KONTRAKTSBESTEMMELSER
2
Avtale om Tilbud om bolig og omsorgstjenester med heldøgns bemanning til 1 person under prøveløslatelse fra forvaring er inngått mellom: XXXXXXXXX (heretter kalt Tilbyder) og Kriminalomsorgen region nord (heretter kalt Oppdragsgiver) Sted og dato: Lillestrøm XXXXXXXX Kriminalomsorgen region nord Jorid Midtlyng regiondirektør Avtalen undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part Henvendelser Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til: Hos Oppdragsgiver: Navn: Stig Erik Karlsen Stilling: seniorrådgiver Telefon: 404 38 828 E-post: stig.erik.karlsen@kriminalomsorg.no Hos Tilbyder: Navn: Stilling: Telefon: E-post: 3
1 Formål Kontraktens formål er å regulere forholdet mellom Kriminalomsorgen region nord og Tilbyder i forbindelse med anskaffelse av: Bolig og omsorgstjenester med heldøgns bemanning for en (1) person under prøveløslatelse fra forvaring. Bruker er en ung mann som er dømt til forvaring og som vurderes prøveløslatt etter reglene om statlig finansiert prøveløslatelse. Brukeren skal være undergitt døgnkontinuerlig tilsyn 2 Kontraktsperiode Kontrakten gjelder for perioden : 3 Kontrakten 3.1 Dokumenter som inngår i kontrakten Følgende dokumenter inngår i kontrakten: a) Kontraktsbestemmelser (dette dokumentet), avtale mellom samarbeidspartene, samt eventuelle endringsavtaler og vedlegg b) Konkurransegrunnlag c) Leverandørens tilbud av XXXXXXXX Ved motstrid gjelder dokumentene i ovennevnte rekkefølge. Vedlegg til kontraktsbestemmelsene (dette dokumentet): 3.2 Kontraktssum Årlig kontraktssum er kr.xx XXX XX,- (døgnpris XXXXX) 4 Partsrepresentanter Hver av partene skal innen oppstart av oppdraget oppnevne en representant som skal være ansvarlig for all kommunikasjon mellom partene vedrørende oppdraget/ kontrakten. Partenes representant i denne kontrakten er: For kriminalomsorgen region nord: Navn: Postadresse: Besøksadresse: Telefon: e-post: For Tilbyder: Navn: Postadresse: Besøksadresse: Telefon: e-post: 4
Utskiftning av representant skal varsles skriftlig. Varsel, krav og andre meldinger som skal gis etter kontrakten, skal sendes til partenes representanter til avtalte adresser. E-post betraktes som skriftlig varsel. Varsel, krav og andre meldinger som er innført i et referat eller protokoll fra møte mellom partene, regnes som gitt skriftlig. Dette kravet til fremgangsmåte ved varsel, krav og andre meldinger gjelder ikke i tilfeller hvor det er uttrykkelig bestemt i kontrakten at varsler, krav og meldinger også kan gis på annen måte. 5 Fullmaktsforhold Tilbyder kan ikke forplikte kriminalomsorgen overfor tredjemann uten særskilt fullmakt fra kriminalomsorgen. Oppstår det uforutsette forhold som gjør det nødvendig å iverksette tiltak før kriminalomsorgen kan vurdere situasjonen, har Tilbyder rett og plikt til å handle på kriminalomsorgens vegne. For å hindre eventuelt tap eller skade, skal Tilbyder foreta de tiltak som fremstår som forsvarlige for å ivareta kriminalomsorgens og domfeltes interesser. Slike tiltak skal ikke strekke seg lengre enn det som er nødvendig inntil kriminalomsorgen selv kan fatte beslutning. 