STYREMØTE. Helse Vest IKT AS 10.12.2014

STYREMØTE Helse Vest IKT AS 10.12.2014

INNKALLING TIL STYREMØTE HELSE VEST IKT AS Stad: Radisson BLU Bryggen hotell, Bergen Møtetidspunkt: Onsdag 10.12.2014, kl. 08.30 14.00 Går til: Styremedlemmer Herlof Nilssen Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Bård Lilleeng Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Anne Kristin Kleiven Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Bodil Lekve Svend B. Jacobsen Agnete Sjøtun Styremøtet er ope for publikum og presse Erfaringar frå arbeidet med informasjonssikkerhet i banksektoren og rapportering innanfor IKT-sikkerhetsområdet. Presentasjon i møtet ved Eivind Gjemdal. Sakliste: Underlag: OPNE SAKER Sak 76/14 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedlagt Sak 77/14 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 12.11.2014 Vedlagt Sak 78/14 O Administrerande direktør si orientering Vedlagt Sak 79/14 B Rapportering frå verksemda per oktober 2014 Vedlagt Sak 80/14 O Prosjektportefølje for Helse Vest RHF for 2015 Vedlagt Sak 81/14 B Investering i infrastruktur for Helse Vest IKT for 2015 Vedlagt Sak 82/14 B Budsjett for Helse Vest IKT for 2015 Vedlagt Sak 83/14 B Status risikostyring for Helse Vest IKT for 2014 Vedlagt Sak 84/14 B Utkast til årlig melding til Helse Vest RHF for 2014 Vedlagt Sak 85/14 B Møteplan for styret for 2015 Vedlagt LUKKA SAKER Sak 86/14 O Status risiko- og sårbarheit for Infrastruktur Vedlagt Sak 87/14 Styrets eigenevaluering og evaluering av adm. dir. Vedlagt Bergen 03.12.2014 Helse Vest IKT AS Eventuelt Skriv og meldingar Herlof Nilssen Styreleiar

Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS Tid: 12.11.2014 kl. 08:30 11:30 Møtestad: Videokonferanse Styremøtet var ope for publikum og presse Deltakarar frå styret Herlof Nilssen Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Anne Kristin Kleiven Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Bodil Lekve Agnete Sjøtun Ørjan Midttun Leiar Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Vara styremedlem (møtte for Svend B. Jacobsen) Forfall frå styret: Svend B. Jacobsen Styremedlem Deltakarar frå administrasjonen: Erik M Hansen, administrerande direktør Leif Nordland, økonomisjef Maria Gabriela Fehr Johansen, styresekretær

Sakliste: OPNE SAKER Sak 63/14 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 64/14 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 17.09.2014 Sak 65/14 O Administrerande direktør si orientering Sak 66/14 B Rapportering frå verksemda per september 2014 Sak 67/14 B Overgang frå overvakingssenter til driftssenter Sak 68/14 O Prosjektportefølje for Helse Vest RHF for 2015 Sak 69/14 O Konsolidering av RIS/PACS Sak 70/14 B Forslag til budsjett for Helse Vest IKT for 2015 Sak 71/14 O IKT utfordringsbildet i helse- og omsorgssektoren Sak 72/14 O Komparativ analyse av dei regionale helseføretaka innan IKT-området Sak 73/14 O Gartner survey of EHR suppliers and systems in the Norwegian market Sak 74/14 B Møteplan for styret for 2015 Sak 75/14 D LUKKA SAKER Ny avtale med Microsoft Eventuelt Skriv og meldingar OPNE SAKER: 63/14 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Oppsummering: Det var ingen merknadar til innkalling og dagsorden. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjente innkalling og dagsorden. 64/14 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 17.09.2014 Oppsummering: Det var ingen merknadar til protokoll. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjente innkalling og dagsorden. 65/14 O Administrerande direktør si orientering 1. Fellessamling Helse Vest IKT 10 år * Notat vart lagt fram. Tilbakemeldingane har vore gode. Evaluering vert gjennomført. 2. Utvikling for flyreiser i Helse Vest IKT * Notat vart lagt fram Helse Vest IKT har som ein del av arbeidet med miljøsertifisering, jfr. tidlegare orienteringar, sett fokus på utvikling for flyreiser internt i Helse Vest IKT.

3. Ny nasjonal avtale for mobiltelefoner * Notat vart lagt fram For første gang har HINAS, på vegne av dei 4 RHFa, gjennomført ein nasjonal konkurranse på området mobiltelefonar. Avtalen gjeld frå 1. november 2014 og i eitt år, med moglegheit for prolongering i ytterlegare eitt år om gangen i tre år. Resultatet viser kostnadsreduksjon for alle RHF. 4. Orientering om omfattande episodar med beredskap * Notat vart lagt fram 5. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav * Ingen relevante saker 6. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker * Ingen relevante saker 7. Oversikt over høyringar Mottatt Avsendar Tema Frist 19.09.2014 Helse- og Forskrift til tilgang til 14.11.2014 omsorgsdepartementet helseopplysninger mellom virksomheter Vedtak: 1. Styret tok meldingane til orientering 66/14 B Rapportering frå verksemda per september 2014 Oppsummering: Administrasjonen presenterte rapport om verksemda for september ved målekortet som viser overordna status for produksjon, bidrag til bruk av IKT (status program og prosjekt) og ressurssituasjonen. Administrasjonen informerte òg om rekneskap for oktober. Styret ba om å få med tal utan Tele og signal, slik at ein kan sjå det som ikkje er Tele og signal tydelegare. Styret kom òg med eit ønskje om å få meir informasjon om utviklinga i talet på applikasjonar. Administrerande direktør kommenterte at det er 1000 applikasjonar som kan delast i to grupper: 250 av dei har stor betyding, medan 750 vert nytta av mindre grupperingar. Helse Vest IKT brukar 6 årsverk på å handtere dei 750 applikasjonane, dermed er det mindre å hente ved redusjon for desse. Administrasjonen påpeikte at potensialet og moglegheit for gevinst ligg mellom dei store applikasjonane, til dømes på røntgen og lab. Det vart uttrykt at innanfor røntgen går ein no i gang med konsolidering, medan laboratoriesystem kjem seinare. Styret kommenterte at måten ein tel applikasjonar på er noko uklar, og administrasjonen presiserte at ein tel med alle applikasjonar Helse Vest IKT distrubuerer pakkar for. Administrasjonen vil kome tilbake med ei eiga sak om desse tema. I tillegg påpeikte styret at sikkerheitsavvik bør kommenterast utover det som kjem fram av tabellane, samt at tabellar med avvik bør forklarast. Styret understrekte at det er liten vits i å få informasjon når ein ikkje veit kva for ein alvorligheitsgrad avviket inneheld. I framtiden må det kommenterast meir kva som er kritisk og ikkje, og kva for nokre tiltak som er gjort. Styret stilte spørsmål ved om nedetid innan teleradiologi. Administrasjonen kommenterte at det pågår arbeid med dette, men gav og uttrykk for at det er krevande å utbetre svakhetar før ein får gjennomført konsolidering av RIS/PACS. Det vert og vurdert å auke graden av overvaking dersom det er eit daglig problem på radiologi/teleradiologi. Det vert foretatt ei eiga ROS-analyse av drift for røntgen i Helse Bergen HF.

