160 elever. Oversikt over utarbeidet arbeid som kan brukes ved lav bemanning ligger tilgjengelig hos den enkelte kontaktlærer.( eks oppgavebøker, kopieringsorginaler, stillelesingshefter, ulike nettsider). Dersom det ikke er mulig å gjennomføre arbeid i klasserommet, er siste løsning å spille spill og leke ute. Elever med Spesialundervisning i mindre grupper, får sitt tilbud i tilhørende klasse ved fravær av spes.ped. lærer.( spes.ped.lærer har utarbeidet opplegg som eleven kan jobbe med på egen hånd, øvingsoppgaver som omfatter det elevene jobber med til enhver tid). Eleven skal ikke miste sitt tilbud om spesialundervisning, derfor må oppgavene, opplegget ivareta og tilrettelegges elevens behov. Om rektor blir syk, har vi følgende ansvarsrekke: Margit Myrseth Tor Aune Camilla Jensen Berit Brenne Grønskag 21

Salg av båten Flafi - ny behandling i kontrollutvalget. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.11.2013 Saksnr 052/13 Arvid Hanssen 649 13/146-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunesstyret tar kontrollutvalgets behandling av saken til orientering. 2. Kommunestyret konstaterer at kommunens retningslinjer ikke er fulgt i forbindelse med salg av båten Flafi. 3. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at nye rutiner for salg av eiendom og verdigjenstander utarbeides, gjøres kjent i organisasjonen og følges opp. Vedlegg Tilbakemelding på spørsmål vedrørende salg av båten FLAFI Rådmannens svar til Reppe og Antonsen 29.08.13 Rapport fra Tor Aune til Roger Fredheim 26.08.13 Kjøpekontrakt Flafi.pdf Saksutredning Kontrollutvalget var kopimottaker av brev fra Torbjørn Reppe og Ansgar Antonsen til Frøya kommune, datert 13.8.13. Brevet omhandlet spørsmål knyttet salg av båten Flafi, som kommunen fikk som gave fra næringslivet for 11 år siden. Brevet var utsendt som referatsak i kontrollutvalgets møte 4.9.13. I møtet fikk kontrollutvalget også tilgang til: - Brev datert 26.8.13 fra Sistranda skole v/tor Aune til kommunalsjef Roger Fredheim. - Svarbrev, datert 29.8.13, fra Frøya kommune til Torbjørn Reppe og Ansgar Antonsen. (Kopi til kontrollutvalget.) På bakgrunn av behandlingen i møtet 4.9.13, utformet kontrollutvalget 11 spørsmål som ble oversendt rådmannen fra KonSek Midt-Norge IKS i brev av 10.9.13. Spørsmålene ble besvart punktvis i brev, datert 7.10.13 fra rådmannen til kontrollutvalget. Brevet var vedlagt sak 45/13 Salg av båten Flafi tilbakemelding fra rådmannen, som ble behandlet i kontrollutvalget 16.10.13. Rådmannen hadde på forhånd meldt fra om at administrasjonen ikke hadde mulighet til å delta på møtet 16.10.13. 22

Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 45/13: 1. Kontrollutvalget konstaterer at kommunens retningslinjer ikke er fulgt i forbindelse med salg av båten Flafi. 2. For å ha mulighet til å stille spørsmål til rådmannen fremmes ny sak til kontrollutvalgets møte 27.11.13, knyttet til rådmannens behandling av salget. Rådmannen innkalles til møtet. 3. Kontrollutvalget er tilfreds med at rådmannen har satt i gang en prosess med henblikk på å forbedre rutinene for salg av eiendom og verdigjenstander i Frøya kommune. Som det fremgår av vedtaket ovenfor er bakgrunnen for ny behandling av saken at kontrollutvalget ønsker å ha mulighet til stille spørsmål til rådmannen. Det ble også protokollert at sekretariatet ble bedt om å innhente eventuelle ytterligere opplysninger som kan bidra til å belyse saken før behandlingen i møte 27.11.13. Sekretariatet har valgt å legge med vedlegg fra tidligere behandling av saken, da disse inneholder mye informasjon. Som det fremgikk av saksfremlegget i sak 45/13 har det vært, og er fortsatt, uklart om salgsprisen kunne blitt høyere ved annonsering, dokumentert taksering og åpen salgsprosess. Ut fra tilbakemeldingen fra rådmannen ønsker kommunen ikke å gå videre med dette. Sekretariatet vil fremheve at denne saken er viktig også ut fra et omdømmeperspektiv. Det er generelt viktig at det ikke skapes tvil blant innbyggerne i forhold til om kommunen behandler saker på en korrekt og god måte, og ikke minst sørger for at verdier som tilføres kommunen blir tatt vare på. Viser i den forbindelse også til kommunens etiske retningslinjer pkt 4, som gjengis: 4.Forvaltning av samfunnets fellesmidler Ansatte i Frøya kommune skal være seg bevisst at de forvalter samfunnets fellesmidler på vegne av alle innbyggerne i kommunen. Kommunens ansatte plikter å ta vare på kommunens ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte, og skal ikke misbruke eller sløse med kommunens midler. Kommunens ansatte skal ikke tilegne seg personlige fordeler av kommunens ressurser, verken økonomiske midler, eiendommer eller andre eiendeler, herunder også arbeidstid. Når vi handler inn varer og tjenester forholder ansatte seg til fylkeskommunens innkjøpsavtale. Det betyr: Vi forvalter samfunnets fellesmidler på en best mulig måte. Som det fremgår av brev fra rådmannen datert 7.10.13 har prosessen i forbindelse med salget ikke fulgt kommunens gjeldende bestemmelser. Rådmannen bekrefter og beklager dette skriftlig overfor kontrollutvalget. Det opplyses samtidig at det er satt i gang tiltak for å forhindre at dette skjer igjen. Dette er positivt og etter sekretariates mening helt nødvendig. Kontrollutvalget har lagt dette til grunn for sitt vedtak i sak 45/13. Rådmannen orienterte kommunestyret muntlig om saken i møtet 30.10.13. Hun gjentok der at kommunens at behandling har sviktet både på virksomhetsnivå ved skolen og også hos rådmannen. Rådmannen var informert og forespurt i forhold til salget. 23

Sekretariatet har fortsatt ikke nok fakta til å ta stilling til rådmannens tilbakemelding om at salget ikke kan omgjøres. Dersom en verdivurdering konkluderer/hadde konkludert med, at prisen var satt vesentlig for lavt og dersom kjøper eventuelt har erfaringer knyttet til verdivurderinger av denne type og kjenner prisnivået på denne type båter, kunne det ut fra sekretariatets vurdering vært mulig å få heve salget. Som et ledd i å få belyst deler av saken bedre har sekretariatet vært i kontakt med daglig leder ved Ørnli AS (Ørnli Slip), Alfred Jensen. Han har fått tilgang til saksdokumenter frem til og med kontrollutvalgets behandling av saken i forrige møte. Daglig leder har også fått tilgang til - og bekreftet gjengivelsen av følgende punkter fra samtalene med sekretariatet. - Båten ble slept til Ørnli Slip kort tid før ansatte skulle ut i 3 ukers fellesferie. Verftet opplyste til selger Tor Aune at båten ikke kunne bli liggende ved verftet i ferien. - Det var formann Torbjørn Morkemo ved verftet som hadde samtaler rundt kostnader knyttet til leie av slip. Beløpet på kr 10-15.000 som er gjengitt i brev av 26.8.13 innbefatter, iflg daglig leder, et par dagers arbeid knyttet til å se på/ta ut gear eventuelt annet, for å sikre at båten ble sjødyktig. Kostnader i forhold til om det måtte foretas reparasjoner ble naturlig nok ikke vurdert. Iflg daglig leder anslås kostnader kun til oppsett på slip til kr 2000. - Kjøper av båten er fast ansatt ved Ørnli Slip som platearbeider. Han har iflg daglig leder på ingen måte vært delaktig i noen form for verdivurdering før det endelige salget skjedde og kontrakt mellom selger og kjøpet ble skrevet 12.7.13. - Selger T.Aune hadde vært i telefonisk kontakt med daglig leder ved Ørnli Slip før salget. Daglig leder uttalte at båten neppe var egnet til bruk i oppdrettsnæringen. Daglig leder ville heller ikke taksere båten som fritidsbåt, da verftet ikke drev med fritidsbåter. - Daglig leder opplyser til kontrollutvalgets sekretariat at han anser at båtens verdi er vesentlig over salgsprisen på kr. 20 000,-. Han anslår i ettertid verdien til et sted mellom kr. 100 000,- og kr. 200 000,- alt etter tilstanden på fartøyets utstyr. Dette må, iflg daglig leder, ikke på noen måte anses som en taksering, da hverken verftet eller daglig leder har noen tilknytning til salg og kjøp av fritidsfartøyer. - Daglig leder mener at en kombinasjon av at båten måtte ut fra verftet før ferien og at skolen hadde andre alternativer for å dekke sine behov, kan ha medvirket til hurtig salg og lav pris. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Som det ble påpekt ved forrige behandling av saken er det nødvendig å ha rutiner for behandling av slike saker, at rutiner er kjent i organisasjonen og må følges. I så måte er det også ut fra en generell betraktning viktig at administrasjonen på alle nivå er kjent med og har fokus på Frøya kommunes etiske retningslinjer. 24

