Kvam herad Sakspapir SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Sakshands. Kvam formannskap 24.11.2009 052/09 ATLKJO Kvam heradsstyre 01.12.2009 108/09 ATLKJO Avgjerd av: Saksh.: Atle Kjosås Arkiv: N-038.0 Objekt: Arkivsaknr 09/1446 Retningslinjer for innkjøpsarbeidet i Kvam herad Samandrag: Kvam herad har det siste halvåret brukt ressursar for å leggja til rette for meir effektivt innkjøp. Til grunn for arbeidet ligg: Lov og forskrift om offentlege anskaffelser. Viktige oppgåver har vore dagleg drift, nye rammeavtalar, einskildinnkjøp og å innarbeida praktisk innkjøpsarbeid i heradet. Vidare har problemstillingar knytt til lokalt næringsliv, samarbeid i Hardangerregionen innkjøpssamarbeid med Bergen vore aktuelle tema. Fokuset på at Lov og forskrift om offentlege anskaffingar skal nyttast i alle samanhengar der det offentlege skal investere eller kjøpe varer og tenester, har auka tydeleg dei to siste åra. Brot på regelverket og sanksjonar i samband med dette har fått auka fokus i media. Rådmannen ser behovet for å etablera overordna mål for arbeidet med innkjøp, difor legg han fram ei sak for Kvam heradsstyre om forslag til retningslinjer for innkjøpsarbeidet i Kvam. I arbeidet med retningslinjene har han teke omsyn til at heradet må følgja lovverket. Vidare er det lagt vekt på omsynet til lokalt næringsliv, redusera kostnader, redusera talet på innkjøpsprosessar, leverandørutvikling og å auka kunnskapsnivået omkring innkjøpsprosessar i eigen organisasjon. Rådmannen sitt framlegg til vedtak: 1. Kvam heradsstyre godkjenner dei framlage retningslinjene for innkjøpsarbeidet i Kvam herad 2. Retningslinjene skal leggjast til grunn for det vidare innkjøpsarbeidet i Kvam herad. 24.11.2009 Kvam formannskap
Framlegg til vedtak Lars Ragnvald Djupevåg, V: som rådmannen sitt framlegg til vedtak: 1. Kvam heradsstyre godkjenner dei framlage retningslinjene for innkjøpsarbeidet i Kvam herad 2. Retningslinjene skal leggjast til grunn for det vidare innkjøpsarbeidet i Kvam herad. Røysting: Lars Ragnvald Djupevåg, V sitt framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke med 9 røyster. Saksordførar: Even Øyri, Ap FSK-052/09 Tilråding: 1. Kvam heradsstyre godkjenner dei framlage retningslinjene for innkjøpsarbeidet i Kvam herad 2. Retningslinjene skal leggjast til grunn for det vidare innkjøpsarbeidet i Kvam herad. Lista inneheld sentrale dokument som det er referert til eller sitert frå i saksframstillinga: JournalID Journaldato Tittel Avsendar For å opne dokument det er referert til i tabellen må du klikke på lenka under her. Skriv så inn JournalID i søkefeltet DokumentID og utfør søket. http://www.kvam.no/innsyn5/wfinnsyn.aspx?response=journalpost_sok&simple=false x
Saksopplysningar Retningslinjene for innkjøpsarbeidet i Kvam herad skal fastsetja overordna mål for innkjøp av varer, tenester og bygg - og anleggsarbeid i heradet. Gode rutinar, organisering og gjennomtenkte system for heradet sine innkjøp vil føra til eit godt omdøme, effektive arbeidsprosessar og betre vilkår i marknaden. Målsetjinga er at heradet sine behov vert dekka og primære oppgåver styrka. Det overordna målet for retningslinjene på innkjøpsområdet skal vera: Profesjonelle innkjøp = betre tenester For å nå det overordna målet skal heradet leggja vekt på følgjande delmål.: Innkjøpsfunksjonen skal målbera profesjonelle haldningar, høg kompetanse med fokus på etikk og miljø. Organiseringa av innkjøpsfunksjonen skal byggja på sentral styring, koordinering og tverrfagleg samarbeid tilrettelagt for lokal gjennomføring. Samhandling, effektiv organisering og bruk av innkjøpsverktøy skal saman med forankring i leiinga gje økonomisk effekt som er råd å måla. Ta omsyn til lokalt næringsliv så langt det let seg