Administrasjonen ba om tilbakemelding på om talmaterialet kan erstattast med tekst i rapporteringa framover, men òg kva for nokre tabellar styret meiner det bør rapporterast på. Det var semje om at endringar vert avventa til etter presentasjon frå Eivind Gjemdal i neste styremøtet. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok rapport om verksemda per september 2014 til etterretning. 67/14 B Overgang frå overvakingssenter til driftsenter Oppsummering: Administrasjonen la fram ei anbefaling om vidareutvikling av dagens overvakingssenter i steg fram til eit 24/7 driftssenter. Administrasjonen la fram, i tillegg til vidareføring av dagens ordningar, tre ulike alternativ. Alternativa har vore lagt fram for SIKT. SIKT gav positive tilbakemeldingar på den anbefalinga som no er lagt fram for styret. Det har òg vore utført ein ROS-analyse for å kartleggje risiko ved de ulike alternativa. Analysen viser at eit 24/7 driftssenter gir lågast risiko i forhold til driftsavbrot, medan dagens løysing gir høgaste risiko. Styret ba om utdjuping av kostnadsbiletet. Adminstrasjonen forklarte at kostnaden aukar fordi Helse Vest IKT uansett må ha ei god bakvaktordning. Administrasjonen påpeikte også at framover i tid må Helse Vest IKT ha 4 personar i bakvakt som er fysisk tilstede på dei store sjukehusa. På spørsmålet om kor mykje rekruttering som må til, svarte administrasjonen at noko personale er på plass og noko må rekrutterast. Vedtak: 1. Styret godkjente plan for ein stegvis overgang fra overvakingssenter til eit 24/7 driftssenter frå 01.09.2015. 2. Styret ber administrasjonen gjennomføre overgangen i dialog/drøfting med tillitsvalde og verneombud. 68/14 O Prosjektportefølje for Helse Vest RHF for 2015 Oppsummering: Det er viktig at styret i Helse Vest IKT er kjent med kva som er venta innhald og omfang av prosjektporteføljen for 2015. Utfordringa for Helse Vest IKT er å sikre tilstrekkeleg bemanning til å levere nok ressursar til dei program og prosjekt som vert prioritert i porteføljen. I tillegg er det utfordringar knytt til lokal aktivitet som kjem «utanfor» porteføljen. Dette er ofte godt begrunna og vel forankra tiltak av stor verdi for dei ulike helseføretaka, men dei er ikkje inkludert i porteføljen. Porteføljen for 2015 inneheld viktige og krevjande prosjekt for heile helseføretaksgruppa Helse Vest. Etter RHF-administrasjonen sitt syn bør hovudfokuset haldast på fylgjande tiltak; Program Klinisk IKT (herunder særleg Konsolidering av Felles EPJ og overgang til DIPS Arena), Alle møter, Støtte til Samhandling, KULE, Digitalt Media Arkiv (DMA) og konsolidering av RIS/PACS. Eit viktig argument for denne prioriteringa er at føretaksgruppa på denne måten kan ferdigstille viktige initiativ, og hente ut gevinstane før ein tek tak i for mange nye initiativ. Helse Vest deltek og i nasjonale anskaffelser: - FDVU system for MTU/BMH er eit prosjekt der Helse Førde er først ute. - Multimonitorar for ambulanser er eit felles nasjonalt prosjekt der Helse Fonna er først ute. Styret kom med innspel på tabellen for økonomiske gevinstar og lurte på om det også er laga eit system på oppfølging. Når det vert brukt så store summar, bør det å følgje opp vere prioritert, påpeikte styret. Vedtak: 1. Styret tok saka til orientering.

69/14 O Konsolidering av RIS/PACS Oppsummering: Porteføljestyret i Helse Vest godkjende i møte 13.10.2014 gjennomføring av RIS/PACS konsolidering i tråd med anbefaling frå det pågåande DMA-prosjektet. Det innleiande arbeidet som DMA-prosjektet har gjennomført har vurdert at det vil vera muleg i ferdigstille ei konsolidering innan slutten av 2016, så lenge juridiske avklaringar er på plass, det er tilgang på ressursar og at prosjektet kjem raskt i gang og blir tilstrekkeleg prioritert. Administrasjonen meiner at ei slik konsolidering av RIS/PACS-løysingane i Helse Vest, basert på same leverandør og teknologi som blir levert gjennom DMA-prosjektet, vil bidra til eit meir heilskapelege systemlandskap i Helse Vest og at dette vil kunne bidra til betre samhandling mellom helseføretak, mot private leverandørar av radiologitenester og ut mot pasient. Det vil bidra til auka standardisering som kan støtte opp under felles kliniske arbeidsprosessar og meir effektiv bruk av IKT-ressursar gjennom drift og vedlikehald av eit felles system. Styret kom i møtet med ein kommentar om at dei trudde felles RIS /PACS som en opsjon til DMA-prosjekt var avklart funksjonelt. Administasjonen understrekte at dersom dette er noko som kan brukast i heile Nord- og Midt Norge, skal det mykje til at ikkje Helse Vest skal kunne nytte seg av same løysing. Styret lurte på nedskriving av noverande system. Administrasjonen forklarte at Helse Vest IKT nyttar 5 år for avskriving og for oppgradering av desse systemar. Dermed må dei siste oppgraderingane avskrivast over kortare tid. Vedtak: 1. Styret tok saka til orientering. 70/14 B Forslag til budsjett 2015 Oppsummering: Budsjett for 2015 vart gjennomgått. Styret kommenterte auken i budsjettet. Kva er gjort for å sørge for relevant effektivisering? Styret saknar ein dokumentasjon på dette. Administrasjonen påpeikte at Helse Vest IKT framstår meir kostnadseffektive med omsyn til tenesteproduksjon enn når det gjeld gjennomføring av program/prosjekt. Det er dermed krevjanda å effektivisere produksjonen ytterlegare. I tillegg presiserte administrasjonen at Helse Vest IKT er den mest kostnadseffektive regionen på IKT-drift i Norge i dag med ein andel av driftskostnad på 16 %, samenlikna med 21 % av den samla aktiviteten på nasjonalt nivå. Styret kommenterte moglegheiten for å gjennomføre eit telefoniprosjekt kor ein ryddar opp i bruken av fasttelefon versus mobiltelefon, særleg i forbinding med nye bygg. På denne måten vil det verte lettare å finne fram både for pasientar og interne. Produktivitetsauking vart nemnd som eit viktig punkt. Auka krav til effektivitet er eit krav i alle foretaka, og styret meinar administrasjonen i Helse Vest IKT òg bør vurdere om ytterligare grep som kan takast. Administrasjonen kom med ein kommentar om at ikkje alle grep vert synleggjort. Til dømes har Helse Vest IKT levert fleire timer til prosjekt enn det er budsjettert for, samtidig som driften har halde seg bra. Administrasjonen nemnde og at det vert arbeid med LEAN i fleire delar av organisasjonen. Korleis kan Helse Vest IKT synleggjere at dette er noko vi får til? Styret lurte på kva grunnen er for at føretaka har så ulik kost for PC-leie, noko administrasjonen forklarte med at dei med nyast maskinpark har høgst kostnad, i tillegg vert prisen påverka av kor mykje ein har planlagt å bytte ut i 2015. Det vart òg kommentert at det var vanskeleg å lese tala i nokre av tabellane. Administrasjonen oppdaterer og kjem med ei oppstilling som er lettare å lese ved neste budsjetthandsaming.

