P360 - dokument 15/08222-5 Saksbehandler Anne Berit Faaberg Saksgang Møtedato Høgskolestyret 15.12.2015 VILKÅR FOR VIRKSOMHE TSOVERDRAGELSE AV NI BR OG SIFO TIL HIOA - STYRING OG LEDELSE V ED SVA FRA 1. JANUAR 2016 F orslag til vedtak/innstilling: 1. Under forutsetning av at Kunnskapsdepartementet (KD) gir endelig godkjenning av virksomhetsoverdragelsen av Norsk institutt for by - og regionforskning (NIBR), inngår NIBR i HiOA fra 1. januar 2016 Virksomhetsoverdragelsen for Statens institutt for forbruksforskning (SIFO) til HiOA er godkjent ved kongelig resolusjon 25. september 2015. Virksomhetsoverdragelsen e gjennomføres i samsvar med tidligere vedtak i styrene i hhv. NIBR, SIFO og HiOA. Alle vilkår for virksomhetsoverdragelsene, fastsatt av HiOAs styre i møte 16. juni i S - sak 35-2015, anses som oppfylte. 2. Instituttene vil inngå i SVA. SVAs eksisterende st yrings - og ledelsesstruktur beholdes for perioden 1. januar 2016-31. desember 2017. a) SVAs styringsstruktur SVA - styrets sammensetning, oppgaver, mandat og forretningsorden for perioden justeres i samsvar med omtalen i saksframlegget og vedlegg 2. Styret oppnevner prorektor for forskning som SVA - styrets leder for 2016 og 2017. Medlemmer som ikke velges, oppnevnes av styret eller velges/oppnevnes av Studentparlamentet, oppnevnes av rektor. Dette gjelder også for evt. suppleringer til SVA - styret i 20 16 og 2017. 1
HiOAs valgreglement gjelder for valg, men styret godkjenner tilpasninger for valg til SVA-styret for 2016 og 2017, i samsvar med vedlegg 2. b) SVAs ledelse SVAs ledelsesordning for 2016 og 2017 videreføres i samsvar med den gjeldende ordningen for SVA, med tilpasninger som følger av at NIBR og SIFO blir en del av senteret. Senterleder for SVA utgjør en funksjon som utøves i en periode på to år. De fire instituttene ledes av instituttdirektører. 4. Delegasjoner til SVA: Senterleder får delegert myndighet til å inngå alle typer avtaler innenfor de rammer som er fastsatt av HiOAs styre (Uh-loven 9-1(2)). Myndigheten forutsettes delegert videre til instituttdirektørene for de fire instituttene og gjelder: - Adgangen til å inngå alle typer samarbeidsavtaler og kontrakter om forskning, utrednings- og undervisningsoppdrag som understøtter instituttets formål - Attestasjons- og budsjettdisponeringsmyndighet samt økonomisk resultatansvar for instituttet. Sammendrag I juni 2015 vedtok HiOAs styre at søknad om virksomhetsoverdragelse av NIBR og SIFO til HiOA ble sendt Kunnskapsdepartementet (KD). SIFOs og NIBRs styrer hadde i forkant gjort tilsvarende vedtak. HiOAs styre har i høstsemesteret 2015 fått følgende dokumenter i saken: 1) Meldingssak til møtet 1. september, der styresak 35/2015 fra junimøtet var vedlegg, med bred omtale av bakgrunn og begrunnelser for virksomhetsoverdragelsene, og hvilke vilkår som måtte være oppfylte før gjennomføringen. 2) Styresak til møtet 27. oktober (styresak 56/2015) om organiseringen av SVA og instituttene fra 1. januar 2016, og om en overgangsperiode for senteret i 2016 og 2017. I denne perioden skal det utvikles en ny organisering av senteret og de tilhørende forskningsområdene, med sikte på ny struktur for senteret fra 1. januar 2018. Dermed gjenstår følgende som legges fram til styrebehandling nå: utkvittering av status for vilkårene for virksomhetsoverdragelsene, satt av styret i sak 35/2015, se vedlegg 1. tilpassing av SVAs styrings- og ledelsesordning for 2016 og 2017, når senteret er utvidet med NIBR og SIFO. Se omtale i saksframlegget og vedlegg 2 forslag til faglig utviklingsplan forberedes i fellesskap av forskningslederne og forskningssjefene i de fire instituttene som inngår i SVA fra 2016. Planen vil bli 2
