For Nordic Choice Hotels >> For våre ansatte >> For våre leverandører >> 02-2013

Etiske retningslinjer Nordic Choice Hotels ETISKE RETNINGSLINJER For Nordic Choice Hotels >> For våre ansatte >> For våre leverandører >> 02-2013

Etiske retningslinjer Nordic Choice Hotels ETISKE RETNINGSLINJER for Nordic Choice Hotels

Etiske retningslinjer nordic Choice Hotels 3 ETISKE RETNINGSLINJER FOR NORDIC CHOICE HOTELS Vi skal ikke bare score mål, vi skal score mål på den riktige måten! sitat Petter A. Stordalen SLIK TORGEIR SER DET Et besøk hos Nordic Choice skal være positivt og smart for våre gjester og for samfunnet. Det skal være lett å leve sunt og sove godt hos oss. Vi sparer penger og miljøet ved å redusere energi-forbruket. Og vi sørger for at alt vi trenger for å levere den ultimate hotellopplevelsen er produsert og levert med omtanke for mennesker og miljø. Det betyr at vi bryr oss! Det er ikke alltid like lett å trå riktig i en travel hverdag derfor har vi laget noen enkle retningslinjer hvordan vi gjør det i praksis. Gjester, ansatte, leverandører og samfunnet skal være trygge på at vår virksomhet er noe å være stolt av. Her er våre etiske kjøreregler. CEO

Etiske retningslinjer nordic Choice Hotels 4 VÅRE VERDIER Våre verdier forteller hvem vi er og hva vi står for. De skal styre alle beslutninger, enten vi bygger et nytt hotell, kjøper inn brød til frokosten eller rydder et rom. Vi skaper verdier for selskapet og samfunnet Det er ikke likegyldig hvordan vi tjener penger på hotellene våre. I Nordic Choice skal vi skape verdier for selskapet og samfunnet samtidig fordi det er riktig og fordi det er lønnsomt. Vi bryr oss Vi bryr oss om våre gjester, våre ansatte og mennesker utenfor hotelltrappa. De ansatte er den viktigste bidragsyteren til opplevelsen vi tilbyr våre gjester. Sammen skal vi vise verden at vi bryr oss. Vi er åpne og ærlige I Nordic Choice skal vi ha en åpen kultur. Vi skal bidra positivt i samfunnet, men vi er ikke feilfrie. Vi tar diskusjonen om hva vi gjør bra og hva vi kan gjøre bedre, og vi lover aldri mer enn vi kan holde. Med energi, mot og begeistring skal vi skape en bedre verden!

Etiske retningslinjer nordic Choice Hotels 5 HVEM SKAL MED? Våre etiske retningslinjer viser hva vi forventer av ansatte og leverandører. De skal også vise gjester og samfunnet for øvrig hva de kan forvente av oss som selskap. Ansatte Med ansatte mener vi alle de som har en avtale om å gjøre en jobb i og for Nordic Choice. Det vil si ansatte på driftshoteller og ansatte på franchise-hoteller, faste og midlertidige ansatte, innleide, ledere og styremedlemmer. Alle. Kjørereglene beskriver både forventninger til ansatte, men også hva ansatte kan forvente av Nordic Choice. Ledere har et særlig ansvar for å påse at egen og medarbeideres adferd er i samsvar med retningslinjene. Leverandører Med leverandører mener vi alle de som leverer produkter og tjenester til oss, inkludert de som jobber der. Dersom våre leverandører trår feil kan det skape problemer for oss. Og dersom de finner nye og mer bærekraftige løsninger er det bra for oss. Derfor må vi være klare på hva vi forventer av våre leverandører. Gjester Ved å følge de etiske retningslinjene kan våre gjester være trygge på at vi driver hotell på en skikkelig måte. At de som vasker rommet eller står i resepsjonen får riktig lønn, at vi hele tiden jobber for å redusere vår miljøpåvirkning og at sengetøy og mat er produsert på en bærekraftig måte. De etiske retningslinjene viser gjestene hva vi står for. Samfunn De etiske retningslinjene skal vise hva etikk betyr for oss i møte med samfunnet. Som et stort selskap med 12 000 engasjerte ansatte kan vi påvirke hotellbransjen, landene vi opererer i og lokalsamfunnet rundt hotellet. De etiske retningslinjene viser omverdenen hva de kan forvente av oss.