Vedtak: 1. Styret vart orientert om framlagt forslag til budsjett for Helse Vest IKT for 2015. 2. Styret ba administrasjonen vidareføre dialog og avklaringar med helseføretaka og Porteføljestyret, slik at det kan leggast fram endeleg budsjett i styremøtet 09.12.2014. 71/14 O IKT utfordringsbildet i helse- og omsorgssektoren Oppsummering: Helse- og omsorgsdepartementet har bedt Helsedirektoratet utarbeide ein samanstilt oversikt over utfordringsbildet innanfor IKT i heile helse- og omsorgssektoren. Rapporten vart sendt frå direktoratet til departementet i oktober 2014. Følgjande 7 utfordringar er ei syntese av det samla utfordringsbildet som vert teikna i rapporten. 1. Informasjonsstrukturar og IKT-system støttar ikkje arbeidsflyt og heilskaplege pasientforløp. 2. Informasjonen er ustrukturert, og det manglar felles terminologi og omgrepsapparat. 3. Manglar funksjonalitet for å støtte beslutningar og kvalitetsforbetringar. 4. Få og begrensa digitale innbyggartenester. 5. Samhandlingsinfrastruktur har lav endringsevne og er ikkje tilrettelagt for meir deling av informasjon. 6. Dagens styringsmodell gir lav gjennomføringsevne med lite koordinert utvikling av IKT i helse- og omsorgssektoren. 7. Dagens organisering av IKT-funksjonane i sektoren utnytter i liten grad potensialet for stordrift og realiserer får synergiar knytt til anskaffingar, drift, forvaltning og utvikling av løysingar. Rapporten har reist store spørsmål, men gir færre store svar. Kva er poenget med å lage ein rapport som ikkje har nokon forslag til tiltak? Administrasjonen la til at tiltak basert på rapporten vil kunne påverke den neste tiårsperioden. Ein av hovedutfordringane er at helsetenesta bør ha løysingar som dekkar heile verdikjeden som pasienten skal følgje ved hjelp av eitt system. Dette ligg nærmare deler av den private amerikanske marknaden, og er i liten grad i samsvar med måten vi har organisert helsetenesta på i Noreg. Styret meinte og at rapporten viser ein forenkla tru på at svaret er å lage løysingar som skal dekke alt. Det ligg ein stor risiko i dette arbeidet. Vedtak: 1. Styret tok saka til orientering. 72/14 O Komparativ analyse av dei regionale helseføretaka på IKT-området Oppsummering: Helsedirektoratet har på oppdrag frå Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) utarbeidd ein komparativ analyse av IKT-situasjonen i dei regionale helseføretaka (RHF). Rapporten er utarbeid av Helsedirektoratet basert på intervju og skriftlege svar på ei rekkje spørsmål. Informasjonsinnhentinga er gjennomført i perioden mars august 2014. I samandraget i rapporten vert det sagt; «Basert på denne oppstillinga, og utan å ta omsyn til tenestekvalitet, kan Helse Vest RHF hevdast å ha den mest kostnadseffektive IKT-operasjonen.» Administrasjonen vil arbeide vidare med heile rapporten for å kunne lære av dette samanstilte materialet. Vedtak: 1. Styret tok saka til orientering.

73/14 O Gartner survey of EHR suppliers and systems in the Norwegian market Oppsummering: Helsedirektoratet har på oppdrag frå Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) utarbeid ein analyse av leverandørar av elektronisk pasientjournalsystem (EPJ) til den norske marknaden. Analysen er gjennomført av det internasjonale analyseselskapet Gartner Group. Administrasjonen vil særleg peike på to forhold som vert kommentert i samandraget: The only successful examples of a common electronic health record that are used for clinical decision support and clinical workflow are in regions that have selected a common integrated solution that is used throughout the whole spectre of health services. Dette er, både på grunn av lovgjeving (Helseregisterloven 13) og på grunn organisering av helse- og omsorgssektoren, ikkje situasjonen i Noreg i dag. Dette utgangspunktet er òg forklaringa på kvifor norske leverandørar så langt ikkje har utvikla og marknadsført system som har dette som mål. Gartner is unaware of any Health Delivery organisation that has successfully evolved a best-ofbreed environment into a fully functioning generation 3. Gartner rangerar EPJ system i generasjonar frå 1 til 5. Dei hevdar at norske system er i generasjon 2. Det finst i dag nokre store amerikanske system som kan rangerast til generasjon 5. Alle norske RHF eller HF arbeider med utgangspunkt i ein «best-of-breed» tilnærming. Dette er fordi ingen av dagens norsk eller nordiske leverandørar tilbyr «suite» løysingar for helseføretak eller for heile helse- og omsorgstenesta i Norge. Ei viktig årsak til dette er omfanget av nasjonale regulatoriske krav som gjeld for slike system. Initiativet i Helse Midt-Norge ser ut til å ha som ambisjon å finne løysingar som tilfredsstiller begge desse forhold peikt på av Gartner. Vedtak: 1. Styret tok saka til orientering. 74/14 O Møteplan for styret 2015 Oppsummering: Basert på gjeldande status har administrasjonen laga fylgjande forslag til møteplan for 2014; Mandag 16. mars 2015, styremøte, kl. 13.00, Stavanger Torsdag 23. april 2015, styremøte, kl. 08.30 11.30, videokonferanse Torsdag 18. juni 2015, styreseminar og påfølgende middag kl. 15.00, Berg Fredag 19. juni 2015, styremøte fram til 14.00, Bergen Onsdag 16. september 2015, styremøte, kl. 08.30 11.30, videokonferanse Onsdag 18. november 2015, styremøte, kl. 08.30 11.30, videokonferanse Onsdag 2. desember 2015, middag for styret kl. 19.30, Bergen Torsdag 3. desember 2015, styremøte, 08.30-14.00, Bergen Administrasjonen sender ut møteinnkallingar via outlook. Vedtak: 1. Styret vedtok møteplan for 2015

LUKKA SAKER: 75/14 D Ny avtale med Microsoft Oppsummering: Helse Vest IKT må forhandle fram ein ny avtale med Microsoft gjeldane frå 01.04.2015 og er no i forhandlingar med Microsoft om ein ny avtale. Administrasjonen gjennomfører forhandlingar med Microsoft i den hensikt å etablere ei langsiktig og god avtale som tar omsyn til både totaløkonomi og tilgang på naudsynt programvare. Vedtak: 1. Styret ba administrasjonen fylgje opp forhandlingane med Microsoft i tråd med føringane gitt av saksførelegg og drøfting. Eventuelt Det ingen saker til eventuelt. Skriv og meldingar Ingen Ref. Maria Gabriela Fehr Johansen / Erik M. Hansen 16.11.2014 Herlof Nilssen Styreleiar Anne Kristin Kleiven Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Bård Lilleeng Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Bodil Lekve Ørjan Midttun Agnete Sjøtun

Open del Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: 27.11.2014 Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande direktør Erik M. Hansen Erik M. Hansen Administrerande direktør si orientering Styresak 078/14 O Styremøte 10.12.2014 1. Gjennomgang av organisering av Helse Vest IKT * notat vedlagt 2. Anskaffelse av tenester for infrastruktur for Sykehuspartner * notat vedlagt 3. Klager knyttet til anskaffelser * munnleg orientering i møtet 4. Orientering om omfattande episodar med beredskap * ingen episodar i perioden 5. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav * ingen relevante saker 6. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker * ingen relevante saker 7. Oversikt over høyringar Mottatt Avsendar Tema Frist Forslag til vedtak: 1. Styret tek meldingane til orientering

