PROTOKOLL FRA STYREMØTE 05/14 TIRSDAG, 16. SEPTEMBER 2014 - Strømmen

PROTOKOLL FRA STYREMØTE 05/14 TIRSDAG, 16. SEPTEMBER 2014 - Strømmen Til stede: Forfall: Fra adm.: Sven E. Maamoen, Jon Syversen, Gro-Helen Randem Svendsen, Kjell Kvifte, Torgrim Bilstad, Cecilie Nyquist Stray og Rune Engeseth. Oda Marie Often og Vidar Bøe Guro Røen, Kent Simonsen og Runar Sveen. A: DISKUSJONSSAK Ingen. B: BESLUTNINGSSAKER Sak 46/14 Styrking av lokalidretten finansiering av idrettsrådene Det vises til tidligere diskusjoner omkring idrettsrådenes status/ finansiering og behovet for en finansiering via spillemidler til idrett. På styreseminaret ble det gitt en innledning om temaet. Idrettsrådene er nøkkelen for å fremme idrettslagenes felles saker og utløse kommunale investeringer på anleggssiden. Det er også et stort potensiale for å samarbeide med kommunen innenfor temaer som; folkehelsetiltak, integrering, inkludering, aktivitetsutvikling, verdiarbeid etc. Vi har gode eksempler på dette i Akershus, men det er krevende å skulle få resultater kun basert på frivillighet. Møtevirksomheten er krevende, og det er behov for å kunne stille på møter på dagtid. Kontinuitet er også viktig. Idrettens finansiering er primært basert på et horisontalt fordelingsprinsipp, og det har lenge vært vedtatt politikk i NIF at idrettsrådene skal søke sin finansiering via kommunebudsjettene. Problemet for idrettsrådene er å skulle finansiere sin egen virksomhet i konkurranse med de store behovene idrettslagene har for aktivitetsstøtte. I den vurderingen vil idrettsrådene ofte nedprioritere eget behov. I AIKs styremøte 3. juni ble det rapportert fra idrettsrådenes årsmøter, og de aller fleste idrettsrådene har gitt signaler om at de har sterkt behov for en andel administrativ ressurs. I Akershus er det kun 2 av 22 idrettsråd som har ansatte (Asker og Bærum har p.t.). På landsbasis er det anslagsvis 20 personer ansatt i idrettsråd (referanse fra tidligere landskonferanse) På styreseminaret i august d.å. ble det lansert en modell hvor kr 1 per innbygger kunne være et startsted for en tildeling av spillemidlene. Det viktige er å få vedtatt et prinsipp om at idrettsrådene delfinansieres via spillemidlene. 1

Styret har tidligere diskutert muligheten for å kunne få til dette som en andel av LAM-potten i og med at spillemidlene vil øke via opptrapping av tippenøkkelen pluss at andelen av totalen som går til LAM også justeres til 12,5 % i 2014. Da skapes det et visst handlingsrom for en slik reform. Kr 1 per innbygger vil koste ca. kr 5 mill. på landsbasis, og økningen av LAM vil være vesentlig større enn det. Tallet for økningen har vi ikke. Det er nødvendig å drøfte slike ideer med de øvrige idrettskretsene for å kunne få dette inn i NIFs strategi og budsjetter. Første anledning er IK-samlingen i Drammen 12.-14.9. Prosessen videre går frem mot Idrettstinget i 2015 (Trondheim, 5.-6. juni), og styret bør nedsette et eget Ad Hoc-utvalg som jobber med hovedsakene frem mot Idrettstinget, inkludert finansiering av idrettsrådene. AIK vil ha 5 representanter til Idrettstinget. Innkalling sendes ut 5 måneder før tinget, og forslag må være sendt innen 4 måneder før tinget holdes. Det vil si innen 5. februar. Det vises til kapittel 3 i NIFs lov. Styret i Akershus idrettskrets ønsker å styrke idrettsrådene finansielt over spillemidlene. Kretsleder og nestleder gis mandat til å følge opp saken på IK-samlingen i september. Et Ad Hoc-utvalg nedsettes på styremøtet 16.9. Utvalget skal jobbe videre med de viktigste sakene foran Idrettstinget i 2015. Saken ble vedtatt ved skriftlig saksbehandling i styret Sak 47/14 Aktivitetslederkurset barneidrett på idrettslinjer idrettskretsens rolle