OPPDRAGSDOKUMENT 2011 TIL HELSEFORETAKENES SENTER FOR PASIENTREISER ANS Selskapsmøte 23.05.2011
INNHOLD 1. INNLEDNING... 3 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP... 3 3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2011... 4 4. KRAV TIL AKTIVITET I 2011... 8 5. FINANSIERING - EIERNES BEVILGNING FOR 2011... 9 6. RAPPORTERING TIL EIERNE... 9 2
1. INNLEDNING Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal være en felles enhet for de fire regionale helseforetakene hvor formålet er å oppfylle de regionale helseforetakenes sørge for -ansvar på området pasientreiser. Selskapet skal ha en service og støttefunksjon hvor formålet videre er å ivareta administrative og merkantile fellesoppgaver, samordningsoppgaver samt ivaretakelse av transaksjonstunge saksbehandlingsoppgaver for deltakerne. Selskapet skal ikke utføre tjenester for andre enn deltakerne. Det avholdes ordinært to selskapsmøter årlig i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Eiernes oppdragsdokument behandles i selskapsmøte i februar. Selskapets årsberetning, regnskap og årlig melding behandles i selskapsmøte innen utgangen av juni. 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP Dette dokumentet sammenstiller de regionale helseforetakenes oppdrag og bestilling til Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS for 2011 med utgangspunkt i overordnede rammer samt økonomiske og faglige prioriteringer. Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. De regionale helseforetakenes virksomhet er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasientrettighetsloven. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til de regionale helseforetakene konkretiseres og utdypes i Nasjonal helseplan, oppdragsdokumenter og foretaksmøter i de regionale helseforetakene. Dette danner også grunnlaget for virksomheten i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Grunnlaget for selskapets virksomhet er ytterligere konkretisert i selskapets selskapsavtale. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal utvikle tjenesten koordinert med øvrige helsetjenester. Tilbudet skal sikre likeverdighet, god kvalitet, trygghet og tilgjengelighet gjennom kostnadseffektiv drift og god kapasitetsutnyttelse. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal ha dokumenterte systemer som sikrer at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Iht. selskapsavtalen er selskapets primære og prioriterte oppgaver: Selskapet skal ha forvaltningsansvar og ivareta oppgaver vedrørende enkeltoppgjør og direkteoppgjør mht rekvisisjonspraksis som er av nasjonal karakter, herunder oppgaver knyttet til avtaleinngåelser, sikkerhet, kravspesifisering og standardisering. Selskapet skal ha systemeierskap for saksbehandlingssystemene som benyttes innenfor enkeltoppgjør og direkteoppgjør, samt for telefoniløsningen 05515. Selskapet skal også sørge for forvaltning og utvikling av IKT løsninger for pasientreiseområdet. Selskapet skal være et faglig kompetansesenter for pasientreisekontorene, herunder yte juridisk ekspertise, drive opplæring i regelverk og bidra til harmonisering av regelverk og praksis. 3
Selskapet skal gjennom nært samarbeid med de enkelte regionale helseforetakene sikre at saksbehandlingstiden vedr enkeltoppgjør har akseptabel behandlingstid og om nødvendig ta initiativ til å avhjelpe pasientreisekontorene, som har primæransvar for saksbehandling, med saksbehandling og ha en nødvendig fleksibilitet i sin bemanning for å sikre dette. Selskapet skal ivareta deler av de transaksjonstunge oppgavene knyttet til pasientreiser. Selskapet skal ivareta redaktøransvaret for nettstedene pasientreiser.no og kurs.pasientreiser.no og drifte nettstedet i nært samarbeid med RHF-ene og HF-ene Selskapet skal sørge for internkontroll av saksbehandling ved pasientreisekontorene vedr enkeltoppgjør og direkteoppgjør relatert til Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS sitt databehandleransvar i samarbeid med disse enhetene samt sikre lik etterlevelse av regelverket. På forespørsel skal selskapet forestå kontakt med overordnede myndigheter. 