BÆRUM KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE etter forskrift om offentlige anskaffelser Del I og II for kjøp av legevikarer Websaksnr. 14/25489 2015 Bærum kommune
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 OPPDRAGSGIVER... 3 1.2 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 1.3 ANSKAFFELSENS OMFANG... 4 1.4 VEDLEGGSOVERSIKT... 4 1.5 FREMDRIFTSPLAN... 4 1.6 KONTRAKT OG KONTRAKTSPERIODE... 4 1.7 PARALLELLE RAMMEAVTALER... 4 1.8 FORBUD MOT SOSIAL DUMPING... 5 1.9 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 REGLER FOR KONKURRANSEN... 5 2.2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 5 2.3 OFFENTLIGHET... 5 2.4 FORBEHOLD... 6 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 6 3.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.2 OBLIGATORISKE KRAV... 6 3.3 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 7 3.4 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 7 3.5 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 7 4 BRUK AV UNDERLEVERANDØR... 8 5 KRAV TIL TILBUDET... 8 5.1 TILBUDETS UTFORMING... 8 5.2 KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV... 9 5.3 ALTERNATIVE TILBUD... 9 5.4 DELTILBUD... 9 5.5 ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD... 9 5.6 INNLEVERINGSSTED... 9 6 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 10 6.1 REGISTRERING AV TILBUD... 10 6.2 TILBUDSÅPNING... 10 6.3 AVVISNING PÅ GRUNN AV FORHOLD VED TILBUDET... 10 6.4 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE... 10 6.5 AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD... 10 7 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN... 10 7.1 TILDELINGSKRITERIER... 10 7.2 OPPDRAGSGIVERS BESLUTNING OM KONTRAKTSTILDELING... 11 Bærum kommune 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Bærum kommune v/anskaffelsesenheten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale for kjøp av legevikarer. Alle kommunens virksomheter plikter å foreta sine kjøp hos de leverandørene det er inngått rammeavtale med, og de valgte leverandørene er etter bestilling fra den enkelte virksomhet, forpliktet til å levere i henhold til rammeavtalen. For informasjon om Bærum kommune, se www.baerum.kommune.no Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Tjenestested: e-post Jorunn Rian Anskaffelsesenheten Jorunn.rian@baerum.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Dersom en leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver. Tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver utleveres senest - 6 - dager før utløpet av fristen for å levere tilbud. Spørsmål knyttet til konkurransegrunnlaget må derfor være fremsatt i rimelig tid forut for dette. Svar på spørsmål vil bli sendt alle som har meldt sin interesse for konkurransen. Det blir ikke oppgitt hvem som har stilt spørsmålet. 1.2 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å sikre tilgang til legevikarer. Rammeavtalen skal omfatte alle kommunale sykehjem/bo- og behandlingssentre. Det kan tilkomme andre kommunale tjenestesteder med behov for innleie av legevikarer i løpet av kontraktsperioden. For nærmere beskrivelse og krav til leveransen, se Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon. Bærum kommune 3
1.3 Anskaffelsens omfang På grunnlag av siste års forbruk kan det antydes et samlet årlig uttak på ca. NOK 800 000 1 000 000 eksklusive merverdiavgift. Årlig uttak vil være avhengig av økonomiske rammevilkår, politiske vedtak og markedssituasjonen for øvrig. 1.4 Vedleggsoversikt Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg: Vedlegg 1 Kontrakt med bilag (se under) Vedlegg 2 Forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) Vedlegg 3 Tilbudsbrev Bilag til Vedlegg 1 - Kontrakten: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3 Prisskjema Bilag 4 Arbeidsreglement Bilag 5 Etiske retningslinjer Bilag 6 Taushetserklæring 1.5 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøringen er sendt til Doffin.no 07.02.15 Frist for å levere tilbud 11.03.15 kl. 10:00 Utsendelse av tildelingsbrev 26.03.15 Karensefrist 10 dager, Kontraktsinngåelse 10.04.15 Oppstart av kontrakt 12.04.15 Tilbudets vedståelsesfrist 3 måneder fra tilbudsfristen Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. 1.6 Kontrakt og kontraktsperiode Oppdragsgiver har til hensikt å inngå 2-3 rammeavtaler. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt. Kontrakten har en varighet på 2 år med opsjon på forlengelse én eller flere ganger inntil 2 år. 1.7 Parallelle rammeavtaler Det vil bli inngått 2-3 parallelle rammeavtaler forutsatt at det er et tilstrekkelig antall egnede tilbydere og tilbud. 1.7.1 Bestilling Rammeavtaleleverandørene vil bli rangert i henhold til utfallet av konkurransen. Leverandøren som står øverst på prioriteringslisten skal alltid kontaktes først. Dersom Bærum kommune 4