6 Partenes samarbeid og gjensidige plikter 6.1 Samarbeidsplikt Partene skal samarbeide og vise lojalitet under gjennomføringen av oppdraget. De skal i tide underrette hverandre om forhold som de forstår kan få betydning for oppdraget, og i nødvendig utstrekning sende hverandre kopier av referater, korrespondanse og annet materiell av betydning for den annens ytelse etter kontrakten. All kommunikasjon partene stiller til hverandres disposisjon eller som partene får innsikt i, er å betrakte som konfidensiell. Partene forplikter seg til å behandle all informasjon konfidensielt under utførelsen av oppdraget og etter at oppdraget er avsluttet. Kriminalomsorgen, tilsynsmyndigheter og/ eller den kriminalomsorgen bemyndiger, skal gis tilgang til ønsket informasjon. På forespørsel fra kriminalomsorgen skal Tilbyder umiddelbart oversende kopier av korrespondanse, referater og annet materiell som kriminalomsorgen finner relevant for oppfølging av kontrakten. Hver av partene kan kreve samarbeidsmøter og forhandlinger om forståelsen av innholdet i kontrakten. Slike møter/ forhandlinger skal avholdes så raskt som mulig, og begge parter har møteplikt. Hver av partene dekker selv sine egne kostnader forbundet med slik møtedeltakelse/ forhandling. Tilbyder kan ikke kreve vederlag. 5
6.2 Saksbehandlingsregler og taushetsplikt Tilbyder plikter å overholde lov om Lov om gjennomføring av straff mv. (straffegjennomføringsloven) av 18. mai 2001, lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10. februar 1967 og lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) av 19. mai 2006 nr.16 i saker vedrørende domfelte. Opplysninger som angår domfelte, skal oppbevares slik at uvedkommende ikke får tilgang til dem. Slike opplysninger er underlagt taushetsplikt i henhold til straffegjennomføringsloven og forvaltningsloven. Tilbyder er ansvarlig for at alle som blir kjent med slike opplysninger og alle som har kontakt med domfelte underskriver erklæring om taushetsplikt før slik kontakt finner sted. I saker vedrørende domfelte skal Tilbyder føre journal over inngående og utgående dokumenter som ivaretar reglene i arkivloven med tilhørende forskrifter. 6.3 Databehandleravtale Kriminalomsorgen eier data som Tilbyder registrerer om domfelte, uavhengig av om dataene behandles elektronisk eller manuelt. Tilbyder må sikre at elektronisk behandling av personopplysninger tilfredsstiller de til enhver tid gjeldende krav i lov og forskrift. Det er inngått databehandleravtale mellom Kriminalomsorgen og Tilbyder, se vedlegg 1 til kontraktsbestemmelsene. Kriminalomsorgen kan føre kontroll med at Tilbyder behandler domfeltedata i henhold til ovennevnte lover. Kriminalomsorgen kan pålegge Tilbyder å utbedre feil og mangler hvis brudd på gjeldende bestemmelser blir påvist. 7 Tilbyders plikter 7.1 Oppdragets omfang og utførelse Oppdraget omfatter de tjenestene som er angitt i kontrakten, jf pkt 3.1. Tilbyder skal dra omsorg for kriminalomsorgen og domfeltes interesser. Oppdraget skal utføres i samsvar med kontrakten, samvittighetsfullt og med god faglig standard og i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og regler. 7.2 Samarbeid med andre Tilbyder plikter å samarbeide med offentlige og private instanser for å sikre domfelte et best mulig tjenestetilbud. Tilbyder plikter å samarbeide med representanter fra organer som fører tilsyn og kontroll med tjenesten og i den forbindelse opptre lojalt. Tilbyder har plikt til å legge forholdene til rette for slikt tilsyn, herunder gi tilsynsorganet alle nødvendige opplysninger. 6