Kontrollutvalget har tidligere fattet vedtak i saken på bakgrunn av dokumentasjon som forelå, rådmannens beklagelse, og at det er satt i verk tiltak for å forhindre gjentagelser. Båtens verdi ved overtakelse for 11 år siden og senere påkostninger, sett opp mot prisen ved salget, tyder på at kommunen ikke har tatt vare på verdiene som ble gitt som gave til kommunen. Salgsprisen synes også å være vesentlig under reell verdi. Ut fra dokumenter i saken og samtaler, mener sekretariatet at at det nå i ettertid synes klart at en kombinasjon av dårlig vedlikehold og uheldig håndtering av salgsprosess har medvirket til at salgsprisen ble som den ble. Det må imidlertid understrekes at situasjonen ble spesiell i og med at båten ikke kunne bli liggende ved Øren Slip i 3 uker under fellesferien. I ettertid er det vanskelig å vurdere hvilke eventuelle skader/verdiforingelse båten kunne blitt påført, dersom den ikke hadde blitt solgt raskt. Denne usikkerheten har, slik sekretariatet ser det, trolig vært medvirkende til at salget skjedde raskt og til en lavere pris enn kommunen trolig ville fått ved annonsering. Kontrollutvalget må på bakgrunn av svar fra rådmannen og behandlingen i møtet, ta stilling til vedtak i saken ut over det som ble fattet ved behandling av saken forrige gang, sak 45/13 i kontrollutvalget. Utvalget må vurdere om det hensiktsmessig å gjøre ytterligere undersøkelser. Dette må i så fall trolig skje gjennom å bestille en revisjonsgjennomgang. Bruk av revisjonsressurser må prioriteres i forhold til øvrig kontrollvirksomhet eller eventuelt gjennom økte bevilgninger fra kommunestyret, dersom dette er nødvendig. Utvalget bør også vurdere om saken skal videresendes til kommunestyrtet, da det har vært mye offentlig diskusjon rundt salget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget nå avslutter denne saken og ikke bruker ytterligere ressurser på videre undersøkelser. Kommunestyret som øverste ansvarlige for kontroll og tilsyn bør likevel få saken til behandling. Viser til innstillingen. 25

Kontrollutvalget, Frøya kommune Deres ref. Vår ref. 13/1137 Arkivkode Sted, dato Sistranda, 07.10.2013 SVAR TIL KONTROLLUTVALGET VEDR SALG AV "FLAFI". Saken vedr salg av «Flafi» ble behandlet i Kontrollutvalgets møte 4/9-13. I et brev datert 10/9-13 ønskes det tilbakemelding flere spørsmål, til utvalgets møte 16/10-13. Rådmannen vil gjennom denne tilbakemelding besvare disse spørsmålene: 1. 2. Hvem har solgt båten på vegne av kommunen? Svar: Båten ble solgt av Sistranda skole v/fagleder Tor Aune. Har ansatte fullmakt/myndighet til å selge kommunale eiendeler? Svar: Nei, det har de ikke. I dette tilfelle ble undertegnede forespurt om salg kunne gjennomføres, noe det ble gitt klarsignal for med utgangspunkt at dette var skolens eiendom. Det ble ikke spesifikt understreket at dette i så fall måtte gjennomføres ihht kommunens interne retningslinjer som i pkt 3.3 «Kassassjon» understreker følgende: «Kassasjon godkjennes i alminnelighet av et kassasjonsutvalg bestående av økonomisjef, regnskapsansvarlig og revisor.» Dette gjelder for alle kommunale eiendeler med verdi over 1 000,- i verdi som salgsobjekt. I denne saken har verken undertegnede eller Sistranda skole fulgt disse prosedyrene, noe vi sterkt beklager. 3. Til hvilken pris er båten solgt? Svar: 20 000 kr 4. Ble båten solgt med alt utstyr? Svar: Ja 5. Ble tilleggsutstyr verdivurdert? Svar: Nei, men en totalvurdering anslo at verdien var svært lav, noe av utstyret også utrangert. Postadresse Postboks 152 7261 Sistranda Telefon 72 46 32 00 Bankgiro 4224.06.21511 26 E-postadresse postmottak@froya.kommune.no

