Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 15/126 Møtedato/tid: 24.09.2015 kl. 16:00 Møtested: Rådhuset, møterom 241 Møtedeltakere: Jomar Aftret, leder Johan Ludvig Borgen, nestleder Bjørn Lervold Jorunn Hovdar Bente Rhoden Forseth Forfall: Andre møtende: Rådmannen v/ kommuneoverlege Harald Torske (sak 26) Revisjon Midt-Norge IKS (sak 28 og 29) Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim 17.09.2015 Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1
Sakliste Saksnr. Sakstittel 25/15 Godkjenning av protokoll fra møte 11.06.2015 26/15 Tilsynsrapport vedr. kommunens folkehelsearbeid - orienteirng fra rådmannen 27/15 Forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll - Rådmannens oppfølging av vedtak 28/15 Selskapskontroll Klæbu Industrier AS - prosjektplan 29/15 Selskapskontroll av Envina IKS - prosjektplan 30/15 Kontrollutvalgets virksomhet, valgperioden 2011-2015 31/15 Forslag til økonomiplan 2016-2019 med budsjett for 2016 for kontrollutvalget 32/15 Orientering om aktuelle saker 33/15 Referatsaker 34/15 Eventuelt 2
Godkjenning av protokoll fra møte 11.06.2015 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 24.09.2015 25/15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/126-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 11.06.2015 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 11.06.2015 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 3
Tilsynsrapport vedr. kommunens folkehelsearbeid - orienteirng fra rådmannen Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 24.09.2015 26/15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 11/135-22 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. Klæbu kommunes folkehelsearbeid Fylkesmannens tilsyn med kommunens folkehelsearbeid Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 og 15. oktober 2014 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Statens helsetilsyn besluttet at det i 2014 skulle gjennomføres landsomfattende tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennomført tilsyn med Klæbu kommunes folkehelsearbeid i form av en egenvurdering gitt av kommunen. Fylkesmannen sier at kommunens egenvurdering ikke er utfyllende nok til å kunne ta stilling til kommunens samlede folkehelsearbeid på de områdene som inngår i egenvurderingen. Fylkesmannen forutsetter at Klæbu kommune, gjennom sitt internkontrollsystem, sikrer at folkehelsearbeidet skjer i samsvar med gjeldende krav i lov og forskrift. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagt tilsynsrapport for utfyllende informasjon om tilsynet. Kontrollutvalget fikk rapporten fremlagt på sitt møte 5. mars 2015 i sak 4/2015. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen om Klæbu kommunes folkehelsearbeid på utvalgets første møte etter sommeren 2015. Rådmannen er i brev av 12.06.2015 bedt om å gi kontrollutvalget en orientering vedr. Klæbu kommunes folkehelsearbeid i dagens møte. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger denne til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Klæbu kommune, samt at de tar rådmannens redegjørelse til orientering. 4
Klæbu kommune Rådhuset 7540 KLÆBU Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: eva.bekkavik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 11/135-21 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 12.06.2015 Orientering til kontrollutvalget vedr. Klæbu kommunes folkehelsearbeid På kontrollutvalgets møte 05.03.2015 ble det under sak 4/2015 Tilsynsrapport vedr. Kommunens folkehelsearbeid, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. Klæbu kommune sitt folkehelsearbeid. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen vedr. Klæbu kommunes folkehelsearbeid på utvalgets første møte etter sommeren 2015. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til torsdag 24.09.2015 kl. 16:00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 4/2015, ber vi herved om at rådmannen i Klæbu kommune orienterer på kontrollutvalgets møte 24.09.2015. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Telefon: 468 51 950 Telefaks: 73 86 60 34 5 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475
Virksomhetstilsyn tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid tilbakemelding på egenvurdering Klæbu kommune2014 Virksomheten adresse: Klæbu kommune, Postboks 200, 7541 KLÆBU Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte i 2014, som ledd i landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn, tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid. Det ble gjennomført tilsyn i seks kommuner, en av disse som systemrevisjon og fem kommuner som egenvurdering. Vedlagt oversendes tilbakemelding på Klæbu kommune sin egenvurdering av kommunens folkehelsearbeid. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag forutsetter at Klæbu kommune, gjennom sitt internkontrollsystem, sikrer at folkehelsearbeidet skjer i samsvar med gjeldende krav i lov og forskrift. Med hilsen Ragnar Hermstad (e.f.) Stedfortredende fylkeslege Ingrid Karin Hegvold seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 6
Bakgrunn Lov om folkehelsearbeid trådte i kraft 1. januar 2012. Det nye regelverket angir en arbeidsform for folkehelsearbeidet, jf. Helse- og omsorgsdepartementets rundskriv om ikraftsetting av lov om folkehelsearbeid (I-6/2011), som sier at: "Gjennom å skaffe oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer skal man identifisere sine folkehelseutfordringer. Disse skal inngå som grunnlag for planlegging etter plan- og bygningsloven, og som grunnlag for tiltak." De mer detaljerte kravene til kommunens oversikt over folkehelsen og hva oversiktsarbeidet består av, er regulert i forskrift om oversikt over folkehelsen som trådte i kraft 1. juli 2012. Kommunen skal i følge denne både foreta et løpende oversiktsarbeid og utarbeide et samlet oversiktsdokument hvert fjerde år. Denne forskriften regulerer også hva kommunens oversikt skal inneholde av informasjon og vurderinger. I loven fikk Fylkesmennene og Statens helsetilsyn ansvar for tilsyn med kommunenes og fylkeskommunenes oppgaver etter folkehelseloven, slik de beskrives i 4 til 9, 20, 21 og 27 til 30. I folkehelsemeldingen (Meld. St. 34 (2012-2013) kapittel 7.1.3) gar det frem at tilsyn med folkehelseloven skal bidra til å støtte kommunesektorens egne aktiviteter for å ivareta folkehelse gjennom kommunens/fylkeskommunens plan- og styringssystem. Statens helsetilsyn besluttet at det i 2014 skulle gjennomføres landsomfattende tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid. For å være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus, ble tilsynet rettet inn mot det løpende oversiktsarbeidet som kommunene skal foreta i periodene mellom utarbeidelsene av de fireårige oversiktsdokumentene. Statens helsetilsyn la følgende målsetting til grunn for dette første landsomfattende tilsynet på området: Tilsynet skal påse at kommuner, som ikke har satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette. Tilsynet skal bidra til at kommuner som har startet opp det løpende oversiktsarbeidet, videreutvikler dette. I Sør-Trøndelag var det planlagt å gjennomføre tilsyn med seks kommuner, to av disse som systemrevisjon og fire kommuner som egenvurdering. På grunn av uforutsette forhold, ble det gjennomført systemrevisjon i en kommune og egenvurdering i fem kommuner. Systemrevisjon medfører en systematisk gjennomgang av om kommunen har etablert nødvendig styring og ledelse for a sikre at krav til tjenesten som er stilt i lov og forskrift blir etterlevd i praksis. Det er utarbeidet egen rapport til denne kommunen etter dette tilsynet. Fylkesmannen utarbeidet et eget skjema for kommunenes egenvurdering. Det primære formålet var kommunes egen gjennomgang og forbedringsarbeid. Egenrapporteringen fra kommunene ville ikke gi grunnlag for å påpeke avvik fra Fylkesmannen. Det er imidlertid lagt opp til at Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gir tilbakemelding til den enkelte kommune på bakgrunn av egenvurderingene. 7
Det ble gjennomført formøte og oppsummeringsmøte for alle involverte kommuner. Det er Fylkesmannen i Sør-Trøndelags vurdering at dette har vært en konstruktiv prosess mht å nå målet med tilsynet - å bidra til forbedringer i forbedringer i kommunens folkehelsearbeid. De tilbakemeldinger som Fylkesmannen har mottatt fra kommunene viser at også kommunene har opplevd at tilsynsprosessen har vært god og kommunene har gitt uttrykk for at den har bidratt til lærings- og forbedringsprosess i kommunen. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag vil takke for godt samarbeid med kommunen. Fylkesmannens vurdering av folkehelsearbeidet i Klæbu kommune basert på innsendt egenvurdering Tema 1: Om kommunen sikrer, gjennom tilstrekkelig styring og ledelse (internkontroll), ivaretakelse av folkehelsearbeidet I Helsedirektoratets veileder r IS - 2110 «God oversikt - en forutsetning for god folkehelse» fremgår det under punkt 2.2; «Oversiktsoppgaven inngår som en del av kommunens helhetlige folkehelseansvar etter folkehelseloven og omfattes dermed av de generelle kravene til kommunens styringssystem for oppfølging av folkehelseloven, se bl.a. 30 om internkontroll. Dette innebærer at kommunens / fylkeskommunens ledelse er ansvarlig for å legge til rette for at oppgaven blir ivaretatt, herunder at kravene er tilstrekkelig kjent, at oppgavene er definert, at de som skal utføre oppgavene har nødvendig kompetanse og ellers andre forutsetninger for å gjennomføre aktivitetene, samt at det er betryggende rutiner for forbedring dersom oppgavene ikke ivaretas som forutsatt». Av Klæbu kommunes egenvurdering fremgår det at folkehelsearbeidet er organisert i linje med rådmannen som hovedansvarlig. Det daglige ansvaret er delegert til kommuneoverlegen. Kommunen har ikke egen folkehelserådgiver. Det er foreslått slik stilling i folkehelseplanen som på tidspunktet for tilsynet var ute på offentlig høring. Kommuneoverlegen har samfunnsmedisinsk kompetanse. Folkehelseloven gjør det klart at folkehelsearbeid er et tverrsektorielt ansvar. Oversiktsarbeidet må speile det tverrsektorielle perspektivet. Det vises bl.a. til folkehelselovens 4 tredje ledd og merknadene til 3 i forskrift om oversikt over folkehelsen. Det er viktig at organiseringen av arbeidet reflekterer behovet for tverrsektorielle bidrag til oversiktsarbeidet, herunder i vurderingen av materialet. I Helsedirektoratets veileder IS - 2110 anbefales: «Å sette sammen en arbeidsgruppe med deltakelse fra flere ulike tjenesteområder og særlig sikre deltakelse fra avdeling/ enhet for plan og utvikling eller tilsvarende. Dette gjelder både for det løpende oversiktsarbeidet og arbeidet med oversiktsdokumentet hvert fjerde år. Videre fremgår det at det også kan vurderes å trekke inn deltakere utenom kommunal forvaltning, som frivillige organisasjoner, større virksomheter, statlige institusjoner osv.» I Klæbu kommune er det i følge egenvurderingen, etablert en tverrsektoriell folkehelsegruppe, men egenvurderingen synliggjør i liten grad tverrfaglig/ tverretatlig aktivitet. I egenvurderingen beskrives at kommuneoverlegen utfører 8
svært mange av oppgavene innen folkehelsearbeidet. Fylkesmannen i SørTrøndelag vurderer at dette kan medføre en risiko for at man ikke får tilstrekkelig tverrfaglige vurderinger av risikoområder. Tema 2: Kommunen sikrer å ha løpende oversikt over helsetilstanden og de positive og negative faktorer som virker inn på denne. I Helsedirektoratets veileder IS - 2110 «God oversikt - en forutsetning for god folkehelse» fremgår det under punkt 2.5 fremkommer: «Det er ikke meningen at lokalt og regionalt oversiktsarbeid skal avgrenses til å være en engangsøkt hvert fjerde år. Skal folkehelsearbeidet være treffsikkert både mht. problemforståelse og mht. valg av løsninger m å arbeidet være kontinuerlig og oppdatert. Løpende oversiktsarbeid innebærer jevnlig å følge med på ulike kilder til informasjon, vurdere informasjonen og utforme grunnlag for beslutninger tilknyttet ulike planer og tiltak i kommunen/ fylkeskommunen. Dette kan være underlag for beslutninger i flere faser av folkehelsearbeidet, bl.a. for å vurdere justeringer av eksisterende måi, strategier eller planer, som folkehelseinnspill til nye kommune-/fylkesplaner, sektorplaner eller som bakgrunn for å vurdere behov for snarlige tiltak. Løpende oversiktsarbeid er nødvendig for å fange opp ny