Informasjonsinfrastruktur i arresten i Oslo INF3290: Store og komplekse informasjonssystemer Marius Christensen Inger Sanne Dalseg Preben Ødegård Aas
Innhold 1 Innledning 2 1.1 Om organisasjonen............................... 2 1.2 Motivasjon.................................... 2 1.3 Fokusområde.................................. 2 1.4 Lover og begrensninger............................. 3 1.5 Metode...................................... 3 2 Et brukerperspektiv 3 2.1 Oppgavekjeden................................. 3 2.2 Primær- og sekundærarbeid.......................... 5 2.3 Mistilpasninger og utfordringer........................ 5 3 Systemarkitektur og integrasjon 6 3.1 Installert base.................................. 6 3.1.1 Standardisering og lovgivning..................... 8 3.2 Integrasjon mellom systemer.......................... 8 4 Informasjonsinfrastruktur 8 4.1 Politiet i Oslo.................................. 8 4.2 Arresten på Grønland.............................. 10 4.3 INKSYS som ledd i informasjonsinfrastrukturen............... 10 4.4 Tilpasninger................................... 11 5 Endringsstrategier 11 5.1 INKSYS i endring................................ 12 5.2 Opprettelsen av Politiets IKT-tjeneste.................... 12 6 Politireformen 13 6.1 Omorganisering og nye verktøy........................ 14 6.2 Standardisering................................. 15 6.3 Ansvarsfordeling................................ 15 7 Oppsummering 16 8 Begrepsdefinisjon og -forståelse 16 8.1 Store og komplekse informasjonssystemer................... 16 8.2 Kompleksitet.................................. 17 8.3 Delt....................................... 17 8.4 Åpen....................................... 18 8.5 Heterogen.................................... 19 8.6 Evolverende................................... 19 8.7 Installert base.................................. 20 8.8 Kultivering................................... 21 8.9 Bootstrapping.................................. 21 8.10 Top-down.................................... 21 8.11 Bottom-up.................................... 22 Referanser 23 1
1 Innledning I forbindelse med prosjektoppgave i INF3290: Store komplekse informasjonssystemer har vi valgt å ta for oss informasjonsinfrastrukturen i arresten i Oslo og deres hovedsystem, INKSYS. Dette er et inkvireringssystem utviklet av og for Politiet i Oslo for registrering av innbragte personer (heretter klient) i arresten. Det brukes også for å loggføre deres opphold og holde på historikk. 1.1 Om organisasjonen Oslo politidistrikt er organisert under Politidirektoratet og er landets største med dets 2700 ansatte. 340 av disse jobber ved Politihuset i Oslo (Grønland), hvor arresten er lokalisert (NSD, 2014). I distriktet er det over 90 stillingshjemler som arrestforvarere. Hovedoppgaven deres er å drifte sentralarresten i Oslo, som omfatter blant annet sikkerhet, forpleining, foto- og fingeravtrykk. Videre har de også ansvar for fremstilling av personer i politiets varetekt til lege og rettsmøte (og politidepartementet, 2009). Figur 1: Organisasjonskart 1.2 Motivasjon Vi ønsker å fokusere på INKSYS hos arresten etter en omfattende innføring fra Audun Heggtveit, driftsleder for IKT hos Politiet. Her kom det frem at INKSYS er et gammelt system (første versjon kom i 1996) som kun brukes i Oslo politidistrikt. Samtlige andre politidistrikter i Norge benytter PO (Politioperativt system). Dette tilsvarer INKSYS, men er ansett av Oslo-politiet som lite egnet med tanke på de varierende behov politiet har i storbyer versus ute i distrikter og tettsteder. Dermed er det interessant å se på hvordan et så gammelt system benyttes i praksis i dag, og hvordan det kommuniserer med både andre og nyere programmer. 1.3 Fokusområde INKSYS er en sentral del av et sosio-teknisk system innad i arresten. I sosio-tekniske systemer ser man på interaksjon og koblingen mellom personer og prosesser (det menneskelige) og tekniske aspekter (Sommerville, 2014). Med utgangspunkt i arresten peker dette til arrestforvarerne som håndterer daglige inkvireringer i INKSYS, men som samtidig benytter et stort antall andre systemer for å innhente informasjon. Internt er muntlig språk direkte eller via walkietalkies viktigste kommunikasjon. Ut fra avdeling til andre ledd i Politiet står derimot telefon og e-post sentralt. I tillegg til selve registreringen benyttes også INKSYS til å loggføre alle hendelser mellom arrestforvarer og klienter. Systemet brukes av om lag 100 personer og i flere instanser hos Politiet, men hovedsakelig av ansatte i arresten og etterforskningsledere. Tilgang til systemet må begrunnes og autoriseres av nærmeste leder. I denne rapporten beskriver vi INKSYS fra et brukerperspektiv, vektlagt arbeidsomgivelser, oppgavekjede og tilhørende utfordringer knyttet 2
til kompleksitet. Deretter belyser vi systemarkitektur, integrasjon og informasjonsinfrastrukturen i arresten, og avslutter med en diskusjon rundt endringsstrategier i tilknytning til politireformen som iverksettes i 2016. 1.4 Lover og begrensninger Implementasjon og integrering av systemer innad i Politiet reguleres etter lovverk. I arresten står Personopplysningsloven og Politiregisterloven sentralt. Person- opplysningsloven beskytter den enkelte mot at personvernet blir krenket (Lovdata, 2013). Politiregisterloven har som formål å bidra til en effektiv løsning av politiets og påtalemyndighetens oppgaver, beskyttelse av personvernet og forutsigbarhet og rettssikkerhet for den enkelte ved behandling av opplysninger. Loven forhindrer arrestforvarere å registrere og lagre data som ikke er relevant for behandlingen av den enkelte innsatte (Lovdata, 2014). 1.5 Metode Vi vil presentere funn med utgangspunkt i kontekstuelt intervju med arrestleder og observasjon av arrestforvarer under registrering. For å kunne beskrive og redegjøre for aktuell informasjonsinfrastruktur vil vi benytte informasjon innhentet gjennom semi-strukturerte intervjuer med Politiets driftssjef for IKT, samt ansvarlig utvikler av INKSYS. I tillegg vil vi legge aktuelle analyser og rapporter til grunn for å diskutere den kommende politireformen. 2 Et brukerperspektiv Følgende brukerperspektiv er basert på registrering av personer som av ulike grunner skal settes i arresten. Registreringen utføres av arrestasjonsforvarere. Brukerne har gjerne utdanning eller erfaring fra helsevesen, politi, Forsvaret eller kriminalomsorgen. Opplæring i rutiner og systemer inngår i oppstartfasen. Vi observerte en ekspertbruker ved gjennomgang av systemet (intervju), og en novise ved registeringsskranken (observasjon). 