Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 102, Fylkeshuset, Molde Dato: 22.03.2017 Tid: 10:00 Protokoll nr: 3/2017 Faste medlemer som møtte: Namn Funksjon Representerer Anders Riise Leiar H Knut Flølo Nestleiar FRP Mellvin Steinsvoll Medlem AP Ann Kristin Sørvik Medlem SP Faste medlemer som ikkje møtte: Namn Funksjon Representerer Torleiv Rogne Medlem UVS Varamedlemer som møtte: Namn Møtte for Representerer Ingebjørg Eide Torleiv Rogne V Frå administrasjonen møtte på heile eller delar av møtet: Namn Stilling Henning Rødal kst. fylkesrevisjonssjef Gudmund Lode juridisk sjef Gunn Randi Seime økonomisjef Rolf D. Arnesen fylkeskasserar Sekretariat: Namn Tor Harald Hustad Gunn Elin Nygård Stilling kontrollsjef konsulent
2 Kontrollutvalet sitt møte starta kl 10.00 på Fylkeshuset i Molde, møterom 102, under leiing av utvalsleiar Anders Riise (H). Torleiv Rogne (UVS) hadde meldt forfall. Ingebjørg Eide (V) møtte som varamedlem. Utvalsleiar Anders Riise (H) hadde meldt frå at han kom litt forseinka. Nestleiar Knut Flølo (FRP) leia møtet frå møtestart. Møtet vart sett med 4 medlemer. Innkallinga vart godkjent utan merknader. Saklista vart godkjent utan merknader. Utdelt i møte: Reglement for kontrollutvalet, kontrollutvalet sitt sekretariat og revisjonsordninga i Møre og Romsdal fylkeskommune Reglement for samferdselsutvalet Kursinvitasjon FKT Orientering: Juridisk sjef Gudmund Lode orienterte om «Styringsstruktur/- fullmakter og delegasjonsreglement» i fylkeskommunen. Anders Riise tiltrådte møtet kl 10.15, under orienteringa til juridisk sjef Gudmund Lode. Han tok over leiinga av møtet. 5 voterande. Saksnr Innhald KO 12/17 Sentrale kontrollorgan - årsmelding 2016 KO 13/17 Sentrale kontrollorgan - årsrekneskap 2016 KO 14/17 Finans- og gjeldsforvaltninga - tilsyn 2016 KO 15/17 Rapport om utført revisjonsarbeid 2016 KO 16/17 Tilsyn med revisjonsordninga - rekneskapsrevisjon 2016 KO 17/17 Årsmelding og årsrekneskap - Kontrollutvalet sin uttale KO 18/17 Plan for selskapskontroll 2017-2018 RS 10/17 RS 11/17 Oppfølgingssaker - kontrollsjef orienterer Folkevaldopplæring Godkjenning av protokoll
3 KO 12/17 Sentrale kontrollorgan - årsmelding 2016 Fylkestinget tek årsmeldingane for sentrale kontrollorgan 2016 til etterretning. Samrøystes tilråding frå Kontrollutvalet - 22.03.2017 Fylkestinget tek årsmeldingane for sentrale kontrollorgan 2016 til etterretning. KO 13/17 Sentrale kontrollorgan - årsrekneskap 2016 Fylkestinget godkjenner årsrekneskapen for Sentrale kontrollorgan for 2016, jamfør revisjonsmelding. Samrøystes tilråding frå Kontrollutvalet - 22.03.2017 Fylkestinget godkjenner årsrekneskapen for Sentrale kontrollorgan for 2016, jamfør revisjonsmelding. KO 14/17 Finans- og gjeldsforvaltninga - tilsyn 2016 1. Kontrollutvalet konstaterer at kontrollen med om finans- og gjeldsforvaltninga er i samsvar med finansforskrifta og gjeldande finansreglement, har vore tilfredsstillande i 2016. 2. Kontrollutvalet finner finansrapporteringa pr 31. desember 2016 å vere i samsvar med finansforskrifta og finansreglementet sine krav. 1. Kontrollutvalet konstaterer at kontrollen med om finans- og gjeldsforvaltninga er i samsvar med finansforskrifta og gjeldande finansreglement, har vore tilfredsstillande i 2016. 2. Kontrollutvalet finner finansrapporteringa pr 31. desember 2016 å vere i samsvar med finansforskrifta og finansreglementet sine krav. KO 15/17 Rapport om utført revisjonsarbeid 2016 1. Kontrollutvalet er godt nøgd med at rapporteringa frå revisjonen no er blitt betre, og tar revisjonsrapporten 2016 til etterretning. 2. Kontrollutvalet ber kontrollsjefen følgje opp at merknadane frå revisor blir handtert på ein tilfredsstillande måte i administrasjonen, med melding tilbake til kontrollutvalet.