3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2011 Dette kapitlet omhandler overordnede styringsbudskap fra de regionale helseforetakene og som ikke omfattes av SLA-avtaler m/vedlegg inngått mellom Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene. a) Selskapsmøter Det etableres en årssyklus med to ordinære selskapsmøter der eierne bl.a. behandler følgende tema: Februar: Oppdragsdokument for året Forhold av betydning for de regionale helseforetakenes arbeid med budsjett og økonomisk langtidsplan. Oppnevning av styre Innen utgangen av juni: Årlig melding, herunder styrets rapport i forhold til forrige års oppdragsdokument samt styrets overordnede plan (strategidokument) for virksomheten i et 3-4 års perspektiv Årsberetning og regnskap for det foregående år I tillegg kan det være aktuelt å avholde et møte i september/oktober vedrørende: Rapport og gjennomgang av status for driften av selskapet (økonomi, aktivitet, styrets forretningsplan) Økonomiske prognoser og andre forhold av betydning for neste års bevilgning fra eierne Aktivitetsutvikling endring i forbruksmønster mv av betydning for de regionale helseforetakenes styring, planlegging og utvikling Rapport fra styrets gjennomgang av intern kontroll og risikostyring De fire regionale helseforetakenes administrerende direktører har etablert en eierstyringsgruppe for å koordinere eierstyringen av de felleseide selskapene. Eierstyringsgruppen vil også bidra i forbindelse med tilrettelegging og gjennomføring av selskapsmøtene. 4
b) Helhetlig opplegg for god virksomhetsstyring Styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANSs ansvar og oppgaver er forankret i Lov om ansvarlige selskaper og kommandittselskaper (Selskapsloven) 2-13. Styret har det overordnede ansvar for selskapets forvaltning. Under styrets kontroll og ansvar ligger også oppfølgning av selskapets økonomiske utvikling. Det legges til grunn at styret skal: Sikre at forholdene legges til rette for at selskapets virksomhet startes og drives i samsvar med deltagernes forutsetninger. Sikre at driften skjer innenfor rammen av selskapsavtalen, selskapsloven og annen lovgivning. Føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne. Styrets kompetanse kan delegeres med de begrensinger som følger av selskapslovens 3-18 (3). Styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal sikre seg et samlet systemopplegg, basert på gjeldende regler for internkontroll og eventuelle supplerende tiltak, som gir eierne tilstrekkelig sikkerhet for at myndighetskrav følges opp, herunder: Styret skal påse at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS har god intern kontroll og at det er etablert systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Risikofaktorer som kan medvirke til at målene for selskapet ikke nås, skal identifiseres og korrigerende tiltak som med rimelighet kan redusere sannsynligheten for manglende måloppnåelse skal iverksettes. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesmessig forankring i organisasjonen. Styret skal minimum en gang per år ha en samlet gjennomgang av tilstanden i selskapet med hensyn på risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det skal redegjøres for styrets arbeid i årlig melding. Ved omstilling av virksomheten må det foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for pasientene. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal sikre en systematisk oppfølging av rapporter fra ulike tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn. c) Innsyn og internrevisjon De regionale helseforetakene kan ved behov foreta en gjennomgang av alt grunnlagsmateriale som er levert i forbindelse med rapportering i forhold til virksomheten i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS, herunder også i underliggende samarbeidspartnere og kontraktsparter. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig Internrevisjon av Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS forestås av konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst RHF. 5
d) Kvalitet og pasientsikkerhet - tilgjengelighet, brukervennlighet og brukermedvirkning Det er et mål at reell brukermedvirkning skal ligge til grunn for lokalt utviklings- og omstillingsarbeid og forskning. Det bør sees hen til erfaringene fra Nasjonalt pilotsykehusprosjekt. Tjenestene skal være tilgjengelige og innrettet etter brukernes behov. Dette innebærer både fysisk tilgjengelighet og tilgjengelighet knyttet til kulturell og språklig forståelse. Det bør tilstrebes at lokale brukerundersøkelser fokuserer på betydningen av kommunikasjon og språkforståelse for behandlingskvalitet. e) Styringskrav i 2011 fra foretaksmøtene i de regionale helseforetakene som gjøres gjeldende for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Veileder for styrearbeid og fastsetting av instrukser. Helse- og omsorgsdepartementet har utarbeidet en veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene. Veilederen