Årsberetning 2016 for stortingsbiblioteket

Årsberetning 2016 for stortingsbiblioteket Stortingsbiblioteket støtter opp om den parlamentariske prosessen ved å tilby kvalitetssikret informasjon som skal gi stortingsrepresentanter og ansatte gode beslutningsunderlag. Biblioteket sørger for tilgang til litteratur og nyheter, besvarer faktaoppdrag og sammenstiller bakgrunnsinformasjon. Dette gjøres innen alle saksområder som politikerne eller andre ansatte på Stortinget arbeider med. Biblioteket har et spesielt ansvar for litteratur om Stortinget, konstitusjonelle forhold, parlamentarisme, demokrati og nasjonalforsamlinger, samt for formidling av EU/EØS-nyheter. Biblioteket har døgnåpne lokaler sentralt i Stortinget med aktuelle bøker, aviser og tidsskrifter til bruk og lån. Bibliotekets tjenester er primært et tilbud til interne brukere, men biblioteket bidrar også i det nasjonale og internasjonale biblioteknettverket. Til grunn for arbeidet ligger administrasjonens strategi for 2014-2018 og bibliotekets egen strategi som gir retning for bibliotek- og kunnskapsorganisasjonsområdet. I 2016 mottok stortingsbiblioteket en testamentarisk gave etter Lars Roar Langslet i takknemlighet for god service. Gaven omfatter en rekke innrammede karikaturer som vil bli hengt opp på et passende sted. Gro Sandgrind Stortingsbibliotekar 23. mars 2017 Alle foto: Stortingsbiblioteket (der ikke annet oppgis) 1

UTVIKLINGSOPPGAVER I 2016 Nytt biblioteksystem overgang til Alma Stortingsbiblioteket gikk i desember 2015 over til å benytte biblioteksystemet Alma, et produkt fra Ex Libris, innkjøpt av det nasjonale bibliotekskonsortiet Bibsys. Å skifte system er krevende, og det fantes denne gangen ikke kurs organisert av Bibsys. Hver enkelt medarbeider har derfor måttet bruke tid på webopplæring og utforskning av Alma. Det har vært et løpende arbeid gjennom året for å bli kjent med ulike moduler, og det har stilt store krav særlig til dem som jobber med innkjøp, katalog og tidsskrifter. I tillegg har det vært nødvendig med mye lokal konfigurasjon for å tilpasse systemet til stortingsbibliotekets behov. Fjernlån har vært spesielt utfordrende i 2016, da innføringen av Alma og den nye fjernlånsprotokollen NCIP sammenfalt i tid. Stortingsbiblioteket ble høsten 2016 invitert inn i en sentral arbeidsgruppe for brukerhåndtering i Bibsys, og deltok der for å bidra til utvikling av enklere påloggingsrutiner for lånere. Bygningsjubileet 2016 prosjektledelse og dokumentasjon av bygningshistorie I 2016 var det 150 år siden stortingsbygningen ble innviet. Prosjektene som markerte jubileet ble koordinert av en medarbeider fra stortingsbiblioteket, frikjøpt i 50 % til dette arbeidet. Flere av bibliotekets ansatte deltok også i jubileumsarrangementet for skoleelever 9. mai 2016. Stortingsbiblioteket er en av de eldste seksjonene i Stortinget, og i forbindelse med jubileet ble eget historisk materiale gjennomgått og det ble laget en arkivnøkkel. Utvikling av kunnskapstjenester nyhetsbrev, bakgrunnsinformasjon og e-aviser I 2016 har biblioteket arbeidet videre med å utvikle tjenester og produkter som kan være god støtte i det parlamentariske arbeidet: nyhetsbrev med aktuelle artikler for komiteene er utvidet til også å omfatte transportog kommunikasjonskomiteen. Nå publiseres det nyhetsbrev for fem av komiteene to ganger pr måned bakgrunnsinformasjon for komiteenes reiser er blitt mer enhetlig og rutiner for arbeidet fastlagt medarbeidere i biblioteket har bidratt i arbeidsgruppe med internasjonal avdeling for å utarbeide et nyhetsbrev for medlemmene i delegasjonen til Europarådet og PACE EU/EØS. Faggruppen utarbeidet oversikt over Europakommisjonens arbeidsprogram for 2016 og identifiserte saker som kan være spesielt viktige og politisk interessante for Norge og Stortinget e-aviser bak betalingsmur. Det ble tatt kontakt med to leverandører med mål om å få til avtale om tilgang til dette stoffet. Saken ble behandlet i direktørmøtet som besluttet at det skulle foretas en prinsipiell vurdering hva Stortingets administrasjon skal betale for, herunder mediale plattformer og betalingsløsninger personalisering via app for nyhetsvarslingstjenesten kom som nytt tilbud i løpet av året. 2

