Vedlegg 1: Eksempel på retningslinjer for kvalitetssystem iht. ISQC 1 for en kommunal revisjonsenhet (ISQC 1-dokument) Forutsetninger: Revisjonsenhet organisert som IKS. Revisjonsenheten utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon i eierkommunene og har i tillegg revisjon av «tilknyttede» oppdrag som kommunale foretak, kirkelig fellesråd, stiftelser, IKS mv. Foruten daglig leder har revisjonsenheten minst én annen oppdragsansvarlig revisor både for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Revisjonsenheten samarbeider med en annen revisjonsenhet om kvalitetskontroll mv. Revisjonsenheten er medlem i NKRF og dermed underlagt forbundsbasert kvalitetskontroll. Kvalitetskontrollsystem for ABC kommunerevisjon IKS Mål: Hensikten med å etablere og vedlikeholde kvalitetskontrollsystemet er å gi ABC Kommunerevisjon IKS rimelig sikkerhet for at: a) Vi etterlever faglige standarder og relevante lovmessige og regulatoriske krav; og b) Uttalelser som avgis av kommunerevisjonen/oppdragsansvarlig revisor er hensiktsmessige ut fra omstendighetene. 1. Lederansvar for kvalitetssikring Daglig leder for selskapet har det overordnede ansvar for kvalitetssikring i selskapet. Daglig leder har i samråd med oppdragsansvarlige for hhv. regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon det operasjonelle ansvaret for å utvikle og vedlikeholde kvalitetskontrollsystemet. 2. Etiske krav og uavhengighet Daglig leder, de som er gitt oppdragsansvar og øvrige ansatte i selskapet skal følge kravene i kommuneloven, herunder forvaltningsloven. NKRFs etiske retningslinjer for NKRFs medlemmer anses dekkende når det gjelder oppfyllelse av relevante etiske krav. Disse gjelder alle ansatte i ABC Kommunerevisjon IKS. Det gjennomføres årlig en henvendelse til alle ansatte, der det må bekreftes at man er kjent med våre etiske retningslinjer, krav til uavhengighet og etterlevelse av disse. Uavhengighet Samtlige ansatte har ansvar for løpende å vurdere trusler mot egen uavhengighet. Alle trusler mot uavhengigheten skal straks tas opp med oppdragsansvarlig revisor. Aktuelle tiltak avklares med daglig leder. Videre skal alle ansatte, for hvert oppdrag og minst en gang årlig, skriftlig vurdere egen
uavhengighet for de oppdrag de er tildelt oppgaver på. Vurderingen inngår i oppdragsdokumentasjonen. I samsvar med revisjonsforskriften 15 avlegger oppdragsansvarlig revisor minst en gang årlig skriftlig egenvurdering om uavhengighet. Denne legges fram for kontrollutvalget i den respektive kommune og inngår i oppdragsdokumentasjonen. Dette gjelder både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Som hovedregel skal ingen ha oppdragsansvar for samme regnskapsrevisjon i samme kommune i mer enn 7 år. De samme hensyn gjelder for forvaltningsrevisjon. Dersom personalsituasjonen i selskapet ikke muliggjør skifte av oppdragsansvarlig, skal andre tiltak vurderes. Mulige tiltak kan være: Skifte av andre ledende medarbeidere på oppdraget (regnskapsrevisjon) Fordele forvaltningsrevisjonsoppdrag ut fra fagområde og ikke geografi Gjennomføring av oppdragskontroll Har oppdragsansvarlig revisor hatt oppdragsansvar for samme kommune i 7 år eller mer, skal det i den årlige vurderingen av uavhengighet overfor kontrollutvalget opplyses om tiltak som er satt i verk for å redusere fortrolighetstrusselen som ikke er av forbigående karakter. 3. Aksept og fortsettelse av klientforhold og enkeltoppdrag Forespørsler om nye oppdrag knyttet til regnskapsrevisjon, blir vurdert iht. sjekkliste utarbeidet av NKRF. Oppdragsvurderingen dokumenteres skriftlig. Mottatt bestilling av forvaltningsrevisjon blir vurdert i henhold til sjekkliste for kvalitetssikring, der det vurderes om bestillingen lar seg gjennomføre, om selskapet har nødvendig kompetanse, kapasitet og uavhengighet. Påtar selskapet seg et oppdrag der det er identifisert problematiske forhold, skal det dokumenteres hvordan disse forholdene er avklart. Det skal for hver valgperiode, eller ved behov oftere, sendes engasjementsbrev til kommunene v/kontrollutvalget. Brevet skal beskrive vår forståelse av revisjonsoppdraget. Hensikten er at