1 ephorte-rutiner - doktorgradssaker 31.5.2017 Sakstype: hver har sin individuelle mappe Sakstittel: Doktorgrader Ph.D.(Dr. Philos) etternavn, fornavn (sladdes ikke) institutt og evt klinikk (akronym) Sakseier: Saksansvarlig: saksbehandler Tilgangskode: Kun på utvalgte journalposter. ngen tilgangskode på saksnivå Arkivdel: SAK O Ordningsverdi: 571 Aktuelle unntakshjemler etter Offentleglova: Offl. 13 jfr Fvl. 13 (Taushetsplikt om personlige forhold); offl. 5.3 (tsatt innsyn); offl. 26.1 (Eksamenssvar og karakterer), offl. 26.4 (Forskningsideer i prosjektbeskrivelser) samt offl. 26.5 (Fødselsnummer) Avskrivning: Stor bokstav avskrives med liten bokstav med samme tallet i parentes Klager: Legges på separat klagesak med jevnføring samt lenke til mappe Aktuelle journalposter: JP-type Tittel Avsendermottaker OPPTAK Søknad om opptak Påkrevet dokumentasjon i separate vedlegg: Vitnemål Finansieringsbekreftelse Arbeidsavtale Søknad og svar vedr. godkjenninger Prosjektbeskrivelse Plan for opplæringsdelen Plan for gjennomføring av prosjektet innen normert tid Tilgangskode og hjemmel Avskrevet Merknader Elektronisk godkjenning OF: offl. 26 A (1) Kandidat leverer til institutt som sjekker om all dokumentasjon foreligger. nstitutt undertegner og videresender til fakultetet. Arkivet legger signert søknad med vedlegg inn i ephorte Søknad og avtale om opptak uten andre dokumenter, legges til saksbehandler for signering av
2 N/ Vedlegg ved behov: Søknad om fritak fra krav om intern hovedveileder Prosjektvurderingsskjema nternasjonale søkere skal vedlegge resultat av TOEFLeller ELTS-test Nærings-Ph.D-avtale Cotutelle-avtale Redegjørelse for sen søknad Eventuelt: Avtale med ekstern part Eventuelt: Etterlysning av manglende dokumentasjon Eventuell: Ettersendelse av dokumentasjon Ekstern part institutt/ X Signert avtale om opptak Prodekan/dekan - saksbehandler X Signert avtale med ekstern part Prodekan/dekan - saksbehandler Enten: Fullført opptaksvedtak Signert søknads- og avtaleskjema Avtale med ekstern part der hvor dette foreligger Eller: Avslag på søknad om opptak Oversendelse av opptaksbrev og signert avtale Eventuelt: Oversendelse av avtale med ekstern part Signert avtale med ekstern part veiledere ekstern part sdekan/dekan. Tilgangskode OF: Offl. 26 pga opplysninger om sideer, karakterer samt fødselsnummer Opptakssøknader mottatt på e- post blir ikke saksbehandlet. De legges ikke i ephorte, men videresendes på e-post direkte til Ph.D.-teamet. A (2) Legges til saksbehandler for signering av sdekan E-post sendes ut i de tilfeller hvor søknaden er ufullstendig Arkiv legger signert avtale i ephorte samt i kontraktsarkiv på papir Arkiv legger signert avtale i ephorte samt i kontraktsarkiv på papir a (1) Saksbehandler knytter signert avtale til journalposten som vedlegg Fakultetsdirektør samt prodekan a (1) Fakultetsdirektør samt prodekan E-post med informasjon til veileder. Digital versjon av opptaksbrev samt av signert avtale oversendes til samtlige veiledere med FileSender a (2) Saksbehandler knytter signert avtale til journalposten som vedlegg. mottakerfeltet oppgis navnet på institusjonen evt. med kontaktperson
3 GODKJENNNG AV OPPLÆRNGSDEL Søknad om godkjenning av opplæringsdel Kursbevis Bekreftelser Eventuelt: Etterlysning av manglende dokumentasjon Eventuell: Ettersendelse av dokumentasjon Godkjent opplæringsdel FORLENGELSER Forenklet søknad om forlengelse inntil 6 år på programmet Svar på forenklet søknad om forlengelse tvidet søknad om forlengelse utover 6 år på programmet X Bekreftelser på finansiering og veiledning Oppsummering av utvidet søknad om forlengelse Enten: nnvilget søknad om utvidet forlengelse institutt A (3) E-post sendes ut i de tilfeller hvor søknaden er mangelfull a (3) Gruppeleder samt prodekan A (4) Eget skjema for opptak i inntil 6 år fra opptaksdato. Saksbehandler oppdaterer informasjon i FS a (4) Bruk funksjon «Svar med enkel e-post» i Evt. OF: offl. 13 jfr. fvl. 13 A (5) ephorte. Eget skjema for opptak utover 6 år fra opptaksdato brutto. A (6) Mal-skjema nstituttleder a (5)(6) Saksbehandler skriver utkast til brev som behandles på instituttnivå. Gruppeleder og instituttleder Eller: Avslag på søknad om utvidet forlengelse Kopi: gruppeleder a (5)(6) Saksbehandler skriver utkast til brev som behandles på fakultetsnivå. Jf. Ph.D. forskrift. nstituttleder samt prodekan Lovfestet permisjon Sykemelding NAV-vedtak m.m. OF: offl. 13 jfr. fvl. 13 A (7) Saksbehandler oppdaterer informasjon i FS. Svar på lovfestet permisjon OF: offl. 13 a (7) Enkel e-post-mal med informasjon