2.1 Oppgavekjeden Å registrere personer i arresten er i stor grad et koordinert arbeid mellom flere roller; oftest to betjenter som bringer inn person til registrering, to ansatte som registrerer (foran og bak skranken), to vakter i kontrollrommet og en arrestleder med overordnet ansvar. I tillegg tilkommer ansatte i vaktbod og ekstra på gulvet om nødvendig. Å utføre en registrering er i utgangspunktet en rett frem prosess, men kan utvikle seg til en omfattende oppgavekjede da ulike situasjoner kan oppstå underveis (Gasser, 1986). Nedenfor tar vi for oss en relativt ukomplisert registrering som varte i 10-15 minutter. En registrering initieres ved at en til to betjenter henvender seg ved døra i arresten med innbragt/pågrepet person. Før registreringen kan begynne må betjenten avklare med ansatte i vaktboden om det finnes hjemmel for å arrestere (frihetsberøvelse) vedkommende. Når dette er bekreftet bringer de personen (heretter IP) inn. Betjentene blir værende helt til registreringen er utført og celledøra er låst. IP blir registrert i INKSYS i én av følgende tre kategorier; Ny pågripelse (potensiell straff), Innbringelse (forseelse), Annet (f.eks. avhør, fyll/ha et sted å sove ut). Korrekt føring er viktig for å skille mellom alvorlige 3
innbringelser og enkle forseelser. Ansatt bak skranken (heretter A1) benytter to PC-skjermer - én til INKSYS og én til søk og utskrift. En annen ansatt kan om han/hun er ledig utføre søk ved en annen PC for å effektivisere registrerings- prosessen. A1 ber ansatt foran skranken (heretter A2) om alle opplysninger som skal registreres. Normalt vil IP oppgi personalia (bankkort, førerkort el.) og A1 gjør søk i INKSYS basert på dette. I nesten alle tilfeller vil A1 utføre et hurtigsøk på IPs fingeravtrykk (begge peke- og tommelfingre) for å bekrefte/avkrefte oppgitt identitet. A2 er ansvarlig for å legg e IPs fingre på scanner foran skranken og forsikre seg med A1 om at fingeravtrykkene er godkjent. Om ikke, må fingrene tørkes og scanning utføres på nytt til godkjent avtrykk er avlest for søk i systemet Biometra. Betjent som har bragt inn IP besvarer spørsmål om tid og sted for arrestasjon, hvem som har utført den og som dermed skal stå som ansvarlig i INKSYS. A2 utfører eventuell visitering og opplyser A1 om hva som er funnet og om hva IP sier. (a) Arrestasjonsforvarers arbeidsplass ved bruk av INKSYS (b) Plantegning av arresten Figur 2: Oversikt over arresten i Oslo A1 søker alltid opp oppgitte opplysninger i ELYS register for etterlyste i Norge. Treff her medfører ekstra kontaktoppgaver om vedkommende er etterlyst i Oslo eller annet politidistrikt. Registreringen utføres likevel uavhengig av dette. Ved tvil eller behov benyttes også et stort antall andre systemer for søk etter ytterligere informasjon. Dette kan være STRASAK (Politiets strafferegister), SSP (Det sentrale straffe- og politiopplysningsregisteret), DUF (Datasystemet for utlendings- og flyktningssaker), PO (Politioperativt system), BL (basis-løsninger, et blankett- og kommunikasjonssystem tilknyttet STRA- SAK) og Biometra (bilde, DNA og fingeravtrykk). I tillegg til personalia, adresse, sted og tid for innbringelse, BID-nummer/ tjenestenummer for betjent som utførte innbringelsen, registreres også signalement, verdisaker vedkommende har på seg mm. A2 legger IP sine personlige eiendeler i en papirpose. A1 ringer til kontrollrommet for å få oppgitt nummer på ledig celle som registreres i INKSYS. Deretter skriver hun ut registreringsetikett som A2 klistrer på posen. A1 spør om IP kjenner sine rettigheter. Hvis ikke, henter hun frem infobrosjyre i perm på egnet språk som hun gir til IP over skranken. IP følges til slutt til registrert celle og eksterne betjenter forlater arresten. A1 printer ut kopi av registreringen og legger i perm. Denne kopien spares på i ett år før makulering. 4
2.2 Primær- og sekundærarbeid Arresten er for mange av klientene første møtet med norsk politi. Registreringen som skjer her følger vedkommende videre for eventuelle senere lovbrudd, pågripelser eller innbringelser. Det betyr at informasjonen som registreres må være så presis og fyldig som mulig. Primærarbeid i forbindelse med registrering i INKSYS vil blant annet være korrekt registrering av personalia og cellenummer, bekrefte hjemmel for varetekt, søk i ELYS (etterlysningssjekk), og å informere IP om sine rettigheter. Mens merking av IPs personlige eiendeler kan anses som articulation work, anser vi f.eks. føring av aktivitetslogg for hver innsatte person (dusj, møter, måltider ol.) og utskrifter av registrering som sekundærarbeid (Gasser, 1986). 2.3 Mistilpasninger og utfordringer Under registrering av klient skal vedkommende tildeles en ledig og ren celle. I INKSYS har brukeren mulighet til å få data fra SIP (system for kontrollrom) med oversikt over de ulike cellene med tilhørende status. Allikevel velger brukeren og ta opp telefonen og ringe til kontrollrommet for å få oppgitt nummer på ledig celle. Kommunikasjon gjort over telefon tar tid og tvinger kontrollrommet til å utføre oppgaver utenfor deres primary work. Tidligere foregikk tildeling av celler via telefon. På denne måten fikk kontrollrommet oppgitt hvilken celle de skulle aktivere kameraene i. Dette ble endret på ved å samordne INKSYS med SIP. Dette tillater arrestforvarerne som registrerer i INKSYS å hente en visualisering av cellene der de kan se hvilke som er opptatt, ledige eller som venter på rengjøring. Ved direkte valg av celle blir kameraovervåkning automatisk aktivert og dukker opp på skjermene i kontrollrommet. Når arrestforvareren ringer kontrollrommet er dette et eksempel på working around, der brukeren ikke finner systemet tilfredsstillende og velger en annen vei rundt systemet enn hva som er tenkt (Gasser, 1986). Av ulike grunner kan det være krevende å identifisere personer som kommer inn. Dette tvinger frem stor grad av articulation work før oppgaven kan starte. Dette er i følge Gasser forberedende arbeid som må være gjort før selve hovedoppgaven kan starte i dette tilfellet å registrere klient (Gasser, 1986). Politiet ønsker ikke under noen omstendigheter dobbeltregistrering av personer eller å feilaktig legge