kontrollutvalget skal få en oppfatning av rollefordeling og hva som kan forventes av kommunerevisjonen. Daglig leder vurderer løpende kapasitet, framdrift og kompetanse mht. gjennomføring av revisjonen av oppdragene med nødvendig kompetanse og kapasitet. Dersom det mottas informasjon som ville ha ført til at selskapet ville ha sagt fra seg oppdrag dersom informasjonen hadde vært tilgjengelig tidligere, skal det gjøres en egen vurdering av hvilket ansvar dette medfører for selskapet, herunder ansvar for å rapportere til den eller dem som valgte revisor eller eventuelt til tilsynsmyndigheter, muligheten for å tre tilbake fra oppdraget eller både oppdraget og klientforholdet
4. Personalressurser Selskapet skal ha tilstrekkelig personale med ferdighet, kompetanse og vilje til å etterleve etiske prinsipper som er nødvendig for å utføre oppdrag i samsvar med lover, forskrifter og relevante faglige standarder. Arbeidet på det enkelte revisjonsområde er organisert som et revisjonsteam. Ved at flere bygger kjennskap og kompetanse på området, vil sårbarheten reduseres ved f. eks. sykdom hos den som har den løpende revisjon av oppdraget. Fordeling av revisorer på det enkelte oppdrag/kommune, herunder oppdragsansvar, skjer gjennom virksomhetsplanen. Hvem som er tildelt oppdragsansvarlig for de enkelte oppdrag kommuniseres til kontrollutvalget og administrasjonssjefen i den aktuelle kommunen. For andre oppdrag kommuniseres dette til relevant ledelsesnivå. De oppdragsansvarlige for hhv. regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon har sammen med daglig leder ansvar for utvikling og vedlikehold av metodikk og for løpende kvalitetssikring på oppdragsnivå. Engasjement av ekstern bistand utenfor selskapet skal skje når dette anses nødvendig. Daglig leder er ansvarlig for anskaffelse av slik bistand. Når det gjelder regler om taushetsplikt og unntak fra denne vises til revisjonsforskriften 21, jfr. kl. 78, nr. 7. 5. Gjennomføring av oppdrag 5.1 Regnskapsrevisjon Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor er ansvarlig for å sikre konsistent kvalitet på gjennomføringen av revisjonsoppdragene og andre oppdrag selskapet påtar seg. I dette ligger også at uttalelser/attestasjoner skal avgis i henhold til de maler som er anbefalt av IAASB og NKRF, og som er implementert i selskapets revisjonsmetodikk. Uttalelser og attestasjoner skal avgis innenfor de frister som følger av lov, forskrift eller avtale. Hver enkelt regnskapsrevisor har ansvar for at de revisjonsoppgaver vedkommende til enhver tid er tildelt gjennomføres i samsvar med selskapets metodikk. Den enkelte skal holde seg oppdatert på «sine» kommuner. Gjennomføring av revisjonen dokumenteres skriftlig i henhold til metodikken. For regnskapsrevisjon benyttes [angi aktuell metodikk/verktøy] som revisjonsverktøy. Innen avgivelse av revisjonsberetning skal oppdragsansvarlig revisor ha gjennomgått oppdragsdokumentasjon i henhold til rutiner på oppdragsnivå. Konsultasjon Vanskelige eller omstridte spørsmål som dukker opp i revisjonsarbeidet skal være gjenstand for konsultasjoner. Dersom spørsmålet ikke kan avklares internt konsulteres andre. Dette kan være: NKRFs rådgivningstjeneste Kollegaer i andre revisjonsenheter
Rådgivningsselskaper vi har avtale med Aktuelle myndigheter Konsultasjonene skal dokumenteres. Det samme gjelder hvordan revisor har fulgt opp konsultasjonene. Oppdragskontroll Det anses som hovedregel ikke nødvendig å gjennomføre oppdragskontroll av regnskapsrevisjon. Det skal imidlertid på kommuneoppdragene foretas en vurdering hvert år om det foreligger forhold som krever spesielt vanskelige eller skjønnsmessige vurderinger. I slike tilfeller skal det legges opp til gjennomføring av oppdragskontroll. Dersom personalsituasjonen tilsier at oppdragskontroll ikke kan gjennomføres internt, engasjeres ekstern oppdragskontrollør. ABC Kommunerevisjon IKS har avtale med DEF Revisjon IKS om gjensidig leveranse av slike tjenester. Engasjement av oppdragskontrollør klareres med daglig leder. Uenighet Ved uenighet på oppdragstemaet skal dette avklares ved å gjennomføre konsultasjoner som omtalt ovenfor. Uenigheten skal være avklart før uttalelse/beretning/rapport skrives og konklusjonene skal dokumenteres. Oppdragsdokumentasjon Gjennomføringen av revisjonsoppdrag skal dokumenteres i samsvar med aktuell metodikk. Endelig oppdragsarkiv skal være sammenstilt innen 60 dager etter at uttalelse/beretning/rapport er avgitt. Oppdragsdokumentasjon skal oppbevares på en forsvarlig måte i 10 år etter avgivelse av uttalelse/beretning/rapport. 