Notat Går til: Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: 28.11.2014 Frå: Administrerande direktør Sakshandsamar: Erik M. Hansen Saka gjeld: Gjennomgang av organisering av Helse Vest IKT Styresak 078/14 O Administrerande direktør si orientering pkt. 1 Styremøte 10.12.2014 Gjennomgang av organisering av Helse Vest IKT Helse Vest IKT gjennomførte ei større omorganisering i juni 2011. Etter denne omorganiseringa har talet tilsette vokse frå ca. 250 til ca. 390. Det er i denne perioden lagt til 3 seksjonar, men det er ikkje gjort ei samla vurdering av organiseringa. Adm. dir. har difor igangsett arbeid med ein samla gjennomgang av organiseringa i den hensikt å sørge for god samanheng mellom dei ulike seksjonane, god balanse mellom tal tilsette og leiarar i seksjonane, godt samarbeid mellom linjene og prosessane (ITIL) i organisasjonen, god samhandling mellom linjene og program/prosjekt, etc. Figuren nedanfor viser kor viktig det er at linjeorganisasjonen samhandlar godt både med ITIL-prosessane og program- og prosjektdimensjonen. Dei tilsette sine organisasjonar og vernetenesta er munnleg orientert om den pågåande prosessen. Temaet har vore drøfta i leiargruppa og på utvida leiarsamling. Dei tilsette sine organisasjonar og vernetenesta vil verte involvert i tråd med regelverket i den vidare prosessen. Det vert i utgangspunktet lagt opp til ein prosess der resultat av gjennomgangen av organiseringa kan implementerast i løpet av fyrste kvartal 2015.

Notat Går til: Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: 28.11.2014 Frå: Administrerande direktør Sakshandsamar: Erik M. Hansen Saka gjeld: Anskaffelse av tenester for infrastruktur for Sykehuspartner Styresak 078/14 O Administrerande direktør si orientering pkt. 2 Styremøte 10.12.2014 Anskaffelse av tenester for infrastruktur for Sykehuspartner Adm. dir. er av det syn at styret i Helse Vest IKT bør vere kjent med at Sykehuspartner har kunngjort ein omfattande anskaffelse knytt til infrastruktur, mellom anna og tenester knytt til infrastruktur. Anskaffelsen er basert på «Konkurranseprega dialog», dermed vil ein fyrst seinare i prosessen vite noko om resultatet av konkurransen. Sykehuspartner publiserte prekvalifikasjonsdokumentet på DOFFIN med fylgjande intensjon for konkurransen; «for selection of a strategic partner for development, transformation and mangement of IT Infrastructure Services.» To utdrag frå dokumentet lagt ut på DOFFIN, jfr. nedanfor, viser omfang av kontrakten når det gjeld tenesteområder og tenesteomfang.

Det er lagt opp til ein relativt «aggressiv» tidsplan for arbeidet, jfr. fylgjande henta frå kunngjeringa. Sett frå Helse Vest IKT si side representerer denne anskaffelsen ein mogeleg «retningsendring» for leveranse av infrastruktur og tenester knytt til infrastruktur til norske helseføretak. Av den grunn bør styret vere kjent med dette pågåande arbeidet. 2

1 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: 03.12.2014 Sakshandsamar: Saka gjeld: Fredrik Eldøy, Erik M Hansen, Leif Nordland, Rolf Ruland Rapportering frå verksemda per oktober 2014 Arkivsak Styresak 079/14 B Styremøte 10.12.2014 Oppsummering Viser til Rapport om verksemda per oktober 2014 som er lagt ved i vedlegg 1. Administrasjonen har oppsummert rapport om verksemda i ein figur som viser overordna status for produksjon, bidrag til bruk av IKT (status program og prosjekt) og ressurssituasjonen. Det er til dette styremøtet ikkje gjort vidare arbeid med rapportering innanfor IKT-sikkerheit og tal applikasjonar. Figuren nedanfor viser målekortet for oktober 2014. Parametrane innanfor dei tre områda er vist i kvar kolonne. Tema øvst, deretter mål og nedanfor resultat plassert i grøn, gul eller raud sone. Når det gjeld oppetid og program-/prosjektstatus er det vist talet applikasjonsgrupper eller program/prosjekt i kvar sone basert på dei detaljerte tala. Under figuren er dei gjeldande grenseverdiar for måltala: Forslag til vedtak: 1. Styret tek rapport om verksemda per oktober 2014 til etterretning.

VEDLEGG 1 til SAK 079/14 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS per oktober 2014 Versjon: 1.0 Dato: 02.12.2014 Side 1 av 29

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Adm. dir. sin vurdering Utviklinga for oktober viser at Helse Vest IKT framleis er pressa, og meir pressa enn målekortet viste for september 2014. Dei større endringane i målekortet er alle i negativ retning. Dette er servicegrad telefon som er endra frå 81% i september til 76% i oktober, prosenten brotne episodar som har auka frå 44% i september til 50% ved utgangen av oktober og talet leverte nye integrasjonar som er redusert frå 4 til 3. Rett nok er akkumulert tal leverte integrasjonar (53) godt framfor måltalet på 40 over heile året. Saker løyst på timen er og redusert frå 66% til 61% for oktober. Det er og ein svak auke i raude prosjekt når det gjeld kostnad (frå 1 til 7) og risiko (frå 2 til 6). Årsakene til denne utviklinga er to-delt. Dels har belastninga gjennom prosjektportefølje vore omfattande. Dette har og gitt høg endringstakt, med konsekvensar for driftssituasjonen. Dels har perioden vore prega av mange omfattande episodar (50 i oktober). Helse Vest IKT vil bruke perioden med endringsfrys rundt årsskiftet til å betre måltala. Helse Vest IKT vil i tillegg arbeide meir med balansen mellom allokering av ressursar til gjennomføring av den daglige drifta og allokering av ressursar til gjennomføring av prosjektporteføljen. Økonomi er under framleis under god kontroll, administrasjonen har tidlegare endra prognosen for året til eit overskot på 5 mill. kr. Denne prognosen vert oppretthalden. Personalområdet er under god kontroll. Side 2 av 29

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1 Produksjon Rapporten viser tenestekvalitet knytt til produksjonen i løpet av siste månad. 1.1 Førespurnader til Helse Vest IKT 14000 12000 10000 8000 8968 8283 6524 9539 10445 11233 8267 8936 10821 7762 9874 11605 11241 6000 4000 2000 4226 2807 4079 2356 3331 5078 4841 4708 4069 4726 4663 2704 2848 3118 2694 2884 2070 3263 3210 3979 1975 2155 5517 5406 2642 2573 0 356 329 396 340 329 266 259 240 222 157 234 387 409 Definisjonar: Epost support: Teller all e-post til Kundesenteret med unntak av spam-mail. Epost bestilling: Teller all e-post med unntak av spam-mail som kommer inn til ikt-bestillingsadressene til Sal. Kundeweb: Mengd oppdateringar på eksisterande saker eller nye saker Telefon: Mengd telefoner svara på av Kundesenteret NB! Dette er mengd meldingar pr. e-post til bestillingsboksane og må ikkje forvekslast med mengd bestillingar. Det ligger også ein feilmargin her, ettersom noko e-post blir sletta undervegs og noko blir lagt i våre personlige boksar. Med andre ord, tall som bare gir ein peikepinn. Kommentar til utviklinga: Gjennomgåande travlare haust enn i fjor. Grafen viser 20-25% auke for både tal telefonar og kundewebmeldingar Høgt tal (50) på omfattende episoder gjennom oktober. Oppdatering til Internett Explorer 10 skapte mye trafikk i oktober. Side 3 av 29