Det vises til informasjon fra NIF. Idrettskretsene har nylig mottatt informasjon om dette tilbudet. I korthet går det ut på å ha en aktiv rolle for å påvirke til at aktivitetslederkurs barneidrett blir tilbudt elever på videregående skoler, samt at man følger opp koblinger til idrettslagene i etterkant. Dette støtter opp under AIKs hovedmål, samt at det styrker ungdomsløftet ved å gi ungdom både kompetanse og roller. Administrasjonen oppfatter dette som et tilbud vi relativt enkelt kan tilby de videregående skoler (VGS) med idrettslinjer i Akershus, samt at styret har ønsket en nærmere kontakt med disse 14 VGS med idrettslinjer. Det vises til tidligere styresak om tiltak på VGS samt produksjon av Idrettskartet (http://www.idrett.no/krets/akershus/omidrettskretsen/sider/default.aspx ) AIKs oppgave er beskrevet i notatet, det mest arbeidskrevende er å tilby kurslærerkurset samt gjennomføre oppfølgingsmøte og knytte kontaktene til idrettslagene. For øvrig er arbeidet mye likt ordinær kursadministrasjon. Det er kort frist på å slutte seg til dette tilbudet. Torsdag 11.9. må kretsene gi tilbakemelding til NIF 2

AIK melder sin interesse til NIF innen fristen for å delta i tilbudet om felles aktivitetslederkurs barneidrett på videregående skoler med idrettslinjer. Saken ble vedtatt ved skriftlig saksbehandling i styret Sak 48/14 Felles konferanse med de øvrige paraplyorganisasjonene i Akershus I 2013 gjennomførte de store paraplyorganisasjonene en felles konferanse for regionale frivillige organisasjoner. Konferansen erstattet en dagskonferanse som i stor grad fungerte som møteplass for ansatte i organisasjonene. Den nye «Møteplassen» ble avholdt på kveldstid for å være tilgjengelig for de tillitsvalgte. Konferansen var et spleiselag mellom paraplyorganisasjonene. Temaet i fjor var blant annet frafall av ungdom, og innleder var professor Mats Trondman. Årets konferanse: De daglige ledere i VOFO, Musikkrådet, Barne- og ungdomsrådet og AIK har i løpet av sommeren hatt møter hvor også fylkeskommunen har bistått. Det er etablert et forslag til program hvor fokus settes på «Hvor går frivilligheten» med undertittel: «Motivasjon, frivillighet og engasjement». Det er lagt opp til en innledning av relevant forsker som kan si noe om utviklingen, samt et innslag av mer filosofisk karakter. For å illustrere hvordan organisasjonene jobber er det lagt opp til to presentasjoner av hvordan man jobber med rekruttering og lederopplæring. AIK er tiltenkt en av disse presentasjonene for å vise hvordan idretten jobber med unge ledere. Akershus fylkeskommune støtter konferansen økonomisk, og det vil maksimum være en kostnad for AIK på kr 10.000,- Trolig vil det være nærmere halvparten av dette. Aktuell målgruppe er for idrettens del vil være særkretser/regioner, AIKs eget styre og idrettsrådene. I fjor deltok ca. 50 personer på konferansen. Konferansen holdes i fylkeskommunens lokaler i Galleriet, og dato er satt til 13.11.14. Fylkespolitikere inviteres, og dette kan være en møteplass mellom frivilligheten og de folkevalgte. Komitéarbeidet har foregått rett i forkant av sommerferien og tidlig på høsten, og det har derfor tidsmessig ikke vært mulig å styrebehandle dette tidligere. Vi bør legge arrangementet inn i vår tiltaksplan for kommende år samt drøfte aktuelle innspill til programkomiteen tidlig på våren. Ved fjorårets styrebehandling uttalte styret at man ikke kunne velge noe annet enn å si ja til dette samarbeidsprosjektet med de øvrige frivillige 3

