NORGES I DRETTSFORBUND Hordaland idrettskrets O~ PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 03/17 Styremøte 03/17 ble avholdt torsdag 9. mars på Idrettens Hus. Møtet startet kl. 20.00 og ble avsluttet kl. 21.10. Helge Johnsen, kretsleder X Gunn Berit Lunde Aarvik, nestleder X Gunn H. Knudsen, styremedlem X Terje Valen, styremedlem X Robert-Andre Teikari, styremedlem X Navn Tilstede For- Fall Merknad Gjertrud Toft Erichsen, styremedlem X Leila Rossow, varamedlem X Steinar Kvinge, varamedlem X Ole Nilsen, økonomikonsulent X Deltok t.o.m. sak 15/17 Knut Songve, organisasjonssjef X Referent Sak 12/17: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Sak 13/17: Godkjenning av protokoll fra styremøte 02/17 Sak 14/17: Årsregnskap HIK og OLTV 2016 Sak 15/17: Endelig budsjett HIK og OLTV 2017 Sak 16/17: Tid og sted for kretstinget 2018 Sak 17/17: Oppfølging Idrettens Styringsbarometer Sak 18/17: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger - Oppfølgingssaker, skriv og meldinger - Deltakelser/representasjon - HMS og personell
Sak 12/17: Kommentarer: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Styret ønsket å sette opp en ekstra sak på saklisten: Oppfølging Idrettens Styringsbarometer og dagens samling med HIKs styre og administrasjon. Vedtak: Møteinnkalling og sakliste godkjent med overnevnte merknad. Sak 13/17: Godkjenning av protokollen fra styremøte 02/16 Saksunderlag: Utkast til protokoll fra styremøte 02/16 Vedtak: Protokollen godkjent. Sak 14/17: Årsregnskap HIK og OLTV 2016 Saksunderlag: Kommentarer: Resultatregnskap HIK Resultatregnskap OLTV Samlet resultatregnskap, samlet balanse med noter Utkast til årsberetning HIKs årsregnskap 2016 viser et overskudd på kr. 205.374. Dette er et noe forbedret resultat ift. det som ble presentert i styremøte 02/17. Hovedårsaken til dette er endring i den interne fordelingen av IT basis-kostnaden mellom HIK og OLTV. OLTVs årsregnskap 2016 viser et underskudd på kr. 21.201. Dette er et betydelig forbedret resultat ift. det som ble fremlagt i styremøte 02/16. Dette skyldes først og fremst at mesteparten av u nderskuddet har kunnet bli dekket inn gjennom inntektsføring av midler fra balansen. Budsjettet for OLTV for 2016 ble gjort opp med et underskudd på kr. 518.122. Samlet resultat for organisasjonsnummeret som tilhører Hordaland idrettskrets blir dermed kr. 184.172. Dette utgjør 0,7 % av omsetningen. Årsregnskapet foreligger nå i den form det vil inngå i ved behandling på idrettskretstinget i 2018. Det er gjort nødvendige eliminasjoner mellom HIK og OLTV. Styret diskuterte om det er ønskelig å disponere overskuddet til ulike områder eller prosjekter. Styret konkluderte med at en ønsker å styrke annen egenkapital fremfor å disponere et overskudd til ulike prosjekter/fagområder. Årsberetningen ble signert i møtet.
