MØTEBOK l/mwjj /SOJC 33//lg KOM

MØTEBOK l/mwjj /SOJC 33//lg KOM U`l ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLERV DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV V 11.05.2016 20/16 Behandling av saken: å Saksnr.: Utvalg: _ Møtedato: 20/16 Kontrollutvalget 11.05.16 Kommunestyret Forvaltningsrevisjonsrapport Etisk arbeid i kommunen med tanke på likebehandling og rettssikkerhet" Saksdokumenter: - Forvaltningsrevisjonsrapport av 15.04.16 - ', - Plan for forvaltningsrevisjon (ikke vedlagt) Saksframlegg: har gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjektet " Kommunens arbeid med etikk". Dette er gjort i henhold til vedtatt plan for forvaltningsrevisjon i Folldal kommune. Prosjektet er utført av. Rapporten er unntatt offentlighet p.g.a. revisors taushetsplikt. Kontrollutvalget må oppheve graderingen. Utvalget kan ikke unnta dokumentet offentligheten etter denne lovhjemmelen, og sekretariatet kan ikke se at rapportens innhold gir grunn til annen gradering. Graderingen oppheves ved utsending til kontrollutvalget. Formål: Formålet med prosjektet er å undersøke hva som er status for kommunens arbeid med etikk, herunder om kommunen har fastsatt etiske retningslinjer og om det arbeides med utvikling og etterlevelse av disse. Problemstilling: Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke status for arbeidet med etikk i kommunen og om kommunen har fastsatt etiske retningslinjer som utvikles og etterleves. Hovedproblemstillingen konkretiseres i følgende delproblemstillinger: 1. Finnes det i planer og eventuelle retningslinjer, mål, verdier og rettledning av etisk karakter som er relevante i forhold til kommunens virksomhet og er dette kommunisert til ansatte? 2. Er kjennskapen til innholdet i etiske retningslinjer og bevisstheten om etiske utfordringer blant ledere og ansatte tilfredsstillende? 3. Legges det til rette for og stimuleres det til etisk refleksjon som vedrører oppgaveutførelsen i kommunen? 4. Er de etiske retningslinjene tilpasset de ulike virksomhetene i kommunen? Er det etablert internkontroll som skal sikre at forvaltning av ressurser, tjenesteyting og saksbehandling som ivaretar likebehandling og rettssikkerhet og skjer dette i tråd med gode etiske prinsipper? Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr. 20/2016

MØTEBOK 6. Er det utarbeidet rutiner for varsling i kommunen? Er det informert om og lagt til rette for varsling på en systematisk og betryggende måte? Rådmannens uttalelse: Tilsvaret fra rådmannen følger som vedlegg til rapporten. Revisors vurdering: Kort oppsummert har revisor følgende vurderinger i forhold til problemstillingene: 1. Kommunen har etiske retningslinjeor som ble vedtatt av kommunestyret 29.09.2011. De etiske retningslinjene bygger pa kommunens verdier som er faglig, jordnær, engasjert, lojal og med latter (FJELL). 2. Revisors inntrykk ut fra svar på utsendte spørreskjema i organisasjonen er at 3. 4. 5. 6. enhetsledere har godt kjennskap til kommunens etiske retningslinjer, men at de mener at er mindre kjent nedover i organisasjonen. Svarene kan tolkes som at enhetsledere er tilstrekkelig bevisste på at det er deres ansvar å sørge for at samtlige ansatte har tilstrekkelig kjennskap til etiske retningslinjer. De ansatte sine svar gir imidlertid inntrykk av at alle ikke i tilstrekkelig grad kjenner til kommunens etiske retningslinjer. Revisor nevner spesielt at gruppen Helse/rehabilitering/omsorg har gode kunnskaper om etiske retningslinjer. Undersøkelsen tyder på at det er tilfeldig og situasjonsbestemt når etiske problemstillinger blir tatt opp. Dette vil være avhengig av type virksomhet. Virksomheter som i omfattende grad er rettet mot tjenesteyting overfor eldre, helse og barn/unge vil i større grad støte på etiske dilemmaer, noe revisor også delvis av svarene ser er tilfelle. Revisor mener at svarene gir inntrykk at man i liten grad har gjort tilpasninger utover de sentrale retningslinjene, men at de sentrale retningslinjene har vært de overordnede. Det er kun enhet Helse/rehabilitering/omsorg som synes å ha gjort tilpasninger. Revisjon mener at etiske problemstillinger til de enkelte tjenestene i for liten grad er konkretisert og synliggjort skriftlig. Revisor mener at kommunen ikke har rutiner og prosedyrer som sikrer at forvaltning av ressurser, tjenesteyting og saksbehandling skjer i tråd med gode etiske prinsipper på en systematisk måte. Revisor mener at mye kan tyde på at det ikke er gjennomført systematisk informasjon overfor de ansatte som de har oppfattet eller burde ha oppfattet når det gjelder varslingsbestemmelsene i Arbeidsmiljøloven. Revisors anbefaling: På bakgrunn av vurderinger og funnene de har gjort, har revisor følgende anbefalinger til Folldal kommune: 1. Det bør vurderes om det er behov for en oppdatering av kommunens etiske retningslinjer fra 2011 og at det ses nærmere på behov for å gjøre tilpasninger for enkelte enheter 2. I tilknytning til retningslinjene og etisk verdigrunnlag bør det utarbeides rutiner som sikrer: - at alle ansatte er informert om retningslinjene Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr. 20/2016

MØTEBOK - at det legges til rette for og stimuleres til etiske refleksjoner vedrørende oppgaveutførelsen i kommunen - at det etableres internkontroll som sikrer at forvaltning av ressurser, tjenesteyting og saksbehandling ivaretar likebehandling og rettssikkerhet og skjer i tråd med kommunens etiske retningslinjer 3. Kommunens rutiner for varsling bør behandles politisk og det innarbeides rutiner som sikrer god informasjon til alle ansatte. Sekretariatets forslag til innstilling: Forvaltningsrevisjonsrapporten tas til etterretning og graderingen oppheves. Rådmannen bes om å følge revisjonens anbefalinger og: 1. igangsette en prosess hvor det vurderes om det er behov for en oppdatering av kommunens etiske retningslinjer fra 2011 og at det ses nærmere på behov for å gjøre tilpasninger for enkelte enheter. 2. utarbeide rutiner som sikrer: - at alle ansatte er informert om gjeldende retningslinjer - at det legges til rette for og stimuleres til etisk refleksjon vedrørende oppgaveutførelsen i kommunen - at det etableres internkontroll som sikrer at forvaltning av ressurser, tjenesteyting og saksbehandling ivaretar likebehandling og rettssikkerhet og skjer i tråd med kommunens etiske retningslinjer 3. sørge for at kommunens rutiner for varsling behandles politisk og at det innarbeides rutiner som sikrer god informasjon til alle ansatte. Rådmann bes om å rapportere iverksettelse av tiltak til kontrollutvalget innen 15. november 2016. Behandfing: Revisor gjennomgikk rapporten og dets konklusjoner. Rådmann kommenterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Under pkt 2 strekpunkt 3 endres vedtak til: - at det gjennomføres en gjennomgang av kommunens internkontroll som sikrer at forvaltning av ressurser, tjenesteyting og saksbehandling ivaretar likebehandling og rettssikkerhet og skjer i tråd med kommunens etiske retningslinjer. Øvrig forslag til vedtak fra sekretariatet ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Rådmannen bes om å følge revisjonens anbefalinger og: 1. igangsette en prosess hvor det vurderes om det er behov for en oppdatering av kommunens etiske retningslinjer fra 2011 og at det ses nærmere på behov for å gjøre tilpasninger for enkelte enheter. Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr. 2 0/2 01 6