paraplyorganisasjonene. Administrasjonen har lagt dette til grunn. Det er en arena for å lære av hverandre samt presentere oss for fylkeskommunen. AIK stiller seg positive til felles konferanse for de frivillige paraplyorganisasjonene 13.11.2014. Kostnader inntil kr. 10.000 belastes innenfor vedtatt budsjett. Saken ble vedtatt ved skriftlig saksbehandling i styret Sak 49/14 Fordeling av midler til Aktiv på Dagtid høsten 2014 AIK har for 2014 budsjettert med kr. 700 000 til fordeling idrettslag i Aktiv på Dagtid (ApD). Kr. 365 000,- av disse ble fordelt tidligere i år, se tabell nedenfor. Det foreslåes at de resterende 335 000 dermed fordeles mellom idrettslag som tilrettelegger for ApD høsten 2014. Fordelingen mellom de forskjellige idrettslagene/idrettsrådene er basert på organiseringen av tiltaket, utvikling av eksisterende tiltak og planlagt aktivitet for året. Idrettslag Fordeling totalt 2013 Innstilling # 1, 2014 Innstilling # 2, 2014 Asker idrettsråd (flere 100 000,- 60 000,- 50 000,- IL) Aurskog/Finstadbru 50 000,- 20 000,- 20 000,- SK Drøbak Golfklubb 15 000,- 30 000,- 20 000,- Drøbak-Frogn 50 000,- 30 000,- 25 000,- Idrettslag Friskis&Svettis Asker 100 000,- 60 000,- 55 000,- og Bærum Nesodden IF 60 000,- 40 000,- 30 000,- Nedre Romerike 50 000,- 25 000,- 20 000,- Handicapidrettslag Ski AIL 85 000,- 50 000,- 45 000,- Sørumsand IF 5 000,- 15 000,- 15 000,- Fet IL* NY høsten 2014 10 000,- Frogner IL 5 000,- 5 000,- 5 000,- Son HK** 30 000,- Ås IL 50 000,- 30 000,- 40 000,- Sum 600 000.- 365 000,- 335 000,- * Fet IL er ny, og ApD i Fet er under oppstart denne høsten. ** ApD Vestby (ved Son HK), ble avviklet før jul 2013. 4

AIK bør komme tilbake til videre strategi etter at idrettsforbundets folkehelsestrategi er på plass. Midler til Aktiv på Dagtid tildeles i tråd med forslagene i tabellen over. Sak 50/14 Deltakelse i nasjonale konferanser Det er flere nasjonale konferanser AIK bør vurdere å delta på. Fra tidligere er Sven, Kjell, Oddleif og Runar påmeldt til NIFs anleggskonferanse medio oktober (Trondheim). Videre er følgende meget aktuelle for deltagelse dersom mulig: Nasjonal konferanse om idrett for funksjonshemmede (Paraidrettskonferanse) 31.10.-1.11. Starter fredag kl. 17 (Trondheim). Pris kr 1990 pluss reise. Nasjonal konferanse om folkehelse 26.-27.11. (Levanger). Reise og overnatting, ingen konferanseavgift. Det er også en folkehelsekonferanse i Oslo (14.-15.10.), men den førstnevnte er mest aktuell for idretten. NIFs folkehelsestrategi blir bl.a. presentert i Levanger. AIK meldes på til de ovennevnte konferansene etter styrets vurdering. Sak 51/14 Evaluering av kretstinget Det ble vist til rapport som viser resultat av spørreundersøkelse til alle delegater pluss en vurdering fra administrasjonen. Sistnevnte inneholder også noe praktisk erfaring. Spørreundersøkelsen viser at de fleste er fornøyd med hvordan tinget ble gjennomført, men det er også kommentarer og synspunkter som slår helt andre veien. Styrets egen evaluering fra kretstinget gis i møtet. Følgende momenter ble nevnt: Stort sett fornøyde En av sakene ble utfordrende for dirigentene Prisutdelingen burde vært mer høytidelig og tiden ble knapp o Kan vurdere å la takketaler slippe til i desember Ønskelig med flere deltakere fra idrettslagene Godt innlegg av Vidar Sven takket for godt forarbeid 5

Tingdelegatene og styrets evaluering tas til etterretning og lagres som erfaringer vi må legge vekt på ved neste arrangement. Sak 52/14 Styrets arbeidsform Det vises til gjennomgang på styreseminaret i Asker. I tråd med signalene på seminaret foreslås det at styret i stor grad bygger videre på arbeidsform fra tidligere: - 7 styremøter per år - Åpenhet i møter og protokoller gjøres tilgjengelige på nettet - ABC-saker - I prinsippet, ikke faste utvalg - men mer bruk av Ad Hoc-utvalg - Fadderskap for idrettsråd og særidretter videreføres På styreseminaret ble det delt ut retningslinjer for delegering samt retningslinjer for uttalelser til media. Disse videreføres, men administrasjonen vil legge de frem som egen sak i senere møte. Det er behov for en gjennomgang/revidering. På styreseminaret ble opprettelse av Ad Hoc-utvalg foreslått på følgende områder: - Anlegg - Ny IPD og virksomhetsplan (VP) - Løft for finansiering av IL og IR - Kommune og fylkestingsvalget 2015 Administrasjonen foreslår å opprette tre Ad Hoc-utvalg i første omgang. 