ETISKEREGLER Godkjentavstyret7.mai2013
Fastsatt av Forord Sparebanken Øst og sparebankene for øvrig spiller en sentral rolle i det moderne samfunn. Vi er mer enn andre virksomheter avhengige av tillit fra alle grupper. Tillit har selvfølgelig ikke bare med soliditet og lønnsomhet å gjøre, men også holdninger og den atferd vi som bank viser. Vi kan ikke fungere uavhengig av våre omgivelser. Vi må ha aksept i markedet. For å oppnå dette må ikke vårt etiske nivå kunne trekkes i tvil. Det etiske nivået i Sparebanken Øst er ditt ansvar. Det er selvfølgelig også ledelsens og tillitsvalgtes ansvar. Ledere bestemmer gjennom sin atferd hvor høyt listen skal legges, men ledere alene kan ikke sørge for høy etisk standard. Alle er med på å påvirke det etiske nivået i banken. Det er vår felles utfordring. Vi i Sparebanken Øst stiller krav om lojalitet, redelighet og åpenhet hos ledere og medarbeidere. Det er rom for uenighet i interne diskusjoner og forberedelser, men etter at vedtak er fattet, forventes det at samtlige ansatte holder seg lojalt til dette. Pål Strand adm. direktør 1. Innledning 1.1 Hvorfor vi trenger etiske regler Vi er gjennom lover og forskrifter pålagt bestemmelser som regulerer bankens virksomhet og enkelte sider ved de ansattes atferd. Disse bestemmelsene er ikke utfyllende nok til å sikre ærlig, redelig og tillitsvekkende opptreden på alle områder og i alle situasjoner. For å hindre tvil og usikkerhet om hva som vil være korrekt opptreden i forhold til myndigheter, kunder, konkurrenter og kolleger har Sparebanken Øst fastsatt egne etiske regler for ansatte og tillitsvalgte i banken og dens datterselskaper. Reglene dekker neppe alle situasjoner som kan inntreffe. Dersom du noen gang skulle komme i tvil om korrekt fremgangsmåte og ikke finne avklaring i disse reglene, vil vi anbefale at du tar kontakt med overordnet leder eller andre du mener kan være deg til hjelp.
1.2 Hvem reglene gjelder for Disse reglene gjelder for samtlige ansatte i Sparebanken Øst uavhengig av stilling og funksjon, samt for ansatte i permisjon. De gjelder også for styrets medlemmer, varamedlemmer og øvrige tillitsvalgte så langt de passer, med mindre noe annet er fastsatt eller fremgår av sammenhengen. Ansatte og tillitsvalgte i bankens datterselskaper omfattes også av disse reglene så langt de passer i det enkelte tilfelle. Reglene gjelder så langt de passer også personer som er engasjert for å utføre oppgaver på vegne av Sparebanken Øst. Personer som leies inn i prosjektsammenheng mv. og som i sitt arbeide ikke fremstår som representanter for Sparebanken Øst, omfattes av bestemmelsene om taushetsplikt og skal underskrive taushetserklæring. 2. Personlig adferd 2.1 Integritet De ansatte skal opptre slik at tilliten til Sparebanken Øst blir opprettholdt. Dette innebærer et krav om integritet i den enkeltes handlemåte, herunder en forpliktelse til å opptre etisk forsvarlig. Det er viktig å erkjenne at det i mange tilfeller ikke finnes noe entydig svar på hva en skal gjøre i en gitt situasjon. Ofte vil en være henvist til å løse spørsmålet ved hjelp av eget skjønn og hva en selv føler er riktig eller galt. Dersom en ansatt eller tillitsvalgt i Sparebanken Øst står overfor et slikt etisk problem eller dilemma, kan det være til hjelp å stille seg spørsmål av typen: Vil jeg mislike om dette ble kjent for ledelsen og mine arbeidskolleger? Ville dette på noen måte kunne svekke tilliten og gjennomslagskraften til Sparebanken Øst dersom dette skulle bli omtalt i massemedia? Kan den handling eller disposisjon jeg gjør, komme i konflikt med de interesser jeg skal ivareta som ansatt i Sparebanken Øst, eller kan handlingen oppfattes som en fordel jeg oppnår i kraft av min stilling? Vil det jeg nå sier eller gjør, kunne svekke respekten for Sparebanken Østs vedtak og synspunkter? Vil jeg, ved å ta imot dette tilbudet, kunne skape bindinger eller relasjoner til denne kunden eller leverandøren, som senere kan komme til å begrense vår handlefrihet, eller kan det fremstå slik utad? 2.2 Lojalitet Alle ansatte skal gjøre sitt for å bygge opp under Sparebanken Østs gjennomslagskraft ved å fremme Sparebanken Østs felles interesser og være lojale mot, og etterleve, Sparebanken Østs regler, instrukser og beslutninger.