Etiske retningslinjer nordic Choice Hotels 6 VIKTIGE TEMA Det er mye som er viktig for en så stor aktør som Nordic Choice. Men vi kan ikke gjøre alt og derfor har vi valgt å spesielt trekke frem disse temaene: Miljø Drift av hoteller påvirker miljø og klima. Derfor ønsker Nordic Choice hotels å ta et spesielt ansvar for miljøet rundt oss. Dette innebærer at vi ikke bare skal følge kravene fra myndighetene vi skal også lede an i utviklingen av et grønt samfunn. For oss betyr dette at vi skal jobbe mot å bli: et klimanøytralt selskap en virksomhet uten utslipp av miljøgifter en utbygger og hotelldriver som ikke påvirker det biologiske mangfoldet negativt Alle våre handlinger skal gjøres med et minimum av ressursuttak. Mangfold Mangfold gjør oss bedre. Det gjør at vi rekrutterer flinke folk uavhengig av bakgrunn, vi får frem flere og bedre ideer enn hvis vi alle tenker likt og vi speiler det samfunnet vi er en del av. Respekt og nysgjerrighet for det som gjør oss ulike er med på å gjøre oss til et bedre selskap hvor vi tar vare på hverandre og gjestene våre. Vi skal etterstrebe å møte våre gjesters ulike behov. Dette gjør vi ved å skape en hotellopplevelse og et tilbud som ikke diskriminerer eller ekskluderer. HMS Alle som jobber i og for Nordic Choice skal ha en trygg og sunn arbeidsplass.

Etiske retningslinjer nordic Choice Hotels 7 Arbeidstakerrettigheter Alle som jobber i Nordic Choice og hos våre leverandører skal ha organisasjonsfrihet og rett til kollektive forhandlinger. Alle som jobber i Nordic Choice har krav på tarifflønn i tråd med nasjonale lover og avtaler. Gjennom godt samarbeid med tillitsvalgte og verneombud sikrer vi en trygg og god arbeidsplass for alle. Menneskerettigheter Vi skal støtte og respektere internasjonale menneskerettigheter og unngå at vi i vår virksomhet eller gjennom leverandører krenker disse. Mat og helse Mat påvirker mennesker, dyr og miljø både gjennom produksjon og forbruk. Vi skal derfor i økende grad velge mat som er bærekraftig og dyrevennlig produsert. Og vi skal gjøre det attraktivt for våre gjester å velge sunn og bærekraftig mat. Kriminalitet og prostitusjon Vi aksepterer ikke kriminalitet eller prostitusjon, verken på våre hoteller eller hos våre leverandører. Korrupsjon og smøring Nordic Choice Hotels verdsetter lik konkurranse. Prissamarbeid eller annen konkurransevridende virksomhet er ulovlig og skal ikke forekomme. Alle anskaffelser, samarbeid og avtaler skal kjennetegnes av åpne og etterprøvbare prosesser. Konkurranse Nordic Choice Hotels verdsetter lik konkurranse. Prissamarbeid eller annen konkurransevridende virksomhet er samfunnsøkonomisk skadelig og noe vi tar avstand fra.

Etiske retningslinjer nordic Choice Hotels 8 Finansielle/ økonomiske tjenester Nordic Choice Hotels regnskap inngår i Anker Holdings konsernregnskap og vi skal publisere tall som gir et korrekt og forståelig bilde av vår drift. Vi skal føre og legge fram regnskap i samsvar med gjeldende lovgivning, forskrifter og god praksis. HVORDAN VI JOBBER Det er gjennom alle som jobber i Nordic Choice Hotels og hos våre leverandører at vi oppnår målene vi har satt oss, også på etikk. Vi har derfor egne retningslinjer for begge disse gruppene. Disse retningslinjene finner du nederst i dokumentet. OPPFØLGING Varsling Hva er varsling? Varsling er å gå videre med kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold er brudd på lover, kontrakts- eller løftebrudd, brudd på interne regler eller brudd på etiske retningslinjer. Varsling skal gjøres til den eller de i Nordic Choice som mest effektivt kan gjøre noe med situasjonen, eller noen som er i stand til å informere ansvarspersoner. Varsling er bra Varsling er bra både for bedriften og for samfunnet, fordi kritikkverdige forhold kan rettes opp. Folk som er villige til å varsle er en viktig ressurs for oss.