MØTEBOK 2. utarbeide rutiner som sikrer: - at alle ansatte er informert om gjeldende retningslinjer - at det legges til rette for og stimuleres til etisk refleksjon vedrørende oppgaveutførelsen i kommunen - at det gjennomføres en gjennomgang av kommunens internkontroll som sikrer at forvaltning av ressurser, tjenesteyting og saksbehandling ivaretar likebehandling og rettssikkerhet og skjer i tråd med kommunens etiske retningslinjer 3. sørge for at kommunens rutiner for varsling behandles politisk og at det innarbeides rutiner som sikrer god informasjon til alle ansatte. Kommunestyrets vedtak: Kontrollutvalget í Folldal kommune Sak nr. 20/2016

A0069 /10 a-3 y,. cs _ "9 ' ' $@Mfi$finn n 'r l J Irl Forvaltningsrevisjon i Folldal kommune v Formålet med revisjonen vil være â undersøke hva som er status for kommunens arbeid med etikk, herunder om kommunen har fastsatt etiske retningslinjer og om det arbeides med utvikling og etterlevelse av disse.._ _.n,~

«Arbeid med etikk í Folldal kommune» INNHOLD 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn 1.2 Hva forstår vi med arbeid med etikk i kommunen? Tema for undersøkelsen 2 FORMÅL, AVGRENSNING, PROBLEMSTILLING, REVISIONSKRITERIER OG METODE 2.1 Formål 2.2 Metode/avgrensning 2.3 Problemstillinger 2.4 Revisjonskriterier PROBLEMSTILLING 1 8 3 Finnes det planer og eventuelle retningslinjer, mål og rettledning av etisk karakter som er relevant i forhold til kommunens virksomhet og er dette kommunisert til ansatte? 3.1 Revisjonskriterier 3.2 Funn/ fakta 3.3 Revisjonens vurderinger PROBLEMSTILLING 2 12 4 Er kjennskapen til innholdet i etiske retningslinjer og bevisstheten om etiske utfordringer blant ansatte og ledere tilfredsstillende? 4.1 Revisjonskriterier 4.2 F unn/ fakta 4.3 Revisjonens vurderinger Hxooxo r-\ 12 12 12 14 \10\O\ PROBLEMSTILLING 3 14-5 Legges det til rette og stimuleres det til etiske refleksjoner som vedrører oppgaveutførelsen i kommunen? 5.1 Revisjonskriterier 5.2 Fakta/ funn 5.3 Revisjonens vurderinger 14 14 14 16 PROBLEMSTILLING 4 17 6 Er de etiske retningslinjene tilpasset de ulike virksomhetene i kommunen? 6.1 Revisjonskriterier 6.2 Fakta / funn 6.3 Revisjonens vurderinger 17 17 17 17 _ 1 _

APROBLEMSTILLING 5 18 7 Er det etablert internkontroll som skal sikre en forvaltning av ressurser, tjenesteyting og saksbehandling som ivaretar likebehandling og rettssikkerhet og skjer dette i tråd med gode etiske prinsipper? 7.1 Revisjonskriterier 7.2 Fakta/funn 7.3 Revisjonens vurderinger 18 18 18 23 PROBLEMSTILLING 6 24-8 Er det utarbeidet rutiner for varsling i kommunen? Er det informert om og lagt til rette for varsling på en systematisk og betryggende måte? 8.1 Revisjonskriterier 8.2 F akta/ funn 8.3 Revisjonens vurderinger 24 24 24 27 9 RÅDMANNENS UTTALELSE 27 10 SAMMENDRAG 27 1 1 REVISIONENS ANBEFALING 30 12 VEDLEGG 31 Folldal, den 4. april 2016 Svein Magne Evavold Revisjonssjef Henning Revisor Mikkelsen _ 2 _ Revisjon Fjell IKS

1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 som ble behandlet av kontrollutvalget i sak 24/2012 og av kommunestyret i sak 61/2012 har arbeid med etikk som tema for undersøkelse i 2015. I den overordnete analysen for Folldal kommune, som er grunnlag for plan forvaltningsrevisjon, heter det: I S t. prp. nr. 67 (2006-2007) om lokaldemokrati, velferd og Økonomi i kommunesektoren 2008 (kommuneproposisjonen) heter det «at tillitsnivået i samfunnet kan sies å være en av våre mange ressurser i Norge, som det er viktig å ta vare på.» Et eget kapittel i proposisjonen omhandler etikk i kommunesektorene der det bla. står: «Kommunene er berørt av de allmenne, samfunnsmessige utfordringene knyttet til etikk og samfunnsansvar. Etiske spørsmål må tas på alvorfordí det er viktig at allmenheten har tillit til at kommunene har høy etisk standard i sin virksomhet». Etikk som tema har vært mye omtalt både i media og kommuner de siste årene og da ofte knyttet opp med korrupsjon og økonomisk mislighold. Etikk og etiske dilemma er vel så viktig innen sektorer som pleie, omsorg og oppvekst. Risikofaktorer: - Mangler overordnede retningslinjer for hvilke etiske grunnholdninger som skal legges til grunn for kommunens virksomhet - Den enkelte medarbeider er ikke bevisstgjort i forhold til hvilke krav til etiske holdninger som skal legges til grunn for virksomheten i kommunen. Risikovurdering: Konsekvens - Sviktende etisk standard blant ansatte har store konsekvenser for innbyggernes tillit til kommunen. - Mangelfulle etiske holdninger vil gjøre kommunen mer utsatt for misligheter og korrupsjon. Sannsynlighet - Medarbeidere med god integritet. Fravær av skriftlige retningslinjer øker sannsynligheten for uheldige hendelser. - Det har blitt økt oppmerksomhet rundt etikk i kommunesektoren de siste årene. Etiske spørsmål har vært oppe til debatt og departement, Kommunenes Sentralforbund (KS) og andre fora har engasjert seg. Engasjement har klar sammenheng med korrupsjonsskandaler som har blitt avdekket. - Det vil være vesentlig at etikk ikke bare lever på et teoretisk plan, men at den også gjennomsyrer de handlinger som utføres til daglig i kommunen. _3 _