vesentlig informasjon om helsetilstand og faktorer som påvirker helsen. I periodene mellom planlovgivningens fireårsintervaller er det behov for å fange opp forhold av betydning for det langsiktige folkehelsearbeidet. Det er altså en nær sammenheng mellom løpende oversiktsarbeid og oversiktsdokumentet som skal utarbeides hvert fjerde år». Av egenvurderingen ser vi at kommunen benytter data fra Folkehelseinstituttet, samt noe data som Fylkeskommunene har utarbeidet. Kommunen er imidlertid kommet kort hva angår å innhente og bearbeide egne data. Det opplyses i egenvurderingen at kommunen ikke har kommet i gang med dette arbeidet enna. Mål for folkehelsearbeidet er omtalt i kommuneplanens samfunnsdel, men temaet er ikke omtalt i arealdelen, hverken i planbeskrivelsen eller bestemmelsene. Kommuneplanen ble imidlertid vedtatt før lov og forskrift om folkehelse trådte i kraft. Videre er «folkehelse» omtalt i kommunens handlingsprogram og økonomiplan 2014-17, men her bare under temaene "helse og omsorg" og "helse- og familietjenester og NAV". Kommunen har utarbeidet en folkehelseplan, som er ventet å bli vedtatt høsten 2014. Denne omhandler tema med kjent problematikk innenfor folkehelse, men er klar på at det er mangler i datagrunnlaget, bl.a. innenfor miljørettet helsevern. Videre synes «forurensning» ikke å være vurdert. Det konkluderes med at kommunen befinner seg på gjennomsnittet eller bedre innen en del områder, uten at det spesifiseres hvilke områder. På områder hvor kommunen har forbedringspotensial gis det ingen beskrivelse av hva kommunen skal gjøre for eventuelt å forbedre seg. Kommunen gir lite opplysninger om hvordan innbyggerne opplever levekårene i kommunen. Videre synes kommunene å mangle vurderinger av risiko- og sårbarhetsområder. I kommunens egenvurdering går det frem at det, når folkehelseplanen er vedtatt, skal foregå en løpende oppdatering og justering. 9
Det beskrives at kommunen har tverrfaglig kompetanse, men det er fremkommer ikke hvordan denne skal brukes i folkehelsearbeidet. Avsluttende kommentar Folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen stiller ikke krav til hvordan oversiktsarbeidet skal organiseres, med unntak av krav til kommunene om å ha samfunnsmedisinsk kompetanse og til fylkeskommunens understøtte rolle overfor kommunene. Hver enkelt kommune må selv ta stilling til organisering av arbeidet. I Helsedirektoratets veileder IS - 2110 anbefales at: «arbeidet bør være del av den ordinære virksomheten», hvilket kan bety å bruke eksisterende opplegg for å ivareta informasjon til bruk for styring og planlegging av kommunens og fylkeskommunens virksomhet. Videre korresponderer kravet om oversikt over helsetilstand og påvirknings faktorer med krav til oversikt i arbeidet med miljørettet helsevern og smittevern. Det vil være formålstjenlig å avklare hvordan arbeidet med oversikt bør organiseres slik at det blir nyttig i flere sammenhenger, og for å unngå dobbeltarbeid». I tillegg minner vi om at Folkehelsearbeidet også skal sees i sammenheng med planog bygningsloven. Fylkesmannen vurderer at kommunens egenvurdering ikke er utfyllende nok til å kunne ta stilling til kommunens samlede folkehelsearbeid på de områdene som inngår i egenvurderingen. Det er klart hvem som er delegert oppgaven med folkehelsearbeid, men egenvurderingen synliggjør i liten grad tverrfaglig/ tverretatlig aktivitet. Vurderingen viser at kommunens innsamling av data er mangelfull, hvilket medfører at de mangler oversikt på positive og negative faktorer som har innvirkning på folkehelsa. Kommunen har imidlertid nylig utarbeidet et forslag til folkehelse plan hvor det fremgår at det skal utvikles et system som skal gi oversikt pa positive og negative faktorer for folkehelsa. Folkehelseplanen er på egenvurderingstidspunktet, ikke vedtatt. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag forutsetter at Klæbu kommune, gjennom sitt internkontrollsystem, sikrer at folkehelsearbeidet skjer i samsvar med gjeldende krav i lov og forskrift. 10
Forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll - Rådmannens oppfølging av vedtak Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 24.09.2015 27/15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 14/22-12 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Rådmannens oppfølging av rapport og vedtak Saksutredning På kontrollutvalgets møte den 5. mars 2015 i sak 5/2015 ble Forvaltningsrevisjonsrapporten Overordnet internkontroll behandlet. Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Revisjon Midt-Norge IKS har formulert følgende hovedproblemstilling for prosjektet: Har Klæbu kommune etablert et internkontrollsystem som ivaretar kommunelovens krav om betryggende kontroll? Fokus har vært på følgende forhold: a. Om kommunen som organisasjon har et tilfredsstillende internkontrollsystem b. Om Klæbu sykehjem utover dette arbeider i tråd med krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid i tjenestene Revisjonens konklusjon Selve begrepet internkontroll kan være et fremmedgjørende ord som tilslører at dette handler om systematisk arbeid og dokumentasjon av egen praksis, forbedring av arbeidsmetoder og samhandling for å sikre måloppnåelse, og for å unngå lovbrudd og andre uønskede hendelser. COSO-modellen fordrer at arbeidet med internkontroll er forankret i ledelsen for at man skal kunne ha en velfungerende internkontroll i virksomheten. Kommunens ledergruppe har klare formeninger om hvordan man bør legge til rette for et hensiktsmessig internkontrollsystem, og har også omsatt dette i praksis. Klæbu kommune har mange elementer som kan og bør inngå i et helhetlig styringssystem. Det mangler imidlertid noen elementer som bør være på plass for at kommunen har etablert en god internkontroll i samsvar med COSO-modellen. Generelt oppfattes det som en svakhet at enkelte viktige elementer i styringssystemet er lite formalisert. Det er enhetslederne som arbeider med den operasjonelle delen av kommunens internkontroll. Undersøkelsen tyder på at enhetslederne ikke synes å ha et like bevisst forhold til internkontroll som kommunens ledelse. Enhetslederne synes videre å ha en noe uklar forståelse for sammenhengen mellom risikovurderinger og gjennomføring av kontrolltiltak på områder med antatt høy risiko. For å få på plass de siste brikkene i et godt internkontrollsystem, må rådmannen i samarbeid med 11
