Utvikling og samarbeid på tvers av forvaltningsgrenser på Svalbard. Rapport

Utvikling og samarbeid på tvers av forvaltningsgrenser på Svalbard. Rapport Prosjektbeskrivelse Ved å inngå et forpliktende samarbeid for å legge til rette for forskning, dokumentasjon og formidling av samlingene på Svalbard, følger en opp intensjonene i ABM-meldingen om museene som dialoginstitusjoner og viktigheten av samarbeid og tilnærming til forskermiljøene. Dette er arbeidsmåter som inntil videre er på et begynnerstadium i Norge. Det samme gjelder samarbeid på tvers av forvaltningsgrenser, som her mellom museum og statlig kulturminneforvaltning. For museet lokalt er systematisering og registrering av materialet i database nytt og uprøvd, det samme gjelder formidling via moderne kommunikasjonskanaler som internett. Tid Prosjektet ble satt i gang juni 2004 og er foreløpig avsluttet i juli 2006. Et av målene var at Svalbard Museum fra 2006 skulle ha tilfredsstillende personalressurser som kunne videreføre prosjektet innen museets eget driftsbudsjett. Men det har ikke skjedd, museet har heller ikke ressurser til egeninnsats og må derfor ta en pause i prosjektet før ei videreføring kan igangsettes. Derimot er museet fornøyd med resultatet etter prosjektperioden og vil derfor rapportere resultater fra perioden 2004-2006. Status for registrering av samlingene: 2004 I januar 2004 ble det inviterte til møte med alle involverte parter som har gjenstandsamlinger på Svalbard: Sysselmannen, Kings Bay AS, Store Norske AS, Værvarslinga i Nord-Norge. Svalbard Museums gjenstander og foto var delvis registrert etter eldre metoder med en aksesjonsprotokoll som var avsluttet i 1986 og et fotoregister som ble avsluttet i 1990-91. Gjenstandene var oppbevart ulike steder i museets lokaliteter, mens fotosamlingen og verdifullt arkivmateriale var plassert i museets safe, Resterende arkivalia var usystematisert og plassert forskjellige steder. I løpet av våren ble det foretatt befaringer av gjenstandssamlingene på Bjørnøya, Svea og i Ny-Ålesund. Samlinga på Bjørnøya er godt ivaretatt og registrert, behovet her er å registrere samlingen i Primus. I Svea var det få gjenstander og de oppbevares tilfredsstillende av Store Norske AS. I Ny-Ålesund var dessverre situasjonen mer alvorlig, gjenstandssamlingen var ikke registrert eller ivaretatt på en forsvarlig måte, samt at museumsutstillingen var i dårlig forfatning. Denne utstillingen ble åpnet i 1988 og var ikke vedlikeholdt. Her ble det laget en statusrapport fra Kings Bay AS etter vurdering av Svalbard Museum og representanter fra kulturminneavdelinga hos Sysselmannen. I løpet av høsten 2004 var representanter fra Sysselmannen og Svalbard Museum i Nederland for å vurdere gjenstandssamlingen fra Svalbard som ble oppbevart på Rijksmuseet og ved Universitetet i Groningen. Det var spesielt viktig å vurdere hvilke gjenstander som skulle 1

stilles ut og hvilke krav som måtte innfris før utstilling. Partene ønsket også å være pådrivere til prosessen med tilbakeføring av gjenstandene. Svalbard Museum og Sysselmannen startet også arbeidet med å lage en samarbeidsavtale for å kunne samordne forvaltningen og bevaring av samlingene. Spørsmålene var mange og en del problemstillinger var svært kompliserte i henhold til juridiske spørsmål om eiendomsforhold til gjenstandene. Sysselmannen og Svalbard Museum ble enige om å forsøke å gjøre dette så enkelt som mulig. Alle gjenstander i det kulturhistoriske magasinet blir registrert med et SVB- nummer, og der vi er 100 % sikker på eiendomsforholdene blir dette skrevet inn i emnefeltet. Høsten 2004 ble det ansatt en prosjektmedarbeider i 100 % stilling. Svalbard Museums samlinger hadde førsteprioritet. Tilrettelegging av gjenstandslister, fotolister og digitalisering av foto og gjenstander ble igangsatt. Digitalisering av foto startet i september, etterslepet ble tatt