Konklusjon: Det er svært viktig at kommunen og dens medarbeidere i alle sammenhenger opptrer med en høy etisk standard. Kommunen er et offentlig organ som skal drive med samfunnsutvikling, forvaltning og velferdstjenester. For at kommunen skal ha tillitt og godt omdømme blant innbyggerne må det sikres at det ikke kan reises tvil om likebehandling eller uetisk forvaltningspraksis. Innarbeidet etisk forvaltningspraksis vil også være viktig for å forhindre misligheter og korrupsjon. For å bidra til å kunne avdekke uetisk adferd vil det være av betydning at kommunen har etablert rutiner for varsling, noe som for øvrig også er lovpålagt. Grunnregler for etikk og innarbeide holdninger blant ansatte vil derfor være svært viktige for kommunen. Med bakgrunn i dette kan det være hensiktsmessig å gjennomføre forvaltningsrevisjon om 1.2 Hva forstår vi med arbeid med etikk i kommunen? Tema for undersøkelsen. Sitat fra KS «Prosessveiler i arbeidet med etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid i kommunen. Hvordan forankre og sikre gode, etiske holdninger og handlinger?» Ã arbeide med etiske problemstillinger i kommunen handler om å klargjøre hva som er rett og galt igitte situasjoner. Etikk handler om å bli enige om et sett av verdier, hvordan verdiene skal komme til syne ipraktiske situasjoner, og om å forstå konsekvensene av egen handling. Det er defaktiske handlingene som danner grunnlagetfor kommunens omdømme i befolkningen. Det er ikke tilstrekkelig at den enkelte medarbeider eller folkevalgt kjenner rettsreglene - man må forstå følgene av sine handlinger. Holdningsskapende arbeid gjennom prosesser der alle ansatte involveres, er derfor av mange gode grunner en svært viktig del i arbeid med etisk bevissthet og ikke minst omdømmebygging i kommunesektoren. Begrepsforklaringer - etikk og moral (noen sitater) Man kan skille mellom etikk og moral. Moralen er de meninger om detgode og riktige, det tillatelige og det forkastelige, som man legger til grunn når man vil styre sin egen og bedømme andres livsførsel. Etikken er den mer eller mindre systematiske refleksjon om egen og andres moral. Etikken kan da sies å være moralens teori (Sitat fra Eivind Tjønneland). Etikk handler om å tenke igjennom hva som er rett og galt. Detgjør vi særlig når vi ikke er sikre på hva som er riktig å gjøre, eller når vi er uenige. (Fra lærebok i RLE faget for 8. klasse). Etikk skiller seg fra moral ved at etikk er tankene om hva som er galt og riktig, men moral er hvordan man oppfører seg i praksis. En persons etikk (tanker) og moral (handlinger) behøver ikke alltid stemme overens. Man kan for eksempel mene det er galt å lyve, men likevel gjøre det i visse situasjoner. _ 4 _

Etikk handler om det enkelte menneskes verdi og hvordan man som et moralsk subjekt skal handle iforhold til andre. Uttrykkene «etikk» og «moral» blir ofte brukt om hverandre. Begge uttiykkene oversettes gjerne med vane eller sedvane, dvs. handlemåter og holdninger som er typisk for en person eller sosial gruppe. Begrepet «moral» kan brukes om det som oppfattes som gode, riktige, prisverdige handlinger og holdninger. Etikk er mer overordnet, og brukes om systematisk tenkning knyttet til hva som er rett og galt. Det handler således om hva vi finner verdt både å leve for, og leve etter. (Hentet fra KRDs rapport om regelverk for kommunesektoren i etisk perspektiv). Etiske dilemmaer og utfordringer i kommunen. Hva er det? KS prosessveileder i arbeid med etikk forsøker å klargjøre hva som ligger i dette: Ofte får vi klargjort hva som er rett og galt i gitte situasjoner. Likevel, både som ledere og medarbeidere støter vi også på dilemmaer eller valgsituasjoner hvor vi må velge mellom flere «riktige» handlingsalternativer, og der et eller flere viktige hensyn må vike. Når man skal sortere og vurdere ulike handlingsalternativer, kan det være nyttig å vurdere dem i forhold til disse spørsmålene: Påvirkes kommunens omdømme, hva med lønnsomheten, er det rett og riktig, brytes lover og regler, er handlingen i samsvar med verdiene våre? Dilemmaer kan oppstå når svaret på ett eller flere spørsmål er nei. Da er vi i en situasjon der minst to ulike hensyn står opp mot hverandre, og det blir viktig å finne den rette prioriteringen: Skal for eksempel økonomien vektes fremfor moral og muligheten for tap av omdømme? Det kan være på sin plass med en opplisting av mulige forhold av etisk karakter som vil kunne oppstå i utøvelsen av oppgaver når det gjelder tjenesteyting, ressursbruk og forvaltningsoppgaver ellers. Etiske utfordringer vil være knyttet til forhold som er listet opp nedenfor: ø Habilitet og integritet ø Bierverv ø Engasjement i frivillige organisasjoner ø Forretningsskikk ø Bruk av kommunens eiendeler ø Bruk av pc og mobil - privat/jobb ø Innkjøp bg innkjøpsprosedyrer ø Korrupsjon og bestikkelser ø Gaver ø Representasjon, turer, bevertning og utgiftsdekning ø Behandling av de som henvender seg til kommunen i forbindelse med ulike virksomheter ø Forholdet til kolleger og lojalitet ø Om ytringsfrihet, lojalitet og taushetsplikt ø Varsling ø Ressursbruk og kvalitetskrav ø Forholdet til media ø Natur og miljø (håndtering av avfall og miljøskadelige stoffer) _ 5 _

o Arbeidsmiljø 0 Forholdet til kommunale selskaper o Yrkesetiske dilemmaer knyttet til spesielle situasjoner, for eksempel innen helse, pleie og omsorg og skole 0 Internkontroll o Informasjon Alle medarbeidere i en kommune vil møte situasjoner/valg der det er nødvendig å reflektere over etiske problemstillinger. For eksempel vil ansatte ved sykehjemmet stå overfor utfordringer som gjelder bruk av tvang, livsforlengende behandling, mangelfull pleie pga. av ressursmangel. I skolen kan etiske dilemmaer bestå i lærerens fordeling av tid mellom elevene, spørsmål om vurdering og karaktersetting. Det kan skilles mellom profesjonsorientert områdeetikk [det som gjelder for bestemte områder) og det man kaller grunnlagsetikk, den felles forståelsesramme i samfunnet. Grunnlagsetikken og områdeetikken står i et gjensidig forhold til hverandre. 2 FORMAL, AVGRENSING, PROBLEMSTILLING, REVISIONSKRITERIER OG METODE 2.1 Formål Formålet med revisjonen vil være å undersøke hva som er status for kommunens arbeid med etikk, herunder om kommunen har fastsatt etiske retningslinjer og om det arbeides med utvikling og etterlevelse av disse. Sitat fra KS etikkveileder: Befolkningens tillit til folkevalgte og ofientlig ansatte er en forutsetning for lokaldemokratiet. len kommune med godt omdømme øker defolkevalgtes handlingsrom, og det gjør det mulig for kommunen å fylle rollen som god tjenesteyter, samfunnsutvikler, forvaltningsmyndighet og arbeidsgiver. 2.2 Metode /Avgrensning Metodisk tilnærming vil være betinget av undersøkelsens problemstilling. Statusen for etikkarbeidet i kommunen vil være påvirket av objektive forhold som eksistensen av etiske retningslinjer, plandokumenter som uttrykker mål og verdier samt ledernes og medarbeidernes kjennskap til dem og evne til selvstendig refleksjon rundt etiske dilemmaer som oppstår i hverdagen under utøvelsen av arbeidet. Som konsekvens av dette vil det være nødvendig med innhenting av både objektive data og data som relaterer seg til enkeltpersoners opplevelse. Dette innebærer analyse av dokumenter, spørsmål til rådmann og virksomhetsledere og _6 _