leverandør nr 1 ikke er i stand til å levere skal leverandør nr 2 på listen kontaktes. Dersom heller ikke nr 2 på listen kan levere skal evt. leverandør nr 3 på listen kontaktes. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut i markedet dersom rammeavtaleleverandørene ikke er i stand til å levere i henhold til kravene i kravspesifikasjonen ved bestilling. 1.8 Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Oppdragsgiver krever i kontrakten at leverandøren og evt. underleverandør(er) på forespørsel må dokumentere at krav til lønns- og arbeidsvilkår som er nevnt i forskriften 5 er oppfylt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren og evt. underleverandøren(e) ikke etterlever kravene. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristen utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på www.doffin.no. Dersom rettelse, supplering eller endring kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om fristforlengelsen. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen reguleres av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlig anskaffelser og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. 2.3 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova jf. FOA 3-5. Innkomne tilbud vil være skjermet for innsyn frem til leverandøren er valgt, jf. offentleglova 23 tredje ledd og jf. forvaltningsloven 19 første ledd bokstav b. Deretter er tilbudene offentlig tilgjengelige med unntak av opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6 jf. og jf. forvaltningsloven 13 første ledd nr. 1. Dersom tilbyder mener at tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, kan det leveres ytterligere en kopi (i PDF-format) der disse opplysningene er sladdet. Ved begjæring om Bærum kommune 5
innsyn, vil oppdragsgiver foreta en selvstendig vurdering av hva som kan anses som taushetsbelagte opplysninger. 2.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget, herunder kontrakten. Endelig tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Dersom leverandøren har flere forbehold, som hver for seg ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering føre til at forbeholdene samlet sett anses som vesentlige. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelig kvalifikasjoner vil følgende krav og dokumentasjonskrav legges til grunn: 3.2 Obligatoriske krav Krav Krav 1 - Skatteattester Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Alternativt kan leverandøren selv ta ut attest for skatt og mva fra Altinn.no Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Krav 2 - HMS-egenerklæring Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utfylt HMS- egenerklæring. HMS-egenerklæring Bærum kommune 6
Krav Leverandører som skal utføre arbeid i Norge skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. skal signeres av både daglig leder og en representant for de ansatte. Skjema for HMSegenerklæring kan hentes på nettadressen: https://www.regjeringen.no/nb/tema/naringsliv/konkurransepolitikk /offentlige-anskaffelser-listeside/regelverk-og-skjemaerlisteside/offentlige-anskaffelser-skjemaer/id417580/ 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Krav 3 Firmaattest Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Krav 4 Arbeidstilsynets register Tilbyder skal være registrert i Arbeidstilsynets register for melde- og registeringsordning for bemanningsforetak. Kravet gjelder også for underleverandører. Tilbydere/underleverandører som ikke er registrert vil bli avvist. Norske selskaper: Firmaattest 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Krav 5 Økonomi Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden. Kredittverdigheten som legges til grunn for å bli kvalifisert for denne konkurransen er risikoklasse 5 (kredittverdig). Leverandører med lavere score vil bli avvist. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister, eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Oppdragsgiver vil selv sjekke om tilbyder/underleverandører er registrert i Arbeidstilsynets register. Oppdragsgiver vil selv innhente utvidet rapport. Rapporten inneholder bl.a. revisors beretning, negative betalingsanmerkninger, regnskap og ratinghistorikk, og baserer seg på siste kjente regnskapstall. For norske selskaper som leverer inn tilbud på vegne av et utenlandsk selskap, vil utvidet rapport fra det norske selskapet bli vurdert. 3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Krav 6 Erfaring Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag. Liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker med kontaktinformasjon for evt. Bærum kommune 7