Etiske retningslinjer nordic Choice Hotels 9 Rett og plikt til å varsle Ansatte, forretningspartnere, gjester eller omverdenen oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold, fordi det kan bidra til å utvikle vår bedrift. Alle som jobber i Nordic Choice har plikt til å varsle om kriminelle forhold og om forhold der liv og helse er i fare. Oppfølging av varsling Ledelsen må ta stilling til hvordan det skal ryddes opp i saker som er varslet. Det skal ryddes opp i det som er kritikkverdig. Varsleren skal ha tilbakemelding innen en uke. For forhold som er kompliserte og som involverer flere parter enn Nordic Choice Hotels kan dette ta noe lengre tid. Viser det seg at kritikken er grunnløs eller baserer seg på en misforståelse, skal varsleren få en ordentlig forklaring. For ansatte Både saken og situasjonen vil avgjøre hvordan det best varsles internt i Nordic Choice. Her er

Etiske retningslinjer nordic Choice Hotels 10 utgangspunktet for hva vi mener passer best i vår bedrift. Til ansvarlig leder eller organ Som utgangspunkt må alle kunne varsle til nærmeste overordnede eller det organ som har ansvar for det som skal varsles om: Alle saker kan varsles til nærmeste leder. Personalsaker varsles til tillitsvalgte eller bedriftshelsetjenesten. Miljøsaker eller dårlig arbeidsmiljø kan varsles til Arbeidsmiljøutvalgets leder eller verneombud. Brudd på skatteregler eller regler for smøring/korrupsjon kan varsles til økonomisjef. Om saken ikke kan varsles til noen av de ovennevnte, kan man gå til hotellsjef, HR-sjef eller hotelldirektør. Til kjedeledelse/ sentralt Dersom varsleren ikke oppnår reaksjon eller tilbakemelding, oppfordres varsleren til å informere kjedeledelsen, HR sentralt eller konsernledelsen i Nordic Choice Hotels. Ekstern varsling Vår bedrift har lagt til rette for å varsle internt på en god måte. Samtidig har den enkelte alltid rett til å gå til offentlige tilsyn med relevante saker. Anonymitet og fortrolighet Varsling kan gjøres anonymt, men normalt vil åpenhet sikre bedre saksgang og et bedre resultat

Etiske retningslinjer nordic Choice Hotels 11 for alle involverte parter. Hvem varsleren er, er likevel fortrolig informasjon. Konsekvenser Hvis noen i Nordic Choice Hotels bryter de etiske retningslinjene vil dette få konsekvenser. Ved gjentatte eller alvorlige brudd kan arbeidsforholdet bli avsluttet. Hvis en leverandør bryter retningslinjene skal leverandøren så fort som mulig informere oss slik at vi i samarbeid kan lage en plan for utbedring av manglene. Utbedring skal skje innen rimelig tid. Heving av kontrakt kan forekomme dersom leverandør, etter gjentagende henvendelser, ikke viser vilje til å rette opp i forholdene. Måling og rapportering De viktigste tegnene på om vi lykkes med etikkarbeidet måler vi allerede gjennom selskapets lønnsomhet og fornøyde gjester og ansatte. For å følge opp arbeidet med de etiske retningslinjene vil vi i tillegg måle antall diskusjoner om etikk i ledergruppene. Vi planlegger også å loggføre eventuelle brudd på retningslinjene og hvordan bruddene er fulgt opp. Resultatene vil rapporteres årlig til konsernledelsen. Vi rapporterer årlig til omverdenen på mål og resultater innen samfunnsansvar. Arbeidet med etikk vil inngå i denne rapporteringen.