Forvaltningsrevisjon." eventuelt andre medarbeidere og ellers datainnhenting ved hjelp av spørreskjema til kommunens ansatte. 2.3 Problemstillinger Med utgangspunkt i formålet med prosjektet vil hovedproblemstillingen være å undersøke hva som er status for kommunens arbeid med etikk, herunder om kommunen har fastsatt etiske retningslinjer og om det arbeides med utvikling og etterlevelse av disse. Hovedproblemstillingen søkes belyst gjennom følgende problemstillinger: 1. 2. 3. 6. Finnes det i planer og eventuelle retningslinjer mål, verdier og rettledning av etisk karakter som er relevante i forhold til kommunens virksomhet og er dette kommunisert til ansatte? Er kjennskapen til innholdet i etiske retningslinjer og bevisstheten om etiske utfordringer blant ledere og ansatte tilfredsstillende? Legges det til rette for og stimuleres det til etisk refleksjon som vedrører oppgaveutførelsen i kommunen? Er de etiske retningslinjene tilpasset de ulike virksomhetene i kommunen? Er det etablert internkontroll som skal sikre at forvaltning av ressurser, tjenesteyting og saksbehandling skjer i tråd med gode etiske prinsipper? Er det utarbeidet rutiner for varsling i kommunen? Er det informert om og lagt til rette for varsling på en systematisk og betryggende måte? Til hjelp og videre analyse av ovenstående problemstillinger ble det utsendt > 50 spørreskjema til ansatte med forholdsvis fordeling på enheter som følger og med antall svar: Enheter i kommunen Antall Antall mottatt Svar i % av spørreskjema svar utsendt utsendt Sentraladministrason annet 5 4 80,0 % Tekniske tjenester 4 4 100,0 % Helse, rehabiliterin,omsor 22 10 45,5 % Barn o un e skole barneh 19 9 47,4 % Sum totalt 50 27 54,0 % Antall utsendte skjema for hver enhet ble gjort med tilfeldig utvalgte og i forhold til antall ansatte i enhetene samlet. Spørreskjema til samtlige enhetsledere og rådmann. Det er mottatt svar fra 4 av 5 enhetsledere. I henhold til mottatt tilbakemelding fra rådmannen har enhetsleder for oppvekst sluttet. Revisjon _7 _ Fjell IKS

«Arbeid med etikk í Folldal kommune» 2.4 Revisjonskriterier Revisjonskriterier skal danne norm eller en referanse som de innsamlede dataene vurderes opp mot og gir uttrykk for et ideal for hvordan tilstanden bør være på det reviderte området. Revisjonskriterier utledes fra lover, forskrifter, politiske vedtak, retningslinjer, mål, føringer osv. Etikkspørsmål berører mange lover og forskrifter som gjelder i kommunesektoren. Det lar seg ikke gjøre konkret å bruke spesielle lovbestemmelser som kriterier i en undersøkelse som dette, da med unntak av regelverket som omhandler varsling. Det vil kunne være mulig å bruke kommunens egne føringer for etikkarbeidet som kriterier. Det vil si å vurdere status på etikkarbeidet mot kommunens egne dokumenter som sier noe om etikk. Etikk i kommunene er noe mer enn lov- og regelforståelse og etterkontroll. Det finnes langt flere etiske dilemmaer i kommunal virksomhet som knytter seg til bruk av ressurser, kvalitet i tjenesten og arbeidsmiljø enn det som kan betegnes som brudd på regler om taushetsplikt og habilitet. Det må legges til rette for utvikling av etisk bevissthet gjennom trening og refleksjon. KS etikkveileder er utformet for å sette igang prosesser som bidrar til bevisstgjøring av handlinger på alle nivåer i kommunen. Hensikten med veilederen er å bidra med et grunnlag som den enkelte kommune kan benytte i sin revisjon eller utarbeidelse av egne etiske retningslinjer. Varsling reguleres i arbeidsmiljøloven. Det er spesielt 3-6 Plikt til å legge forholdene til rette for varsling som gjelder kommunen som arbeidsgiver. Her heter det at «arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det» KS Varslin sveileder: Veilederen er ment å være til hjelp for kommunen i utarbeiding av rutiner for varsling. Utgangspunktet er at det i enhver organisasjon vil kunne forekomme kritikkverdige forhold. Ansatte er ofte de nærmeste til å oppdage kritikkverdige forhold, og det bør derfor tilrettelegges og informeres om varslingsretten slik at kritikkverdige forhold synliggjøres for ledelsen. Revisjonskriterier vil konkretiseres i tilknytning til behandling av hver enkelt problemstilling. PROBLEMSTILLING 1 _ 3 _

«Arbeid med etikk í Folldal koinmune» 3 Finnes det i planer og eventuelle retningslinjer, mål og rettledning av etisk karakter som er relevante i forhold til kommunens virksomhet og er dette kommunisert til ansatte? 3.1 Revisjonskriterier Generelt bør det være slik at kommuner har utarbeidet etiske retningslinjer. Disse bør være kommet i stand gjennom bred deltakelse av sentrale personer (rådmann/enhetsleder) i kommunenes administrasjon og representanter for de ansatte. KS etikkveileder legger Vekt på at kommunen selv skal utarbeide retningslinjene, veilederen er tenkt som hjelp i dette arbeidet. Å importere noe andre har utarbeidet hindrer gjennomtenkning av etiske problemstillinger og at man får et eierforhold til dem. Videre vil det å sikre at gode etiske holdninger formidles til medarbeiderne i hovedsak være enhetsledernes oppgave. Selvfølgelig vil den enkelte medarbeider også ha et selvstendig ansvar for å sette seg inni retningslinjene og andre dokumenter som omhandler etiske problemstillinger. 3.2 Funn /fakta Folldal kommune har Etiske retningslinjer for Folldal kommune, vedtatti kommunestyret 29.09.201 1, jfr. K-sak 3 1/1 1. De etiske retningslinjene bygger på kommunens verdier som er faglig, jordnær, engasjert, lojal og med latter (FIELL). Disse er innarbeidet i Verdikortet alle ansatte får når de begynner. Der fremgår det også hvor de ansatte finner de etiske retningslinjene på ansattportalen. I punktet Innledning heter det bl.a.: De etiske retningslinjene erforankret i kommunens verdier. Det er også nødvendig å kjenne kommunens reglementer for ansatte, politiske organer, eierskapsmelding, IKT sikkerhetshåndbok, rutinerfor varsling m.m. Etiske retningslinjer er å anse som en del av arbeidsgiverpolitikken og reglemen ter for politikere. De etiske retningslinjenefor Folldal kommune gjelderfor alle ansatte og folkevalgte. De etiske retningslinjer må forvaltes med klokskap. Det er viktig å verne om ansattes og politikeres rett til å omgås hvem de ønsker, hvilke nettverk man tilhører og ikke minst verne om ytringsfriheten. Ledere og ordfører har ansvar for at de ansatte og politikere er gjort kjent med de etiske retningslinjene. _9 _