6. Er salget lovlig? Svar: Frøya kommunes juridiske vurdering er at salget er å betrakte som et ordinært salg mellom selger og kjøper, der kjøper har opptrådd i god tro ovenfor en offentlig myndig salgsperson/institusjon. At salget ikke ble behandlet i henhold til kommunens interne retningslinjer har i denne sammenheng ingen betydning for rettsforholdet mellom kjøper og selger. 7. 8. Hvem har kjøpt båten? Svar: Båten er kjøpt av privatperson Frank Jørgensen, Sistranda. båten? Har kjøper av båten tilknytning til selskapet som anslo verdien av Svar: Vedkommende har et midlertidig arbeidsforhold til dette selskapet, men var ikke direkte delaktig i den muntlige verdivurdering som ble gjort. Frøya kommune anser uansett at dette er uheldig for saken, og beklager dette. 9. Vurderer kommunen mulighet til eventuelt å heve kjøpet? Svar: På bakgrunn av svar på spørsmål 6, så er dette etter vår juridiske oppfatning ikke en aktuell problemstilling- 10. Er det innhentet tilbud på leie av slipp fra flere? Svar: Nei, dette ble ikke innhentet. Det ble gitt en muntlig tilbakemelding på kostnadene knyttet til leie av slipp fra et selskap. 11. Hvorfor har ikke båten vært registrert som eiendel i kommunens regnskap? Svar: Båten ble gitt som gave til Sistranda skole for ca. 11 år siden, og burde da umiddelbart blitt registrert som eiendel i kommunens regnskap. Dette ble ikke gjort, noe som er svært uheldig og som beklages sterkt. Sluttkommentar: Denne saken viser med all tydelighet nødvendigheten av å gjennomgå rutiner for avhending/kassasjon av kommunal eiendom. Rådmannen iverksetter derfor et arbeid der disse retningslinjene gjennomgås på nytt. Et foreløpig utkast til dette arbeidet er vedlagt dette brevet. Med hilsen Frøya kommune Roger Fredheim/sign Kommunalsjef oppvekst og kultur 72463216 Gjenpart: Kopibok 27

Torbjørn Reppe, Ansgar Antonsen 7260 SISTRANDA Deres ref. Vår ref. 13/939 Arkivkode 652 &55 Sted, dato Sistranda, 29.08.2013 SVAR - VEDRØRENDE SALG AV FLAFI Viser til mottatt brev av 13/8-2013 vedr salg av båten «Flafi» ved Sistranda skole. Vedlagt en redgjørelse fra skolen som gir tilbakemelding på spørsmål som er framsatt. Saken er også bragt inn for orientering til Hovedutvalg for drift, som heller ikke var helt fornøyd med måten salget ble effektuert på. Det ble spesielt påpekt at båten ble solgt til en privatperson som også var involvert i båtens verdivurdering som fagmann. Skolen tilbakeviser at dette er tilfelle. Rådmannen har ingen grunn til å tro at dette ikke er riktig. I tillegg ble det påpekt at båten burde vært annonsert, og at den faktiske verdisvekkelsen av båten over tid ikke var noe godt signal til kommunens næringsliv. Rådmannen v/undertegnede stiller seg bak nødvendigheten av annonsering og negative signaler til næringslivet om unødvendig verdisvekkelse, og beklager dette. Med hilsen Frøya kommune Roger Fredheim Kommunalsjef oppvekst og kultur 72463216 Gjenpart: Postadresse Postboks 152 7261 Sistranda Kopibok Arkiv Kontrollutvalget v/leder Johan G. Foss. Telefon 72 46 32 00 Bankgiro 8601.27.84009 E-postadresse postmottak@froya.kommune.no 28