inn innen 2004 med 3800 fotos. I tillegg er det blitt samlet inn opplysninger om en stor del av bildene, disse er systematiserte og framstår som et godt grunnlagsmateriale for senere registrering i databasen. Fotografering av de fleste gjenstandene ble gjort i juni. Dette dreier seg om 475 gjenstander fra magasinet. I tillegg ble flere hyllemeter med arkivalia systematisert og registrert inn i enkle Excel-tabeller, som er søkbare. Det ble kjøpt inn ny datamaskin, skanner og fotoapparat, samt databaseprogrammet Primus for en bruker. Prosjektet flyttet inn i leide kontorer hos Norsk Polarinstitutt for ett år, der vi bare betalte for It-løsning samt telefonutgifter. Ei midlertidig hjemmeside for museet ble etablert. 2005 Gjenstandene i den gamle utstillingen ble fotograferte og registrerte. Både foto av gjenstandene og opplysningene om dem er systematiserte og lagret digitalt slik at de lett kan benyttes og integreres i registreringsprosessen. Det ble også lagt inn ca 475 gjenstander i Primus. I løpet av høsten ble alle gjenstander som ikke var utstilt, pakket for flytting (ca 1700), og i november startet innflyttingen i de nye lokalene i Forskningsparken. Det ble tatt kontakt med museenes datatjeneste og bestilt installering av flerbruksversjon av Primus. Sysselmannen ansatte en konservator med ansvar for det nye kulturhistoriske magasinet. Sysselmannen startet også forhandlinger med Tromsø Museum, Universitetsmuseet om tilbakeføring av gjenstander fra Svalbard. Og Riksantikvarens forhandlinger med Nederland førte til at 25. november kom over 2000 kulturhistoriske gjenstander tilbake til Svalbard. Det kulturhistoriske magasinet ble klargjort av Sysselmannens konservator og museets prosjektmedarbeider for systematisk oppbevaring av gjenstandene. Dessverre fungerte ikke temperatur og fuktighet for fotomagasinet og museets fotosamling ble midlertidig lagret i arkeologisk magasin. Resterende fotomateriale (4900 bilder) ble digitalisert og registrert i våre Excel-lister. Høsten 2005 var en representant fra Svalbard Museum sammen med veteranene på dugnad i Ny-Ålesund. Arbeid som ble gjort: Kings Bay AS hadde på forhånd samlet alle gjenstander på museumsloftet. Gjenstandene ble deretter sortert og plassert på rekke og rad på loftet. 106 2

gjenstander ble registrerte og fotograferte, mest større ting som møbler og lignende. Resten ble grovsortert etter tema, plassert i grupper og fotografert. Det ble også tatt en ny befaring av utstillingen, og tatt bilder av gjenstandene/samlingene som finnes i denne, men uten at noe ble flyttet på. I ettertid er opplysninger og foto lagret i en foreløpig katalog, det er laget et kart over loftet, og det er gjort vurderinger av hva som bør gjøres videre. Forhandlingene om samarbeidsavtale mellom Svalbard Museum og Sysselmannen fortsatte. Spørsmål som det ble brukt en del tid på å oppnå enighet om var: hvor mye av ressursene Sysselmannens tekniske konservator skulle benytte i museets utstillinger og hvor lang tid i forvegen museet må gi beskjed før teknisk konservator kan forventes å være en ressurs for museet, hvem som skal ha adgang til gjenstandsmaterialet og hvem som eier gjenstandene. Samarbeidsavtalen mellom Sysselmannen og Svalbard Museum ble undertegnet og er vedlagt. Resultatene 2006 Ei ny hjemmeside for museet ble opprettet, hvor hovedtekstene fra utstillingen er presentert, samt veiledning for undervisning. Den gamle utstillingen ble pakket og flyttet til Forskningsparken. Gjenstander til utstilling ble vurdert, merket og behandlet av Svalbard Museum etter veiledning fra teknisk konservator. De ble fotografert før de ble plassert i utstillingen. Det samme ble gjort med gjenstandene til den temporære krigsutstillingen, men her mangler merkingen. Våren 2006 ble det prioritert å få basisutstillingen ferdigstilt til 26.april og den temporære krigsutstillingen ferdigstilt