4 jfr. fvl. 13 KVALTSSYSMET Midtveisevaluering selvrapporteringsskjema Publiserte eller upubliserte manus Prosjektbeskrivelse med fremdriftsplan Fremdriftsrapport Plan for resten av prosjektet Kandidatens egne etiske vurderinger Kopi av godkjenninger OF: offl. 26 Tilgangskode OF: Offl. 26 pga opplysninger om sideer i prosjektbeskrivelse Sendes på flyt til Ph.D.-koordinator for godkjenning Selvrapporteringsskjema legges som hoveddokument Midtveisevalueringsprotokoll Kandidat/ komité Oppsummeringssamtaler Kandidat/ veileder ENDRNGER VELEDERFORHOLD Avtale om endringer i veilederforhold X Ved behov: Signert avtale om endringer i veilederforhold Oversendelse av avtale om endringer i veilederforhold Kopi av avtale BEDØMMELSE Søknad om bedømmelse Ett eksemplar av avhandlingen på minnepinne Bekreftelse på godkjent veileder Kopi: Sendes på flyt til Ph.D.-koordinator for godkjenning A (8) Original sendes til saksbehandler som innhenter signatur fra prodekan og deretter returnerer avtalen til arkivet. Saksbehandler oppdaterer informasjon i FS. a (8) Saksbehandler knytter signert avtale til journalposten som vedlegg A (9) Godkjenninger fra ulike instanser legges i adskilte vedlegg Søknad med minnepinne leveres til gruppe for forskerutdanning, som etter Gruppeleder samt saksbehandler
5 opplæringsdel Bekreftelse på innhentede tillatelser/godkjenninger inklusiv tilhørende søknader Medforfattererklæringer Forslag til bedømmelseskomité og disputasleder Habilitetserklæringer Ved behov: Habilitetserklæring Ettersendelse av habilitetserklæring Hovedveileder Kandidat, veileder eller komitémedlem kvalitetssjekk legger til arkiv for innlegging i ephorte A (10) Saksbehandler sjekker komiteens habilitet. Brukes dersom habilitetserklæringen kommer separat fra forslaget til komité Oppnevning av komitémedlemmer Oversendelse av avhandling: nformasjon til komité bedømmelseskomité Kopi: instituttleder nformasjon til Eventuell: Anbefaling om omarbeiding Eventuell: Omarbeiding av avhandlingen Bedømmelseskomiteens innstilling Eventuell: Søknad om bedømmelse av omarbeidet avhandling bedømmelseskomité Bedømmelseskomité Kopi: Bedømmelseskomité, instituttleder a (10) Formell oppnevning skjer på fakultetsnivå. Hvis dekanen har innsigelser eller kommentarer til den foreslåtte komité, returneres dokumentet uten godkjenning med nærmere beskjed i merknadsfeltet eller i egen e-post. Elektronisk utsendelse via FileSender av følgende: brev fra fakultetet, medforfatterskjema, avhandling samt etiske godkjenninger Kopi til veileder pr mail og i ephorte som dokumentasjon. Vitenskapelige bruker ikke ephorte og mottar ingen kopier her Behandles på fakultetsnivå. Hvis dekanen har innsigelser eller kommentarer, returneres dokumentet uten godkjenning med nærmere beskjed i merknadsfeltet. Fakultetsdirektør Fakultetsdirektør
6 Eventuell: Omarbeidet avhandling: nformasjon til komité Komiteens innstilling Oversendelsesbrev med oppgitt emne samt opplysninger om disputas bedømmelseskomité Kopi: Komité Eventuell: Oppgitt emne Bedømmelseskomité Eventuell: Selvvalgt emne Oversendelse av innstilling Merknader til innstillingen Enten: Bekreftelse på godkjent avhandling Godkjent avhandling: informasjon til Brev om godkjent innstilling Rekvisisjonsskjema Skjema for personalia og sammendrag (tomt) Attestasjonsskjema for prøveforelesning nformasjon om trykking Eller: Vedtak vedrørende innlevert avhandling ERRATA Søknad om retting av formelle feil i trykket avhandling (errata) Errata-liste Kopi: instituttleder OF: offl. 5.3 nnstilling legges som hoveddokument med e-posten som vedlegg. OF: offl. 5.3 Gjelder kun Dr. Philos. E-post fra saksbehandler med opplysninger om frist for ens merknader. NB! Referansenummer! Sendes inn av pr. e-post med referansenummer til postmottak@medisin.uio.no a (9) Fakultetsdirektør A (11) a (9) nderkjennelse av avhandling Fakultetsdirektør
7 Godkjenning av errata Leder i bedømmelseskomiteen Svar på søknad om errata DSPTAS OG PRØVEFORELESNNG Eventuelt: Oppnevning av settemedlem nformasjon til disputasleder Disputasveiledning nnstilling Kunngjøring Disputasledertekst Attestasjonsskjemaer Én trykt kopi av avhandling Bedømmelseskomité disputasleder Attestasjon for prøveforelesning Bedømmelseskomité Attestasjon for disputas Bedømmelseskomité Signert diplomvedlegg via LOS a (11) E-post til dekan Arkiv legger på kopi til saksbehandler Fakultetsdirektør Arkivverdige henvendelser sendt på e-post direkte til saksbehandler skal registreres i ephorte av saksbehandleren selv