Etiske retningslinjer for ansatte ETISKE RETNINGSLINJER for våre ansatte

Etiske retningslinjer for ansatte 13 ETISKE RETNINGSLINJER FOR ALLE SOM JOBBER I NORDIC CHOICE HOTELS Introduksjon I din jobb kommer du fra tid til annen i situasjoner hvor det er vanskelig å bestemme hva som er rett og galt. Kanskje i møte med kollegaer, med arbeidsgiver eller med gjester? Dette dokumentet hjelper deg med hvordan du kan unngå å havne i vanskelige situasjoner og med å ta riktige beslutninger hvis du havner i slike situasjoner. I situasjoner hvor noen er i tvil, skal vi snakke til og ikke om de involverte. Av og til vil det likevel være nødvendig å søke råd hos våre kollegaer og ledere. Hvis man ikke gjør dette, eller bryter de etiske retningslinjene, vil dette kunne få konsekvenser. Ved gjentatte eller alvorlige brudd kan arbeidsforholdet bli avsluttet. Samtidig er det viktig å ha mot til å si ifra hvis du opplever brudd på våre etiske retningslinjer! Vi skal ha mot til alltid å tro at vi kommer lengst med å være skikkelige. Uansett hvilke arbeidsoppgaver du har, skal du alltid gjøre ditt beste. Det handler om å ha stolthet for det du gjør og for selskapet du jobber for. Alt som står i disse retningslinjene omfatter alle som jobber i Nordic Choice, altså ansatte på driftshoteller og franchise-hoteller, faste og midlertidige ansatte, innleide, ledere og styremedlemmer.

Etiske retningslinjer for ansatte 14 Tørre å spørre en ryggmargsrefleks! Om du bare skal huske én ting fra disse retningslinjene så er det dette: Du må tørre å spørre. 1. Er du i tvil, spør! Spør alltid! 2. Gå til den med best mulighet til å gjøre noe med saken. Vi kommer alle i situasjoner hvor vi blir usikre. Av og til holder det å spørre en kollega, andre ganger bør vi gå rett til vår nærmeste overordnede. Hvis det dreier seg om en personalsak skal vi gå rett til vår overordnede eller vår ansatterepresentant. Tenke selv en øvelse Hvis du kommer i en situasjon hvor du tviler på hva som er riktig å gjøre, kan du spørre deg selv: 1 Er det lovlig? 2 Hva ville moren din sagt? Kan du stå inne for det, hvis du måtte fortelle det til din nærmeste familie? 3 Hva ville lederne dine gjort? Er det du gjør til bedriftens beste, eller er det for egen vinning? 4 Hva vil skje om alle andre gjør dette? 5 Hva ville du tenkt, hvis noen andre gjorde dette?

Etiske retningslinjer for ansatte 15 I møte med kollegaer Hos oss behandler vi alle våre kollegaer med respekt og verdighet. Vi skal ha en åpen, folkelig og positiv omgangsform der alle kan stole på hverandre. Ingen skal utsettes for eller trues med fysisk, religiøs, seksuell, psykisk eller verbal trakassering eller overgrep. Mange unge mennesker har vår arbeidsplass som sin første jobb og mange utenlandske har sin første norske jobb hos oss. Det er vårt ansvar at disse får en god introduksjon til arbeidslivet. Vi skal motivere til vinnerkultur Sterkt samhold, høye mål og godt humør skaper vinnerkultur. Et slikt samhold får vi når vi bryr oss om, respekterer og er glade i hverandre, og når vi unner hverandre suksess. Vi tenker positivt og offensivt Endringer i samfunnet skjer raskt, og evnen til å takle disse endringene er både nødvendig og avgjørende for bedriftens fremtid. Du er alltid velkommen til din leder med forslag til hvordan ting kan gjøres på en ny og bedre måte. Vi fremmer likestilling og mangfold Nordic Choice er et selskap som kjennetegnes av respekt og like muligheter for alle gjennom et profesjonelt, positivt og inkluderende arbeidsmiljø. Vi er stolte av at vi stimulerer alle ansatte, uavhengig av kjønn, nasjonalitet, religion, seksuell orientering eller alder, til medansvar og til faglig og personlig vekst. Vi vet at ansatte med ulik bakgrunn, interesser og personligheter bidrar til en mer effektiv og bærekraftig virksomhet. Mangfold er med på å øke virksomhetens verdi og alle som jobber i Nordic Choice plikter å respektere dette mangfoldet.