kommunalsjefene legge «trykk» på enhetslederne. Etter revisors mening mangler kommunen en systematisk tilnærming til forhold som risikovurderinger og evaluering av kontrollenes effektivitet. Kommunen bør ha rutiner for systematisk risikokartlegging og vurderinger som gjør at enheten får en oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Risikoreduserende tiltak må iverksettes ved høy risiko, og en mer systematisk evaluering/kontroll av iverksatte kontrolltiltak må også innarbeides i et helhetlig styringssystem. Etter revisors mening bør kommunen ha mer tydelige føringer på hva som skal lagres elektronisk, hvor det skal lagres, samt rutiner for oppdatering, vedlikehold og endringer. Det bør etterstrebes å ha klare føringer på hvor dokumenter skal lagres, og hva som skal lagres. Nå lagres for eksempel noen rutiner lokalt i permer, noe i QM+ og noe på intranett. Videre bør kommunens reglementer/rutiner mm inneholde opplysninger om når er de utviklet, når er de revidert, hvem som har ansvaret, osv. Det bør være en jevnlig gjennomgang av om internkontrollsystemet fungerer som ønskelig, og om det eventuelt er nødvendig med endringer. Dette for å sikre at internkontrollen fungerer som forutsatt, samt å iverksette eventuelle forbedringer. Herunder bør ledelsen jevnlig kommunisere hvordan kommunens internkontrollsystem fungerer, og hensikten med dette. Revisors anbefalinger: 1. En større grad av formalisering av risikovurderinger og iverksetting av kontrolltiltak er hensiktsmessig. Det bør etableres overordnede føringer for gjennomføring av systematisk risikovurdering knyttet til regelverketterlevelse, måloppnåelse og kvalitet i tjenesten. 2. Kommunen bør ha en enhetlig praksis for lagring av dokumentasjon, prosedyrer og rutiner, herunder bruk av QM+. Kommunen bør ha en systematisk/årlig egenevaluering av kommunens internkontrollsystem. Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 5/2015: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 5.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 15.08.2015. Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte 06.03.2015 i sak 15/2015 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 5.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 15.08.2015. 12
Rådmannens oppfølging Rådmannen har i brev av 11.08.2015 gitt tilbakemelding til kontrollutvalget. Tilbakemeldingen følger vedlagt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass anbefalingene som revisor ga i rapportens pkt. 5.2, eller om de anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 13
14
15
16
Selskapskontroll Klæbu Industrier AS - prosjektplan Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 24.09.2015 28/15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/74-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til de problemstillingene revisjonen har skissert i prosjektplanen. Vedlegg Prosjektplan Klæbu Industrier AS Saksutredning Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for selskapskontroll for Klæbu kommune for 2015-2016 lagt premissene for selskapskontrollarbeidet ut 2016. Plan for selskapskontroll 2015-2016 ble vedtatt av kommunestyret på møte den 13.11.2014, i sak 76/2014. I medhold av Plan for selskapskontroll har Kontrollutvalget i møte 11.06.2015 i sak 19/2015 vedtatt å bestille en selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Klæbu Industrier AS. Revisjon Midt-Norge IKS har utarbeidet en prosjektplan som legges frem for kontrollutvalget i dagens møte. Revisor vil være tilstede i utvalgets møte. Revisjonen har definert følgende problemstillinger: 1. Forvalter Klæbu kommune sitt eierskap i Klæbu Industrier AS i tråd kommunestyrets vedtak, selskapslovgivningen og normer for god eierstyring? 2. Er selskapets økonomi, organisering og oppgaver i samsvar med formålet? En selskapskontroll av Klæbu Industrier AS e har et antatt timeforbruk på 275 timer. Ferdig rapport leveres kontrollutvalgets sekretariat innen 31.12.2015. Ferdig rapport vil legges frem for kontrollutvalget på utvalgets første møte i 2016. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om problemstillingene revisjonen skisserer i prosjektplanen dekker det utvalget vil ha svar på i denne selskapskontrollen. 17
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2015 Kommune: Klæbu Prosjekt: Klæbu Industrier Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 3331 Styringsgruppe, dato: 01.09.2015 Selskapskontroll Klæbu Industrier AS 1. BESTILLING I sak 19/2015 vedtok kontrollutvalget (KU) at det skal gjennomføres en selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Klæbu industrier AS. I planen for selskapskontroll 2015-2016 omtales prosjektet slik: Kommunestyret prioriterte Klæbu Industrier som nummer en. Klæbu Industrier er en viktig og spennende bedrift for lokalsamfunnet Klæbu. Utnyttes potensialet i forhold til kommune, bedrift og de ulike gruppene arbeidstakere? Hvilke muligheter har en for fremtiden i Klæbu Industrier, en bedrift som er i kontinuerlig utvikling i takt med samfunnet? Kommunestyret ønsker å bidra til at bedriften tar ut sitt fulle potensial, og forsterke det gode arbeidet som gjøres i Klæbu Industrier i dag 1.1 OM SELSSKAPSKONTROLL Selskapskontrollen er en obligatorisk oppgave for kontrollutvalget, jf.kommuneloven 77 nr 5. En selskapskontroll kan bestå av eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon. I en eierskapskontroll kontrollerer vi forvaltningen av kommunens interesser i selskaper, herunder om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. En forvaltningsrevisjon innebærer å gjøre systematiske vurderinger av produktivitet, måloppnåelse og virkninger i selskapet ut fra de målene eierne har satt for det og andre forutsetninger for driften. Denne selskapskontrollen inneholder begge disse elementene. 2. BAKGRUNN Klæbu industrier AS ble etablert i 1996, og er et kommunalt heleid aksjeselskap. Bedriften har per i dag 11 ordinært ansatte som drifter 20 tiltaksplasser fordelt på følgende typer tiltak: o 5 plasser innenfor Arbeidspraksis i skjermet virksomhet (APS) o 13 plasser innenfor Varig tilrettelagt arbeid (VTA) o 1 plass innenfor Varig Tilrettelagt Arbeid Ordinærbedrift (VTAO) o 1 plass innenfor Tids ubestemt Lønns Tilskudd (TULT). 18 side 1 av 7