gjera i forhold til lovverket. Samarbeid med andre offentlege aktørar skal utviklast og forvaltast i balanse mellom marknadsmakt og samfunnsansvar. Utvikla gode rutinar for innkjøp og auka kompetansen innan eigen organisasjon. Effektar Kvam herad vil oppnå ved desse tiltaka: følgja lovverket betre tenester redusera talet på innkjøpsprosessar spara tid på kvar einskild prosess redusera kostnader sikra kvaliteten hos leverandørane medverka til auka kompetanse hjå lokale leverandørar Rammeverk Kvam herad skal gjennomføra alle sine innkjøp i tråd med regelverket for offentlege innkjøp (lov og forskrift om offentlege anskaffingar, forskrift om innkjøpsreglar i forsyningssektoren og forskrift om klagenemnd for offentlege anskaffingar). Innanfor rammene for regelverket er det naudsynt at heradet gjer innkjøpa så kostnadseffektivt som mogeleg. Regelverket stiller krav til at heradet opptrer forretningsmessing og med stor integritet. I lov om offentlege anskaffingar 1 går det fram at: loven og tilhøyrande forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikra mest mogeleg effektiv ressursbruk ved offentlege anskaffelsar basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlege opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlege anskaffelsar skjer på en samfunnstjeneleg måte.
I omgrepet forretningsmessig ligg det at oppdragsgjevar til ein kvar tid skal vurdera korleis han kan oppnå eit mest mogeleg fordelaktig kjøp. Vidare inneheld omgrepet eit prinsipp om at ein ikkje skal ta utanforliggjande omsyn i prosessen. Kravet til at ein opptrer forretningsmessig gjeld gjennom heile prosessen, frå avgjerd om å starte ein innkjøpsprosedyre til tildeling av kontrakt. Krav til god forretningsskikk og høg forretningsetisk standard inneber at oppdragsgjevar skal opptre som ein aktsam profesjonell innkjøpar på alle stadie av innkjøpsprosessen innanfor ramma av regelverket om offentlege innkjøp. Sakshandsaminga skal vera sakleg, forsvarleg og ikkje vilkårleg. Regelverket skal sikra at alle potensielle leverandørar har dei same føresetnadane til å oppnå kontrakt med det offentlege, samstundes skal regelverket medverka til at det offentlege gjennomfører effektive kjøp og nyttar offentlege midlar på ein økonomisk fornuftig måte. 1 i lova må sjåast i samanheng med dei grunnleggjande prinsippa i anskaffingslova 5. oppdragsgjevar skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikra høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlinga og sikre at det ikkje finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. en anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet iveretaes gjennom anskaffelsesprosessen. utvelgelse av kvalifiserte tilbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke diskriminerende kriterier. Likebehandling av leverandørane er eit grunnprinsipp. Heradet skal i alle prosessar leggja tilhøva til rette for at leverandørar har like høve til å kunna konkurrera om dei ulike kontraktane. Offentlege innkjøp skal som hovudregel, eller så langt som mogeleg, vere basert på konkurranse. Konkurranse er ønskjeleg både ut frå samfunnsøkonomiske og forretningsmessige omsyn, men også ut frå forvaltningsrettslege prinsipp om likebehandling. For å sikra at offentlege innkjøp går rett føre seg, følgjer det av regelverket at innkjøpsprosessen skal vere råd å skjøna på førehand, gjennomsiktig og råd å etterprøva. Leverandørar skal kunna sjå kva for handlingar eller avgjerder som heradet tek i løpet av innkjøpsprosessen, samt skriftleg dokumentasjon over alle vurderingar, avgjerder, referat frå møter mm. som har vore av betyding for konkurransen. Leverandørar skal ha tilstrekkeleg informasjon om konkurransen og korleis han er vert gjennomført. På dette grunnlaget kan dei gjera forsvarlege vurderingar og val med omsyn til kva deira tilbod skal innehalda, og etter konkurransen etterprøva heradet sine val. Kravet om objektive og ikkje-diskriminerande kriterie skal sikra at alle leverandørar har like vilkåra i konkurransen, og det er ikkje lov å handsama leverandørar ulikt basert på statsborgarskap, eller kor leverandøren er etablert. Retningslinjer for innkjøpsarbeidet i Kvam herad er meint for Politikarar Tilsette Leverandørar/marknaden Ålmenta