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.1.1 Detaljert telefonstatistikk 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 8968 8283 8568 7826 6524 6181 789 1135 889 397 457 342 9539 10445 11233 10821 11605 11241 8267 8936 9874 10714 8781 7762 8983 8591 8533 9348 9889 7278 8697 7257 3623 2108 1719 1462 1869 1119 2294 687 1012 1987 2420 755 2642 1009 1470 402 484 1171 883 1345 Definisjonar: Antal telefonar: Alle telefoner via 55976540 uavhengig av om svara på eller ikkje; dvs all innkomande trafikk. Teller også telefonane utanom avtalt opningstid. Besvarte telefonar: Viser tal på telefonar som er svara på. Tapte telefonar: Viser tal på telefonar som er lagt på utan å få svar. (innanfor avtalt opningstid) Telefonar Svara på etter 1 min: Viser mengd som ventar over 1 minutt og får svar. Kommentar til utviklinga: Når et høgt tal på telefonar kjem på same tid ved omfattande episodar (OE), aukar talet på tapte telefonar. Dette heng saman med høgt tal på omfattande episodar. 1.1.2 Servicegrad % mengd svart innan SLA-krav 100 90 80 70 60 90 85 85 80 74 56 73 86 78 90 88 81 76 50 40 Serv 30 20 10 0 Side 4 av 29

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Definisjonar: Telefon: Krav i SLA2012 80% av samtalene skal svarast på innan 1 minutt. E-post: Ikkje mogeleg å måle. Kundesenteret nyttar vanleg outlook og for å telje tall e-post som er svare på innan 8 timer må vi gå gjennom kvar og ein av alle og telje manuelt. Det er for tidkrevjande å gjere. Dei telefonane som blir lagt på før 1 minutt er ikkje med i berekninga av servicegraden, berre de som blir lagt på etter 1 minutt. Kommentar til utviklinga: Meir telefontrafikk enn Kundesenteret har kapasitet til, fører til resultat like under 80- grensa. 30. og 31. oktober var det fellessamling i Helse Vest IKT ifbm. 10 årsjubileet. Kundesenteret gjekk med halv bemanning og servicegraden sank til 50% i snitt for desse to dagane. Dobbelt så lang gjennomsnittleg svartid for oktober 2014 samanlikna med oktober 2013. 1.1.3 Gjennomsnittleg svartid på telefon 1,6 1,4 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0,4 0,5 0,5 0,7 0,8 Definisjonar: Grafen viser gjennomsnittleg svartid, i minutt, på telefonar inn til kundesenteret. 1,4 0,9 0,5 0,8 0,5 0,5 0 Oktober NovemberDesember Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August SeptemberOktober 0,6 0,8 1.2 Behandling av sakene. Grunna prosessendring i Helse Vest IKT vil ein førespurnad frå kunde nå registrerast enten som ein episode eller som ein leveranse. 1.2.1 Episodar Definisjon av episode: Stans eller forseinking i arbeidsprosessar hjå kunde, der stansen eller forseinkinga er relatert til tenester levert av Helse Vest IKT, uavhengig av om den underliggjande årsak er avvik på tenestene. Side 5 av 29

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.2.1.1 Mengd episodar logga: Antall episoder logget siste 13 mnd 10 000 8 000 8044 7732 8154 9041 8493 7190 8942 9317 7686 9210 8243 6 000 6126 6158 4 000 2 000 0 10.2013 11.2013 12.2013 01.2014 02.2014 03.2014 04.2014 05.2014 06.2014 07.2014 08.2014 09.2014 10.2014 Definisjonar: Viser mengd episodar logga, fordelt etter loggedato siste 13 månader Kommentar til utviklinga: Oppgangen i episodar skal være midlertidig grunna i oppdateringen av Internett Explorer til versjon 10. 1.2.1.2 Mengd opne episodar, utvikling over tid 1400 1200 Antall åpne episoder ved Kundesenterets åpningstid mandag, siste 53 uker 1000 800 600 400 200 0 2013-11-04 2013-11-25 2013-12-16 2014-01-06 2014-01-27 2014-02-17 2014-03-10 2014-03-31 2014-04-21 2014-05-12 2014-06-02 Definisjonar: Viser mengd episodar som er open måndag morgon siste 53 veker. 2014-06-23 2014-07-14 2014-08-04 2014-08-25 2014-09-15 2014-10-06 2014-10-27 Kommentar til utviklinga: Helse Vest IKT har ikkje makta å halde talet opne episodar under 1000. Med tal over 1000 er det ei erfaring at «produktiviteten» går ned pga. «administrasjon» av episodane. Side 6 av 29

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.2.1.3 Løyst på timen: Definisjonar: Viser mengd episodar logga, fordelt etter loggedato siste 13 månader, som er løyst innan en time. Helse Vest IKT har et internt mål om at 70 % av alle førespurnader blir løyst på timen. 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 68,0 % 65,9 % 65,8 % 68,2 % 63,5 % 65,2 % 68,4 % 68,4 % 66,0 % 69,6 % 69,3 % 65,5 % 61,3 % 58,1 % 55,2 % 54,9 % 58,4 % 55,9 % 57,5 % 61,1 % 58,2 % 55,9 % 59,8 % 58,5 % 56,9 % 52,6 % Oktober November Desember Episoder løyst på timen Januar Februar Mars April Mai 2014 Juni Juli August Kun manuelt behandla Alle episoder Målsetjing September Oktober Kommentar til utviklinga: Stor pågang på telefon viser seg igjen i lågare løyst på timen også for oktober. Saker blir raskare sendt vidare til 2.linje når telefontrafikken er høg. Mange nye tilsette og høg intern turnover bidrar til lågare del løyst på timen. 1.2.1.4 Total mengd lukka episodar, fordelt etter prioritet: Avsluttede episoder fordelt på prioritet siste måned Oktober 2014 5000 709 4000 3000 2000 4 199 167 1000 0 8 275 1. Kritisk 2timer løsningstid 33 685 2. Høy 4timer løsningstid 1 502 3. Middels 8timer løsningstid 4. Normal 16 timer løsningstid 0 616 9. Planlagt Avtalt løsningstid Side 7 av 29

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Definisjonar: Grafen viser totalt mengd lukka saker siste månad splitta pr. prioritet 1-9, og innanfor og utanfor SLA (dvs. raud = brot, grøn = ok). Kommentar til utviklinga: Ein stor del av pri 1 og pri 2 sakene er som vanleg passord. NB: Ein stor andel av passord og tilgangssakar er ikkje med i denne rapporten grunna manglande integrasjon mellom Samlepunktet og assyst. Grafane for Samlepunktet ligg i den interne rapporten. 1.2.2 Leveransar Definisjon av Leveranse (Service Request): Ein førespurnad frå bruker om informasjon, rådgjeving, levering av ein standard leveranse eller tilgang til system. Ein leveranse er normalt ikkje relatert til en prosesstopp for kunde. Det er ein betydelig mengd leveransar som blir handsama i samlepunktet, disse kjem ikkje med i rapporten da det er assyst som dannar grunnlaget for rapporten. Definisjon av Standard leveranse: Leveranse definert i SLA 1.2.2.1 Mengd leveransar logga 6 000 Antall leveranser logget siste 13 mnd 5 000 4 000 4154 3821 4497 4263 4563 3807 4281 4471 3812 4981 5057 3 000 3220 3107 2 000 1 000 0 10.2013 11.2013 12.2013 01.2014 02.2014 03.2014 04.2014 05.2014 06.2014 07.2014 08.2014 09.2014 10.2014 Definisjonar: Viser mengd leveransar logga fordelt etter loggedato siste 13 månader Kommentar til utviklinga: Lågare vekst i tal på nye leveranser, men talet åpne leveranser er framleis høgt. Side 8 av 29