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2015 Kommune: Klæbu Prosjekt: Klæbu Industrier Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 3331 Styringsgruppe, dato: 01.09.2015 o I tillegg til disse plassene drifter selskapet et aktivitetstilbud for ulike brukergrupper for Klæbu kommune. Driften er delt i tre avdelinger; VAM-torget som i hovedsak driver vaskeri og produserer husflidsprodukter, Serviceavdelingen som leverer fruktkurver og som ferdigstiller og sender ut ulike elektroniske artikler for en ekstern bedrift, og Park & Grønt som tilbyr ulike former for skjøtsel og grøntarbeid. I kommunens overordnede eierstrategi, datert 03.09.2010, slås det fast at selskapet skal skape arbeidsplasser for yrkeshemmede og ha et samfunnsnyttig formål. Høsten 2014 vedtok kommunestyret en ny eierskapsmelding hvor det kun er forholdet til eierskapet i Klæbu Industrier som blir omtalt og vurdert 1. Klæbu kommune betrakter sitt eierskap her for å være av samfunnsnyttig karakter der hovedmålsettingen er å sikre meningsfull sysselsetting til personer som av ulike årsaker er falt utenfor det ordinære arbeidsmarkedet for en kortere eller lengre periode. Det pekes imidlertid også på at også disse virksomhetene må drives rasjonelt og effektivt da dette vil gi større ressurser til å hjelpe tiltaksdeltakerne. Eieren mener en bør kunne forvente en tett dialog mellom selskapet, NAV og tjenesteyterne i kommunen for å avklare behov og forventninger for fremtiden. Selskapet skal være i stand til å stå på egne uavhengige ben uten noen form for subsidiering eller fortrinn gitt gjennom eierskapet. Selskapet må være oppmerksom på strukturendringer i samfunnet og dreie sin produksjon og tjenesteyting mot det som etterspørres i markedet. Ulike samarbeidsmodeller bør vurderes om en skal få inn andre brukergrupper enn VTA. Dette bør gjøres for å ha flere ben å stå på. Samtidig ønskes det minimal risiko, herunder ønsker ikke eierskapet at virksomheten skal utvikle seg utover kommunegrensene og således ha en ekspansjonsambisjon. Skal virksomheten ekspandere skal dette skje innenfor kommunegrensene. Selskapets formål med driften er å være en vekstbedrift organisert som aksjeselskap som tilbyr attføring, arbeidstrening og tilrettelagt arbeid. Klæbu Industrier har videre i sin forretningside nedfelt at de: 1. skal utvikle mennesker og synliggjøre den enkeltes ressurser 2. produsere varer og tjenester som har verdi for samfunnet, samarbeidspartnere og kunder 3. legge til rette for trivsel, utfordringer og utviklingsmuligheter for bedriftens tiltaksdeltakere og øvrige ansatte 4. utvikle forretningsområder som sikrer gode og varierte arbeidsoppgaver 1 Arkivsaksnr-dok nr: 14/1066-1 19 side 2 av 7
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2015 Kommune: Klæbu 3. Prosjekt: Klæbu Industrier Oppdragsansvarlig: Espen Langseth AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING Prosjektnr.: 3331 Styringsgruppe, dato: 01.09.2015 I bestillingen fra kontrollutvalget følger det at Revisjon Midt-Norge skal gjennomføre en selskapskontroll som inneholder både en eierskapskontroll og en forvaltningsrevisjon på utvalgte områder av selskapets daglige drift. 3.1 AVGRENSNING Selskapets formål er definert i selskapets vedtekter og kommunens eierskapsmelding, og det følger av bestillingen at vi skal ta utgangspunkt i dette. Vi legger opp til en todelt innretning på dette revisjonsprosjektet, iht. til kontrollutvalgets bestillinger: 1. Del er en kontroll av kommunens eierstyring. Klæbu kommune har vedtatt en eierskapsstrategi, med føringer for hvordan eierrepresentantene skal forholde seg til de selskapene kommunen har eierandeler i. Vi vil vurdere om denne eierskapsstrategien følges for eierskapet i Klæbu Industrier AS og ikke vurdere praksis knyttet til øvrige eierskap. 2. Revisjonen vil også vurdere i hvilken grad Klæbu industrier oppfyller formålene vedtatt av kommunen. Vi vil innhente informasjon om selskapets økonomi og organisering er hensiktsmessig for å skape tilrettelagte arbeidsplasser i kommunen, herunder dialogen med relevante samarbeidspartnere 3.2 PROBLEMSTILLING Med bakgrunn i bestillingen og de avgrensningene som er gjort over, definerer vi følgende problemstilling: Problemstilling 1: Forvalter Klæbu kommune sitt eierskap i Klæbu Industrier AS i tråd kommunestyrets vedtak, selskapslovgivningen og normer for god eierstyring? Under denne problemstillingen vil vi se nærmere på hvordan Klæbu kommune opptrer som eier. Kommunen har vedtatt en eierskapspolitikk, med føringer for hvordan eierrepresentantene skal forholde seg til de selskapene fylkeskommunen har eierandeler i. Vi vil vurdere om denne eierskapspolitikken følges for eierskapet i Klæbu Industrier AS. Videre gir selskapslovgivningen (her: aksjeloven) og KS anbefalinger for eierskap visse føringer for hvordan eierskap skal utøves. 20 side 3 av 7
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2015 Kommune: Klæbu Prosjekt: Klæbu Industrier Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 3331 Styringsgruppe, dato: 01.09.2015 Problemstilling 2: Er selskapets økonomi, organisering og oppgaver i samsvar med formålet? Under denne problemstillingen vil vi vurdere om selskapets økonomi og organisering er i samsvar med formålet slik det er formulert av eier. I kommunens plan for selskapskontroll er det videre fokus på om man evner å ta ut bedriftens potensiale i forhold til kommune og øvrige samarbeidstakere. Her vil revisjonen gå nærmere inn på om man tilbyr nok tilrettelagte arbeidsplasser, dialogen med samarbeidspartnere, samt økonomi og styring i selskapet. 4. REVISJONSKRITERIER I det følgende blir det gjort rede for hvilke dokumenter kontrollkriteriene for undersøkelsen av Klæbu kommunes eierskap skal hentes fra. I problemstilling 1 er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av selskapet, og det er redegjort for kriteriene i kapittel 4.1 nedenfor. I problemstilling 2 vil vi undersøke om virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet, og se på om selskapets økonomi og organisering er i samsvar med formålet slik det er formulert av eier. Kriteriene som er brukt for å undersøke problemstilling 2 følger i kapittel 4.2 nedenfor. 