7.3 Offentligrettslige krav og pålegg Tilbyder skal utføre oppdraget i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og offentlige vedtak. Tilbyder skal, i samråd med kriminalomsorgen, holde kontakt med og innhente nødvendige tillatelser fra offentlige myndigheter. Tilbyder skal varsle kriminalomsorgen om pålegg fra offentlig myndighet i anledning oppdraget som er rettet direkte mot ham. Pålegg fra offentlige myndigheter ved Tilbyders eventuelle brudd på lover eller forskrifter, skal uten ugrunnet opphold utbedres av Tilbyder uten kostnad for kriminalomsorgen 7.4 Overdragelse av forpliktelser Tilbyder kan ikke overdra sine kontraktsforpliktelser uten skriftlig forhåndssamtykke fra Kriminalomsorgen region nord. 7.5 Underleverandører og andre medhjelpere Bruk av underleverandører for de deler av oppdraget som gjelder direkte domfelterettede tjenester, som for eksempel kartlegging, behandling og terapi, skal kun skje i det omfang og med de personer som er angitt i Tilbyders tilbud. Eventuelle endringer krever skriftlig forhåndssamtykke fra Kriminalomsorgen region nord. Tilbyder svarer for sine ansatte, underleverandører og andre medhjelpere som benyttes for å gjennomføre oppdraget. Tilbyders underleverandøravtaler skal inneholde bestemmelser om ansvarsforhold og rettigheter for Kriminalomsorgen region nord og domfelte tilsvarende bestemmelsene i denne kontrakten. Tilbyder forplikter seg til å påse at egne underleverandører overholder alle bestemmelser i kontrakten. Kriminalomsorgen region nord skal holdes skadesløs for ethvert krav eller søksmål som måtte oppstå i forbindelse med Tilbyders ansatte, underleverandører eller andre medhjelperes gjennomføring av oppdraget. 7.6 Ansatte/ personale Tilbyder har arbeidsgiveransvar for egne ansatte. Tilbyder er ansvarlig for at egne ansatte, underleverandører og andre medhjelpere er kjent med denne kontraktens forpliktelser mht. domfeltearbeidet og domfeltes rettigheter, og hvilke krav og plikter som påhviler den ansatte etter kontrakten og lovgivningen forøvrig. 7.7 Lønns- og arbeidsvilkår Tilbyderen og deres underleverandører plikter å ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av Tilbyderens forpliktelser under avtalen. 7
Dersom Tilbyderen ikke etterlever kravet til lønns- og arbeidsvilkår, har Kriminalomsorgen region nord rett til å holde tilbake deler av kontraktsummen til det er dokumentert at Tilbyderen har brakt forholdet i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Kriminalomsorgen region nord, eller den Kriminalomsorgen region nord bemyndiger, har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for Kriminalomsorgen region nord å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Tilbyderen plikter å ha tilsvarende kontraktsbestemmelse i sine kontrakter med underleverandører og skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underleverandører for å påse at plikten overholdes. Tilbyderen plikter på oppfordring å legge frem dokumentasjon på de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører. Brudd på forpliktelsene etter denne bestemmelsen er å anse som vesentlig mislighold. 7.8 Diskrimineringsforbud Domfelte skal behandles med respekt for sin personlige integritet. Direkte og indirekte diskriminering er forbudt, eksempelvis pga. politisk syn, medlemskap i arbeidstakerorganisasjoner, seksuell orientering, funksjonshemming eller alder er forbudt. Virksomheten skal jobbe aktivt mot alle former for diskriminering. 7.9 Rapporteringsplikt Tilbyder skal for egen kostnad utarbeide og levere de rapporter/ statistikker som kriminalomsorgen krever for sin kontroll og oppfølgning. Tilbyder plikter å levere andre rapporter/statistikk som kriminalomsorgen har behov for og som har sammenheng med kontraktens art, dersom kriminalomsorgen ber om dette og det ikke medfører vesentlig ulempe for Tilbyder. Rapporter/ statistikker skal følge de maler kriminalomsorgen til enhver tid pålegger. 7.10 Tilbyders faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal til enhver tid ha en personalstyrke som er tilpasset oppdraget og som innehar de formelle og faglige kvalifikasjoner som framgår av kontrakten og underliggende dokumentasjon, jf punkt 3.1. 7.11 System for HMS Tilbyder skal oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. av 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). 8