Vedtak: Årsregnskapet for 2016 for org.nr. 944 773 738 Hordaland idrettskrets viser et resultat på kr. 184.172. Regnskapet for HIK viser et overskudd på kr. 205.374. HIKs overskudd føres mot annen egenkapital. Regnskapet for OLTV viser et underskudd på kr. 21.201. Underskuddet dekkes inn gjennom bruk av annen egenkapital. Årsregnskapet med noter og årsberetning godkjennes som endelig regnskap for 2016. Sak 15/17: Endelig budsjett HIK og OLTV 2017 Saksunderlag: Budsjett HIK - andre utkast Budsjett OLTV - første utkast Kommentarer: Det tredje budsjettutkastet for HIK 2017 er satt opp med et underskudd på kr. 183.980. Det er bare gjort mindre justeringer fra styremøte 02/16. De fleste inntektspostene er nå kjente, herunder rammetilskudd fra NIF og kompetansemidlene fra NIF. ITkostnadene blir høyere i 2017 enn tidligere forespeilet. På den positive siden tar vi med at vi har fått anledning til å overføre u brukte midler ifm. tidligere ungdomsprosjekt til videre arbeid i nnenfor målgruppen i 2017. Vi har fått tilført kr. 675.000 i kompetansemidler fra NIF. Dette er det høyeste beløpet vi noen gang har fått tilført. Beløpet er ca. kr. 200.000 høyere enn vi fikk tilført i 2016. I langtidsbudsjettet som ble vedtatt på kretstinget 2016 ble budsjettet for HIK satt opp med et underskudd på kr. 149.539. Det andre budsjettutkastet for OLTV er satt opp med et underskudd på kr. 373 012. Det første budsjettutkastet viste et underskudd på kr. 348.712. OLTV vil ha en egenkapital på nærmere 3 millioner kroner etter at regnskapet er gjort opp for 2016. Langtidsbudsjettet for OLTV, som ble behandlet på kretstinget i 2016, ble vedtatt med et underskudd på kr. 656.000 i 2017. Styret stilte spørsmål ved om underskuddet for OLTV sin del er knyttet opp mot langsiktig drift/lønnsmidler. Administrasjonen ser det slik at dette er en styrt utvikling. OLTVs solide egenkapitalsituasjon gjør at det naturlig å øke aktiviteten noe. Dette kan justeres inn senere dersom det skulle bli nødvendig. Erfaring viser dessuten at resultatene for OLTV ender opp med å være mer positive enn det som har fremgått av budsjettene. Vedtak: Det fremlagte budsjett vedtas som endelig budsjett for HIK og OLTV 2017.
Sak 16/17: Tid og sted for kretstinget 2018 Kommentarer: De siste idrettskretstingene har vært gjennomført slik: 1993: Ulvik 1995: Stord 1997: Bergen 1999: Voss 2001: Bergen 2004: Ulvik 2006: Bergen 2008: Voss 2010: Bergen 2012: Os 2014: Bergen 2016: Bergen Det har vært en etablert praksis med å gjennomføre idrettskretstinget hver annen gang i Bergen og hver annen gang i en annen kommune i Hordaland. I 2016 ble denne praksisen fraveket ved at tinget ble lagt til Bergen for annen gang på rad. Bakgrunnen for dette var at det ble antatt at deltakelsen ville bli høyere i Bergen enn utenfor Bergen. Styret diskuterte prinsippet med å gjennomføre kretstingene fast i Bergen ift. å spre disse rundt i fylket. En endte på at det er ønskelig å spre kretstingene i fylket. Fra administrasjonen forelå det et forslag om å gjennomføre kretstinget 2018 i Norheimsund. Påskeferien 2018 varer fra 26. mars til 2. april. Lørdag 7. april eller lørdag 14. april er aktuelle tidspunkt. Styret ønsker å starte med et seminar/fagdel/politisk tema kl. 1030-1200, og at selve tinget gjennomføres fra kl. 1300-1700. Vedtak: Idrettskretstinget 2018 gjennomføres lørdag 14. april i Norheimsund. Det blir lagt opp til et seminar i forkant av tinget. Sak 17/17: Oppfølging Idrettens Styringsbarometer Kommentarer: Denne saken ble satt på saklisten i møtet. Saken er en direkte oppfølging av samling med styret og administrasjonen i HIK samme dag. Styret mente at samlingen var nyttig. Det blir viktig å finne en sterkere felles plattform i det videre arbeidet. En måte å følge dette opp på, er å gjennomføre halvårige samlinger der hele styret og hele administrasjonen deltar. Det ble foreslått å sette ned en gruppe med to personer fra styret og to personer fra administrasjonen til å forberede en slik samling. Gunn H. Knudsen og Robert-Andre Teikari i nngår i planleggingsgruppen fra styret. Torsdag 15. juni fra kl. 1700 er et aktuelt tidspunkt for gjennomføring av samlingen. Styret ønsket også å ta handlingsplanen opp som tema på flere styremøter. Det er også ønskelig at administrasjonen orienterer styret om status og utfordringer innenfor det enkelte fagområdet.