noen inn i systemet. Dette gjør sammenføyningsarbeidet svært viktig. Tidligere kommuniserte INKSYS med både DUF og ELYS. Men etter oppdateringer/endringer er store mengder data fragmentert ved bruk av en rekke forskjellige systemer og plattformer med ulike grensesnitt. Å gjøre feil her får mange følgefeil, som igjen genererer mye ekstra arbeid. Derfor kreves det ofte søk i flere registre før selve arbeidet i INKSYS kan begynne. På grunn av tett samarbeid mellom arrestleder og ansvarlig utvikler av INKSYS de siste årene har faktorer som førte til dobbeltarbeid i stor grad blitt redusert. Skjemaet i IN- KSYS fylles ut automatisk der det er naturlig. Systemet var i sin tid en digitalisering av gjennomslagspapir og hovedsakelig har kun mindre inkrementelle endringer blitt utført siden oppstart. Likevel forekommer det dobbeltregistrering innad i organisasjonen. Føring av signalement og kjennetegn (f.eks. arr og tatoveringer) henger igjen fra skjemaenes tid og er på visse punkter utdatert. Biometra har erstattet denne registreringen og fungerer nå som hovedsystem for andre aktører som trenger slik informasjon. Politiet planlegger en utfasing av signalement-registrering i INKSYS. 5
I INKSYS kan arrestforvarerne laste opp ett bilde av klienter, slik at de enklere kan skille mellom personene i cellene. Bildene tas i forbindelse med registrering i Biometra (etter klienten har fått tildelt celle), og legges på en egen filserver som kan nås fra INKSYS-klientene. Systemet er ikke designet for å håndtere store bildefiler og det er ikke heller tilrettelagt for enkel import eller justering av bildene. Derfor må arrestforvarer først benytte et tredjeparts bildebehandlingsprogram til å beskjære og krympe bildet tilstrekkelig. Ofte skjer feil underveis i prosessen. Dagens løsning på dette er å prøve til det fungerer. Dette går under Gassers bruk av begrepet fitting, der brukere tilpasser arbeidsstrukturen for å imøtekomme måten systemet fungerer på. De ansatte er nødt til å utføre augmenting work; å gjøre opp for mistilpasningen (Gasser, 1986). Påtvungen kommunikasjon mellom de som registrerer informasjon i Biometra og brukeren av INKSYS gjør arbeidet med å fullføre profilen asynkront. Dette fører også til et unødvendig komplisert produksjonsgitter, med stor avhengighet av arbeidsoppgaver internt. 3 Systemarkitektur og integrasjon 3.1 Installert base Installert base henviser til det som allerede eksisterer av utviklet og implementert teknologi, brukere og bruksmønstre, systemutviklere og utviklingspraksis (Nielsen, 2015). I Politiet er til sammen hundrevis av systemer i bruk både svært lokalt i avdelinger - utviklet etter behov (som INKSYS), eller nasjonalt. Eksempler på sistnevnte er noen av de hyppigst brukte i arresten; BIOMETRA, STRASAK, BL, DUF og ELYS. It-porteføljen er omfattende og mange systemer er gamle. Det er vanskelig å integrere disse mot nye systemer som implementeres i organisasjonen. Å eliminere tidstyver er stadig et tema internt et utsagn som i stor grad baseres på fragmentering av informasjon og systemer, og svært mange operasjoner (log-ins) for å utføre rutine- handlinger. Den installerte basen i Oslo-politiet er i høyeste grad heterogen, mens arresten til motsetning har lite variasjon av brukere, gjennomføring av arbeidsoppgavene er like, lovene som systemene ivaretar består over lengre tid, og teknologien som er i bruk fremstår som lite forandret de siste 20 årene. Selv om det opp gjennom årene har blitt tatt i bruk eksterne systemer utviklet av politiets egen IKT-avdeling, er den installerte basen strukturelt lite evolverende (Nielsen, 2015). Arrestens hovedsystem, INKSYS, er bygget bottom-up. Arrestleders IT-interesse over mange år har resultert i direkte tilknytning til IKT-avdelingen og ansvarlig utvikler i Gatsoft. Dette gjør at INKSYS er tett fulgt opp og i stor grad tilpasset sine eksplisitte brukere og oppgaver. Små endringer blir stort sett utført fortløpende, noe som stiller seg i stor kontrast til hva kommende politireform vil tillate. Dette samarbeidet kan sees på som collabulary (collaboration og vocabulary), hvor det legges vekt på et tett samarbeid mellom systemutvikler med domenekunnskap og bruker (Hepsø, Monteiro & Rolland, 2009). Det faktum at Oslo politidistrikt er betydelig mer komplekst enn andre politidistrikter i landet, leder til et behov for langt mer spesialtilpassede systemer. Brukerne i arresten forholder deg til omlag åtte forskjellige systemer i sitt daglige virke. 6
Figur 3: Modell som viser nettverket av brukere og systemer i arresten. Enkeltpiler illustrerer enveiskommunikasjon (peker mot systemet informasjonen hentes fra), dobbeltpiler illustrerer at informasjon går begge veier. Figur 3 viser hvilke systemer arrestforvarerene må benytte seg av som støttefunksjoner til deres primæroppgaver; korrekt registrering og loggføring og oppfølging av klienter. IT-styring Driftsleder for IKT i Oslo har ikke mange verktøy for å styre systemene i bruk, men gjennomfører sine arbeidsoppgaver gjennom intranettet, e-post og møtevirksomhet. Overordnet ansvar for Politiets systemer ligger hos PIT (Politiets IKT-tjenester), mens driftsleder er ansvarlig for å følge opp brukerne, eventuelle feil, eller nye behov, samt å være et bindeledd i organisasjonen opp på ledernivå. Tilgang til systemene gis av nærmeste leder (for arresten er det IKT-driftsleders ansvar), som igjen rapporterer oppover i hierarkiet. Det er dermed en del internt registreringsarbeid som må gjøres om en person slutter eller flyttes mellom avdelinger. 7
