KONKURRANSEGRUNNLAG Hattfjelldal kommune Åpen tilbudskonkurranse etter FOA-forskriftens del I og II for anskaffelse av sommervedlikehold kommunale veier Saks-nr. WebSak: 17/26-2 Versjon 3.4.2017 Versjon 3.4.2017 1
1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov... 3 1.3 Deltilbud... 4 1.4 Viktige datoer... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 4 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår... 5 2.3 Offentlighet og taushetsplikt... 5 2.4 Vedståelsesfrist... 5 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget og tilleggsopplysninger... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Skatteattest... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 3.5 Bruk av underleverandører... 7 3.6 Språk... 7 3.7 Tilbyders deltakelseskostnader... 7 3.8 Kommunikasjon... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 7 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 8 5.1 Innlevering av tilbud... 8 5.2 Tilbudets utforming... 8 5.3 Avlysning av konkurranse... 8 5.4 Klage... 8 6 Vedlegg... 9 Versjon 3.4.2017 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Om oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Hattfjelldal kommune. For mer informasjon om oppdragsgiveren, se: www.hattfjelldal-kommune.no Oppdragsgivers kontaktperson(er) er: Navn: Bjarne Haugen og Bjørn Skog Postadresse: Hattfjelldal Kommune O.T.Olsens vei 3A, 8690 Hattfjelldal e-post bjarne.haugen@hattfjelldal.kommune.no og bjorn.skog@hattfjelldal.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes skriftlig til kontaktpersonen(e). Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson(er). 1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov Oppdragsgivers detaljerte beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt (individuelle kravspesifikasjoner for del I Gatefeiing og Kosting, II Kantslått og III Veihøvling). Hattfjelldal Kommune har ansvar for vedlikehold av kommunale veier og plasser og ønsker anbud på sommervedlikehold av kommunale veier. Kontraktstiden er to sesonger til og med mai 2019 (24 måneder), med opsjon på nye 24 måneder. Anbudet gjennomføres som åpen anbudskonkurranse med forhandlinger, jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser (Anskaffelsesforskriften), den nye versjonen som er gyldig fra 1.1.2017. Det legges opp til en konkurranse der det først og fremst forhandles om pris, eventuelt også om forretningsmessige vilkår og tekniske spesifikasjoner. Konkurransegrunnlaget er inndelt på følgende måte i tre separate konkurranser, det er fritt fram for hver tilbyder å by på en eller flere deler: Del I: Gatefeiing/kosting i Hattfjelldal sentrum før 14. mai (Rode nr. 1 sentrum). Del II: Kantslått (1 gang av alle kommunale veier i løpet av 2 år). Del III: Høvling av kommunale grusveger vår og høst og ved helt spesielle behov om vinteren (ved tette stikkrenner som kan gi tykk is lokalt og behov for rensk av grøft m.v.). Versjon 3.4.2017 3
For ytterligere informasjon om anskaffelsens innhold vises det til bilag for den enkelte del (individuelle kravspesifikasjoner for del I Gatefeiing og Kosting, II Kantslått og III Veihøvling). 1.3 Deltilbud Det er adgang til å gi tilbud på hver av de tre enkelt delene, det er separate konkurranser som av praktiske årsaker sendes ut samtidig. Opsjonene på de 2 siste årene, har en vedståelsesfrist på 2 år. 1.4 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Tilbudsbefaringen gjelder kun del I gatefeiing i sentrum og del II Kantklipping sentrum, begge Rode 1 og er frivillig. Aktivitet Tidspunkt Påmelding til tilbudsbefaring, frist for email Tirsdag 18.4.2017 kl. 15 Tilbudsbefaring sentrum rode 1 Onsdag 19.4.2017 kl. 12 Frist for å levere tilbud Fredag 21.4.2017 kl. 15 Tilbudsåpning Mandag 24.4.2017 kl. 8 Evaluering Deler av uke 17 Eventuell dialog/forhandlinger Deler av uke 17 Valg av leverandør og meddelelse til Onsdag 26.4.2017 leverandører Karensperiodens utløpsfrist (10 dager) Lørdag 6.5.2017 Kontraktsinngåelse Mandag 8.5.2017 Tilbudets vedståelsesfrist 1.6.2017 28.2.2019 for opsjonene (de 2 siste årene) Tilbudsbefaringen (Del I gatefeiing i sentrum og del II Kantklipping Rode 1 sentrum) oppmøte/sted: Kommunehuset Hattfjelldal Kommune. Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del II. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen tilbudskonkurranse jfr. FOA 8-3. Versjon 3.4.2017 4
Oppdragsgiver planlegger å velge tilbud på bakgrunn av en vurdering av tilbudene slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Dialog i form av avklaringer eller korrigeringer vil bli gjennomført i henhold til de behov som eventuelt oppstår. Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver etter at tilbudene er mottatt vurderer dette som formålstjenlig. Gitt oppfyllelse av kvalitets- og kapasitets-krav, så kan det forventes at laveste pris er det som det eventuelt forhandles om og som er det mest sannsynlige tildelingskriterium. Det presiseres at ingen av leverandørene kan forvente å få forhandle om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson(ene). Avtalene vil bli basert på NS 8406 (forenklet norsk bygge- og anleggskontrakt). 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112. I tillegg stilles det nå i loven krav om lærlingeordning generelt, her er det ikke naturlig yrker å stille slike krav. 2.3 Offentlighet og taushetsplikt For allmennhetens innsyn i dokumenter knyttet til en offentlig anskaffelse gjelder offentleglova. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 7-3 og 7-4 og, jf. forvaltningsloven 13. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.4 ovenfor. (2 tidspunkter pga. to års leveranse fra år 2017 og en mulig opsjonsleveranse på to nye år). 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget og tilleggsopplysninger Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål til konkurransen med svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller er uklart, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Versjon 3.4.2017 5
Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med navnet på konkurransen og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Skatteattest Krav Norske leverandører skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift. Dokumentasjonskrav Skatteattest, ikke eldre enn 6 mnd. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig til å oppfylle kravet. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet som har konsesjon til å drive slik virksomhet. Dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har krevd, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet. Versjon 3.4.2017 6
3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante erfaring fra sammenlignbare oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må oppdrag. inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren kan dokumentere erfaringen ved å vise til kompetanse til personell han råder over og kan benytte til dette oppdraget, selv om erfaringen er opparbeidet mens personellet har utført tjeneste for en annen leverandør. Kvalifikasjonskravene er absolutte krav. Manglende oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning fra konkurransen, jf. FOA 11-10 3.5 Bruk av underleverandører Dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling og/eller krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal tilbudet inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfeller skal tilbudet også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyderen vil ha rådighet over de nødvendige ressursene. 3.6 Språk Alle dokumenter og all kommunikasjon som omhandler denne konkurransen skal være/foregå på norsk. Det gjøres oppmerksom på at det samme kravet også vil gjelde i gjennomføringen av kontrakten. 3.7 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 3.8 Kommunikasjon Kommunikasjon skal foregå pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson(er), på norsk. 4 TILDELINGSKRITERIER Valg av tilbud vil skje på grunnlag av: -hvilket tilbud som har den laveste prisen og som oppfyller alle kvalitets- og kvalifikasjons-krav. Kvalifikasjonskravene er absolutte krav. Versjon 3.4.2017 7
Manglende oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning fra konkurransen, jf. FOA 11-10. Kvalitetskrav: se kravspesifikasjonen. Avvisningsreglene i FOA 11-11 kommer til anvendelse. Tilbyderne oppfordres til å gjøre seg kjent med disse. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt, merket "Sommervedlikehold kommunale veier" innen fristen, til: Hattfjelldal Kommune, O.T. Olsens vei 3A, 8690 Hattfjelldal. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør. Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. 5.2 Tilbudets utforming Det bes om at tilbudet utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Signert og utfylt tilbudsbrev. (Ligger vedlagt.) Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon) Utfylt prisbilag Den leverandøren som vinner konkurransen må i tillegg levere skatteattest og firmaattest og dokumentasjon som kreves under kapittel 3. 5.3 Avlysning av konkurranse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse hver enkelt av de tre delene av konkurransen ved saklig grunn, jf. FOA 13-1. Som saklig grunn regnes blant annet tilbudspriser over detaljert budsjett, manglende konkurranse, bortfall av planlagt finansiering og manglende godkjenning fra politisk hold. 5.4 Klage Tilbydere kan klage på valg av leverandør innen Karensperiodens utløpsfrist. Dersom oppdragsgiver finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med tildelingskriteriene, kan tildelingsbeslutningen annulleres frem til kontrakt er signert. Versjon 3.4.2017 8
6 Vedlegg Kontrakt bilag 1: Kravspesifikasjon og prisskjema Tilbudsbrev Tilbudsbrev sommervedlikehold kommunale veier Hattfjelldal kommune. Sett X foran de aktuelle delene som det bys på: Del I Gatefeiing/kosting i Hattfjelldal (rodenr. 1 sentrum). Del II Kantslått (1 gang av alle kommunale veier i løpet av 2 år) Del III Veihøvling av kommunale grusveger vår til høst + evt. vinter isskraping Leverandøren skal fylle ut tabellen og signere. Firmanavn: Org.nummer: Postadresse: Besøksadresse: Telefonnummer: Kontaktperson: Telefonnummer: Mobilnummer: E-postadresse: Ovennevnte leverandør gir med dette vedlagte tilbud på i henhold til de betingelser som fremkommer av konkurransegrunnlaget med kravspesifikasjon. Vi vedstår oss vårt tilbud i henhold til de datoer som er angitt i dette konkurransegrunnlaget. Tilbudet kan aksepteres av oppdragsgiver når som helst fram til utløp av vedståelsesfristen for de første to årene. Vedståelsesfristen for opsjonene (de siste to årene), forutsetter at vi blir valgt som leverandør de første to årene. Sted Dato Underskrift Navn med blokkbokstaver Versjon 3.4.2017 9