1. Anlegg er sentralt nå i forbindelse med de planprosesser som vil skje i fylkeskommunen, se annen sak. 2. Ny IPD kan ses i sammenheng løft for finansiering av IL og IR, dette er prosesser som vil skje frem mot Idrettstinget i Trondheim (5.-6. juni 2015). Et Utvalg bør fordype seg i de mest sentrale sakene frem mot idrettstinget. 3. kommune- og fylkestingsvalget 2015. I utvalg nr. 1 forslås en fra styret og fire fra IR pluss en fra adm, videreføres. I utvalg nr. 2 og 3 foreslås tre fra kretsstyret samt en fra administrasjonen i hvert utvalg. Styret bes klargjøre sine preferanser og fordelingen gjøres i møtet. 6

AIK oppnevner tre Ad Hoc-utvalg som beskrevet ovenfor. Fordelingen av representanter gjøres i henhold til styrets signaler. Sak 53/14 Kontaktpersoner for særkretser og idrettsråd AIK har tradisjon for å holde god kontakt med idrettsråd og særkretser. Idrettsrådene har idrettskretsene et særlig ansvar for, og kontakten er derfor noe hyppigere med disse. Imidlertid er særidrettene (særkrets, region og særforbund) også en viktig del av den helheten idrettskretsen skal ivareta. Styret har fra tidligere oppnevnt kontaktpersoner i IR og SK, dette foreslås opprettholdt. Følgende IR må få nye kontaktpersoner: 1: Sørum, Eidsvoll, Nannestad og 2: Fet og Nes. Videre mangler det kontaktperson til særidrettene: Luftsport, Bueskytter, Skytter og Håndball Administrasjonen ble bedt om å oppdatere kontaktlistene Kontaktpersoner for idrettsråd og særidretter oppdateres. Sak 54/14 Finansiering idrettsråd Det vises til tidligere utsendt saksfremlegg i sak 46/14. I den sammenheng er det behov for å drøfte AIKs syn på hvordan en ordning kan finansieres. I sak 46 er det henvist til det handlingsrommet som en økning av LAM vil føre til. Det kan også argumenteres for at en tildeling til idrettsråd bør belastes post 1 (grunnstøtte NIF og idrettskretser) og ikke belastes tilskuddet til IL. Sett fra NIF og idrettskretsenes side er post 1 for liten til å dekke de oppgaver som er definert i loven. Det har vært liten eller ingen utvikling i tildelingene, og fra 2000 til 2014 har idrettskretsenes andel av spillemidlene gått ned fra 14% til 6%. Idrettskretsene har fått flere oppgaver i denne perioden, og det kan derfor isolert sett argumenteres for at kretsene bør få en økning og ikke en reduksjon. Dersom en veier det opp mot tilskuddet til idrettslagene og idrettslagenes behov, er det vanskelig å prioritere seg selv. Finansiering av idrettsråd over spillemidlene kan tas fra post 1 via omfordeling, en helt ny post som følge av regulering av tippenøkkelen, eller som tidligere foreslått en andel av LAM. 7

Den videre behandling og forhandling er helt avhengig av støtte fra andre idrettskretser og øvrige tingdelegater. AIK må avklare sitt syn og deretter drøfte og forhandle med de aktuelle kontakter og representanter. - Det ble vist til råd fra IR fra vår konferanse i oktober pluss de store IR som møtes i Trondheim senere - I Drammen lanserte Sven den ideen som Jon Syversen tok opp på styreseminaret følges opp videre av kretsleder - Vi må få hevet statusen i egen organisasjon - Hvilke IR har avtaler med kommunen? Styrets prinsipielle diskusjon danner grunnlaget for