Returadresse: Helfo, Postboks 2415, 3104 Tønsberg, Norway HELFO Verden 24439086 Stiftelsen Fekjær Fekjær psykiatriske senter Fekjarvegen 110 3528 HEDALEN Dato: 4. september 2017 Oppfølgingsrapport 1. Bakgrunn og formål Rapporten gjelder oppfølging av Fekjær psykiatriske senter, med organisasjonsnummer: 918 311 556, og med virksomhetsnummer: 973 254 994, som tjenesteleverandør i fritt behandlingsvalg (FBV). Godkjenningen er gitt med hjemmel i forskriften om private virksomheters adgang til å yte spesialisthelsetjeneste mot betaling fra staten (heretter kalt FBV-forskriften). Godkjenningen omfatter psykisk helsevern for voksne. 2. Generelt om oppfølging Som tjenesteleverandør har virksomheten bundet seg til å følge angitte vilkår og forpliktelser i FBV-forskriften, jf. 3 og 6. Helfo har etter FBV-forskriften 8 ansvar for å følge opp og kontrollere at virksomheten innretter seg etter disse vilkårene og forpliktelsene gjennom hele godkjenningsperioden (5 år). Dersom vilkårene brytes vil det kunne utløse sanksjoner fra Helfo. Helfo skal på generelt grunnlag følge opp tjenesteleverandørene bredt, hvilket innebærer at opplysninger og informasjon av betydning for godkjenningen vil bli innhentet via ulike informasjonskanaler. Med dette som utgangspunkt har Helfo innhentet opplysninger og informasjon også fra eksterne aktører, som blant annet kontaktpersoner hos de regionale helseforetakene, pasientrådgiverne, Norsk Pasientregister (NPR) og fylkesmenn. I de tilfeller hvor Helfo har avdekket forhold av vesentlig betydning for godkjenningen, er opplysningene blitt forelagt den aktuelle virksomheten til uttalelse som forutsatt i forvaltningsloven 17 tredje ledd. Oppfølgningsrapporten vil gi en oppsummering av den løpende oppfølgning i perioden fra godkjenning 29. august 2016 til 30. juni 2017. Rapporten vil inneholde opplysninger som har fremkommet i forbindelse med oppfølgningen, og hvordan dette er håndtert av Helfo og leverandøren. Sett hen til at rapporten blir publisert på Helfo.no, vil oppfølgningsrapporten sikre en åpen og gjennomsiktig forvaltning. Oppfølgningen fra Helfo sin side er standardisert, av generell karakter og obligatorisk for alle som har fått godkjenning etter forskriften. I tillegg til et standardisert oppfølgingsløp følger også Helfo opp virksomhetene individuelt og etter behov gjennom hele godkjenningsperioden. Gjennomgangen i det videre vil følge kronologien i oppfølgingsskjema og forpliktelsene i forskriften. Helfo Postadresse For privatperson For helseaktør Sentralbord HELSEØKONOMIFORVALTNINGEN Postboks 2415 Telefon: 800HELSE (800 43 573) Telefon: 815 70 070 960 96 622 3104 Tønsberg E-post: 800helse@helsenorge.no E-post: post@helfo.no www.helsenorge.no www.helfo.no
Foreløpig oppfølgingsrapport ble sendt til virksomheten for gjennomgang 3. juli 2017 med frist for skriftlig tilbakemelding 15. august 2017. Virksomheten kom med skriftlig tilbakemelding 15. august 2017 og med tilføyelser 21. august 2017. 