I punktet Om ytringsfrihet, lojalitet og taushetsplikt heter det: Alle ansatte har som samfunnsborgere ytringsfrihet og kan delta i den alminnelige samfunnsdebatt. Ytringsfriheten gir også ansatte rett til å uttale seg kritisk til forhold som berører virksomheten de jobber i. Slike ytringer må selvsagt kun gis innenfor grensene for taushetsplikten og må hele tiden vurderes opp mot lojalitetsplikten. Arbeidstakeren deltar i samfunnsdebatten på egne vegne. Kommuneledelsen har rett til å beslutte hvem som uttaler seg på kommunens vegne. På spørsmål om etiske problemstillinger berøres i planer eller andre dokumenter, svarer rådmann at verdiene er en del av kommuneplanens samfunnsdel. Administrasjonsutvalget anbefaler også overfor kommunestyret i desember at disse verdiene skal ligge til grunn for kommunens reviderte arbeidsgiverpolitikk. Videre uttaler rådmann at blant ansatte blir etiske retningslinjer brukt i avdelingsmøter og andre personalmøter for å få diskusjoner rundt ytringsfrihet og lojalitet, spesielt i forhold til bruk av sosiale medier. Kommunens nylig vedtatte informasjonsstrategi i K-sak 41/15, henger sammen med de etiske retningslinjene. Det foreligger ikke planer om revidering av kommunens retningslinjer, men både ledergruppa og politikere (folkevalgtopplæring november 2015) gjennomgår retningslinjene. Hvis man gjennom arbeidet med ny personalstrategi finner det nødvendig vil det bli gjort. Ny personalstrategi vil bli utarbeidet i 2016. Samtlige enhetsledere bekrefter i sine svar er at de er kjent med kommunen sine etiske retningslinjer. Når det gjelder revidering, svarer 3 enhetsleder at det foreligger planer om dette, mens 1 enhetsleder svarer vet ikke. Samtlige enhetsledere svarer at de etiske retningslinjene er relevante i forhold til egen virksomhet. Ansattes svar på spørsmål om hvor godt de kjenner kommunens vedtatte dokumenter/planer som omhandler verdier og etiske retningslinjer vises i tabell unden Tabell 3.2.1: Hvor godt kjenner du til kommunens vedtatte dokumenter/planer som omhandler verdier og etiske retningslinjer? Liten grad I stor grad Sentraladm /annet 0 O 0 1 2 1 O Tekniske fag 0 1 2 0 1 0 0 Helse/rehab./omsorg 0 1 0 2 5 2 0 Barn unge 2 0 1 1 2 3 0 2 2 3 4 10 6 0 _10 _

Forvaltningsrevisjon." Det ble i spørsmålet bedt om å nevne dokumenter/planer der etikk er omhandlet. Her svarte 14 av 27 at de kjente til dokumenter/planer, dvs. 51,9 %, mens resten ikke hadde svart på spørsmålet. Tabell 3.2.2: Hvordan ble du even tuelt gjort kjent med kommunens verdier og etiske retningslinjer? Ved Nærmeste Kollega Info via i Ingen Annet ansettelse leder informerte tillitsval t informas`on Sentraladm/annet 1 0 0 0 2 2 Tekniske fag 1 0 0 0 1 2 Helse/rehab/oms 2 4 0 0 1 4 Barn un e 0 2 1 0 3 3 4 6 1 0 8 11 Når det gjelder avkryssing på annet, så er det 4 som har krysset av flere steder og 1 som ikke har besvart spørsmålet. Under annet ba vi om spesifisering, og følgende svar er blitt gitt: Har vært hovedtillitsvalgt Ansattportalen Prosjekt for noen år tilbake. Fikk utdelt i papirform til alle ansatte i kommunen Har gått gjennom på felles info Selvstudium Fikk info som tillitsvalgt I tråd med min jobb skal jeg ha full oversikt og revideringsansvar for de regler og rutiner som ligger til grunn Rådmannen kom på arbeidsplassen og informerte om «Fjell» da den ble til Oppslag og oppfordringer, utlevering av en tekst Ble holdt informasjonsmøte, øverste leder informerte Personalmøter, avdelingsmøter Info via skriv og interne samlinger Hele 29,6 % av de som har svart sier at de ikke har fått noen informasjon. 3.3 Revisjonens vurderinger Kommunen har vedtatt etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte den 29.09.11. Til tross for retningslinjer så ser vi at 29,6 % ikke har fått informasjon og 15 % i liten grad [1 og 2) kjenner til kommunens etiske retningslinjer. Gjennomgående ser vi at gruppen Helse/rehabilitering/omsorg har gode kunnskaper om etiske retningslinjer. Rådmann og enhetsledere mener i hovedtrekk at retningslinjene dekker problemstillinger som er relevant i forhold til etiske spørsmål og at det er relevant i forhold til egen virksomhet. _ 11 _

«Arbeid med etikk i Folldal koinlnune» Etter vår vurdering viser undersøkelsen at de etiske retningslinjene fra 2011 ikke er godt nok kjent blant de ansatte. PROBLEMSTILLING 2 4 4.1 Er kjennskapen til innholdet i etiske retningslinjer og bevisstheten om etiske utfordringer blant ledere og ansatte tilfredsstillende? Revisjonskriterier Viser til den generelle gjennomgangen av revisjonskriterier under punkt 2.4. 4.2 Fakta /Funn Rådmannen, enhetsleder og ansattes svar på spørsmål knyttet til denne problemstillingen: A: Rådmannens svar: Retningslinjene ble til gjennom kommunens deltakelse i KS etikkprosjekt «Flink med folk i første rekke» i 2009-2011. Hvordan etiske retningslinjer ble utarbeidet fremgår av k-sak 31/11. Retningslinjene et tilgjengelige for alle. De er publisert under politikk på kommunens hjemmeside. De er i tillegg publisert på ansattportalen under reglement/ rutiner/ planer. Informasjon til nyansatte, gjennomgang og diskusjon på avdelingsmøter og andre personalmøter. Nytilsatte informeres gjennom tillitskortet. Nærmeste leder har ansvaret for å informere, men personalkonsulent eller rådmann deltar gjerne på personalmøter rundt tema. B: Enhetslederne: Følgende spørsmål var her stilt med svar som følger: 1) Hvordan har kommunens retningslinjer blitt til: - Arbeidsgruppe laget forslag, politisk sluttbehandling - jobbet frem av ei gruppe - jobbet frem av en gruppe og behandlet politisk - Egen gruppe som har arbeidet med de 2) Hvor er retningslinjene tilgjengelig: - Ligger på intranett - På ansattportalen og styringskort - På ansattportalen og i hefteform (styringskort) - På kommunens ansattportal og i egen folder _ 12 _

3) Hvordan informeres ansatte om kommunens holdninger til etiske spørsmål: - Tema i fellesmøter, folder om verdigrunnlaget er delt ut til alle ansatte - Ved jevnlig å ta opp aktuelle problemstillinger, men vi burde nok hatt større fokus på informasjon om temaet - I interne diskusjoner på enheten - Informeres ved ansettelse, ved utdeling av folder, ved oppfordring til å lese på ansattportal, i avdelingsmøter 4) Hvordan informeres nytilsatte? - Egne rutinebeskrivelser, folder om verdigrunnlaget skal leveres ut - Ved at de får et styringskort - Henstilles til å lese retningslinjene på ansattporten - Muntlig og utdeling av folder og oppfordring til å lese på ansattportal 5) Hvem har ansvaret for å informere - Nærmeste leder - Leder - Enhetsleder - Alle ledere 6) Hvordan er din egen kjennskap til kommunenes retningslinjer om etikk og hvordan vurderer du at kjennskapen er for øvrig i organisasjonen? - Kjenner de bra og vet hvor jeg finner de. Antar at de kan være litt mindre kjent utover i organisasjonen -jeg er kjent med de, men generelt er nok kjennskapen for dårlig i organisasjonen - jeg er kjent med dem og vet hvor de finnes, organisasjonens kjennskap og bruk er nok ikke veldig god - Bra C) Ansattes svar på spørsmål knyttet til denne problemstillingen. Skala på 1-6, der 1 er helt uenig og 6 helt enig Tabell 4.2.1 jeg har selv ansvarfor å gjøre meg kjent med om kommunen har etiske retningslinjer eller ikke.- Liten grad I stor grad Sentraladm/annet 0 0 0 0 0 3 0 Tekniske fag 0 0 1 0 1 2 0 Helse/rehab/oms 0 0 2 3 1 4-0 Barn un e 1 0 0 0 4 4 0 _ 13 - Revisjon Fjell IKS