drøftelser med de øvrige idrettskretsene. Arbeidet videreføres av Ad Hoc-utvalg som nedsettes for dette temaet frem mot Idrettstinget 2015. Sak 55/14 Økonomisk kriminalitet. Oversendelsesforslag fra kretstinget. På kretstinget 14. juni 2014 ble det behandlet et forslag fra Bærum Kampsport Klubb om å etablere en ressursgruppe i AIK (Idrettskrim), som skulle jobbe mot økonomisk kriminalitet i Akershusidretten (se styresak 31/14 og protokoll fra kretstinget). Forslaget falt mot 5 stemmer, men kretstinget vedtok enstemmig å oversende forslaget til kretsstyret. Kretsstyret må nå ta stilling til hvilken rolle AIK skal ha når det gjelder å jobbe mot økonomisk kriminalitet i idretten. Mulige innsatsområder for AIK: 1. Forebygging/ preventive tiltak Gi god informasjon til idrettslag om hvilke regler som gjelder, tilby kurs og veiledning. Stille krav: Be om årsmøteprotokoll med årsregnskap (stikkprøver). 2. Veiledning AIK fungerer som et varslingsorgan, som tar i mot bekymringsmeldinger. AIK veileder og gir råd om videre saksgang og hvordan idrettslaget skal forholde seg. Bør idrettslaget anmelde saken til politiet og/eller NIFs domsutvalg? 3. Etterforskning AIK innhenter nødvendige dokumenter, regnskap og bilag. AIK har samtaler og møter med aktuelle personer, for å kartlegge situasjonen. AIK konkluderer i saken. Skal saken anmeldes til politi og/ eller NIFs domsutvalg, er AIK behjelpelig med dette. 4. Følge opp NIF Be NIF redegjøre for hvordan norsk idrett skal forholde seg til økonomisk kriminalitet. Be om status for idrettstingets sak nr. 49 (fra 2011). 8

Idrettskretsens rolle NIF har laget en veileder (ny våren 2014) som beskriver idrettskretsens rolle når det gjelder økonomisk kriminalitet i idrettslag (se vedlegg). Det er naturlig å ta utgangspunkt i denne veilederen når vi diskuterer AIKs rolle i denne type saker. Følgende er sakset fra NIFs veileder: Som nevnt er det ikke idrettskretsenes ansvar å vokte over idrettslagene og påse at de drives i samsvar med norsk lov. Idrettslaget er et selvstendig rettssubjekt og er selv, ved sine styrende organer, ansvarlig for sin virksomhet og for at laget driver i overensstemmelse med norsk lov. Idrettskretsens oppgave er i utgangspunktet begrenset til å veilede idrettslaget, slik at idrettslaget selv tar de grep som er nødvendige i slike saker. Idrettskretsene må derfor være tilbakeholdne og ikke involvere seg for mye i saken ut over å gi generell veiledning og fungere som rådgiver underveis i prosessen. I utgangspunktet skal idrettskretsen kun påta seg en veiledende rolle etter forespørsel fra styret i idrettslaget, evt. årsmøtet. Hvorvidt bekymringsmeldinger fra en eller flere enkeltmedlemmer i idrettslaget eller andre skal følges opp, må bero på en konkret vurdering. Anklager om økonomiske misligheter er imidlertid så alvorlige, at slike bekymringsmeldinger i utgangspunktet alltid må vurderes av kretsene. Idrettskretsens rolle i slike saker er å veilede idrettslaget i NIFs regelverk og de muligheter og begrensninger som gjelder mht. å fjerne personer fra tillitsverv osv. Når det gjelder selve anmeldelsen til NIFs domsutvalg, kan kretsen henvise til NIFs domsutvalgs sekretariat som vil kunne veilede idrettslaget mht. anmeldelsens innhold, form osv. Dette ansvaret behøver ikke kretsen å ta på seg. Det er viktig å huske på at kretsenes myndighet overfor idrettslagene er begrenset til den myndighet idrettskretsen er tillagt etter NIFs regelverk eller vedtak fra Idrettstinget/Idrettsstyret. Dersom kretsen skal kunne pålegge idrettslaget bestemte tiltak må dette være forankret i det ansvar idrettskretsen har for å sikre at idrettslagene følger NIFs regelverk og oppfyller medlemsforpliktelsene. Slike