Tilbyder skal ha et kvalitetssikringssystem/internkontrollsystem som viser at tilbyder utfører oppgavene i samsvar med krav fastsatt i lov og forskrift, og i henhold til kontrakten. Leverandøren skal utarbeide rutiner for kvalitetssikring og kvalitetsutvikling av virksomheten forøvrig. 7.12 Lokaler, inventar, møbler, annet utstyr m.m. Lokaler, inventar, møbler og annet utstyr skal være hensiktsmessige og med tilfredsstillende standard. Tilbyder skal sørge for at domfeltes rom og alle fellesarealer blir rengjort på en tilfredsstillende måte. I de tilfeller dette er hensiktsmessig, skal domfelte selv delta i dette arbeidet. 7.13 Miljøkrav Tilbyder skal sørge for at miljøhensyn ivaretas ved driften av institusjonsplassene. Tilbyder må ha gode rutiner for måling og oppfølgning av energiforbruk, vannforbruk, avfallshåndtering/kildesortering samt rutiner for håndtering av kjemikalier. Produkter som benyttes til renhold bør være Svanemerket eller tilsvarende. 7.14 Beredskapsplaner Tilbyder plikter å utarbeide lokale beredskapsplaner i henhold til lov om helsemessig og sosial beredskap av 23. juni 2000 nr. 56. Det skal gjennomføres brannøvelser minst 2 - to - ganger per år og eller i henhold til gjeldene regelverk. Brannøvelser inkluderer alt personell, inklusive nattvakter. 7.15 Ansvar og forsikringer 7.16 Regnskapsplikt og bokettersyn Tilbyder skal føre regnskap på forsvarlig måte og i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Regnskapet skal revideres av statsautorisert eller registrert revisor. Kriminalomsorgen region nord har innsynsrett i Tilbyders budsjett og regnskap for virksomheten som omfattes av denne kontrakten. Kriminalomsorgen region nord har intet ansvar for regnskapsmessig underskudd. Kriminalomsorgen region nord, eller revisor valgt av Kriminalomsorgen region nord, har adgang til å undersøke forvaltningsmessige og økonomiske forhold hos Tilbyder direkte. Tilbyder skal bistå ved revisjonen, herunder framlegge all informasjon som er nødvendig i forbindelse med undersøkelsen. Om ønskelig kan Tilbyder ha egen revisor til stede ved undersøkelsen. 9
8 Kriminalomsorgens region nords plikter Kriminalomsorgen skal medvirke til Tilbyderens gjennomføring av oppdraget. Medvirkningen skal skje i overensstemmelse med det som er avtalt og for øvrig slik god skikk tilsier. Kriminalomsorgen skal opplyse Tilbyder om forhold han bør forstå er av betydning for gjennomføringen av oppdraget og fatte de beslutninger som er nødvendige for oppdragets gjennomføring. Kriminalomsorgen region nord forplikter seg til å utpeke primær og sekundær kontaktperson, slik at Kriminalomsorgen region nord er lett tilgjenglig for Tilbyder ved behov mandag til fredag innenfor vanlig arbeidstid. Kriminalomsorgen er forpliktet til å gjennomføre oppfølgingsmøte med Tilbyder når Tilbyder har behov for det. 9 Kriminalomsorgen rettigheter 9.1 Tilsyn og kontroll av tjenestene For å sikre ivaretakelsen av domfeltes behov og at oppdraget utføres i henhold til kontrakten, lover, forskrifter, enkeltvedtak og andre krav, forbeholder Kriminalomsorgen seg rett til å foreta tilsyn og kontroll av tjenestene. Eventuell kontroll fritar ikke Tilbyder for ansvar og plikter etter kontrakten. 