Sistranda 26.08.13 Roger Fredheim Salget av Flafi Viser til samtale, skal gi en kort redegjørelse. Bakgrunn: For en del år siden, anslagsvis 10-12 år, fikk Sistranda skole båten Flafi fra oppdrettselskapet Marine Harvest. Skolen skulle benytte den ved Naustprosjektet. Torbjørn Reppe og Ansgar Antonsen var lærerne som var engasjert i dette prosjektet. Siden ble Kyrre Pettersen dratt inn i prosjektet. Båten ble oppgradert en del, ekkolodd/kartplotter, redningsfløte osv. Dette ble sponset av næringslivet. For å være trygge på at sikkerhetskravene var oppfylt, ble det for 3-4 år siden tatt en gjennomgang av båten. Skolen fikk bistand fra Frøya videregående skole i dette arbeidet. Konklusjonen var at det måtte foretas en oppgradering som ville koste flere hundre tusen kroner. Skolen konkluderte med at det ble for dyrt, og prosjektet ble lagt på is. Skolen fikk låne kaiplass i Sistranda havn vederlagsfritt. For noen år siden ble båten hentet fra Sistranda og benyttet av Havleirskolen på Sula. Den ble ikke utleid av Sistranda skole, men da vi ble gjort kjent med at båten var utleid gjorde vi Havleirskolen kjent med at båten ikke var godkjent for dette bruket, dette gjaldt bl.a. forsikringer. Båten har vært på Sula frem til våren/sommeren da den ble hentet av oss, og lagt ved Ørnli slip for der å få en gjennomgang /tilstandsrapport. Vi var gjort kjent med at det da var skade på båten, enten var det gearet eller overføring motor/gear som var skadet. Salget: Vi fikk en mekanikker ved Ørnli slip til å se over båten. Han, sammen med to andre ansatte ved verkstedet, ville ikke gi noen takst på båten uten at den ble satt på slip. En slipsetting med gjennomgang ville koste mellom 10 15.000,- kr. Signalene vi fikk fra verkstedfolkene var at båten virket å være i dårlig tilstand, bl.a. så det ut som det ikke var skiftet/påført ny zink. En av verkstedmennene fortalte at i løpet av de 2 ukene båten hadde ligget der, hadde han vært nødt til å presse inn feit 2 ganger rundt propellakslingen for å hindre at båten tok inn sjø. Med dette som bakgrunn, tok jeg kontakt med rektor Sissel Skoran, og foreslo at vi solgte båten. Drift av Naustprosjektet er i varetatt gjennom avtale med en lærer på FVG hvor vi leier både lærer og godkjent båt med fullt fiskeutstyr. Dermed ville vi spare utgiften til forsikring, båtplass og ikke minst oppgradering av båten. 29

Det ble også tatt kontakt med Marine Harvest for å innhente deres syn på et evt. salg. Deres svar var at for dem var båten avskrevet, og vi fikk full disposisjonsrett, men de håpet at gevinst på salget ble brukt til å videreutvikle Naustprosjektet. Rektor var enig med meg, og da det meldte seg en interessert kjøper ble båten solgt. Vi har i ettertid fått høre at salget skulle ha gått gjennom Frøya kommunes kassasjonsutvalg. Vår vurdering var følgende: Båten ble gitt som en gave fra Marine Harvest til Sistranda skole, den har aldri vært inntatt i kommunens regnskap, de investeringene som er foretatt er dekket over skolens budsjett eller ved gaver fra næringslivet. Dermed mente vi at salg også måtte gjennomføres av skolen. Gevinsten av salget er ment brukt til å videreutvikle dagens Naustprosjekt, dermed vil de midlene som er gitt fra næringslivet fortsatt bli brukt til det opprinnelige formålet. Salget er gjennomført av Sistranda skole til en takst som avtalt mellom kjøper og selger. Salget var ikke annonsert da vi ikke anså det reelt å håpe på at det ble så mange interessenter slik at vi kunne oppnå noen gevinst av den grunn. Båtens tilstand ble vurdert av verkstedsfolk, men de ville ikke gi noen skriftlig uttalelse uten at båten ble tatt på slip. Vi anså slipsetting for uaktuelt når vi hørte at deres prisantydning på båten ville være mellom 5.000,- og 40.000,som realistisk, og kanskje ble konklusjonen at båten var så dårlig at salg ikke var å anbefale. Ut fra disse vurderingene ble båten solgt. Mvh Tor Aune 30

Oppfølging av tilsynsrapport fra fylkesmannen Frøya kommune som barnehagemyndighet. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.11.2013 Saksnr 053/13 Arvid Hanssen 13/166-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Vedlegg Svar til fylkesmannen april 2013 - rapport tilsyn barnehager Saksutredning Som et ledd i kontrollutvalgets arbeid brukes tilsynsrapporter som andre utarbeider etter tilsyn i kommunen. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte i perioden 6.8.12 13.2.13 tilsyn med Frøya kommune som barnehagemyndighet. Rapporten er datert 28.2.13. Dette var en systemrevisjon og følgende 3 avvik er påtalt i rapporten: 1. Frøya kommune gjennomfører ikke godkjenning av barnehagene etter barnehagelovgivningen. 2. Frøya kommune gjennomfører ikke tilsyn med barnehagene i kommunen. 3. Frøya kommune har ikke rutiner som sikrer at midlertidige dispensasjoner fra utdanningskravet for styrer og pedagogisk leder blir omsøkt og saksbehandlet forsvarlig. Frøya kommune fikk frist til 1.6.13 med å lage en plan over tiltak for å rette opp avvikene i rapporten. Frøya kommune svarte Fylkesmannen i brev, datert 29.4.13. Brevet følger som vedlegg i denne saken. Kommunen la opp til å utarbeide planer, retningslinjer og prosedyrer innen 15.9.13. Kommunalsjef barn og unge, Roger Fredheim, gjennomgikk kommunens plan og status for lukking av avvik etter tilsynet i kontrollutvalgets møte 19.6.13. Dette var i sak 26/13 Rapport etter tilsyn med Frøya kommune som barnehagemyndighet. Saken, herunder tilsynsrapporten finnes på www.konsek.no kontrollutvalgene/frøya. For å gi administrasjonen nødvendig tid ønsket kontrollutvalget å behandle oppfølgingen av rapporten høsten 2013 og fattet følgende vedtak: 1. Saken tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om at rådmannen orienterer kontrollutvalget om oppfølgingen av tilsynsrapporten på kontrollutvalgets møte i november 2013. 32