3.1.1 Standardisering og lovgivning Det foreligger ingen direkte begrensninger i lovverket, men IKT-drift er ansvarlige for å sørge for at lovverket følges. For eksempel stiller den nye politiregisterloven krav til hva slags informasjon som er lovlig å lagre og ikke. Da er rutiner og systemer som ivaretar dette et viktig fokus. Utenom dette har det vært få føringer med tanke på standarder. Noen av systemene som arresten bruker i dag er utviklet utenfor Politiet til spesifikke oppgaver på en tid der fokus på standardisering ikke var like viktig som nå. De små, inkrementelle endringene som er gjort i etterkant er basert på etterspørsel. Dette sett i sammenheng med kort tjenestevei fra forespørsel til implementering gjør det rimelig å anta at dette er økonomisk gunstig. 3.2 Integrasjon mellom systemer IT-porteføljen, sett i lys av arrestens bruk, inneholder mange gamle systemer fra 80- og 90-tallet. Det finnes nyere systemer integrert med disse i dag, selv om behovene i arresten har endret seg i liten grad sammenlignet med andre arbeidsplasser. INKSYS kan betegnes som et silosystem, som i stor grad står for seg selv og i liten grad er integrert med andre systemer. Med kobling mot SIP får bruker opp et oversiktskart over celler og deres status. SIP får informasjon fra INKSYS om hvilken celle som er valgt. I tillegg benytter INKSYS seg av Politiets personalregister for å enkelt hente informasjon om hvem som står ansvarlig for å innbringe/pågripe klienten. Til slutt har FTRANS (fangetransportsystemet) en kobling mot INKSYS for å hente ut viktig informasjon til planlegging av transport mellom arrest og for eksempel andre fengsler eller Tingretten. Der det er mulig har nyere systemer blitt bygget på moderne plattformer som benytter SQL i databaselaget. Disse er i stor grad godt integrert med hverandre (eller legger til rette for det) via blant annet web services-teknologi. Eldre systemer deriblant INKSYS bruker Sybase på legacy plattformer som OMNIS 7, som sist ble oppdatert i 1995. Dette mer eller mindre umuliggjør god integrasjon. 4 Informasjonsinfrastruktur Med utgangspunkt i Politiets størrelse som organisasjon vil denne delen hovedsakelig fokusere på arresten og INKSYS som sentralt ledd i avdelingens informasjons-infrastruktur. Dette betyr at vi ser på arrestforvarerne og utvikler av INKSYS som hovedaktører og de viktigste systemene brukt daglig i arresten. 4.1 Politiet i Oslo Politiet som organisasjon vitner om høy heterogen informasjonsinfrastruktur da den befatter både et stort antall yrker, oppgaver, systemer og brukere. Gitt dette er også mål med oppgaver og behovet for informasjon, verktøy og kommunikasjonskanaler svært varierende. Med utgangspunkt i lovgivning om personvern for eksempel hvor bestemt persondata kan lagres og aksesseres er flere av systemene som brukes i Politiet i dag enkeltstående silo-systemer (spesielt de gamle) med kun noen få integrasjoner mot andre 8
Figur 4: Skjermdump av klientregistrering i INKSYS systemer. Systemer utviklet av PIT i senere tid fremstår i større grad som resultat av en mer helhetlig tankegang om standarder, ulike brukere og integrasjon. Internkommunikasjon Internkommunikasjonen i Politiet i Oslo anses av ansatte som dårlig grunnet mangel på egnede verktøy. Et intranett for Oslo-politiet ble etablert i 2013 basert på Sharepoint. Denne løsningen er et etter en god start, dalende i bruk da de tradisjonelle verktøyene fortsatt fremstår som mer effektive. Informasjon som burde vært delt via intranettet går nå gjennom tradisjonelle, lukkede kanaler som resulterer i høy grad av fragmentering internt. Mobiltelefon og e-post består dermed som de viktigste kommunikasjonskanalene i organisasjonen. Valget av Sharepoint som plattform skulle gi grunnlag for dokumenthåndtering, versjonskontroll mm., men Doculive fungerer fortsatt i dag som administrativt saksverktøy der alt arbeid loggføres. SmartSys er planlagt å overta som administrasjonsverktøy i løpet av kort tid. Nåværende situasjon for internkommunikasjon er et godt eksempel på at systemer ikke utvikles og implementeres med fokus på en evolverende informasjonsinfrastruktur, men heller for å dekke enkeltbehov uten fokus på de gjeldende rammene rundt og deres tilhørende egenskaper. 9
Hanseth og Lyytinens teori om adaptability problem of II design viser til at rask vekst i informasjonsinfrastrukturer kan forekomme takket være god II-design. De peker på viktigheten av god sosio-teknisk tankegang for å klare å håndtere dette. Det krever infrastrukturell fleksibilitet slik at II-en tilpasses både teknisk og sosialt (Hanseth & Lyytinen, 2010). Om Politiets II utvikler seg raskt kan diskuteres. Det som er sikkert er at IT-satsingen som har pågått siden 80-/90-tallet påvirker i stor grad kompleksiteten i en negativ retning. Hanseth og Lyytinens teori er et godt eksempel som kan forklare hvorfor informasjonsinfrastrukturen hos arresten i dag fremstår som fragmentert og tidvis dysfunksjonell. Dagens situasjon gjenspeiler at det er lite fokus på viktigheten av samspillet mellom brukere, organisasjon og tekniske løsninger. 4.2 Arresten på Grønland For å kunne beskrive en informasjonsinfrastruktur som evolverende, må vi kunne si at den utvikler seg for å møte nye bruksmåter, behov, krav og teknologi (Nielsen, 2015). Her fremstår arresten i Oslo og spesielt INKSYS som et særtilfelle av det motsatte. Beskrivelsen av en heterogen informasjonsinfrastruktur med lav teknisk kobling er sett fra dagens teknologi kanskje noe unik. INKSYS er en lite fleksibel løsning som per i dag ikke er tilknyttet noen andre systemer annet enn register for ansattes navn og kontaktinfo, viktige adresser ol. Derfor benytter de ansatte i arresten et større antall andre systemer for å fullføre oppgavene sine. Alle krever ulik innlogging, og er i sin tur utviklet på andre tidspunkter og for en langt mer heterogen brukergruppe enn i arresten. Flere systemer er også utviklet på et senere tidspunkt der standarder og integrering er vektlagt i langt større grad enn på 90-tallet. Lav kobling mellom systemene som brukes ofte viser til lav teknisk kompleksitet. Likevel peker brukernes avhengighet av de mange systemenes innhold til høy sosio-teknisk kompleksitet i arresten. Mange brukere utenfor arresten (etterforskningsledere, klienter etc.) er avhengige av at arrestforvarerene har gode rutiner, arbeidsomgivelser og ikke minst ITverktøy til å gjennomføre oppgavene sine nøyaktig og presist. Som tidligere beskrevet er innholdet i arrestforvarerenes registrering og loggføring grunnlag for både etterforskning og eventuell saksgang. Registreringen er derfor et sentralt ledd i oppgavekjeden internt, samt i Politiets produksjonsgitter (Gasser, 1986). God kommunikasjon og rammer for samhandling er derfor svært viktig. Arresten fra et sosio-perspektiv er likevel svært kompleks. Mange brukere, mange systemer og høye krav til nøyaktighet og presisjon står sentralt. Dog er det både lite behov, samt rom for endringer. Arresten kan i stor grad anses som statisk i sammenligning med hvor raskt Politiet sett under ett endres og må tilpasse seg. 4.3 INKSYS som ledd i informasjonsinfrastrukturen I 1994 stod Politioperativt system (PO) klart til OL, der det inngikk en arrestmodul ment til bruk for alle politidistrikter i Norge. Mens de i distriktene håndterer noen hundre registreringer i året, utfører arresten i Oslo nærmere 15 000. Behovforskjellene var så store at Oslo politidistrikt gikk for en egen løsning; INKSYS. Denne ble utviklet av Gatsoft og rullet ut i 1996-97. Systemet er bygget på OMNIS 7 og basert på enkel tolagsarkitektur; 10