«Arbeid med etikk i Folldal kornmune» 1 O 3 3 6 13 0 Tabell4.2.2 jeg har selv ansvarfor å gjøre meg kjent med innholdet i etiske retningslinjer: Liten grad I stor grad Sentraladm/annet 0 0 O 0 2 1 0 Tekniske fag 0 0 1 0 1 2 0 Helse/rehab/oms 0 0 0 2 2 6 0 Barn/unge 0 0 0 1 5 4 0 0 0 1 3 10 13 0 De ansatte er ikke helt entydige med hensyn til hvem som har ansvar i forhold til disse påstandene, dog ligger tyngdepunktet i alternativene 5 og 6. Tabell 3.2.1 under punkt 3.2 viser at det ikke er en uvesentlig andel av de ansatte som svarer i liten grad på spørsmål om de kjenner til kommunens vedtatte dokumenter/planer som omhandler verdier og etiske retningslinjer. 4.3 Revisjonens vurderinger Vårt inntrykk ut fra svarene er at enhetsledere har godt kjennskap til kommunens etiske retningslinjer, men at de mener disse er mindre kjent nedover i organisasjonen. Svarene kan tolkes som at enhetsledere er tilstrekkelig bevisste på at det er deres ansvar å sørge for at samtlige ansatte har tilstrekkelig kjennskap til etiske retningslinjer. De ansatte sine svar gir imidlertid inntrykk av at alle ansatte ikke i tilstrekkelig grad kjenner til kommunenes etiske retningslinjer. PROBLEMSTILLING 3 5 Legges det til rette for og stimuleres det til etiske refleksj on som vedrører oppgaveutførelsen i kommunen? 5.1 Revisjonskriterier Vi viser til den generelle gjennomgangen av revisjonskriterier under punkt 2.4. 5.2 F akta /funn Revisjon _ 14 _ Fjell IKS

A: Rådmannens svar: Etikk er en naturlig del av all folkevalgtopplaering. Gjennomgang og diskusjon er årlig tema i ledermøter. Ellers brukes retningslinjene for å få diskusjoner rundt forskjellige temaer i ansattgrupper. F.eks. rundt tema sosiale medier eller gaver eller bruk av kommunens eiendeler. Likebehandling og rettssikkerhet fremgår tydelig av de etiske retningslinjene. Særlig av innledningen og avsnitt om habilitet/inhabilitet. Etikk er også tema i medarbeidersamtaler. Likebehandling og rettssikkerhet inngår som tema i møter og samtaler om etiske spørsmål. Om annet arbeid. Det forventes åpenhet om den ansatte har annet arbeid eller driver egen næring. I noen tilfeller er det nedfelt i arbeidsavtalen. Bruk av sosiale medier. Personmøter hvor tema har vært hvordan ansatte i f.eks. barnehagen bør gi «likes» eller ikke på bilder av unger som går i barnehagen, eller kommentere på det foreldre legger ut. B) Enhetsledernes svar: På spørsmål om etikk er tema på møter i enhetene er systematisk, tilfeldig eller situasjonsbestemt, svarer 3 enhetsledere at det er situasjonsbestemt eller tilfeldig, mens 1 enhetsleder svarer noe systematisk men i hovedsak situasjonsbetinget. Når det gjelder spørsmålet om etikk er tema i medarbeidersamtaler svarer enhetslederne: - Ikke vanligvis - Mest ut fra spesielle hendelser - Nei _ ja Enhetslederne ble også spurt om de kunne vise til praktiske eksempler på etiske spørsmål. Her svarer enhetslederne: - Utlån av kommunalt utstyr til private foregikk til en viss grad tidligere. Dette kunne bli oppfattet på en slik måte at det var en fordel å ha <<kjenninger>> i kommunen. Vi tok opp dette i enheten og etablerte skriftlig rutine som alle skal forholde seg til. - Bl.a hva som skal på kommunens hjemmeside (likebehandling). Løst ved at vi kun tillater informasjon fra egen organisasjon eller der vi har et samarbeid. Gaver kan være et annet tema. - Likebehandling på vedtak om økonomisk stønad, med individuell behandling. - Ved vurderinger ved vedtaksskriving. Vi må forholde oss til et lowerk og etiske vurderinger gjøres til enhver tid i pasientbehandling. Ved tvangsvedtak. C) Ansattes svar på spørsmål relatert til problemstilling 3: Tabell 5.2.1 Skala på 1-6, der 1 er i liten grad og 6 i stor grad lhvílken grad har du selv tatt opp eller deltatt í diskusjoner om etiske utfordringer og dílemmaer? Liten grad I stor grad 1 2 3 4 5 6 Sentraladm/ annet 0 1 0 2 1 0 _15_

Tekniske fag 1 0 2 0 1 0 Helse/rehab/omsorg 0 2 2 3 3 0 Barn un e 0 1 2 2 3 1 1 4 6 7 8 1 Tabell 5.2.2 På din arbeidsplass, hvilke tiltak har du selv gjennomgått for å få økt bevissthet og kompetanse i forhold til etiske problemstillinger? (du kan sette flere kryss) På Deltatt i Deltatt på Inngikk siste Ingen Annet E enhånd diskusoner o lær kurs medarb.samt tiltak Sentraladm/ annet 4 1 0 0 0 0 Tekniske fag 3 3 0 1 1 1 Helse/rehab/omsorg 5 8 5 0 0 0 Barn un e 3 7 1 3 0 1 15 19 6 4 1 2 I alt 11 personer svarer at de i liten grad har deltatt i diskusjoner om etiske utfordringer og dilemmaer. Videre ser vi av tabell 5.2.2 at kun 4 svarer at etiske problemstillinger inngikk i siste medarbeidersamtale, som også delvis bekreftes gjennom svar enhetsledere gir. Her skulle en forvente at etiske problemstillinger i større grad ble berørt som eget tema. 5.3 Revisjons vurderinger Med bakgrunn i svarene er det ikke lett å konkludere sikkert om det på en god måte legges til rette for og stimuleres til etiske refleksjoner som vedrører oppgaveutførelsen i kommunen. Mye tyder på at det er tilfeldig og situasjonsbestemt når etiske problemstillinger blir tatt opp. Dette vil være avhengig av type virksomhet. Virksomheter som i omfattende grad er rettet mot tjenesteyting overfor eldre, helse og barn/unge vil i større grad støte på etiske dilemmaer, noe vi også delvis ser av svarene er tilfelle. Etter vår oppfatning skulle en forvente at etiske problemstillinger i større grad ble berørt som eget tema. I Etisk håndbok - for kommunenes helse- og omsorgstjenester heter det (utgitt av helse- og omsorgsdepartementet) Personlige holdninger har en tendens til å spre seg. På den annen side vil nyansatte - bevisst eller ubevisst - ha en tendens til å overta eksisterende holdninger, verdier og handlingsmønstre på en arbeidsplass. En særlig utfordring er knyttet til å oppdage og tydeligere se aspekter ved egen organisasjonskultur som vi ikke er klar over. Enhver organisasjon vil være preget av holdninger som så å si sitter i veggene, og som vi ikke er oss bevisst eller reflekterer oven Dette kan være positive holdninger, men også holdninger og handlingsmønstre som er ugunstige. Ovenstående observasjon tilsier at det bør være systematikk i den etiske refleksjonen som vedrører oppgaveutførelsen i kommunen. _ 16 -