Rådmannen vil delta i møte for å gi kontrollutvalget en oppdatert status av arbeidet og svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må på bakgrunn av rådmannens redegjørelse ta stilling til eventuell videre oppfølging. 33

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag v/liv Ingegerd Selfjord Postboks 4710 Sluppen 7468 Trondheim Sistranda, 29/4-2013. PLAN OVER TILTAK FOR LUKKING AV AVVIK ETTER TILSYN MED FRØYA KOMMUNE SOM BARNEHAGEMYNDIGHET. Avvik 1, barnehageloven 10 og 11: Godkjenning av barnehagene etter barnehageloven. 1. Søknadsskjema for godkjenning er utarbeidet og vedlagt. Utarbeidelse av retningslinjer og prosedyrer for godkjenning skjer innen 15/9-2013. 2. Ansvarlig for gjennomføring og formell godkjenning gjøres av kommunalsjef barn/unge i Frøya kommune, Roger Fredheim. Avvik 2, barnehagelovens 16: Tilsyn med kommunale barnehager. 1. Utarbeidelse av plan for tilsyn og veiledning av barnehager vil bli ferdigstilt innen 15/9-2013. 2. Ansvarlig for gjennomføring gjøres av kommunalsjef barn/unge i Frøya kommune, Roger Fredheim. Avvik 3, barnehagelovens 18: Rutiner som sikrer at midlertidige dispensasjoner fra utdanningskravet for styrer og pedagogisk leder blir omsøkt og saksbehandlet forsvarlig. 1. Utarbeidelse av foreløpige rutiner for søknad og svar om dispensasjoner for utdanningskrav for styrer og pedagogisk leder i barnehage er vedlagt. 2. Søknadad- og svarskjema er foreløpig ferdigstilt. 3. Prosedyrene ferdigstilles innen 15/9-2013. 4. Ansvarlig for gjennomføring gjøres av kommunalsjef barn/unge i Frøya kommune, Roger Fredheim. Frøya kommune vil jobbe med å kvalitetssikre og tydeliggjøre delegasjonsreglementet slik at dette er samstemt med de nevnte avvik. I forbindelse med bygging av nye Rabben private barnehage, vil Frøya kommune foreta en godkjenning for oppstart i midlertidige lokaler, der forventet oppstart er 15/8-13. 34

Ny godkjenning vil bli gjennomført innen oppstart i permanente lokaler når disse er ferdigstilt. Med hilsen Roger Fredheim/sign Kommunalsjef barn og unge Frøya kommune tlf: 917 60 190 e post: roger.fredheim@froya.kommune.no 35

Status revisjon av kommunesregnskap Frøya kommune 2013 per 27.11.13. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.11.2013 Saksnr 054/13 Arvid Hanssen 216 12/176-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget er tillagt et betydelig tilsynsansvar gjennom kommuneloven og tilhørende forskrifter. Viser i den forbindelse til Kontrollutvalgsbokens kap.9 side 119 når det gjelder regnskapsrevisjon. Boka er utlevert faste medlemmer i kontrollutvalget, er lagt på lesebrettene til faste medlemmer og er tilgjengelig på KonSek sine hjemmesider: www.konsek.no Nedenfor gjengis kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon, slik de fremgår av kontrollutvalgsforskriftene: Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. 36

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Som det fremgår av 6 skal kontrollutvalget holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Kjell Næssvold, Revisjon Midt-Norge IKS, vil gi en muntlig orientering om status i revisjonsarbeidet per 27.11.13. og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. 37