et databaselag og et applikasjonslag. Visuelt var utgangspunktet for INKSYS skjemaer og gjennomslagsark som tidligere var i bruk i forbindelse med registrering. INKSYS er nærmest avgrenset fra kommunikasjon med andre systemer grunnet disse systemvalgene. I tillegg inneholder INKSYS en berammelsesmodul til bruk for blant annet statsadvokaten, samt en beslagsmodul. Dette er hovedsakelig til bruk utenfor arresten. INKSYS fra arrestens perspektiv skiller seg slik noe fra INKSYS som helhet. Systemet er i større grad delt om man ser på den kollektive bruken disse andre modulene fører til. Likevel er det kun Gatsoft som enerådende står som leverandør og ansvarlig for videreutvikling av systemet. Selv om INKSYS fremstår som nesten lukket og i liten/ingen grad påvirkes utenfra gir det en viss stabilitet til arbeidet. Og om ikke for eksempel lovgivning rettet mot arrestens oppgaver og ansvar endrer seg, er det få andre grunner til å endre nåværende rutine som er innarbeidet for registrering og oppfølging av klienter i arresten. Informasjonsinfrastrukturen kan derfor anses som god til tross for at flere komponenter er lite integrert. Systemet har verken en økende brukergruppe og er heller ikke ledd i en lokal informasjonsinfrastruktur med behov for stor utvikling eller åpenhet. 4.4 Tilpasninger Økende antall ansatte i Politiet, omorganiseringer, nye krav til teknologi og systemer som både har vært koblet mot hverandre og deretter fra igjen, er noen momenter som belyser utviklingen overordnet. Sammenlignet med den tekniske tiden som eksisterer utenfor de stramme rammene i Politiet har utviklingen internt gått sakte. Flere systemer i Politiet (og spesielt INKSYS) er basert på få, om ingen, viktige standarder og er liten grad utviklet for å kunne håndtere større endringer eller integrering mot andre, nyere systemer. Dette understrekes som den største føringen for INKSYS og flere andre systemers utvikling over tid. 5 Endringsstrategier Politiet har de siste årene blitt bevilget penger til økt satsing på sentrale IT-systemer som trenger å bli fornyet av ulike grunner. En endringsstrategi som går igjen er såkalt ripand-replace der eksisterende løsninger fjernes og erstattes med nye (Jones, 2012). Denne strategien er valgt da det ikke er langsiktig hensiktsmessig å bygge videre på kodebasen som allerede finnes, samt at det er vanskelig å legge til rette for fleksible løsninger med utdaterte programmeringsspråk og plattformer. Metoden er radikal og ofte vanskelig å implementere i praksis, med høy risiko for datatap og høye opplæringskostnader. Dette har vist seg å stemme i andre offentlige etater, noe Politiet ønsker å lære av (Accenture, 2013). Nedenfor tar vi for oss hvordan Politiet, med lang tradisjon for bruk av IT-systemer, har håndtert en stadig voksende installert base rundt arresten i Oslo. Herunder hvilken strategi som har vært brukt for INKSYS igjennom årene og hvilke grep som tas for å henge med i utviklingen fremover. 11
5.1 INKSYS i endring INKSYS er et gammelt system som ikke er tilrettelagt for store endringer. Dermed har endringsprosessen vært evolverende med mange og små inkrementelle oppdateringer. Dette har fungert svært bra ifølge ansatte i arresten. På grunn av størrelsesomfanget på antall registrerte i systemet per år i Oslo politidistrikt, har utviklingen av INKSYS foregått som en egen uavhengig prosess. Endringsstrategien er dermed ikke forankret overordnet, men styrt etter etterspørsel og behov fra arrestleder. Dette avviker med all sannsynlighet fra normen i Politiet, men har vært mulig da INKSYS brukes svært isolert av en homogen brukergruppe. Etter hvert som systemer som BIOMETRA, DUF og ELYS har blitt utviklet har ikke integrering mot eldre systemer vært mulig. Med utgangspunkt i at INKSYS ikke er nevneverdig endret med tiden har det heller ikke vært forutsetninger for forbedring; snarere tvert imot. INKSYS vil etter alt å dømme bli faset ut i løpet av årene som kommer. Dette prioriteres da integrering mellom gamle og nye systemer både er kostnadskrevende og til slutt ikke løser problemene, men viderefører dem. Dette er et bærende eksempel på hvordan IKT-situasjonen ser ut også andre steder i organisasjonen. Det er også et tydelig resultat av manglende styringsorganer med IKTansvar og godt forankrede strategier. 5.2 Opprettelsen av Politiets IKT-tjeneste Figur 5: Opprettelsen av PIT Politiet har ikke vært gode nok til å styre IKT-området på en helhetlig og effektiv måte. Derfor gjør vi nå flere grunnleggende grep som skal styrke styringen og sikre effektiv utnyttelse av IKT i politiet fremover. Beslutningen om skille ut IKT-området i PDMT er et av flere tiltak for å styrke IKT-styringen i Politiet. Cato Rindal, IKT-direktør (Politi.no, 2015) 12
I 2004 ble Politiets data- og materielltjeneste (PDMT) opprettet et nasjonalt særorgan basert på fusjonen av Politiets datatjeneste (PD) og Politiets materielltjeneste (PMT). PDMTs hovedfunksjoner var å levere IKT-tjenester og utføre vareanskaffelser til Politiet, deriblant våpen og ammunisjon. I 2013 ble PDMT avviklet og splittet i to nye enheter; Politiets IKT-tjenester (PIT) og Politiets fellestjenester (PFT). Beslutningen ble først og fremst vedtatt på grunnlag av forslag fremmet i en omfattende IKT-analyse utført av Accenture i 2013. Her anbefaler de å dele opp PDMT, for å gi IKT-området selvstendighet og styrket fokus. Politiets IKT-tjenester skal være IKTleverandør for hele etaten, og sikre leveranse av hele politiets IKT-behov til rett tid og med god kvalitet (Politi.no, 2015). De presiserer også at Politiet ikke har vært flinke til å styre IKT på en helhetlig og effektiv måte. I analysen presenteres fem hovedpunkter for forbedring: Eierskap og forankring av IKT kan bli tydeligere Ansvaret for iverksetting og oppfølging av nødvendige endringer kan bli klarere Den IKT- og styringsmessige kompetansen i POD kan styrkes Styringen av PDMT kan forbedres Prosjektgjennomføringen i etaten kan videreutvikles Accenture påpeker også at det er høy drifts- og utviklingsrisiko ved å videreføre