Samdok samla samfunnsdokumentasjon RAPPORT 2014 PRIORITERT OPPGAVE Privatarkiv () Metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiv Utarbeidet av Ellen Røsjø Rapportdato
OPPGAVE Ansvarlig strategigruppe Arbeidsgruppens leder Gruppens medlemmer Målformulering 2014/1088 1 av 4 () Metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiv Delprosjekt Privatarkiv Ellen Røsjø Eli Solberg, Kulturrådet Cecilie Lintoft, Oslo byarkiv Marit Slyngstad, Vestfoldarkivet Harald Lindbach, Statsarkivet i Tromsø Anne Aune, Hordaland fylkesarkiv Vidar Øverland, Riksarkivet Det skal etableres en arbeidsgruppe med bred representasjon fra forskjellige arkivfaglige miljøer. Arbeidsgruppen skal utarbeide utkast til en felles metodikk for bestandsanalyse og for samfunnsanalyse som bør inngå i videre arbeid med bevaringsplaner på ulike nivåer og områder. Oppgaver og fremdrift: Metodikk for bestandsanalyse fremlegges i løpet av første halvår 2014. Det avholdes en workshop-samling. Metodikk for samfunnsanalyse og bevaringsplan fremlegges i løpet av annet halvår 2014. Det avholdes en workshop-samling. Det velges ut to fylker for utprøving av denne metoden i et pilotprosjekt (Fylkene velges ut av Riksarkivaren i samråd med Norsk Kulturråd). Formålet med en bevaringsplan er å motvirke at bevaringsarbeidet skjer tilfeldig og uten sammenheng, og å sikre at arkiver etter viktig virksomhet ikke blir oversett. Felles metodikk i arbeidet med bevaringsplaner vil være et viktig verktøy for sikring av helhetlig samfunnsdokumentasjon. En bevaringsplan vil også legge til rette for en bedre disponering av tilgjengelige ressurser. Om arbeidet Arbeidsgruppa har hatt møter. Ett av disse var over to dager i Bergen med besøk i Hordaland fylkesarkiv og Bergen byarkiv. Det var god deltakelse på alle møtene med bidrag fra alle deltakerne. Det ble også avholdt to workshops/seminarer om metodikk. Den første ble avholdt 16. juni med 40 deltakere. Tema var metodikk for bestandsanalyse med foredrag om Samdok: Prioriteringer på privatarkivfeltet 2014 og metodikk for bevaringsplan, Aust-Agder kulturhistoriske senters bestandsanalyse, Vestfoldarkivets erfaringer med bevaringsplan for Vestfold, Om uttrekk fra Asta og Arkivportalen og Erfaringene med forbedring av data fra Riksarkivet og Statsarkivet i Oslo. Metodikken fikk positiv mottakelse. Videre arbeid ble drøfta. Oppfordring til dugnad for å registrere manglende metadata og publisere på Arkivportalen.no. Den andre ble avholdt 20. november med 31 deltakere med tema samfunnsanalyse og bevaringsplan med foredrag om: Oppsummering bestandsanalyse, samfunnsanalyse og bevaringsplan. Asta nye analyseverktøy på arkivportalen.no, Redskap og datagrunnlag for samfunnsanalyse. Regional kulturplan.
2014/1088 2 av 4 Samfunnsanalyse eksempler fra Vestfold og Buskerud. Hvem skal drive med privatarkiv? Krav til arkivbevarende institusjoner. Om arkiv fra og dokumentasjon av underdokumenterte grupper. Synlighet, nettverksbygging, tillit. Deltakerne var positive til opplegget. Aust-Agder kulturhistoriske senter og Arkiv i Nordland fikk etter søknad 150 000 kr hver tildelt i desember fra hhv. Riksarkivet og Kulturrådet for å prøve ut metodikken i sine respektive fylker. Sammendrag Vedlegg Formålet med en bevaringsplan for privatarkiv er å sikre bevaring av et best mulig utvalg også av privatarkiv som kan gjenspeile samfunnet og samfunnsutviklingen på en god måte. Det bør lages geografiske og enkelte sektormessige bevaringsplaner for privatarkivfeltet. Til sammen vil disse danne et rammeverk for Norge som helhet. Samdok-prosjektet har fått utviklet en metodikk og nyttige rapporter i arbeidet med bestandsanalyse og bevaringsplan. Disse skal nå testes ut i to prøvefylker: - en rapport fra Asta (Søk på Institusjon) for forbedring av egne data som nedlastes i csv, xml eller txt for videre bearbeiding i Excel eller andre verktøy. Rapport med aggregerte data basert på dette kan hentes rett inn i Excel, men det krever konsulentbistand. - en rapport fra Arkivportalen.no for analyse av data for f eks et fylke som nedlastes i csv, xml eller txt for videre bearbeiding i Excel eller andre verktøy der man kan analysere sin institusjons bestand, bevarte arkiv med relevans til et fylke eller en kommune eller arkiv bevart etter en organisasjonstype eller en sektor. - en rapport med aggregerte data basert på rapporten fra Arkivportalen.no som kan hentes rett inn i Excel. Man kan her få illustrert typen arkiver f eks etter organisasjonstype, næringskategori i et område ved hjelp av diagrammer og lignende. Se utredningen En helhetlig samfunnsdokumentasjon