er en sammenfatning av gjeldende rettsregler og styringskrav. Veilederen inneholder også en omtale av styrearbeid av mer veiledende karakter. De regionale helseforetakene vil sørge for at det utarbeides veileder for styrearbeid i helseforetakene og de felleseide selskapene. - Det legges til grunn at styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS følger opp denne veilederen og ser til at det bl.a. er fastsatt instruks for styret og instruks for daglig leder. Regjeringens eierskapspolitikk Dokumentet Regjeringens eierpolitikk er forankret i Stortingets behandling av St. meld. nr. 13 (2006-2007) Et aktivt og langsiktig eierskap. Det legges til grunn at styret og ledelsen for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS er kjent med forventninger og krav som følger av regjeringens eierskapspolitikk. - Det forutsettes at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS har utarbeidet etiske retningslinjer for sin virksomhet og at retningslinjene er gjort kjent og er publisert på virksomhetenes hjemmesider. Retningslinjene skal gjøres gjeldende for alle ansatte, og så langt de passer også for styremedlemmer og andre som representerer selskapet. - Det forventes at styret og daglig ledelse er kjent med kravene til samfunnsansvar og håndterer dette i sin strategiske og operasjonelle virksomhetsstyring og årlig evaluerer egen virksomhet. En oppsummering av evalueringen skal videreformidles til eierne i årlig melding. - Det forutsettes videre at styret og ledelsen i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS forholder seg til retningslinjene for lederlønn. Retningslinjene slår fast at lederlønningene skal være konkurransedyktige, men ikke lønnsledende. Det forutsettes videre at styret og ledelsen er kjent med Riksrevisjonens lederlønnsundersøkelse (Dokument 3:2 (2010-2011)). Utdanning, etisk rekruttering og gode tilsettingsrutiner Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS har ansvar for - at rekruttering av personell gjøres slik at det bidrar til å sikre tilstrekkelig kapasitet og en kvalitativ god tjeneste - å kunne bistå Helsedirektoratet i å vurdere og fremskaffe kunnskap om fremtidig kompetanse- og personalbehov i sektoren, med fokus på kompetansebehov utover grunnutdanningene 6
- at WHOs internasjonale retningslinjer for etisk rekruttering av helsepersonell implementeres i 2011. - gode rutiner ved tilsetting av personell, jf. Helsedirektoratets veileder Gode rutiner Gode tilsettinger. Faste stillinger og deltid Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk for alle ansatte. - Bruk av midlertidige stillinger og vikariater skal begrenses til et nødvendig minimum (jf. Arbeidsmiljøloven 14-9). - Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal i årlig melding rapportere om utviklingen i andelen deltid og hvilke tiltak som er iverksatt for å redusere andelen deltid. Inkluderende Arbeidsliv (IA) og sykefravær m.m. Det vises til Regjeringens og partenes arbeid med en ny og mer målrettet IA-avtale for perioden 1. mars 2010 til 31. desember 2013 for å redusere sykefraværet, hindre utstøting og frafall, øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne, og stimulere til forlenget yrkesaktivitet etter fylte 50 år. - Det forutsettes at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS setter aktivitets- og resultatmål i arbeidet med å nå IA-avtalen. - Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS bes utvikle indikatorer for målsettingene med IA-avtalen gjennom Nasjonalt program for stabs- og støttefunksjoner HR standardisering. Konsulentbruk Bruken av eksterne konsulenter bør avgrenses til områder der det er nødvendig med kompetanse eller kapasitet utover det som er tilgjengelig i egen organisasjon og for en tidsbegrenset periode. Bruk av eksterne konsulenter skal vurderes opp mot å rekruttere aktuell kompetanse. - Det legges til grunn at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal ha et bevisst forhold til og begrenser bruken av eksterne konsulenter. Permisjonspraksis Det er et nasjonalt ansvar å sørge for kvalifisert helsepersonell på Svalbard. Det vises videre til at deltakelse i internasjonalt solidaritetsarbeid blant helseforetakenes ansatte er positivt og viktig. - Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS bes legge rette for permisjon til ansatte som får tilbud om stilling ved UNN, Longyearbyen sykehus - Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS bes sørge for en hensiktsmessig permisjonspraksis