PROBLEMSTILLING 4 6 Er de etiske retningslinjene tilpasset de ulike virksomhetene i kommunen? 6.1 Revisjonskriterier Kommunen skal løse mange ulike oppgaver. Dette betyr at medarbeidere, avhengig av hvilken enhet de jobber i, står overfor ulike etiske utfordringer. Det vil være forskjell på både i omfang og type etiske dilemmaer, avhengig av om man jobber innen helse, omsorg, barn/unge, teknisk eller sentraladministrasjonen. Det kan derfor være hensiktsmessig å tilpasse de etiske retningslinjene til den enkelte tjeneste slik at spesielle forhold også fanges opp. 6.2 Fakta /funn A) Rådmannens svar Det foreligger retningslinjer tilpasset ulike virksomheter. På ansattsiden har vi både etikk i PPS (pleieprosedyre sykepleie) som brukes av hele pleie og omsorgstjenesten. De forskjellige yrkesgruppene har også ofte egne etiske standarder og retningslinjer for sin yrkesutøvelse. F.eks. leger. Fagforeningene har også ofte etikkplakater for forskjellige yrkesgrupper som brukes aktivt i organisasjonen. B) Enhetsledernes svar Kommunen har ikke egne etiske retningslinjer for de ulike virksomhetene. Enhetsledere svarer i hovedsak at de sentrale etiske retningslinjene er dekkende for etiske problemstillinger i egen virksomhet. Innenfor enhet helse/rehabilitering/omsorg er gjort noen tilpasninger både i forhold til lovverk vi må forholde oss til og ved autorisasjon for profesjonene. For de øvrige enhetene er det ikke foretatt slike tilpasninger. På spørsmål om det benyttes andre etikkregler, for eksempel fagforening, bransjeorganisasjon, så svarer 2 enhetsledere at de benytter andre. 6.3 Revisjonens vurderinger Svarene gir inntrykk at det i liten grad har vært gjort tilpasninger utover de sentrale retningslinjene, men at de sentrale retningslinjene har vært de overordnede. Det er kun enhet helse/rehabilitering/omsorg som synes å ha gjort tilpasninger. Etiske dilemmaer kan også oppstå innenfor tjenesten barn/unge og utdanning som i noen grad vil ha behov for egne tilpasninger. Etter vår vurdering er etiske problemstillinger relatert til de enkelte tjenestene i for liten grad konkretisert og synliggjort skriftlig. _ 17 -

PROBLEMSTILLING 5 7 Er det etablert internkontroll som skal sikre en forvaltning av ressurser, tjenesteyting og saksbehandling som ivaretar likebehandling og rettssikkerhet og skjer dette i tråd med gode etiske prinsipper? 7.1 Revisjonskriterier à ha utarbeidet, informert om de etiske retningslinjene og hatt fokus på dem i en periode, vil ikke i seg selv sikre etterlevelse. Internkontrollens hensikt er å avdekke brudd på reglene og sikre etterlevelse. Internkontroll omfatter et system som består av følgende elementer: - Kontrollmiljøet - Risikovurdering - Kontrollaktiviteter - Informasjon og kommunikasjon - Overvåkning Internkontroll skal bl.a. sikre at forvaltning av ressurser, tjenesteyting og saksbehandlingen skjer i tråd med etiske prinsipper. Kontrollmiljøet kommer til uttrykk gjennom ledelsens og medarbeidernes holdninger til viktigheten av etterlevelse av gode etiske regler. Kontrollmiljøet formes av de handlingene og prosedyrene som reflekterer ledelsens holdninger til og vektlegging av intern kontroll. Videre vil internkontrollen omfatte vurderinger av områder hvor det er risiko for brudd på etiske regler. Systemet vil ellers bestå av kontrollhandlinger som det er nødvendig å iverksette på grunnlag av risikovurderingen. Informasjon - kommunikasjonssystemet vil bestå av en samling prosedyrer som samler inn, registrerer, behandler og kommuniserer informasjon. Med overvåkning menes ledelsens overvåkning av den interne kontrollen. 7.2 Fakta /funn A) Rådmannens svar På spørsmål om hvilke kontrollrutiner som er etablert og hvor det er størst risiko for brudd på etiske retningslinjer svarer rådmannen: Internkontroll er innarbeidet i våre varslings- og avviksrutiner. Det er ikke gjennomført egen risikoanalyse i forhold til hvor det er størst brudd på etiske retningslinjer. I forhold til gaver er det definert hvilke grenser som gjelder, og hvordan man skal forholde seg hvis man blir tilbudt dyre gaver. Jeg har ikke fått meldinger eller varsel om brudd på etiske retningslinjer. Hvis leder får en slik melding tas dette opp med den det gjelder. Saker tas opp på lavest mulig nivå. _ 18 -

«Arbeid med etikk í Folldal kommune» B) Enhetsledere svar På spørsmål om hvilke kontrollrutiner som er etablert svarer enhetslederne: - Journalføring i saksbehandlingssystemet, alle delegerte vedtak refereres for politisk nivå. Alle fakturaer registreres inni økonomisystemet og anvises av avd.leder eller enhetsleder. - Rutiner i HMS-håndboka. - Avvikssystem, gjennomganger. - Avviksskriving. På spørsmål om hvor det er størst risiko for brudd på etiske retningslinjer svarer enhetslederne: - Antar at det er noe større risiko nedover i organisasjonen der en ikke bruker intranett m.v. i det daglige. - Kan ikke peke på noe spesielt. - Innenfor helse og omsorg står etiske retningslinjer kanskje høyere i forhold til både profesjoner og pasientbehandling. 1 enhetsleder har ikke besvart spørsmålet. Det ble videre spurt om risiko for brudd på etiske retningslinjer i forhold til personlige fordeler, tilbud om gaver, bruk av kommunens eiendeler til private formål, representasjon, reiser, habilitet i saksbehandlingen, faglige vurderinger og økonomiske rammer, konflikter mellom den ansattes bierverv og kommunens interesser. Her svarer enhetslederne: - Generelt mener jeg at det er lav risiko innen for alle områdene som er listet opp, dette fordi det er en relativt liten organisasjon med kort veg fra ansatte til ledelse, det er oversiktlige forhold og vi har dyktige og kompetente ansatte med høy arbeidsmoral. - Kan selvsagt foreligge, men ikke noe spesielt som jeg vet. - På grunn av liten kommune vil det være en risiko i forhold til habilitet hos saksbehandler. - Bruk av kommunens eiendeler til private formål f.eks. kommunens biler. I en liten kommune kan det fort bli habilitetsbrudd ved søknader. Kan bli brudd i faglige vurderinger ved pleie/tvang om ikke personellet er godt nok oppdatert i forhold til lovverk. Når det gjelder spørsmål om det har forekommet brudd på etiske retningslinjer og hvordan disse eventuelt er håndtert svarer 3 enhetsledere at de ikke er kjenner til at det har forekommet. 1 enhetsleder gjengir brudd som har vært håndtert ved; avviksregistrering, samtaler, internopplæring, oppfølging, lukke avvik. På spørsmål om hvilken risiko som foreligger i forhold til at kommunens innbyggere /brukere ikke blir likebehandlet og at rettssikkerheten ikke blir ivaretatt i alle sammenhenger, mener alle enhetsledere at risikoen er til stede. En enhetsleder nevner som eksempel utlån av kommunalt utstyr o.l. En annen enhetsleder viser til at de som skal vurdere søknader kan ha for god og nær kjennskap til noen og ikke andre ved søknader. C) Ansattes svar på spørsmål relatert til problemstilling 5: _19_