dagens IKT-situasjon. De vurderer i tillegg tillits- og omdømmerisikoen som høy (Accenture, 2013). PIT vil, etter den kommende politireformen trer i kraft, få et ansvarsområde som dekker alle IT-behov Politidirektoratet vil trenge. I prinsippet overtar PIT eierskapet til alle systemer, og blir også ansvarlig for utvikling og integrering av nye systemer. Dette betyr at de også vil overta ansvaret for INKSYS og de andre systemene arresten benytter aktivt i dag. 6 Politireformen Historisk ser vi ingen synlig, omtalt strategi ved innføring av IT-systemer i Politiet. Først da IT-porteføljen raskt økte, teknologien utviklet seg og nye behov meldte seg hos brukerne mot slutten av 90-tallet og fremover, ble behovet for en godt forankret strategi fremtredende. Flere analyser og rapporter har belyst Politiets behov for en mer helhetlig IT-satsing. I 2013 utformet PODs (Politidirektoratet) IKT-avdeling en strategi for perioden 2013 til 2020 (PIT, 2013). Juni samme år publiserte Regjeringen Politianalysen: Ett politi rustet til å møte fremtidens utfordringer ved Justis- og beredskapsdepartementet. Dette er en omfattende rapport om dagens tilstander i Politiet med forslag til tiltak for bedre oppgaveløsning og mer effektiv ressursbruk (og beredskapsdepartementet, 2013). Her står det blant annet: 13
Utvalget mener at IKT må spille en sentral rolle i å understøtte politiets virksomhet og bidra til en mer effektiv oppgaveløsning. IKT må ses på som et virkemiddel for strategisk utvikling av virksomheten og således være sterkt koblet til de øvrige endringsprosessene og virksomhetsutviklingen i politiet. Analysen og IKT-strategien er begge viktig grunnlag for politireformen som er planlagt iverksatt i 2016. Dette er en plan for utvikling av Politiet i perioden frem mot 2020. IKTansvarlige i Politiet har med denne flere store utfordringer foran seg. Vi velger å belyse tre som peker seg ut. 6.1 Omorganisering og nye verktøy Utvikling av Politiets fremtidige IKT-tjenester vil ligge sentralt hos PIT, og politireformen fremhever forbedring av gamle IKT-systemer samt gode verktøy som en viktig del av planen: Politiet er i gang med et stort IKT-løft. Politiet skal få de verktøyene de trenger for å gjøre en enda bedre jobb. Nå forbedres gamle systemer og IKT-løsninger kontinuerlig. Samtidig skal Politiet bygge nye og helhetlige løsninger som møter framtidens behov. De presiserer også fordelene med ny organisering ved sammenslåing av politidistriktene fra 27 distrikter til 12: [... ]Færre og større politidistrikter vil gi bedre kapasitet og mer solid kompetanse til å løse kjerneoppgavene bedre og mer effektivt over hele landet (Politireformen, 2015). For Oslo politidistrikt (OPD) innebærer dette sammenslåing med Asker og Bærum - en omorganiseringen som utfordrer OPDs informasjonsinfrastruktur i stor grad. Nye roller, omplassering av personer fra distrikt til sentrale deler av IKT-utviklingen, nye oppgaver og teknologi vil skape nye behov og utfordringer hos brukerne. Dette er bærende elementer som vil påvirke vante samarbeidsmønstre og ikke minst koordinering av oppgaver ikke bare i hovedstaden, men i hele organisasjonen. Den viktigste utfordringen her ligger i å finne balansen mellom behovet for at informasjons-infrastrukturen tilpasses de forskjellige lokale kontekstene, og håndtering av kompleksitet ved implementering av universelle løsninger for hele organisasjonen (Rolland & Monteiro, 2002). Politidirektoratet har stort press på seg med hensyn til gjennomføring. Om de klarer å gi rom for kultivering organisk utvikling gjennom for eksempel kompetanseheving og veiledning fremfor instruksjonsmyndighet og ta til seg lærdom underveis, kan dette være én viktig nøkkel til suksess. (Hornes, Jansen & Langeland, 2009). Til tross for at systemene i Politiet utvikles spesifikt for brukerne, og flere kun brukes innad i organisasjonen, er prinsipper fra bootstrapping også nyttige å ta høyde for om reformens IKT-planer skal lykkes (Hanseth & Lyytinen, 2010). Som eksempelet om den mislykkede satsingen på intranettet viste, er det å hekte brukerne tidlig, være fleksibel og tilpasse underveis slik at bruken er tiltagende til den går for egen maskin, svært viktig. Om de ansatte ikke finner de nye systemene og kommunikasjonsveiene nyttige eller tilstrekkelig for sitt bruk, vil nye eksempler på fitting, augmenting og working around oppstå i oppgavekjeden hvis mål heller er å effektivisere. Kompleksiteten endres, men holdes likevel på et høyt nivå. Planen og håpet er likevel en mindre fragmentert informasjonsinfrastruktur der kommunikasjon internt og eksternt 14
skal stå i høysetet, med systemer som bygger opp under dette. Oppsummert betyr valgt strategi at de i stor grad må ha fokus på fleksible løsninger som kan videreutvikles og tilpasses på hensiktsmessige måter. Valg av arkitektur og andre bærende standarder blir avgjørende for hvor vellykket, smidig og økonomisk videreutvikling, vedlikehold og drift vil være i fremtiden. 6.2 Standardisering Med utgangspunkt i tidligere erfaringer vil standardisering og integrering være naturlig å fokusere på. Videreutvikling av gamle systemer i dag er både tungvint og tidvis umulig. Slik er de også aktive påminnelser om hvor viktig hensiktsmessig valg av arkitektur, språk og andre standarder er i en så omfattende omlegging. Med utgangspunkt i Politianalysen ble et omfattende milliard-prosjekt skrinlagt og en plan om utførelse av mindre prosjekter i en prioritert rekkefølge valgt til fordel. Risikoen til det første prosjektet ble regnet som for stor, og en frykt for et nytt NAV-scenario ble nevnt (Accenture, 2013). Den nye strategien fremstår som langt mer hensiktsmessig og nær dagens lean-tankegang. Ved en mer inkrementell tilnærming får utviklerne mulighet til å både evaluere og tilpasse seg i stor grad underveis. Det som likevel kan bli en utfordring er det Hanseth, Jacucci, Grisot og Aanestad (2007) refererer til som refleksiv integrering. Forstyrrelser som kan oppstå mellom prosjekter over tid kan refleksivt generere flere forstyrrelser med økt kompleksitet, som til slutt vil destabilisere den opprinnelige planen. Eksempler på slike forstyrrelser kan være endrede krav fra ett år til et annet, politiske retningslinjer eller ny lovgivning. Å ta høyde for dette er spesielt viktig med tanke på endring av organisasjonsstrukturen som skjer parallelt, der nye behov for både samhandling og teknologi kan oppstå på kort tid. I ønsket om å fjerne tidstyver via fleksible løsninger og single sign-on, er det viktig å bygge på det som fungerer i den installerte basen. Et nytt system der du bruker fem klikk for å oppnå det samme du før gjorde med ti, men til dobbelt så lang tid, er ingen suksess. Samtidig legger lovgivning både innføring av nye, samt å ivareta de man selv er pålagt viktige føringer for hvor stor grad systemene skal kunne kommunisere. Dette kan bety at selv med alle midler tilgjengelig er ikke brukerne garantert smidigere arbeidsrutiner og kommunikasjon. 