Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 15/13 Møtedato/tid: , kl. 16:00 Møtested: Rådhuset, møterom 241 Møtedeltakere: Jomar Aftret, leder Johan L. Borgen, nestleder Bjørn Lervold Bente Rhodèn Forseth Jorun Hovdar Forfall: Andre møtende: Kopi: Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 001/15 002/15 003/15 004/15 005/15 006/15 007/15 008/15 009/15 010/15 Godkjenning av protokoll fra møte NAV Klæbu - Orientering til kontrollutvalget Klæbu kommune sin praksis vedr. anbudsåpninger orienteringer til kontrollutvalget Tilsynsrapport vedr. kommunens folkehelsearbeid Forvaltningsrevisjonsrapport - Overordnet internkontroll Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Kontrollutvalgets årsmelding 2014 Orientering om aktuelle saker Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek

2 Godkjenning av protokoll fra møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 001/15 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/13-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 NAV Klæbu - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/15 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. tjenestene NAV leverer Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 35/2014 Tilsynsrapport Kvalifiseringsprogram KVP, vedtatt å be om en orientering fra NAV om tjenestene de leverer. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering fra NAV om tjenestene de leverer. Orientering gis i kontrollutvalgets møte i mars. Kontrollutvalgets sekretariat har i brev av (følger vedlagt) bedt NAV Klæbu om å gi en orientering i kontrollutvalgets møte 5.mars Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til NAV Klæu sin orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 3

4 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Klæbu kommune Rådhuset 7540 KLÆBU Orientering til kontrollutvalget vedr. tjenestene NAV leverer På kontrollutvalgets møte ble det under sak 35/2014 Tilsynsrapport Kvalifiseringsprogram KVP, vedtatt å be om en orientering fra NAV om tjenestene de leverer. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering fra NAV om tjenestene de leverer. Orientering gis i kontrollutvalgets møte i mars. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til torsdag 5. mars 2015 kl. 16:00 på rådhuset. Orienteringen fra NAV vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 35/2014, ber vi herved om at NAV i Klæbu kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

5 Klæbu kommune sin praksis vedr. anbudsåpninger - orienteringer til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/15 Eva J. Bekkavik / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. anbudsåpninger Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 39/2014 Eventuelt, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. anbudsåpninger. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering vedr. Klæbu kommune sin praksis vedr. anbudsåpninger. Orienteringen gis på utvalgets møte 5. mars Kontrollutvalgets sekretariat har i brev av (følger vedlagt) bedt rådmannen om å gi en orientering på kontrollutvalgets møte 5. mars Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 5

6 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 12/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Klæbu kommune Rådhuset 7540 KLÆBU Orientering til kontrollutvalget vedr. anbudsåpninger På kontrollutvalgets møte ble det under sak 39/2014 Eventuelt, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. anbudsåpninger. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering vedr. Klæbu kommune sin praksis vedr. anbudsåpninger. Orienteringen gis på utvalgets møte 5. mars Kontrollutvalget har berammet sitt møte til torsdag 5. mars kl. 16:00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 39/2014, ber vi herved om at rådmannen i Klæbu kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

7 Tilsynsrapport vedr. kommunens folkehelsearbeid Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/15 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Fylkesmannens tilsyn med kommunens folkehelsearbeid Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 og 15. oktober 2014 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Statens helsetilsyn besluttet at det i 2014 skulle gjennomføres landsomfattende tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennomført tilsyn med Klæub kommunes folkehelsearbeid i form av en egenvurdering gitt av kommunen. Fylkesmannen sier at kommunens egenvurdering ikke er utfyllende nok til å kunne ta stilling til kommunens samlede folkehelsearbeid på de områdene som inngår i egenvurderingen. Fylkesmannen forutsetter at Klæbu kommune, gjennom sitt internkontrollsystem, sikrer at folkehelsearbeidet skjer i samsvar med gjeldende krav i lov og forskrift. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagt tilsynsrapport for utfyllende informasjon om tilsynet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger denne til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Klæbu kommune. 7

8 Virksomhetstilsyn tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid tilbakemelding på egenvurdering Klæbu kommune2014 Virksomheten adresse: Klæbu kommune, Postboks 200, 7541 KLÆBU Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte i 2014, som ledd i landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn, tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid. Det ble gjennomført tilsyn i seks kommuner, en av disse som systemrevisjon og fem kommuner som egenvurdering. Vedlagt oversendes tilbakemelding på Klæbu kommune sin egenvurdering av kommunens folkehelsearbeid. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag forutsetter at Klæbu kommune, gjennom sitt internkontrollsystem, sikrer at folkehelsearbeidet skjer i samsvar med gjeldende krav i lov og forskrift. Med hilsen Ragnar Hermstad (e.f.) Stedfortredende fylkeslege Ingrid Karin Hegvold seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 8

9 Bakgrunn Lov om folkehelsearbeid trådte i kraft 1. januar Det nye regelverket angir en arbeidsform for folkehelsearbeidet, jf. Helse- og omsorgsdepartementets rundskriv om ikraftsetting av lov om folkehelsearbeid (I-6/2011), som sier at: "Gjennom å skaffe oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer skal man identifisere sine folkehelseutfordringer. Disse skal inngå som grunnlag for planlegging etter plan- og bygningsloven, og som grunnlag for tiltak." De mer detaljerte kravene til kommunens oversikt over folkehelsen og hva oversiktsarbeidet består av, er regulert i forskrift om oversikt over folkehelsen som trådte i kraft 1. juli Kommunen skal i følge denne både foreta et løpende oversiktsarbeid og utarbeide et samlet oversiktsdokument hvert fjerde år. Denne forskriften regulerer også hva kommunens oversikt skal inneholde av informasjon og vurderinger. I loven fikk Fylkesmennene og Statens helsetilsyn ansvar for tilsyn med kommunenes og fylkeskommunenes oppgaver etter folkehelseloven, slik de beskrives i 4 til 9, 20, 21 og 27 til 30. I folkehelsemeldingen (Meld. St. 34 ( ) kapittel 7.1.3) gar det frem at tilsyn med folkehelseloven skal bidra til å støtte kommunesektorens egne aktiviteter for å ivareta folkehelse gjennom kommunens/fylkeskommunens plan- og styringssystem. Statens helsetilsyn besluttet at det i 2014 skulle gjennomføres landsomfattende tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid. For å være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus, ble tilsynet rettet inn mot det løpende oversiktsarbeidet som kommunene skal foreta i periodene mellom utarbeidelsene av de fireårige oversiktsdokumentene. Statens helsetilsyn la følgende målsetting til grunn for dette første landsomfattende tilsynet på området: Tilsynet skal påse at kommuner, som ikke har satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette. Tilsynet skal bidra til at kommuner som har startet opp det løpende oversiktsarbeidet, videreutvikler dette. I Sør-Trøndelag var det planlagt å gjennomføre tilsyn med seks kommuner, to av disse som systemrevisjon og fire kommuner som egenvurdering. På grunn av uforutsette forhold, ble det gjennomført systemrevisjon i en kommune og egenvurdering i fem kommuner. Systemrevisjon medfører en systematisk gjennomgang av om kommunen har etablert nødvendig styring og ledelse for a sikre at krav til tjenesten som er stilt i lov og forskrift blir etterlevd i praksis. Det er utarbeidet egen rapport til denne kommunen etter dette tilsynet. Fylkesmannen utarbeidet et eget skjema for kommunenes egenvurdering. Det primære formålet var kommunes egen gjennomgang og forbedringsarbeid. Egenrapporteringen fra kommunene ville ikke gi grunnlag for å påpeke avvik fra Fylkesmannen. Det er imidlertid lagt opp til at Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gir tilbakemelding til den enkelte kommune på bakgrunn av egenvurderingene. 9

10 Det ble gjennomført formøte og oppsummeringsmøte for alle involverte kommuner. Det er Fylkesmannen i Sør-Trøndelags vurdering at dette har vært en konstruktiv prosess mht å nå målet med tilsynet - å bidra til forbedringer i forbedringer i kommunens folkehelsearbeid. De tilbakemeldinger som Fylkesmannen har mottatt fra kommunene viser at også kommunene har opplevd at tilsynsprosessen har vært god og kommunene har gitt uttrykk for at den har bidratt til lærings- og forbedringsprosess i kommunen. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag vil takke for godt samarbeid med kommunen. Fylkesmannens vurdering av folkehelsearbeidet i Klæbu kommune basert på innsendt egenvurdering Tema 1: Om kommunen sikrer, gjennom tilstrekkelig styring og ledelse (internkontroll), ivaretakelse av folkehelsearbeidet I Helsedirektoratets veileder r IS «God oversikt - en forutsetning for god folkehelse» fremgår det under punkt 2.2; «Oversiktsoppgaven inngår som en del av kommunens helhetlige folkehelseansvar etter folkehelseloven og omfattes dermed av de generelle kravene til kommunens styringssystem for oppfølging av folkehelseloven, se bl.a. 30 om internkontroll. Dette innebærer at kommunens / fylkeskommunens ledelse er ansvarlig for å legge til rette for at oppgaven blir ivaretatt, herunder at kravene er tilstrekkelig kjent, at oppgavene er definert, at de som skal utføre oppgavene har nødvendig kompetanse og ellers andre forutsetninger for å gjennomføre aktivitetene, samt at det er betryggende rutiner for forbedring dersom oppgavene ikke ivaretas som forutsatt». Av Klæbu kommunes egenvurdering fremgår det at folkehelsearbeidet er organisert i linje med rådmannen som hovedansvarlig. Det daglige ansvaret er delegert til kommuneoverlegen. Kommunen har ikke egen folkehelserådgiver. Det er foreslått slik stilling i folkehelseplanen som på tidspunktet for tilsynet var ute på offentlig høring. Kommuneoverlegen har samfunnsmedisinsk kompetanse. Folkehelseloven gjør det klart at folkehelsearbeid er et tverrsektorielt ansvar. Oversiktsarbeidet må speile det tverrsektorielle perspektivet. Det vises bl.a. til folkehelselovens 4 tredje ledd og merknadene til 3 i forskrift om oversikt over folkehelsen. Det er viktig at organiseringen av arbeidet reflekterer behovet for tverrsektorielle bidrag til oversiktsarbeidet, herunder i vurderingen av materialet. I Helsedirektoratets veileder IS anbefales: «Å sette sammen en arbeidsgruppe med deltakelse fra flere ulike tjenesteområder og særlig sikre deltakelse fra avdeling/ enhet for plan og utvikling eller tilsvarende. Dette gjelder både for det løpende oversiktsarbeidet og arbeidet med oversiktsdokumentet hvert fjerde år. Videre fremgår det at det også kan vurderes å trekke inn deltakere utenom kommunal forvaltning, som frivillige organisasjoner, større virksomheter, statlige institusjoner osv.» I Klæbu kommune er det i følge egenvurderingen, etablert en tverrsektoriell folkehelsegruppe, men egenvurderingen synliggjør i liten grad tverrfaglig/ tverretatlig aktivitet. I egenvurderingen beskrives at kommuneoverlegen utfører 10