3. Oppfølgning av Fekjær psykiatriske senter 3.1 Oppfølgningsskjema- leverandørenes besvarelse Det har vært dialog mellom virksomheten v/ Elling Fekjær(enhetsleder) og Tor Anders Perlestenbakken (ass. enhetsleder) og Helfo fra søknadstidspunktet. Dialogen har foregått pr telefon og e-post. Fekjær psykiatriske senter (heretter kalt Fekjær) har pr 30. juni 2017 ikke hatt pasienter i FBV ordningen, men har svart på oppfølgingsskjema på grunnlag av erfaringene de har med pasienter som følge av avtale med Sykehuset Innlandet HF. Virksomheten har svart på Helfo sitt skjema for førstegangsoppfølging 4. november 2016. Da virksomheten ikke har hatt pasienter innlagt i FBV ordningen ennå, har Helfo sett det som lite hensiktsmessig å sende skjema for annengangsoppfølging til virksomheten. I svar på oppfølgingsskjema er det opplyst at Fekjær var i forhandlinger om overføring av avtale fra Sykehuset Innlandet HF til Helse Sør-Øst RHF og at dette vil innebære en del endringer. Blant endringene er at Fekjær fra 1.januar 2017 ble formalisert som en stiftelse med organisasjonsnummer 918 311 556. Dette ble Helfo gjort kjent med først i juni 2017. 3.1.1 Rapportering Fekjær har rapportert til NPR via Sykehuset Innlandet HF på pasienter de har som følge av denne avtalen. De bytter nå EPJ leverandør i forbindelse med ny avtale med Helse Sør-Øst RHF som trår i kraft fra 1. september 2017. De bekrefter i e-post av 6. april 2017 at de ikke vil ta inn pasienter i FBV ordningen før det nye systemet er testkjørt og bekreftet oppe og går. I forbindelse med at Fekjær er formalisert som en stiftelse, er deres juridiske organisasjonsnummer endret mens organisasjonsnummeret til godkjent virksomhet i FBV ordningen er det samme. Dette har fått konsekvenser for testing av nytt EPJ system for virksomheten da NPR og oppgjørskrav til Helfo utføres på det juridiske organisasjonsummeret. EPJ leverandøren får ikke gjennomført testing før endringen av organisasjonsnummer er gjort i NPR og i Helfo sitt oppgjørsystem. Etter gjennomgang av rapporten har Fekjær gitt tilbakemelding om at deres nye driftseleverandør av EPJ (SOMA solutions) er i dialog med Helfo og NPR i forhold til testrapportering. Målsettingen deres er å ha bekreftet testrapportering slik at Fekjær er klar for å behandle pasienter etter ordningen fritt behandlingsvalg fra 1. september 2017. Ventetider i Helsetjenestekatalogen (HTK) har blitt oppdatert månedlig. 2
3.1.2 Rutiner for henvisninger, innleggelse og utskrivelse Fekjær har kun hatt en pasient innkalt til vurderingssamtale i FBV ordningen. Denne pasienten møtte ikke opp. 3.1.3 Individuell plan (IP), opplysning og informasjonsutveksling med aktuelle samarbeidsinstanser Alle pasienter som innlegges på Fekjær får informasjon og tilbud om IP. Virksomheten opplyser om at de fleste pasienter takker ja til IP når de får tilstrekkelige opplysninger om hvilke fordeler man har ved IP. Fekjær oppgir at de har rutiner for samarbeid med kommunal helse- og omsorgstjeneste. Før innleggelse er det dialog med kommunal psykiatritjeneste for innhenting av informasjon. Fekjær innkaller alle involverte instanser rundt pasienten til samarbeidsmøte i løpet av de første tre ukene med målsetting å sikre en god bakgrunnsinformasjon om pasienten som kan danne grunnlagt for behandlingsplan under innleggelsen. De innkaller videre til regelmessige ansvarsgruppemøter ut fra behovet til den enkelte pasient. Alle pasienter skal ha ansvarsgruppemøte i forbindelse med utskrivelse hvor en gjennomgår plan for oppfølging og behandling etter utskrivelse med alle involverte parter. Ved utskrivelse skal alle pasienter ha minst en konkret avtale å gå til som oftest fastlege eller kommunal psykiatritjeneste i tillegg til lokal DPS. Fekjær bruker ofte videokonferanser for samarbeidsmøter, ansvarsgruppemøter, vurderingssamtaler og annet samarbeid med andre sentralsykehusavdelinger, lokalt DPS og øvrig kommunal psykiatritjeneste. 