4 Anders Riise (H) fremma følgjande forslag: «Kontrollsjefen, etter avklaring med leiar i kontrollutvalet, får mynde å forlenge oppdragsavtalen med BDO for å sikre ein god overgang til ny revisjonssjef for MRR er tiltrådt.» Votering: Innstillinga vart samrøystes vedteke. Forslaget frå Anders Riise vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet er godt nøgd med at rapporteringa frå revisjonen no er blitt betre, og tar revisjonsrapporten 2016 til etterretning. 2. Kontrollutvalet ber kontrollsjefen følgje opp at merknadane frå revisor blir handtert på ein tilfredsstillande måte i administrasjonen, med melding tilbake til kontrollutvalet. 3. Kontrollsjefen, etter avklaring med leiar i kontrollutvalet, får mynde å forlenge oppdragsavtalen med BDO for å sikre ein god overgang til ny revisjonssjef for MRR er tiltrådt. KO 16/17 Tilsyn med revisjonsordninga - rekneskapsrevisjon 2016 1. Kontrollutvalet tek tilsynet med revisjonsordninga til etterretning. 2. Kontrollutvalet ber kontrollsjef snarast følgje opp at avdekka forhold blir teke omsyn til i revisjonen sine planar for 2017, med melding tilbake til kontrollutvalet. Kontrollsjef Tor Harald Hustad orienterte og svarte på spørsmål i møtet. 1. Kontrollutvalet tek tilsynet med revisjonsordninga til etterretning. 2. Kontrollutvalet ber kontrollsjef snarast følgje opp at avdekka forhold blir teke omsyn til i revisjonen sine planar for 2017, med melding tilbake til kontrollutvalet.
5 KO 17/17 Årsmelding og årsrekneskap - Kontrollutvalet sin uttale 1. Kontrollutvalet godkjenner vedlagde uttale som kontrollutvalet sin uttale for årsrekneskapen 2016. 2. Kontrollutvalet sin uttale blir, saman med revisjonsmeldinga, å leggje ved saka om «Rekneskap med resultatvurdering og årsmelding for 2016» til fylkesutvalet og fylkestinget. Økonomisjef Gunn Randi Seime orienterte om hovudtala i årsrekneskapet 2016 og svarte på spørsmål i møtet. 1. Kontrollutvalet godkjenner vedlagde uttale som kontrollutvalet sin uttale for årsrekneskapen 2016. 2. Kontrollutvalet sin uttale blir, saman med revisjonsmeldinga, å leggje ved saka om «Rekneskap med resultatvurdering og årsmelding for 2016» til fylkesutvalet og fylkestinget. KO 18/17 Plan for selskapskontroll 2017-2018 1. Fylkestinget sluttar seg til kontrollutvalet sitt forslag for innretting og gjennomføring av eigarskapskontroll 2. Fylkestinget sluttar seg til kontrollutvalet sitt forslag til selskapskontroll som forvaltningsrevisjon av følgjande selskap: Vigo IKS Vegamot AS Varde AS Fylkestinget sluttar seg til kontrollutvalet si liste over selskap som reserveprosjekt for selskapskontroll Trafikkterminalen Kristiansund AS Astero AS Fylkeshuset AS 3. Fylkestinget gir kontrollutvalet fullmakt til å prioritere rekkjefølgja mellom prosjekta og nærare avgjerd om utforming og gjennomføring, eventuell iverksetting av reserveprosjekt Kontrollsjef Tor Harald Hustad orienterte og svarte på spørsmål i møtet.
6 Samrøystes tilråding frå Kontrollutvalet - 22.03.2017 1. Fylkestinget sluttar seg til kontrollutvalet sitt forslag for innretting og gjennomføring av eigarskapskontroll 2. Fylkestinget sluttar seg til kontrollutvalet sitt forslag til selskapskontroll som forvaltningsrevisjon av følgjande selskap: Vigo IKS Vegamot AS Varde AS Fylkestinget sluttar seg til kontrollutvalet si liste over selskap som reserveprosjekt for selskapskontroll Trafikkterminalen Kristiansund AS Astero AS Fylkeshuset AS 3. Fylkestinget gir kontrollutvalet fullmakt til å prioritere rekkjefølgja mellom prosjekta og nærare avgjerd om utforming og gjennomføring, eventuell iverksetting av reserveprosjekt. RS 10/17 Oppfølgingssaker - kontrollsjef orienterer Kontrollsjef Tor Harald Hustad orienterte og svarte på spørsmål i møtet. Kontrollutvalet tek referatsaka til orientering. RS 11/17 Førespurnad om folkevaldopplæring Kontrollutvalet tek referatsaka til orientering. Godkjenning av protokoll Ann Kristin Sørvik fekk innvilga permisjon og forlot møtet. 4 voterande. Kontrollutvalet gjekk gjennom og godkjente samrøystes protokollen frå møte 22.03.2017. Møtet slutt kl 13.25.