11 svært mange av oppgavene innen folkehelsearbeidet. Fylkesmannen i SørTrøndelag vurderer at dette kan medføre en risiko for at man ikke får tilstrekkelig tverrfaglige vurderinger av risikoområder. Tema 2: Kommunen sikrer å ha løpende oversikt over helsetilstanden og de positive og negative faktorer som virker inn på denne. I Helsedirektoratets veileder IS «God oversikt - en forutsetning for god folkehelse» fremgår det under punkt 2.5 fremkommer: «Det er ikke meningen at lokalt og regionalt oversiktsarbeid skal avgrenses til å være en engangsøkt hvert fjerde år. Skal folkehelsearbeidet være treffsikkert både mht. problemforståelse og mht. valg av løsninger m å arbeidet være kontinuerlig og oppdatert. Løpende oversiktsarbeid innebærer jevnlig å følge med på ulike kilder til informasjon, vurdere informasjonen og utforme grunnlag for beslutninger tilknyttet ulike planer og tiltak i kommunen/ fylkeskommunen. Dette kan være underlag for beslutninger i flere faser av folkehelsearbeidet, bl.a. for å vurdere justeringer av eksisterende måi, strategier eller planer, som folkehelseinnspill til nye kommune-/fylkesplaner, sektorplaner eller som bakgrunn for å vurdere behov for snarlige tiltak. Løpende oversiktsarbeid er nødvendig for å fange opp ny vesentlig informasjon om helsetilstand og faktorer som påvirker helsen. I periodene mellom planlovgivningens fireårsintervaller er det behov for å fange opp forhold av betydning for det langsiktige folkehelsearbeidet. Det er altså en nær sammenheng mellom løpende oversiktsarbeid og oversiktsdokumentet som skal utarbeides hvert fjerde år». Av egenvurderingen ser vi at kommunen benytter data fra Folkehelseinstituttet, samt noe data som Fylkeskommunene har utarbeidet. Kommunen er imidlertid kommet kort hva angår å innhente og bearbeide egne data. Det opplyses i egenvurderingen at kommunen ikke har kommet i gang med dette arbeidet enna. Mål for folkehelsearbeidet er omtalt i kommuneplanens samfunnsdel, men temaet er ikke omtalt i arealdelen, hverken i planbeskrivelsen eller bestemmelsene. Kommuneplanen ble imidlertid vedtatt før lov og forskrift om folkehelse trådte i kraft. Videre er «folkehelse» omtalt i kommunens handlingsprogram og økonomiplan , men her bare under temaene "helse og omsorg" og "helse- og familietjenester og NAV". Kommunen har utarbeidet en folkehelseplan, som er ventet å bli vedtatt høsten Denne omhandler tema med kjent problematikk innenfor folkehelse, men er klar på at det er mangler i datagrunnlaget, bl.a. innenfor miljørettet helsevern. Videre synes «forurensning» ikke å være vurdert. Det konkluderes med at kommunen befinner seg på gjennomsnittet eller bedre innen en del områder, uten at det spesifiseres hvilke områder. På områder hvor kommunen har forbedringspotensial gis det ingen beskrivelse av hva kommunen skal gjøre for eventuelt å forbedre seg. Kommunen gir lite opplysninger om hvordan innbyggerne opplever levekårene i kommunen. Videre synes kommunene å mangle vurderinger av risiko- og sårbarhetsområder. I kommunens egenvurdering går det frem at det, når folkehelseplanen er vedtatt, skal foregå en løpende oppdatering og justering. 11

12 Det beskrives at kommunen har tverrfaglig kompetanse, men det er fremkommer ikke hvordan denne skal brukes i folkehelsearbeidet. Avsluttende kommentar Folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen stiller ikke krav til hvordan oversiktsarbeidet skal organiseres, med unntak av krav til kommunene om å ha samfunnsmedisinsk kompetanse og til fylkeskommunens understøtte rolle overfor kommunene. Hver enkelt kommune må selv ta stilling til organisering av arbeidet. I Helsedirektoratets veileder IS anbefales at: «arbeidet bør være del av den ordinære virksomheten», hvilket kan bety å bruke eksisterende opplegg for å ivareta informasjon til bruk for styring og planlegging av kommunens og fylkeskommunens virksomhet. Videre korresponderer kravet om oversikt over helsetilstand og påvirknings faktorer med krav til oversikt i arbeidet med miljørettet helsevern og smittevern. Det vil være formålstjenlig å avklare hvordan arbeidet med oversikt bør organiseres slik at det blir nyttig i flere sammenhenger, og for å unngå dobbeltarbeid». I tillegg minner vi om at Folkehelsearbeidet også skal sees i sammenheng med planog bygningsloven. Fylkesmannen vurderer at kommunens egenvurdering ikke er utfyllende nok til å kunne ta stilling til kommunens samlede folkehelsearbeid på de områdene som inngår i egenvurderingen. Det er klart hvem som er delegert oppgaven med folkehelsearbeid, men egenvurderingen synliggjør i liten grad tverrfaglig/ tverretatlig aktivitet. Vurderingen viser at kommunens innsamling av data er mangelfull, hvilket medfører at de mangler oversikt på positive og negative faktorer som har innvirkning på folkehelsa. Kommunen har imidlertid nylig utarbeidet et forslag til folkehelse plan hvor det fremgår at det skal utvikles et system som skal gi oversikt pa positive og negative faktorer for folkehelsa. Folkehelseplanen er på egenvurderingstidspunktet, ikke vedtatt. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag forutsetter at Klæbu kommune, gjennom sitt internkontrollsystem, sikrer at folkehelsearbeidet skjer i samsvar med gjeldende krav i lov og forskrift. 12

13 Forvaltningsrevisjonsrapport - Overordnet internkontroll Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/15 Eva J. Bekkavik 216, &58 14/22-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll Saksutredning Kontrollutvalget har i sin vurdering av risiko og vesentlighet i Klæbu kommune vurdert internkontroll som et viktig område å se nærmere på i Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for foretok kontrollutvalget en bestilling av prosjektet på sitt møte Revisjon Midt-Norge IKS har på bakrunn av bestillingen formulert følgende hovedproblemstilling for prosjektet: Har Klæbu kommune etablert et internkontrollsystem som ivaretar kommunelovens krav om betryggende kontroll? Fokus har vært på følgende forhold: a) Om kommunen som organisasjon har et tilfredsstillende internkontrollsystem b) Om Klæbu sykehjem utover dette arbeider i tråd med krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid i tjenestene Det er ingen formelle form- eller innholdskrav til internkontroll, og det foreligger i dag flere ulike metodiske rammeverk som kan brukes som grunnlag i arbeidet med internkontroll. Revisjon Midt-Norge IKS har vurdert kommunens arbeid med internkontroll opp mot føringer i COSO-modellen samt rapport fra Kommunal- og Regionaldepartementet: «85 tilrådinger for styrket egenkontroll i kommunen». Grunnlaget for revisors vurderinger er basert på gjennomgang av kommunens styrende dokumenter og retningslinjer, intervju med ansatte og ledelse, samt en spørreundersøkelse til enhetslederne i kommunen. 13

14 Revisjonens konklusjon Selve begrepet internkontroll kan være et fremmedgjørende ord som tilslører at dette handler om systematisk arbeid og dokumentasjon av egen praksis, forbedring av arbeidsmetoder og samhandling for å sikre måloppnåelse, og for å unngå lovbrudd og andre uønskede hendelser. COSO-modellen fordrer at arbeidet med internkontroll er forankret i ledelsen for at man skal kunne ha en velfungerende internkontroll i virksomheten. Kommunens ledergruppe har klare formeninger om hvordan man bør legge til rette for et hensiktsmessig internkontrollsystem, og har også omsatt dette i praksis. Klæbu kommune har mange elementer som kan og bør inngå i et helhetlig styringssystem. Det mangler imidlertid noen elementer som bør være på plass for at kommunen har etablert en god internkontroll i samsvar med COSO-modellen. Generelt oppfattes det som en svakhet at enkelte viktige elementer i styringssystemet er lite formalisert. Det er enhetslederne som arbeider med den operasjonelle delen av kommunens internkontroll. Undersøkelsen tyder på at enhetslederne ikke synes å ha et like bevisst forhold til internkontroll som kommunens ledelse. Enhetslederne synes videre å ha en noe uklar forståelse for sammenhengen mellom risikovurderinger og gjennomføring av kontrolltiltak på områder med antatt høy risiko. For å få på plass de siste brikkene i et godt internkontrollsystem, må rådmannen i samarbeid med kommunalsjefene legge «trykk» på enhetslederne. Etter revisors mening mangler kommunen en systematisk tilnærming til forhold som risikovurderinger og evaluering av kontrollenes effektivitet. Kommunen bør ha rutiner for systematisk risikokartlegging og vurderinger som gjør at enheten får en oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Risikoreduserende tiltak må iverksettes ved høy risiko, og en mer systematisk evaluering/kontroll av iverksatte kontrolltiltak må også innarbeides i et helhetlig styringssystem. Etter revisors mening bør kommunen ha mer tydelige føringer på hva som skal lagres elektronisk, hvor det skal lagres, samt rutiner for oppdatering, vedlikehold og endringer. Det bør etterstrebes å ha klare føringer på hvor dokumenter skal lagres, og hva som skal lagres. Nå lagres for eksempel noen rutiner lokalt i permer, noe i QM+ og noe på intranett. Videre bør kommunens reglementer/rutiner mm inneholde opplysninger om når er de utviklet, når er de revidert, hvem som har ansvaret, osv. Det bør være en jevnlig gjennomgang av om internkontrollsystemet fungerer som ønskelig, og om det eventuelt er nødvendig med endringer. Dette for å sikre at internkontrollen fungerer som forutsatt, samt å iverksette eventuelle forbedringer. Herunder bør ledelsen jevnlig kommunisere hvordan kommunens internkontrollsystem fungerer, og hensikten med dette. Revisors anbefalinger: 1. En større grad av formalisering av risikovurderinger og iverksetting av kontrolltiltak er hensiktsmessig. Det bør etableres overordnede føringer for gjennomføring av systematisk risikovurdering knyttet til regelverketterlevelse, måloppnåelse og kvalitet i tjenesten. 2. Kommunen bør ha en enhetlig praksis for lagring av dokumentasjon, prosedyrer og rutiner, herunder bruk av QM+. 14

15 3. Kommunen bør ha en systematisk/årlig egenevaluering av kommunens internkontrollsystem. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Overordnet internkontroll" for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til orientering og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen. 15

16 Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 006/15 Eva J. Bekkavik /29-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon og avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollutvalget gir leder fullmakt til å skrive under på avtalene på utvalgets vegne. Vedlegg Avtale finansiell revisjon Avtale forvaltningsrevisjon Utrykt vedlegg: Forskrift om kontrollutvalg, vedtatt av KRD Kontrollutvalgsboken, kommunal- og regionaldepartementet Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften Vedrørende regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken s Vedrørende forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken s