4.1 KOMMUNENS EIERSKAP Selskapslovgivningen (her: aksjeloven) og KS anbefalinger for eierskap gir visse føringer for hvordan eierskap skal utøves. Revisjonen vil i hovedsak forholde seg til KS anbefalinger for kommunenes eierskap. Klæbu kommune har vedtatt en eierskapsmelding, pr 03.09.2010, som i stor grad bygger på KS sine anbefalinger for aktivt eierskap i kommunesektoren. Det dreier seg om anbefalinger til kommunens folkevalgte og administrasjon, til kommunens eierrepresentanter, og til hvilke krav kommunen bør stille til selskapene. Anbefalingene er benyttet som et utgangspunkt for å foreslå lokale mål og tiltak for kommunens egen eierskapsutøvelse, og disse er under følgende hovedområder: Opplæring av folkevalgte Et bevisst og aktivt eierskap Selskapskontroll Praktisk utøvelse av eierrollen Forhold ved selskapsstyrene 21 side 4 av 7
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2015 Kommune: Klæbu 3.1.3 Aksjeloven Prosjekt: Klæbu Industrier Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 3331 Styringsgruppe, dato: 01.09.2015 I følge aksjeloven utøver aksjeeierne den øverste myndigheten i selskapet gjennom generalforsamlingen ( 5-1). Hver aksje gir en stemme dersom ikke annet følger av lov eller vedtekter ( 5-3). Forvaltningen av selskapet ligger til styret, og medlemmene blir valgt av generalforsamlingen ( 6-3). Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten ( 6-12) og føre tilsyn med den daglige ledelsen av selskapet ( 6-13). 4.2 ØKONOMI OG ORGANISERING I SAMSVAR MED FORMÅL Revisjonen vil gå nærmere inn på om man tilbyr nok tilrettelagte arbeidsplasser, dialog og oppfølging av samarbeidspartnere, den økonomiske utviklingen samt oppfyllelse av selskapets egen strategi. Kriteriene er utledet fra generelle prinsipper for selskapsledelse, aksjelovens krav til forvaltning av selskaper og styrets tilsynsansvar, samt økonomistyring og internkontroll. Gjennomføring av arbeidsmarkedstiltak skal utføres i henhold til Forskrift om arbeidsrettede tiltak, herunder har Arbeids- og velferdsdirektoratet (Nav) har satt krav om kvalitetssikring med ekstern revisjon og sertifisering for å kunne drifte en del arbeidsmarkedstiltak. Når det gjelder internkontroll i virksomheten tar vi utgangspunkt i COSO-rammeverkets 5 innbyrdes sammenhengende komponenter: 1. Et godt kontrollmiljø 2. Risikovurderinger, med jevnlige utførte risikoanalyser og rapportering 3. Etablering og gjennomføring av aktuelle kontrolltiltak. 4. God kommunikasjon og informasjon 5. Aktiv overvåkning fra ledelsens side. Basert på dette har vi utledet følgende kriterier: Det forventes at styret utvikler forretningsmessige mål og strategier for selskapet som er i samsvar med kommunestyrets overordnete mål. Selskapet må ha økonomi til å kunne ivareta de oppgavene som er nødvendige for å nå formålet, herunder en forsvarlig drift. De oppgavene selskapet utfører skal være i tråd med det formålet eierne har satt for selskapet. 22 side 5 av 7
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2015 Kommune: Klæbu Prosjekt: Klæbu Industrier Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 3331 Styringsgruppe, dato: 01.09.2015 Det bør være rapporteringsrutiner som sikrer nødvendig informasjon til eierne. Målsettingene for virksomheten bør bli fulgt opp og rapportert til eierne Selskapet skal ha en forsvarlig egenkapital Roller og ansvar bør være definert Selskapet bør identifisere og håndtere risikoer som står i veien for å nå målene 5. METODE Problemstilling 1 vil i stor grad kunne belyses gjennom dokumentasjon, intervju med daglig ledelse i selskapet og representanter for eier i eierutvalget. Analyse av kommunale dokumenter vil gi nødvendig informasjon om kommunens oversikt over eierskap, formål med eierskap og omfang av rutiner og retningslinjer. En gjennomgang av protokoller fra generalforsamling vil bidra til å gi svar på om kommunen utøver sitt eierskap i riktig fora, og om representanten opptrer i tråd med kommunens vedtak og retningslinjer. Intervjuene vil gi grunnlag for å vurdere eierrepresentantenes praksis for eierutøvelse, men også bevissthet om eierrollen og rolleforståelse. For problemstilling 2 vil det være ytterligere behov for data knyttet til utviklingen i antallet tilrettelagte arbeidsplasser, dokumentasjon fra, og intervju med, samarbeidspartnere (bedrifter og Nav), og det vil være behov for økonomiske data. Budsjett og regnskapsdokumentasjon vil være viktig informasjon. Videre vil vi gjennomføre dokumentstudier og intervjue relevante aktører i kommunen og Klæbu Industrier AS. Det er også viktig å innhente nødvendig dokumentasjon knyttet til overordnede internkontroll både i kommunen og i virksomhetene. Dette for å se på kommunens oppfølging og kontroll av virksomheten, samt virksomhetens fokus på måloppnåelse. Tilsammen bør dette gi et godt grunnlag for å svare på problemstillingene. 6. GJENNOMFØRING AV OPPDRAGET Revisjonen gjennomføres innenfor en ramme på 275 timer. Espen Langseth er oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjonen. Forvaltningsrevisjonen har intern styringsgruppe. 23 side 6 av 7
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2015 Kommune: Klæbu 7. Prosjekt: Klæbu Industrier Oppdragsansvarlig: Espen Langseth KJENTE RISIKOFORHOLD Prosjektnr.: 3331 Styringsgruppe, dato: 01.09.2015 Man er i kontakt med personer som ikke er ansatt i kommunen, og som ikke nødvendigvis har kjennskap til revisjonens mandat. Kan ta noe lengre tid med avtaler osv. 24 side 7 av 7