Etiske retningslinjer for ansatte 16 I møte med arbeidsgiver Alle ansatte har et ansvar for å opptre lojalt overfor egen arbeidsgiver. Det handler om å utføre sine arbeidsoppgaver på best mulig måte og ikke handle på en måte som kan skade omdømmet til Nordic Choice Hotels. Det betyr å opptre høflig og korrekt overfor både kunder, kollegaer og forbindelser, spre godt humør og positivitet og å si fra når det er noe som ikke er riktig. Pålitelighet, lojalitet og diskresjon Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med din jobb skal behandles konfidensielt og må ikke brukes til personlig fordel. Taushetsplikten skal også beskytte den enkeltes personvern og integritet. Vi forventer at du opptrer lojalt til egen organisasjon og til kollegaer. Lojalitet betyr også at vi har mot til å si fra når det er noe vi mener ikke er riktig. Jobbens utstyr og materiell Privat bruk av bedriftens lokaler, utstyr og materiell skal skje etter fastsatte retningslinjer og etter avtale med leder. Ingen skal i urimelig grad benytte selskapets informasjon, IT-utstyr, materiell eller andre eiendeler til private formål eller til aktiviteter som ikke er relevante for arbeidet. Alkohol og rusmidler Vår arbeidsplass er rusfri og vi møter aldri på jobb i ruspåvirket tilstand. Alkohol kan nytes sammen med kollegaer og kunder når skikk og bruk og spesielle anledninger gjør dette passende. Vær alltid bevisst ditt inntak og oppførsel i slike situasjoner. Tenk også på at sosiale settinger hvor alkohol står i sentrum kan virke ekskluderende for flere grupper. Det er ikke tillatt med fravær som følge av rusmiddelbruk. Alkohol må aldri kombineres med maskindrift, kjøring, etc.

Etiske retningslinjer for ansatte 17 HMS Vi skal prioritere helse og sikkerhet for våre ansatte i alt vi gjør. Ingen ansatt skal måtte behøve å bli skadet verken fysisk eller mentalt på arbeidsplassen. For å oppnå dette må alle ansatte være oppmerksomme på situasjoner som kan være farlige og melde fra om dette. Å følge regler og standarder som omhandler arbeidsmiljø er et ansvar for oss i Nordic Choice. Dette gjelder selv om det skulle innebære merkostnader eller forsinkelser. Hvis du føler at dette ikke er ivaretatt, plikter du å melde i fra. Tyveri og svinn Kriminalitet i alle former, for eksempel tyveri, underslag eller bedrageri, er uakseptabelt og vil føre til disiplinære arbeidsrettslige tiltak som kan etterfølges av oppsigelse eller avskjedigelse. Husk at ingenting skal medbringes fra arbeidsplassen uten at dette er avklart med nærmeste leder. Dette gjelder også lån av penger fra kassen. Prostitusjon Vi har nulltoleranse for kjøp av seksuelle tjenester i forbindelse med jobbrelaterte aktiviteter. Vi ønsker også å forebygge menneskehandel på våre hoteller. Som ledd i dette samarbeider Nordic Choice med UNICEF gjennom prosjektet «Free to grow». Free to grow handler om å beskytte barn fra trafficking. Vi skal være ekstra på vakt når det gjelder mistanke om prostitusjon på våre hoteller. Derfor har vi egne instrukser for hvordan du skal handle hvis du mistenker at prostitusjon foregår på et hotell. Klikk her for å komme til disse retningslinjene. Ingen av Nordic Choice sine hoteller tilbyr erotiske filmer via TV.