17 Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Avtalene som foreligger har fått sin utforming gjennom dialog mellom revisjonen og sekretariatet og er ment å være en bevisstgjøring i innholdet i tjenestene som skal dekkes gjennom selskapsavtaler, samt avklare den årlige ressursbruken. Avtalene er utformet på en slik måte at de kan vedtas likt for alle kontrollutvalg, med unntak for ressursbruken i den enkelte kommune. For regnskapsrevisjon er det slik at revisor må bruke den tid som er nødvendig for å kunne bekrefte regnskapet. Tilgjengelige timer til forvaltningsrevisjon blir derfor justert på bakgrunn av forventet forbruk til regnskapsrevisjon og størrelsen på potten av totalt timetall som har blitt fordelt til Klæbu kommune. Timetall for 2015 For 2015 er anslått ramme til regnskapsrevisjon satt til 360 timer, mot 300 i Det vil si at revisjonen anser at de trenger flere timer til å få ferdigstilt revisjonen for 2014, samt påbegynt revisjonen av årsregnskapet 2015 i forhold til årsavslutning 2013 og påbegynt revisjon for Ramme til forvaltningsrevisjon for 2015 er satt til 275 timer, mot 325 i Denne rammen styres som sagt av det anslåtte behovet til regnskapsrevisjon. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene skal gi informasjon om en del formelle krav knyttet til oppdrag og gjennomføring, det skal legges opp til at revisjonen gjennomføres effektivt, men samtidig at nødvendig dialog med kontrollutvalget sikres. Avtalene skal være i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til i årene 2011 til

18 18

19 19

20 20

21 21

22 Kontrollutvalgets årsmelding 2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 007/15 Eva J. Bekkavik 033, &14 12/19-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2014 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2014 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2014 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Klæbu kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. 22

23 ÅRSMELDING 2014 KONTROLLUTVALGET I KLÆBU KOMMUNE 1 23

24 Innholdsfortegnelse Om kontroll utvalget, mandat og sammensetn ing 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i Reglement for kontrollutvalget Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Revisjon Økonomi Arbeid i utvalget 2.1 Møter Saker Deltakelse i relevante fora Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Granskinger eller undersøkelser Selskapskontroll Påsean svar overfor rev isj on Etisk standard Avslutning 2 24

25 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2014 Frem til hadde Kontrollutvalget følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Leder Jorunn Hovdar Ivar Skei Nestleder Arnt Inge Torvik Bjørn Lervold Medlem Ann Kristin Grendstadbakk Britt Hukkelås Medlem Ove Lysklett Johan L. Borgen Medlem Einar Skei 1. varamedlem 2. varamedlem 3. varamedlem 4. varamedlem 5. varamedlem På bakgrunn av en permisjon i kommunestyret og underliggende utvalg ble det gjort endringer i kontrollutvalgets sammensetning på kommunestyrets møte Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Leder Jorunn Hovdar Ivar Skei Nestleder Arnt Inge Torvik Bjørn Lervold Medlem Ann Kristin Grendstadbakk Siv Anita Tsakem Medlem Ove Lysklett Johan L. Borgen Medlem Einar Skei 1. varamedlem 2. varamedlem 3. varamedlem 4. varamedlem 5. varamedlem Kommunestyret foretok nyvalg av kontrollutvalget på sitt møte i sak 32/2014. Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Leder Ruth Kari S. Holmli Johan L. Borgen Nestleder Beate Bakken Bjørn Lervold Medlem Arnt Inge Torvik Bente R. Forseth Medlem Ove Lysklett Jorunn Hovdar Medlem Arild Messelt 1. varamedlem 2. varamedlem 3. varamedlem 4. varamedlem 5. varamedlem Utvalget størrelse og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. I henhold til nye bestemmelser i kommuneloven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret, dette kravet er oppfylt. Klæbu kommunestyre har vedtatt at minst to av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer, dette vedtaket er ikke ivaretatt. Kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene er ivaretatt. 3 25

26 1.2 Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret i Klæbu kommune vedtok reviderte retningslinjer for kontrollutvalget på sitt møte 16. juni 2011 i sak 29/2011. Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver, samt at det pekes på at kontrollutvalget skal arbeide for: å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Klæbu kommune følges opp. Kommunestyret i Klæbu kommune vedtok Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring på sitt møte i februar Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 4 26

27 1.4 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Klæbu kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget Revisjon Klæbu kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon MidtNorge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Klæbu kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets regnskap Artsgruppe Tekst Godtgjørelser og sosiale utgifter Driftsutgifter, kurs og reiser SUM DRIFTSUTGIFTER Regnskap Budsjett Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) er mindre enn budsjettert. Kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester Art 375 Regnskap Tekst Kjøp fra IKS SUM DRIFTSUTGIFTER Budsjett Kommunestyret vedtok et budsjett på kr ,- til revisjon og kr ,- til sekretariatstjenester for Arbeid i utvalget 2.1 Møter Fra 1. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske utvalg i Klæbu kommune. Møtene er kunngjort på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Klæbu kommune. 5 27

28 Kontrollutvalget i Klæbu kommune har i 2014 avholdt 5 møter og behandlet 39 saker. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har utvalget fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Ordfører og/eller rådmann har deltatt på mange av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 2.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Klæbu kommune fått rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I 2014 har følgende rapport blitt fremlagt: Kvalifiseringsprogram KVP. 2.3 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn. For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av faste arrangement utvalget har vært representert på i 2014 er: Norges kommunerevisorforbund sin Kontrollutvalgskonferanse, februar 2014 på Gardermoen. Forum for kontroll og tilsyn sin årlige fagkonferanse og årsmøte, juni 2014 i Haugesund. Samling for kontrollutvalg i regi av KonSek Midt-Norge IKS, 15. oktober Et arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for. Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, to av kontrollutvalgets medlemmer deltok på årsmøtet i Årsmøtet arrangeres i tilknytning til den nevnte konferansen. 6 28

29 3. Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, informasjon om planlegging og status for finansiell revisjon og eventuelle områder det arbeides spesielt med. Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskap, uttalelsen er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling av kommunens regnskap for Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i kontrollutvalget Forvaltningsrevisjonsrapport med fokus på tilpasset opplæring og tidlig innsats (bestilt i 2012) ble behandlet på kontrollutvalgets møte 7.mars 2013 i sak 3/2013, og på kommunestyrets møte 21.mars 2013 i sak 19/2013, følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Å påse at tilstandsrapportering utarbeides og drøftes av kommunestyret årlig. I denne kan det eksempelvis synliggjøres hva kommunen gjør med hensyn til tilpasset opplæring og tidlig innsats. Å påse at kommunen iverksetter tiltak overfor elever med svake ferdigheter i regning 7 29

30 3. Kommunestyret vil peke på at Lærerundersøkelsen i Utdanningsdirektoratets brukerundersøkelse bør gjennomføres i Klæbu kommune. 4. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Kontrollutvalget fikk ikke tilbakemelding fra rådmannen innen fristen som ble vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalget sendte en påminnelse til rådmannen og ba om å få en orientering på sitt første møte i Kommunalsjef kultur og oppvekst, og rådgiver for kultur og oppvekst, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget i utvalgets møte Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. Forvaltningsrevisjonsrapport med fokus på kostnadseffektivitet innen vann og avløp ble bestilt 7. mars 2013 i sak 4/2013. Ferdig rapport ble behandlet på kontrollutvalgets møte 4.desember 2013 i sak 43/2013, og på kommunestyrets møte 6.februar 2014 i sak 2/2014, følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kostnadseffektivitet innen vann og avløp til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp momentene i rapportens pkt. 8.1 konklusjoner og anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av mai Rådmannen har i brev av til kontrollutvalget, gitt en tilbakemelding på revisjonens anbefalinger i pkt Kontrollutvalget behandlet tilbakemeldingen på sitt møte i sak 16/2014. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en skriftlig tilbakemelding på Klæbu kommune sin reviderte selvkostkalkyle på vann- og avløpstjeneste inkludert kommunens vurderinger, jf. revisjonens anbefalinger vedr. selvkostkalkyle. Tilbakemeldingen sendes kontrollutvalgets sekretariat innen Rådmannen orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget på utvalgets møte Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak i sak 2/2014 som fulgt opp. Forvaltningsrevisjonsrapport med fokus på overordnet internkontroll i Klæbu kommune ble bestilt 13. mars 2014 i sak 3/2014. Ferdig rapport legges frem for kontrollutvalget i mars 2015 og for kommunestyret i april

31 3.3 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. Det har ikke vært gjennomført granskninger eller undersøkelser i Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Plan for selskapskontroll for ble vedtatt av kommunestyret i sak 76/14. Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Klæbu kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble vedtatt på kommunestyrets møte 23. september 2010 i sak 45/2010. Kontrollutvalget bestilte en selskapskontroll i Trønderenergi AS på sitt møte i sak 5/2013. Selskapskontrollen er gjort i samarbeid med 21 andre eierkommuner i Sør-Trøndelag. Kontrollutvalget behandlet rapport fra selskapskontroll av Trønderenergi AS på utvalgets møte i sak 4/2014. Kommunestyret behandlet rapporten på sitt møte i sak 21/2014. Kommunestyret ba i sitt vedtak om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode jf. vedtatt eierskapsmelding. Kommunestyret ba i tillegg om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp av Klæbu kommune, samt at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. 4. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. 9 31

32 Det som oppleves som en større utfordring er å følge med på at innholdet i revisjonsarbeidet skjer på en tilfredsstillende måte, og finne gode ordninger for hvordan utvalget løpende kan være oppdatert og ha en trygghet for at revisjonsordningen er tilfredsstillende. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For å følge opp sitt ansvar slik det framgår av formelle krav i forskriftene og i de omtalte avtalene har kontrollutvalget lagt vekt på en god dialog med revisor, og informasjon om det løpende revisjonsarbeidet og enkeltprosjekter. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 5. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli Forvaltningsrevisjon med fokus på etiske problemstillinger har ikke vært et prioritert fokusområde i Klæbu kommunes etiske retningslinjer ble vedtatt av kommunestyret Rådmannen har i 2012 vurdert Klæbu kommunes etiske retningslinjer opp mot andre større kommuner sine retningslinjer. Rådmannen er av den oppfatning at retningslinjene for Klæbu kommune står seg godt. 6. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: /Kontrollutvalgene/ Klæbu

33 Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges til side. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Klæbu kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Klæbu kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Klæbu kommune. Klæbu Jomar Aftret (sign) Kontrollutvalgets leder 11 33

34 Orientering om aktuelle saker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 008/15 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/13-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksutredning Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene, eventuelt innspill fra andre. 34

35 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 009/15 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/13-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 76/14 Tilbakemelding etter utført oppdrag om økonomisk stønad til livsopphold Samhandlingsreformens konsekvenser for det kommunale pleie Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat - sammendrag Får kritikk for ikke å svare på innsynskrav kommunale selskap - selskapskontroll i bare 225 Bernt svarer - Mindretallet kan be om ny behandling gang etter gang Regnskapet offentlig når det går til revisor Årsrapport og årsregnskap 2014 Kontrollrapport 2014 vedr. skatteoppkreverfunksjonen Revisjonsrapport Svar på revisjonsrapport Revisjonsrapport Svar på revisjonsrapport Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Melding om kommunestyrets vedtak i sak 76/ Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført en undersøkelse vedr. økonomisk stønad. 3. En ny rapport utført for KS peker på at de medisinske kostnadene har økt betraktelig i kommunene og bekrefter oppfatningen om at sykehusene skriver ut sykere pasienter. 4. Deloitte har på vegne av Kommunal- og moderniseringsdepartementet gjenomført en evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat. 5. En kommune har plikt til å besvare alle innsynskrav, selv om det tar lang tid og det er en avis som har framsatt kravet, slår ekspert på offentlighetsloven fast. 6. De kommunalt eide selskapene gir jobb til over mennesker. Men bare ett av ti selskaper fikk besøk av kontrollutvalget i fjor. 7. Et mindretall som krever samme sak på sakskartet gang etter gang må få sin vilje oppfylt. Men flertallet i kommunestyret kan vedta å utsette saken fram til det foreligger nye opplysninger, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 8. Regnskapet vil være et offentlig dokument fra det oversendes revisor, enten kommunen har formannskapsmodell eller byråd, konkluderer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 9. Kemnerkontorets årsrapport og årsregnskap Skatteetatens kontrollrapport 2014 vedr. skatteoppkreverfunksjonen. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 35

