Halden Håndballforening Protokoll til styremøte Dato: Torsdag 4. mai Tid: kl. 19:30 Sted: Hjortsberghallen, møterom Tilstede: Kjersti Gjøsund, Inger Lise Røsnæs, Kjell Åge Holter, Frøydis Aarum, Ole André Amundsen, Anne-Grete Elders Tollefsen Vara: Andre: Forfall: Protokollfører: Vibeke Røstengen, Anne Kloster, Øyvind Liland, Karen Anette Røsnæs, Kai Henning Melberg, Romek Josefsen, Stein Cato Røsnæs, Bjørn Trygve Johansen, Trine Grip, Kathrine Kollegård Magnusson, Malin Stanes, Gry Lindhaugen, Hanne Ramfjord Aakre, Andreas Berger Orud, Line Heli-Hansen, Inger Lise Røsnæs Saksliste 41/17 Godkjenning av protokoll... 2 42/17 Status økonomi... 2 Likviditet/fakturering... 2 Overgangsgebyrer... 2 Fakturering av medlemsavgifter... 2 Forsikringer... 2 Vipps... 2 Kjøp av konkursbo (gevinster)... 3 43/17 Status sportslig... 3 Halleie Degernes... 3 Hjortsberghallen... 3 Trenere... 3 Honorering av foreldretrenere og oppmenn... 4 Dommere... 4 Samarbeid med TTIF... 4 Påmelding av lag - J13... 4 Håndballskole... 4 Samarbeidsavtale med HTH... 4 44/17 Status marked... 5
Tons of rock... 5 Sponsorer... 5 Kles- og utstyrsleverandør... 5 45/17 Status Arrangement... 5 Smart idrettsmat, temakveld... 5 Eventuelt... 6 Integrering og sosial profil... 6 Strategiseminar... 6 41/17 Godkjenning av protokoll Protokollen godkjennes. 42/17 Status økonomi Likviditet/fakturering Det er nå sendt epost til Halden kommune og Halden idrettsråd for å be om utbetaling av de tildelte midlene. Vi har fått inn noen av sponsormidlene, og har foreløpig midler til å betale løpende fakturaer. Det er imidlertid behov for å få inn friske midler for fremtidige utgifter. Pt. står det ca kr 31 000 på kontoen. Totalt har vi fått inn ca. kr 72 000 og utbetalt ca. kr 41 000 i utgifter. Overgangsgebyrer Overgangsgebyrene er betalt for de tre som har kommet. Inntil videre betaler vi overgangsmelding for alle. Det viser seg at også utøvere fra den gamle klubben får beskjed om å betale overgangsavgift. Inger Lise sjekker hva som gjelder for disse utøverne. Fakturering av medlemsavgifter Vi må i løpet av våren få fakturert ut medlemsavgifter. Betalingsavtalen er satt opp og alt skal være klart for å starte utfakturering. Utvidet styre vil bli prøvekaniner. Forsikringer Dette utsettes til neste utvidet styremøte, da Gry holder i denne saken. Vipps Berg Sparebank reklamerer nå med Vipps for sine kunder. Vipps Go ser ut som et godt alternativ for Halden Håndball, da det gir mulighet for å kombinere ferdigdefinerte menyer og valgfritt beløp. Bruk av Vipps vil medføre økte kostnader på gebyrer. Dersom vi går inn for en avtale med omsetning på over 100 00 i året vil dette koste oss 1,75% av omsetning + 149 kr per måned. Leder av økonomi, Anne-Grete, får fullmakt til å inngå nødvendige avtaler for å bestille Vipps. Styremøte - protokoll - 04-05-2017 utvidet Side 2 av 6
Kjøp av konkursbo (gevinster) Bobestyrer har gitt oss tilbud om å kjøpe ut Grundig-gevinster fra konkursboet til en pris på kr 500 inkl. mva. Leder av marked, Kjell Åge, får fullmakt til å kjøpe ytterligere varer fra boet for kr 500,- inkl. mva. 43/17 Status sportslig Halleie Degernes Sportslig leder har mottatt kontrakt på halleie i Degernes på kr 350,- per time. 1 ½ time i uka. Leder av sportslig, Frøydis, inngår leieavtale på halleie i Degernes. Hjortsberghallen Det er behov for å sjekke når Hjortsberghallen kan tas i bruk fra