5.2 Forvaltningsrevisjon Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor er ansvarlig for å sørge for at forvaltningsrevisjonen gjennomføres med tilstrekkelig kunnskap om og ferdigheter i relevant metodikk, og med tilstrekkelig kunnskap om temaet som revisjonen omhandler. Videre skal oppdragsansvarlig sikre at forvaltningsrevisjonsrapporter gjennomføres og avgis i henhold til RSK 001 og de maler som er implementert i selskapets revisjonsmetodikk. Forvaltningsrevisjonsrapporter skal avgis innenfor de frister som følger av lov, forskrift eller avtale. Hver enkelt forvaltningsrevisor har ansvar for at de revisjonsoppgaver vedkommende til enhver tid er tildelt gjennomføres i samsvar med RSK 001 og selskapets metodikk. Den enkelte skal holde seg oppdatert på «sine» fagområder. Gjennomføring av revisjonen dokumenteres skriftlig i henhold til RSK 001 og metodikken. For forvaltningsrevisjon benyttes [angi aktuell metodikk/verktøy] som revisjonsverktøy. Før forvaltningsrevisjonsrapport sendes på høring, skal rapporten være kvalitetssikret i henhold til RSK 001 og selskapets sjekkliste for kvalitetssikring.
Konsultasjon Vanskelige eller omstridte spørsmål som dukker opp i revisjonsarbeidet skal være gjenstand for konsultasjoner. Dersom spørsmålet ikke kan avklares internt konsulteres andre. Dette kan være: NKRFs rådgivningstjeneste Kollegaer i andre revisjonsenheter Rådgivningsselskaper vi har avtale med Aktuelle myndigheter Konsultasjonene skal dokumenteres. Det samme gjelder hvordan revisor har fulgt opp konsultasjonene. Oppdragskontroll Det anses som hovedregel ikke nødvendig å gjennomføre oppdragskontroll av forvaltningsrevisjon. Dersom det i helt spesielle tilfeller foreligger forhold som krever spesielt vanskelige eller skjønnsmessige vurderinger, gjennomføres likevel oppdragskontroll. Dersom personalsituasjonen tilsier at oppdragskontroll ikke kan gjennomføres internt, engasjeres ekstern oppdragskontrollør. ABC Kommunerevisjon IKS har avtale med DEF Revisjon IKS om gjensidig leveranse av slike tjenester. Engasjement av oppdragskontrollør klareres med daglig leder. Uenighet Uenighet på oppdragstemaet skal avklares ved å gjennomføre konsultasjoner som omtalt ovenfor. Uenigheten skal være avklart før uttalelse/beretning/rapport skrives. Oppdragsdokumentasjon Gjennomføringen av revisjonsoppdrag skal dokumenteres i samsvar med aktuell metodikk. Endelig oppdragsarkiv skal være sammenstilt innen 60 dager etter at uttalelse/beretning/rapport er avgitt. Oppdragsdokumentasjon skal oppbevares på en forsvarlig måte i 10 år etter avgivelse av uttalelse/beretning/rapport. 6. Overvåking Daglig leder skal overvåke selskapets aktiviteter for å ha rimelig sikkerhet for at retningslinjene og rutinene knyttet til kvalitetskontrollsystemet er relevante, tilstrekkelige og fungerer effektivt. Systemet skal løpende vurderes. Det skal gjennomføres inspeksjon av gjennomførte revisjonsoppdrag. Inspeksjonen skal organiseres slik at minst ett oppdrag per oppdragsansvarlig revisor blir inspisert i løpet av en periode på tre år. Inspeksjonen skal oppsummeres i en skriftlig rapport med erklæring fra den som har utført inspeksjonen om at inspeksjonen er foretatt, med en kort beskrivelse av resultatet. ABC Kommunerevisjon IKS har avtale med DEF Revisjon IKS om gjensidig leveranse av slike tjenester.
Svakheter og mangler som avdekkes gjennom inspeksjon eller på annen måte skal kommuniseres til oppdragsansvarlig revisor og andre berørte revisorer. Svakheter og mangler skal vurderes av daglig leder som tar stilling til behov for endringer i kvalitetskontrollsystem, revisjonsmetodikk osv., eller om det er behov for kompetansehevingstiltak e.l.