når det gjelder ansattes deltakelse i internasjonalt solidaritetsarbeid. Kvalitet i anskaffelsesprosessene Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS` anskaffelser er omfattende og har stor samfunnsbetydning. Det legges til grunn at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS har god internkontroll og etterlever regelverket for offentlige anskaffelser og tiltak for å styrke kompetansen på området. Tilsvarende gjelder for krav knyttet til miljø- og samfunnsansvar og krav om oppfølging av ILOkonvensjon nr. 94 for å sikre like arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet. Det går fram av lov om offentlig anskaffelser, at leverandører skal pålegges å sikre lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Det legges til grunn at Helseforetakenes senter for 7
pasientreiser ANS kontinuerlig lærer av erfaringer ved gjennomføring av anskaffelser av tjenester, for å hindre uheldige konsekvenser ved fremtidige anskaffelser. Det legges til grunn at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS - Følger opp anbefalingene fra de regionale helseforetakenes fellesprosjekt knyttet til miljø og samfunnsansvar, delprosjekt innkjøp. - Ved gjennomføring av anskaffelser av tjenester sikrer en tilfredsstillende geografisk tilgjengelighet til tjenester for befolkningen. - Gjennomfører eksterne evalueringer av sine anskaffelser av helsetjenester. Evalueringer må omfatte hele anskaffelsesprosessen. Evalueringer skal bl.a. omfatte konsekvenser for pasienttilbudet mht. kontinuitet, geografisk tilgjengelighet, bredde og mangfold, og evne til fornyelse og utvikling. I tillegg bør evalueringer se på anskaffelsen fra et leverandørperspektiv mht. forutsigbarhet, ryddighet og profesjonalitet, samt anskaffelsenes konsekvenser for fremtidig konkurransesituasjon. - Ved konkurranseutsetting av ikke-medisinske funksjoner sikre at de ansattes lønns-, pensjons- og arbeidsforhold ikke svekkes. Miljø- og klimatiltak Det vises til arbeidet med det nasjonale miljø- og klimaprosjektet i helseforetakene og til sluttrapport om miljø og klimatiltak i spesialisthelsetjenesten. Det vises videre til krav om oppfølging av nasjonal klimapolitikk og at sektoren gjennom energiøkonomisering og klimavennlig oppvarming må bidra til å realisere de nasjonale klimaforpliktelsene. - Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS bes om å etablere miljøledelse og miljøstyringssystem med påfølgende sertifisering av styringssystemet i henhold til ISO 14001-standarden. Dette arbeidet skal ta sikte på å innføre slike systemer innen utgangen av 2014. - Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS bes om å følge opp og iverksette de øvrige målene med anbefalte tiltak som er omhandlet i sluttrapporten på områdene innkjøp, bygg/eiendom og transport. Nasjonalt profilprogram Det nasjonale profilprogrammet som ble utarbeidet ved opprettelsen av de regionale helseforetakene og helseforetakene i 2002 er revidert. En enhetlig profilering har informasjonsverdi for pasienter, pårørende og andre samarbeidsparter og synliggjør også felles identitet og tilhørighet. - Det forutsettes at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS forholder seg til revidert nasjonalt profilprogram når det foreligger. 4. KRAV TIL AKTIVITET I 2011 Aktivitetskrav for 2011 er fastsatt i selskapets budsjett og i SLA-avtale m/vedlegg mellom Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene, delavtaler mv. 8
5. FINANSIERING - EIERNES BEVILGNING FOR 2011 Pasientreisers oppgaver er inndelt i tre kategorier: 1. Transaksjonstunge oppgaver 2. Samordnings- og koordineringsoppgaver 3. Tilleggstjenester For 2011 er det besluttet å fortsette bruken av en allokeringsmodell for kategori 1 og 2, mens man fakturerer det enkelte RHF/HF direkte for kategori 3 tjenester. Allokeringsmodellen skal legge til grunn faktisk volum i 2011. Fordelingsnøkkel for 2012 tas opp til beslutning våren 2011. Kategori Helse Nord Helse Midt Helse Vest Helse Sør-Øst 1 Volumandel pt 23 % Volumandel pt 18 % Volumandel pt 18 % Volumandel pt 42 % 2 Eierandel 20 % Eierandel 20 % Eierandel 20 % Eierandel 40 % 3 Etter forbruk Etter forbruk Etter forbruk Etter forbruk 6. RAPPORTERING TIL EIERNE Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS rapporterer på leveranser i henhold til inngåtte SLA-avtaler gjennom halvårlige driftsmøter. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal rapportere på kravene i oppdragsdokumentet for 2011 i årlig melding innen 1. mars 2012. Jf. også punkt 3 a). 9