høstsemesteret. Vi må også få bekreftet når betaling av halleie begynner å løpe etter ferien. Inger Lise sjekker ut med kommunen Trenere Mangler fortsatt trenere på J14 og J15. Det er lagt ut stillingsannonse på trenersiden. Vi har så langt mottatt en henvendelse på denne annonsen. Tico har spilt inn en trenerressurs som kan være interessert i å kommer til oss for å trene. Vedkommende er fra Kroatia, men har tidligere hatt treneroppdrag i Norge. Det er snakket med to referanser (trener og sportslig leder) fra Askim HL som begge gir utelukkende positive referanser. Den aktuelle treneren er utdannet kroppsøvingslærer med spesialisering innen håndball, han er 62 år og i god fysisk form. Han er tidligere jugoslavisk landslagstrenere (80-tallet). Pedagogisk sterk og lett til å samarbeide. Snakker ikke norsk. Snakker kroatisk. Treneren kan faktureres via DTIP Consulting eller som enkeltmannsforetak. Han kan komme allerede 15. mai og jobber her fram til sommeren. Da får vi en god mulighet til å sjekke hvordan han fungerer sammen med jentene. Kostnaden for treneren vil ligge på kr 150 000,- i året. For denne prisen kan han trenere to lag, ha tematreninger, spillerutvikling m.v.. Det kan også være aktuelt å inngå et samarbeid med Askim om denne trenerressursen. Halden Håndball må vurdere som det skal stilles krav til språkkurs dersom han skal bli fast trener for oss. Det ble stilt spørsmål om hvordan vi kan få sjekket politiattest for utenlandske trenere. Dette må sjekkes opp. 1) Treneren gis mulighet til å «prøvetrene» hos oss fram til sommeren 2) Anne sjekker priser og muligheter for norskkurs 2) Inger Lise sjekker utfordringer med politiattest Styremøte - protokoll - 04-05-2017 utvidet Side 3 av 6
Honorering av foreldretrenere og oppmenn Det er behov for å se på honorering av foreldretrenere og oppmenn (honorering, redusert treningsavgift for barnet, representasjonstøy m.v.). Her må det lages klare retningslinjer slik at alle er innforstått med hva som gjelder. Det settes ned en arbeidsgruppe som utarbeider et forslag på retningslinjer til styret. Det nedsettes en arbeidsgruppe som utarbeider et forslag til honorering av foreldretrenere og oppmenn. Arbeidsgruppen ledes av Anne-Grete og sammensettes med Øyvind, Inger Lise og Ole Andre. Dommere Andreas følger opp. Samarbeid med TTIF Styreleder og leder av sportslig forsøker å få til et samarbeidsmøte med TTIF, men det er vanskelig å finne dato som passer. Kjersti forsøker å få til et møte neste uke. Øivind går inn for Frøydis. I møtet bør det sjekkes ut om TTIF har planlagt håndballskole i årets høstferie. Da TTIF ikke klarer å stille et 00-lag kommende sesong, bør disse spillerne få en invitasjon til å komme å spille for oss. Kjersti inviterer til møte med TTIF i samarbeid med sportslig leder/vara. Påmelding av lag - J13 J13 er påmeldt i tre nivåer. Det viser seg nå at nivå 3 laget får alle sine kamper i Oslo-omegn. J13 ønsker derfor å justere dette laget opp på nivå 2. Styreleder har anledning til å be forbundet om å gjøre nødvendige justeringer innen en gitt frist. Kjersti sender mail til forbundet og ber om at 3. laget på J13 flyttes opp til nivå 2. Håndballskole HTH er villig til å bistå med sportslig opplegg. Det bør nedsettes en arbeidsgruppe som kan holde tak i dette. Eventuelt spørre om HTH også kan holde tak i det praktiske for oss. Legge ut litt info på nettsiden for å få tak i noen som kan bistå med dette arrangementet. Kontaktperson: Ole Andre. Sjekk også hvilke planer TTIF har. Må booke hall. Saken følges opp på neste styremøte. Samarbeidsavtale med HTH Det må utarbeides et forslag til samarbeidsavtale med HTH. Meldes opp på neste møte. Styremøte - protokoll - 04-05-2017 utvidet Side 4 av 6