for mer detaljert beskrivelse, kapittel 3 og 4 og vedlegg 5 9. Oppfølging 2015 Riksarkivaren oppretter et hotell for institusjoner som ikke har Asta på Arkivportalen.no slik at en Samkatalog, som det framgår av arkivloven at Riksarkivaren skal føre, gjenoppstår. Riksarkivaren tar initiativ til et felles driftsmiljø for Asta og Arkivportalen.no og det opprettes et sentralt aktørregister. Riksarkivarens retningslinjer for arbeidet med privatarkiver revideres. Felles metodikk for bestandsanalyse, samfunnsanalyse og bevaringsplaner tas i bruk fylkesvis og for enkelte sektorer i samspill med regionale institusjoner. Alle arkivdepotinstitusjoner (som får offentlig støtte) må bruke det nasjonale arkivfagsystemet Asta og publisere informasjon om sine bevarte privatarkiv og arkivkataloger på Arkivportalen.no De to prøvefylkene Aust-Agder og Nordland følges opp i sin utprøving av
2014/1088 3 av 4 metodikken. Seminar brukes til å oppfordre til dugnad for registrering av metadata og publisering på Arkivportalen.no. Asta holder kurs der privatarkiv og metadata tas inn. Riksarkivet arbeider videre med egen bestandsanalyse, samfunnsanalyse og bevaringsplan så denne kan bli et eksempel og slik at regionale institusjoner kan vite om grenseflater. Arkivlov og forskrift revideres så privatarkivvernet styrkes og krav til fylkeskoordinerende institusjoner og bevaringsinstitusjoner utbygges. Kulturloven revideres så den kulturpolitiske samordningen styrkes ved at kommuner og fylkeskommuner får ansvar for å utvikle planstrategier på kulturområdet, herunder arkiv, og Riksarkivaren får sine ansvarsområder tydeligere spesifisert. Midler til arbeid med fylkeskoordinering og bevaringsplaner settes av av staten og fylkeskommunen i fellesskap og finansieres med minst ½ stilling i hvert fylke. Arkivportalen.no oppdateres til gjeldende koder i Asta for organisasjoner og næringskoder så søk blir mer brukervennlig. I dag framkommer to sett næringskoder og særegent utbygde organisasjonskoder for Arbark som virker forvirrende. Det oppfordres til at det settes i gang arbeid for å oppdatere organisasjonskodene i Asta til den internasjonale standarden (International Classification of Non-Profit Organizations - ICNPO). Status Ferdig
2014/1088 4 av 4 Formålet med en bevaringsplan for privatarkiv er å sikre bevaring av et best mulig utvalg også av privatarkiv som kan gjenspeile samfunnet og samfunnsutviklingen på en god måte. Det bør lages geografiske (kommune, fylke, Norge) og enkelte sektormessige (nå fins egne institusjoner med bevaringspolitikk for arbeiderbevegelse, kristen misjon, det samiske og olje- og gassektoren som et forsøk) bevaringsplaner for privatarkivfeltet. Til sammen vil disse danne et rammeverk for Norge som helhet. Bevaringsplanene bør ta utgangspunkt i etablerte hovedlinjer og prinsipper for den enkelte institusjons bevaringsarbeid, slik de er nedfelt i institusjonens bevaringspolitikk. De skal bygge på samarbeidsavtaler og samhandlingsplaner mellom institusjoner lokalt, regionalt og nasjonalt. Bevaringsplanene må videre ta utgangspunkt i bestandsanalysen av de arkivene som allerede er bevart i institusjonene. En bevaringsplan må være levende og justeres i takt med terrenget, ny forskning og undersøkelser. Det kan søkes å forankre privatarkivfeltet i arbeidet med regional kulturplan som gjøres i fylkeskommunene. En bevaringsplan består av tre deler: en bestandsanalyse som viser hva som er bevart, en samfunnsanalyse som peker på viktige samfunnsaktører/arkivskapere det er viktig å ta vare på arkivet fra og disse ses i forhold til hverandre (dekningsgraden) slik at vi utvikler en bevaringsplan for konkrete arkivskapere. Samdok-prosjektet har fått utviklet nyttige rapporter i arbeidet med bestandsanalyse og bevaringsplan: - en rapport fra Asta (Søk på Institusjon) for forbedring av egne data som nedlastes i csv, xml eller txt for videre bearbeiding i Excel eller andre verktøy. Rapport med aggregerte data basert på dette kan hentes rett inn i Excel, men det krever konsulentbistand. - en rapport fra Arkivportalen.no for analyse av data for f eks et fylke som nedlastes i csv, xml eller txt for videre bearbeiding i Excel eller andre verktøy der man kan analysere sin institusjons bestand, bevarte arkiv med relevans til et fylke eller en kommune eller arkiv bevart etter en organisasjonstype eller en sektor. - en rapport med aggregerte data basert på rapporten fra Arkivportalen.no som kan hentes rett inn i Excel. Man kan her få illustrert typen arkiver f eks etter organisasjonstype, næringskategori i et område ved hjelp av diagrammer og lignende.