36 36

37 - bidrar til forbedring Til rådmannen i Klæbu kommune Saksbehandler Deres ref. Frode Singstad Sted Dato Trondheim TILBAKEMELDING ETTER UTFØRT OPPDRAG OM ØKONOMISK STØNAD TIL LIVSOPPHOLD Vi viser til tidligere dialog om dette oppdraget. Vi oppfattet vårt mandat slik at vi skulle vurdere om oversendte vedtak om økonomisk stønad knyttet til seks brukere i 2014 var i tråd med lover, forskrifter og retningslinjer. Vi har dermed gjennomført en ren juridisk vurdering av vedtakene. Vi har med andre ord ikke vurdert om stønadsnivået for eksempel er hensiktsmessig ut fra andre perspektiver, eller hvordan kommunens stønadsnivå er sammenlignet med andre kommuner. I senere dialog med rådmannen fikk vi inntrykk av at det også var av interesse å kartlegge hvilke rutiner NAV har for å sikre at stønadsberegningene var basert på riktig og oppdatert informasjon, og vi har derfor innhentet rutiner for dette. Vår gjennomgang baserer seg dermed på følgende dokumentasjon: de oversendte vedtakene om økonomisk stønad knyttet til seks brukere utvalgt av kommunen NAV(kommunens)s rutiner for behandling av slike saker, inkludert krav til dokumentasjon (oversendt fra NAV-leder) kommunens vedtatte normer for økonomisk stønad (oversendt fra NAV-leder) Med dette bakteppet er det nødvendig med en relativt grundig redegjørelse for rettsgrunnlaget på området: Loven De aktuelle vedtakene er i hovedsak hjemlet i lov om sosiale tjenester i NAV 18 «stønad til livsopphold»: De som ikke kan sørge for sitt livsopphold gjennom arbeid eller ved å gjøre gjeldende økonomiske rettigheter, har krav på økonomisk stønad. Stønaden bør ta sikte på å gjøre vedkommende selvhjulpen. Departementet kan gi veiledende retningslinjer om stønadsnivået. Det følger av samme lovs 41 at forvaltningslovens krav til saksbehandling skal gjelde for behandling av denne typen saker. Forarbeidene (ot.prop.nr.103( ) Arkivkode: n:\div. oppdragogforedrag\2014 klæbuøk. sosialhjelp\brev økonomisk stønad.doc Hovedkontor Statens hus 7300 Orkanger Postadresse: Sandenveien Orkanger Telefon: Telefaks: Org.nr.: mva Hjemmeside: E-post: Bankgiro: post@revisjonmidtnorge.no

38 I forarbeidene understrekes det at at stønad til livsopphold skal være en subsidiær ytelse, det vil si at søker først må ha utnyttet «de alternativer som ellers foreligger når det gjelder å skaffe seg inntekt eller andre midler til livsopphold». Rundskriv 35 NAV har utarbeidet et rundskriv (R35-00-G14) der de utdyper innholdet i bestemmelsen. Der heter det: Hovedprinsippet for behandling av søknad om økonomisk stønad er at det skal foretas konkrete og individuelle vurderinger av hjelpebehov, stønadsbeløp og stønadsform. NAV-kontoret har både rett og plikt til å foreta skjønnsmessige vurderinger i hver enkelt sak. I alle vurderinger skal det legges vekt på å fremme lovens formål best mulig. Vurderingene skal gjøres innenfor rammen av gjeldende lov- og forskriftsbestemmelser, og så langt som mulig foretas i samarbeid med tjenestemottakeren. Om hva som ligger i «livsopphold», sier rundskrivet følgende: Begrepet «livsopphold» innebærer derfor noe mer enn dekning av grunnleggende behov som mat og tak over hodet. Utgiftsdekningen skal gjøre det mulig å opprettholde en levestandard på et rimelig og nøkternt nivå, tilpasset den generelle velferdsutviklingen og lokalsamfunnet tjenestemottakeren er en del av. Livsoppholdsbegrepet er derfor et dynamisk begrep. Om beregning av nivået på stønaden, heter det: Økonomisk stønad er en skjønnsmessig ytelse. NAV-kontoret har både rett og plikt til å utøve skjønn ved utmåling av stønad. Dette innebærer at det skal foretas en konkret og individuell vurdering av hvilke utgifter som er nødvendige for å sikre tjenestemottaker et forsvarlig livsopphold. Stønaden skal utmåles med bakgrunn i den enkeltes faktiske behov, og NAV-kontoret skal utrede hjelpebehovet i samarbeid med vedkommende. Det skal foretas en skjønnsmessig vurdering i hver enkelt sak, det vil si for hver enkelt tjenestemottaker og eventuelt for hver gang tjenestemottaker søker. Bruk av skjønn kan føre til ulikheter i stønadsnivået. Så lenge forskjeller er saklig begrunnet i ulike individuelle behov, er det i samsvar med loven. Videre: Statlige retningslinjer og kommunalt fastsatte normer for økonomisk stønad bidrar til å redusere forskjeller i stønadsnivået mellom kommuner og innad i den enkelte kommune. Slike retningslinjer og normer er imidlertid kun veiledende for utmålingen, og kan ikke erstatte den individuelle vurderingen. En søknad kan ikke avslås ved å vise til at tjenestemottaker har inntekter over statens eller kommunens satser for tilsvarende husholdningstype. Det er heller ikke adgang til å fastsette stønadsbeløpet i henhold til satser alene uten å ha foretatt individuelle vurderinger. På den annen side gir ikke satser den enkelte rett til et tilsvarende stønadsbeløp. Om krav til dokumentasjon for søknaden står det: NAV-kontoret skal sikre at saken er så godt opplyst som mulig før det treffes en avgjørelse. 38

39 Hvilke opplysninger som er nødvendige i den enkelte sak må alltid vurderes i forhold til tjenestemottakers situasjon og tjenesten det søkes om. Det må videre vurderes hvordan opplysningene skal dokumenteres. Opplysninger i saken skal alltid være skriftlig, enten dette er i form av innhentede dokumenter eller nedtegnelser i søknad eller øvrige saksdokumenter. Opplysninger skal så langt mulig innhentes i samarbeid med tjenestemottaker. Oppsummert betyr dette at stønad bare skal gis der søker ikke kan ha inntekter på annet vis. Utover det har NAV har både rett og plikt til å gjøre en konkret vurdering av hver enkelt søkers individuelle behov for stønad. Også nivået på stønaden skal avgjøres ut fra en konkret og individuell vurdering. Kommunen kan vedta veiledende retningslinjer for stønadsnivået for å sikre mest mulig grad av likebehandling, men disse retningslinjene kan ikke overstyre den individuelle vurderingen søkerne har krav på etter loven. Det sentrale er at kommunen sørger for at alle søkere får hjelp til nødvendig livsopphold, det vil si til å «opprettholde en levestandard på et rimelig og nøkternt nivå, tilpasset den generelle velferdsutviklingen og lokalsamfunnet». Forvaltningslovens generelle krav til saksbehandling innebærer at saken må være så godt opplyst som mulig før NAV fatter vedtak. Det er naturlig å tolke dette slik at NAV bør innhente skriftlig og oppdatert dokumentasjon på alle inntekter og utgifter før de vedtar å gi stønad. Kommunale retningslinjer: Vi har fått forelagt Klæbu kommunens veiledende normer for beregning av stønad til livsopphold. Vi legger til grunn at de ligger rett under statens veiledende normer (Rundskriv A-1/2013 «Statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad til livsopphold 2014»). Som det framgår over kan likevel ikke disse normene overstyre NAVs konkrete vurdering av søkernes individuelle behov i det enkelte tilfellet. Kommunens praksis: Vi har gått gjennom vedtakene i de seks tilsendte sakene. Det fremgår av vedtakene at de aktuelle søkerne ikke kan sørge for sitt livsopphold på annen måte. (NAV stiller blant annet som vilkår for stønad at søkerne skal være registrert som aktive arbeidssøkere i NAV, og prøve å finne arbeid også ellers.) Vår gjennomgang av vedtakene tyder på at alle er fattet etter konkrete og individuelle vurderinger av den enkelte søkers situasjon. Når det gjelder stønadsnivået, ser også det ut til å være beregnet ut fra søkernes individuelle behov, men med bakgrunn i normene i de kommunale retningslinjene. Kommunens skriftlige rutiner for innhenting av dokumentasjon viser at NAV krever følgende dokumentasjon før en søknad kan behandles: arbeidsinntekt/lønnslipp, nedbetalingsplan for boliglån, strømregninger, nedbetalingsplan studielån, husleiekontrakt/regning, forsikringspapirer for boligen, kontoutskrift siste 3 måneder for alle kontoer, ligning og annet. Det fremgår av rutinene at dersom denne dokumentasjonen ikke foreligger, vil det føre til at «søknaden blir henlagt eller avslått på grunnlag av at søknaden ikke er godt nok opplyst til å ta vurdering om hjelpebehovet». 39

40 Rutinene sier ikke noe om NAV skal kreve ny dokumentasjon for hver ny søknad (for eksempel ny søknad om stønad til livsopphold etter tre måneder), eller om NAV kan håndtere det på annet vis. NAV-leder opplyser på e-post at: Ved ny søknad blir det tatt en vurdering på hva som trengs av oppdatert dokumentasjon. Dokumentasjon på at manglede økonomiske midler hentes inn (kontoutskrift brukes ofte). Gjelder de samme utgiftene til husvære ber vi ikke om en ny husleiekontrakt, da denne allerede foreligger. Det er i tillegg søkers ansvar å melde inn evt. endringer i situasjon (vilkår). Har søker jobbet mer/mindre eller det er andre endringer må dette dokumenteres. Dette kan være for eksempel innvilget bostøtte, endring av trekk, endring av evt. bidrag, ny strømregning osv. Etter vårt syn er disse rutinene godt egnet til å sikre at søknaden blir tilstrekkelig opplyst. Vi presiserer at vi ikke har gjort faktiske undersøkelser av hvorvidt denne type dokumentasjon er innhentet for de seks aktuelle sakene. Revisjonens vurdering/oppsummering; Som gjennomgangen over viser har kommunen både rett og plikt til å basere både vurderingen av om søker skal få stønad, og vurderingen av stønadsnivå, på en individuell vurdering av søkers behov. Disse individuelle vurderingene kan vi ikke overprøve. Vår vurdering er derfor at de oversendte vedtakene er fattet på grunnlag av konkrete vurderinger av søkernes individuelle behov, i tråd med lovens krav. Samtidig hensyntas de kommunale retningslinjene ved vurdering av stønadsnivå. Vi legger videre til grunn at kommunen har tilfredsstillende rutiner for innhenting av dokumentasjon for søknader. Vi kan dermed ikke finne noe grunnlag for å si at kommunens vedtakspraksis slik den fremkommer av disse seks vedtakene og kommunens rutiner avviker fra krav i lov, forskrift eller retningslinjer. Med vennlig hilsen Revisjon Midt-Norge IKS Frode Singstad Jurist og forvaltningsrevisor 40

