Guide for studenter og ansatte Dokumenter med mange bilder Guiden viser planlegging og håndtering av dokumenter med mange bilder. Guiden viser og diskuterer komprimering og plassering av bilder i Word og viser en enkel måte å bearbeide mange bilder via automatiserte prosesser i Photoshop (Elements og PS). Et eget kapittel om krav knyttet til Masteroppgaven i FKH finnes helt til slutt. HiT Høst 2013
Om guiden Denne guiden er nyttig for de som trenger råd om hvordan man håndterer dokumenter med mange bilder. Guiden er nyttig både for studenter og ansatte. I denne guiden: 1: Bildekvalitet og planlegging av dokumenter 2: Word og bilder 3: Automatiserte prosesser i Photoshop (Elements og PS) 1: Bildekvalitet og planlegging av dokumenter Vi tror de aller fleste ønsker seg så god bildekvalitet som mulig, samtidig som man får dokumenter som kan jobbes med på en smidig måte. Ved HiT vil mange ansatte og studenter enten slite med billedmateriale som er «pixlete», (noe som er vanlig når man henter bilder fra nettet), eller bilder som er av for god kvalitet. Det siste kan særlig gjelde masterstudentenes dokumentering av prosesser med bilder tatt med egne kameraer. Da blir datamengden i dokumentet unødig stor. Bildekvaliteten man velger avhenger av dokumentets tenkte bruksområde: Skal dokumentet utelukkende leses på skjerm (korte tekster, nettsider), så kan bildene ha en oppløsning på 72 dpi (dpi: dots per inch, evt. ppi; pixels per inch = punkter pr. tomme). For oppgaver som printes ut på vanlige printere eller skal brukes i avis holder det med 150 dpi. Bøker, slik som masteroppgaver; mellom 200 og 300 dpi (avhengig av arkenes størrelse). Plakater: 300 dpi eller høyere (avhengig av størrelse). Fotografier tatt med et digitalkamera må justeres på to måter: Den første er selve bildestørrelsen. Den kan være rundt 50 cm bred når bildet hentes fra kameraet; en A4 side med marger har kun plass til et bilde som er ca. 16 cm bredt. Den andre justeringen er selve oppløsningen (dpi). Ofte vil kameraet ha en oppløsning på 300 dpi som standard, og må nedjusteres til ditt behov. For mobilkameraer gjelder ofte noe annet: bildene kan være opp mot halvannen meter brede, men med en dpi på bare 72. Disse bildene må også nedjusteres, og man burde være kritisk til kvaliteten på mobilbilder, spesielt innendørsbilder. En masteroppgave (ved IFF) skal trykkes i bokform og være tilgjengelig for andre. Derfor er det viktig at kvaliteten på bildene som brukes - fra omslag til vedlegg - er av høy kvalitet. I denne sammenhengen betyr det at bildene skal ha en oppløsning på 150-200 dpi. Dette kravet må sees i sammenheng med hva bildene skal brukes til. Bildet som skal være på omslaget bør ha så lite komprimering som mulig, mens 70 bilder som skal plasseres i en tabell der de ikke blir mer enn 6 x 4 cm store, kan ha en lavere oppløsning (ca. 150 dpi). Det finnes to måter å møte problemene på. Den ene er å la Word ta seg av jobben med komprimering av bilder. Det fungerer greit i små og mellomstore dokumenter. For større dokumenter, som bøker eller masteroppgaver med svært mange bilder, kan det være behov for en mer effektiv automatisk prosess. Da kan man bruke Adobe Photoshop Action og Batch. 2
2: Word og bilder Her skal vi se på: Words egen komprimering Plassering av bilder i tekst: fri plassering eller i usynlige tabeller? Et Word-dokument med mange bilder kan by på utfordringer. Word har vært notorisk kjent for å være vanskelig å jobbe med jo flere bilder som plasseres inn i dokumentet. Vi ser at dette har bedret seg i de siste utgavene siden 2007, men fortsatt kan plassering av bilder kan føre til ukontrollerte forskyvninger av bilder og tekst. Derfor bør man sette inn bilder mot slutten av arbeidsprosessen (hvis man kan). I tillegg bør man sette inn manuelle Sideskift mellom kapitlene; dette blir dine «buffere» mot uønskede forskyvninger i hele dokumentet når bildene skal plasseres. Microsoft Office Word (2007 og nyere) justerer størrelsen og oppløsningen automatisk når man setter inn bilder (Sett inn Bilde). Bilder blir ca. 16 cm brede (om bildet opprinnelig var større), og dpi settes til 220 (om oppløsningen opprinnelig var høyere). Dette er fabrikkinnstillingene i Word, men de kan endres etter ønske. Gå til: Fil > Alternativer > Avansert > Bildestørrelse og kvalitet: Endringene