presentert for styret i møtet 15. desember. Virksomhetsoverdragelsen av NIBR KD melder 2. desember at Regjeringen vil foreta en selvstendig vurdering av om økonomiske og administrative konsekvenser er tilstrekkelig avklart for NIBRs overdragelse til HiOA. KD legger til grunn at dette skal skje før årsskiftet. Siden dette haster om NIBR skal bli en del av HiOA fra 1. januar 2016, har HiOAs ledelse oversendt de ferdigstilte saksdokumentene til styret til KD. Styrevedtak i samme sak fra møtet 27. oktober er også oversendt, sammen med annen relevant dokumentasjon vedrørende NIBR. Forutsetninger for forslagene Forberedelsene til virksomhetsoverdragelsene er ledet av en styringsgruppe bestående av prorektor for FoU Morten Irgens (leder), samt de fire lederne for instituttene. Forslagene til styrings- og ledelsesordning for SVA er grundig forberedt og gjennomdrøftet av gruppen. Forslagene har også blitt drøftet underveis med tjenestemannsorganisasjonene ved NIBR, SIFO og HiOA. Ett viktig premiss for virksomhetsoverdragelsene og organiseringen av SVA er etableringen av en overgangsfase fra 1. januar 2016 til 31. desember 2017, hvor man gjør så få endringer som mulig for å minimalisere risikoen ved en kompleks operasjon. En konsekvens av dette prinsippet er at det ikke skal gjøres endringer i styrings- eller ledelsesstruktur som ikke er ansett som nødvendige som følge av utvidelsen av senteret. I arbeidet er det lagt til grunn at instituttene skal sikres tilstrekkelig autonomi og fleksibilitet, slik at de kan være konkurransedyktige både i oppdragsforskningsmarkedet og i arbeidsmarkedet. Instituttene skal ikke påføres begrensinger som reduserer deres konkurransekraft i oppdragsforskningsmarkedet, ut over det som følger av gjeldende lov- og regelverk for HiOA. Gjennom rammebetingelsene for instituttene og SVA er det derfor forsøkt lagt til rette for at omfanget av eksternfinansierte prosjekter ved senteret både kan videreføres og styrkes. Vilkårene for virksomhetsoverdragelsene HiOA-styrets vilkår for virksomhetsoverdragelsene av NIBR og SIFO framgår av styrevedtaket i styresak 35/2015 16. juni i år. Vilkårene er vurdert i vedlegg 1. Det framgår at samtlige vilkår vurderes oppfylt på tilfredsstillende måte. Styringsordning og styresammensetning for SVA i 2016 og 2017 SVA har siden etableringen i 2014 hatt et eget senterstyre, med et mandat tilpasset senterets hovedoppgave for oppdragsforskning. Styrets sammensetning foreslås tilpasset den fasen senteret går inn i. Det foreslås å utvide antall eksterne styremedlemmer fra to til fire, etter forslag fra instituttene. SVA-styret har hatt ekstern styreleder i 2014 og 2015. Dette foreslås endret for overgangsfasen. Fokuset i denne perioden vil være internt, på selve virksomhetsoverdragelsene, integrering internt i SVA, integrering med HiOA, og utvikling av prosesser, strukturer og infrastruktur som kan støtte opp under SVAs nye 3
størrelse. Fire institutter - hvert med sin særegne faglige profil skal finne sin plass i et nytt fellesskap. Hensyn til god intern integrasjon og samhandling må balanseres med HiOAs forventninger til SVA, bl.a. som drivkraft i arbeidet med utviklingen av en sterk og framtidsrettet BOA-strategi for hele HiOA. I utviklingsfasen i 2016 og 2017 vil nær tilknytning til HiOAs ledelse være viktig for å sikre god koordinering og samhandling mellom SVA og den øvrige virksomheten i HiOA. KD har gjennom styringsdialogen stilt forventninger til at HiOA må hente ut potensialet i virksomhetsoverdragelsen av AFI og NOVA. Denne forventningen må innfris i utviklingsfasen SVA går inn i fra 2016. Det foreslås derfor at styret oppnevner prorektor for FoU som SVA-styrets leder for 2016 og 2017. Forslaget er fremmet av lederne for de fire instituttene som inngår i SVA fra 1. januar 2016. Prorektor for FoU vil parallelt ha ansvar for utvikling av HiOAs BOA-strategi. Styrets øvrige sammensetning avspeiler ønskene om både et sterkt eksternt innslag, og tydelig deltakelse på vegne av de fire instituttene i en viktig integreringsfase. Representasjonen fra fakultetene og fra studentene foreslås videreført tilsvarende dagens ordning i SVA-styret. I et styre på 13 medlemmer vil studentene ha krav på 3 medlemmer, jf UH-lovens bestemmelser om studentenes representasjon i organer med beslutningsmyndighet (uhl 4-4). Det har derfor vært dialog i forkant med Studentparlamentet om sammensetningen av SVA-styret og studentenes representasjon. Forslag til vedtak er at det velges inn to studentrepresentanter, med vara, hvorav den ene med vara er valgt blant HiOAs ph.d.