Organisering og fullmakter God organisering av innkjøpsfunksjonen er avgjerande for eit godt resultat. Forsking syner at innkjøpsfunksjon sentralt plassert i organisasjonen, har stor betyding for eit godt resultat. Ein sentralisert innkjøpsfunksjon har fleire fordelar. Mellom anna vil forankring i toppleiinga gjera at overordna rettingslinjer og strategiar vert tekne vare på, kompetanse og erfaring vert samla på ein stad og risikoen for brot på regelverket vert redusert. Regelverket er omfattande og komplisert, og risikoen for skade, både økonomisk tap, og tap i omdøme ved brot på regelverket er stor. Mange presseoppslag dei siste åra om brot på regelverket og avdekking av korrupsjonssaker har ført til at utviklinga går mot ein sterkare grad av sentralisering/koordinering av innkjøpa. Det overordna ansvaret for organiseringa av innkjøpsfunksjonen ligg hjå rådmannen. Rådmannen har difor organisert ein eigen stabsfunksjon for at innkjøpsfagleg fokus, erfaringsutveksling og koordinering blir gjennomgåande i alle innkjøpsprosessar, samstundes som brukarane sine behov for rette produkt eller tenester vert dekka. Stabsfunksjon er kalla Kraft og innkjøp og skal, utanom å arbeida med kraftsaker, setja fokus på innkjøpsrelaterte problemstillingar i heradet. Innkjøpsfunksjonen vil i korte trekk vera prega av færre, men større innkjøp, betre planlegging, større/fleire rammeavtalar og på sikt auka bruk av elektroniske innkjøpssystem. Einingsleiar skal ha ansvar for innkjøp ved si einig og underliggjande avdelingar. Eigaransvaret for kontraktar og oppfølging vert plassert hjå den som er største brukar, og til Kraft og innkjøp når mesteparten av Kvam herad sine einingar er brukarar av avtalen (avtalar som går på tvers av alle einigane). Kvar eining skal ha ein innkjøpskoordinator. Dei skal gjennomføra innkjøp i tråd med fastsette rettingslinjer. Alle rammeavtalar skal gjerast lett tilgjengeleg for alle einigsleiarar i Kvam herad, her skal innhald, prisar m.m og lengda på avtalane enkelt koma fram. Alle einingane i Kvam herad skal kunna bruka felles rammeavtalar. Kraft og innkjøp skal etablera kontrollrutinar for å sikra at lojaliteten til inngåtte avtaler vert teke vare på, samt bruka dette som grunnlag for å følgja opp kontraktane. Det vil koma krav til elektronisk fakturering frå styresmaktene, og heradet må byrja å tilpassa seg denne ordninga slik at overgangen vert mjukare både for leverandørar og heradet. Ei ordning med å setje ned brukargrupper i samband med planlegging av nye innkjøpsprosessar bør profesjonaliserast ved at desse gruppene vert etablerte som permanente innan dei ulike innkjøpsområda/einigane. Deltakarane til desse gruppene bør peikast ut, og dei bør ha eit klart mandat/ansvarsområde. Kraft og innkjøp skal leggja til rette for effektive prosessar slik at ressursbruken i brukargruppene vert rasjonell. Når det gjeld innkjøp som skjer sporadisk, så vil det vera rett å oppnemna adhoc-brukargrupper. Medlemmer av brukargruppene må ha tilstrekkeleg kompetanse på innkjøp, og haldast jamleg oppdatert gjennom kompetansetiltak Brukargruppene tek del i oppfølginga av kontraktane etter at standardprosedyre/frekvens er fastsett av Kraft og innkjøp, dei vil derfor få ein meir aktiv rolle i heile kontraktsperioden.