41 Samhandlingsreformens konsekvenser for det kommunale pleieog omsorgstilbudet En ny rapport utført for KS peker på at de medisinske kostnadene har økt betraktelig i kommunene og bekrefter oppfatningen om at sykehusene skriver ut sykere pasienter. IRIS har på oppdrag fra KS undersøkt Samhandlingsreformens konsekvenser for det kommunale pleie- og omsorgstilbudet. De peker på at pasienter som sykehusene melder utskrivningsklare til kommunen ofte er sykere enn før samhandlingsreformen. De forlater sykehuset med mer alvorlige, mer behandlingskrevende og/eller mer komplekse sykdomstilstander. Hvordan slår mer spesialiserte tilbud ut i kommunene? - Det har vært viktig for KS å undersøke hvordan samhandlingsreformen har påvirket hele det kommunale pleie og omsorgstilbudet, nettopp fordi det kom mange uklare tilbakemeldinger i reformens første fase, sier områdedirektør i KS, Helge Eide. Rapporten viser at det er opprettet mer spesialiserte korttidstilbud, og det er tendenser til at kommunene i likhet med sykehus blir mer diagnoseorienterte. I hjemmetjenestene kan det også se ut til at det blir noe mer medisinsk behandling og pleie mens det tidligere var mer omsorg og pleie. Rapporten peker på at det kan se ut til at det har blitt høyere terskel for å få hjemmetjenester for enkelte grupper, og at dette kan ha gått ut over det langsiktige tjenestetilbudet til de eldste. - Det er avgjørende at kommunene har kapasitet nok til å ivareta skrøpelige eldre som har behov for omsorgstjenester, sier Eide.Vi har ikke grunnlag for å si at tjenestene ikke er forsvarlige utifra denne rapporten. Men det er åpenbart et behov for å styrke kapasitet og kompetanse ytterligere, fortsetter han. Det er både et ansvar for regjering og Storting (budsjett) og for kommunene selv. - Rammen for tilskudd til utbygging av plasser fra staten ble brukt fullt ut i fjoråret, og det tyder på at kommunene øker kapasiteten innenfor det de har mulighet til i eget budsjett, sier Eide. Økning i medisinske kostnader Økte kostnader knyttet til den medisinske/kurative behandlingen i institusjoner og i hjemmetjenesten gir en indikasjon om sykere pasienter. Kommunene rapporterer kostnader til medisinsk forbruksmateriell, medikamenter og medisinsk utstyr. Sammenliknet med det totale forbruket i 2011, ble det i 2013 brukt 56,9 millioner kroner mer i institusjon. I 2013 var de medisinske kostnadene i hjemmetjenesten på totalt 179,3 millioner kroner. Her ble det brukt mest på medisinsk forbruksmateriell (56 prosent), dernest medikamenter (42 prosent) og medisinsk utstyr (2 prosent). Sammenliknet med forbruket i 2011, ble det i 2013 brukt 55,9 millioner kroner mer. Vekst i korttidsplasser og rehabilitering Rapporten peker på at det er vekst i andelen korttidsplasser og andelen plasser til habilitering/rehabilitering, men det skjer i hovedsak på bekostning av langtidsplasser. Reell kapasitetsøkning på institusjonsplasser forekommer i liten grad. Det har vært et løft i det faglige nivået i flere kommuner. Dette har gjort arbeidet mer interessant, men 41

42 rapporten kan ikke gi et sikkert svar på om dette håndterer variasjonen i behov blant utskrivningsklare pasienter. Slik sett er det fornuftig at kommuner velger å la pasientene ligge litt lengre på sykehus, hvis de mener at det ikke kan gis et forsvarlig nok tilbud i kommunene, eller at det går utover resten av kommunenes omsorgstjenester. Utfordringer knyttet til forebyggende innsats Siktemålet med samhandlingsreformen er dels at kommunene skal overta ansvaret for noen av de tjenestene som spesialisthelsetjenesten har tatt seg av, og dels at kommunene skulle få insentiver til å drive mer forebyggende og helsefremmende arbeid. Paradoksalt nok kan økt spesialisering skje til fortrengsel for enklere tilbud, og dermed redusere den forebyggende effekten slike kan ha. 42

43 Evaluering Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat Desember 2014 Engaging title in Green Descriptive element in Blue 2 lines if needed Second line optional lorem ipsum B Subhead lorem ipsum, date quatueriure 1 43

44 Forord Denne rapporten omhandler en evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat, og er utført på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Siktemålet med oppdraget er å styrke kunnskapsgrunnlaget om sentrale deler av den kommunale egenkontrollen. Dette skal videre kunne danne grunnlag for en eventuell vurdering av regelverk og for utvikling av nye tiltak. Ved Deloitte har arbeidet vært ledet av Birte Bjørkelo (prosjektleder), mens Øyvind M. Berge og Line M. Johansen har vært prosjektmedarbeidere. Rapporten er forfattet av de tre i fellesskap. Stein Ove Songstad har vært ansvarlig partner for oppdraget som i sin helhet er utført i I forbindelse med evalueringen er det mange som fortjener en stor takk. Først og fremst ordførerne, rådmennene, kontrollutvalgslederne og kontrollutvalgssekretærene som velvillig stilte opp for intervju i de syv kommunene hvor vi gjorde dybdeundersøkelser. En like stor takk rettes til rådmennene, kontrollutvalgslederne og kontrollutvalgssekretærene som besvarte våre spørreundersøkelser. Vi vil videre takke deltakerne på evalueringsseminaret for nyttige innspill underveis i arbeidet. Ved Deloitte ønsker vi å takke Gunnar Husabø og Gunnar Hoff for verdifulle kommentarer og nyttige innspill underveis i arbeidet med rapporten. Deloitte, desember 2014 Stein Ove Songstad (ansvarlig partner)

45 Sammendrag Denne rapporten omhandler en evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat, og er utført på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Siktemålet med oppdraget er å styrke kunnskapsgrunnlaget om sentrale deler av den kommunale egenkontrollen. Det er gjennomført tre spørreundersøkelser (til rådmenn, kontrollutvalgsledere og sekretærer), og det er foretatt 23 intervjuer i syv utvalgte kommuner. Det er videre gjennomgått dokumenter vedrørende kontrollutvalgets arbeid i disse kommunene. Den kommunale egenkontrollen og kontrollutvalgenes organisering Den kommunale egenkontrollen har de siste tiårene fått økt betydning. Fra ny kommunelov i 1992 der det ble stilt krav om at alle kommuner skal ha et kontrollutvalg, via en egen kontrollutvalgsforskrift i 2004, og frem til i dag hvor det anslagsvis bestilles rundt 750 forvaltningsrevisjoner og 225 selskapskontroller i året. Etter 2008 har det vært en økning både nominelt og reelt i midlene kommunene benytter på kontroll og revisjon. Denne økningen er likevel moderat. Utgiftene er stabile om man justerer for den generelle veksten i kommunenes brutto driftsutgifter. Kontrollutvalgene består i stor grad av politikere med lang erfaring. Flertallet av kontrollutvalgsledere har lengre kommunestyreerfaring enn en gjennomsnittlig kommunestyrepolitiker. Mens halvparten av kontrollutvalgslederne var uten kommunestyrerfaring i 1998 er det i dag bare et mindretall (15 prosent) som ikke har erfaring fra kommunestyret. Likevel betraktes kontrollutvalgene som en lite attraktiv posisjon av flere folkevalgte. Samtidig viser vår evaluering at det er høy gjenvalgsprosent og stort engasjement i kontrollutvalgene. Vi finner at gjenvalgsprosenten i dag er like høy for kontrollutvalgene som for kommunestyre og formannskap. Dette indikerer at kontrollarbeidet trolig engasjerer når man først har trådt inn i utvalget. Kontrollutvalgene har også i gjennomsnitt økt antall medlemmer siden forrige valgperiode. I dag er det i gjennomsnitt rundt 4,5 medlemmer i et kontrollutvalg. De mellomstore og store kommunene har fem medlemmer eller flere, mens mange småkommuner fortsatt har tre medlemmer. Nesten alle kontrollutvalg har minst ett medlem som er valgt blant kommunestyrets representanter. Dette viser at det har hatt en effekt å regelfeste kommunestyrerepresentasjon. Kontrollutvalgsleder blir som regel valgt fra «opposisjonen» i kommunestyret. Bare seks prosent av kommunene har valgt en kontrollutvalgsleder fra samme parti som ordfører

46 Overordnet analyse sentralt både for valg av prosjekt og ellers i den kommunale egenkontrollen. Nesten alle kontrollutvalg har en plan for forvaltningsrevisjon, og et klart flertall har også en plan for selskapskontroll. Disse planene er i de aller fleste kommuner tuftet på en overordnet analyse av risikoforhold i vedkommende kommune. Rundt halvparten av kontrollutvalgene oppdaterer analysen og planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll underveis i valgperioden. Selv om vi finner betraktelige variasjoner i utforming og omfang av overordnet analyse, opplever et klart flertall av kontrollutvalgslederne at analysen gir tilstrekkelig informasjon til å velge ut og prioritere forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller. Det går videre fram at tre fjerdedeler av kontrollutvalgene i stor grad utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i overordnet analyse, mens drøyt halvparten gjorde det samme når det gjelder plan for selskapskontroll. I denne sammenheng må det påpekes at det først midt i inneværende valgperiode ble et krav om at det skal utføres en overordnet analyse for selskapskontroll. Planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll blir i hovedsak vedtatt av kommunestyret med den prioritering av prosjekter som foreslås av kontrollutvalget. Et klart flertall oppgir at kommunestyret ikke gjorde noe endringer når de behandlet planene. De fleste kontrollutvalgene følger rekkefølgen som er satt i planene, til tross for at så å si alle har mandat fra kommunestyret til å gjøre endringer underveis i perioden. Litt over halvparten av rådmennene som har kjennskap til overordnet analyse som er utarbeidet av kontrollutvalget, mener den gir en god oversikt over risikoområdene i kommunen. I en drøy tredjedel av kommunene benytter administrasjonen kontrollutvalgets overordnede analyse i sitt internkontrollarbeid. Særlig er det de rådmennene som ble involvert i arbeidet med overordnet analyse som benytter den i internkontrollarbeidet. Moderat vekst i antall prosjekter men betydelige variasjoner mellom kommunene Vi anslår at det har vært en vekst i antall forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjekter som kontrollutvalgene gjennomfører. Når det gjelder selskapskontroll anslår vi en dobling fra perioden frem til i dag. Utgangpunktet var imidlertid beskjedent med rundt 0,2 per kommune i , og 0,5 unike prosjekt i gjennomsnitt per kommune i Når det gjelder forvaltningsrevisjon er det også trolig en vekst, og vi anslår 1,7 prosjekter i gjennomsnitt per kommune i Samtidig er det betydelige variasjoner mellom kommuner. Én av fem kommuner har i inneværende periode ikke gjennomført årlig forvaltningsrevisjon. Det er også en femtedel av kommunene som har under kroner i årlig budsjett til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Til tross for at mange kontrollutvalg har begrensede ressurser, er det bare åtte prosent av kontrollutvalgslederne som mener at budsjettet ikke er tilstrekkelig til å gjennomføre nødvendige forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller. Faktorene flest kontrollutvalgsledere mener er viktig for å få gjennomført forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller, er revisors kompetanse og revisors gjennomføringsevne. Nesten halvparten av kontrollutvalgslederne kjenner ikke til omfanget til et typisk forvaltningsrevisjons- eller selskapskontrollprosjekt, verken i timer eller kroner. Basert på svarene til de kontrollutvalgsleder som har kjennskap til ressursbruken, samt andre undersøkelser, anslår vi at et «normalt» forvaltningsrevisjonsprosjekt er på i underkant av 300 timer. Det er imidlertid store variasjoner i omfang