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.2.2.2 Mengd opne leveransar, utvikling over tid 3500 3000 Antall åpne leveranser ved Kundesenterets åpningstid mandag, siste 53 uker 2500 2000 1500 1000 500 0 2013-11-04 2013-11-18 2013-12-02 2013-12-16 2013-12-30 2014-01-13 2014-01-27 2014-02-10 2014-02-24 2014-03-10 2014-03-24 2014-04-07 2014-04-21 2014-05-05 2014-05-19 Definisjonar: Viser mengd opne leveransar måndag morgon siste 53 veker Kommentar til utviklinga: Det er nærast ei linær veksande trendlinje frå oktober 2013 til oktober 2014. Passerer snart 3500 åpne leveranser. Helse Vest IKT har initiert ein gjennomgang av leveranseprosessen for å finne meir ut om årsaker og virkning knytt til denne utviklinga. 1.2.2.3 Total mengd lukka leveranse saker, fordelt etter prioritet: 2014-06-02 2014-06-16 2014-06-30 2014-07-14 2014-07-28 2014-08-11 2014-08-25 2014-09-08 2014-09-22 2014-10-06 2014-10-20 2014-11-03 Avsluttede leveranser fordelt på prioritet siste måned Oktober 2014 2800 2400 204 2000 1600 1200 2 492 800 400 0 7 443 2. Høy 4timer løsningstid 119 22 11 80 4. Normal 16 timer løsningstid 5. Planlagt 32timer løsningtid 89 792 6. Planlagt 1 Uke løsningstid 109 7. Planlagt 2 Uker løsningstid 8. Planlagt 3 Uker løsningstid 0 391 9. Planlagt Avtalt løsningstid Definisjonar: Grafen viser totalt mengd lukka saker siste månad splitta pr. prioritet 1-9, og innanfor og utanfor SLA (dvs raud = brot, grøn = ok). Kommentar til utviklinga: Pri 2 er hasteleveransar, Pri 3 og 7 nyttast normalt ikkje for leveransar. Side 9 av 29

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.3 Sikkerheitsavvik Rapportering av sikkerheitsavvika Synergi starta frå og med september 2012. 1.3.1 Sikkerheitsavvik registrert totalt av Helse Vest IKT splitta på avvikskategorier Registrert av Helse Vest IKT sep. 13 okt. 13 nov. 13 des. 13 jan. 14 feb. 14 mar. 14 apr. 14 mai. 14 jun. 14 jul. 14 aug. 14 sep. 14 okt. 14 Drift - Konfigurasjonsfeil 2 Drift - Programmvarefeil 1 Lagring/forsendelse av data - Usikker forsendelse av data 1 IKT-utstyr - Feilmontering av IKT-utstyr 1 IKT-utstyr - Tilkobling av privat/uautorisert utstyr på internt nettverk 1 1 Skjerming - Manglende skjerming av pasient/personopplysninger 1 1 Skjerming - Manglende skjerming av sensitive personopplysninger 1 Tilgang til data - Feil/manglende tilgangsstyring 1 3 1 Tilgang til data - Forbigå/unngå systembarrierer 2 2 1 1 1 1 TOTAL 2 2 4 2 3 2 0 0 0 4 0 2 2 0 Vi gjør oppmerksom på at et sikkerhetsavvik først blir registrert med hendelsestype når den avsluttes. Avvik som er åpne vil derfor ikke dukke opp i tabellen før de er avsluttet og kategorisert. Definisjonar: Tabellen viser sikkerheitsavvik registrert av HVIKT fordelt på avvikskategori. Tala er henta frå Synergi. 1.3.2 Sikkerheitsavvik innmeldt totalt av helseføretaka splitta på avvikskategorier Registrert av foretakene sep. 13 okt. 13 nov. 13 des. 13 jan. 14 feb. 14 mar. 14 apr. 14 mai. 14 jun. 14 jul. 14 aug. 14 sep. 14 okt. 14 Drift - Feil/mangelfull backup 1 2 1 2 1 1 2 Drift - Konfigurasjonsfeil 2 1 1 1 3 4 2 2 1 2 Drift - Maskinvarefeil 2 1 2 1 1 1 1 1 2 Drift - Programmvarefeil 2 2 1 4 6 2 3 2 2 7 Drift - Uønsket sletting/flytting av systemfiler 1 1 1 Pasientadministrasjon - Annet 2 1 Pasientadministrasjon - Epikrise 1 Pasientadministrasjon - Journaldokumentasjon 1 1 Pasientadministrasjon - Pasientjournal 1 1 Pasientbehandling og pleie - Diagnostiske undersøkelser 1 Pasientbehandling og pleie - Informasjon 1 1 Lagring/forsendelse av data - Usikker forsendelse av data 2 2 1 3 4 4 8 1 2 1 1 3 Lagring/forsendelse av data - Usikker/uautorisert lagring av data 1 1 Skjerming - Manglende skjerming av pasient/personopplysninger 10 8 8 3 5 9 10 3 3 8 1 8 5 Skjerming - Manglende skjerming av sensitive personopplysninger 2 1 1 3 1 2 1 Tilgang til data - Etablert personregister uten godkjenning 1 Tilgang til data - Feil/manglende tilgangsstyring 3 2 1 2 14 2 2 1 1 2 Tilgang til data - Forbigå/unngå systembarrierer 1 1 1 Tilgang til data - Innhentet personopplysninger uten samtykke 1 Tilgang til data - Uautorisert bruk av eksterne nettverk 1 1 Utstyr - Teknisk utstyr 1 1 TOTAL 26 15 20 6 3 18 41 26 22 11 16 8 18 21 Vi gjør oppmerksom på at et sikkerhetsavvik først blir registrert med hendelsestype når den avsluttes. Avvik som er åpne vil derfor ikke dukke opp i tabellen før de er avsluttet og kategorisert. Definisjonar: Tabellen viser totalt mengd registrert sikkerheitsavvik som er logga av Helseføretaka og behandla av Helse Vest IKT. Fordelt på sikkerheitskategori. Tala er henta frå Synergi. Side 10 av 29