6.3 Ansvarsfordeling Politiet innehar en kompleks IT-portefølje der ansvaret er blitt plassert basert på når systemene ble utviklet og hvor i organisasjonen de er i bruk. Ansvaret har altså ikke vært sentralisert fra start. I tråd med reformen vil ansatte som er involvert i IKT i distriktene plasseres under PIT. PIT innehar da hovedansvar, mens de IKT-ansatte inntar bestillerrollen på vegne av sitt distrikt. Behov skal formidles opp til PIT som tar avgjørelsen om hvor vidt ønske om endring skal gjennomføres, modifiseres eller avslås. For den ansvarlige i distriktet betyr dette å være et svært viktig bindeledd, som må snakke både de ansattes, IT-utviklernes og byråkratenes språk. Domenekunnskapen på utviklingssiden er omfattende. Tilsvarende lokalt understrekes også som et viktig element i IKT-satsingen for at 15
behov skal ivaretas under prosessen. Strategien for videreutvikling av INKSYS, der de i dag er tre personer tett på som fokuserer på små inkrementelle endringer, er tids- og kostnadseffektivt. Den nye tjenesteveien er ennå ikke avklart, men beskrives som langt mer omfattende. Driftsleder vil ikke lenger ha direkte myndighet over systemer i arresten. Ansvaret vil ligge hos PIT, som overordnet kontrollorgan for endringer. Dette viser igjen til en økende grad av sosio-teknisk kompleksitet ikke bare teknisk. Det kan bli interessant å se hvor bærende viktighet dette får mens reformen tar plass i de nye politidistriktene frem mot 2020. 7 Oppsummering Å endre informasjonsinfrastrukturen i Politiet tar tid fordi elementer er koblet sammen. Underveis i den kommende prosessen vil det dukke opp nye krav som informasjonsinfrastrukturen må tilpasse seg. Det nye som bygges er nødt til å henge sammen med det gamle, slik at viktig funksjonalitet bevares underveis i endringsprosessen. På den måten påvirker den installerte basen kraftig hvordan fremtiden blir. Å designe en ny infrastruktur fra bunn er derfor umulig (Hanseth & Monteiro, 1998). Politiet i Norge er en sosio-teknisk kompleks organisasjon med en omfattende og i stor grad utdatert IT-portefølje. Arresten er et godt eksempel på tilstandene som beskrives i media, der systemer uten mulighet for integrering fører til fragmentert data og skaper unødvendig merarbeid og forsinkelser. Prosessen mot en avgjørende modernisering har vært langdryg, men ser endelig ut til å skyte fart med en gjennomarbeidet og godt forankret reform på bordet. Selv om den er både etterlengtet og nødvendig vil den også utfordre alle ledd i organisasjonen mtp. oppgaver, rutiner, ansvar, bruk av teknologi, samarbeid mm. Slik vi ser det er god sosio-teknisk informasjonsinfrastruktur innad i de ansvarlige utviklingsteamene (her PIT) essensielt for at de selv skal kunne bygge og ivareta det samme for ansatte i Politiet. Fokus på god kommunikasjon, hensiktsmessige verktøy og innføring av godt forankrede rutiner for bruk, med andre ord være fleksibel og rustet til å håndtere uforutsette hendelser, burde være grunnsteinene i reformen. 8 Begrepsdefinisjon og -forståelse 8.1 Store og komplekse informasjonssystemer Store komplekse informasjonssystemer skiller seg fra enkeltstående systemer både i struktur og hvordan de oppfører seg. Kompleksitet viser til sammenkobling av mange komponenter. Jo flere og mer forskjellige de er, og jo mer variert de er koblet sammen, jo mer komplekst kan det være. Å forstå og håndtere slike systemer krever en annen tankegang enn hva kun teknisk kompetanse kan gi. Informasjonsinfrastruktur (II) er et rammeverk utviklet for å kunne undersøke, forstå, diskutere og forbedre/utvikle gode informasjonssystemer. Teorien som henvises til gir med andre ord verktøy for bedre forståelse av hvordan informasjonsinfrastrukturer opptrer, påvirkes av ulike faktorer og utvikler seg. 16
Informasjonsinfrastruktur tar ikke bare for seg de tekniske komponentene, men ser på helheten gjennom brukere, behov, kontekst og endringer. For å kunne beskrive en II benyttes særlig seks begreper: Kompleksitet, delt, åpen, heterogen, evolverende og installert base. Disse går vi nærmere inn på nedenfor. I tillegg er sosio-teknisk kompleksitet et bærende element å adressere for å forstå en bedrift, organisasjon eller avdeling sin informasjonsinfrastruktur. Dette viser til den gjensidige påvirkningen både sosiale og tekniske faktorer har på hverandre. 8.2 Kompleksitet Kompleksitet kan defineres som et stort antall sammenkoblede komponenter og deres heterogenitet, samt relasjoner og deres dynamiske og uforutsigbare interaksjoner [..] (Hanseth & Lyytinen, 2010). Egen beskrivelse Begrepet kompleksitet befatter flere aspekter. Komplekst er ikke nødvendigvis det samme som komplisert, men det betegner systemer som er sammensatte/ sammenkoblet. Sammensatt av forskjellige komponenter, av forskjellige størrelser som igjen har forskjellige avhengigheter seg i mellom i form av at de forandrer seg og påvirker hverandre. Kompleksitet omhandler ikke bare det tekniske, men det sosio-tekniske. Sosio-teknisk kompleksitet viser til den gjensidige avhengigheten og påvirkningen mennesker, organisasjon og systemer har på hverandre. Komponentene er altså både sosiale og tekniske. Eksempel fra kurslitteraturen Et godt eksempel fra kurslitteraturen er Rikshospitalets innføring av elektronisk pasientjournalsystem på 90-tallet (Hanseth, Jacucci, Grisot & Aanestad, 2007). Innad i sykehuset eksisterer det et enormt antall brukere, med ulike yrker, oppgaver og ansvar. Fra før av finnes innarbeidede rutiner, en stor mengde papirjournaler og et løpende antall pasienter som til en hver tid skal ivaretas av de ansatte som er del av endringsprosessen fra papir til digital løsning. Den sosio-tekniske kompleksiteten var i utgangspunktet høy, og ble ytterligere presset da systemene som ble utviklet også skulle tilpasses andre sykehus, både i Norge og globalt. Eksempel fra prosjektoppgaven Fra egen oppgave er det interessant å se på Arresten der det er lav teknisk kompleksitet, men svært høy sosio-teknisk kompleksitet. Verktøyene er få og oppgavene stort sett like. Likevel er de ansattes oppgaver i arresten del av et svært stort produksjonsgitter ikke bare internt på Politihuset i Oslo, men også nasjonalt samtidig som de er pålagt å følge streng lovgivning i alle ledd. Hvilke elementer som utgjør kompleksiteten kan derfor variere i stor grad i én og samme organisasjon/bedrift. 8.3 Delt Definisjonen av delt kan sees på som en stort antall heterogene samfunn, designere, kontrollører eller andre aktører. Hvem som helst kan bruke systemet og videreutvikle det, det handler om et kollektivt bruk uten grenser (Hanseth & Lyytinen, 2010). 17