Ny visuell identitet Stortingets administrasjon fikk i løpet av året ny visuell identitet. Stortingsbiblioteket er i gang med å erstatte gammel logo med ny den røde løven på alle produkter og alle flater. DRIFTSOPPGAVER I 2016 Referanseoppdrag 2014 2015 2016 Interne 232 69 % 249 72 % 308 73,7% Eksterne 104 31 % 98 28 % 110 26,3% Totalt 336 100 % 347 100 % 418 100% Antall referanseoppdrag - definert som oppslag sammenstilt og bearbeidet av bibliotekar - er 20,5 % høyere i 2016 sammenlignet med året før. Utredningsseksjonens andel av de interne besvarelsene utgjør 22 %, og er om lag 5 % lavere enn året før. Vi opplever nå ofte at komiteer og partigrupper kontakter biblioteket i forkant av høringer og komitereiser og ber om underlagsmateriale eller bakgrunnsinformasjon for aktuelle saker. 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 2016 - referansespørsmål - interne og eksterne Interne Eksterne Totalt Utlån Antall utlån var tilnærmet lik fjorårets. Bøker utgjør 86 % av utlånene, tidsskrifthefter 10 %. De tre siste årenes faglitteratur står i stortingstorget, resten er i tunnelbiblioteket. Fjernlånsmodulen i Alma er ikke ferdig utviklet og håndteringen av hvert enkelt lån til et annet bibliotek blir omstendelig. Dette gjelder også bøker som kommer i retur fra andre bibliotek. 3

Utlån fordelt på brukergrupper 2014 2015 2016 Interne 3202 91 % 3088 92 % 3117 96,2% Eksterne 150 4 % 95 3 % 62 1,9% Andre bibliotek 161 5 % 170 5 % 62 1,9% Totalt 3513 100 % 3353 100 % 3241 100% Stortingstorget 3423 besøk Stortingstorget er sentralt plassert midt i stortingsbygningen. Representanter, ansatte og besøkende passerer daglig igjennom lokalet. Området er blitt en møteplass for alle på huset. Stortingsbiblioteket er én av fire seksjoner som tilbyr tjenester i torget. Alle på huset kan låne bøker og tidsskrifter 24/7. 2015 2016 Antall besøkende: 3391 3423 Antall arbeidsdager i statistikkperioden: 193* 245 Snitt besøk per dag: 17,5 13,97 *Sommerperioden var ikke tatt med i 2015 Ny litteratur presenteres i glasshyllene og på informasjonsskjermer som oppdateres fortløpende. Høsten 2016 ble en ny skjerm hengt opp vis à vis kaffemaskinen. Lokalet benyttes også til ulike mindre arrangement. Biblioteket sto for et bok i torget-arrangement og Statistisk sentralbyrå hadde en stand og orienterte om sine tilbud. Flere andre seksjoner har også brukt lokalet i forbindelse med informasjonstiltak. Årets bokjuletre ble satt opp uka før jul og ble «høstet» andre uka i januar. Det er blitt et fast innslag. Samlingen 70 329 bøker og tidsskrifter Stortingsbibliotekets samling utgjør per 31.12.2016 70.329 enheter (bøker og tidsskrifter). Stortingsbiblioteket kjøper inn bøker, tidsskrifter, årbøker og forskningsrapporter, hovedsakelig innen fagområdene statsvitenskap, historie, økonomi og juss. I tillegg kjøper biblioteket inn politiske biografier og sørger for å ha en oppdatert reisehåndboksamling. Biblioteket mottar i gave bøker fra Kulturfondets innkjøpsordning. I løpet av året registrerte biblioteket: 899 nye bøker 215 nye tidsskriftårganger 20 nye utgivelser av årbøker 27 nye seriepublikasjoner De siste årene har den eldre delen av samlingen vært gjenstand for en systematisk gjennomgang. Det ble i 2016 skilt ut 1515 enheter fra samlingen (sendt depotbiblioteket NB eller kassert). 4

