MØTEPROTOKOLL Vestby kontrollutvalg Møtetid: 22.03.2017 kl. 17:00 Sted: Formannskapssalen i Rådhuset Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 5 av 5. Møtende medlemmer: Paal Jargel (H), Jeanette Hoel (FrP), Lars Johan Rustad (KrF), Ann Tremblay Vølstad (V) Møtende varamedlemmer: Inger Randem (Sp) Forfall: John Arne Kjenn (Sp) Fra sekretariatet: Jan T. Løkken (møtesekretær) Fra KPMG: Manager Siv Karlsen Moa Fra Kommuneadministrasjonen: Rådmann Sjur Authen Diverse merknader: Møteprotokoll godkjent 22.03.2017 Jeanette Hoel/s./ Leder Paal Jargel/s./ Nestleder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 58 (m): 95 93 96 56 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
Saksliste 7/17 Dialog med rådmannen 8/17 Kommunens saksbehandling av byggesaker 9/17 Mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjon 2017 10/17 Orienteringssaker 11/17 Deltakelse på FKTs fagkonferanse 7. og 8. juli 2017 Vestby kontrollutvalg 22.03.2017 Side 2 av 5
Vestby KU-7/17 Dialog med rådmannen Dialogen med rådmannen tas til orientering. Rådmannen svarte på to spørsmål fra utvalgsmedlemmer som var sendt inn på forhånd: Ett vedr. behandlingen av kommuneplanen og ett vedr. vilkår og oppgjør ved eiendomssalg. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Dialogen med rådmannen tas til orientering. Vestby KU-8/17 Kommunens saksbehandling av byggesaker Kontrollutvalget finner i denne saken ikke grunnlag for kritikk av kommunens behandling av de omtalte byggesakene. Utvalget finner heller ikke holdepunkter for at kommunen bedriver forskjellsbehandling i byggesaker. Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget finner i denne saken ikke grunnlag for kritikk av kommunens behandling av de omtalte byggesakene. Utvalget finner heller ikke holdepunkter for at kommunen bedriver forskjellsbehandling i byggesaker. Vestby kontrollutvalg 22.03.2017 Side 3 av 5
Vestby KU-9/17 Mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjon 2017 1. Kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets forslag til mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjektene i 2017. 2. Sekretariatet bes invitere 3 selskap til å gi et samlet tilbud om gjennomføringen av begge prosjektene. 3. Tilbudene skal vektes etter følgende fordeling: 1. Pris/totalkostnad 40 70% 2. Kvalitet 30 60 % I møtet ble det pekt på at i planen for selskapskontroll for 2017 2020, vedtatt av kommunestyret 10. oktober 2016, ble forvaltningsrevisjon av Søndre Follo Renseanlegg IKS planlagt til 2019 og da som et samarbeidprosjekt mellom eierne av selskapet. Det ble foreslått å invitere Deloitte, BDO og Follo distriktsrevisjon IKS til å gi tilbud på denne forvaltningsrevisjonen. Innstillingen ble, men endring av pkt. 2, enstemmig vedtatt. 4. Kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets forslag til mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjektene i 2017. 5. Sekretariatet bes invitere 3 selskap til å gi et samlet tilbud om gjennomføringen av begge prosjektene. 6. Tilbudene skal vektes etter følgende fordeling: 3. Pris/totalkostnad 40 70% 4. Kvalitet 30 60 % Vestby KU-10/17 Orienteringssaker Orienteringssakene tas til orientering Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Orienteringssakene tas til orientering. Vestby kontrollutvalg 22.03.2017 Side 4 av 5
Vestby KU-11/17 Deltakelse på FKTs fagkonferanse 7. og 8. juli 2017 Saken ble lagt fram uten innstilling. Det ble foreslått å spørre John Arne Kjenn med Torbjørn Mehl som 1. vara og Inger Randem som 2. vara om å delta på konferansen. Forslaget framsatt i møtet ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget velger følgende deltaker på FKTs konferanse 7. og 8. juni 2017: John Arne Kjenn med Torbjørn Mehl som 1. vara og Inger Randem som 2. vara. Vestby kontrollutvalg 22.03.2017 Side 5 av 5