9.2 Innsynsrett Kriminalomsorgen har innsynsrett i Tilbyders systemer for internkontroll og kvalitetssikring, all underliggende dokumentasjon vedrørende oppdraget, samt Tilbyders forvaltning av eventuelle betrodde midler tilhørende domfelte. 10 Endringer Partene har anledning til å avtale endringer i kontrakten i kontraktsperioden dersom det skjer vesentlige endringer i tjenestens volum. 11 Prisregulering Det er fast pris for tjenestene fram til x x xxxx. Fra og med xx.xx.xxxx kan prisen reguleres. For regulering av prisen benyttes SSB sin konsumprisindeks (siste tilgjengelige indeks målt pr. desember) Det gjennomføres deretter en årlig lønns- og prisregulering med virkning fra 1. mai hvert år. Endringen i konsumprisindeksen beregnes fra 01.01 året før reguleringsåret til 01.01 i reguleringsåret. Denne bestemmelsen åpner kun for å regulere prisen, ikke for å reforhandle prisen. 12 Utbetaling av kontraktssum Kriminalomsorgen region nord utbetaler avtalt kontraktssum i like store månedlige rater innen den 20. hver måned. I de fleste sakene/og hvertfall de nyeste sakene har vi gjort det slik at privat aktør fakturer kommunen og 10
kommunen sender refusjonskrav til region nord. Nå vet vi jo ikke hvordan kommunen i nærværende sak vil bidra. Går det an å skrive dette punktet litt løsere? 12.1 Domfeltes egenandel Det lovpålagte tjenestetilbudet skal være gratis for domfelte. I noen saker betaler domfelte huseleie til privat aktør, det kommer an på hvor mye av sin uføretrygd vedkommende får utbetalt, og det vet vi ikke foreløpig i denne saken. Hvis domfelte betaler slik husleie må leverandøren ta hensyn til dette ifht hvilket beløp de fakturerer. Foreslår å skrive at dette reguleres i etterkant 12.2 Mva - kompensasjon Tilbyder har ansvar for innkreving av sin egen eventuell mva - kompensasjon. Mva - kompensasjonen beholdes av Tilbyder. 12.3 Betalingsmislighold Ved forsinket betaling kan Tilbyder kreve forsinkelsesrente i henhold til lov om renter ved forsinket betaling av 17. desember 1976 nr. 100 (forsinkelsesrenteloven). Purregebyr eller andre kostnader i forbindelse med forsinket betaling forutsettes dekket i gjeldende morarente. 13 Tilbyders mislighold 13.1 Mangel 13.1.1 Når foreligger mangel Det foreligger mangel dersom Tilbyders ytelse avviker fra spesifikasjonene i konkurransegrunnlaget og det som for øvrig er avtalt. Dersom Tilbyder foretar endringer slik at tilbudet til domfelte forringes, skal dette regnes som en mangel. 13.1.2 Reklamasjon Kriminalomsorgen region nord må innen rimelig tid påberope seg mangel som han blir kjent med. Gjør han ikke det, taper han retten til å påberope seg mangelen. Reklamasjon kan ikke fremsettes senere enn 12 måneder etter kontraktens opphør. Tilbyder kan ikke påberope seg for sen reklamasjon dersom mangelen skyldes forsett eller grov uaktsomhet. 13.1.3 Retting Kriminalomsorgen region nord kan kreve at Tilbyder retter mangelen for egen regning og risiko, dersom dette kan skje uten å forvolde Tilbyder urimelig kostnad og ulempe. Tilbyder kan kreve å få foreta slik retting når Kriminalomsorgen region nord ikke har særlig grunn til å motsette seg dette. 11