47 Til tross for at de fleste kontrollutvalgslederne oppfatter kvaliteten på gjennomførte forvaltningsrevisjoner som høy, viser en gjennomgang av tjue tilfeldige rapporter varierende kvalitet. Rådmenn er mer kritisk til kvaliteten enn kontrollutvalgslederne, men også blant rådmenn oppfatter et klart at flertall kvaliteten på forvaltningsrevisjonsrapporter er høy. Forvaltningsrevisjonsrapportene vi har gjennomgått oppfyller i all hovedsak de formalkrav som standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001) stiller til rapportene, med noen unntak. De senere års kvalitetskontroller utført av Den norske Revisorforening (DnR) og Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) viser også at de kontrollerte medlemsbedriftene i all hovedsak gjennomfører forvaltningsrevisjoner i tråd med kravene i RSK001. Av kvalitetskontrollene går det frem at det de siste årene ikke er rapporter som har fått «ikke godkjent», men at flere er «godkjent med merknad». Utførelsen av selskapskontroller synes gjennomgående å bli vurdert som dårligere enn for forvaltningsrevisjon. Det er også en god del uklarheter knyttet til hvordan selskapskontroller skal gjennomføres, og i praksis er det et utydelig skille mellom eierskapskontroll og forvaltningsrevisjoner av selskap. Dette innebærer at det gjennomføres forvaltningsrevisjoner av selskap uten at RSK 001 følges, og av kontrollutvalgssekretærer som ifølge regelverket ikke skal gjennomføre revisjonsoppgaver for kommuner de er sekretær for. Vi foreslår at det bør utarbeides tydeligere retningslinjer for gjennomføring av selskapskontroll, og at det bør vurderes om også selskapskontroller (eierskapskontroller) skal omfattes av standard for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er viktige verktøy for kontroll og læring i forvaltningen Så å si alle kontrollutvalgslederne, og et klart flertall av rådmennene, oppfatter at forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er en viktig del av kommunens egenkontroll. Det går også frem at rapportene bidrar både til bedre internkontroll og til læring og forbedring i forvaltningen. Hvordan rådmennene blir involvert i overordnet analyse, og hvordan de opplever revisjonsprosessen, revisjonens kompetanse og kvaliteten på rapportene, har betydning for læringseffekten. De fleste kontrollutvalg baserer sine planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på risikoforhold avdekket i overordnet analyse. Kontrollutvalgets bestilling av prosjekter er i all hovedsak forankret i planene. Revisor anbefaler i de fleste rapporter tiltak som kommunen bør gjennomføre. Videre blir tiltakene som revisor anbefaler i all hovedsak vedtatt av kontrollutvalget. Kommunestyret fatter (vanligvis) vedtak i samsvar med kontrollutvalgets innstilling, og rådmannen blir som regel bedt om å gjennomføre de tiltak som fremgår av rapporten. Nesten alle kontrollutvalg oppgir at de påser at administrasjonen følger opp kommunestyrets vedtak, og så å si alle rådmenn fremholder at de alltid eller som oftest følger opp vedtatte tiltak. Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller har slik stor betydning for hvilke endringstiltak forvaltingen skal gjennomføre. Dette innebærer at kvaliteten på arbeidet med overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse er avgjørende for at en velger de rette forvaltningsrevisjons- og selsapskontrollprosjektene, og dermed retter oppmerksomheten mot de områder i kommunen hvor det er størst behov for kontroll og forbedring. Det at prosjektene oppfattes som relevante er også viktig for om rådmennene opplever at forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjektene fører til læring og forbedring i forvaltningen

48 Pressen sjelden tilstede Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er en del av den folkevalgte kontrollen av forvaltningen, og skal bidra til å skape tillit blant innbyggerne til at kommunen forvalter og kontrollerer ressursene på en tilfredsstillende måte. Rapportertene er derfor av offentlig interesse. Undersøkelsen viser likevel at pressen sjelden er tilstede på kontrollutvalgsmøtene. Samtidig gjøres de aller fleste rapporter tilgjengelige for media/offentligheten gjennom en eller annen publiseringskanal. De aller fleste rapporter gjøres tilgjengelig gjennom kommunens saksbehandlingsarkiv og saklister til politiske møter. I tillegg anslår vi at rundt en tredjedel av gjennomførte forvaltningsrevisjoner er tilgjengelig gjennom Norges Kommunerevisorforbunds (NKRF) register over forvaltningsrevisjonsprosjekter. Selv om pressen ikke er tilstede viser denne rapporten at kontrollutvalgssaker ofte blir omtalt i media. Høringer vid forståelse og liten utbredelse Denne undersøkelsen viser at begrepet «høring», i kontrollutvalgssammenheng, i praksis blir brukt om aktiviteter som strekker seg fra orienteringer/redegjørelser fra administrasjonen til granskninger av begivenheter hvor det er mistanke om straffbare handlinger. Fellesnevneren for når begrepet høring brukes, er at det er en gjennomfører en kontroll ved muntlig utspørring/redegjørelse for kontrollutvalget. Selv om vi legger til grunn en vid definisjon av hva en høring er, anslår vi at maksimalt fem prosent av kontrollutvalgene har gjennomført høringer. Erfaringene fra, og holdningene til høringer varierer. Høringer blir beskrevet både som «ressursbesparende» og «arbeidskrevende». På den ene siden mener enkelte at høringer er bra fordi det bidrar til «åpenhet», mens andre mener det bare skaper «unødvendig støy» med mer fokus på prosess enn sak. Felles for alle er at man ønsker nasjonale retningslinjer dersom høringer er en kontrollform de kommunale kontrollutvalgene skal ha adgang til å benytte. Det kan stilles spørsmål om det er behov for å gjennomføre høringer i kontrollutvalgene. Funnene fra denne evalueringen gir ikke entydige svar på dette. Det som likevel er tydelig er at dersom en skal bruke høring som et kontrollverktøy, er det et behov for å utarbeide sentrale føringer for hvordan slike høringer skal gjennomføres. Slike retningslinjer bør tydeliggjøre hvilke krav som stilles til offentlighet, eventuell lukking av et møtet, hvem som kan kalles inn og hvilke rettigheter den enkelte har. Det er også et behov for å tydeliggjøre krav til dokumentering av prosessen og hvordan den eventuelt skal følges opp i etterkant. Det vil også være avgjørende at det blir etablert et tydelig skille mellom høring og andre verktøy som kontrollutvalget kan benytte, slik som for eksempel orienteringer, forvaltningsrevisjon, gransking. Dette vil etter vår vurdering kreve en smalere definisjon av høring enn det som har vært forståelsen frem til i dag. Kontrollutvalgssekretariatene like, men ulike Selv om vi kategoriserer de 58 kontrollutvalgssekretariatene i fem «hovedmodeller», dominerer kommunale samarbeidsløsninger. Åtte av ti kontrollutvalg benytter interkommunale selskap eller samarbeid for sekretariattjenester. Markedet er videre dominert av store aktører og tjue av virksomhetene betjener 70 prosent av kommunene. Det er samtidig også mange små sekretariater, og rundt halvparten av sekretariatene består av bare én ansatt. I gjennomsnitt har sekretariatene ansvar for i overkant av syv kontrollutvalg. I tidligere gjennomganger av sekretariatordninger har det blitt påpekt at noen kontrollutvalgssekretariater er organisert på en måte som ikke er i tråd med kravene i regelverket til sekretariatets uavhengighet fra kommunens administrasjon eller revisor. Det

49 er i dag færre kommuner hvor dette er tilfelle. Likevel finnes det fortsatt forekomster av ordninger det er grunn til å stille spørsmål om ordningen er i tråd med regelverket. Denne undersøkelsen viser at kontrollutvalgssekretariatene i hovedsak har tre roller: «saksbehandler», «utreder» og «administrator», men at balansen mellom rollene varierer. Alle sekretariatene er «administratorer», og en betydelig andel av sekretariatene fungerer som «saksbehandler» ved å gi egne vurderinger i saksfremstillinger. Det er også noen som fungerer som «utreder» for sine kontrollutvalg, ved at de utfører overordnet analyse, selskapskontroll eller andre oppdrag basert på bestillinger fra utvalget. Selv om så å si alle kontrollutvalgslederne er fornøyd med eget sekretariat, viser evalueringen store variasjoner mellom sekretariatene både når det gjelder hvor mye tid som benyttes på utvalgene og hvilke oppgaver som utføres. Vi anbefaler i denne sammenheng tydeligere nasjonale føringer for hva det må forventes at sekretæren gjør for kontrollutvalget

50 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services. This communication contains general information only, and neither Deloitte AS nor Deloitte Advokatfirma AS is, by means of this publication, rendering professional advice or services and shall not be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication Deloitte AS 8 50

51 Får kritikk for ikke å svare på innsynskrav En kommune har plikt til å besvare alle innsynskrav, selv om det tar lang tid og det er en avis som har framsatt kravet, slår ekspert på offentlighetsloven fast. Av Vegard Venli 28. januar 2015 Fakta Bakgrunn: September 2014 krevde lokalavisen Vigga innsyn i kalenderoppføringene til ordfører og rådmann i Lesja kommune Kommunen nektet først, men måtte til slutt gi innsyn etter at Fylkesmannen ga lokalavisen medhold Lokalavisen har også krevd innsyn hos Dovre kommune, men kommunen har ikke svart Kommunal-Rapport.no har sett nærmere på kommunens saksbehandling Lokalavisen Vigga fikk i høst innsyn i kalendrene til kommuneledelsen i Lesja kommune, etter å ha klaget saken inn til Fylkesmannen. En liknende forespørsel til Dovre kommune er ikke besvart, etter flere ukers ventetid. Rådmann Harald Nissen forklarer til Kommunal-Rapport.no at kommunen anser at oppføringene i kalendrene er interne saksdokumenter. Kommunen stiller også spørsmål ved om kalenderen i det hele tatt kan betegnes som et dokument i lovens forstand - med argument om at en avtalekalender ikke er arkivverdig. Mener kommunen har rett til ikke å svare Rådmannen mener videre at lokalavisen burde ha forstått at de ikke ble innvilget innsyn, siden kommunen ikke svarte. - Innsynskrav skal besvares i løpet av fem dager. Når det ikke er gitt et svar, så er det det samme som avslag på innsynskravet, skriver Nissen i en epost til Kommunal-Rapport.no. «Ventetiden ble såpass lang at vi dessverre overskred de fem dagene som det refereres til i ovennevnte paragraf. Vi ser på Vigga som en profesjonell aktør i dette markedet, og tok oss den frihet at vi antok at avisen kjente til sine rettigheter og klaget over det som i 32 karakteriseres som avslag. Siden dette ikke ble tilfelle, ser vi at vi, i de tilfeller kalenderen inneholder påføringer, burde ha sendt avisen en melding om at innsynsbegjæringen ble avslått med hjemmel i offentlighetsloven 14 (organinterne dokumenter)», oppsummerer rådmannen. - Må svare Ole Knut Løstegaard i Justisdepartementets lovavdeling, som har offentlighetsloven som ett av sine ansvarsområder, sier at loven ikke gir noen rett til å la være å svare på innsynskrav. - En slik praksis som rådmannen skisserer her, vil ikke være i samsvar med saksbehandlingsreglene i offentlighetsloven. Løstegaard understreker at han uttaler seg som fagperson, og ikke på vegne av lovavdelingen. - I strid med offentlighetsloven En kommunes plikt til å behandle innsynskrav omtales i offentlighetsloven Det å ikke behandle et innsynskrav vil være i strid med denne bestemmelsen, som fastslår at innsynskrav skal behandles «uten ugrunna opphald». Innsynskrav bør normalt kunne avgjøres innen én til tre virkedager. 51