Egen beskrivelse Begrepet delt henger svært tett sammen med begrepet åpent. I all hovedsak handler det om i hvilken grad et system er tilgjengelig for mange, og om det kan videreutvikles av flere forskjellige brukergrupper. Om et system i stor grad er delt og åpent, vil det være vanskelig å kontrollere systemet da mange ulike aktører og brukere er involvert. Selv inkrementelle endringer kan være utfordrende på grunn av den store brukermassen og variasjon av systemer på tvers av hverandre. Eksempel fra kurslitteraturen Samme eksempel som vil bli brukt under, internett. Ved å etablere en plattform som gir tilgang til et stort nettverk av brukere, designere, administratorer osv., gir dette internett en stor fordel ved at det er under konstant utvikling og forbedring. Det finnes i utgangspunktet ingen begrensninger for hvem som kan bruke internett - kun etablerte domener vil være stengt, men ellers er både verktøy og kunnskap lett tilgjengelig og delt for et kollektivt gode (Hanseth & Lyytinen, 2010). Eksempel fra prosjektoppgaven I arresten er det liten grad av delte systemer. Sikkerhet og lovverk regulerer både hva slags informasjon som skal aksesseres hvor og hvordan. I Politiet er det generelt svært liten grad av delte og åpne systemer. 8.4 Åpen Hanseth og Lyytinen (2010) definerer II-begrepet «åpen» som en egenskap et system kan ha som gjør at nye komponenter kan tilføres og integreres med hverandre i ulike kontekster. Det er heller ingen klare grenser mellom de som bruker IIet og de som ikke, samt om de er kapable til å designe IIet eller ei. Resultatet av dette er at man ikke bør anta begrensninger i form, innhold, kapabilitet eller omfanget (eks. tilgang) til IIen. Egen beskrivelse Begrepet «åpent» beskriver et system hvor det i utgangspunktet er få begrensninger. Det gir systemet en mulighet til å implementeres med mange ulike moduler (nye som gamle) og samt ha en stor variasjon av brukere. Et potensielt problem ved åpne systemer er at det kan være krevende å kontrollere dem tilstrekkelig. De reelle brukerne kan også variere i den grad at det er vanskelig å vite hvem som bruker systemet, designer det eller ikke bruker det i det hele tatt. «Open software» kan være et eksempel på systemer som er «allemannseie» og er vanskelig å kjenne omfanget av både brukere og designere. Eksempel fra kurslitteraturen I Hanseth & Lyytinen (2010) eksemplifiseres begrepet åpent med oppbyggingen av Internett. Siden det ble tatt i bruk på 80- og 90-tallet har dets utvikling vært voldsom - et fellesskap ble utviklet over tid - man kan si det var evolverende. Internettets omfang hadde derimot aldri vært så komplekst uten en slik form for åpen utvikling. Ved å ha åpen tilgang til Internett gir dette en enorm fordel for utvikling av infrastruktur og samarbeid på tvers av store og mindre brukergrupper. Ulempen med dette vil være sikkerhet og kvalitetssikring. Eksempel fra prosjektoppgaven 18
Åpenhet er ikke endelig, men en beskrivelse av ulike grader. INKSYS er et system som er i svært liten grad åpent, da det er utviklet for internt bruk i bedriften. På samme måte som INKSYS, er mange av de resterende systemene brukt i arresten begrenset av tung lovgivning. Det eksisterer ikke rom for et åpent system av hensyn til både personvernloven og politiregisterloven. 8.5 Heterogen Hanseth og Lyytinen (2010) definerer II-begrepet «heterogenitet» som en egenskap et stort og innholdsrikt system kan ha, der heterogenitet er mangfoldet av tekniske komponenter og brukere. Om et system er åpent, vil dets heterogenitet etter hvert øke, da flere brukere vil komme til. Heterogenitet kan også omfatte standarder, lover og brukergrupper. Egen beskrivelse Heterogenitet øker kompleksiteten i et II betraktelig, da den åpner for utvidelse av allerede etablerte systemer. Flere mangfoldige brukere, brukergrupper og standarder kommer til, som fører til at et system kan f.eks. utfolde seg som et tre. Det blir dermed mer utfordrende å drifte/utvikle et system som består av så mange individuelle og sammenhengende systemer og brukere. Eksempel fra kurslitteraturen I Ordningslogikker i informasjonspraksiser presenteres rammene for utførelse av hjertetransplantasjon som et heterogent nettverk hvor mennesker, dokumenter, informasjon, maskiner og systemer jobber side om side. Artikkelen peker til relasjonen mellom aktørene som et svært viktig element (Grisot, 2010). Eksempel fra prosjektoppgaven Overordnet er Politiets II svært heterogen, med mange brukergrupper, systemer, standarder og stor variasjon i arbeidsoppgaver med mer. I arresten derimot, er IIen langt mindre heterogent. Avdelingen består av få brukere, lite variasjon av arbeidsoppgaver og behov, fastsatte kommunikasjonskanaler, samt overordnede lover som opprettholdes over lengre tid. 8.6 Evolverende For å kunne beskrive en informasjonsinfrastruktur som evolverende, må vi kunne si at den utvikler seg for å møte nye bruksmåter, behov, krav og teknologi. Dette er en utvikling som gjerne skjer langsomt og over tid (Nielsen, 2015). Egen beskrivelse En informasjonsinfrastruktur er sjeldent bygget opp fra bunn, men baserer seg på den installerte basen som ligger til grunn for hvordan noe nytt kan utvikles og legges til. I hvor stor grad en II er evolverende kan gjenspeiles i både valgte komponenter, standardisering, brukergrupper og ofte også i hvor vidt den er åpen og delt. Ved at nye komponenter (sosiale eller tekniske) legges til, evolverer IIen inkrementelt over tid. Eksempel fra kurslitteraturen Et mer ekstremt eksempel på en evolverende informasjonsinfrastruktur er internett som 19