pålegg kan dessuten virke negativt. Kretsen bør i stedet vurdere å bruke trusselen om tap av medlemskap som et ris bak speilet, for å påvirke idrettslaget til selv å ta de nødvendige grep. Det er viktig å huske på at dersom det begås misligheter i et idrettslag, er det idrettslaget selv som er den fornærmede i saken. Det betyr at det er idrettslaget som er ansvarlig for selv å iverksette tiltak og treffe beslutninger, for eksempel om politianmeldelse. Kretsens viktigste oppgave er å ansvarliggjøre styret. Kretsen bør minne styret om styreansvaret og styrets rolle som høyeste myndighet mellom årsmøtene. NIF legger til grunn at alle idrettslag som avdekker økonomiske misligheter anmelder dette til politiet. Dersom idrettslaget ikke er villig til å anmelde alvorlige kriminelle forhold kan dette bli ansett som et vesentlig mislighold av idrettslagets medlemsforpliktelser. Idrettskretsen bør informere idrettslaget om dette. Oppfølging av NIF På kretstinget ble det gitt signaler om at et eventuelt «Idrettskrim» ikke bør opprettes i hvert enkelt fylke, men på nasjonalt nivå, altså i NIF. Kretsstyret må vurdere om det er ønskelig med et nasjonalt «Idrettskrim», og hvordan AIK i så fall bør jobbe inn mot NIF. Idrettsforbundet jobber allerede med saken (jfr. sak 9

nr. 49 fra idrettstinget 2011), men det er likevel naturlig at AIK videreformidler signaler fra AIKs kretsting inn til NIF. - I vårt informasjonsskriv til klubber må vi også inkludere informasjon om konsekvenser ved å miste medlemskapet o Konkurransedeltakelser o Støtteordninger osv. - Det ble referert til muntlig orientering i Drammen på IKS o Idrettsstyret har behandlet saken o Vil komme skriftlig svar o NIF har satt i gang preventive tiltak o Det er klargjort hvilke ansvarsforhold som gjelder Ref veileder Når det gjelder økonomiske misligheter i idrettslag må AIK ta utgangspunkt i de regler og retningslinjer som foreligger i NIFs lov og i «NIFs veileder om økonomiske misligheter i idrettslag». Med dette som utgangspunkt skal AIK ha fokus på: Forebygging; for å forhindre at økonomiske misligheter forekommer. Veiledning; for å hjelpe idrettslag, når det er mistanke om økonomiske misligheter. I tillegg skal AIK vurdere å følge opp NIF i forhold til sak nr. 49 fra idrettstinget 2011, for å evt. påvirke til at det etableres et nasjonalt «organ» med særlig kompetanse når det gjelder å håndtere økonomiske misligheter i idrettslag. Sak 56/14 Høring Planprogram Akershus Fylkeskommune AIK har mottatt høring med frist 15.10. Se vedlegg. Planprogrammet gjelder for ny «Regional plan for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet» som skal erstatte tidligere «Sektorplan om anlegg for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet». Planprogrammet, som nå er til høring, er en plan for planprosessen. Som man kan se av vedlegget er høringen sendt til svært mange instanser (kommuner, nabofylker, organisasjoner etc). Planprogrammet legger en del premisser for hva som vektlegges i selve planprosessen. AIK deltok tidligere i år i et innspillsmøte som forberedelse til den høringen som nå er sendt ut (Kjell Kvifte og Runar Sveen). AIKs innflytelse på anleggsutviklingen i fylkeskommunal regi har vært gjennom den nevnte sektorplanen. Den nye planstrukturen skal favne enda bredere. «Planen skal innvirke på all regional planlegging og tilrettelegging i Akershus», se formål med planen på side 4. I forslag til organisering (side 23) er frivillige organisasjoner plassert i en referansegruppe på siden av selve prosjektgruppen. Dette kan være et aktuelt 10