til 10.juni. Primus ble installert for flere brukere 7. og 9. juni, men systemet hadde problemer de første månedene. Installeringen var bestilt allerede i november 2005. Representanten for Museenes datatjeneste hadde lagt turen til museet like før ei ny utstillingsåpning, dermed ble det lite tid til opplæring av museets ansatte, siden de var travelt opptatt med Longyearbyens 100 års markering. I Ny-Ålesund fortsatte veteranene registrering av gjenstander fra midten av juni. De har hittil manuelt registrert over 300 gjenstander. Kings Bay AS hadde gått til innkjøp av digitalt kamera og skanner. Alle mindre gjenstander ble rengjort, merket, fotografert og opplysninger ble gjort i de gamle registreringslistene og plassert på museumsloftet. Oppbevaringsforholdene er ikke gunstige. Museumsbygget er 240 m2, derav 110 m2 er utstillingsareal. Teknisk konservator bør foreta en tilstandsrapport og gi veiledning for å kunne forbedre oppbevaringsforholdene. Det ble også gjort reparasjon av utstillingen av representanter fra Svalbard Museum og Kings Bay AS. Tekstene ble omskrevet og plassert på nytt i rommet. Deler av tekstene ble laminert. Fotografiene ble festet til platene og nye montert. Vinduene ble dekket til med bleiknet lerret. Et nytt tablå om gruveulykkene ble produsert. En krok med kaotisk plassering av diverse gjenstander ble fjernet. I stedet for ble det satt fram møbler fra 50- tallet. Svalbard Museum og Kings Bay AS undertegnet en intensjonsavtale for samarbeidet, som er vedlagt. I løpet av sommeren 2008 bør man foreta en grundigere renovering av utstillingen. Dette vil kreve ekstern finansiering. 3

Omorganisering av Svalbard Museum Fra 1.1.2006 ble Svalbard Museum en stiftelse, og stiftelsesvedtektene undertegnet av øverste myndighet fra de forskjellige stifterne: Longyearbyen Lokalstyre, Sysselmannen på Svalbard, Norsk Polarinstitutt, Store Norske AS og Universitetssenteret på Svalbard. 16.01.06 ble styret konstituert og Kjell Mork ble valgt til styreleder. Valg av revisor og regnskapsbyrå ble også foretatt. Det ble også utarbeidet et notat med langsiktige mål, denne skal senere utvikles til handlingsplan. Basisutstillingen Høsten 2003 ble det nedsatt ei referansegruppe. Forskere og kulturhistorikere fra Universitetssenteret på Svalbard, Norsk Polarinstitutt, Tromsø Museum, Sysselmannen og Svalbard Museum kom sammen om å lage en grunnbok med ideer for formidling i basisutstillingen. Senere ble referansegruppa redusert til en representant fra Sysselmannen/Svalbard Museum og en fra Universitetssenteret på Svalbard som sammen med LPO arkitektur og design, Naturexpo AS og fotograf Guri Dahl utgjorde ei arbeidsgruppe for utstillingen under Svalbard Museums prosjektleder. Bidrag til utstillingstekster, fotografier og gjenstander kom også fra flere andre institusjoner som Naturhistorisk Museum i Oslo, Norsk Polarinstitutt, Statoil og privatpersoner. Utstillingen var ikke bare et tverrvitenskapelig samarbeidsprosjekt mellom akademikere, men også et samarbeidsprosjekt mellom forvaltning, formidling, arkitektur og design på forskjellige nivåer. Utstillingen ble et fyrverkeri av fortellerglede som formidler bred og allsidig kunnskap om Svalbards naturforhold og kulturhistorie. Gjennom forskernes presentasjon av tekst og forklaringer til synliggjøringen av sammenhengene fra de minste marine krepsdyr til det største marine pattedyr, isbjørnen, håper museet at man har klart å balansere formidlingen mellom kunnskap og opplevelse. Målet har vært å sette de kulturhistoriske gjenstandene i fokus og at publikum opplever en nærhet til gjenstandene. De blir presentert i en tradisjonell form, men med lett tilgjengelige montertekster som forklarer enkeltgjenstandenes bruksområde på norsk og engelsk. Et lite bilde av aktuelle gjenstander gjør det svært enkelt. Rekonstruerte gjenstander er i tillegg satt inn i et tablå bak