Selskapskontroll av Envina IKS - prosjektplan Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 24.09.2015 29/15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/127-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til de problemstillingene og timefordelingen revisjonen har skissert i prosjektplanen. Vedlegg Prosjektplan Envina IKS Saksutredning Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for selskapskontroll for Klæbu kommune for 2015-2016 lagt premissene for selskapskontrollarbeidet ut 2016. Plan for selskapskontroll 2015-2016 ble vedtatt av kommunestyret på møte den 13.11.2014, i sak 76/2014. Klæbu har i sin plan prioritert Klæbu Industrier AS som nummer en og Envina IKS som nummer to. Kontrollutvalget bestilte en selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Klæbu Industrier AS på sitt møte 11.06.2015 i sak 19/2015. En selskapskontroll av Envina IKS bør være et samarbeidsprosjekt mellom Klæbu, Melhus og Midtre Gauldal kommuner. Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune, ba på sitt møte 30.04.2015 sekretariatet om å fremme en sak vedr. bestilling av en selskapskontroll av Envina IKS på sitt møte i juni. I den forbindelse så ba kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune sekretariatet om å invitere de to andre eierne, Melhus og Klæbu kommuner, til å delta i denne selskapskontrollen. Kontrollutvalget i Klæbu kommune ble informert om selskapskontrollen på sitt møte 11. juni 2015 (sak 24/15), utvalget stilte seg positiv til å delta på en selskapskontroll av Envina IKS ved bruk av forvaltningsrevisjonstimer i 2016. Melhus kommune stiller seg også positiv til å delta i denne selskapskontrollen. Midtre Gauldal kommune bestille en selskapskontroll av Envina IKS på sitt møte 18. juni 2015 i sak 19/15. Revisjonen har utarbeidet følgende problemstillinger for selskapskontrollen: 1. Er eierstyring og selskapsledelse i Envina i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? 2. Sikrer Envina et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? 3. Er det organisatorisk skille av ledende roller i konsernet Envina IKS, i samsvar med anbefalinger? 4. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? 25
Selskapskontroll av Envina IKS gjennomføres innen en ramme på 360 timer, Klæbu kommune vil bli belastet med 120 timer totalt (2016 timer). Dette inkluderer en presentasjon av resultatene for undersøkelsen i et felles møte til kontrollutvalgene og en presentasjon i hvert kommunestyre for de deltakende kommuner. Selskapskontrollen starter opp senhøsten 2015. Ferdig rapport leveres kontrollutvalgets sekretariat senest innen 1. mai 2016. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til problemstillingene og timefordelingen i prosjektplanen. 26
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: MGK m.fl. Prosjekt: Envina IKS Oppdragsansvarlig: Frode SIngstad Prosjektnr.: 3350 Styringsgruppe, dato: 14.09.15 Selskapskontroll av Envina IKS Denne prosjektplanen danner grunnlaget for Revisjon Midt-Norges arbeid med selskapskontroll av Envina IKS. Planen oversendes kontrollutvalgene i Midtre-Gauldal, Klæbu og Melhus kommuner, med mål om at alle slutter seg til i løpet av perioden september til november 2015. 1. BAKGRUNN 1.1 BESTILLING Kontrollutvalget i Midtre-Gauldal bestilte i sak 19/15 en selskapskontroll av Envina IKS. I protokollen fra saken framgår følgende vedtak: Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for 2015-2016 og bestiller en Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Envina IKS. Kontrollutvalget ber revisjonen om å utarbeide en prosjektplan hvor timeressurser og dato for ferdigstillelse av selskapskontrollen fremgår. Prosjektplanen legges frem på utvalgets første møte etter sommeren. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Vedtaket viser til Plan for selskapskontroll for 2013-2014, der prosjektet har følgende omtale: Envina har ansvar for omfattende offentlige oppgaver innenfor renovasjon for eierkommunene. I tillegg er selskapet 100% eier av Envina Næring AS. Envina Næring AS har som formål å samle inn og behandle næringsavfall. En problemstilling som har kommet frem i analysearbeidet har vært hvorvidt virksomhetene er tilstrekkelig adskilt, om den kommersielle virksomheten bidrar positivt til primærvirksomheten og om dette er innenfor selskapets formål og eiernes intensjoner. Også her et prosjekt det antagelig bare vil være aktuelt å sette i gang dersom alle tre eiere prioriterer det. Etter vedtaket i Midtre-Gauldal har kontrollutvalgene i Klæbu og Melhus stilt seg positive til å delta i en felles selskapskontroll, forutsatt godkjenning av denne prosjektplanen. 1 Kontrollutvalgene har utover dette ikke gitt noen føringer for hva selskapskontrollen skal inneholde. 1 Sak 026/15 fra KU Melhus og sak 24-15 fra KU Klæbu. 27 side 1 av 6
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: MGK m.fl. Prosjekt: Envina IKS Oppdragsansvarlig: Frode SIngstad Prosjektnr.: 3350 Styringsgruppe, dato: 14.09.15 1.2 ORGANISERING OG EIERSKAP ENVINA IKS 2 Envina er et interkommunalt selskap som driver med renovasjon overfor husholdninger og næringsliv i de tre eierkommunene Klæbu, Melhus og Midtre-Gauldal. Selskapet ble etablert i 2003 og hadde en omsetning på ca. 32 mill kr i 2014. De tre eierkommunene har like store eierandeler (33.3 %)., men Envina IKS sitt ansvar og forpliktelser som interkommunalt selskap er fordelt med 1/4 hver på Klæbu og Midtre Gauldal, og 1/2 på Melhus kommune. Representantskapet består av de tre eierkommunenes ordførere, og ledes per 1.9.2015 av Jarle Martin Gundersen (Klæbu). Selskapet har hovedkontor i Melhus. 1.3 SELSKAPETS EIERINTERESSER I ANDRE SELSKAP: Envina IKS er eneeier av datterselskapet Envina Næring AS. Innsamling av næringsavfall skjer i samarbeid med Retura. I tillegg eier Envina 12,6% av Miljøpartnerne AS. De andre eierne i Miljøpartnerne er tilsvarende IKS innen kommunal renovasjon i Midt-Norge. Hensikten med selskapet er å kunne realisere prosjekter på tvers av flere IKS, slik som for eksempel utarbeidelse av klimaregnskap. 1.4 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SELSKAPET 3 Selskapet ledes av et styre bestående av syv medlemmer. Erik Fenstad har vært daglig leder siden 2012. Selskapet har 23 ansatte, fordelt på innsamling og transport (13 årsverk), gjenvinningsstasjoner (3 årsverk), bruktbutikken (1 årsverk) og ledelse og administrasjon (6 årsverk). 1.5 SELSKAPETS FORMÅL Envina har som formål å ivareta eierkommunenes lovpålagte oppgaver innenfor avfallssektoren. Selskapet skal i samarbeid med eierkommunene fremme bevisste holdninger til ressursbruk i samfunnet, gjennom å legge til rette for kildesortering, ombruk og gjenvinning av ulike avfallstyper. 2 Kilde: årsmelding for Envina IKS for 2014 og proff.no 28 side 2 av 6