Kraft og innkjøp skal ha ansvar for leggje til rette for ein god innkjøpsprosess, der ansvar for innkjøpssystem, brukarstøtte og verkty for styring av kontraktar skal liggja. Alle kjøp over nasjonal terskelverdi (for tida, over 500 000 NOK) skal meldast til Kraft og innkjøp før innkjøpsprosessen vert sett i gong. Alle protokollpliktige innkjøp (for tida, over 100 000 NOK) skal meldast til Kraft og innkjøp før innkjøpsprosessen vert sett i gong. Måling og registrering av oppnådde resultat skal følgjast opp. Det skal setjast i verk tiltak for å auka kompetansen hjå einigsleiarar og dei ulike utvalde brukargruppene. Samarbeidet mellom sentrale innkjøpsmiljø i heradet bør styrkjast, dette gjeld særleg samarbeid mellom Kraft og innkjøp, eigedomsforvaltninga, kommunale føretak, prosjekt og tekniske tenester. Andre sentrale tiltak som ligg til grunn for retningslinjene for innkjøp og som skal føra til at heradet oppnår gode resultat er: Betre utnytting av stordrifts- og storkundefordelar Styrkja lojaliteten og bruken av alt etablerte rammeavtalar Standardisering av prosess og bruk av standarddokument. Ta omsyn til lokale og differensierte behov. Leverandør og innkjøpsstrategi Leverandørstrategi er definert som hvordan kjøpende virksomhet forholder seg til sin/sine leverandører. Produkta/tenesta kan vera avgjerande for korleis den kjøpande verksemda held seg til aktuelle leverandørar. Tradisjonelt har innkjøpsfokus i stor grad vore retta mot forhandlingar og leverandørval. Dette fokuset vil ein framleis ha, men med eit sterkare fokus på behovsfase og strategival for det enkelte område. Det følgjer av innkjøpsteorien at dei største potensielle gevinstane er knytta til defineringa av behov. For å kunna imøtekomma dette er det difor naudsynt at kompetansen vert styrka, og at innkjøpsfunksjonen vert profesjonalisert. I tillegg er det naudsynt å henta inn ekstern kompetanse på område der den interne kunnskapen om leverandørmarknaden er for svak. Implimentering og oppfølging av nye avtalar må få vesentleg større merksemd og heradet må bruka meir ressursar på det, slik at det vert sikra at avtalar vert brukt og eventuelt justert. Vidare må leveringsvilkår/prisar følgjast opp og kontrollerast om dei er i samsvar med kontrakt. Dette vert best løyst ved at elektronisk bestilling blir samanlikna mot varemottak og faktura slik at avvik kan registrerast i økonomisystement. Målsetjinga med leverandør- og innkjøpsstrategien er å klargjera framtidige strategival, både med omsyn til leverandørutvikling, sterkare fokus på behovsfase og elektroniske prosessar. Sentralt i arbeidet står: Tverrfagleg og systematisk tilnærming i alle fasar av innkjøpsprosessen. Gode prosedyrar for oppfølging av leverandørar
Økonomisk effekt av heradet sine innkjøpsprosessar skal synleggjerast gjennom bruk av måleindikatorar. Det er sett i gang eit arbeid med å utforma ein innkjøpsstrategi for Kvam herad for perioden 2010-2013. Elektroniske verktøy i innkjøpsprosessen Bruk av elektroniske verktøy vil kunna effektivisera heile innkjøpsprosessen og støtta auka konkurranse og likebehandling av leverandørane. Kvam herad bør vurdera å innføra eit elektronisk innkjøpssystem i organisasjonen innan 3 år. Det bør setjast i gang eit arbeid med å innføra elektronisk fakturabehandling. Mål for bruk av e-faktura er: - effektivisering av arbeidsprosessar og lågare transaksjonskostnadar - auka oversikt og orden - raskare oppdatert rekneskap - gevinstar knytta til oppbevaring av dokumentasjon Det er sett i gang eit arbeid med eit kontraktsstyringsverktøy, dette skal m.a bidra til: - betre oversikt over gjeldande avtalar - arkiv over utgåtte avtalar - informasjon om rammeavtalar - prosesstøtte, prosesstyring og planlegging - varsling av tidspunkt for oppfølging av kontrakt/leverandør, innløysing av opsjon/oppstart av førebuingar til ny konkurranse - mogelegheit for å dokumentera justeringar av avtaler, reforhandling ved opsjonsinnløysing Samfunnsansvar/omdøme I Noreg gjer offentleg sektor innkjøp for meir enn 300 milliardar kroner kvart år. Regelverket for offentlege innkjøp skal sikra at desse midlane vert utnytta best mogeleg gjennom kostnadseffektive og samfunnstenlege innkjøp, og at offentleg sektor gjennom sine innkjøp medverkar til å utvikla eit konkurransedyktig næringsliv. Her er det svært viktig at Kvam herad tek omsyn til det lokale næringslivet så langt det let seg gjera i forhold til; Lov og forskrift om offentlege anskaffingar. Statlege, kommunale, fylkeskommunale styresmakter og offentleg rettslege organ skal under planlegginga av alle innkjøp ta omsyn til livssykluskostnadar, universell utforming og miljø. Det skal så langt det er mogeleg stillast konkrete krav til produkta/tenestene. Livssykluskostnadar Ved å ta omsyn til levetid og livssykluskostnader til eit produkt, vil ein hindra at innkjøp blir evaluert ut frå innkjøpsprisen åleine. Totalkostnadane gjennom heile levetida inneheld i tillegg til prisen på eit produkt/teneste, kostnader til drift og vedlikehald, bruk og utfasing (kassere, selje, gje bort) av kjøpet.
Totalkostnaden for anskaffingar med lang levetid blir påverka av valt kvalitet, driftssikkerheit, energiforbruk, fleksibilitet, reparasjons- og oppdateringsmogelegheiter. Dess lengre levetid, dess vanskelegare det å vurdera behovet og kostnaden gjennom heile levetida. Det er derfor viktig å leggja opp til fleksibilitet for å dekkja behova i framtida. Ein må likevel vera merksam på at denne fleksibiliteten gjennom kontraktsperioden, har ein kostnad. Når ein ser på livssykluskostnadane må ein og ta omsyn til miljømessige konsekvensar i levetida og utfasinga. Eit miljøvenleg produkt kan ha lågare energiforbruk, større reparasjonsmoglegheiter, lågare drifts og vedlikehaldskostnader, høgare verdi ved sal og kan koste mindre å bli kvitt. Universell utforming Med universell utforming er det meint utforming eller tilrettelegging av hovudløysinga i dei fysiske tilhøva slik at verksemda (leveransen/produktet) sin alminnelege funksjon kan nyttast av flest mogeleg. Hordaland fylkeskommune har i samarbeid med Bergen kommune og Time/Klepp kommune utvikla ein verktøykasse over korleis offentlege innkjøparar kan ta vare på krav og omsyn til universell utforming i heile innkjøpsprosessen. Verktøykassen er eit elektronisk informasjons- og støttesystem utarbeidd på oppdrag frå Miljøverndepartementet. Det vert forvalta av Direktoratet for forvalting og IKT (DIFI). Miljømessige konsekvensar Kvam herad skal i sine innkjøp alltid ta omsyn til miljøet. Kvam herad skal ha eit bevisst forhold til konsekvensar for miljøet av innkjøpa og miljøpolitikken hjå leverandøren. Det skal mellom anna stillast konkrete krav til miljømessige eigenskapar ved produkta/tenestene, miljøsertifisering, forbod mot miljøskadelege stoff og utslepp samt retur og handtering av utrangert materiell, emballasje m.m. Det er utvikla ein