I forbindelse med byggeaktivitetene knyttet til P-26 fikk vi støvinntrenging i tunnelbiblioteket. Lokalet måtte stenges og hele samlingen rengjøres. Databaser Bruken av betalinsgdatabaser vurderes årlig før abonnementene fornyes. Databasene nås enten via Stortingets ip-tilgang eller ved å registrere seg med brukernavn og passord. Tidsskrifter De mest leste norske elektroniske tidsskriftene i 2016 var Lov og rett, Internasjonal politikk, Stat & styring og Nytt norsk tidsskrift. Til sammen ble det lest over 2 900 artikler i elektronisk versjon, jevnt fordelt over hele året, færrest i mai og flest i november. Lov og Rett Internasjonal Politikk Stat & Styring Nytt Norsk Tidsskrift Samtiden Kirke og Kultur Norsk statsvitenskapelig tidsskrift Historisk tidsskrift Tidsskrift for samfunnsforskning Jussens Venner De mest leste elektroniske tidsskriftene 0 50 100 150 200 250 300 350 I tillegg kommer kilder biblioteket ikke har statistikk for, som de utenlandske elektroniske tidsskriftene og åpen tilgang-tidsskriftene. Vi ser en jevn økning i bruken av e-tidsskrifter, spesielt tidsskrifter og artikler som omtales i EU/EØS-sammenheng og nyhetsbrev til komiteene (se under). Biblioteket abonnerte på 215 tidsskrifter, halvparten i papir, 40 prosent i både papir og elektronisk og rundt 10 prosent kun elektronisk. I tillegg kommer tidsskrifter som biblioteket har tilgang til gjennom databaser. De mest utlånte tidsskriftene i papir var blant annet Jane s defence weekly, Le nouvel observateur, Kapital, The Economist, New statesman, Der Spiegel, Foreign affairs og Norsk landbruk. Forsvar, historie og jus er også godt representert blant utlånte tidsskrifter. Til sammen ble det lånt ut ca. 330 tidsskrifter, men tallet er usikkert på grunn av oppstarten av nytt system i 2015-2016. Vi har heller ikke sammenlignbare tall for de siste årene. 5

Nyhetsbrev til komiteene 66 utgaver i 2016 Nyhetsbrev om emneområdene til fem komiteer (Transport- og kommunikasjonskomiteen, Finanskomiteen, Justiskomiteen, Familie- og kulturkomiteen og Kirke-, utdannings- og forskningskomiteen) utarbeides jevnlig, som et supplement til den daglige nyhetsstrømmen. I 2016 ble det 66 nyhetsbrev totalt. Nyhetsbrevene dekker tidsskriftartikler, rapporter, nettsteder og arrangementer i tillegg til offentlige dokumenter fra andre land i Norden, og har samlet ca. 300 mottakere representanter, politiske rådgivere, ansatte i administrasjonen og noen eksterne. Nyhetsbrevene sendes i hovedsak ut som e-post, og legges i tillegg ut på Løveporten. Noen eksemplarer i papir står oppstilt på stortingstorget. Både representanter og politiske rådgivere vurderer nyhetsbrevene som nyttige i arbeidet. EU/EØS-informasjon 1325 abonnenter på EU/EØS-nytt Stortingsbiblioteket utarbeider ukentlige EU/EØS-nyhetsbrev. I 2016 ble det sendt ut 30 nyhetsbrev. Antall abonnenter var ved årets utgang 1325, en økning på 25 % målt mot 2015. 278 av abonnentene var interne. Nyhetsbrevet er tilgjengelig på stortinget.no. Antall sidevisninger økte med 11 % fra 2015 til 2016, og var på totalt 18 300. Ca. halvparten kommer inn til sidene via Google-søk og en tredjedel av trafikken kommer via mobiltelefon. Stortingsbiblioteket bidrar i Stortingets faggruppe for EU/EØS-informasjon, sammen med utredningsseksjonen og internasjonal avdeling. I forkant av Europautvalgets møter og de europapolitiske redegjørelsene utarbeider faggruppen bakgrunnsinformasjon, såkalte informasjonspakker. I 2016 ble det utarbeidet 9 slike informasjonspakker. Høsten 2016 ble informasjonspakkene offentlig tilgjengelig på stortinget.no. Faggruppen gjennomgikk også Europakommisjonens arbeidsprogram for 2016 og identifisert saker som kan være spesielt viktige og politisk interessante for Norge og Stortinget. Nyhetstjenester enkel tilgang til nyhetene for politikerne Nyhetstjenesten er viktig for representanter og politiske rådgivere på mange måter; for å holde seg ajour med dekningen av en sak, en person eller fylket en representerer, for å fange opp debattinnlegg som krever et svar, eller for å finne tilbake til artikler for å sjekke hva en selv eller andre har sagt og ment tidligere. I 2016 ble tjenestene videreført: Nyhetsvarslingstjenesten: Varslingen er tilgjengelig på «alle» plattformer, på telefon, nettbrett og via Løveporten, via e-post, i nettportal og i app. o Antall innlogginger ca. 200 ganger pr. dag o Ca. 800 e-poster med nyhetsvarsel sendt ut daglig o Varslingen omfatter søk på mer enn 500 personer og temaer o Personalisering via app var nytt i 2016, og i overkant av 50 brukere tok det i bruk. Digital aviskiosk: BuyAndRead inneholder de fleste norske aviser i pdf-format, i tillegg til enkelte tidsskrifter og noen utenlandske aviser o Antall innlogginginger ca. 300 ganger pr. dag o Ca. 40 % av fra mobil eller nettbrett o Det ble lastet ned ca 181.000 enkeltsider eller hele aviser, altså nesten 500 pr. dag 6