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.4 Applikasjonsgrupper - status mengd applikasjonar Tal applikasjonsinstallasjonar totalt i regionen: Hovedgrupper Sept Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Systemforvaltning, produksjon HF 1208 1218 1222 1231 1247 1255 1278 1292 1299 1312 1326 1346 1364 1374 Desktop, produksjon HF 107 108 111 111 114 116 115 114 116 115 116 114 112 112 (lokalinstallert programvare) Test/Kurs/Utvikling, HF 149 154 165 171 174 177 188 188 192 191 195 199 203 203 Interne verktøy Helse Vest IKT 152 154 155 165 163 173 178 176 176 176 174 174 175 176 Gruppa Systemforvaltning, produksjon HF fordelt per avtalte applikasjonstenestegrupper i regionen: Applikajonsteneste-gruppe Pr. månad 2014 Systemforvaltning, produksjon HF: Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Administrativ Diverse 35 35 35 35 35 35 35 39 39 42 Administrativ Dokumentasjon - ephorte 9 9 8 8 8 8 8 8 8 8 Administrativ Dokumentasjon - Ytterleg 8 8 8 8 7 7 7 7 7 7 Akuttmottak - RadioMedico 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Akuttmottak - Ytterleg 60 58 59 59 59 61 63 63 72 74 Avdeling Diverse 26 31 31 31 31 31 37 38 39 40 BUP 1 1 1 1 1 1 1 Datavarehus - Profitbase 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 Datavarehus - Ytterleg 20 20 20 20 20 20 20 20 22 22 Eiendom 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 Finans - Oracle Financials 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Finans - Ytterleg 8 8 8 7 7 7 7 7 7 7 Hjerte 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 HMS - Synergi 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Hørsel 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 Innkjøp og Logistikk - Merida 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 Innkjøp og Logistikk - Visma 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 Innkjøp og Logistikk - Ytterleg 18 18 18 18 19 19 19 19 19 19 Integrasjon 11 11 11 11 12 12 12 12 12 14 Kvalitetsregister 38 38 38 38 38 38 39 41 41 41 Laboratorie - Mikrobiologi 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Laboratorie - Prosang 6 6 6 6 6 6 6 6 7 7 Laboratorie - Ytterleg 24 25 37 38 38 39 40 41 40 40 Legemiddel 19 20 21 21 21 23 22 22 19 19 Lønn og Personal - Agresso 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Lønn og Personal - GAT 36 36 36 36 36 40 40 40 40 41 Lønn og Personal - Ytterleg 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 Mor og Barn - Natus 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 Mor og Barn - Ytterleg 11 13 8 8 8 8 8 8 8 8 Operasjon 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 Pas og EPJ - DIPS 7 8 8 8 12 11 11 11 11 11 Side 11 av 29

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Pas og EPJ - Ytterleg 33 29 29 32 34 34 34 34 34 35 Portør 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 Register og Kodeverk 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 Røntgen - Teleradiologi 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Røntgen - Ytterleg 40 40 39 41 40 39 40 41 41 43 Skåring - Checkware 1 1 1 1 1 1 1 9 9 10 SMSYS - Mellomstore 162 161 169 167 167 169 170 172 172 164 SMSYS - Små 561 564 571 582 580 583 586 586 593 598 Web og portaltjenester - Sharepoint 28 30 30 30 31 32 32 33 33 33 Web og portaltjenester - Ytterleg 22 22 23 23 23 23 23 23 23 23 Øye 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 Sum 1247 1255 1278 1292 1299 1312 1326 1346 1364 1374 0 0 1.5 Oppetid per applikasjonstenestegruppe/driftstenester Gjeld total leveranse i regionen. Oversikt under viser alle applikasjonsspesifikke avvik som har ført til nedetid siste månad. Fargekodane i tabellen nedanfor er som fylgjer; - Rødt markerer grupper av applikasjonar der det har vore brot på avtalt oppetid. - Gult markerer grupper av applikasjonar som har oppetid innanfor avtalt tenestenivå, men der eit eller fleire applikasjonar har hatt nedetid (nedetida kan variere frå 1 minutt for ein applikasjon i gruppa til 3,5 time for mange av applikasjonane i gruppa). - Grønt markerer grupper av applikasjonar der det har vore 100% oppetid. Tal på produksjonsinstallasjonar i applikasjonstenestegruppe kan varierer frå 2-95, men i dei fleste gruppene varierer talet system mellom 5 40. Sjå tabell ovanfor. Applikasjonstenestegrupper som har få applikasjonsinstallasjonar er meir utsett for brot på avtalt oppetid enn applikasjonstenestegrupper som har mange applikasjonsinstallasjonar. Applikajonsteneste-gruppe Pr. månad 2014 (42 grupper) Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Administrativ Diverse Administrativ Dokumentasjon - ephorte Administrativ Dokumentasjon - Ytterleg Akuttmottak - RadioMedico Akuttmottak - Ytterleg Avdeling Diverse BUP Datavarehus - Profitbase Datavarehus - Ytterleg Eiendom Finans - Oracle Financials Side 12 av 29

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Finans - Ytterleg Hjerte HMS - Synergi Hørsel Innkjøp og Logistikk - Merida Innkjøp og Logistikk - Visma Innkjøp og Logistikk - Ytterleg Integrasjon Kvalitetsregister Laboratorie - Mikrobiologi Laboratorie - Prosang Laboratorie - Ytterleg Legemiddel Lønn og Personal - Agresso Lønn og Personal - GAT Lønn og Personal - Ytterleg Mor og Barn - Natus Mor og Barn - Ytterleg Operasjon Pas og EPJ - DIPS Pas og EPJ - Ytterleg Portør Register og Kodeverk Røntgen - Teleradiologi Røntgen - Ytterleg Skåring - Checkware Web og portaltjenester - Sharepoint Web og portaltjenester - Ytterleg Øye SMSYS - Mellomstore SMSYS - Små N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 1.6 Overvaking Denne grafen visar prosentdel episodar oppretta av overvakinga (dvs. tenesta sjølv), i forhold til det totale talet episodar som vert registrert. Grafen visar dei siste 12 månadene. Side 13 av 29

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 12 10 Prosent episoder registrert av Overvåking 11,69 Prosent 8 6 4 6,63 9,12 6,34 7,55 6,08 5,47 5,31 7,44 6,84 8,86 6,42 6,87 2 0 10.2013 11.2013 12.2013 01.2014 02.2014 03.2014 Kommentar til grafen: ITIL anbefaler at, for å gje eit godt bilete av kvalitet og kvantitet i overvakinga, skal ein måle kor mange prosent av totalt oppretta episodar som kjem frå overvakinga. o Døme: Når Kundesenteret opprettar 10.000 episodar og Overvakingssenteret opprettar 500 episodar så vil grafen vise 5%. Helse Vest IKT har som mål å nå 5% innan året er omme, har vidare ei målsetting om at 10% av alle episodar som vert oppretta, skal verte oppretta frå overvaking. Toppen på 11.69% skuldast nyoppretta overvaking av ei rekke servere som ga mange varsel om 100% CPU last. Disse vart raskt rydda opp i og nivået sank tilbake til 6%. 04.2014 Måned 05.2014 06.2014 07.2014 08.2014 09.2014 10.2014 1.7 Status Omfattende Episoder (OE) og Problem Denne delen av virksomhetsrapporten er ny og viser status for arbeidet med episoder som er samordnet til problem. Figurene viser først hvilke tjenester som har flest Omfattende episoder. Deretter antallet episoder for de 10 problemene med flest tilknyttede episoder. Deretter vises de 30 problemene med flest tilknyttede episoder over de siste 30 dager. Side 14 av 29