rettleiar og handlingsplan frå Regjeringa (www.miljoinnkjop.no) som kan nyttast i dette arbeidet. Sosiale klausular forbod mot sosial dumping i offentlege kontraktar Det er vedteke ei ny forskrift som stiller krav til løns arbeidsvilkår i offentlege teneste, bygg og anleggskontraktar med ein verdi over EØS terskelverdi. Forskrifta medfører at heradet må sørgja for å ta inn arbeidsklausular i alle kontraktar der det er nødvendig. Kvam herad bør gjera vedtak om at desse vilkåra også skal gjelda for kontraktar under EØS terskelverdi. Reserverte kontraktar Regelverket for offentlege innkjøp opnar for å tildela det ein kallar reserverte kontraktar. Dette gjer det mogeleg for Kvam herad å avgrensa konkurransen til verksemder der fleirtalet av dei tilsette det gjeld er funksjonshemma på ein slik måte at dei ikkje kan arbeida på ordinære vilkår. Etiske omsyn Det har dei siste åra vore ein aukande interesse for at det vert stilt etiske krav til produksjonen av varer og tenester. Etiske krav i offentlege anskaffelser er ein rettleiar som er utarbeida av initiativ for etisk handel (IEH) på oppdrag frå Barne og likestillingsdepartementet. På grunn av det store
innkjøpsvolumet av varer og tenester i regi av offentleg sektor, er det særleg viktig at offentleg sektor stiller etiske krav til kjøpa. Mange norske verksemder som driv import frå utviklingsland vil ha ein risiko for å støtta barnearbeid og andre brot på grunnleggjande arbeidstakarrettar, på grunn av kompliserte leverandørkjeder. Å stille etiske krav til innkjøp handlar ikkje om å eksportera norske standardar til utlandet, men om å krevja respekt for grunnleggjande arbeidstakar og menneskerettar. Kvam herad bør vurdera å nytta seg av verktøyet som er utarbeidd av IEH til å stilla konkrete etiske krav til produkta/tenestene der det er relevant. Etikk i innkjøpsfunksjonen Eit godt omdøme og tillit hjå innbyggjarane er naudsynt for Kvam. Heradet sine tilsette skal utføra oppgåvene sine og opptre på ein måte som ikkje skadar heradet sitt omdøme. Kvam herad sin måte å opptre på skal sikra at innbyggjarane har tillit til at heradet forvaltar felles midlane på ein god måte, og at leverandørane har tillit til heradet som kontraktsmotpart. All forretningsverksemd skal bidra til at heradet når sine mål og at ressursane vert nytta på ein mest mogeleg økonomisk og rasjonell måte. Tilsette som tek del i innkjøpsfunksjonen og anna forretningsmessig verksemd pliktar å setja seg grundig inn i og etterleva Lov og forskrift om offentlege anskaffingar og dei etiske retningslinjene som gjeld i heradet. Retningslinjene er meint å vera generelle overordna rettesnorer som igjen stiller krav til refleksjon hjå den enkelte tilsette. Kvar einskild tilsett har eit personleg ansvar for å følgja dei gjeldane etiske retningslinjene til Kvam herad. Det er ingen som har plikt til lydigheit når det gjeld eventuelle pålegg om å utføra ulovlege eller uetiske handlingar. Kvar einskild har plikt til å varsla om ulovlege eller uetiske handlingar som han blir kjend med. Innanfor innkjøpsområdet er det særleg strenge reglar når det gjeld gåver og andre fordelar, bruk av rammeavtalar og habilitet. Ved å utøva og ta samfunnsansvar i alle typar innkjøp vil ein påverka fleire sentrale område, m.a. oppleving av miljøkvalitetar, tilgjenge til det offentlege rom, mogelegheiter for menneske med nedsett arbeidsevne til å delta i arbeidslivet, verdiskaping lokalt og verdsetjing globalt.