Lojalitet innebærer også å bidra til at Sparebanken Østs beslutninger hviler på et solid grunnlag gjennom faglig diskusjon og ved å reise nødvendige motforestillinger før beslutning er fattet. Ledere har et spesielt ansvar for å etablere et godt samarbeidsklima. Lojalitet i forhold til arbeidskolleger innebærer å basere den interne kommunikasjon på respekt og åpenhet. Lojalitetsplikten gjelder i første rekke overfor Sparebanken Øst som bank og ikke kun overfor nærmeste overordnede. 2.3 Økonomisk uavhengighet På en del områder vil private økonomiske disposisjoner og handlinger være av betydning for de interesser en skal ivareta som ansatt eller tillitsvalgt i Sparebanken Øst. Generelt bør ikke ansatte og tillitsvalgte handle finansielle instrumenter eller pådra seg økonomiske forpliktelser i et slikt omfang at det står i åpenbart misforhold til vedkommendes økonomiske situasjon. Enhver må avstå fra handlinger som kan skape en konflikt mellom egne private økonomiske forhold og de interesser en skal ivareta som ansatt eller tillitsvalgt i Sparebanken Øst, eller som er egnet til å fremstå slik utad. 2.4 Taushetsplikt Taushetsplikten er grunnleggende for åpenhet og tillit i forholdet mellom Sparebanken Øst på den ene siden og bankens kunder, leverandører og allmennheten for øvrig på den andre. Brudd på taushetsplikten vil ikke bare kunne være ulovlig, men også kunne virke negativt på bankens konkurranseevne og omdømme. Taushetsplikten omfatter de forhold den ansatte får kjennskap til gjennom sitt arbeid i banken om Sparebanken Øst, våre kunder eller annen bank og deres kunder. Taushetsplikten gjelder også internt i banken, overfor våre datterselskaper og utad. Taushetsplikten skal ikke hindre normal utførelse av arbeidet, herunder utveksling av relevant informasjon mellom arbeidskolleger i Sparebanken Øst basert på et prinsipp om at vedkommende har et behov for å kjenne til forholdet. Ansatte skal avholde seg fra å søke informasjon om forhold som ligger utenfor eget ansvarsområde. Taushetsplikten gjelder enhver overføring eller utlevering av opplysninger. Likeledes kan taushetsplikten brytes gjennom uforsvarlig omgang med, og oppbevaring av, dokumenter herunder dataopplysninger. Taushetsplikten gjelder både i arbeidstiden og i fritiden, og også etter at man har sluttet i Sparebanken Øst. I tillegg må det utvises særlig aktsomhet i forbindelse med opplysninger som kan ha betydning for kursen på finansielle instrumenter i verdipapirmarkedene. Taushetsplikten skal ikke brukes som begrunnelse for å overse og unnlate og informere om kollegers eventuelle pliktforsømmelse eller andre uholdbare forhold. Brudd på taushetsplikten kan gi grunnlag for oppsigelse og erstatningsansvar og i tillegg være straffbart. Av ovennevnte fremgår at enhver skal bevare taushet om saker som i lov eller instruks er taushetsbelagt og om andre opplysninger man kan ha grunn til og tro vil svekke tilliten til Sparebanken Øst.