52 Kravet om at en kommune skal behandle innsynskrav uten ugrunnet opphold, gjelder uavhengig av femdagersfristen som stilles opp i 32 annet ledd, understreker Løstegaard: - Å knytte denne bestemmelsen opp mot saksbehandlingsfristen etter 29 første ledd andre punktum blir derfor feil, sier Løstegaard. - De generelle saksbehandlingsreglene i forvaltningslovens kapittel III gjelder også i innsynssaker. Det å legge et innsynskrav til side blir derfor feil også ut fra dette, sier Løstegaard. 52

53 2.368 kommunale selskap - selskapskontroll i bare 225 De kommunalt eide selskapene gir jobb til over mennesker. Men bare ett av ti selskaper fikk besøk av kontrollutvalget i fjor. Det trengs tydeligere regler for selskapskontroll, påpeker fersk rapport. Av Vegard Venli 29. januar 2015 Fakta AS: Aksjeselskap ASA: Allmennaksjeselskap KF: Kommunalt foretak FKF: Fylkeskommunalt foretak Per 1. januar i år eide Kommune-Norge selskaper med organisasjonsformen AS, ASA, KF eller FKF. I selskapene er hele mennesker registrert som ansatte. Det viser en sammenstilling Kommunal-Rapport.no har utført ved hjelp av Enhetsregisteret. Kontrollutvalgsforskriften pålegger alle kontrollutvalg å lage en langtidsplan for selskapskontroller. Planen skal rulleres minst én gang i valgperioden. Videre skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap. Hensikten er å sikre en betryggende kontroll av at selskapene utøver kommunens eierinteresser, og i samsvar med kommunestyret eller fylkestingets vedtak. Men på langt nær alle selskaper eid av kommuner eller fylkeskommuner kontrolleres slik de bør. Enkelte dropper selskapskontroll Enkelte kontrollutvalg har ikke engang laget planen for selskapskontroll, slik kontrollutvalgsforskriften pålegger dem. Det kommer fram i den ferske rapporten «Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat», laget av Deloitte på oppdrag fra Kommunaldepartementet. Rapporten antyder at så mange som 6 prosent av kontrollutvalgene ikke har laget noen slik plan: «Dersom vi legger til grunn at halvpartene av disse kommunene har en plan, og at fordelingen er om lag lik blant de sekretariatene som ikke har besvart undersøkelsen, som representerer sju prosent av kontrollutvalgene, kan vi anslå at det er rundt seks prosent av kontrollutvalgene som ikke har en plan for selskapskontroll», heter det i rapporten. Ifølge rapporten blir det bestilt anslagsvis rundt 750 forvaltningsrevisjoner og 225 selskapskontroller i året. Dersom kun ett selskap ble kontrollert per selskapskontroll betyr det, sammenholdt med Kommunal-Rapport.no sin sammenstilling over kommunalt eide selskaper, at kun ett av ti selskaper i fjor ble kontrollert. Utelukker ikke udekket behov Begrepet selskapskontroll kan både innebære en forvaltningsrevisjon av ett eller flere selskaper, og en eierskapskontroll av hele kommunens portefølje av selskaper, påpeker daglig leder Ole Kristian Rogndokken i Norges Kommunerevisorforbund. Han tror at bildet er mer nyansert enn tallene umiddelbart kan tyde på. Man kan ikke uten videre slå fast at det går ti år mellom hver selskapskontroll, mener Rogndokken: 53

54 Men selv om det er flere forbehold her, blant annet at flere selskaper kan ha blitt kontrollert i samme selskapskontroll, kan nok ikke det bortforklare det store bildet. Det kan tyde på at det er et udekket behov for selskapskontroll i kommunene. Vil formalisere krav til kontroll Konklusjonene i rapporten fra Deloitte trekker i samme retning: Mens tre fjerdedeler av kontrollutvalgene i stor grad utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i overordnet analyse, gjorde bare drøyt halvparten det samme når det gjelder plan for selskapskontroll. Når det gjelder selskapskontroll anslår Deloitte en dobling i antallet unike prosjekt fra perioden fram til i dag. Utgangspunktet var beskjedne 0,2 prosjekt per kommune i , mot 0,5 unike prosjekt i gjennomsnitt per kommune i Utførelsen av selskapskontroller synes gjennomgående å bli vurdert som dårligere enn for forvaltningsrevisjon. Det er også en god del uklarheter knyttet til hvordan selskapskontroller skal gjennomføres, og i praksis er det et utydelig skille mellom eierskapskontroll og forvaltningsrevisjoner av selskap. På den bakgrunn foreslår Deloitte at Kommunaldepartementet lager tydeligere retningslinjer for gjennomføring av selskapskontroll. Det bør vurderes om også selskapskontroller og eierskapskontroller skal omfattes av standarden for forvaltningsrevisjon, skriver Deloitte i rapporten. Håper kommunene har oversikt Deloitte-rapporten vies oppmerksomhet på den årlige kontrollutvalgskonferansen i regi av Norges Kommunerevisorforbund, som går av stabelen neste uke. Deloitte-rapporten peker på at selskapskontrollen ikke helt har funnet sin form. Også kvaliteten på selskapskontrollen får en dårligere score, sier Ole Kristian Rogndokken. Hva kan dette skyldes, tror du? Det er riktig som rapporten påpeker, at det har vært en del uklarheterforståelsen av regelverket. Skillet mellom forvaltningsrevisjon i selskapene og kontroll med kommunens eierskapsutøvelse har blitt opplevd som vanskelig av flere. Synes du at tallene vi presenterer i dag kan tyde på at kommunene bør prioritere flere selskapskontroller? Det kan se slik ut. Jeg tror det er viktig å ha klart for seg, at jo mer aktivitet som legges utenfor kommunestyrets direkte kontroll, jo viktigere blir selskapskontrollene. Dersom kommunen for eksempel setter ut driften av kommunale tjenester til private aktører blir den kommunale kontrollen vanskeligere, fordi kontrollutvalgets innsynsrett da er borte. Kan kommunene bruke oversikten over kommunalt eide selskaper til noe fornuftig? Jeg regner med at den enkelte kommune selv har oversikt over hva de eier, og at de bruker oversikten som grunnlag når planen for selskapskontroll skal utarbeides. 54

55 Bernt svarer: Mindretallet kan be om ny behandling gang etter gang Et mindretall som krever samme sak på sakskartet gang etter gang må få sin vilje oppfylt. Men flertallet i kommunestyret kan vedta å utsette saken fram til det foreligger nye opplysninger, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Av Kommunal Rapport 26. januar 2015 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spørsmål Kommunelovens 32, nr. 1 gir en tredjedel av medlemmene i et folkevalgt organ rett til å kreve at det skal avholdes møte i organet. Slik jeg forstår bestemmelsen innebærer dette også en rett til å kreve en spesiell sak satt på saklisten i et allerede berammet møte. Vi har de senere årene opplevd at bestemmelsen har blitt brukt av et mindretall i kommunestyret til å kreve en sak tatt opp til ny behandling, uten at det har tilkommet nye opplysninger. Begrunnelsen har åpenbart vært uenighet om vedtaket som er fattet. Jeg har tidligere konsultert jurist hos fylkesmannen om hvorvidt et slikt krav er i tråd med intensjonen bak bestemmelsen i 32, nr. 1, og i tilfelle om det finnes grenser for hvor mange «omkamper» det er anledning til. Svaret jeg fikk var at kravet om ny behandling måtte imøtekommes, men at dersom saken var tatt opp på nytt én gang, ville være urimelig at noen skulle kunne forlange ytterligere flere behandlinger. Deler professor Bernt fylkesmannens vurdering? Bernt svarer I Kommuneloven 32 nr. 1 og nr. 2, første setning er det fastsatt som utgangspunkt og praktisk hovedregel at det er ordføreren som innkaller til møter i kommunestyret og setter opp saklisten til det enkelte møte. Videre kan kommunestyret med alminnelig flertall vedta tidspunkt for møter og hvilke saker som skal behandles i et kommende møte. Men i tillegg har vi altså også en regel om at det skal innkalles til møte når «minst 1/3 av medlemmene krever det». I dette siste ligger klart nok en rett for dette mindretallet til å kreve en bestemt sak satt opp på saklisten, det vil jo være det som er begrunnelsen for et slikt krav, og det må bety at det samme mindretallet også kan nøye seg med å be om at en slik sak blir ført opp på saklisten i neste ordinære møte i stedet for å be om et særlig møte til behandling av denne. Spørsmålet blir så om det kan settes noen særlig vilkår for denne retten til å kreve en sak oppført på saklisten, for eksempel «at det har tilkommet nye opplysninger», eller at slikt krav bare skal kunne framsettes én gang for en og samme sak. Etter min oppfatning er det ikke rettslig grunnlag for å oppstille slike begrensninger i mindretallets rett til å kreve en sak oppført, og jeg tror heller ikke det ville være noen god løsning. Da ville vi fort bli hengende i en ørkesløs diskusjon om når det foreligger nye opplysninger, eller hva som er «samme sak», og det ville også være fare for at et flertall ville kunne misbruke en slik begrensningsmulighet til å unngå nytt fokus på kontroversielle vedtak. «Omkamp» er et ord med dårlig klang hos mange, men det er ikke slik at kommunale vedtak er hogd i stein. Det må være mulig for et mindretall å reise spørsmålet om at det bør foretas en ny vurdering av vedtaket, der det mener det er gode grunner for det, og så er det flertallets plikt å vurdere om det foreligger tilstrekkelig gode grunner til å endre vedtaket. Det sentrale poenget her er imidlertid at det at en sak blir ført opp på dagsordenen på denne måten, ikke behøver bety at kommunestyret må ta en full ny diskusjon av vedtaket som er truffet. I kommunelovens 34, første setning, er det fastsatt at «Folkevalgt organ kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte saklisten». Dette innebærer i praksis at flertallet ganske enkelt kan vedta at en sak som er oppført på dagordenen etter krav fra et mindretall, skal strykes av denne, og «utsette» den på ubestemt tid. Et forslag om slik utsettelse medfører at all diskusjon av selve saken stoppes, og det bare gis adgang til innlegg som direkte går på utsettelsesforslaget, hvor altså tema må være om det har 55