Krav referanseinnhenting. Krav 7 - Kvalitetsstyringssystem Det kreves et godt og velfungerende kvalitetsstyringssystem for de ytelser som skal leveres. I begrepet kvalitetsstyringssystem ligger det at leverandøren har en bevissthet rundt eksempelvis kvalitetsmål, planlegging, sikring, avvikshåndtering og kvalitetsforbedring. Redegjørelse for leverandørens kvalitetsstyringssystem, herunder bl.a. kvalitetsmål, planlegging, sikring, avvikshåndtering og kvalitetsforbedring. 4 BRUK AV UNDERLEVERANDØR Dersom en leverandør skal benytte underleverandør(er) for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene under punkt 3.4. og 3.5, må det legges frem en forpliktende erklæring om at han har den nødvendige råderett over underleverandøren(es) kapasitet. Det skal i så fall legges frem en signert forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) - vedlegg 2, samt en kort beskrivelse av hvilke(n) kapasitet(er) underleverandør skal utføre. 5 KRAV TIL TILBUDET 5.1 Tilbudets utforming Leverandør skal forsikre seg om at tilbudet som leveres er i henhold til denne tilbudsinnbydelsen. Det er leverandørens ansvar å levere et korrekt og komplett tilbud. Tilbudet skal være skriftlig og leveres på norsk i merket og lukket konvolutt/forsendelse. Tilbud skal merkes: 14/25489 Rammeavtale for kjøp av legevikarer Anskaffelsesenheten v/jorunn Rian. Tilbudsbrevet skal være datert og signert av en person som har fullmakt til å signere på vegne av leverandøren. Tilbudet kan ikke leveres per e-post. Tilbudet skal leveres i to eksemplarer i papirversjon. I tillegg skal tilbudet leveres på minnepinne på følgende måte: 1. Fullstendig tilbud i PDF-format. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument / én fil i PDF-format. 2. Eventuelt sladdet tilbud i PDF-format. Dersom leverandøren mener det er relevant, kan det i tillegg leveres en kopi av tilbudet der opplysninger som leverandøren anser som taushetsbelagte opplysninger er sladdet. Sladdet kopi leveres som ett dokument / én fil i PDF-format. Bærum kommune 8
5.2 Komplett tilbud skal bestå av Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Dokumentasjon Signert tilbudsbrev (vedlegg 1 bilag 3 til konkurransegrunnlaget) Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt 3.2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 HMS-egenerklæring, jf. punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt 3.3. Dokumentasjon på leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. punkt 3.4 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 3.5. Signert forpliktelseserklæring fra underleverandør (vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget) jf. punkt 4 Ferdig utfylt kontrakt dvs Vedlegg 1 Bilag 2 (Leverandørens løsningsbeskrivelse) og 3 (Prisskjema) Skilleark 1 2 3 4 5 6 7 5.3 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternativt tilbud. 5.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 5.5 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes i samsvar med kravene til hvordan tilbudet skal utformes og leveres. 5.6 Innleveringssted Tilbudet kan leveres eller sendes til: Leveringsadresse: Bærum kommune Arnold Haukelandsplass 10 Anskaffelsesenheten, Veiledningstorget 1. etasje v/jorunn Rian 1304 Sandvika Postadresse: v/jorunn Rian Bærum kommune Anskaffelsesenheten Bærum kommune 9
1304 SANDVIKA 6 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 6.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Ved levering på oppgitt sted hos oppdragsgiver vil leverandør få kvittering for innlevert tilbud. 6.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted etter innleveringsfristen. Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 6.3 Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Det gjøres oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises. Leverandøren oppfordres til å følge de anvisninger som gis i konkurransegrunnlaget og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter pr e-post til kontaktpersonen (se punkt 1.1. i dette dokumentet). 6.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Som saklig grunn regnes i alle tilfeller manglende budsjettmessig dekning for anskaffelsen eller manglende politiske vedtak. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 6.5 Avviste og forkastede tilbud Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 7 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN 7.1 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, inkl vedlegg og bilag til kontrakten, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier Vekt Pris 30 % Tilbudt påslagsfaktor Kvalitet, herunder 70 % Bilag 2 - Rutiner ifm Tilbyder skal beskrive rutiner Bærum kommune 10
Tildelingskriterier Vekt rekruttering og oppfølging for rekruttering og kvalitetssikring av legevikarer - Kompetanse og erfaring for det personell som jobber med å rekruttere leger Tilbyder skal beskrive hvordan det foretas autorisasjonskontroll, vaksinasjons- og norskkunnskapssjekk i - Service og tilgjengelighet rekrutteringsprosessen, samt hvordan dette kontrolleres senere i ansettelsesforholdet hos leverandøren. Tilbyder skal legge ved CV for det personell som er ansvarlig for utvelgelse/rekruttering av legevikarer Tilbyder skal beskrive hvordan en bestilling av oppdrag håndteres fra mottak til avsluttet leveranse, herunder oppfølging av bestilling, ordrebekreftelser, avvikshåndtering, ordreoppfølging og fakturabehandling. Tilbyder skal angi evt frist for vederlagsfri avbestilling av bestilte oppdrag 7.2 Oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal meddeles skriftlig og samtidig til berørte leverandører. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for tildeling av rammeavtale. Oppdragsgiver skal i begrunnelsen opplyse navnet på den som fikk rammeavtalen og gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier. Bærum kommune 11