Nytt fra utvalgene - orienteringer fra KU-medlemmer i møtet 27.11.13. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.11.2013 Saksnr 055/13 Arvid Hanssen 033 12/93-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Under sak 8/12 Kontrollutvalgets arbeidsform foreløpig drøfting, som ble behandlet i møte den 29.02.12, ble kontrollutvalget enige om å fordele ansvaret for å se gjennom saksdokumentene for øvrige politiske utvalg i Frøya kommune. Følgende fordeling ble foretatt: Kommunestyret: Formannskap: Driftsutvalg: Forvaltningsutvalg: Jarl Arthur Dyrvik og Lars Nordgård Johan G. Foss Kirsten Dragsnes Johan E. Wingan Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets medlemmer orienterer. Utvalget vurderer om det er behov for videre oppfølging av enkeltsaker. 38

Bruk av revisjonsressurser 2014 - prioritering. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.11.2013 Saksnr 056/13 Arvid Hanssen 216, &58, 11/31-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet legger signaler fra diskusjonen i møtet til grunn for videre prioritering av revisjonsarbeidet for 2014. Vedlegg FR-Plan 2013-2014 Frøya - vedtatt i kommunestyret 06.12.12 Plan for selskapskontroll Frøya - vedtatt i KS 30.08.12 Saksutredning Kontrollutvalget har årlig ca. 280 timer til disposisjon til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Følgende revisjoner er i bestilling: Forvaltningsrevisjon: Helhetlig innsats barn og unge levering av rapport til KonSek 15.mars 2014. Selskapskontroll: TrønderEnergi levering av rapport til KonSek 28.februar 2014. Kontrollutvalget har gjennom bestilling av prosjektene ovenfor allerede disponert 120 timer av revisjonsressursene for 2014. KonSek vedlegger gjeldende planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalget kan vurdere om det er områder som peker seg ut som aktuelle i forhold til bestilling i første halvår 2014. Da kontrollutvalget kun har igjen ca. 160 timer til disposisjon for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2014, kan det ikke påregnes å bestille mer enn ett prosjekt. Utvalget har mulighet til å fastsette leveringstid i 2015 og dermed øke ressursrammen for prosjekt som bestilles. Det kan være hensiktsmessig at kontrollutvalget har noen timer som ikke båndlegges tidlig på året, i tilfellet det blir aktuelt å gjennomføre revisjonsoppdrag i samarbeid med andre kommuner. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet legger frem saken til drøfting. 39

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON 2013-2014 Frøya kommune Vedtatt av kommunestyret 06.12.2012 i sak 184/12 40

1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Dette innebærer et ansvar for kontrollutvalgene, for at følgende oppgaver utføres: o o o regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon 7 første ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. 1.1 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen. For å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov, skal dette i følge kontrollutvalgsforskriften 10 vedta en egen plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for en gitt periode: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Denne planen er utarbeidet for perioden 2013-2014. Kontrollutvalget vil underveis i perioden eventuelt vurdere om det må gjøres omprioriteringer, eller om planen må oppdateres. 41

Denne planen er basert på dokumentet overordnet analyse, utarbeidet av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 1.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjonene Kommunens revisor er Revisjon Midt-Norge IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene. Prosjektene utføres i tråd med kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget vedtar med bakgrunn i planen mer konkrete bestillinger av prosjekter, og følger opp disse overfor revisjonen. Kontrollutvalget gis anledning til å fravike planen, dersom de finner det nødvendig. I så tilfelle rapporteres det om eventuelle endringer til kommunestyret. 1.3 Oppfølging og rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget tillagt ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret. Kontrollutvalget legger normalt rapport for det enkelte prosjekt fortløpende frem for kommunestyret. 42