-kandidater. Studentenes representanter velges for ett år om gangen, fra 1. januar til 31. desember. Styrets vedtak om en styresammensetning med 2 studentrepresentanter må derfor være enstemmig, jf uhl. 4-4 (2). SVA-styrets sammensetning blir etter dette følgende for 2016 og 2017: Styreleder, oppnevnt av HiOAs styre. - 4 eksterne medlemmer, oppnevnt etter forslag fra de fire instituttene i SVA - 2 representanter fra ledergruppen ved fakultetene, med varamedlemmer fra fakultetenes ledergruppe eller et relevant forskningsområde ved HiOA - 4 medlemmer med varamedlemmer, valgt av og blant de tilsatte i instituttene, ett medlem med varamedlem fra hvert institutt) - 2 representanter for studentene, med varamedlemmer, hvorav én representant/vara-representant er valgt blant HiOAs ph.d.-kandidater (Velges av Studentparlamentet) Følgende fullmakt tilrås å gi rektor: Medlemmer som ikke blir oppnevnt av styret eller oppnevnt av Studentparlamentet, foreslås oppnevnt av rektor. Dette vil også gjelde for evt. suppleringer til SVA-styret i 2016 og 2017. 4
Presiseringene og tilpasningene i SVA-styrets mandat og oppgaver er gjort med bakgrunn i de erfaringene som er gjort siden oppstarten av senteret. Tilpasninger i HiOAs valgreglement: Instituttenes fire styremedlemmer og varamedlemmer skal velges. HiOAs valgreglement og eksisterende valgordning legges til grunn så langt dette passer. Enkelte tilpasninger er imidlertid nødvendige, og disse er følgende: - 14: en teknisk tilpassing av funksjonstid i verv, siden valgene vil gjelde for SVAstyrets funksjonstid 1. januar 2016 tom. 31. desember 2017. - 17 nr. 1: valg av styremedlemmer: De stemmeberettigede tilsatte i hvert institutt utgjør én gruppe (valgkrets), uten differensiering mellom UF- og TA-stillinger. (Jf også kjønnsmessig balanse som følger av reglementets 19. - 17 nr. 2: Studentrepresentantene velges/oppnevnes av Studentparlamentet. Forslag til medlem/varamedlem fra HiOAs ph.d.-kandidater hentes inn i samarbeid med HiOAs Stipendiatforum. Det forutsettes at instituttdirektørene ikke er valgbare til senterstyret, jf parallellitet til valgreglementets 15-3, om hvem som ikke kan velges til høgskolens styre. Ledelsesordning for SVA i 2016 og 2017 SVAs ledelsesordning videreføres for 2016 og 2017 i samsvar med den etablerte ordningen gjeldende fra 1. januar 2014, med tilpasninger som følger av at NIBR og SIFO blir en del av senteret, og tiltrer med sine representanter i ledergruppen. Senterleder for SVA fortsetter som en funksjon som utøves i en periode på to år, jf gjeldende vedtak i S-sak 51-2013. Senterlederen deltar i rektors ledergruppe, og har rektor som sin nærmeste overordnede. De fire instituttene ledes av instituttdirektører. Ved ledighet vil disse stillingene lyses ut på åremål for fire år, i samsvar med bestemmelsene i UH-lovens 6-4. Instituttdirektørene inngår i SVAs ledergruppe og har senterleder som sin nærmeste overordnede. Det er utarbeidet stillingsbeskrivelser for senterleder og instituttdirektører i SVA. Justerte stillingsbeskrivelser er planlagt lagt fram for rektor til godkjenning, dersom styret vedtar forslag til vedtak i sak om revidert personalreglement for HiOA. Faglig utviklingsplan Et forslag til faglig utviklingsplan for SVA i 2016 og 2017 er under forberedelse i et fellesskap av forskningslederne og forskningssjefene i de fire instituttene. Arbeidet startet opp i oktober, og er forankret i instituttene og i styringsgruppa. Utviklingsplanen blir et viktig grunnlag for raskt å komme videre med faglige fellesaktiviteter i et utvidet SVA etter årsskiftet. Styret får planen til informasjon i møtet 15. desember. Rektors tilråding Rektor anbefaler styret å vedta forslag til vedtak 5
Vedlegg: 1. Gjennomgang av vilkår og forutsetninger for virksomhetsoverdragelsene av NIBR og SIFO til HiOA 2. SVAs styre: Oppgaver og mandat for 2016 og 2017 Justert forretningsorden 6