hver monter, slik at virksomhetsområdet og sammenhengen til naturen blir tydeliggjort. Vurdering av resultat i henhold til målsettinger og prosjektsøknader. Samlingene: Det har vært gjort en stor innsats for å systematisere, fotografere og registrere gjenstandene. Derimot har vi ikke oppnådd målsettingen om å få store deler av Svalbard museums samlinger inn i databasen Primus. Årsaken er ikke bare pga museet begrensede personalressurser og store oppgaver. Det har vært problem med å få Museenes Datatjeneste til å installere og gi opplæring i bruk av programvaren på et tidlig tidspunkt. Dersom dette hadde vært mulig kunne prosjektmedarbeider ha tatt fatt på oppgaven, men Museenes Datatjeneste kom bare ett par uker før prosjektmedarbeider gikk ut i ferie (og prosjektet ble avsluttet 1.august). Samarbeidet med Kings Bay AS er tilfredsstillende i henhold til målsetningene. Når Primus fungerer og museet har ressurser kan man legge inn de manuelle registreringslistene. Svalbard Museum må få Primus til å fungere før man også kan legge samlingene på Bjørnøya inn i databasen. 4

Forvaltningen: Museet har oppnådd samarbeidsavtale med Sysselmannen på Svalbard. Formålet med avtalen er å regulere samarbeidet mellom Sysselmannen og Stiftelsen når det gjelder registrering, oppbevaring og bruk av gjenstandsmaterialet i Svalbards kulturhistoriske magasin. Samarbeidet skal bidra til at Svalbard Museum når sitt formål i henhold til vedtektene samtidig som gjenstandsmaterialet i det kulturhistoriske magasinet sikres på en faglig forsvarlig måte. Til tross for enkelte problemer har museet og Sysselmannen kommet fram til en avtale og samarbeidsformene er et resultat av en vilje til å få til et samarbeid om bevaring og formidling. Fra museets side oppfattes det som kunstig at magasinet er løsrevet fra selve museumsdriften. Målet må være at også Svalbard får en institusjonsstruktur som er faglig og administrativt sterk i forhold til de museale oppgavene. For så relativt små samfunn som er på Svalbard burde man klare å få ett museum, en konsolidert enhet som har faglig styrke og ansvaret for løse kulturminner og museumsobjekter for hele øygruppen. Det andre er at god innsikt i kildene (foto, arkiv og gjenstander) kan gi inspirasjon til nye tematiske utstillinger og undervisningsopplegg, uten denne nærheten til samlingene kan man risikere at museumsobjektene og grunnforskning av på disse ikke kommer i sentrum for museets formidling. Det vil bety at museet har hovedansvaret for alle samlingene på Svalbard og inngår samarbeidsavtaler om bevaring og utstillinger med forskjellige aktører. Svalbard Museum burde da få delegert denne myndigheten som vil bety en del endringer i henhold til Svalbardmiljøloven. Et tverrvitenskapelig perspektiv på utstillingen. Et tettere samarbeid med naturvitenskapelig forskning har bidratt til å nå målsettingene om å formidle sammenhengen mellom natur og kultur i et historisk perspektiv. Dette samarbeidet var fra starten tverrvitenskapelig, hvor målet var å få et helhetlig formidlingskonsept presentert som ei basisutstilling. Grunnboka ble raskt produsert. Konseptet ble utviklet gradvis gjennom pågående diskusjoner. Utstillingstekstene ble svært ulike i form, og museets ansatte og arbeidsgruppa arbeidet grundig i samarbeid med tekstforfatterne for å gjøre tekstene tilgjengelige for et bredt publikum. Dette var en lang prosess. Siden tekstene kom fra så mange forskjellige fagfolk, ble det tidlig bestemt at de skulle være undertegnet av forfatterne. Neste utfordring var at museet ikke hadde ei naturvitenskapelig typesamling. Store pattedyr fikk museet tillatelse av Sysselmannen til å felle. Andre arter, spesielt de marine, var mer problematisk. Sommeren 2005 fikk ikke en av de marine biologene gjennomført planlagt feltarbeid og dermed måtte diverse preparater samles sammen fra forskere og andre museer, samt