De ansatte ble spurt om risikoer for brudd på etiske retningslinjer og rutiner knyttet til etiske retningslinjer. Utdrag av svarene er gjengitt i tabellene nedenfor: Tabell 7.2.1 Ansattes vurdering av risikoer for uregelmessigheter: På en skala 1-6 der 1 er svært liten risiko og 6 er svært høy risiko, ber vi deg vurdere for uregelmessigheter innenfor følgende områder ved ditt arbeidssted: risikoen A: Manglende likebehandling av innbyggere /brukere Liten grad I stor grad Sentraladm/ annet 0 1 0 0 2 0 1 Tekniske fag 0 0 3 0 1 0 0 Helse/rehabilitering/omsorg 2 5 2 1 0 0 1 Barn un e 5 1 1 0 2 0 1 7 7 6 1 5 0 3 B: Tilbud om gaver I stor Liten grad grad Sentraladm/ annet 3 0 1 0 0 0 0 Tekniske fag 3 0 1 0 0 O 0 Helse/rehab/oms 4 2 2 1 0 0 1 Barn un e 7 0 0 1 0 0 2 17 2 4 2 0 0 3 C: Utførelsen av bijobb som kommeri konflikt med jobben i kommunen I stor Liten grad grad Sentraladm/ annet 3 0 1 0 0 0 0 Tekniske fag 1 2 1 0 0 0 0 Helse/rehab/oms 9 1 0 0 0 0 0 Barn un e 5 0 0 0 0 0 4 18 3 2 0 0 0 4 D: Kontakt mellom ansatte og brukere som ikke er forenlig med jobben i kommunen I stor Liten grad grad Sentraladm/ annet 3 0 1 0 0 0 0 Tekniske fag 1 2 0 1 0 0 0 Helse/rehab/oms 7 2 1 0 0 0 0 Barn un e 6 1 0 1 0 0 2 17 5 2 2 0 0 2 Revisjon _20_ Fjell IKS

På spørsmålene deltakelse på arrangement i regi av eksterne samarbeidspartnere, bruk av kommunens rabattordninger til private innkjøp og private reiser på kommunens bekostning går svarene i retning av overveiende liten risiko her. Tabell 7.2.2 Ansattes vurdering av risikoer for uregelmessigheter med eget arbeid: På en skalafra 1-6, der 1 er helt uenig og 6 er helt enig, ber vi deg vurderefølgende påstander: A: jeg kjenner til tilfeller hvor brukernes rettssikkerhet ikke ble godt nok ivaretatt Liten grad I stor grad Sentraladm/ annet 3 0 0 0 0 0 1 Tekniske fag 2 1 0 0 1 0 O Helse/rehabilitering/omsorg 7 3 0 0 0 0 0 Barn un e 5 1 0 0 0 1 3 17 5 0 0 1 1 4 B: leg kjenner til forskjellsbehandling av innbyggere /brukere Liten grad I stor grad Sentraladm/ annet 3 0 0 0 0 0 1 Tekniske fag 2 1 0 0 1 0 0 Helse/rehabilitering/omsorg 7 3 0 0 0 0 0 Barn un e 4 1 1 1 2 0 0 16 5 1 1 3 0 1 C: Gjennom mitt arbeid hender det at jeg får tilbud om gaver som kan være i strid med regelverket Liten grad I stor grad Sentraladm/ annet 4 0 0 O 0 0 0 Tekniske fag 3 0 1 0 0 0 0 Helse/rehabilitering/omsorg 7 3 0 0 0 0 0 Barn un e 9 0 0 0 0 0 0 23 3 1 0 0 0 0 I hovedsak viser svarene at de ansatte er uenige i påstandene om at det forekommer risiko for uregelmessigheter i forbindelse med eget arbeid. 1 svarer å kjenne til tilfeller hvor brukernes rettssikkerhet ikke ble godt nok ivaretatt. Denne arbeider innen gruppen barn/unge. Tabell 7.2.3 Ansattes synspunkter på rutiner for å unngå ulovligheter På en skala fra 1-6, der 1 er svært dårlig og 6 er svært gode, ber vi deg vurdere de formelle rutinene ved ditt arbeidsstedfor å motvirke ulovlige handlinger innenforfølgende områder: A: Likebehandling _21_

F orvalfnin gsrevisjon : «Arbeid med etikk í Folldal kommune» Liten grad l stor grad Sentraladm /annet 0 0 0 0 3 0 0 Tekniske fag 0 O 0 2 2 0 0 Helse/rehabilitering/omsorg 0 0 1 2 3 4 0 Barn un e 0 1 1 0 1 4 2 0 1 2 4 9 8 2 B: Ivaretakelse av brukernes rettssikkerhet Liten grad I stor grad Sentraladm/ annet 0 0 0 0 3 0 0 Tekniske fag 0 0 0 1 3 0 0 Helse/rehabilitering/omsorg 0 0 1 2 5 3 0 Barn un e 0 0 0 1 2 4 2 0 0 1 4 13 7 2 C: Utførelse av bierverv som kommer i konflikt med jobben i kommunen I stor Liten grad grad Sentraladm/ annet 0 0 0 0 0 3 0 Tekniske fag 0 0 2 0 0 0 2 Helse/rehabilitering/omsorg 1 0 0 3 3 1 2 Barn un e 1 0 0 0 1 3 4 2 0 2 3 4 7 8 Spørsmålene her omfatter formelle rutiner for å motvirke ulovlige handlinger. Vi registrerer at det er mange som svarer «vet ikke» eller krysser av på 4 og 5, noe som kan være uttrykk for usikkerhet. Noen medarbeidere svarer at det ikke foreligger formelle rutiner. Flere svarer vet ikke, og det at noen svarer at det ikke finnes formelle rutiner gir indikasjoner på at det ikke er tilstrekkelig kunnskap om eksisterende rutiner. Tabell 7.2.4 Ansattes synspunkter på etiske spørsmål i kommunen På en skalafra 1-6, der 1 er helt uenig og 6 er helt enig, ber vi deg vurdere påstandene nedenfor: A: Det hender at jeg bryter kommunens regler når jeg vurderer det som hensiktsmessig Liten grad I stor grad Sentraladm/annet 3 0 0 0 0 0 0 Tekniske fag 2 2 0 0 0 0 0 Helse/rehabilitering/omsorg 8 0 0 0 1 0 1 Barn un e 6 1 0 0 0 0 2 19 3 0 0 l 0 3-22 _