du gjør her påvirker alle bilder du har i dokumentet / kommer til å plassere i dokumentet senere. «Angi standard målutdata» betyr oppløsningen i punkter pr. tomme (ppt = dpi). «Ikke komprimer bilder» bør ikke velges; da vil bildene ikke tilpasse seg margene og får en alt for stor datamengde til at det går an å jobbe effektivt videre med dokumentet. Hvis man velger å stole på Words egne justeringer, så legg merke til at: Ukomprimerte bilder som settes inn i dokumentet bevarer sin opprinnelige kvalitet helt frem til du lagrer og lukker dokumentet. Når man så åpner det på nytt, er komprimeringen endelig. Bildene kan deretter ikke bli bedre enn det man ser i dokumentet - med mindre man setter dem inn på nytt. Planleggingen av hvordan man skal bruke bildene er viktig! Hvis man ombestemmer seg og vil at et lite bilde skal gjøres større, så må det settes inn på nytt. Words komprimering er (nå) i mange tilfeller mer effektiv enn å gjennomføre komprimering i en separat prosess. Likevel er det ett punkt hvor det er nyttig å bruke automatiserte prosesser i Photoshop. Det er nå du skal plassere svært mange bilder inn i dokumenter, eksempelvis som dokumentasjon av prosesser. Dette angår mange masterstudenter. Plassering av bilder i Word Det er to hovedmåter å plassere bilder inn i Word på. 3
Den første innebærer å bryte teksten rundt bildet på ulike måter, den andre er å plassere bildene i tabeller og dermed unngå problemet fullstendig. Klikk på bildet du vil endre > bildeverktøy. Tekstbryting Standardvalget er «På linje med teksten». Enten bildet midtstilles eller settes til sidene, så vil man få et tomt område rundt bildet (hvis bildet er smalere enn margene). «Firkantet» er modusen som brukes til dette bildet, og da kan man skrive rundt bildet. Man må prøve seg frem for å finne det man behøver. Bildet kan nå flyttes med musepekeren, og teksten føyer seg etter. Ett bilde på denne måten går som regel greit. Forskyvninger oppstår som regel når man plasserer flere bilder på samme side, har figurer, og legger til mer tekst noe som ofte er nødvendig for mange. Som et verktøy for grafisk design krever Word mye prøving og feiling, og det finnes lettere måter å gjøre skikkelig arbeid på, eksempelvis med Adobes InDesign. Bilder i tabeller Bilder kan med fordel holdes på plass med «tvangstrøyer» i form av tabeller. Sett inn en tabell med ønsket antall kolonner og rader, og plasser bildene inne i cellene. Man kan godt markere flere bilder slik at alle settes inn i en vending. Dra og slipp bildene til sine celler, og tilpass deretter bildenes størrelse i forhold til tabellen og til hverandre ved å dra i hjørnene av bildene. 4
Tabeller kan også ha usynlige kantlinjer: Høyreklikk på tabellen og velg Sett inn bildetekst (etter behov) Marker tabellen slik at Tabellverktøyene dukker opp i fanene øverst i arbeidsområdet. Finn Kantlinjer > Ingen kantlinje. Tabellens rammer og linjer er der, men synes ikke for oss. Den store fordelen med tabeller er at bildene ikke forsvinner i dokumentet når endringer skjer. Når man plasserer mange bilder inn i tabeller, så vil Word forsøke å plassere dem i den størrelsen de opprinnelig er lagret i. Det vil si at hvis bildet er ca. 16 cm bredt, så fyller det hele sidens bredde. Er det 50 cm bredt, så gjelder det samme, bare at Word krymper bildet til ca. 16 cm når det importeres. Hvis bildet derimot er justert til 6 cm, slik som bildene over, så blir jobben med å tilpasse dem til tabellen mye lettere selv om man importerer 10 eller 20 bilder i slengen. Bildene passer bedre til tabellen fordi de er justert til et behov. Word er en god tekstbehandler, men et mindre godt grafisk verktøy. Enten det er vi som misforstår hvordan man best bruker verktøyene, eller om det er Word som er konstruert på en kronglet måte, så må man regne med litt prøving og feiling. Det er uansett viktig å gjøre ferdig det meste av tekstarbeidet før man setter inn bilder. Teksten man skriver har som regel noen krav knyttet til seg, og de styrer hvordan du skal plassere bildene. 3: Automatiserte prosesser i PS Elements/Photoshop Om man ikke eier Photoshop selv, så har man tilgang til det på mange av HiTs datamaskiner. Målet med automatiserte prosesser i Photoshop er å gjøre endringer på mange bilder med enkle grep, noe som letter den manuelle arbeidsbyrden (åpne og justere ett og ett bilde, lagre på nytt 5