Etiske retningslinjer for ansatte 18 I møte med gjester Det er gjesten vi lever av. Han og hun er grunnen til at vi arbeider i Nordic Choice. Derfor er gjesten vår øverste sjef, og skal behandles med respekt og med omtanke for individuelle behov og ønsker. Retten til privatliv og personlig integritet Vi skal alltid beskytte retten til privatliv og personlig integritet for personer som bor eller jobber på våre hoteller. Når vi får tilgang til personopplysninger som lagres, skal vi ta hensyn til gjestenes og ansattes rett til og ønske om konfidensialitet. Personopplysninger skal alltid behandles etter loven. Uønsket oppførsel Nordic Choice har nulltoleranse for menneskehandel, tyveri, underslag og annen kriminalitet. Uheldigvis kan vi ikke forsikre oss mot situasjoner hvor gjester er involvert i forhold som bryter med loven eller som setter deg, dine kollegaer eller gjester i ubehagelige situasjoner. I slike situasjoner er det viktig at nærmeste leder varsles slik at situasjonen kan løses. Selv om vi har mistanke om noe skal vi likevel behandle gjesten med respekt Husk, vi kan ha misforstått situasjonen. Les mer om varsling her.

Etiske retningslinjer for ansatte 19 I møte med samfunnet Alle som jobber i Nordic Choice har et ansvar for å ivareta bedriftens gode omdømme. Det handler om å opptre respektfullt og korrekt overfor omgivelsene - og vise at man er stolt av bedriften. Sosiale medier Vi oppmuntrer alle som jobber i Nordic Choice til å holde seg oppdaterte på sosiale medier, men at dette primært gjøres i pauser og på fritiden om aktiviteten ikke er jobbrelatert. Innhold som legges ut på sosiale medier skal ikke skade bedriftens omdømme Husk at du også kan bli oppfattet som en representant for selskapet når du bruker sosiale medier privat på fritiden. Vi anbefaler deg derfor til alltid å vurdere selskapets beste, både på jobb og privat. Vi har utarbeidet egne retningslinjer for bruk av sosiale media. Klikk her for å komme til disse retningslinjene. Personlige fordeler, gaver mv. Våre ansatte skal unngå personlige fordeler og gaver som kan påvirke handlinger eller beslutninger som skal fattes. Gaver eller fordeler med en verdi under kr. 500 er normalt akseptabelt. Dette gjelder alle former for fordeler, også personlige rabatter, billetter til arrangementer, reiser osv. Vareprøver som mottas skal som hovedregel testes på arbeidsplassen og ikke tas med hjem. Moderate former for gjestfrihet og representasjon er en naturlig del i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles på en slik måte at den påvirker beslutningsprosessen, eller kan gi grunn til å tro at den gjør det.

Etiske retningslinjer for ansatte 20 Reiseutgifter i tjenestesammenheng skal normalt dekkes av Nordic Choice. Reiser betalt av potensielle leverandører i forbindelse med innkjøp må forhåndsgodkjennes av adm. direktør. Øvrige tjenester som betales av andre avklares med avdelingsleder. De samme reglene gjelder også for hva vi tilbyr våre kunder og samarbeidspartnere. Sponsing All sponsing skal godkjennes av overordnede, samt oppleves positivt og styrkende for vår bedrifts omdømme. Sponsede tiltak skal gå til ideelle formål. Sponsede tiltak skal ikke: Prioritere enkeltpersoner med tilknytning til Nordic Choice, Kunne oppfattes som forsøk på smøring eller tolkes som konkurransevridende, Vekke negative reaksjoner blant kollegaer Miljø Hotelldrift bidrar til utslipp av klimagasser og andre skader på miljøet. Dette gjelder også for Nordic Choice. Hos oss tar vi miljøansvar på alvor og vi har som mål å være med på å lede utviklingen av et grønnere samfunn. Her spiller alle som jobber i Nordic Choice en viktig rolle, ved at man følger hotellets miljørutiner. Vi er glade hvis alle i Nordic Choice deler vår lidenskap for miljøet og vi oppfordrer alle til å komme med forslag til forbedring av miljøarbeidet.

Etiske retningslinjer for ansatte 21 Media Av og til kan vi bli kontaktet av media om forhold som angår Nordic Choice. Disse henvendelsene kan ofte komme raskt på og journalisten vil gjerne ha en kommentar på direkten. Før eventuelle uttalelser til media bør du alltid snakke med din leder/hotelldirektør. Det er normalt sett kun ledere som skal uttale seg til media. Vår kommunikasjonsavdeling kan også gjerne kontaktes for råd. Leverandører Vår innkjøpspolicy ligger tilgjengelig på bychoice. Denne skal følges ved alle kontrakter og avtaler som inngås, både lokalt og sentralt. Vi har også egne etiske retningslinjer for leverandører. Konkurrenter omtales med respekt Vi skal ha et godt og sunt forhold til våre konkurrenter, og vi skal alltid omtale dem på en respektfull måte. Ved samarbeid med konkurrerende hoteller skal vi alltid være oppmerksomme på hva vi deler av informasjon.