tema å diskutere. Planen skal være for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet, og da bør idretten få en mer sentral plassering. Administrasjonen foreslår følgende prosess: Styret diskuterer de momentene som er tatt opp i planprogrammet og som man spesifikt ber om tilbakemeldinger på. Se stikkord på side to i selve høringsbrevet. Administrasjonen bearbeider høringsutkastet og lager forslag til svarbrev. - AIK bør helst være tettere på i prosessen enn det dokumentet skisserer - Politikere, AIK og friluftslivsorganisasjonene bør være i prosjektgruppa pluss referansegruppa - Styreleder bør delta i prosjektgruppa, andre inn i referansegruppa Basert på styrets signaler og administrasjonens gjennomgang av høringsutkast til planprogrammet for «Regional plan for Akershus 2016-2030», lager administrasjonen forslag til svarbrev på høringsutkastet. Svarbrevet sendes ut til styret senest 8.10. Sak 57/14 Manglende dokumentasjon ved tildeling av idrettsmidler Hvert år foretar AIK en søknadsbehandling og innstilling til fordeling av midler fra Akershus fylkeskommune («Idrettsmidler»). Dette er midler til særidrettene på regionalt nivå (særkrets, region og i mangel av regionalt organ, også særforbund). Søknader fremmes innen 1. desember. Totalt ble det fordelt ca. 1,6 mill. kr i 2014. Tilskuddet fordels som et grunntilskudd ut fra størrelse (antall lag) pluss et beløp ut fra aktivitet. Ved søknad om idrettsmidler kreves det vedlegg som: årsplan med budsjett for påfølgende år, siste fremlagte årsregnskap, revisjonsrapport/-bekreftelse og siste vedtatte årsberetning. For at midlene skal kunne utbetales har det vært en praksis på at alle vedleggene må være innsendt og godkjent. De siste årene har vi hatt noen få søkere som ikke har fulgt opp ved å sende inn vedleggene, dette til tross for gjentatte purringer. Dette har ført til at AIK har måttet tilbakeholde midler. Ved innsending av vedleggene har midler blitt utbetalt. Vi har eksempler på at midler har vært tilbakeholdt både ett og to år. Administrasjonen foreslår å vedta en grense for hvor lenge en kan få ettersende vedlegg. Dersom særidretten har aktivitet og «fungerer» vil en kunne anta at dokumentene blir innsendt. Det foreslås derfor at det settes en frist for innsendelse av vedlegg til søknaden i utgangen av juli det året midlene utbetales. Dersom vedlegg ikke er mottatt innen denne fristen annulleres tildelingen, og beløpet legges til idrettsmidlene for påfølgende år. - Vi må sikre at det ikke skjer misforståelser 11

- Det ble vist til eksempler fra idrettskretser som krever deltakelse på kretstinget for å kunne få tildeling Frist for innsendelse av vedlegg for utbetaling av idrettsmidler settes til 31/7 i utbetalingsåret. Dersom vedlegg ikke er mottatt før dette annulleres tildelingen, og pengene legges til idrettsmidlene for påfølgende år. Som innstilling C: Orienteringssaker a) IK-samling Drammen 12.-14.09. b) Brev fra NIFs valgkomité 5.9. (ber om kandidater innen 20.11., siste frist 1.1.) Sak på neste møte c) Regnskap 1. halvår. d) Grenseløs idrettsdag, 29.10. Bærum. e) ENGSO (European Non-Governmental Sports Organisation), foredrag om YouMe 27.- 29. okt. f) Ny løsning for nettsider NIF og idrettskretser, ferdig i desember 14 g) AIKs lov godkjent av NIF h) Protokoll fra AIKs kretsting i) Fylkeskommunen vurderer stiling i inkludering IL. Ref e-post JC 17.06.14 j) Evalueringsrapport NIF post 1, PwC k) Jon rapporterte fra møte i HV02 (lovpålagt organ). Adm sjekker varamedlem. l) Kartet sendes nå ut til VGS, sak på neste styremøte Referatsaker: a) Opptak av lag: Lagets navn Leder Idrett Kommune Dato Soon Triathlon Klubb Kenneth Aas Triathlon Vestby 03.06.14 Soon Skiklubb Petter Bergstrøm Ski Vestby 17.06.14 Berserk K-1 Kickboxingklubb Daniel Rosmo Kickboxing Ski 27.08.14 Adm. 12