Følgende tjenester er videreført: NTB, arkivtjenestene Retriever Research/Atekst, Infomedia for danske kilder, Dow Jones Factiva for internasjonale kilder, PressReader, Financial Times (ca. 80 personer med egen bruker-id). Bruken av betalingsmurer fortsetter å være en hindring for ambisjonen om å tilby best mulige tjenester. Vi fortsetter å følge feltet og ser etter mulige løsninger. Saken har vært oppe i brukerrådet og i direktørens ledermøte. Twitter 463 følger @storbibl Antallet følgere har økt fra 411 til 463 i 2016. Den vesle økningen reflekterer en noe lav aktivitet, dessverre. Vi sliter med å finne profilen vår, men fremdeles er målet å være relevante for stortingspolitikerne. Kurs i informasjonssøking og Lovdata Stortingsbiblioteket holder kurs i bruk av informasjonskilder som er tilgjengelige via Løveporten. Nyansatte både i administrasjonen og i partigruppene får tilbud om kurs. I 2016 hadde vi kurs både i mer generell informasjonssøking (74 deltakere på 25 kurs), og et spesialisert tilbud om kurs i bruk av Lovdata (73 deltakere på 11 kurs). Det generelle kurset hadde 25 deltakere fra administrasjonen, og 49 fra partigruppene, mens Lovdatakurset var rettet mot administrativt ansatte. UTADRETTET VIRKSOMHET Stortinget, bibliotek og offentlig informasjon Seminar for bibliotekarer og andre informasjonsmedarbeidere ble gjennomført 12. april. Seminaret var fulltegnet med rundt 60 deltagere. Tema for seminaret: saksgangen i Stortinget, rollefordeling Storting og regjering og de digitaliserte stortingsforhandlingene. Besøk og omvisninger Stortingsbiblioteket tok i mot to grupper à 30 studenter ved Høgskolen i Oslo og Akershus til en presentasjon av bibliotektjenester med etterfølgende omvisning i Stortinget. INTERNASJONALT SAMARBEID Nordiske møter Stortingsbibliotekaren møter sine nordiske kollegaer til et årlig sjefsmøte. Årets møte var det 62. i rekken. Folketingsbiblioteket i København var denne gang vertskap. Høsten 2016 tok biblioteket i mot en gruppe medarbeidere fra Riksdagsbiblioteket i Stockholm. De ønsket å bli orientert om erfaringen med biblioteksystemet Alma. Stortingsbiblioteket svarer på spørsmål fra de andre nordiske parlamentsbibliotekene, og bruker selv nettverket ved behov for informasjon om nordiske forhold. The International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) Stortingsbibliotekaren deltok på konferansen for parlamentsbibliotek og utredningstjenester arrangert av Library of Congress i Washington. 7

European Centre for Parliamentary Research and Documentation (ECPRD) Kunnskaps- og dokumentasjonsavdelingen var vertskap for seminaret Innovative Services for Parliamentary Libraries, Research Services and Archives 7.-9. september. Bibliotekmedarbeidere bidro i planlegging og gjennomføring. MEDARBEIDERE OG KOMPETANSEUTVIKLING Personalet I 2016 var det 12 fast ansatte medarbeidere i stortingsbiblioteket. Håvard Tvedte hadde permisjon deler av året. Han sluttet for å begynne i ny stilling vår 2016. Kari Gyllander fra Lovdata vikarierte i hans sted inntil ny ansettelse var gjennomført. Åse Garten Galtrud ble tilsatt i stillingen etter Håvard. Kari Gyllander ble ansatt i stillingen etter Åse. Kari tiltrer 15. februar 2017. Gaute Fredriksen var ansatt i et års engasjement fra august 2015 til 2016. To timebetalte medarbeidere var ansatt deler av året, Marit Kleppa og Rune Keisuke Kosaka. Kompetanseutvikling Medarbeiderne har deltatt på ulike kurs, seminarer og konferanser av faglig karakter, se vedlegg 1. Seksjonsleder har deltatt i administrasjonens lederutviklingsprogram med seminarer og temamøter. ØKONOMI Stortingsbiblioteket er porteføljeansvarlig for bøker, tidsskrifter og nyhetstjenester. Bevilgningene til biblioteket for 2016 ble benyttet på følgende måte: Materiale Regnskap Monografier 183 881 Nyhetstjenester, periodika og norske databaser 4 650 902 Databaser fra utlandet 532 389 Faglitteratur direkte til komiteer og seksjoner på Stortinget 1) 222 483 Note 1) Innkjøp av faglitteratur og tidsskrifter til komiteer og seksjoner i Stortinget. 8