Etiske retningslinjer for leverandører ETISKE RETNINGSLINJER for våre leverandører

Etiske retningslinjer for leverandører 23 Nordic Choice Hotels etiske retningslinjer for leverandører Hvorfor etiske retningslinjer I Nordic Choice Hotels (NCH) ser vi at vår virksomhet påvirker arbeids- og miljøforhold i våre leverandørkjeder. Vi tror at langsiktige samarbeid og kontinuerlige forbedringer med våre leverandører kan skape en varig forskjell i våre leverandørkjeder og gi forretningsmessige fortrinn for både våre leverandører og oss selv. For å tydeliggjøre hva vi forventer av våre leverandører i dette arbeidet, har NCH utarbeidet disse retningslinjene for etisk handel. Retningslinjene dekker grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø og er basert på internasjonalt anerkjente FN- og ILO-konvensjoner. Det fundamentale ønsket som ligger bak retningslinjene, er å opptre til det beste for barn, ansatte, omverden og miljø. Gjennom dette fokuset ønsker vi å bidra til at vår visjon «Med energi, mot og begeistring skaper vi en bedre verden. WeCare!» skal realiseres og håper at du som leverandør kan bidra i dette arbeidet.

Etiske retningslinjer for leverandører 24 Utgangspunktet for retningslinjene Langsiktig samarbeid og kontinuerlige forbedringer er vår tilnærming til arbeidet med å skape varige endringer i vår leverandørkjede. NCHs samarbeid med leverandører skal være basert på tillit, ærlighet og respekt, og alle parter skal opprettholde en åpen og konstruktiv dialog i samarbeidet. All informasjon fra leverandøren behandles konfidensielt av NCH, våre ansatte og eventuelle tredjeparter. NCHs etiske retningslinjer gjelder alle sider ved vår virksomhet, alle våre leverandører og forretningspartnere. Sosiale og miljømessige standarder vil bli tillagt vekt ved valg av nye leverandører.

Etiske retningslinjer for leverandører 25 Hvordan arbeide med retningslinjene Våre leverandører skal levere varer og tjenester til NCH som er produsert i overensstemmelse med retningslinjene. Leverandørene skal videreformidle og følge opp overholdelse av retningslinjene hos sine underleverandører. På oppfordring fra NCH må leverandøren kunne dokumentere at retningslinjene etterleves. Det kan gjøres ved egenerklæring, oppfølgingssamtaler med NCH og/eller kartlegging av arbeidsforholdene på produksjonssted. Dersom NCH ønsker å kartlegge underleverandør, plikter leverandøren å oppgi navn og kontaktopplysninger på denne. Ved brudd på de etiske retningslinjene skal leverandøren så fort som mulig underrette NCH slik at NCH i samarbeid med leverandør kan lage en plan for utbedring av manglene. Utbedring skal skje innen rimelig tid. Heving av kontrakt kan forekomme dersom leverandør, etter gjentagende henvendelser, ikke viser vilje til å rette opp i forholdene. NCH og NCHs leverandører skal unngå handelspartnere som har aktiviteter i land det er bred internasjonal oppslutning om at bør boikottes. NCH vil kontinuerlig jobbe for å forbedre egen policy og praksis som kan bidra til at leverandørene etterlever våre retningslinjer for etisk handel og vil gjennomføre jevnlig dialog med NCHs leverandører for å skape forbedringer.