2.5 Informasjonshåndtering Alle dokumenter, data o.l. som oppbevares innenfor bankens lokaler er Sparebanken Østs eiendom. Banken har som hovedregel innsynsrett i disse dokumentene med de begrensninger som følger av Bedriftsavtalen. Denne hovedregelen gjelder likevel ikke innsyn i den ansattes e-postkasse mv. Slik innsynsrett er nærmere regulert i instruks 5.1.9 Innsyn i ansattes e-postkasse. Bankens e-post system kan benyttes til å sende og motta private meldinger i den grad dette ikke går utover egne arbeidsoppgaver. Slike meldinger bør lagres i mapper som er merket privat. Elektroniske filer på bankens server og dokumenter på papir lagres tilsvarende i mapper merket privat. 2.6 Autorisasjon Ansatte skal aldri utnytte mulige anledninger til å sikre seg tilgang til data via andres autorisasjoner og aldri selv la andre få benytte sin egen autorisasjon. Ansatte som ikke lenger har behov for tildelte autorisasjoner skal uoppfordret gi beskjed om dette til overordnet leder. Ansatte skal ikke benytte egen autorisasjon til å søke informasjon om forhold som den ansatte ikke har behov for i utførelsen av sine arbeidsoppgaver. 2.7 Habilitet Ingen ansatte eller tillitsvalgte må tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller treffe avgjørelse i saker som vedkommende selv er part i eller har personlig eller økonomisk interesse i. En ansatt eller tillitsvalgt må heller ikke ta del i behandling av saker eller spørsmål som har økonomisk særinteresse for en juridisk person hvor den ansatte/tillitsvalgte har et oppdrag å ivareta den juridiske personens interesser. Inhabilitet foreligger også i de tilfelle den ansatte eller tillitsvalgtes ektefelle, samboer eller personer i så nær slekt eller svogerskap som søskenbarn har en interesse i utfallet av saken. Det er vedkommendes eget ansvar å gjøre oppmerksom på at han eller hun må fratre saken på grunn av inhabilitet før saken behandles, samt forvisse seg om at dette blir behørig protokollert og eventuelt fremkommer som en del av etterfølgende beslutning. Dersom det i ettertid skulle avdekkes forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes habilitet, vil dette bli å betrakte som brudd på bankens habilitetsregler. 2.8 Forholdet til kunder og leverandører - Gaver og representasjon Mange ansatte har gjennom sitt daglige arbeid nær kontakt med våre kunder eller leverandører. I denne kontakten er det viktig å påse at forholdet ikke blir så tett at det kan bidra til å svekke tilliten til Sparebanken Øst både som bank for våre kunder og som kjøper av varer og tjenester hos våre leverandører. Å bruke sin stilling i Sparebanken Øst til å skaffe seg eller andre fordeler er eksempler på atferd som ikke er etisk akseptabel.
Enhver skal påse at forholdet til kunder eller leverandører ikke er slik at det kan gi grunnlag for tvil om den personlige integritet, eller er til skade for tilliten til Sparebanken Øst. Du skal alltid: Opptre nøytralt i forhold til kunder i samme bransje Gi sann informasjon til kunder, panthavere og kausjonister om konsekvensene av deres eventuelle disposisjoner Lojalt følge og forholde deg til vedtatt prispolicy og prislister Opptre på en slik måte at de beslutninger som tas, ikke er eller blir påvirket av ditt forhold til kunde eller leverandør, men alltid bygger på sunne og objektive forretningsmessige prinsipper Du skal være varsom og vise tilbakeholdenhet dersom kundene: - foreslår «kreative løsninger» - presenterer kompliserte selskapsstrukturer som kan ha til mål å skjule eller tåkelegge eierforholdet - i forbindelse med skatteplanlegging ønsker å utnytte lover og akseptere regler som gir grunnlag for banken å betvile lovligheten av disposisjonene. Du skal aldri: - betinge deg eller motta økonomisk vederlag, økonomiske fordeler eller gaver fra bankens kunder og leverandører Ansatte kan motta gaver så lenge det dreier seg om oppmerksomhetsgaver til jul eller spesielle anledninger, og når det dreier seg om gaver med en verdi inntill kr. 600. Ved mottakelse av gaver skal det alltid utvises spesiell oppmerksomhet. Dersom en medarbeider tilbys gave fra forretningsforbindelser eller kunder av vesentlig verdi (verdi over kr 600,-) eller inviteres til reise, deltagelser på kurs eller seminar eller andre former for tjenesteyting, skal dette rapporteres skriftlig til et av medlemmene i administrasjonsutvalget som så har ansvaret for å vurdere hvorvidt vedkommende vil kunne beholde sin habilitet og uavhengighet dersom tilbudet aksepteres. Dersom medlemmer av administrasjonsutvalget mottar slike tilbud på egne vegne skal dette forevises adm. direktør før aksept. Dersom adm. direktør mottar slike tilbud skal dette forelegges styrets leder. Det er en forutsetning for slik godkjennelse at det faglige program er relevant i forhold til vedkommendes oppgaver i banken. Godkjennelse gitt av overordnet som beskrevet over skal være skriftlig og arkiveres løpende. Det er under ingen omstendighet anledning til å motta gaver i form av kontanter eller annet som lett kan omsettes i kontanter. 2.9 Handel med verdipapirer Den som har ansvar for bankens beholdning av verdipapirer skal informere administrerende direktør om eventuell privat forbindelse eller omgang med meglere som banken benytter.