at vi måtte produsere modeller etter fotografier. Mangelen på ei naturvitenskapelig studiesamling var dermed svært merkbar for museets utstillingsarbeid. Det samme gjaldt vår mangelfulle geologiske samling. Her måtte Naturhistorisk Museum og Bergvesenet på Svalbard supplere museet. Utstillingen bærer preg av at det tverrvitenskapelige samarbeidet kom tidlig i gang i utstillingsprosessen, men også hvilke kulturhistorikere og naturvitere som deltok i arbeidet. Fangsthistoria fikk større oppmerksomhet enn historia til gruvedriften og biologien fikk større oppmerksomhet enn geologien. Det var likevel et bevist valg at referansegruppa ønsket å fokusere på hav- og luftstrømmene og den marine fauna som vilkåret for liv på Vest- 5

Spitsbergen, fordi man da lettere kunne trekke sammenhengen til dagens miljø- og klimaproblemer. Erfaringene fra dette arbeidet er at det var nødvendig at museet prosjektledelse fungerer som et bindeledd mellom kulturhistorikere og naturvitere på den ene siden og designere og produsenter på den andre siden. Målet med utstillinga var ikke bare opplevelse, men også å gjøre kunnskapen om Svalbards historie og natur tilgjengelig. Vi ønsket ei utstilling som var forskningsbasert. Åpen kommunikasjon, skape enighet og ha en overordnet kontroll av de mange aktørene og produksjonsleddene i prosessen var dermed den største utfordringen for prosjektledelsen. Et museum uten statlige tilskuddsmidler og med ressurser som et lokalmuseum har gjennomført et stort løft både for formidlingen av Svalbards natur og historie, men også organisatorisk. Det er ikke enkelt å være den minste og pådrivende aktøren i et samarbeid uten tyngde eller ressurser til å utvikle eller føre arbeidet videre. Dette blir nå avhengig av hva myndighetenes mål er med Svalbards museumsoppgaver og hvem som skal ivareta de i framtida. Overførbart til andre Samarbeid har vært nøkkel-ordet for alle prosessene Svalbard Museum har gjennomført i løpet av prosjektperioden. Målet har vært å utnytte eksisterende ressurser på Svalbard, men også kompetansen blant fastlandsforskere og kulturvitere som er engasjert i historie og naturviten på Svalbard. Engasjement og samarbeidsvilje om felles mål har vært drivkraften bak samordning og bevaring av samlingene og å få laget en kunnskapsbasert og opplevelsesrik utstilling. Erfaringene tilsier at det må være en institusjon eller en prosjektleder som har ansvaret for å følge opp prosessene, ivareta en åpen kommunikasjon, følge opp muntlige avtaler og bestemmelser, formulere avtaler som grunnlag for diskusjon og vedtak. Det burde kanskje vært tilført prosjektleder et mandat i begynnelsen av prosessen for at man skal unngå å reversere prosessen på grunn av personalutskiftninger eller andre hendelser.. Samtidig har det vært behov for en bred kompetanse når det gjelder museumsfaglige spørsmål, juridiske spørsmål, forskning og formidling. Det er ikke gitt at forskere og kulturvitere og andre vil ha anledning til å bidra med stor innsats uten honorarer for tekstskriving eller uten å få betalt for bruk av fotografier og annet, slik situasjonen har vært for Svalbard Museum. Skulle museet ha betalt ordinære satser for alle bidrag ville de forskjellige prosjektene hatt høyere kostnader. Det samme frivillige engasjementet må ikke museet regne med å kunne nytte i vår daglige drift. Museet kan ikke i dag ivareta gjenstandsamlingene og fotografiene på en tilfredstillende måte uten en samarbeidsavtale med Sysselmannen på Svalbard. Derfor har samarbeidet med Sysselmannens miljøvernavdeling (kulturminnevernet) synliggjort nødvendigheten av et aktivt og tett samarbeid om formidling og bevaring. Selv om museet på sikt ønsker delegert myndighet til å forvalte løse kulturminner, synes vi at ordningen i dag ikke bare er tilfredstillende, men helt nødvendig. Longyearbyen 04.09.06 Gerd Johanne Valen Museumsbestyrer 6