Rettingen skal foretas innen en rimelig frist satt av Kriminalomsorgen region nord. 13.1.4 Prisavslag / mulkt Dersom det foreligger mangel og denne ikke blir rettet, kan Kriminalomsorgen region nord kreve prisavslag / mulkt. Prisavslaget / mulkten skal tilsvare det som det vil koste Kriminalomsorgen region nord å få forholdet rettet. Kriminalomsorgen region nord vil ikke foreta prisavslag før det er gitt en skriftlig advarsel til tilbyder. 13.1.5 Erstatning Kriminalomsorgen region nord kan kreve erstattet påregnelig tap som følge av mangel som skyldes forsett eller uaktsomhet fra Tilbyders side. Kan mangelen henføres til Kriminalomsorgen region nords forhold, reduseres Tilbyders ansvar tilsvarende. 13.1.6 Direkte krav mot underleverandør Kriminalomsorgen region nord kan rette sine krav som følge av mangel direkte mot Tilbyders underleverandører i samme grad som mangelen kan gjøres gjeldende av Tilbyder. Kriminalomsorgen region nord kan bare gjøre slikt krav gjeldende såfremt det må anses godtgjort at kravet ikke kan gjennomføres mot Tilbyder eller i høy grad er vanskeliggjort på grunn av konkurs eller annen klar insolvens. Kriminalomsorgen region nords krav mot Tilbyder faller bort i den grad oppgjør fra underleverandøren gir dekning for kravet. Tilbyder skal innta bestemmelser i sine kontrakter med underleverandører om Kriminalomsorgen region nords rett etter denne bestemmelsen. 13.2 Kriminalomsorgen region nords tilbakeholdsrett Dersom Kriminalomsorgen region nord har økonomiske krav som følge av Tilbyders kontraktsmislighold, kan Kriminalomsorgen region nord holde tilbake så mye av betalingen at han har tilstrekkelig sikkerhet til dekning av et spesifisert og begrunnet krav. 14 Heving Hver av partene har rett til å heve kontrakten dersom den annen vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser eller det er klart at slikt mislighold vil inntre. Før heving kan skje må den part som vil påberope seg mislighold, skriftlig overfor den annen part redegjøre for hva som anses misligholdt, og hvilke forhold som kreves rettet. Før heving kan skje skal parten videre gis en rimelig frist til å rette forholdet. Følgende situasjoner skal alltid hver for seg anses som vesentlig mislighold fra Tilbyders side: gjentatte brudd på lov, forskrifter, instrukser og enkeltvedtak vesentlige brudd på samarbeidsplikten med kriminalomsorgen 12
gjentatte eller vesentlige avvik fra kontrakten forøvrig Likeledes kan Kriminalomsorgen region nord skriftlig heve kontrakten dersom Tilbyder går konkurs eller hvis han blir eller erkjenner å være insolvent, med mindre det uten ugrunnet opphold godtgjøres at oppdraget vil bli fullført i samsvar med kontrakten. Ved heving har Tilbyder krav på betaling for de kontraktsmessige ytelsene som er utført frem til hevingstidspunktet. Den part som hever kontrakten, kan kreve erstatning i henhold til gjeldende rett for tap han påføres som følge av misligholdet. Betalt dagmulkt skal komme til fradrag i erstatningen. 15 Kontraktens opphør Ved heving eller ordinær avslutning av kontraktsforholdet skal Tilbyder overlevere all relevant dokumentasjon vedrørende domfelte til Kriminalomsorgen region nord, herunder journaler og annen domfelteinformasjon. Partene skal samarbeide om avviklingen og tilstrebe størst mulig grad av forutsigbarhet både for domfelte og hverandre. Tilbyder skal medvirke til smidig overgang til ny tilbyder. Konfidensialitetsplikten gjelder også etter kontraktens opphør. 16 Lovvalg, tvister og verneting Kontrakten er i sin helhet underlagt og skal tolkes i henhold til norsk rett. Dersom det oppstår tvist om fortolkning eller rettsvirkninger av kontrakten, skal dette søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlinger frem, skal tvisten avgjøres av de ordinære domstoler. I tilfelle søksmål er Nedre Romerike tingrett vedtatt verneting. 13