3.1.4 Brukermedvirkning Alle pasienter som utskrives fra Fekjær bes om å besvare brukerundersøkelse. Virksomheten har eget brukerutvalg og alle pasientene har eget ukentlig møte. I tillegg har representanter fra ledelsen ukentlige møter med brukerutvalget i Fekjær. 3.1.5 Internkontroll Dokumentasjon på internkontroll ble innsendt med søknaden. Da virksomheten ennå ikke har hatt pasienter i ordningen, har Helfo ikke bedt om ytterligere dokumentasjon på hvordan internkontrollen i virksomheten fungerer i praksis. I vedlegg til søknaden informerte virksomheten Helfo om at det var opprettet tilsynssak fra fylkesmannen i Oppland på bakgrunn av pasientklage. Fylkesmannen gjorde vurdering av mulig pliktbrudd. Konklusjonen etter tilsyn var at det ikke var skjedd brudd på forsvarlighetskravet i spesialisthelsetjenesteloven 2-2. 3
3.1.6 Bemanning og kompetanse I følge bemanningsplan ved godkjenning skal Fekjær øke bemanningen i takt med økning av pasienter fra FBV ordningen. De oppgir i oppfølgingsskjema som er besvart 4. november 2016 at bemanningen er økt med psykolog i 100 % stiling fra oktober 2016, en psykiater tiltrer i 100 % stilling fra 1. juni 2017 og de jobber med ansettelse av ytterligere en psykiater i 100 % stilling. Etter gjennomgang av rapporten har Fekjær kommet med følgende tilføyelser i forhold til bemanningen og kompetanse: De har ansatt ny psykiater i 100 % stilling som tiltrer januar 2018. Psykologspesialist tiltrer mars 2018 igjen i sin 100 % stilling, etter endt permisjonstid. Nylig utdannet psykolog som ble ansatt oktober 2016, tiltrer først stilling som psykolog når hun mottar autorisasjon. Tilbakemelding fra Statens autorisasjonskontor forventes i september 2017. 3.2 Informasjon fra samarbeidspartnere Etter henvendelse til Fylkesmannen i Oppland opplyses Helfo om tilsynssaken som er nevnt ovenfor. Fylkesmannen opplyser om at det ikke har vært andre saker fra nyere tid. Andre instanser har ikke noe å melde om virksomheten. 3.3 Individuell oppfølgning Det har ikke vært behov for risikobasert oppfølgning av Fekjær psykiatriske senter, rapporten er derfor som nevnt ovenfor i stor grad en oppsummering av de resultater som følger av den generelle og standardiserte oppfølgingen. 4. Avsluttende bemerkninger Helfo kontrollerer løpende om vilkårene som er stilt i forskriften er overholdt, og dersom det er avvik - hvilke sanksjoner det vil utløse. Oppfølgingen er som nevnt ovenfor både individuell og generell. Fekjær har hatt et tilsyn fra Fylkesmannen i Oppland, men det ble konkludert med at det ikke var skjedd noe brudd på forsvarlighetskravet i spesialisthelsetjenesteloven 2-2. Ellers har virksomheten ikke hatt avvik av betydning ut fra de opplysningene vi besitter pr. i dag. Det understrekes at vår vurdering er basert på den informasjonen som vi har fått tilgjengeliggjort. 4
Dokumentgrunnlag Vedtak om godkjenning med vedlegg Varsel om førstegangsoppfølging Oppfølgingsskjema Diverse korrespondanse med ulike informasjonskanaler via e-post (pasientrådgivere, fylkesmann) FBV-forskriften Mønsteravtalen Vennlig hilsen Helfo pasientformidling Cecilie Marie Karlsen rådgiver Kathrine Klemetsen juridisk rådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskreven signatur. 5