56 skjedd noe siden forrige behandling av saken som tilsier at den bør diskuteres på nytt. Og dette er det så flertallet som avgjør, ved voteringen over utsettelsesforslaget. Så kan man spørre hva som da er igjen av mindretallets rett til å kreve en sak oppført på dagordenen. Svaret er todelt: For det første tvinger man flertallet til å ta stilling til mindretallets argumenter for at man bør se på saken på nytt, og dernest; hvis det så viser seg at det er flertall for å realitetsbehandle spørsmålet på nytt, kan det treffes nytt vedtak her og nå, uten vetorett for ordfører eller et mindretall på minst en tredel, slik det ville vært om spørsmålet ikke hadde stått på saklisten fra først av, se 34 nr. 1, andre setning. 56

57 Regnskapet offentlig når det går til revisor Regnskapet vil være et offentlig dokument fra det oversendes revisor, enten kommunen har formannskapsmodell eller byråd, konkluderer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Av Kommunal Rapport 23. februar 2015 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Når er regnskapet offentlig? Regnskapet er offentlig så snart det er avlagt av den regnskapsansvarlige i kommunen. I praksis tolkes dette i mange kommuner som det tidspunktet regnskapet er oversendt revisjonen. Hvordan er det med kommuner med parlamentarisk styre kan regnskapet holdes hemmelig inntil det er behandlet i byrådet? Bernt svarer Årsregnskapet er i utgangspunktet administrasjonens redegjørelse til kommunestyret for alle kjente inntekter og utgifter i kalenderåret, se kommuneloven 48 nr. 2. Det skal legges frem for kommunestyret som vedtar eventuelt forkaster dette. Før så skjer skal regnskapet oversendes revisor som skal avgi revisjonsberetning til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget og formannskapet, eventuelt kommunerådet (byrådet), se revisjonsforskriften 5, første og andre avsnitt. I kommuner med formannskapsmodellen utarbeider formannskapet så en innstilling til kommunestyret om saken, i kommuner med parlamentarisk styringsform er det kommunerådet (byrådet) som avgir slik innstilling. Når saksframlegget med utkast til årsregnskap, og revisorberetningen, legges fram for formannskapet eller kommunerådet, er alle disse dokumentene offentlige, se offentlighetsloven 16, første avsnitt, bokstav a. Kommunerådet opptrer her som et kollegialt, folkevalgt, organ, og går inn under samme regler om dokumentinnsyn som formannskapet, jf. kommuneloven 29 der kommunerådet nevnes blant kommunens folkevalgte organer. Før så skjer, skal imidlertid regnskapet oversendes til revisor. Spørsmålet blir da altså om regnskapet blir offentlig allerede ved denne oversendelsen, som et internt saksdokument etter offentlighetsloven 14, eller om det først blir offentlig når revisor avgir sin beretning. I offentlighetsloven 16, siste avsnitt fastslås at unntaket i lovens 14 for dokumenter for den interne saksbehandling gjelder «ikkje for dokument frå eller til ei kommunal eller fylkeskommunal eining på område der einingane har sjølvstendig avgjerdsrett». Slik jeg ser det, er revisor klart nok en slik selvstendig enhet, og må anses for å ha selvstendig avgjørelsesmyndighet ved avleggelsen av revisjonsberetningen. Og hvis man benytter en ekstern revisjon, er det i alle fall ikke tale om et dokument for kommunens interne saksbehandling. Jeg vil derfor legge til grunn at regnskapet vil være et offentlig dokument fra det oversendes revisor, slik det opplyses er vanlig praksis i mange kommuner. Det samme må da gjelde under parlamentarisk styringsform, når regnskapsansvarlig eller finansråden oversender regnskapet til revisor. 57

58 Kemneren i Klæbu Årsrapport

59 Kemnerens innledning Den totale skatte- og avgiftsinngangen hos Trondheim kemnerkontor var i ,kroner. Trondheim kommunes andel av dette var kr ,-. I forhold til kommunenes budsjett for 2014 er resultatet kr ,- under budsjett. Klæbu kommunes andel av skatte- og avgiftsinngangen var kr , har vært et driftsår på det jevne med høy produksjon og gode resultater. Trondheim kemnerkontor har nådd de mål som fremgår av styringsdialogen med Skatteetaten og enhetsavtalen med Trondheim kommune. Den prioriterte innsatsen på internkontroll ble videreført i Jevnlige revisjoner viser at denne satsningen gir gode resultater. Det er gjennomgående ikke avdekket avvik i produksjonen med påfølgende behov for pålegg og tiltak. De foreslåtte anbefalinger er i stor grad innarbeidet i arbeidsprosessene. Alle ansatte har i felleskap løftet kvaliteten på tjenestene til et nytt nivå. For brukerne er dette svært viktig. Rettssikkerhet og likebehandling er sentrale elementer i tjenesteproduksjonen. Sommeren 2014 presenterte regjeringen sitt forslag om å overføre skatteoppkrevingen fra kommunene til staten. På oppdrag fra finansdepartementet utredet skattedirektoratet spørsmålet om ny organisering ved en overføring av oppgaven til skatteetaten. Finansdepartementet sendte 1. desember 2014 forslag om overføring av skatteoppkreverfunksjonen (skatteoppkrevingen) til Skatteetaten ut på høring. Høringsfristen er 2. mars Trondheim kommune har prioritert innsatsen med å forebygge og redusere sykefraværet. Trondheim kemnerkontor har nedgang i sykefraværet både i 2013 og Skatteetaten har i sitt fremtidsbilde 2025 pekt på tre hovedutfordringer på skatte- og avgiftsområdet. Sikker id-håndtering, forenkling for næringsdrivende og bekjempelse av svart arbeid er nødvendig for å sikre stabilitet og legitimitet i velferdsstatens skattesystem. Trondheim 20. januar 2015 Gaute Bjøru 59 KemnereniKlæbu Side 2

60 Innholdsfortegnelse 1. SKATTEREGNSKAPET AVLEGGELSE AV SKATTEREGNSKAPET MARGINOPPGJØR SKATTEAVREGNING SKATTE- OG AVGIFTSINNGANG På landsbasis Ved Kemneren i Klæbu KEMNERKONTORETS VIRKSOMHET ANSVARSOMRÅDE Organisasjonskart Ressurser og kompetanse HMS Sykefravær Arbeidsmiljøgruppa og AKAN Sikkerhetstiltak BRUKERSENTER IKT INTERNKONTROLL ORGANISERING 3. INNFORDRING AV KRAV RESTANSESITUASJONEN Total skatte- og avgiftsrestanse (akkumulert) pr Kommentarer til situasjonen og utviklingen Tiltak for å bedre restansesituasjonen AVSKRIVNINGER OG ETTERGIVELSER INNFORDRINGENS EFFEKTIVITET Personavdelingen Bedriftsavdelingen Vurdering av resultat pr UTLEGGSFORRETNINGER KONKURSER SKATTEUTVALGET BRUK AV SÆRNAMSKOMPETANSEN ARBEIDSGIVERKONTROLL STYRINGSPARAMETRE OG RESULTATER PR ORGANISERING AV ARBEIDSGIVERKONTROLLENE VURDERING AV AKTIVITETEN PÅ ARBEIDSGIVERKONTROLLOMRÅDET... I SAMARBEID MED ANDRE KONTROLLAKTØRER GJENNOMFØRTE INFORMASJONSTILTAK TILTAK FOR Å BEDRE ARBEIDSGIVERKONTROLLEN MÅLOPPNÅELSE AVDELING PERSON AVDELING KONTROLL AVDELING BEDRIFT 6. SATSNINGSOMRÅDER A-ORDNINGEN KOSS BEREDSKAPSARBEID STATLIGGJØRING ENHETSAVTALEN KemnereniKlæbu Side 3

61 6.6 SKATTEETATENS FREMTIDSBILDE VEDLEGG...24 SKATTEREGNSKAP KLÆBU KOMMUNE DETALJERT...24 FORKLARING TIL SKATTEREGNSKAPET KemnereniKlæbu Side 4

62 62

63 1.2 Marginoppgjør Marginoppgjør for inntekståret 2013 Avsetning margin for 2013 per Avsetning margin for 2013 periode 1-6 i 2014 = Sum avsetning margin for Bruk /overskytende forskudd = = Resultat marginoppgjøret (underskudd) = Marginoppgjør for inntekståret 2014 Innestående margin 2014 Marginprosent = % Marginoppgjøret for inntektsåret 2013 viser et underskudd på kr noe som er en reduksjon på kr fra året før. Marginavsetningen er pr på 9 %, sist endret april Kemneren foreslår ikke endringer i marginprosenten for neste år. 1.3 Skatteavregning 2013 Upersonlige skattytere År Antall upersonlige skattytere totalt Antall med restskatt Restskatt kr. Overskytende forskudd kr Personlige skattytere År Antall personlige skattytere totalt Antall med restskatt Restskatt kr. Overskytende forskudd kr KemnereniKlæbu Side 6

64 1.4 Skatte- og avgiftsinngang På landsbasis Brutto innbetalt skatt og arbeidsgiveravgift (beløp i millioner kroner) År På landsbasis ,0-2,2 % Kemneren i Klæbu 514, ,0 1,0 % ,0 6,5 % ,0 513,4 8,6 % 472,8 7,9 % 438,0 0,2 % Ved Kemneren i Klæbu Fordeling til skattekreditorene (beløp i millioner kroner) År Klæbu kommunes andel 128,8 0,2 % 128,6 7,5 % 119,6 8,3 % 110,4 Skatt til fylkeskommunen 28,6 1,4 % 28,2 6,8 % 26,4 9,5 % 24,1 125,8 4,1 % 102,8 9,8 % 110,0 1,5 % 108,4 Arbeidsgiveravgift 57,5 2,5 % 56,1 4,3 % 53,8 9,3 % 49,2 Fordelt til Staten 173,5-3,5 % 179,7 10,2 % 163,1 11,6 % 146,1 Medlemsavgift til folketrygden 64 KemnereniKlæbu Side 7

65 2. Kemnerkontorets virksomhet 2.1 Ansvarsområde Trondheim kemnerkontor er skatteoppkrever i kommunene Trondheim og Klæbu. Kemnerkontoret mottar og innkrever formues- og inntektsskatt, kildeskatt, arbeidsgiveravgift og trygdeavgift. Innbetalingene føres og avstemmes i et eget skatteregnskap og fordeles til skattekreditorene kommunen, fylkeskommunen og stat. Kemnerkontoret utøver arbeidsgiverkontroll i Trondheim, Klæbu og på Fosen. Formålet er å sikre at arbeidsgivere overholder sine plikter etter skatteloven, skattebetalingsloven, ligningsloven og folketrygdloven. Kontrollen rettes primært mot arbeidsgivers oppgave-, skatte-, trekk- og avgiftsplikt. Videre har kemnerkontoret ansvaret for tvangsinnfordring av parkeringsgebyr og kommunale avgifter for Trondheim kommune. 2.2 Organisering Organisasjonskart Kemner Avdeling bedrift Avdeling kontroll Avdeling person Avdelingssjef Avdelingssjef Avdelingssjef Rådgiver Faglig leder 14 lønnsrevisorer 3 rådgivere Førstesekretær 11 saksbehandlere Regnskapsleder 3 rådgivere 6 saksbehandlere 3 førstesekretærer 65 KemnereniKlæbu Side 8