2 Prioriterte områder i planperioden Her angis prioriterte områder for forvaltningsrevisjon, med forslag til mulig innretning på prosjektene. Prosjektene er vurdert på bakgrunn av risikoog vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen. Det er prioritert totalt 3 prosjekter, mens 5 prosjekter er vurdert som aktuelle, men ikke prioritert i denne planperioden. Det er i prioriteringene også tatt hensyn til områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon i tidligere år, hvorvidt forvaltningsrevisjon anses å være et godt virkemiddel til å forbedre kvaliteten på området og eventuelle signaler fra politisk hold om hvor det er ønskelig med mer kunnskap. Utdypingene av innretning må ses på som eksempler på muligheter, ikke et bindende forslag til gjennomføring av prosjektene. Område Helhetlig innsats overfor barn og unge 1 Kommunen har en viktig rolle i å skape et godt oppvekstmiljø. Frøya kommune har innflytting og en økende andel barn og ungdom, noe som bidrar til et økende behov for en god og målrettet innsats. Det er viktig å se på sammenhengen mellom ulike tiltak, og at disse til sammen dekker de nødvendige behovene. Aktuelle tjenester å inkludere er: Fritidstilbud, PP-tjeneste, tiltak i skole og barnehage, rusforebyggende tiltak, barnevern og psykisk helsetjeneste. Det kan også være aktuelt å se på samspillet med organisasjoner og andre aktører utenfor det kommunale tjenestetilbudet. Evaluering av to-nivåmodellen i Frøya kommune. Frøya kommune innførte to-nivåmodellen i 2006. 2 Prosjektet kan ta sikte på å evaluere kvaliteten på rapporteringen som skjer internt i kommunen både administrativt og politisk og dermed gi tilbakemelding på om kommunen har funksjonelle styrings- og rapporteringssystem. Da 2-nivåmodellen krever god kompetanse ute i de enkelte driftsenhetene, er det også viktig å se på fordeling av kompetanse og ressurser mellom ulike ledelsesnivå og stab-/støttefunksjoner. (Arbeid med næringsutvikling 3 Frøya kommune har er stort engasjement og bruker relativt store ressurser i tilskudd og tilrettelegging for næringslivet. Det er - og har i lang tid vært- et utstrakt samarbeid med ulike samarbeidspartnere. Kommunen legger nå vekt på utarbeidelse av strategisk næringsplan. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan en vurdere i hvor stor grad kommunen oppnår de målsettinger man har satt seg, og hvorvidt det er tilstrekkelig planmessighet, oppfølging og evaluering av de tiltak som gjennomføres. 43

Følgende områder foreslås som aktuelle for forvaltningsrevisjon, men er ikke prioritert i planen. Dersom endringer i forutsetninger gjør noen av de ovennevnte prosjekter mindre aktuelle å gjennomføre kan disse bli aktuelle for gjennomføring i perioden. Område Tilpasset opplæring og spesialundervisning i Frøya kommune. Prosjektet må ta sikte på å gi en tilbakemelding på praksis for tildeling, oppfølging og rapportering av spesialundervisning herunder om dette gjøres i tråd med lovverket. Videre må gjennomgangen peke på mulige årsaker til at Frøya kommune bruker en større del enn mange kommuner til spesialundervisning. Eiendomsforvaltning i Frøya kommune Prosjektet må gi en oversikt over eiendomsmassen Frøya kommune eier og hvordan denne forvaltes. Aktuelle spørsmål kan være om kommunen har den riktige eiendomsmasse og om blir den utnyttet på riktig måte. Finnes det muligheter for alternativt bruk, sett i forhold til kommunens ansvarsområder, muligheter for inntjening og utnyttelsesgrad? Videre kan det være aktuelt å kartlegge/gi en oversikt over vedlikeholdsbehov og vurdere om man klarer å opprettholde standarden på kommunale bygninger. Gjennomgang av rammeområde Kultur En forvaltningsrevisjon kan belyse erfaringer knyttet til dagens politiske og administrative organisering sett i forhold til oppgavene som skal løses. Er dagens organisering og drift hensiktsmessig/god i forhold til å dekke brukernes behov? Konkrete problemstillinger må utarbeides ifm eventuell bestilling og gjerne etter signaler fra kommunestyret. Miljøsatsningen i Frøya kommune Miljø er et tema som kommer mer og mer på dagsorden, både for den enkelte innbygger og for private og offentlige virksomheter. En felles målsetting har vært å leve og drive en virksomhet ut fra prinsippet om bærekraftig utvikling. En forvaltningsrevisjon kan bidra til å sette miljøperspektivet på dagsorden i Frøya kommune i større grad. Økt miljøbevissthet hos den enkelte ansatte er viktig. Da kommunen gjennom ansettelse av miljøkonsulent i 2012 har påbegynt et arbeid på dette området, bør en forvaltningsrevisjon gjennomføres senere, dersom det ikke oppstår spesielle forhold. (Nest planperiode 2015-2016?) Det kan da være aktuelt å se på om igangsatte tiltak har gitt effekt. Evaluering av samhandlingsreformen Dersom det oppstår spesielle forhold kan det være aktuelt å bestille en gjennomgang av deler av virksomheten - eventuelt i samarbeid med andre kommuner. En mer omfattende gjennomgang bør eventuelt skje i neste planperiode. 44

Vedtatt av kommunestyret i sak 119/12 den 30.08.12. PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2013 Frøya kommune 45