2 Prosjektstatus Det er nedanfor vist eit oversyn over status mht. framdrift, kostnad og kvalitet for alle IKT prosjekt i Helse Vest pr. 1. november PROGRAM Klinisk IKT 3 MNOK. Det er levert endringsmelding til Porteføljekontoret hvor programmet ber om en DIPS Arena krever samordning/koordinering mot andre program og prosjekt i P-nr. P-navn Fore Tid Kost Kvalitesonell Risiko Per- Kommentar -tak PROGRAM Klinisk IKT HVE Mangler ass. programleder (80% stilling). Rekruttering pågår. Ressurs/arbeidssituasjonen for programledelsen er krevende. Overforbruk drift har de siste månedene ligget jevnt på styrkning av driftsbudsjettet lik 3 MNOK for å få dekket inn underforbruket i 2014. 795424 Innføring av Helse Vest. EPJ Konsolidering Regionalt HVE Konsolideringen Bergen Førde Fonna starter 07.11.14 kl.16:00 iht. plan.rydderessurse i Helse Stavanger er tildelt. Vurderes nå som tilstrekkelig for å kunne opprettholde kvaliteten etter konsolidering. Saken ang. endrede id er i NPR-rapportering er løst. Avventer tilbakemelding ang. «leiekostnad» diskplass frem til fullført Stavanger 484 konsolidering. 432 455 517 522 534 Kliniske integrasjoner Regionalt Felles EKG Database Regionalt Innføring TønSys elektronisk legemiddelbestilling Regionalt Innføring av DIPS Arena Regionalt (UNDER OPPSTART) Rapportering er gjort på delprosjekt Strukturert journal BRO-prosjektet Regionalt HVE Flere integrasjoner tar lengre tid enn planlagt grunnet ressursutfordring i helseforetakene ofte med konsolideringen som underliggende årsak. De enkelte forsinkelsene truer ikke prosjektets fremdrift, men det er imidlertid klart at antallet øker, og mengden utgjør en risiko. HVE EKG-db er satt i produksjon ved MIO enheten i Helse Bergen. Prosjektet har møtt på ekstra kostander i prosjektet. Arbeidet med regionale rutiner samt sluttraport pågår. få tilbake legegodkjente lister. HVE HVE Prosjektleder for hovedprosjektet er på plass. med oppstart 28.10.14. Introduksjon pågår. Prosjektdirektiv utarbeidet. Strukturert journal Samtlige arbeidsgruppesamlinger er gjennomført (fire i hver arbeidsgruppe). Demoer med oppdaterte utkast i DIPS Arena har vært gjennomført mellom samlingene. Opplegg for brukertest er utarbeidet, tid, sted er avtalt og aktuelle deltakere kalt inn til test Etableringen er tidkrevende pga behov for avklaring/fastsetting av scope og mangel på ressurser. Scope og ressurssituasjonen drøftet med porteføljekontor og med prosjekteier. Prosjektdirektiv utarbeidet. Side 15 av 29

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS PROGRAM Støtte til samhandling P-nr. P-namn Fore Tid Kost Kvalitesonell Risiko Per- Kommentar -tak 795 440 PROGRAM Støtte til samhandling HVE Oppstart av regionalt prosjekt for innføring av kjernejournal. Mye driftsproblemer, blir rapporter gjennom programmet og prosjekter, også det som er overført til forvaltning. Jobber med å beskrive behov og å få etablert regional forvaltning. 795 444 Adressering Regionalt 795 495 IHR innføring Regionalt 795 497 Forprosjekt Langvarige og koordinerte tjenester Regionalt HVE NHN har stoppet sitt prosjekt for bredding av OSEAN (tjenestebasert adressering på legekontor ), videre bredding skjer i lavere tempo. Utfordringer knyttet til adressering mot kommuneløsninger. Jobber med å teste ny adressering. Ser behov for mer opplæring i OSEAN på legekontor. HVE Forsinkelser på leveranser fra leverandører og integrasjonssenteret gir mindre fremdrift enn planlagt- Ny leveranseplan fra DIPS blir vurdert mot kontrakt. Endringsmelding for budsjett levert, men ikke godkjent. Forprosjektet avsluttes i september og forslag om videre organisering legges frem for programstyret. 795 540 Innføring av Nasjonal kjernejournal i Helse Vest Prosjektet er under etablering, regional bred sammensatt styringsgruppe etablert, utkast til direktiv og plan utarbeidet. 795526 Pilot Dialogmeldinger Regionalt Test av dialogmeldinger har avdekket feil i håndtering av adressering. Jobber med å finne løsning, sammen med utvidet test for å sikre at dialogmeldinger mot kommuner ikke blir påvirket, har medført at oppstart er noe forsinket. 795 449 Basismeldinger Regionalt Basismeldinger Helse Bergen Basismeldinger Helse Stavanger HVE Endringsmelding for budsjettøkning levert, men ikke godkjent. Følger opp appkvitt-feil hos CGM i jevnlige møter med Helsedir og HSØ. Også store problemer med appkvitt hos Infodoc legekontor, følger leverandør tett. HBE 283 legekontor har epikrise og 167 har labsvar på ny plattform. Store problemer med appkvitt fra Infodoc-legekontor, gir mye manuelt arbeid. HST 145 legekontor får epikrise og 24 har labsvar på ny plattform. Side 16 av 29

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS PROGRAM Støtte til samhandling P-nr. P-namn Fore Kvalitesonell Risiko Per- Kommentar -tak Tid Kost Basismeldinger Helse Fonna HFO Vil sende ut Patologisvar fra Sympathy inntil ny løsning blir valgt og implementert (2016). En rekke aktiviteter satt i gang for å bedre kvalitet i håndtering av meldinger. Basismeldinger Helse Førde HFD Epikriser og henvisninger overført til forvaltning. Signaliserer behov for økt regionalisering, både av rutiner og konkrete problemstillinger. 795 446 Pleie og omsorgsmeldinger Regionalt Pleie og omsorgsmeldinger Helse Bergen Pleie og omsorgsmeldinger Helse Stavanger Pleie og omsorgsmeldinger Helse Fonna Pleie og omsorgsmeldinger Helse Førde Pleie og omsorgsmeldinger Haraldsplass Diakonale Sykehus HVE Vil pilotere og teste PLO for psykiatri i noen foretak, erfaringer herfra oppsummeres i regionalt prosjekt før de tas videre til de resterende foretak. HBE Helse Bergen har valgt å avslutte PLO-somatikk prosjektet, Utfordring når det regionale arbeidet ikke er ferdigstilt. Starter nytt prosjekt for innføring av psykiatri. HST Koblet opp alle kommuner, bortsett fra to som ikke er klare..dårlig funksjonalitet og tekniske feil, kombinert med stor brukergruppe er krevende. HFO Koblet opp alle kommuner, bortsett fra 2. Overført til forvaltning. HFD Overført til forvaltning. Rullet ut til alle døgnposter og 13 kommuner. PROGRAM LIBRA P-nr. P-namn Fore Tid Kost Kvalitesonell Risiko Per- Kommentar -tak 795 520 Program LIBRA HVE Oppstart av nye prosjekt krever tilgang til ressurser med riktig kompetanse. Utfordrende å finne prosjektleder og arkitekt til anskaffelsesprosjektet. 795 529 LIBRA - Felles arbeidsprosesser Regionalt HVE Videre framdrift avventes til det er utarbeidet et tydeligere målbilde for programmet. Prosjektet vil bli replanlagt. 795 537 LIBRA - Felles registre Regionalt HVE Prosjektdirektiv under utarbeidelse. Framlegges for godkjenning i programstyret i november. LIBRA Anskaffelse Regionalt HVE Ikkje starta Side 17 av 29