Etiske retningslinjer for leverandører 26 Krav til våre leverandører Retningslinjene angir minimumsstandarder. 1. Lover og reguleringer 1.1 Nasjonale lover og forskrifter relatert til leverandørens bransje samt internasjonale konvensjoner om sosiale forhold, arbeidsforhold, barnearbeid og beskyttelse av miljøet skal overholdes. 1.1 Arbeidslovgivningen på produksjonsstedet skal respekteres. Der hvor nasjonale lover og reguleringer dekker samme tema som disse retningslinjene, skal den høyeste standarden alltid gjelde. 2. Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO konvensjon nr 29 og 105) 2.1 Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. 2.2 Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver og skal være fri til å avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. 3. Fagorganisering og kollektive forhandlinger (ILO konvensjon nr 87, 98 og 135 og 154) 3.1 Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og til å forhandle kollektivt. Arbeidsgivere skal ikke stille seg til hinder for eller motarbeide fagorgainiserin eller kollektive forhandlinger. 3.2 Fagforeningsrepresentanter skal ikke diskrimineres eller hindres i å utføre sitt fagforeningsarbeid.

Etiske retningslinjer for leverandører 27 3.3 Dersom retten til fri organisering og/eller kollektive forhandlinger er begrenset ved lov, skal arbeidsgiveren innenfor gjeldende lover og regler legge til rette for, og ikke hindre alternative mekanismer for fri og uavhengig organisering og forhandling. 4 Barnearbeid (FNs konvensjon om barnets rettigheter, ILO konvensjoner nr 138, 182 og 79, ILO anbefaling nr 146) 4.1 Minstealder for arbeidere skal ikke være mindre enn 15 år og i tråd med i) nasjonale minstealder for ansettelse, eller ii) minstealder for ferdigstillelse av obligatorisk skolegang med høyeste alder som gjeldende. Dersom lokal minstealder er satt til 14 år i tråd med unntaket i ILO konvensjon nr 138, kan dette aksepteres. 4.2 Nyrekruttering av barnearbeider i strid med ovennevnte minstealder skal ikke forekomme. 4.3 Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som er til skade for deres helse, sikkerhet eller moral, inkludert nattarbeid. 4.4 Det skal etableres handlingsplaner for snarlig utfasing av barnearbeid som er i strid med ILO-konvensjonene 138 og 182. Handlingsplanene skal dokumenteres og kommuniseres til relevant personale og andre interessenter. Det skal legges til rette for støtteordninger hvor barn gis mulighet til utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder. 5 Diskriminering (ILO konvensjoner nr 100 og 111 og FNs Kvinnediskrimineringskonvensjon) 5.1 Det skal ikke forekomme diskriminering når det gjelder ansettelse, avlønning, opplæring, forfremmelse, oppsigelse eller pensjonering basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, sivil status, seksuell legning, fagforeningsarbeid eller politisk tilhørighet.

Etiske retningslinjer for leverandører 28 5.2 Det skal etableres vern mot seksuelt påtrengende, truende, fornærmende eller utnyttende adferd og mot diskriminering eller oppsigelse på usaklig grunnlag, f. eks ekteskap, graviditet, foreldrestand eller status som HIV smittet. 6 Brutal behandling 6.1 Fysisk mishandling eller avstraffing, eller trussel om fysisk mishandling skal være forbudt. Det samme gjelder seksuelt eller annet misbruk og andre former for ydmykelser. 7 Sunt og trygt arbeidsmiljø (ILO konvensjon nr 155 og anbefaling nr 164) 7.1 Det skal arbeides for å skaffe arbeiderne et sikkert og sunt arbeidsmiljø. Nødvendige tiltak skal iverksettes for å forhindre og minimere ulykker og helseskader som resultat av, eller relatert til forhold på arbeidsplassen. 7.2 Arbeiderne skal ha jevnlig og dokumentert opplæring i helse og sikkerhet. Helse og sikkerhetsopplæring skal gjentas for nyansatte og omplasserte arbeidere. 7.3 Arbeiderne skal ha tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann. Hvis relevant skal arbeidsgiver også besørge tilgang til fasiliteter for trygg oppbevaring av mat. 7.4 Hvis arbeidsgiver stiller losji, skal dette være rent, sikkert og tilstrekkelig ventilert og med tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann. 8 Lønn (ILO konvensjon nr 131) 8.1 Lønn til arbeiderne for en normal arbeidsuke skal minst være i tråd med nasjonale minstelønnsbestemmelser eller bransjestandard, den høyeste gjelder. Lønn skal alltid være tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov, inkludert noe sparing.