44/17 Status marked Tons of rock Trine og Susanne Pinnerød er ansvarlig for tilrettelegging av dugnaden. Så langt har de fått dekt opp 620 timer (10-timers vakter). De som jobber 10 timers vakter får dagspass og 30 timers vakter gir tilgang til et helgepass. De har god oversikt over behov og har så langt kontroll. Siden vi er betalte frivillige må Halden Håndball organisere mat og drikke selv. Det jobbes med en løsning på dette. Litt av ideen med dugnaden er å bygge klubb og spleise lagene på sammen. Det innkalles til infomøte første uken i juni for alle som skal jobbe. Her vil det bli gjennomgang av dugnadslister, rutiner m.v. Det legges opp til at folk skal få tid til å se seg om og rullere oppgaver. Saken tas til orientering Sponsorer Marked/økonomi jobber med å lage maler for brev og fakturaer m.v, og er er i gang med å sende ut fakturaer til sponsorer. I f.t. budsjettforslaget som foreligger er det behov for å innhente draktsponsorer og andre. Markedsgruppen er i gang med å utarbeide en fordelsblokk som gir kjøpere av denne gode fordeler og tilbud fra våre sponsorer. Fordelsblokka kan selges for ca kr 300,- per blokk avhengig av hvilke tilbud vi får med. Marked trenger bistand fra flere for å jobbe med disse prosjektene. Saken tas til orientering Kles- og utstyrsleverandør Leverandøravtalen er undertegnet og nå er det tid for å sette sammen en klubbpakke. Det er ønskelig at spillerne får være deltagende i denne prosessen. To jenter fra J15 inviteres til å delta i dette arbeidet sammen med Vibeke, Malin/Line, Kjell Åge og Karen. Kjell Åge leder gruppen. Vibeke innkaller arbeidsgruppen til et møte torsdag 11.5 for å sette sammen en klubbpakke. 45/17 Status Arrangement Smart idrettsmat, temakveld Det er tre foreldre på J10 som kunne tenke seg å bidra inn i kiosken og fornye utvalget. De er ikke interessert i å binde seg opp til å stå i kiosken hvert arrangement. Arrangement er derfor avhengig av å få tak i noen frivillige eller benytte vaktlister som øvrige vakter under arrangement. Rullering av vakter forutsetter at vi har gode rutiner og instrukser for drift av kiosken. De interesserte på J10 får tilbud om å delta på temakvelden Smart idrettsmat. Styret ønsker videre at de kan utarbeide et forslag til drift av kiosken som kan presenteres for styret. Ole Andre tar kontakt med de interesserte Styremøte - protokoll - 04-05-2017 utvidet Side 5 av 6
Eventuelt Integrering og sosial profil Styret ønsker å sette ned en gruppe som skal arbeide med integrering og sosial profil i klubben. Anne har sagt seg villig til å holde tak i dette arbeidet. Den sosiale profilen bør bli en del av klubbens virksomhets- og strategiplan som skal utarbeides høst 2017. Strategiseminar Styret ønsker å benytte seg av tilbudet til idrettsforbundet om bistand om å utarbeide virksomhetsog strategiplan. Arbeidet igangsettes høsten 2017. Inger Lise tar kontakt med forbundet og avtaler dato for den første samlingen. Inger Lise bestiller bistand fra forbundet om utarbeidelse av virksomhets- og strategiplan. Styremøte - protokoll - 04-05-2017 utvidet Side 6 av 6