osv.). Hvis man skal sette mange bilder inn i tabeller, eksempelvis som dokumentasjon av en lengre håndverksprosess, så kan disse verktøyene være til hjelp. Forberedelser: kopier alle bildene man skal gjøre én type endring på i en ny mappe. Åpne Photoshop. Jobb alltid med kopier så man ikke risikerer uopprettelig skade: man kan tåle ett ødelagt bilde men ikke 100. Photoshop Elements (her utgave #10) har satt opp en forenklet automatiseringsfunksjon. Gå til File > Process Multiple Files: Velg kilde (Source) og deretter et mål for dine ferdige bilder (Destination). I tillegg til å kunne gi filene nye navn, kan man sette ny størrelse og oppløsning under Image Size > Resize Image + Resolution. Hvis man skal ha bilder som dekker bredden av en stående A4side, så holder det å stille inn bredden til ca. 16 cm., og programmet avgjør høyden ved å bevare bildets indre forhold (Constrain Proportions). Til sist velger man JPG-komprimering (File Type). Klikk OK, og prosessen begynner. Prosessen tar litt tid, avhengig hvor mange bilder man har satt opp til behandling. I Photoshop skal vi ta opp våre handlinger (Record Actions) og lagre dem som en serie handlinger vi kan bruke med ett klikk senere. Gjør klart et eksempelbilde som kan brukes til å ta opp en Action. Hvordan lage en Action for å endre et bildes størrelse, oppløsning og JPG-komprimering: Vis Actionmenyen med Alt+F9 eller velg den fra Window > Actions. Klikk Create New Action nederst. 6
I dialogvinduet kan du nå gi et navn til din Action. Klikk Record og opptaket begynner: alt du gjør nå blir en del av Actionopptaket! Gå til Image > Image Size (Alt+Ctrl+i) for å kunne endre størrelsen på bildet. Her stilles størrelsen og oppløsningen slik man vil ha det. Husk, dette vil gjelde alle bilder man bruker denne Action på senere. oppløsningen til 200 dpi/ppi. Klikk OK, og bildestørrelsen endres og blir en del av opptaket. 7 Her velger jeg å bruke 4 cm i bredden (før var den 32 cm, noe som er altfor stort), og setter Velg Lagre som/save as (Ctrl+Shift+S) og velg JPEG som filformat, gi filen et nytt navn og klikk Lagre/Save. I det neste vinduet skal man sette JPEG innstillingene slik man vil ha dem. I dette eksempelet går jeg for en komprimering på 10, noe som kun gir et lite kvalitetstap. Klikk OK og bildet er lagret som et «nytt» bilde.
Klikk Stop Recording. Denne Action er nå lagret i Actionmenyen og kan brukes på ett eller flere bilder. Hvis man skal bruke den på kun ett bilde, holder det å åpne bildet, velge rett Action og spille den av med knappen Play Selection. Legg også merke til at Actionverktøyet kan brukes på alle typer handlinger i Photoshop. Det er et veldig kraftig verktøy fordi alle handlinger blir lagret i en Action. Gjør man en feil handling eller en handling som man ikke er klar over, så vil man gjenta feilen når man bruker Action senere. Legg mere til at man kan se gjennom sine Actions ved å klikke på trianglene før navnene. Når man skal bruke den på flere bilder, for eksempel en hel mappe (med kopier, ikke originalene), så må man gå via Fil > Automate > Batch. I dette vinduet må man gjøre følgende: Velge rett Action; velge kilde (Source) og velge et mål (Destination). Så lenge man jobber med kopier kan man prøve seg frem her. Klikk Choose for å velge kilde og målmapper vær presis. Hvis man har tatt opp Open/Åpne og Save/Lagre i sin Action, så kan man huke av i Override Action «Open» og «Save»-boksene og den automatiske prosessen lar stegene som er lagret i Action styre selv. Include All Subfolders bør bare hukes av i de tilfeller man er sikker på at absolutt alle bilder i mapper og undermapper skal få samme behandling! 8
Nå kan man klikke OK, og prosessen starter. Jo flere bilder man har i mappen, jo lengre tid vil det ta. Man kan nå se at Photoshop jobber eller man kan ta en pause og gjøre noe annet. Som sagt; den store fordelen med å preparere bilder på denne måten, er at man slipper den manuelle justeringen av mange bilder som skal plasseres eksempelvis i tabeller. Nå får man en mappe med ferdige bilder som lett kan plasseres ut i dokumentet uten å måtte dras til på øyemål slik at de blir like store, noe som kan være en frustrerende prosess som stjeler tid. JKP@HiT06012014 Kan fritt distribueres og endres innad i Høgskolen i Telemark 9