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: MGK m.fl. Prosjekt: Envina IKS 2. INNRETNING Oppdragsansvarlig: Frode SIngstad Prosjektnr.: 3350 Styringsgruppe, dato: 14.09.15 Andre selskapskontroller som er gjennomført med kommunale renovasjonsselskaper, har vist at følgende forhold kan være verdt å se nærmere på: Om kommunene utøver eierskap på en ryddig og profesjonell måte: utvikling av eierstrategier, møter i eierorgan, prosesser ved valg av styre. Om selskapet skiller mellom monopolvirksomhet og konkurranseutsatt virksomhet. Om delegasjon av offentlig myndighet til selskapet skjer på rett måte. Om innbyggere og hytteeiere i eierkommunene likebehandles ved utstedelse av gebyr m.m. Om gebyrnivået holdes på rett nivå Høsten 2015 har Revisjon Midt-Norge IKS iverksatt en selskapskontroll med HAMOS Forvaltning IKS. Innrettingen på selskapskontrollen med Envina IKS vil i størst mulig grad være den samme som for HAMOS. 2.1 PROBLEMSTILLING Med utgangspunkt i bestillingen og sonderingene over, har vi utformet følgende problemstillinger for selskapskontrollen: 1. Er eierstyring og selskapsledelse i Envina i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? Under denne problemstillingen vil vi undersøke om: o Eierkommunene utøver sitt eierskap på en ryddig, forutsigbar og profesjonell måte, i tråd med kommuneloven, IKS-loven og KS-anbefalinger for eierstyring o Eierkommunene vedtar eierstrategier for eierstyring av Envina IKS o Kommunestyrene er involvert i eierstyringen o Eierne sørger for et styre med komplementær kompetanse. o Styrets virksomhet er etablert i samsvar med gitte føringer og anbefalinger 29 side 3 av 6
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: MGK m.fl. Prosjekt: Envina IKS Oppdragsansvarlig: Frode SIngstad Prosjektnr.: 3350 Styringsgruppe, dato: 14.09.15 2. Sikrer Envina et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? Under denne problemstillingen vil vi undersøke: o o o Selskapets selvkostregnskap for innsamling av henholdsvis husholdningsavfall, fritidsavfall og slam (skal hindre kryssubsidiering) Regnskapsmessig skille mellom egenregi og konkurranseutsatt del (hindre kryssubsidiering) Utvikling av gebyr for husholdningsavfall sammenlignet med andre (KOSTRA) 3. Er det organisatorisk skille av ledende roller i konsernet Envina IKS, i samsvar med anbefalinger? Under denne problemstillingen vil vi undersøke: o Organisering av mor- og datterselskap, herunder om ledelses- og styresammensetningen er i samsvar med KS anbefalinger for styresammensetning i konsernmodell og konkurransetilsynets anbefalinger knyttet til offentlige anskaffelser og habilitetsproblematikk ved kjøp mellom heleide selskaper i konsernet. 4. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? Under denne problemstillingen vil vi undersøke: o Om selskapsavtalen med forskrift er vedtatt av deltagende kommuner o Om retten til å kreve inn gebyrer fra innbyggerne er delegert til selskapet o Om det er etablert praktisering og likebehandling av innbyggerne ved innkreving av gebyr? 30 side 4 av 6
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: MGK m.fl. Prosjekt: Envina IKS Oppdragsansvarlig: Frode SIngstad 3. REVISJONSKRITERIER Kilder til kriterier for problemstilling 1: Prosjektnr.: 3350 Styringsgruppe, dato: 14.09.15 Selskapslovgivningen (IKS loven) og KS anbefalinger for eierskap gir visse føringer for hvordan eierskap skal utøves, og i forhold til hvilke roller de ulike organ skal spille. I tillegg vil selskapsavtalen for Envina IKS gi føringer for undersøkelsen. Kilder til kriterier for problemstilling 2: Forurensningsloven 30 fastsetter at innsamling av husholdningsavfall er tillagt kommunen, mens det er åpen konkurranse om næringsavfall. Som følge av dette er det krav om at monopolvirksomheten (husholdningsavfall) skal drives etter prinsippet om selvkost. Miljødirektoratet har utgitt en veileder om beregning av kommunale avfallsgebyr, som utfyller KRDs Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Disse danner grunnlag for kriteriene for problemstilling 2. Kilder til kriterier for problemstilling 3: Konkurranseloven har regler om tilrettelegging av reell konkurranse. Disse utdypes og konkretiseres i en rekke uttalelser og anbefalinger fra Konkurransetilsynet. Konkurransetilsynet har blant annet gitt anbefaling om et reelt skille mellom styrene og ledelsen i selskaper som utøver tjenester i konkurranseutsatt og monopolvirksomhet innen avfallsbransjen. I tillegg vil vi legge vekt på KS anbefalinger for styresammensetning i konsernmodell. Kilder til kriterier for problemstilling 4: Selskapsavtalen og eierkommunenes forskrift 16 vil danne grunnlaget for retten til innkreving av renovasjonsgebyr, sammen med evt. delegeringsvedtak i de enkelte kommunestyrer, jf. panteloven 6-1 nr,. 2 a), jf. forurensningsloven 34. 4. METODE Selskapskontrollen vil gjennomføres ved hjelp av intervju og gjennomgang av dokumentasjon fra eierkommuner og selskapet, analyse av økonomiske data fra selskapet og i noen grad KOSTRAsammenligning av renovasjonstjenesten i disse kommunene med andre kommuner. 31 side 5 av 6
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: MGK m.fl. Prosjekt: Envina IKS Oppdragsansvarlig: Frode SIngstad Prosjektnr.: 3350 Vi vil gjennomføre intervju eller sende spørreskjema til: Styringsgruppe, dato: 14.09.15 Kommunenes eierrepresentanter (medlemmene i representantskapet ordførerne) Styret Ledelsen i mor- og datterselskap Eventuelt andre nøkkelpersoner i konsernet Dokumentgjennomgangen vil minst omfatte: o Protokoller fra møter i representantskap og styre o Ev. protokoller fra arbeid i valgkomite o Selskapets selvkostregnskap o Analyse av KOSTRA-tall 5. PROSJEKTORGANISERING OG TIMERESSURSER Oppdragsansvarlig i denne selskapskontrollen er Frode Singstad, prosjektmedarbeider er Gard S. G. Lyng. Styringsgruppen består av Inge Storås og Arve Gausen. Selskapskontrollen gjennomføres innen en ramme på 360 timer. Selskapskontrollen starter opp senhøsten 2015, og endelig rapport leveres KonSek senest innen 1. mai 2016. 32 side 6 av 6