Ingen må handle på opplysninger mottatt i kraft av egen stilling og som ikke er tilgjengelig for andre, eller på andre måter opptre slik at det kan reises tvil om redelighet og dermed bli til skade for bankens anseelse. For ansatte som er klarert for å handle med bankens verdipapirportefølje gjelder egen instruks. Brudd på bestemmelsene i verdipapirhandelloven kan medføre straffeansvar. Styremedlemmer, medlemmer av kontrollkomiteen, leder av forstanderskapet, revisorer eller ledende ansatte i banken skal ikke kjøpe eller selge verdipapirer som banken selv har utstedt uten først å ha klarert handelen med administrerende direktør eller dennes stedfortreder. Adm. direktør på sin side må klarere dette med styrets leder. 2.10 Bierverv, næringsvirksomhet, mv. Ansatte i Sparebanken Øst må ikke drive privat næringsvirksomhet av noen art, inneha styreverv i næringsvirksomhet eller ha bestemmende eierandel i selskap som driver næringsvirksomhet, uten at banken på forhånd er skriftlig underrettet og eventuelt har gitt samtykke til dette. Ansatte må heller ikke ha annet lønnet arbeide som går utover vedkommendes arbeidskapasitet i banken, uten at banken har gitt sitt samtykke til dette. 2.11 Private og familiære forhold Ansatte i Sparebanken Øst må ha orden i kontoforhold og sin private økonomi for øvrig. En ansatt som forstår at han/hun ikke er i stand til å ivareta sine økonomiske forpliktelser og det er ventet at dette vil vedvare, skal orientere en overordnet om situasjonen. En medarbeider skal ikke foreta transaksjoner på egne eller nærståendes konti, eller foreta registreringer eller endre betingelser på noen avtale som den ansatte eller hans nærstående har med banken. Det er imidlertid ikke til hinder for at den ansatte kan benytte de samme betjeningskanaler som er åpne for andre kunder. Ansatte som disponerer andres kontoer skal alltid ha skriftlig fullmakt fra kontoeier. Privat bruk av arbeidsgivers lokaler, utlån av inventar og utstyr mv., skal kun skje etter avtale med overordnet leder. Styrings- og kontrollmessige forhold kan være til hinder for ansettelse av nære familiemedlemmer, spesielt dersom det oppstår et leder og medarbeiderforhold mellom disse. I slike tilfeller skal ansettelse vurderes særskilt med hensyn til konsekvensene av det nære familieforholdet. 3. Varsling Alle medarbeidere har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i banken i generelle systemer eller mot en bestemt medarbeider jfr. arbeidsmiljøloven (am) 2-4. Det forventes at man melder fra om slike forhold. Banken på sin side har plikt til å legge
forholdene til rette for varsling jfr. (am) 3-6. Varsleren skal sikres mot enhver ugunstig behandling som anses som en reaksjon på varslingen jfr. am 2-5. Med kritikkverdige forhold menes kriminelle forhold, brudd på lover og regler, interne retningslinjer herunder etiske regler. Andre eksempler kan være diskriminering, mobbing/trakassering. Innbefattet er også ansatte som mener seg utsatt for bestikkelser, utilbørlig press eller forsøk på dette. Varsleren på sin side må forsikre seg om at han/hun kommer med holdbare uttalelser. Varslingen må ikke ha form av grunnløse påstander for å ramme en bestemt person eller banken. Dette vil bli blir vurdert som et meget alvorlig brudd på lojalitet/integritet. Varslingen skal skje internt og rapporteres til nærmeste leder eller en annen du er fortrolig med, herunder tillitsmannsapparatet/ verneombud. Disse skal på sin side rapportere videre til direktør personal eller adm. direktør. 4. Etterlevelse Overordnede ledere plikter å gjennomgå de etiske retningslinjene med sin avdeling minst en gang pr. år. Det kreves også at alle som omfattes av reglene gjør seg kjent med disse. Ved nyansettelse skal reglene inngå i den dokumentasjonen som følger med ansettelsesforholdet. Reglene er spesielt viktige der salg i sterk grad vektlegges og belønnes. Retningslinjene skal godkjennes i styret på årlig basis eller ved betydelige endringer. 5. Sanksjoner Overtredelser av de etiske retningslinjene vil kunne sette ansettelsesforholdet eller tillitsvervet i fare. Avhengig av alvorlighetsgraden kan overtredelsen medføre muntlig, men som hovedregel skriftlig advarsel, avskjed og eventuell anmeldelse til politiet. 6. Henvisning til relevante instrukser 5.1.1 Innsidere og innsidehandel 5.1.2 Informasjonshåndtering 6.2.1 Autorisasjoner 5.1.3 Habilitetsbestemmelser 5.1.4 Ansattes og tillitsvalgtes handel med finansielle instrumenter 5.1.7 Taushetsplikt 5.1.8 Behandling av fullmaktsbrudd mv. 5.1.10 Innsyn i ansattes e-postkasse 5.2.2 Arbeidervern, arbeidsmiljø mv.