Vedtak: Styret ønsker å gjennomføre en samling med hele administrasjonen en gang pr. halvår. Det er ønskelig med jevnlige orienteringer fra ansatte i administrasjonen innenfor de ulike fagområdene. Org.sjef følger opp dette. Styret ønsker en tettere oppfølging av handlingsplanen i styremøtene. Sak 18/17: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger o Orienteringssaker, skriv og meldinger Idrettscampus Bergen. Status ift. fremdrift og ansettelse av daglig leder. HIK 100 år 2019. Orientering om mulig fylkeskommunal medvirkning og forespørsel fra SK Djerv om samarbeid ift. fremvisning av historisk materiale. Utsiktene til økonomisk støtte til gjennomføring av et bokprosjekt er svært begrenset, og det anses som lite realistisk å gå videre med planlegging av et bokprosjekt. Blant de andre idrettskretsene er det også liten entusiasme for et bokprosjekt. Bare 2 av 19 idrettskretser ønsker å gi ut bok. Rammetilskudd til idrettskretsene 2017. Hordaland idrettskrets er tildelt kr. 2.571.057 i rammetilskudd i 2017. Kompetansemidler til idrettskretsene 2017. Hordaland idrettskrets er tildelt kr. 675.376 i 2017. Åpenhetsutvalgets anbefalinger- oppfølging og konsekvenser for HIK. HIK har sendt brev til NIF om negative konsekvenser for HIK dersom ikke HIK lenger gis anledning til å foreta egne utbetalinger av lønn, honorarer og utgiftsrefusjoner. HIK har ikke fått tilbakemelding fra NIF på henvendelsen. Regionalisering av idrettskretser - brev fra NIF. Sør- Trøndelag idrettskrets og Nord-Trøndelag idrettskrets vil slå seg sammen til en idrettskrets fra 01.01.2018. Det er naturlig å følge de erfaringer disse kretsene gjør seg ifm. sammenslåingen mtp. mulig sammenslåing av andre idrettskretser senere. Forslag til endringer i tilskuddssatser og spillemiddelregelverket. NIF foreslår overfor KUD å gjenta innspillet om endringer i tilskuddssatsene fra 2016. Disse ble ikke fulgt fullt ut fra departementets side sist. I tillegg vil NIF signalisere at idretten ønsker en større gjennomgang av bestemmelsene frem mot 2018 med sikte på å nå IPDs mål om et gjennomsnittlig tilskudd på 30 prosent av finansieringen ved bygging av idretts- og nærmiljøanlegg. o Deltakelser/representasjon Kretsting NFF Hordaland, Thon Hotel Sandven i Norheimsund lørdag 11. februar. Knut Songve deltok. Bergen Awards, fredag 24. februar kl. 1900. Knut Songve og Pia Mørk Andreassen deltok.
Anleggskonferanse Kvinnherad IR onsdag 15. mars. Helge Johnsen deltar. Årsmøte onsdag 15. mars, Tysnes IR. Årsmøte mandag 20. mars, Ullensvang IR. Anne-Kristine Aas deltar. Årsmøte tirsdag 4. april, Stord IR. Årsmøte onsdag 26. april, Osterøy IR. Terje Valen deltar. Årsmøte onsdag 26. april, Fjell IR. Gunn H. Knudsen deltar. Årsmøte onsdag 29. mars, Sveio IR. Anne-Kristine Aas deltar. Årsmøte torsdag 30. mars, Austevoll IR. Terje Valen deltar. Årsmøte torsdag 6. april, Bergen IR. Helge Johnsen og Anne-Kristine Aas deltar. Kretsting, Hordaland Gymnastikk og Turnkrets, Stord søndag 12. mars. Robert-Andre Teikari deltar. Årsmøte Statuettklubben med utdeling av Idrettsmerket, Tranehuset Bergen, fredag 17. mars kl. 1900. Helge Johnsen ville delta på dette arrangementet, men det er dessverre blitt avlyst pga. få påmeldte. Arrangement ifm World Cup freestyle, Voss fredag 24. mars. Helge Johnsen, Gunn Berit Lunde Aarvik, Knut Songve og Pia Mørk Andreassen deltar. Kretsting, Hordaland Friidrettskrets, Bergen 18. mars. Forbundsting, Norges Friidrettsforbund, Bergen 25.-26. mars. Helge Johnsen deltar. o HMS og personell Protokoll godkjent q/'i -2017: Hel. sen Leder 14 u Gunn Berit Lunde Aarvik Nestleder